De Chorus Portail pro au service fait de la facture

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De Chorus Portail pro au service fait de la facture

avec Atol C&D et Alfresco

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Agenda Présentation de la société Alfresco et ses actualités Présentation Atol C&D Introduction sur le cadre réglementaire lié à la

dématérialisation des factures via Chorus Portail Pro. Présentation des différents scénarios de traitement pour

l’intégration de la facture en GED, la certification du service fait.

Focus sur l’intégration en GED : fonctionnement et avantages

Démonstration d’un workflow de service fait en GED Questions réponses

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Présentation Atol C&D

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réalisation de vosapplicationsmétiers

une expertise auservice de l'efficiencedes applications,

+80 collaborateurs des solutionsOpen Source deréférence

Expertise et Agilité

UX & UI : desapplicationsadaptées àleurs utilisateurs

un engagement surla durée avec nosclients, noscollaborateurs,

une volonté decapitaliser surl'humain et les retoursd'expériences de noscollaborateurs.

R&D > 10 %

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Nos activités

Information géographique,web sémantique, au servicede l’expérience utilisateurs

GED, BPM, numérisation,IntranetDes solutions open source

pour libérer votre décisionnel

IAM, ESB, Search, Cloud souverain open source (OpenStack, Ceph, KVN…)

Pentaho, une solution innovante, flexible, sans limite d’utilisateurs,

adoptée par de nombreuses entreprise ou administrations (Ministère des Finances, Intérieur, Agriculture,

Ecologie, Cerema, ANFR, ASN…)

GED et workflow pour motoriser vos processus documentaires…

associés aux meilleurs CMS Open Source pour votre intranet

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Un pôle ECM / GED● Partenaire officiel depuis 2006● Contributeur officiel au cœur logiciel d’Alfresco● +25 collaborateurs pour notre pôle ECM :

• Ingénieurs / Architectes certifiés• Consultants / Analystes

Votreintégrateur Alfresco

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Gevrey-Chambertin – Paris - Lyon 03 80 68 81 68 [email protected]/06/2016

Conseils, intégration, maintenance...● Une équipe pluri disciplinaire

(consultants, architectes, ingénierie)

● Des ingénieurs certifiés

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Le travail sur le long terme, De nombreuses références

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Expertises et retours d’expérience pour les collectivités locales

Dernières signatures : CD46, CD73, CD59, CD91, CD2A, Région Haut de France, CD78, Institut de Recherche pour le Développement…

Contrats cadres : CD93, CD33, CD14, CD41…

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Notre offre GED collectivité AlfrescoDe nombreux modules complémentaires (connecteur parapheur, statistiques…)Des modules métiers

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Les attentes de nos clientsMettre en œuvre un socle de dématérialisation pour leur organisation• GED• Parapheur électronique• Chaine de numérisation• Archivage électronique...

Capitaliser sur ce socle pour optimiser les processus de gestion :• En complément des applications• Organisation cohérentes de

l'information : des dossiers contextuels

• Recherche, collaboration• Fonctions à valeur ajoutée pour les

agents

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Les apports de la GEDLa GED doit apporter une valeur ajoutée à l'utilisateur pour le traitement de ses dossiers :

• Information en amont sur les dossiers, suivi

• Recherche• Processus de traitement• Exhaustivité du dossier• Partage et collaboration

Elle vient compléter les applications sur des services non fournit par l'application

• Accès à l’ensemble des corpus métier,

• Un document peut être utilisé dans différents contextes métiers, par plusieurs applications,

• Notification, workflow• Acquisition, diffusion, recherche• Signature électronique, archivage...

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CPP, QUELQUES RAPPELS

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Obligations et échéances• Quelle montée en charge ?• Les entreprises vont elle anticiper

les échéances ?

• À compter du 1er janvier 2017, les collectivités locales et les établissements publics recevront des factures électroniques de la part de leurs fournisseurs et d'autres entités publiques

Source AIFE

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Principes

• Trois possibilités d'émission et de réception des factures sont proposées• le mode Portail• le mode Service (API)• le mode EDI

• Le service est accessible gratuitement sur internet

• Les fournisseurs peuvent déposer leurs factures et suivre l'état d'avancement des paiements.

Quelque soit le mode de transmission Chorus Portail génère un flux pivot pour faciliter les échanges et l’intégration aux systèmes d’information des entités publiques.

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Modalité d’accès

• L'EDI (Échange de Données Informatisé) propose des échanges selon un format standardisé. Les données sont structurées selon des normes techniques internationales de référence. Ce mode nécessite le raccordement via un tiers de télétransmission un Tiers De Télétransmission (qui ce raccordera via une plateforme mise à disposition par la DGFIP)

• Le mode portail : Le mode portail est accessible aux fournisseurs via internet il suffit de disposer d’un compte utilisateur, il permet le dépôt PDF ou d'un fichier XML, et la saisie de données dans un formulaire sur le portail.

• Le mode API, met à disposition un ensemble de services interrogeables à partir d’un système d’information

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Le flux pivot

• La facture sous forme de pièce jointe

• Et, le cas échéant, les pièces justificatives (PJ) complémentaires qui auraient été jointes par le fournisseur (bon de commande…)

Le flux pivot présente• Les données

• données relatives à l’en-tête et au pied de facture : identification du fournisseur, des éléments caractéristiques de la facture (N°, date…) des montants

• ainsi que certaines informations des lignes de facturation lorsque le fournisseur a communiqué sa facture sous forme de données structurées

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Les donnéesLes possibilités de paramétrage Chaque entité publique pourra rendre obligatoire • la mention d'un code service

(permettant de ventiler les factures)

• la référence à l’engagement comptable

Source AIFE

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Modalités de suivi

Source AIFE

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QUELS SCÉNARIOS DE TRAITEMENT

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Enjeux pour la gestion des pièces justificatives du PES V2

• Au delà de la transmission des pièces, la mise en œuvre de la dématérialisation sert à l’optimisation des processus de traitement et de gestion des dossiers

• Enjeux :• Amélioration des pratiques,

harmonisation• Qualité comptable• Réduction des délais• Sécuriser les échanges

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Différents scénarios de traitement possible

Des scénarios qui évolueront entre 2017 et 2020• « urgence »• Optimisation des processus dans la

phase de montée en charge

Les scénarios dépendent :• du patrimoine applicatif de

l’organisation : capacité de la GEF, des connecteurs

• De son organisation (centralisée, décentralisée) et de ses procédures de traitement

• Des objectifs pouvant varier (volumétrie, choix stratégiques…)

A prendre en compte : pendant la période transitoire, gestion d’un flux électronique et d’un flux papier

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Différents scénarios de traitement possibleLes champs des choix

Ou

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Les principaux éditeurs disposent également désormais de connecteurs permettant une intégration plus ou moins poussée avec la solution Alfresco :• Délégation du stockage des pièces en

GED• Dépôt de pièces en GED• Référencement d’une pièce de la GED• Mise à jour des méta données ou non

selon les éditeurs• Gestion des droits d’accès

Nous avons mené ou sommes en train de mener différents projets d’intégration GEF – Alfresco.Les principaux éditeurs proposent des connecteurs CPPNous proposons un connecteur CPP Alfresco

LES CONNECTEURS GEF / CHORUS, GEDNOTRE CONNAISSANCE DE L’EXISTANT

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Traitement de la factureDépend des pratiques et solutions en place, par exemples ;• Accès à la GF ou au parapheur pour l’ensemble

des acteurs concernés ? (chef de projet pour la validation métier…)

• Présence d’un GED ou non ? Dans une logique GED transverse les Agents se sont ils appropriés les interfaces et disposent ils d’un accès

• Connecteur GF et capacités ?• Niveau de « maturité » des projets de

dématérialisation ? Des bases documentaires utiles à la gestion des pjs sont déjà structurées en GED (marchés publics, délibérations…)

• Mode de traitement actuel ?

• Intégration des contenus de CPP, de flux numérisés

• Validation du service fait• GED• Parapheur• GF• Papier

Les scénarios de traitement

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Un scénario de traitement avec Alfresco

GED et BPM au service du traitement de la facture

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Pourquoi en GED ?• Le traitement de certaines pièces est

réalisée par des acteurs qui n’ont pas accès à la Gestion financière

• Les processus sont implémentés avec des interfaces optimisées (prévisualisation+meta données, tableaux de pilotages, documents suggérés…), interfaces GED qui seront utilisées par ces mêmes utilisateurs dans d’autres contextes (GED Transverse, appropriation des interfaces…)

• Gouvernance du patrimoine documentaire

• De nombreuses pièces justificatives ont vocation à être en GED en amont

• Dossier de marchés publics Délibération, conventions

• Rapport, PV de recettes• Commandes, factures…

• Prise en compte de la phase intermédiaire avec des flux numérisés ou nativement numériques : un même cycle de traitement quelque soit le mode de transmission.

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Connecteur Chorus Portail Pro

Lancement du module de service fait.• Contrôles d’unicité de la facture• Retours intermédiaires à CPP pour

les messages fournisseurs (Service Fait, Suspendu, Refusé, Mandaté).

• Le retour sur le fait que la facture est payée est fait par Hélios.

Connecteur CPP 2017 pour Alfresco:

• Connexion sécurisée en mode API

• Découpage et interprétation du flux Pivot

• Insertion dans Alfresco • Retour d’information à CPP sur

les statuts

Connecteur Alfresco

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Service fait avec Alfresco

Intégration avec les référentiels de la gestion financière• Eviter les saisies• NormalisationAccès aux autres pièces justificativesFonctions à valeur ajoutée• Tableau de pilotage• Documents suggérés

Prise en compte des informations disponibles pour le routage : • Informations disponibles via chorus

(code service),• Informations disponibles via la

numérisation• Informations complétées par des

utilisateurs

Un même traitement pour les factures CPP ou numérisée

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Démonstration

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Questions ?

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MERCIpour votre attention

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Vos contacts

Michael NeaultIngénieur d’[email protected]

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Jean Philippe PorcherotDirecteur Géné[email protected]

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