Forum des gestionnaires 25 novembre 2016 - dr19.cnrs.fr 2016-11-25... · Espace collaboratif –...

CNRS | SFC DR19 – 25 novembre 2016 1

Forum des gestionnaires

25 novembre 2016


1. Fin d’exercice

2. Bilan SCTD

3. Webcontrat

4. Achats

5. Questions diverses

Ordre du jour


Ordre du jour

1. Fin d’exercice


Calendrier de clôture 2016

Saisie des commandes

et services faits en mode

normal

2016 : Arrêt des flux Geslab => BFC Fin des engagements

juridiques budget 2016

Saisie uniquement

des services faits

Dernières

PEC factures

(y/c SCTD) et

missions

Saisie de commandes par anticipation

sur budget 2017

Saisie des SF sur commandes intégrées

Interdiction de saisie de

réservations (hors carte

achats et missions)

21/11 16/12 23/12 27/12

Laboratoire et SFC peuvent traiter les différents WF

Traitement prioritaire : « vieux documents et avoirs »

Selon la situation de la commande, les

laboratoires et SFC peuvent traiter les WF


Calendrier de clôture 2016

02/12/2016 Solde automatique dans GESLAB des réservations

d’enveloppes inutiles (nouveau batch les 16 et 28/12)

05/12/2016

Mise à disposition des délégations et des unités :

- des Historiques laboratoires

- des états de suivi des prévisions de consommation

d'AE sur missions et sur dépenses d'achat (E189 / E190)

27-28/12/2016 Paiement ROPs novembre 2016

28/12/2016 Derniers règlements de l'année 2016

29/12/2016 BFC remontée des SE

29-30/12/2016 Arrêt BFC pour les DR

30/12 au 27/1 Fermeture des flux WEB CONTRAT vers GESLAB


Calendrier d’ouverture 2017

Arrêt GESLAB Ouverture intégrale

bases GESLAB

Saisie de commandes par anticipation sur budget 2017

Saisie des SF sur commandes intégrées

02/01 16/01 19/01 30/01

Selon la situation de la commande, les laboratoires et SFC

peuvent traiter les WF

2016 : Arrêt des flux BFC =>

Geslab

Reprise PEC

factures y/c SCTD

et missions

Interruption de service

pendant 7 jours ouvrés


Calendrier d’ouverture 2017

02/01/2017

Mise à disposition des délégations et des unités :




02/01/2017 Dernier échanges de BFC vers Webcontrat

10/01/2017 Arrêt des flux GesLab -> Web contrat

02/01 au 27/01 Fermeture de web contrat

16/01/2017

Mise à disposition aux délégations et aux unités :





Opérations de solde et de suppression en central

Solde des commandes standards (flux 1) - date d’exécution 25/11/2016

Solde des commandes carte achat dont l’ancienneté est antérieure ou égale au

31/08/2016 - date d’exécution 02/12/2016

Solde des missions non liquidées dont la date de fin (ou date de retour) est inférieure

au 01/01/2016 - date d’exécution 02/12/2016

Solde des réservations (hors carte achat et missions) - date d’exécution 02/12/2016,

16/12/2016 et 28/12/2016

FLUX 4 : Consommation des AE au moment du paiement

Solde des ordres de mission permanents - date d’exécution 16/12 et 29/12/2016


Principes de report budgétaire

REPORTS 2016/2017 :

SE : pas de reports

RPB : demande au CA de décembre 2016 la validation de principe des

reports automatiques

AGD : pas de sujet de reports

Pas de restitution d’AE en SE et en RPB pour les commandes 2016 soldées en 2017


Principes de report budgétaire

Frais de missions

Consigne : Il vous appartient d’isoler les états de frais sur SE et RPB à traiter en

priorité par le SFC avant le 27/12/2016 et transmettre l’ensemble des états de

frais avant le 20/12/16

Conseil : Pour les missions (avec remboursement en SE ou RPB) se déroulant

sur 2016/2017 ou en 2017 mais pour lesquelles vous souhaitez éditer des ordres

de mission avec frais avant fin 2016 : réservation à 1 €

Cartes achats : Traitement des reports en cours d’étude

Consigne : Pas de réservation flux 4 carte achat sur SE 2016 (perte des crédits

car le ROP du mois de décembre ne sera traité qu’en janvier 2017)


Charges à payer

Définition : charge dont l’existence et le montant sont certains à la clôture d’un exercice

mais dont la pièce comptable ne sera prise en charge qu’au cours de l’exercice suivant

(SF aurait dû être saisi mais ne l’a pas été)

Débouclage sur l’exercice suivant (en 2016, écart de 11,6 M€)

+ de contrôle sur les CAP 2016 (demande de pièces)

Recensement CAP flux 1 à rendre le 6 janvier 2017 (reprise du seuil de 1 500 €)

Rappel : les commandes doivent être au plus juste et le SF doit être saisi dès sa constatation


GESLAB

Nouveaux états en mode GBCP :

– Lot 1 ORI1, ORI2, EDP3 début 2016

– Lot 2 : COM1, COM2, SOR2 , REP100 – 14 novembre 2016

– Lot 3 : NOT_100, COM3, EDP2 : prévu avant fin 2016

– Nouvel état : suivi des réservations (REC3) : 2nde quinzaine de

novembre

Espace CORE dédié pour que les unités fassent leur choix de bascule :

Ouverture 1er quinzaine de décembre

Date limite de réponse 12 janvier


GESLAB

Problèmes d’intégration : Différences de données à intégrer


GESLAB

Version V 5.0 installée le 19/1/2017

• Le disponible sur consommé d’une origine avec AGD est reporté

• Non restitution des AE lors de soldes commandes sans factures (ou factures de

montant inferieur a la commande) de l’exercice antérieur sur toutes les enveloppes

sauf AGD.

• Intégration automatique des flux en provenance de BFC : pas d’action du labo

à effectuer. Seuls les mouvements ne pouvant pas être intégrés en automatique

seront dans les BAL (boite aux lettres) et devront être intégrés manuellement

>> Gains de temps et garantie d’intégration des mouvements dans GESLAB


GESLAB

Version V5.0 installée le 19/1/2017

Impact de la nouvelle nomenclature dans la saisie des commandes pour une

liste de codes familles spécifiques :

Dans ce cas, lors de la saisie commande il y aura un choix supplémentaire dans

le type de dépense : terrain état , terrain CNRS ou terrain autre propriétaire et

d’autres infos à compléter si c’est une entité administrative en DR (Moyxxx) qui

passe la commande

Ajout message alerte si solde commande exercice antérieur

Page d’accueil sur le web : une seule page récapitulative pour les actualités, les

mouvements à intégrer et les mouvements a traiter


Ordre du jour

2. Bilan SCTD


Bilan SCTD

Délai Global de Paiement :

- Au 31/10/16 : 21 jours en moyenne

- Effet SCTD >>> 12 jours en août, septembre et 15 jours en octobre

- Très bonne moyenne mais situation hétérogène :

laboratoires de 17 à 84 jours sur 2016

- Rappel coût des IM :

- Pénalité forfaitaire de 40 €

- 8 % du montant HT dû


Bilan SCTD

Délai de traitement des WF :


Bilan SCTD

Au 10 novembre 2016, 12 labos concernés pour 44 documents

dont 36 pour le WF QTE

Ancienneté des WF :


Bilan SCTD

Typologie des WF :


Bilan SCTD

Ratio de documents passés en compte directement :


Bilan SCTD

Taux de WF :


Consignes :

Traiter régulièrement vos WF

Etre rigoureux dans la réponse apportée au WF (cf. mode opératoire SCTD

et mél LR 05/08/16) – ex : WF « écart prix »

Ne pas saisir de SF quand avoir en attente (certification SF)

Prendre l’attache du SFC en cas de doute

Points d’attention :

Privilégier le traitement des WF rattachés à des fins de contrat

Déposer régulièrement vos PJ sur l’espace CORE dès saisie du SF (ne pas

attendre la relance du SFC) notamment les copies des BC signés >

4000€ TTC (cf. mail A MARTIN du 23/11/2016)

Bilan SCTD


Espace collaboratif – les enjeux :

faciliter la production, l’accès et le partage d’informations en toute sécurité

faciliter les échanges au sein de communautés ou de réseaux socio-

professionnels

Adresse espace CORE PJ SCTD :

https://extra.core-cloud.net/collaborations/DR19-PJ-SCTD

Espace CORE











CHORUS PORTAIL PRO 2017 (CPP 2017)

A compter du 1er janvier 2017, deux grands changements entrent en œuvre pour les flux

facturiers des Etablissements Publics (Ordonnance du 26 juin 2014) :

• L'obligation faite aux Etablissements de la Sphère publique d'accepter les factures

au format électronique (déjà en vigueur pour l'Etat)

• L'obligation pour les Grandes Entreprises et pour la Sphère publique d'émettre les

factures à destination de l'Etat, des EPN ou des Collectivités locales au format

électronique.

Cette dernière obligation est étendue progressivement à toutes les entreprises de

2018 à 2020.



LES CHOIX DU CNRS :

Point d’entrée unique des factures papier ou dématérialisées : SCTD

Obligation de renseignement par les fournisseurs du code service (SIRET siège

CNRS) et du numéro d’engagement juridique (n° de commande et/ou n° marché,

contrat, convention)

Enrichissement du bon de commande Geslab des données nécessaires pour envoi

ou dépôt des factures sur Chorus Pro (SIRET unique, code service)


Ordre du jour

3. Webcontrat


Webcontrat

3 modules :

SIGAPPEC : Système d’Information de Gestion

Appel à Projet, Projet Et Contrats

SIGFIC : Système d’Information de Gestion

Financière des Contrats

CANOPE : Contrats des Agents Non Permanents


Webcontrat

3 modules = 3 acteurs en délégation

SIGAPPEC = SPV

SIGFIC = SFC

CANOPE = SRH


Webcontrat

IDéAL (Interface Délégation Application Laboratoire) : Gestion des Demandes d’Intervention

DÉLÉGATION UNITÉS

consultation (laboratoires)

PAR

TENA

RIA

T (LS) SPV

WEBCONTRAT

SIGAPPEC Module

négociation et signature des contrats (SPV)

SIGFIC Module

gestion des contrats (SFC)

CANOPE Module

recrutements (SRH)

programmation des dépenses (laboratoires)

demandes de recrutements (laboratoires)


Webcontrat

Dans SIGFIC l’initialisation

d’un contrat passe par

plusieurs étapes au SFC

Validation soutenabilité

financière avant

signature (fiche T0)

Signature du contrat et

initialisation dans Sigfic

Saisie des données BFC

(OTP-N°SD -……….)

Validation des unités

bénéficiaires

Validation des coûts globaux

Validation des prélèvements

Notification de l’AGD-I

dans GESlab

SIGFIC

Saisie et validation

de l’échéancier de facturation

Envoi du prévisionnel

des dépenses à l’unité

(si contrat suivi en AGD-I)

Validation du prévisionnel

et notification de l’AGD-I

(si contrat suivi en AGD-I)

Validation montant AGD (fiche contrat T0)

et saisie EOTP (si contrat suivi).

Si contrat suivi en AGD-G

notification de l’AGD-G à ce stade.


Un nouvel outil de gestion partagé : Webcontrat

Initialisation budgétaire, suivi de tous les événements de la vie du contrat

Vision partagée entre le SFC et le laboratoire

Échanges via une « base d’appel » permettant un suivi des demandes/réponses

Possibilité de vision globale par laboratoire, par chercheur, par financeur, …

Suivi de l’AGD

Webcontrat


3. Webcontrat - AGD

Ordre du jour


AGD notifiées Ajustement des montants erronés lors de la reprise

Mai : correction en masse de la majorité des erreurs systémiques de calcul.

Juin : nouveau contrôle de cohérence (laboratoire/SFC) avec le mode opératoire

de vérification DCIF/DSFIM afin de recenser les éventuels écarts significatifs

restants.

Signalement des anomalies par le SFC au support GBCP_Métiers dans un

espace CORE dédié.

Ils devraient être traités individuellement au niveau Central d’ici fin 2016.

Pour les écarts restants, plusieurs cas de figure peuvent se présenter :

Prélèvements non soustraits ou soustraits 2 fois.

Erreur de saisie du montant initial de l’AGDI ou du montant des prélèvements.

Répartition entre AGDI et AGDG non prise en compte.

Quelques écarts inexpliqués.

A ce jour, 18 contrats ont été répertoriés dans cet espace

Situation des AGD des contrats repris dans WEBCONTRAT au 01-01-2016


AGD non notifiées – Contrats complexes

Non prise en compte de certains contrats « complexes » (ex : LABEX

avec hôtel à projets, IA à 2 Tranches, co et multi financeurs) car leur modélisation

nécessitent des évolutions de Webcontrat Prévu pour 2017 avec la version V2

de SIGFIC

Certaines AGDi ont été notifiées dans GESLAB (ex : IA à 2 TR), mais pas

toutes autorisation de fonctionnement en dépassement dans GESLAB

Des notifications complémentaires sont attendues dans GESLAB d’ici fin

2016 (co et multi financeurs)

Ces contrats ne sont pas visibles pour l’instant dans SIGFIC



AGD non notifiées – Autres Contrats

Contrats non repris ou repris partiellement dans version 1 de

WEBCONTRAT

Contrats Européens avec une unité pilote et plusieurs unités partenaires

L’initialisation ou la fusion de l’ensemble des données n’a pas été

correctement opérée par l’ensemble des partenaires en version 1, ce qui ne

permet pas le calcul des AGD.

Contrats saisis sur un mauvais centre financier ou mauvais OTP

La résolution est attendue pour fin 2016.

Avenants (durée et/ou financier)

Quelques difficultés persistantes pour certains contrats : en cours d’analyse au

plan central



Dépenses > AGDi notifiée

Mise en dépassement non autorisée.

Intégration d’une notification négative AGDi suite aux corrections.

AGD non notifiée mais avec des dépenses > AGDi prévue

Montant de l’AGD peut être calculé d’après les fiches budgétaires transmises par le SFC

et/ou d’après le mode opératoire transmis en Mai.

Rappel : Il n’y a plus de blocage possible au niveau du SFC. C’est au laboratoire de

s’assurer que les dépenses engagées ne dépassent pas le montant prévu au contrat. (cf

mail A MARTIN le 01/09/2016)

Tous les dépassements injustifiés devront être restitués par l’unité sur la

base de ses fonds propres (RPB)

Les dépassements de crédits


Transferts budgétaires sur périmètre AGD

Transfert entre AGDi

Pas de possibilité de transferts entre AGDi

Le montant d’une AGDi ne peut être modifié que par décision formelle du financeur

(avenant, relevé de décision) en lien avec le SPV puis le SFC

Transfert d’un disponible sur AGDi vers l’AGDg

Quand : au moment du dernier encaissement

Comment : apparaîtra comme dépense sur l’AGDi « disponible transféré »

Par qui : le SFC en lien avec la DCIF/DSI. Les écritures de transferts seront

réalisées en central en attente d’évolutions techniques prévues en 2017

Les transferts de ressources


Régularisation des dépenses déclarées inéligibles par le financeur

Quand : au moment du dernier encaissement

Comment : abondement en co-financement à partir d’autres ressources de l’unité

(AGDg, RPB ou SE)

Par qui : le SFC sous forme d’avenants

Contrat échu et présentant un disponible sans notification d’AGD

Les AGD ne seront pas notifiées dans SIGFIC

Le disponible sera mis en place par le SFC sur les RPB de l’unité hors

WEBCONTRAT

Les transferts de ressources


Nouvelles origines pour les AGDG


3. Webcontrat - Programmation

Ordre du jour


o L’AGD = Mise à disposition totale du budget du contrat dès sa signature =

Montant total du contrat (net des prélèvements) = Limite maximale des

dépenses autorisées sur la durée du contrat.

Dans l’engagement de ses dépenses, le chercheur n’est plus dépendant

d’un plafond annuel mais seulement du montant total net de son contrat.

Mais, la contrepartie c’est une programmation pluriannuelle de qualité car c’est

elle qui détermine directement l’enveloppe annuelle des AE de la

Délégation.

Programmation de qualité = Prévision qui doit faire l’objet d’un dialogue

continu avec le responsable scientifique du contrat. Elle peut-être

évolutive et doit être redéfinie en fonction des aléas de gestion, des

changements de stratégie et du déroulement de l’exécution.

La programmation


o La programmation est essentielle :

– Elle permet de notifier l’AGDi du contrat.

– Elle détermine l’enveloppe en AE que va recevoir la Délégation pour l’année en cours et pour

les années ultérieures.

o En 2016 : année transitoire avec un contrôle non formalisé

o À partir de 2017 : suivi beaucoup plus précis et régulier de l’enveloppe accordée.

Revoir dès que possible la programmation afin de réajuster les prévisions des années à venir.

La programmation

Constat :

Sous

réalisation

de 37% par

rapport à la

prévision


La programmation


Ordre du jour

4. Achats


Gains achats

Définition :

Le gain achat (ou économies d’achat) est la plus-value économique apportée

par la fonction achat c’est à dire le montant que le CNRS n’aura pas à

débourser pour obtenir les prestations retenues du fait de choix stratégiques

et actions mises en œuvre par l’équipe achat.

Gain achat = Prix d’achat – prix de référence


Gains achats

Objectif :

- Fixé par l’Etat à tous ses opérateurs (décret 16 juillet 2013) : 2 % par an

- Résultat DR19 au 11 octobre 2016 : 86 257 € soit 1,8 %


Gains achats

Difficultés :

- Obtenir le prix de référence

- Obtenir des remises dans un marché parfois peu concurrentiel

- Convaincre le prescripteur

- Anticiper les achats


Gains achats

Pistes d’amélioration :

- Conservation des devis permettant le montage financier

- Fiabilisation de ces devis

- Négocier encore et toujours

- Anticiper les achats


Programmation des achats

Les enjeux d’une bonne programmation :

- Budgétaire : programmation des AE et des CP

- Economique : Gain achats

- Organisationnel : Lissage de la charge de travail et implication de tous



L’outil permettant une bonne programmation :



Les objectifs de PROMIS :

- Faciliter la programmation des achats significatifs

- Permettre la construction d’un plan de charge pour la DR et pour les unités

- Anticiper pour optimiser

- Identifier d’éventuelles synergie d’achats

- Sécuriser et renforcer la programmation budgétaire en mode GBCP



Processus général d’utilisation de PROMIS

Créer et enregistrer la fiche

programmation achat

Soumettre les fiches enregistrées à la

validation

Valider (ou rejeter) les fiches

programmation achat

Consulter / Extraire les fiches programmation achat

Mise à jour du statut de la fiche

programmation achat

Mise à jour de la programmation des achats

Valideur Demandeur Service achats (unité) Service achats (DR)

Etablir la programmation achat

Conduite du projet d’achat

Mise à jour éventuelle des fiche s

programmation achat


Actualités des marchés nationaux

- Le taux de commande via AEL (HP et ECONOCOM) peine à décoller (18 %

pour la DR19)

- La catalogue GAUSS ouvre en test via AEL pour le LOMC et le PBS le 02/12

et pour tous progressivement en 2017

- Marché LYRECO se termine au 31/12/16.

- Ensuite, UGAP (marché n°513), ouvert via AEL en 2017

- Marché des cartes carburants sera ouvert l’année prochaine


Ordre du jour

5. Questions diverses


Questions diverses

- Le passage du client lourd au client léger génère perte de temps et d’efficacité :

- La migration totale vers le client léger est progressive et continuera sur 2017.

- Le client léger se déconnecte trop vite :

- Question de sécurité. Le temps de connexion sans aucune action a été porté à

90 mn.

- Suis-je obligé d’utiliser les documents types pour une PUMA quelque-soit le

montant ?

- Oui. Pour sécuriser juridiquement l’achat et l’exécution du marché.


Questions diverses

- Le numéro de l’AGDi est-il obligatoire dans mes origines ?

- Oui, sur toutes les origines de niveau fin et pour toutes les AGD (i et g) afin

de pouvoir intégrer les notifications et les différencier des RPB

- Pour les commandes d’équipement multi-lignes et mono-quantités, dois-je

mettre le même numéro dans le champ « immobilisation nouvelle » ?

- Oui si cela concerne un seul et même équipement

- Non si chaque ligne est un équipement indépendant

- J’ai une ligne sur ma facture avec la désignation « couts indirects

d’acquisition » que je n’avais pas commandé, est-ce normal ?

- Oui. Lorsque des frais de port non prévus à la commande sont facturés, le

SCTD, en ayant demandé la validation via un WF s’ils sont > 25 €, passe ces

frais en CIA.


Questions diverses

D’autres questions ?

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