Fonction de travail et sécurité Lutilisation sécuritaire doutils communs.
FORMATION À LUTILISATION DE LA WEBCONFÉRENCE VIA DOCUMENT DE SVIe SOLUTIONS – ADAPTÉ PAR LE...
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FORMATION À L’UTILISATION DE LA WEBCONFÉRENCE VIA
DOCUMENT DE SVIe SOLUTIONS – ADAPTÉ PAR LE CRAAQ
CRÉER UNE ACTIVITÉ DE WEBCONFÉRENCE
CRAAQ – octobre 2011
2
ACCÉDER À L’INTERFACE DE VIA - DIRECTEMENT
www.bureauvirtuel.sviesolutions.com
3
Inscrire ses coordonnéesInscrire ses coordonnées
Page d’accueil - VIA
4
Créer une activité
Créer une activité
CRÉER UNE ACTIVITÉ VIA1. rédiger le titre – sera vu dans le courriel d’invitation
5
Essentiel: inscrire nom organisme! (Agriconseils – CDugas)
Essentiel: inscrire nom organisme! (Agriconseils – CDugas)
CRÉER UNE ACTIVITÉ VIA
6
Déterminer le mode d’activité : voix par internet ou par téléphone
Déterminer le mode d’activité : voix par internet ou par téléphone
CRÉER UNE ACTIVITÉ VIA
7
Choisir date et heure de début de rencontre + durée
Choisir date et heure de début de rencontre + durée
CRÉER UNE ACTIVITÉ VIA4. Choisir les participants à l’activité
8
1. Sélectionner le groupe
2. Cliquer sur flèche verte pointant à droite
1. Sélectionner le groupe
2. Cliquer sur flèche verte pointant à droite
CRÉER UNE ACTIVITÉ VIA5. Attribuer un rôle à chacun des participants
Vert: invité Jaune: actif Bleu: animateur
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Choisir le rôle pour chaque participantChoisir le rôle pour chaque participant
Ajouter un rappel – ou modifier l’enregistrement
CRÉER UNE ACTIVITÉ VIA6. Options
10
Ajouter un rappelAjouter un rappel
Modifier l’enregistrementModifier l’enregistrement
Pour ajouter un message spécifique à cet envoi cliquer sur non
CRÉER UNE ACTIVITÉ VIA7. Enregistrer
11
CRÉER UNE ACTIVITÉ VIA8. Ajouter message optionnel
12
Ajouter un rappelAjouter un rappel
Modifier l’enregistrementModifier l’enregistrement
Ajouter un messageAjouter un message
Le courriel d’invitation automatisé
13
Titre de l’activité
Présentateur
Date/Heure
Confirmation
Liens pratiques
Veuillez prendre en note que l’adresse de branchement diffère d’une entreprise à l’autre.
Lien encrypté vers votre accueil Via
Infos d’accès
La page d’accueil Via (L’interface de gestion)
14
PRÉPARER UNE ACTIVITÉ VIA
15
Ajouter un rappelAjouter un rappel
Modifier l’enregistrementModifier l’enregistrement
documentationdocumentation
Vérification configurationVérification configuration
Téléphone, code et NIP = un NIP par participant
Téléphone, code et NIP = un NIP par participant
PRÉPARER UNE ACTIVITÉ VIAGérer les documents
16
Cliquer ici!Cliquer ici!
L’onglet Tableaux blancs
17
Il est possible de préparer ses tableaux blancs à l’avance en mode préparation.
Tableau blanc à annoter
Tableau en cours d’affichage
Retour
Numéro du tableau
Astuces pour des activités Via réussies
Création de l’activité le plus tôt possible
Invitation courriel lancée 1 semaine à l’avance
Suivi pré-activité 48h à l’avance
Branchements à l’interface synchrone 20 minutes plus tôt
Formation de base Via pour les nouveaux participants
Tests de micros et caméras – si voix par internet
Assistance technique la première heure
Suivi post-activité 24h-48h après l’activité
Une gestion efficace
RAPPEL DES OUTILS D’ANIMATION LORS D’UNE WEBCONFÉRENCE
ADAPTÉ PAR LE CRAAQ – OCTOBRE 201119
Les options personnelles – activité avec voix par Internet
Demander la parole
Activer la caméra
Les états
Activer le micro
Réglage du volume
20
Les options personnelles – avec voix par téléphone
21
Quel périphérique est activé ?
Un bouton enfoncé et vert indique que le périphérique est activé.
Pour activer/désactiver un périphérique, on clique sur le bouton.
Donner une rétroaction
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Les états nous permettent d’interagir avec les autres sans avoir à activer le microphone.
Lorsqu’un utilisateur demande la parole et lève la main, l’animateur actif reçoit une alarme sonore.
Règles de fonctionnement d’une activité Via
Lever la main afin de demander la parole
Afficher le statut absent si vous devez quitter votre poste de travail
Désactiver le microphone quand vous avez terminé de parler
Utiliser les différents états pour donner une rétroaction
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L’interface synchrone (Via en direct)
L’art de collaborer en toute simplicité
Les sections principales de l’interface d’animation
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Titre Menus
Activité
Options Personnelles
Clavardage Panneau multi-onglets d’animation
ParticipantsBande passante Outils de dessin
Document en cours d’affichage
Imprimer
Zoom
Les 3 rôles d’une activité Via
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Présentateur
Animateur
Participant
Un seul présentateur par activité. Il possède tous les droits d’interactions (clavardage, micro, caméra et annotations. Peut reprendre le contrôle de la présentation en tout temps. Gestion des droits des animateurs et participants.
Il possède tous les droits d’interactions (clavardage, micro, caméra et annotations) par défaut. Peut contrôler la présentation lorsqu’il est animateur actif. Gestion des droits des participants.
Droits d’interactions gérés par le présentateur ou un animateur. Il ne peut qu’accéder aux activités vingt minutes avant le début de celle-ci. Son interface synchrone est simplifié et n’a pas accès aux fonctionnalités d’animation ni au mode préparation.
Il y a une limite de 20 personnes actuellement par activité – mais on peut louer des sièges de plus
L’interface d’animation
27
Le présentateur et les animateurs utilisent cette interface d’animation.
La section Activité
28
Photo/vidéo de l’animateur actif
L’animateur actif
Déplacer la vidéo
Date/Heure
Temps écoulé depuis la première connexion
Mettre en pause la réception vidéo
La section Participants
29
Les participants sont classés en ordre alphabétique.
Le nombre de participants branchés
Gestion des droits
Repère
Indicateur de bande passante
Rôle/ État
Gestion des participants
Actions
La gestion des droits des participants
30
Vous pouvez donner les droits d’un périphérique à tous les participants en cliquant sur l’icône.
Gestion des droits
Droit retiréDroit autorisé
Périphérique non-configuré.
Droit à tous
L’indicateur de bande passante
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Quantité de donnés reçuesQuantité de donnés émises
Délai avec le serveur
Nous obtenons les détails de bande passante en déplaçant le curseur de la souris sur l’indicateur.
Bonne connexion. La communication est fluide sans délai. 500- ms de latence.
Connexion moyenne. La communication est fluide avec un léger délai. 500+ ms de latence
Mauvaise connexion. La communication est difficile avec un délai important. 1000+ ms de latence
À propos de la bande passante…
Les connexions sans-fil et satellite ne sont pas recommandées.
Être l’unique utilisateur du réseau à utiliser la connexion internet.
Ne pas télécharger lors d’une activité Via.
Avoir une connexion haute vitesse stable.
Avoir un ordinateur exempt de logiciels espions et virus.
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Si vous éprouvez des problèmes de bande passante, contactez votre administrateur ou fournisseur.
La section Clavardage
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Messages reçus
Boîte de clavardage
Type de message reçus
Type d’envoi
Envoyer le message
Aucun participant n’a accès aux message privés sauf celui concerné.
La section Clavardage
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Nouveau message
Par défaut, un participant peut uniquement envoyé des messages aux animateurs.
Les annotations/Outils de dessin
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Crayon
Surligneur
Autres couleurs
Estampes
Autres estampes
Texte
Taille texte
Formes
Autres formes
Outil de déplacement
Effacer
Curseur de sélection
Couleurs
Épaisseur du trait
Le curseur de sélection a 3 fonctions : Déplacer, supprimer ou voir un élément annoté.
À propos du partage d’écran…
L’extension Via Screen Sharing est requise afin de pouvoir partager son écran.
L’extension est disponible que sur PC pour le moment.
Lorsqu’on démarre le partage, tous les participants voient ce qui est en avant-plan à notre écran.
Il est possible de donner le contrôle à distance de notre ordinateur à n’importe qui dans l’activité Via.
Partage d’écran et partage d’applications sont des synonymes.
Vous n’avez qu’à installer l’extension de partage qu’une seule fois sur votre poste de travail.
L’installation de l’extension du partage (Disponible que sur PC)
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Vous devez cliquer dans la barre jaune crème afin d’installer l’active X.
Barre d’autorisation
Annuler l’installation
Terminer
L’onglet Partage d’écran
L’unique utilisateur qui doit installé l’extension est celui qui partage son écran.
Statut du partage
Démarrer/ Arrêter le partage
Installer le plugiciel
L’onglet du partage d’écran
N’oubliez pas de mettre à l’avant plan ce que vous désirez partager.
Contrôle à distance
Statut du partageBouton stop
Bouton stop
L’utilité du partage d’écran
Partage de logiciels et applications (Photoshop, Autocad, Outlook, etc.)
Support à distance (Dépannage informatique, configuration, etc.)
Partage de pages web (Sites sécurisés, Web 2.0, Intranet, etc.)
Collaboration de travail (Travailler ensemble sur un même document)
Exercices interactifs (Un participant prend le contrôle et viens apposer sa réponse)
Etc. …
Certains logiciels de sécurité peuvent empêcher le bon fonctionnement du partage d’écran.
À propos des sondages…
4 types de sondage possible : Oui ou non, vrai ou faux, confirmation et choix multiples.
Il est possible de sauvegarder des sondages afin de pouvoir les lancer plus tard.
L’animateur actif qui lance un sondage a la possibilité de garder les résultats anonymes.
Ceux qui jouent le rôle de participant ne voient que leur propre réponse mais ont quand même accès aux statistiques.
Seul l’animateur actif peut lancer un sondage.
L’utilisation des sondages est pratique pour connaître rapidement l’opinions des participants.
Les résultats d’un sondage
En déplaçant le curseur de souris sur une lettre, on peut ainsi consulter la réponse.
Réponses
Question
Statistiques
Fermer la fenêtre
Type
Partager les résultats à tous
L’onglet Web
La navigation web est locale : Les autres utilisateurs ne voient pas ce que vous faites et vice versa.
Aperçu de la page
Envoyer tous les utilisateurs au site web
Adresse du site web
Adresses précédentes
Conclusion
Tour de table
Avez-vous des questions ?
Des commentaires ?
Des suggestions ?
Support technique
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