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*XXX* © 2011 ADP inc.

Solutions réseau Services aux Concessionnaires

Guide de gestion de la téléphonie réseau Express

ADP

Le présent matériel de formation est la propriété exclusive du Groupe ADP Services aux

Concessionnaires inc., l’autorisation de l’utiliser vous est accordée dans le seul but de

vous donner les indications nécessaires à la bonne marche du système. À la demande

d’ADP, ce matériel doit être retourné intégralement. Aucune autre utilisation du matériel

n’est autorisée ni endossée de quelque façon par le Groupe ADP Services aux

Concessionnaires inc. Les documents imprimés sont enregistrés individuellement pour

chaque client. Des frais de 50 $ s’appliqueront pour chaque exemplaire non retourné

intégralement à la demande du Groupe ADP Services aux Concessionnaires inc.

Le Groupe ADP Services aux Concessionnaires inc.© 2011. Tous droits réservés,

incluant la traduction au Canada, aux États-Unis d’Amérique ou dans tout autre pays de

l’Union internationale du droit d’auteur. Tous droits réservés en vertu de la Convention

panaméricaine sur le droit d’auteur et de la Convention universelle sur le droit d’auteur.

Le présent matériel ne peut être reproduit, traduit ou adapté électroniquement,

mécaniquement ou de quelque autre façon (photocopie, enregistrement ou autre système

de stockage de données), sans l’autorisation écrite de l’éditeur. Les demandes écrites

peuvent être soumises à l’une des adresses ci-dessous :

ADP Services aux

Concessionnaires

204, boul. De Montarville

Boucherville (Québec) J4B 6S2

450-641-7200

ADP, Inc.

Dealer Services Group

1950 Hassell Rd.

Hoffman Estates, Illinois 60195-

2308

(847) 397-1700

ADP Dealer Services Ltd.

1210 Sheppard Avenue East, 6th

Floor

North York (Ontario) M2K 1E3

416 498-3700

ADP-Autonom

Robert Bosch Strasse 35

42 489 Wulfrath, Germany

49-02058-902-00

Formulaires et fournitures de

bureau :

877 847-9276 au Canada

800 ADP-ADP-ADP aux É.-U.

ADP Dealer Services (UK) Ltd.

ADP House, Rawmarsh Road

Rotherham, England S60 1RU

44-01709-838000

Le logo ADP est une marque de commerce déposée d’ADP of North America, Inc.

Imprimé aux États-Unis

Introduction

xxx 2011 ADP inc. PRÉLIMINAiRE 1

Centres de formation ADP

Canada

Montréal, QC (450) 641-7200

Toronto, ON (416) 498-3700

Vancouver, BC (604) 291-6200

États-Unis

Atlanta, GA (678) 319-6400

Clackamas, OR (503) 654-6300

Clifton, NJ (973) 591-6400

Dallas, TX (214) 630-3041

Hoffman Estates, IL (847) 397-1700

LaPalma, CA (714) 228-0222

Guide de gestion de la téléphonie réseau Express ADP

2 2011 ADP inc. PRÉLIMINAIRE xxx

Bienvenue chez ADP

ADP Services aux Concessionnaires est la deuxième plus

importante division d’Automatic Data Processing Inc. (ADP, à la

bourse de New York) de Roseland au New Jersey. ADP Services

aux Concessionnaires offre des solutions intégrées informatisées à

plus de 25 000 concessionnaires d’automobiles, de camions, de

motocyclettes, d’embarcations et de véhicules récréatifs, et ce,

partout au monde. Forte de ses revenus de près de 9 milliards de

dollars et de plus de 570 000 clients à travers le monde, ADP est

l’un des plus importants fournisseurs d’une vaste gamme de

services de traitement de l’information des plus efficaces et

indispensables à la mission des entreprises et des solutions

d’affaires informatisées

Voici quelques-unes des applications avantageuses offertes par

ADP :

Comptabilité;

Paie;

Finances et Assurances – Gestion des ventes;

Stocks de pièces et Facturation;

Gestion des relations avec la clientèle;

Service – Facturation des bons de réparation,

Répartition, Atelier électronique;

Systèmes de gestion de concessionnaires sur le Web.

En outre, ADP Services aux Concessionnaires travaille de concert

avec les principaux fabricants pour offrir des systèmes améliorés

de communication entre concessionnaires et constructeurs. Tous

ces services informatiques de pointe sont conçus pour augmenter

l’efficacité et la rentabilité des concessionnaires.

Introduction


Table des matières

Ressources ................................................................................................ 7 adpdealerservices.com – Système de gestion de la formation ................. 9 help.mynetworkphone.com ..................................................................... 10

Accès au Gestionnaire de bureau et navigation ............ 12

Différents types de téléphone .................................................................. 13 Emplacement de l’adresse MAC d’un téléphone .................................... 14 Accès au Gestionnaire de bureau Cisco ................................................. 18 Navigation ................................................................................................ 19 Redémarrage du téléphone ..................................................................... 20

Gestion des utilisateurs et des téléphones .................... 28

Mise à jour du nom et du mot de passe liés au téléphone ...................... 29 Gestion du renvoi d’appels ...................................................................... 32 Gestion de la mobilité (numéro de téléphone unique) ............................ 36

Gestion de la messagerie vocale .................................... 39

Activation et désactivation de la messagerie vocale ............................... 40 Affichage des statistiques d’utilisation de la messagerie vocale ............. 43 Gestion des options de messagerie vocale offertes à l’appelant ............ 45 Sélection de la téléphoniste attitrée à la messagerie vocale .................. 49

Gestion des groupes ........................................................ 53

Gestion d’un groupe de radiomessagerie ............................................... 54 Gestion d’un groupe de prise d’appel ...................................................... 58

Gestion du système téléphonique .................................. 63

Activation et désactivation de la musique pendant l’attente.................... 64 Chargement d’un nouveau thème musical .............................................. 66 Gestion de l’horaire du service de nuit .................................................... 70 Gestion du calendrier des jours fériés ..................................................... 72 Enregistrement d’invites .......................................................................... 76 Gestion de la composition locale abrégée .............................................. 78 Gestion du répertoire téléphonique local................................................. 81



Utilisation du manuel

Ce guide est conçu dans le but de :

Vous aider pendant le cours.

Vous servir de manuel de référence lorsque vous serez de

retour à votre établissement concessionnaire.

Vous y trouverez :

Des exemples d’écran à utiliser à titre de référence.

Des listes de vérification en relation avec les opérations, étape

par étape.

Suffisamment d’espace dans les marges pour y prendre des

notes.

Des exercices vous permettant de mettre en pratique les notions

que vous avez apprises.

Instructions générales et pictogrammes

Pictogramme Signification

Astuce – Information supplémentaire

ou rappel. Inclut les touches de

raccourci.

Exercice – Complément aux

apprentissages.

Notes – Page réservée à l’ajout de

notes.

Arrêt – Pause avant de poursuivre.

Introduction


Notes



Objectifs du cours

Dans le cadre de ce cours, vous découvrirez les composants du

système de téléphonie réseau pour entreprise d’ADP suivants :

Aperçu du matériel

Accès au Gestionnaire de bureau Cisco

Gestion des utilisateurs et des téléphones

Visualisation des utilisateurs et des téléphones

Redémarrage des téléphones

Mise à jour des noms et mots de passe attribués aux

téléphones

Gestion du renvoi d’appel

Gestion de l’utilisation du numéro unique

Gestion de la messagerie vocale

Gestion des groupes

Utilisation de la radiomessagerie de groupe

Utilisation de la prise d’appel de groupe

Gestion du système téléphonique

Utilisation d’un thème musical lors de la mise en attente

Gestion de la réception automatique

Gestion de la composition abrégée

Gestion du répertoire téléphonique local

Introduction


Ressources

adpdealerservices.com

Accédez au site http://www.adpdealerservices.com, cliquez sur le bouton Member Login,

entrez votre ID d’utilisateur et votre mot de passe. Sélectionnez Solutions de soutien, à

partir de la liste déroulante, puis cliquez sur Login.

Documentation – guides techniques et de l’utilisateur.

Base de connaissance – pour trouver la réponse à vos questions.

Formation – pour connaître les services offerts.

Assistance ADP

Assistance technique pour la clientèle

Formulaires et fournitures de bureau :

Au Canada 1 877 847-9276

Aux États-Unis 1 800 ADP-ADP-ADP

http://www.dealersuite.com/



Formation ADP – www.adpdealerservices.com

Cliquez sur Member Login pour entrer vos ID d’utilisateur et mot

de passe ou cliquez sur Register pour devenir membre.

Cliquez sur Formation pour visualiser les options de formation et

le Système de gestion de la formation.

Cliquez sur Solutions de soutien pour consulter des cas, la base de

connaissance et la documentation en ligne.

Cliquez sur Formation

pour visualiser les

nombreuses offres de

cours.

Cliquez sur Soutien

pour découvrir les

ressources

supplémentaires.

Introduction


adpdealerservices.com – Système de gestion de la formation

Prenez votre formation en main, grâce au Système de gestion de la

formation (LMS) en ligne. Accédez au site adpdealerservices.com,

consultez l’information sur les cours offerts, trouvez celui qui vous

convient et inscrivez-vous en ligne.

Grande variété d’options de formation :

En ligne – Accès à la formation 24/7, cours à progression libre,

offerts sur le site adpdealerservices.com

Virtuelle – Suivez le cours chez votre concessionnaire, au

moyen d’Internet. Ce type de cours, donné par un agent de

formation, dure une heure ou deux et est offert régulièrement.

Classe – Cours en classe traditionnelle, donné par un agent de

formation dans un centre de formation régional d’ADP.

Plein feu sur un produit – Découvrez un produit ADP, au

moyen du Web, disponible 24/7 sur le site

adpdealerservices.com.



help.mynetworkphone.com

Le site help.mynetworkphone.com donne accès à de la

documentation et des ressources en matière de formation.

Introduction


Notes



Accès au Gestionnaire de bureau et navigation

Objectifs

Dans ce chapitre vous :

Examinerez les différents types de téléphone que votre

concessionnaire utilise

Localiserez l’adresse de contrôle d’accès au support (MAC)

d’un téléphone

Accéderez au Gestionnaire de bureau

Naviguerez dans le Gestionnaire de bureau



Différents types de téléphone

Voici différents téléphones IP Cisco que votre concessionnaire est

susceptible d’utiliser.

Modèles de téléphone disponibles

Modèle 508 Téléphone à huit lignes avec

écran ACL et port de PC

Modèle 525 Téléphone à cinq lignes avec

écran couleur à haute résolution et port de PC

Modèle 500 et module d’expansion

Ajoute 32 boutons aux modèles 508/525. Il est possible d’ajouter deux

modules. Utilisé par la réceptionniste.



Emplacement de l’adresse MAC d’un téléphone

L’adresse de contrôle d’accès au support (MAC) est un numéro

particulier de 12 caractères, hexadécimal (par exemple,

000B6A409C40) qui identifie un téléphone IP Cisco et est

nécessaire au moment de la configuration de l’appareil

téléphonique.

Note. L’adresse MAC se trouve aussi à l’endos du téléphone, il est

donc possible de la trouver lorsque l’appareil est hors tension.

Suivez les étapes ci-dessous pour localiser l’adresse MAC du

modèle de téléphone 508.

Étape Localisation de l’adresse MAC sur un modèle 508

1. Appuyez sur le bouton Configuration.

2. Sélectionnez Réglages.

3. Sélectionnez Information sur le modèle.

4. Défilez jusqu’à l’adresse MAC.

Suivez les étapes ci-dessous pour localiser l’adresse MAC du

modèle de téléphone 525.

Étape Localisation de l’adresse MAC sur un modèle 525


2. Sélectionnez État.

3. Sélectionnez Information sur le produit.

4. Visualisez l’adresse MAC.



Localisation de l’adresse MAC du modèle 508, étape par étape

1

Appuyez sur le

bouton

Configuration.

2

Sélectionnez

Réglages.

3

Sélectionnez

Information

sur le modèle.

4

Défilez jusqu’à

l’adresse

MAC.




1

Appuyez sur the

bouton

Configuration.

2

Sélectionnez État.




3

Sélectionnez

Information sur

le produit.

4

Visualisez

l’adresse MAC.



Accès au Gestionnaire de bureau Cisco

Il est possible d’accéder à l’outil administratif du Gestionnaire de

bureau Cisco, au moyen de l’icône à cet effet ou en cliquant sur

Commencer | Programmes | Cisco petites entreprises |

Gestionnaire de bureau Cisco pour petites entreprises.



Navigation

La navigation dans le Gestionnaire de bureau se fait en cliquant

sur les éléments du menu, à gauche. Les éléments que vous

utiliserez le plus sont :

Utilisateurs et groupes

Système téléphonique



Redémarrage du téléphone

Lorsqu’une erreur survient ou que vous voulez restaurer les

configurations originales d’un téléphone ou encore y apporter des

modifications, il est nécessaire de le redémarrer. Au moment de

son redémarrage, le téléphone reprend ses configurations initiales,

toute personnalisation est perdue. Lors du redémarrage, tous les

appels en cours sont coupés, il pourra s’écouler plusieurs minutes

avant que le téléphone ne redevienne fonctionnel.

Il existe deux façons de redémarrer le téléphone, à partir de

l’appareil lui-même ou du Gestionnaire de bureau.

Étapes de redémarrage du téléphone à l’aide du Gestionnaire de

bureau.

Étape Redémarrage au moyen du Gestionnaire de bureau

1. À partir du menu, cliquez sur Utilisateurs.

2. Cliquez sur le nom de l’utilisateur du téléphone que vous

redémarrez.

3. Cliquez sur Redémarrer le téléphone.

4. Après le redémarrage, cliquez sur OK.

Étapes de redémarrage du modèle 508 à l’aide de l’appareil lui-

même.

Étape Redémarrage du modèle 508 au moyen de l’appareil


2. Sélectionnez Redémarrer.

3. Appuyez sur la touche programmable OK pour

confirmer.

Étapes de redémarrage du modèle 525 à l’aide de l’appareil lui-

même.

Étape Redémarrage du modèle 525 au moyen de l’appareil


2. Sélectionnez Administration de l’appareil.

3. Sélectionnez Redémarrer.



4. Appuyez sur la touche programmable OK pour

confirmer.



Redémarrage du téléphone au moyen du Gestionnaire de bureau, étape par étape

1

À partir du

menu,

cliquez sur

Utilisateurs.

2

Cliquez sur

le nom de

l’utilisateur

du téléphone

que vous

redémarrez.

3

Cliquez sur

Redémarrer

le téléphone.



Redémarrage du téléphone au moyen du Gestionnaire du bureau, étape par étape

4

Après le

redémarrage,

cliquez sur

OK.



Redémarrage du modèle 508 au moyen de l’appareil lui-même, étape par étape

1

Appuyez sur le

bouton

Configuration.

2

Sélectionnez

Redémarrer.

3

Appuyez sur la

touche

programmable

OK pour

confirmer.



Redémarrage du modèle 525 au moyen de l’appareil lui-même, étape par étape

1

Appuyez sur le

bouton

Configuration.

2

Sélectionnez

Administration

de l’appareil.

3

Sélectionnez

Redémarrer.

4

Appuyez sur la

touche

programmable

OK pour

confirmer.



Exercice – Recherche et redémarrage du téléphone

Objectif

Dans cet exercice, vous chercherez votre téléphone dans le Gestionnaire de bureau, localiserez son adresse MAC, puis le redémarrerez.

Instructions

1. Trouvez votre téléphone dans le Gestionnaire de bureau.

2. Localisez son adresse MAC.

3. Redémarrez votre téléphone au moyen du Gestionnaire de

bureau.

Fin de l’exercice.



Notes



Gestion des utilisateurs et des téléphones

Objectifs

Dans ce chapitre vous :

Chercherez et visualiserez un utilisateur ou un téléphone

Mettrez à jour le nom et le mot de passe liés à un téléphone

Administrerez le renvoi d’appels

Administrerez la mobilité (numéro unique)

Gérerez le compte de messagerie vocale d’un utilisateur



Mise à jour du nom et du mot de passe liés au téléphone

Lorsqu’un employé quitte votre concessionnaire, il est facile de

mettre à jour les paramètres de son téléphone afin de répondre aux

besoins de son remplaçant. Il s’agit de changer le nom et le mot de

passe de l’utilisateur antérieur. Le nom s’affiche dans le coin

supérieur droit de l’écran du téléphone.

Étape Mise à jour du nom et du mot de passe liés au téléphone


2. Cliquez sur le nom que vous voulez modifier.

3. Entrez les nouvelles valeurs aux champs du prénom et

du nom, ajoutez le nouveau mot de passe, puis cliquez

sur Sauvegarder pour appliquer les modifications.

4. Cliquez sur OK une fois le téléphone à jour.



Modification d’un téléphone destiné à un nouvel utilisateur, étape par étape

1

À partir du

menu, cliquez

sur Utilisateurs.

2

Cliquez sur le

nom

correspondant

au téléphone que

vous modifiez.



Modification d’un téléphone destiné à un nouvel utilisateur, étape par étape

3

Entrez les

nouvelles

valeurs aux

champs du

prénom et du

nom, ajoutez le

nouveau mot de

passe, puis

cliquez sur

Sauvegarder pour appliquer

les

modifications

4

Cliquez sur OK

une fois le

téléphone à

jour.



Gestion du renvoi d’appels

Vous êtes en mesure de configurer les modalités du renvoi

d’appels pour n’importe quel téléphone du concessionnaire. Ces

dispositions comprennent l’activation et la désactivation du renvoi,

ainsi que la possibilité de déterminer différents numéros de renvoi

lorsque le téléphone est occupé ou qu’il n’y a pas de réponse.

Étape Gestion du renvoi d’appels


2. Cliquez sur le nom correspondant au téléphone pour

lequel vous changez les dispositions relatives au renvoi

d’appels.

3. Ajustez les paramètres du renvoi d’appels si nécessaire,

puis cliquez sur Sauvegarder pour mettre le téléphone à

jour.

4. Cliquez sur OK une fois le téléphone à jour.



Gestion du renvoi d’appels, étape par étape

1

À partir du

menu, cliquez

sur

Utilisateurs.

2

Cliquez sur le

nom

correspondant

au téléphone

pour lequel

vous changez

les dispositions

liées au renvoi

d’appels.

3

Ajustez les

paramètres du

renvoi d’appels

si nécessaire,

puis cliquez

sur

Sauvegarder pour mettre le

téléphone à

jour.



Gestion du renvoi d’appels, étape par étape

4

Cliquez sur

OK.



Gestion du renvoi d’appels de l’utilisateur

Champ important Action/définition

Renvoi des appels : Sélectionnez l’option liée au renvoi de tous les appels :

Aucun : désactive le renvoi d’appels

Messagerie vocale : achemine l’appel vers la boîte de

messagerie vocale de l’utilisateur

Réception automatique : renvoie l’appel vers la réception

automatique

Numéro : renvoie l’appel au numéro indiqué

Si le téléphone est

occupé, acheminer

l’appel vers

Sélectionnez l’option de renvoi des appels lorsque le téléphone

est occupé (seulement si le renvoi de tous les appels est réglé à

Aucun) :

Aucun : l’appel ne sera pas renvoyé




automatique


En l’absence de

réponse, acheminer

l’appel vers

Sélectionnez l’option de renvoyer les appels lorsque personne

ne répond au téléphone (seulement lorsque le renvoi de tous les

appels est réglé à Aucun) :

Aucun : l’appel ne sera pas renvoyé




automatique




Gestion de la mobilité (numéro de téléphone unique)

La fonctionnalité de mobilité ou du numéro de téléphone unique

vous permet de lier le téléphone Cisco de l’utilisateur à un second

numéro, généralement celui d’un cellulaire, afin que les deux

appareils sonnent en même temps. Si l’utilisateur répond au moyen

de son cellulaire, il est en mesure de transférer l’appel au téléphone

Cisco.

Étape Gestion de la mobilité (numéro de téléphone unique)



lequel vous mettez à jour la fonction de mobilité.

3. Sélectionnez ON au champ du numéro unique, entrez le

numéro de cellulaire de l’utilisateur (commencez par 9)

au champ adéquat, puis cliquez sur Sauvegarder pour

mettre le téléphone à jour.

4. Cliquez sur OK après la mise à jour du téléphone.



Gestion de la mobilité (numéro de téléphone unique), étape par étape

1

À partir du

menu, cliquez

sur

Utilisateurs.

2

Cliquez sur le

nom

correspondant

au téléphone

pour lequel

vous mettez à

jour la

fonction de

mobilité.

3

Sélectionnez

ON au champ

du numéro

unique, entrez

le numéro de

cellulaire de

l’utilisateur

(commencez

par 9) au

champ

adéquat, puis

cliquez sur


téléphone à

jour.



Gestion de la mobilité (numéro de téléphone unique), étape par étape

4

Cliquez sur

OK après la

mise à jour du

téléphone.




Objectifs

Dans ce chapitre vous découvrirez comment :

Activer et désactiver la messagerie vocale

Afficher les statistiques d’utilisation de la messagerie vocale

Gérer les options de messagerie vocale offertes à l’appelant

Sélectionnez la téléphoniste attitrée à la messagerie vocale



Activation et désactivation de la messagerie vocale

Le Gestionnaire de bureau vous donne la possibilité d’activer et de

désactiver la messagerie vocale.

Étape Activation et désactivation de la messagerie vocale



lequel vous voulez activer ou désactiver la messagerie

vocale.

3. Sélectionnez ON au champ de la messagerie vocale, puis

cliquez sur Sauvegarder pour mettre le téléphone à jour.




Activation et désactivation de la messagerie vocale, étape par étape

1

À partir du menu,

cliquez sur

Utilisateurs.

2

Cliquez sur le nom

correspondant au

téléphone pour

lequel vous voulez

activer ou

désactiver la

messagerie vocale.

3

Sélectionnez ON au

champ de la

messagerie vocale,

puis cliquez sur

Sauvegarder pour

mettre le téléphone

à jour.



4

Cliquez sur OK

après la mise à jour

du téléphone.



Affichage des statistiques d’utilisation de la messagerie vocale

Il est possible d’afficher les statistiques élémentaires relatives à

toutes les boîtes de messagerie vocale, individuelles ou de groupes,

de votre concessionnaire, incluant :

L’espace disponible (mesuré en secondes)

L’espace couramment utilisé (mesuré en secondes)

Le nombre total de messages dans la boîte de messagerie

Le nombre de nouveaux messages dans la boîte de messagerie

Le nombre de messages sauvegardés dans la boîte de

messagerie

Le nombre des autres messages (supprimés, enregistrés et

sauvegardés, sans être envoyés, etc.) sauvegardés dans la boîte

de messagerie

Étape Affichage des statistiques de la messagerie vocale

1. À partir du menu, cliquez sur Messagerie vocale.

2. Affichez les statistiques d’utilisation de la messagerie

vocale de l’utilisateur ou du groupe.



Affichage des statistiques d’utilisation de la messagerie vocale, étape par étape

1

À partir du menu,

cliquez sur

Messagerie vocale.

2

Affichez les

statistiques

d’utilisation de la

messagerie vocale

de l’utilisateur ou

du groupe.



Gestion des options de messagerie vocale offertes à l’appelant

Il vous est possible de déterminer quelles fonctionnalités sont

offertes à l’appelant lorsqu’il rejoint la boîte de messagerie d’un

utilisateur. Vous pouvez attribuer les options suivantes à n’importe

quelle touche :

Aucune action : rend la touche inactive.

Répétition du message d’accueil : répète le message au

complet.

Message d’au revoir : fait entendre un au revoir et met fin à

l’appel.

Sans message d’accueil : saute le message d’accueil.

Inscription de l’utilisateur : invite l’appelant à entrer le

numéro de poste de la boîte vocale et le NIP (l’utilisateur a la

possibilité d’accéder à sa boîte de messagerie à partir d’un

autre téléphone)

Transfert à la téléphoniste : met l’appelant en communication

avec la téléphoniste du concessionnaire.

Transfert interne : invite l’appelant à entrer un numéro de

poste, auquel il sera transféré.

Transfert externe : invite l’appelant à entrer un numéro de

téléphone externe (l’appelant doit précéder le numéro de 9),

auquel il sera transféré.

Étape Gestion des options de messagerie vocale offertes à l’appelant


2. Cliquez sur le nom correspondant à la messagerie vocale

du téléphone pour lequel vous ajustez les options

offertes à l’appelant.

3. Cliquez sur Configuration des options de messagerie

vocale de l’appelant.

4. Effectuez les modifications nécessaires aux options de

l’appelant, puis cliquez sur OK.

5. Cliquez sur Sauvegarder pour appliquer les

modifications.




Gestion des options de messagerie vocale de l’appelant, étape par étape

1

À partir du menu,

cliquez sur

Utilisateurs.

2

Cliquez sur le nom

correspondant à la

messagerie vocale

du téléphone pour

lequel vous voulez

ajuster les options

offertes à

l’appelant.

3

Cliquez sur

Configuration des

options de

messagerie vocale

de l’appelant.



Gestion des options de messagerie vocale de l’appelant, étape par étape

4

Effectuez les

modifications

nécessaires aux

options de

l’appelant, puis

cliquez sur OK.

5

Cliquez sur


les

modifications.



6

Cliquez sur OK

après la mise à

jour du

téléphone.



Sélection de la téléphoniste attitrée à la messagerie vocale

Vous êtes en mesure de sélectionner le poste avec lequel l’appelant

sera mis en communication s’il sélectionne l’option de transfert à

la téléphoniste, du système de messagerie vocale.

Étape Sélection de la téléphoniste attitrée à la messagerie vocale

1. À partir du menu du système téléphonique, cliquez sur

Messagerie vocale.

2. À partir de la section Téléphoniste, sélectionnez le poste

vers lequel acheminer l’appel quand l’appelant

sélectionne l’option de transfert à la téléphoniste.

3. Cliquez sur Sauvegarder pour mettre le système à jour.




Sélection de la téléphoniste attitrée à la messagerie vocale, étape par étape

1

À partir du menu du

système

téléphonique,

cliquez sur

Messagerie vocale.

2

À partir de la

section

Téléphoniste,

sélectionnez le

poste vers lequel

acheminer l’appel

quand l’appelant

choisi l’option de

transfert à la

téléphoniste.

3

Cliquez sur

Sauvegarder pour

mettre le système à

jour.



4

Cliquez sur OK

après la mise à jour

du téléphone.



Exercice – Modifications apportées aux téléphones

Objectif

Dans cet exercice, vous changerez les paramètres de votre téléphone afin qu’ils conviennent à un nouvel utilisateur. Vous supprimerez un utilisateur, en ajouterez un nouveau et l’associerez à un téléphone.

Instructions

1. Désactivez votre boîte de messagerie vocale (ne sauvegardez

pas la modification).

2. Cherchez quelle quantité d’espace est encore disponible dans

votre boîte vocale.

3. Configurez votre boîte vocale afin que l’appelant qui

sélectionne l’option de transfert à la téléphoniste soit mis en

communication avec la réceptionniste.

4. Vérifiez quel poste sert actuellement pour la téléphoniste. S’il

ne s’agit pas du poste de la réceptionniste, configurez-le

maintenant et sauvegardez la modification.




Gestion des groupes

Objectifs

Dans ce chapitre vous apprendrez à :

Ajouter et retirer un téléphone d’un groupe de radiomessagerie

Ajouter et retirer un poste d’un groupe de prise d’appel



Gestion d’un groupe de radiomessagerie

Vous avez la possibilité de déterminer quels téléphones s’intègrent

aux différents groupes de radiomessagerie que votre

concessionnaire a configurés. Un téléphone ne peut appartenir qu’à

un seul groupe de radiomessagerie. Par contre, le groupe de

radiomessagerie peut être lié à un ou plusieurs autres.

Étape Gestion d’un groupe de radiomessagerie

1. À partir du menu des utilisateurs et des groupes, cliquez

sur Groupes.

2. Cliquez sur l’onglet Groupes de radiomessagerie.

3. Ajustez le nom du groupe de radiomessagerie, si

nécessaire, pour y ajouter ou en retirer un téléphone,

cliquez sur Modifier pour le groupe.

4. Pour ajouter un téléphone à un groupe de messagerie,

cliquez pour le sélectionner à partir de la liste de

disponibilité, puis cliquez sur pour le déplacer

vers la liste des membres du groupe.

Pour retirer un téléphone d’un groupe de messagerie,


membres, puis cliquez sur pour le déplacer vers

la liste de disponibilité.


modifications au groupe de radiomessagerie.

6. Cliquez sur OK une fois la mise à jour terminée.



Gestion d’un groupe de radiomessagerie, étape par étape

1

À partir du menu

des utilisateurs et

des groupes,

cliquez sur

Groupes.

2

Cliquez sur

l’onglet Groupes

de

radiomessagerie.

3

Ajustez le nom du

groupe de

radiomessagerie

si nécessaire,

pour y ajouter ou

en retirer un

téléphone, cliquez

sur Modifier

pour le groupe.



Gestion d’un groupe de radiomessagerie, étape par étape

4

Pour ajouter un

téléphone à un

groupe de

messagerie,

cliquez pour le

sélectionner à

partir de la liste

de disponibilité

puis cliquez sur

pour le

déplacer vers la

liste des membres

du groupe.

Pour retirer un

téléphone d’un

groupe de

messagerie,

cliquez pour le

sélectionner à

partir de la liste

de membres, puis

cliquez sur

pour le déplacer

vers la liste de

disponibilité.

5

Cliquez sur

Sauvegarder pour appliquer les

modifications au

groupe de

radiomessagerie.



6

Cliquez sur OK

une fois la mise à

jour terminée.



Gestion d’un groupe de prise d’appel

Le profil de la destination éloignée définit les paramètres pour tous

les numéros de contact à distance d’un utilisateur.

Étape Gestion d’un groupe de prise d’appel

1. À partir du menu des utilisateurs et des groupes, cliquez

sur Groupes.

2. Cliquez sur l’onglet Prise d’appel de groupe.

3. Ajustez le nom du groupe de prise d’appel si nécessaire,

pour y ajouter ou en retirer un téléphone, cliquez sur

Modifier pour le groupe.

4. Pour ajouter un téléphone à un groupe de prise d’appel,


disponibilité puis cliquez sur pour le déplacer

vers la liste des membres du groupe.

Pour retirer un téléphone d’un groupe de prise d’appel,


membres, puis cliquez sur pour le déplacer vers

la liste de disponibilité.


modifications au groupe de prise d’appel.

6. Cliquez sur OK une fois la mise à jour terminée.



Gestion d’un groupe de prise d’appel, étape par étape

1

À partir du

menu des

utilisateurs et

des groupes,

cliquez sur

Groupes.

2

Cliquez sur

l’onglet Prise

d’appel de

groupe.

3

Ajustez le nom

du groupe de

prise d’appel si

nécessaire,

pour y ajouter

ou en retirer un

téléphone,

cliquez sur

Modifier pour

le groupe.



Gestion d’un groupe de prise d’appel, étape par étape

4

Pour ajouter un

téléphone à un

groupe de prise

d’appel, cliquez

pour le

sélectionner à

partir de la liste

de disponibilité

puis cliquez sur

pour le

déplacer vers la

liste des

membres du

groupe.

Pour retirer un

téléphone d’un

groupe de prise

d’appel, cliquez

pour le

sélectionner à

partir de la liste

de membres,

puis cliquez sur

pour le

déplacer vers la

liste de

disponibilité.

5

Cliquez sur


les

modifications

au groupe de

prise d’appel.



6

Cliquez sur OK

une fois la mise

à jour terminée.



Exercice – Gestion d’un groupe de prise d’appel

Objectif

Dans cet exercice, vous ajouterez un téléphone à un groupe de prise d’appel, puis le retirerez. Vous renommerez un groupe de prise d’appel. Vous ajouterez un téléphone à un groupe de radiomessagerie, puis vous le retirerez.

Instructions

1. Ajoutez votre téléphone à un des groupes de prise d’appel.

2. Retirez votre téléphone du groupe de prise d’appel auquel vous

venez de l’ajouter.

3. Changez le nom d’un différent groupe de prise d’appel, mais

ne sauvegardez pas la modification.

4. Ajoutez votre téléphone au groupe de radiomessagerie des

ventes.

5. Retirez votre téléphone du groupe de radiomessagerie des

ventes.




Gestion du système téléphonique

Objectifs

Dans ce chapitre vous apprendrez à :

Gérer les paramètres liés à l’écoute de musique lors de la mise

en attente

Administrer la réception automatique

Gérer la composition abrégée locale

Ajouter des entrées au répertoire téléphonique local



Activation et désactivation de la musique pendant l’attente

Il vous est possible de configurer votre système téléphonique afin

de faire entendre de la musique, provenant d’un dispositif de

transmission (tel un lecteur MP3), relié directement à l’appareil

UC500 ou d’un fichier, chargé à partir du Gestionnaire de bureau,

pendant l’attente.

Lorsque vous diffusez de la musique provenant d’un dispositif

relié au UC500 ou si vous préférez ne pas en transmettre, assurez-

vous de désactiver cette option.

Étape Activation et désactivation de la musique pendant l’attente


Musique pendant l’attente.

2. Cliquez sur le champ d’activation pour choisir entre les

valeurs ON et OFF, puis cliquez sur Sauvegarder pour

appliquer les modifications.

3. Cliquez sur OK après la mise à jour du système.



Activation et désactivation de la musique pendant l’attente, étape par étape

1

À partir du

menu du

système

téléphonique,

cliquez sur

Musique

pendant

l’attente.

2

Cliquez sur le

champ

d’activation

pour choisir

entre les valeurs

ON et OFF,

puis cliquez sur


les

modifications.

3

Cliquez sur OK

après la mise à

jour du système.



Chargement d’un nouveau thème musical

Vous avez la possibilité de charger un monofichier audio en format

MP3, WAV ou AU afin de servir de thème musical à votre

concessionnaire lors de l’attente. Votre système téléphonique

diffuse ce thème en boucle dès qu’un appel est placé en attente.

Étape Chargement d’un nouveau thème musical


Musique en attente.

2. Assurez-vous que le champ d’activation est réglé à ON,

puis cliquez sur Choisir le fichier.

3. Consultez les fichiers audio et sélectionnez celui que

vous désirez, puis cliquez sur Ouvrir.

4. Cliquez sur Sauvegarder pour charger le fichier et

appliquer la modification.




Chargement d’un nouveau thème musical, étape par étape

1

À partir du

menu du

système

téléphonique,

cliquez sur

Musique en

attente.

2

Assurez-vous

que le champ

d’activation

est réglé à

ON, puis

cliquez sur

Choisir le

fichier.



3

Consultez les

fichiers audio

et

sélectionnez

celui que vous

désirez, puis

cliquez sur

Ouvrir.



Chargement d’un nouveau thème musical, étape par étape

4

Cliquez sur

Sauvegarder pour charger

le fichier et

appliquer la

modification.

5

Cliquez sur

OK après la

mise à jour du

système.



Gestion de l’horaire du service de nuit

Vous êtes en mesure de déterminer les paramètres du service de

nuit. Vous pouvez établir un horaire différent pour chaque jour.

Étape Gestion de l’horaire du service de nuit


Horaires | Service de nuit.

2. Fixez les heures d’activité du service de nuit pour

chaque jour de la semaine, puis cliquez sur Sauvegarder

pour mettre le système à jour.




Gestion de l’horaire du service de nuit, étape par étape

1

À partir du

menu du

système

téléphonique,

cliquez sur

Horaires |

Service de

nuit.

2

Fixez les

heures

d’activité du

service de nuit

pour chaque

jour de la

semaine, puis

cliquez sur


système à

jour.

3

Cliquez sur

OK après la

mise à jour du

système.



Gestion du calendrier des jours fériés

Lorsque vous prévoyez que votre concessionnaire observera un

jour férié, il vous est possible de programmer la réception

automatique afin que vos clients entendent le message approprié à

la situation. Vous pouvez configurer jusqu’à 26 jours fériés

différents, à n’importe quel moment.

Étape Gestion du calendrier des jours fériés


Horaires, puis sur Jours fériés.

2. Pour ajouter un nouveau jour férié, consultez le

calendrier pour le mois et l’année appropriés, cliquez sur

la date du jour férié, puis entrez le nom y correspondant

au champ adéquat.

3. Pour supprimer un jour férié, cliquez sur le bouton

Supprimer dans la rangée du jour férié.

4. Cliquez sur Sauvegarder pour mettre le système à jour.




Gestion du calendrier des jours fériés, étape par étape

1

À partir du

menu du

système

téléphonique,

cliquez sur

Horaires,

puis sur Jours

fériés.

2

Pour ajouter

un nouveau

jour férié,

consultez le

calendrier

pour le mois

et l’année

appropriés,

cliquez sur la

date du jour

férié, puis

entrez le nom

y

correspondant

au champ

adéquat.



3

Pour

supprimer un

jour férié,

cliquez sur le

bouton

Supprimer

dans la rangée

du jour férié.



Gestion du calendrier des jours fériés, étape par étape

4

Cliquez sur


système à

jour.

5

Cliquez sur

OK après la

mise à jour du

système.



Enregistrement d’invites

L’utilisateur final est en mesure d’établir des touches de

composition abrégée sur son téléphone, afin d’avoir la possibilité

de sauvegarder les numéros fréquemment appelés et de les

composer rapidement.

Étape Enregistrement d’invites

1.

2.

3.



Enregistrement d’invites, étape par étape

1

À partir des

options de

l’utilisateur du

menu de UCM,

cliquez sur

Options de

l’utilisateur |

Composition

abrégée.

2

Cliquez sur

Ajouter un

nouveau.

3

Acceptez la

valeur par défaut

du champ de la

composition

abrégée.

Au champ du

numéro de

téléphone, entrez

le numéro

correspondant à

la composition

abrégée, tel que

vous le

composeriez de

votre téléphone,

puis cliquez sur

Sauvegarder.



Gestion de la composition locale abrégée

Vous avez la possibilité de configurer des entrées de composition

abrégée, accessibles de n’importe quel téléphone du

concessionnaire. Appuyez sur le bouton Configuration,

sélectionnez Répertoire, puis Composition locale abrégée.

Souvenez-vous d’ajouter 9 au début des numéros externes du

répertoire téléphonique.

Étape Gestion de la composition locale abrégée


Menus du téléphone | Composition locale abrégée.

2. Cliquez sur Ajouter un nouveau.

3. Entrez le nom et le numéro qui correspondent à l’entrée

de composition abrégée. Souvenez-vous d’ajouter 9 au

début des numéros externes.

Cliquez sur les boutons illustrés d’une flèche vers le haut

ou le bas pour repositionner une entrée.

4. Pour supprimer une entrée, cliquez sur Supprimer dans

la rangée de l’entrée.


modifications.




Gestion de la composition locale abrégée, étape par étape

1

À partir du menu

du système

téléphonique,

cliquez sur

Menus du

téléphone |

Composition

locale abrégée.

2

Cliquez sur

Ajouter un

nouveau.

3

Entrez le nom et

le numéro

correspondant à

la composition

abrégée.

Souvenez-vous

d’ajouter 9 au

début des

numéros externes.

Cliquez sur les

boutons illustrés

de flèches vers le

haut ou le bas

pour replacer une

entrée.



Gestion de la composition abrégée locale, étape par étape

4

Cliquez sur


les

modifications.

5

Cliquez sur

OK après la

mise à jour du

système.

6



Gestion du répertoire téléphonique local

Vous avez la possibilité d’ajouter des entrées au répertoire

téléphonique local de votre concessionnaire.

Appuyez d’abord sur le bouton de configuration, sélectionnez

Répertoire, puis Répertoire local.

Étape Gestion du répertoire téléphonique local


Menus du téléphone | Répertoire local.

2. Cliquez sur Ajouter un nouveau.

3. Entrez le nom et le numéro correspondant à la

composition abrégée. Souvenez-vous d’ajouter 9 au

début des numéros externes.

4. Pour supprimer une entrée, cliquez sur Supprimer dans

la rangée de l’entrée.


modifications.

6. Cliquez sur OK une fois les modifications appliquées

par le système.



Gestion du répertoire téléphonique local, étape par étape

1

À partir du

menu du

système

téléphonique,

cliquez sur

Menus du

téléphone |

Répertoire

local.

2

Cliquez sur

Ajouter un

nouveau.

3

Entrez le nom

et le numéro

correspondant

à la

composition

abrégée.

Souvenez-

vous d’ajouter

9 au début des

numéros

externes.



Gestion du répertoire téléphonique local, étape par étape

4

Pour

supprimer une

entrée, cliquez

sur

Supprimer dans la rangée

de l’entrée.

5

Cliquez sur


les

modifications.

6

Cliquez sur

OK, une fois

les

modifications

appliquées par

le système.



Exercice – Gestion du système téléphonique

Objectif

Dans cet exercice, vous ajouterez une entrée à votre répertoire local. Vous ajouterez une entrée de composition locale abrégée, ainsi qu’un jour férié, au calendrier de la réception automatique.

Instructions

1. Ajoutez Janice Davis (numéro de téléphone : 503 555-9090) au

répertoire téléphonique local de votre concessionnaire.

Supprimez l’entrée.

2. Ajoutez Samuel Chen (poste 6565) aux entrées de composition

locale abrégée. Déplacez l’entrée dans le haut de la liste, puis

supprimez-la.

3. Vérifiez les jours fériés configurés et ajoutez le prochain que

votre concessionnaire observera.


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