Formation MS Project

Objectifs de la formation

Gérer un projet sous MS Project Contrôler les délais et les coûts

Anticiper certains problèmes liés à la gestion de projet

Déroulement de la formation

Le contenu de la formation, et par conséquent sa durée, dépend des attentes et des demandes des clients mais également du niveau informatique et de la connaissance en management projet des stagiaires.

Pour dispenser régulièrement cette formation à l'IUT de Cherbourg et à l'école d'ingénieur de Caen, 2 jours pour des personnes qui ne connaissent pas MS Project est une bonne durée.

Après, cette durée est modulable car certaines entreprises vont vouloir que ma prestation se poursuive par du conseil, par exemple dans leur structuration de leur projet pour les gérer sous MS Project.

Contenu standard

Voici les fonctions incontournables à connaître sous MS Project

1- Propriétés d’un projet1-1 Informations générales1-2 Définir les dates d'un projet1-3 Personnaliser le calendrier du projet

  2- Les tâches2-1 Définition des tâches2-1-1 Saisir les noms des tâches d’un projet2-1-2 Saisir les jalons2-1-3 Durée des tâches2-1-4 Faire évaluer la durée d’une tâche par Microsoft Project2-1-5 Etablir les liaisons2-1-6 Définir les délais sur les liens2-1-7 Saisir une remarque sur une tâche2-1-8 Saisir les charges de travail réalisées sur les tâches

2-2 Gestion des tâches2-2-1 Modifier la liste des tâches2-2-2 Intégrer les tâches dans un mode Plan2-2-3 Poser une date contrainte2-2-4 Fractionner une tâche2-2-5 Créer des tâches répétitives2-2-6 Définir un rappel Outlook

2-3 Optimisation du réseau des tâches2-3-1 Ajuster le chemin critique2-3-2 Vérifier les marges

3- Les ressources3-1 Définition des ressources3-1-1 Créer la liste des ressources3-1-2 Adapter le calendrier d'une ressource de travail3-1-3 Saisir une remarque sur une ressource

3-2 Affectation des ressources3-2-1 Activer le pilotage par l’effort3-2-2 Affecter des ressources à une ou plusieurs tâches3-2-3 Définir un profil de travail

3-3 Optimiser les ressources3-3-1 Permettre des heures supplémentaires3-3-2 Afficher le résumé des ressources3-3-3 Examiner les ressources surutilisées

4- Les coûts4-1 Renseigner les coûts liés aux tâches4-2 Saisir les coûts liés aux ressources Travail4-3 Audit des coûts4-4 Modifier le format monétaire  5- Les différentes représentations d’un projet5-1 Calendrier5-2 Réseau PERT5-3 Diagramme de GANTT  6- Impression6-1 Imprimer un projet6-2 Utiliser les rapports

7- Suivi de projet7-1 Faire apparaître les courbes d’avancement7-2 Enregistrer la planification initiale

1. Notions de planification1.1. Caractéristiques d'une planification

La planification, réalisée le plus souvent avant le lancement d’un projet, présente la manière dont le chef de projet souhaite atteindre l’objectif.

La planification permet aussi à chaque acteur de se situer dans le projet et de prendre conscience de son rôle.

Elle n’a d’intérêt que si elle est mise régulièrement à jour

Une planification se déroule suivant 4 étapes:

1ère étape   : Lister les tâches, estimer la durée des tâches et les ressources à employer

2ème étape   : Ordonnancer les tâches et établir les relations

3ème étape   : Construire la planification

4ème étape :  Optimiser si possible la planification

5ème étape: Contrôler les coûts et les délais

1.2. Etapes d'une planification

1ère étape   : lister les tâches, estimer la durée des tâches et les ressources à employer

1. Lister les tâches

Cette étape doit être réalisée par le chef de projet en accord avec les différents responsables de services et responsables techniques.

Un découpage trop grossier ne permet pas une véritable maîtrise du déroulement du projet.

Un découpage trop fin "noie" le chef de projet dans des détails qui l'encombrent.

Ainsi, c’est durant cette étape, qu’on pose les jalons. On appelle jalon, tout événement clé d’un projet, par exemple la date de début d’un projet doit être un jalon ou encore la validation d’un cahier des charges.

Attention, le jalon est une tâche dont la valeur est nulle.

2. Estimer la durée des tâches

La durée d’une tâche est le rapport entre la quantité de travail demandée et la capacité à mobiliser les différentes ressources pour sa réalisation.

Attention   : il ne faut pas confondre le temps de travail (appelé travail sur Microsoft Project) pour réaliser la tâche et la durée

d’une tâche. (Voir page Astuce et Conseils)

Pour estimer une durée, l’expérience personnelle est la meilleure arme.

Il existe d’autres solutions comme l’interrogation d’experts, l’application de la loi Beta.

Explication de la loi Beta

La loi Bêta est une formule mathématique qui permet de calculer la durée moyenne d'une tâche en fonction de la pondération

de 3 durées.

Pour chaque tâche, il faut prendre 3 durées :

Durée Optimiste (Do)

Durée Pessimiste (Dp)

Durée Attendue (Da)

La Durée Optimiste (Do) correspond à la durée d'une tâche qui se déroule mieux que prévue (gains de

productivité plus importants que prévus, ...)

La Durée Pessimiste (Dp) correspond à la durée d'une tâche qui se déroule pas comme prévu (retards de

livraison, imprévus techniques non pris en considération, problèmes d'arrêts machines, ...)

La Durée Attendue (Da) correspond à la durée d'une tâche qui se déroule raisonnablement comme prévu 

La formule est la suivante : Durée = (Do+Dp+4Da)

                                                             6

Cette loi Bêta, on la retrouve sous MS Project

Estimer les ressources à employer

On appelle « ressource », tous les éléments qui vont contribuer à la réalisation des tâches.

On recense le plus souvent dans les projets, 3 types de ressources :

Main d’œuvre   : pour la gérer, une bonne capacité relationnelle, un bon management(planning

des interventions des différentes personnes affectées au projet)

Moyens financiers   : avoir les notions de budget, de dépensé et de reste à faire. Pour les gérer,

un certain nombre d’outils (Ecarts, contrôle de gestion, comptabilité analytique, …)

Moyens matériels  : - matières 1ères, … ces moyens sont souvent gérés par un service support

(service Approvisionnement ou Achats)

équipements, machines pour les gérer cela s’apparente à de la logistique

(quelles machines vont être utilisées, quand, à quel moment, seront-elles

disponibles…)

. 2ème étape   : Ordonnancer les tâches et établir les relations

3. Ordonnancer les tâches

Ordonnancer les tâches c’est établir chronologiquement le déroulement du projet.

Ainsi, on définit les relations entre les tâches. Pour définir ces relations, il faut se poser la question suivante : Pour démarrer cette tâche, de quelle(s) autre(s) tâche(s) a t-on besoin ?

Il est d’usage d’utiliser la méthode PERT pour ordonnancer toutes les tâches.

PERT : Program Evaluation and Review Tasks qui donne en traduction littérale Technique de contrôle et d’évaluation d’une planification.

Mais, on le traduit toujours par Planning pour Éviter les Retards Traditionnels

Le PERT permet de représenter schématiquement le déroulement du projet et de calculer la durée totale

du projet.

. 3ème étape   : Construire la planification

Le diagramme de GANTT est la visualisation globale de la planification. Il permet aussi de visualiser les dates de début et de fin, la durée des tâches, les marges et les relations entre les tâches.

Il est possible d’intégrer à l’intérieur de ce planning, l’affectation des ressources.

. 4ème étape   : Optimiser si possible la planification

Cette étape reprend le PERT et détecte :

la marge totale : intervalle de temps pendant lequel une tâche peut être retardée sans pour autant retarder la date de fin du projet.

Marge totale = date de début au + tard – date de début au + tôt

Marge libre = intervalle de temps pendant lequel on peut reculer une tâche sans retarder d’autres tâches.

 Marge libre = date de début au + tôt du successeur le + précoce – date de fin au + tôt de la   tâche.

L’optimisation du planning permet de mieux gérer le paramètre « temps » dans un projet et de déterminer le chemin critique.

 

. 5ème étape   : Contrôler les coûts et les délais

2. Guide d'utilisation MS Project (1ère partie)

3. Guide d'utilisation MS Project (2ème partie)

4. Guide d'utilisation MS Project (3ème partie)

Guide d'utilisation MS Project (4ème partie)

CONSEILS

Astuces et conseils MS Project

Chaque semaine, je publierai une astuce ou un conseil sur l'utilisation de MS Project, n'hésitez pas à revenir régulièrement. Toutefois, si vous aviez des questions, voici mon mail a.ferey@caramail.com

Conseil N°1 : Il est très important avant de planifier sous MS Project, de commencer par modifier les paramètres sur les horaires de travail, de renseigner les jours fériés, les jours de fermeture de l'entreprise et le nombre d'heures effectuées par jour.

Si vous ne modifiez pas au préalable ces paramètres mais lorsque vous avez réalisé votre planification sous MS Project, votre planning sera complètement corrigé par MS Project. Et, toutes les contraintes (jalons, contraintes techniques, contraintes de livraison, ...) ne seront plus en phase avec notre nouveau planning. En effet, MS Project recalera les dates avec les paramètres que vous aurez saisis.

Il n'est pas aisé surtout lorsque vous êtes débutant de reprendre un planning et de le remodifier. MS Project aura changé les dates, modifier le travail des ressources etc.

C'est pour cette raison, que je conseille fortement de modifier les paramètres dès que vous rentrez sur MS Project.

Par défaut sur MS Project, il n'y a aucun jour férié de renseigner

Pour modifier ces paramètres, Outils - Modifier le temps de travail