Gestion Budgétaire et Comptable Publique (GBCP)

ComptabilitésCas particuliers

Détails et explicitations dans les commentaires du document

2

PréambulePrésentation de l’ensemble des modules de formation proposés

Recettes

Domaines Modules de formation associés

Prérequis à avoir suivi au préalable pour le module considéréLégende :

Transverse

Gérer les référentiels

Budget

Dépenses

Elaboration, allocation et mise à disposition du budget

La gestion en AE et CP

Présentation des états budgétaires

Démarche de programmation

Carte d’achat et dématérialisation

Engagement juridique marché

Engagement juridique hors marché

Le service fait

Retenues de garantie

Gestion des avances et des acomptes

Gestion des pénalités

Demande de paiement sur EJ

Mise en paiementDemande de

paiement hors EJ

xxx module considéré

La démarche

de contrôle

Comptabilités

Cas particuliers

Éléments de comptabilité

Gestion des titres de recette

Recettes globalisées et fléchées

Recettes au comptant

Recettes – Cas particuliers

Opérations pour compte de tiers

Gestion de la trésorerie

Articulation entre les comptabilités

Comprendre le processus de la dépense

Présentation du processus standard de la recette

45’

3

Sommaire

Gestion des devises et écarts de change

• Concepts clés• Principes et traitement des écarts de change

Quiz • Quiz

Gestion des régies• Principes et cas de gestion• Régie d’avance• Régie de recette

Intégration des comptes• Principes généraux

Travaux de fin d’exercice

• Objectifs• Organisation des travaux• Préparation des travaux• Opérations de fin d’exercice• Préparation du nouvel exercice

4

Gestion des devises et écarts de change

5

Gestion des devises et écarts de changePrincipes et traitement des écarts de change

Dans le processus standard de la dépense ou de la recette, les opérations peuvent être traitées : soit en euros. soit dans une monnaie différente de l’euro.

Cependant, la devise de tenue des comptabilités est toujours l’euro.

Les montants en devises doivent être convertis en euros sur la base des taux de chancellerie.

Le traitement de flux en devises peut entraîner des écarts de change liés à l’évolution des taux de chancellerie.

6

Gestion des devises et écarts de changePrincipes et traitement des écarts de change

Saisie des pièces (objets de gestion) en devises étrangères.

La gestion des devises

Principes Traitement des écarts de change

Tenue des comptabilités en euros.

Conversion en euros des montants en devises au taux de chancellerie.

Calcul de la contre-valeur en euros à chaque étape impactant la comptabilité générale ou la

comptabilité budgétaire.

Cas 1 : Constat de l’écart avant le paiement ou l’encaissement.

Cas 2 : Constat de l’écart après le paiement ou l’encaissement.

7

Gestion des devises Principes et traitement des écarts de change

Les écarts de change, issus des conversions, peuvent être calculés au cours du flux d’exécution, à chaque étape impactant la comptabilité générale ou la comptabilité budgétaire, pour mise à jour de celles-ci :

Cas 1 : Constat de l’écart avant le paiement ou l’encaissement (1/2).

Dépenses Validation de la DP par l’ordonnateur

Prise en charge de la DPCertification du SF Mise en

paiement

pour les recettes : à la prise en charge du titre et à l’encaissement.

pour les dépenses : à la certification du service fait, à la validation de la demande de paiement par l’ordonnateur, à la prise en charge de la demande de paiement et à la mise en paiement ;

Les écarts de change sont alors enregistrés sur les enveloppes budgétaires et les comptes de comptabilité générale de même nature que la dépense ou la recette concernée par le flux en question.

Pour les organismes qui effectuent des opérations en devises, les systèmes d’information doivent prévoir des conversions.

Recettes Prise en charge du titre

Encaissement du titre

8

Gestion des devises Principes et traitement des écarts de change

Les impacts en comptabilités (sur les flux de dépense ou recette) sont les suivants :

en comptabilité budgétaire : actualisation de la consommation d'AE possible à toutes les étapes

de la chaîne de la dépense et au moins au moment du paiement

en comptabilité générale : actualisation de la charge ou de l'immobilisation à la prise en

charge de la DP (ou du titre) et à la mise en paiement (ou encaissement)

opérations de régularisation finale à la constatation du paiement réel de la banque (écritures comptables de trésorerie) – cf. cas 2 présenté page suivante

Cas 1 : Constat de l’écart avant le paiement ou l’encaissement (2/2).

9

Gestion des devises Principes et traitement des écarts de change

Cas 2 : Illustration des opérations comptables liées à la constatation du paiement sur le relevé de banque

Les écarts de change, issus des conversions, peuvent être calculés après la mise en paiement de la dépense ou l'encaissement de la recette.

Les écarts de change (écarts constatés sur le relevé de banque) sont alors enregistrés uniquement en comptabilité générale, sur les comptes de charge et de produit appropriés (pertes ou gains de change).

Dépenses

Validation de la DP

par l’ordonnate

ur

Prise en charge

de la DP

Certification du SF

Mise en paiement

RecettesPrise en

charge du titre

Encaissement du titre

Relevé de

banque

Relevé de banque

écart de change

écart de change

666 Perte de change

X

766 Gain de change

X

...ou au compte...

Enregistrement en comptabilité générale au compte...

10

Gestion des régies

11

Gestion des régies Principes et cas de gestion

Toutefois, des régisseurs peuvent ainsi être chargés pour le compte des comptables publics d'opérations d'encaissement ou de paiement.

Un régisseur est dit "de recettes" quand il est chargé des opérations d'encaissement ; il est dit "d'avances" quand il effectue des opérations de paiement. Une même personne peut cumuler les deux fonctions.

L’institution d'une régie (de recettes ou d’avances), répond à la nécessité de faciliter les rapports entre les usagers et les services comptables de l'organisme et d'effectuer certaines opérations dans des délais très brefs.

Tiers

Régisseur

Comptable

12

Gestion des régies Régie d’avance

Tiers

Régisseur

Ordonnateur

Comptable

Réserve d'AE et de CP : 10 k €

1/ Versement d'une avance : 10 k € Dépenses : 10 k €

2/ Envoi du bordereau-journal : justificatifs de dépenses pour 10 k €

4/ Mise en paiement de la DP de reconstitution : 10 €

AECP

Comptabilisation d'une charge : 10 k €

Consommation d'AE et de CP : 10 k € 2bis/ Envoi du bordereau-journal : justificatifs de dépenses pour 10 k €

3/ Emission d’une DP

13

Gestion des régies Régie de recette

Tiers

Régisseur

Ordonnateur

Comptable

2/ Reversement des fonds et des PJ : 10 k €

1/ Encaissements

pour 10 k €

3/ Contrôle des PJ

Comptabilisation d'une recette : 10 k €

4/ Émission du titre de recette

5/ Prise en charge du titre de recette

Comptabilisation d'un produit : 10 k €

Bordereau de recette

14

Travaux de fin d’exercice

15

Travaux de fin d’exerciceObjectifs

Les objectifs des travaux de fin d’exercice

N N+1

Demande de paiement

Titre de recette

Système d'information Objets de gestion Tableau de passage

Compte financier N

Fin février N+1

Assurer le respect des principes d'annualité et d'indépendance des exercices et fiabiliser les enregistrements en comptabilités budgétaire et générale (enregistrer tous les événements qui doivent être rattachés à chaque exercice selon les règles propres à chaque comptabilité).

Contrôler l'articulation des comptabilités budgétaire et générale

Produire le compte financier de l'organisme (états budgétaires et états comptables) et le faire arrêter par l'organe délibérant dans le respect du calendrier réglementaire

16

Travaux de fin d’exerciceOrganisation des travaux

L’organisation des travaux de fin d’exercice

Production d’un dossier de clôture et de révision

Suivi permanent de l’avancement des travaux

Planification des travaux formalisée sous la forme d’un calendrier attribuant les tâches à réaliser

Pilotage des travaux de fin d’exercice reposant sur une démarche partenariale entre l’ordonnateur et le comptable

Création d'un rôle de « pilote des travaux de fin d'exercice » : Il est chargé de la coordination et du suivi de l’ensemble des travaux de fin d’exercice. Il organise la production des différents états relatifs aux travaux de fin d’exercice : compte financier, tableaux budgétaires. En cours d’exercice, il est chargé de la coordination et du suivi des travaux d’apurement des objets de gestion des processus de la dépense et des recettes, et du suivi des travaux comptables (notamment les opérations relatives au haut de bilan)

17

Travaux de fin d’exercicePréparation des travaux

Apurement et finalisation des objets de gestion résiduels en fin d’exercice

La préparation des travaux de fin d’exercice

Réalisation d'arrêtés intermédiaires et d'une pré-clôture

Mise à jour au fil de l’eau des objets de gestion en cours d’exercice

juin N : arrêté intermédiaire

Novembre  N : pré-clôture

EJ SF DP Paiement

18

Travaux de fin d’exerciceOpérations de fin d’exercice

Le volet comptable

L'organisme doit procéder à des ré-imputations budgétaires en cas d'erreur (avant le 31 décembre)Reports et reprogrammation : l'organisme ne reporte que les crédits qu'il n'a pas été en mesure de consommer en toute fin d'exercice et qui n'ont pas pu faire l'objet d'une reprogrammation sur N+1.

Les opérations de fin d’exercice

Le système doit permettre de gérer début N+1 les opérations courantes de N+1 et les opérations d'inventaire de N.

L'organisme doit comptabiliser les opérations d'inventaire classiques (charges à payer, produits à recevoir, charges et produits constatés d’avance, amortissements, provisions, dépréciations, …)

Période d'inventaire

Janvier N+1

N N+1

Le volet budgétaire

19

Travaux de fin d’exercicePréparation du nouvel exercice

La préparation du nouvel exercice

Mise à jour des référentiels : les référentiels des comptabilités budgétaire, générale, auxiliaires sont susceptibles d'évoluer d'une année à l'autre. Cette évolution doit être anticipée dans le cadre du nouvel exercice. Chaque référentiel doit être mis à jour.

Nouvel exercice budgétaire (ouvertures des crédits, blocages)

Nouvel exercice comptable

Les nouveaux crédits votés par l'organe délibérants sont ouverts et alloués aux responsables budgétaires.

Des blocages d’AE et de CP peuvent être réalisés pour couvrir des aléas de gestion et les dépenses des régies d'avance.

Suite à l’arrêté des comptes définitifs, l'agent comptable reprend les balances d'entrées à la fin de l'exercice.

20

Intégration des comptes

21

Compte 26 de l’Etat

Intégration des comptesPrincipes généraux

Infocentre des EPN

Les données budgétaires et comptables des organismes doivent être transférées à échéance régulière vers l’État. Ce transfert s'effectue via l'Infocentre des EPN et des GIP nationaux. Les données qui figurent dans les comptes financiers des organismes sont intégrées annuellement dans les comptes de l’État.

Cette intégration permet d'élaborer le compte 26 de l’État, qui retrace les participations de l’Etat. Il s’agit d’un enjeu majeur de qualité comptable dans le cadre de la certification des comptes de l’État.

Organisme A

Organisme B

Organisme C

Organisme D

Organisme A 10 000 000 k€

Organisme B 8 500 000 k€

Organisme C 7 000 000 k€

Organisme D 5 500 000 k€

TOTAL 31 000 000 k€

22

Intégration des comptesPrincipes généraux

Afin d’assurer une meilleure articulation des calendriers de clôture des comptes de l’État et des organismes, le délai d'arrêt des comptes par l'organe délibérant a été réduit : le compte financier doit désormais être arrêté avant l’expiration du deuxième mois suivant la clôture de l’exercice.

Le travail conjoint de l’ordonnateur et de l’agent comptable pour organiser et anticiper les opérations de clôture (par exemple l’organisation d’un arrêté intermédiaire ou d’une pré-clôture des comptes) doit ainsi conduire à respecter strictement le calendrier de reddition des comptes.

Travaux de clôture

Période d'inventaire

Janvier N+1 Février N+1

N N+1

Arrêt du compte financier par l'organe

délibérant

Transfert des données budgétaires et comptables à l'Infocentre

23

Quiz

24

Quiz

Question 1En cas de conversion, quels sont les taux de référence ?

Réponse :

Les taux de chancellerie

25

Quiz

Question 2Comment régulariser l’écart de change entre le paiement émis et le relevé de banque ?

Réponse :

Passation d’une écriture d’écart de change (si gain de change – compte 766 ; si perte de change – compte 666)

26

Quiz

Question 3Quel est le rôle du pilote des travaux de fin d’exercice ?

Réponse :

Le pilote des travaux de fin d’exercice a pour fonctions de : • S’assurer de la coordination et du suivi de ces travaux ;• Organiser la production des différents états relatifs à ces travaux ; • Coordonner et suivre les travaux de finalisation des objets de gestion en fin d’exercice;• S'assurer toute l'année du bon déroulement de l'apurement de tous les objets de gestion.