Faites parler vos données de vente

Sophie Marchand, M.Sc., CPA, CGAExperte en modélisation d’affaireslecfomasque.com514-605-7112 / [email protected]

FAITES PARLER VOS DONNÉES DE VENTE

Par Sophie Marchand, M.Sc., CPA, CGAExperte en modélisation d’affaires

lecfomasque.com


Plan de présentation

• Introduction• Qu’est-ce que l’intelligence d’affaires?• Qu’est-ce qu’un tableau de bord?• Qu’est-ce qu’un indicateur de performance?• Pourquoi utiliser un tableau de bord dédié aux ventes?• Quelles sont les étapes d’élaboration d’un tableau de bord des ventes?• Quelle est l’importance des bases de données dans un projet d’implantation de

tableau de bord des ventes?• Pourquoi utiliser Excel comme outil de tableau de bord des ventes?• Quels sont les principaux axes d’analyse d’un tableau de bord des ventes?• À quoi ressemble un tableau de bord des ventes dans Excel?• Questions?


INTRODUCTION


Introduction

Sophie Marchand, M.Sc. Finance et CPA, CGA

Modélisation d’affaires Modèles financiers Tableaux de bord Outils de gestion

Services Modélisation financière de A à Z Audit de modèles financiers Formations (voir catalogue) Vente en ligne (outils, e-learning, études de marché)

http://www.lecfomasque.com/wp-content/uploads/2013/12/Catalogue-2014.pdf

http://www.lecfomasque.com/boutique/


QU’EST-CE QUE L’INTELLIGENCE

D’AFFAIRES?


Qu’est-ce que l’intelligence d’affaires?

L’intelligence d’affaires, c’est l’art de transformer des données brutes en information utile pouvant servir à la prise de décision.

En intelligence d'affaires, l'objectif principal est de fournir aux gestionnaires en entreprise des informations exactes, complètes et pertinentes, afin qu’ils puissent comprendre et améliorer leur performance à tous les niveaux, en valorisant au maximum chaque maillon de leur chaîne de valeurs.


QU’EST-CE QU’UN TABLEAU DE BORD?


Qu’est-ce qu’un tableau de bord?

Un tableau de bord mesure la performance de l’entreprise.

Un tableau de bord indique notamment à l’entreprise les tendances, les situations problématiques ou hors normes et les écarts avec ses propres objectifs ou avec le marché.


QU’EST-CE QU’UN INDICATEUR DE

PERFORMANCE?


Qu’est-ce qu’un indicateur de performance?

Un indicateur est une information ou un ensemble d’informations contribuant à l'appréciation d’une situation par le décideur.

Un indicateur de performance « KPI » (Key performance Indicator) est une mesure ou un ensemble de mesures braquées sur un aspect critique de la performance globale de l'organisation.

• Source : Les nouveaux tableaux de bord des managers, Éditions Organisation



Qualités d’un bon indicateur: Important - Reflète les buts ultimes et la raison d’être de l’organisation Contrôlable - Est quelque chose que les gestionnaires peuvent

directement influencer Inoffensif - N’incite pas de comportement dysfonctionnel Mesurable – Peut être mesuré facilement Précis – Exprime de façon fiable ce qui est mesuré Objectif – N’est pas sujet à discussion ou à distorsion Disponible – N’est pas dispendieux ou difficile à obtenir Opportun - Est disponible à temps pour faire une différence Compréhensible – Peut être facilement communiqué et compris Comparable – Peut être facilement comparé à une cible



• Exemple : Axe d’amélioration : service de livraison Objectif : réduire les délais de livraison de 20 % Actions/outils : garder en mémoire les dates de

commande, les dates de livraison et les dates de réception

KPI : temps attente moyen/client



http://www.klipfolio.com/resources/kpi-examples-top-retail-metrics



http://www.it-performs.com/business-intelligence-dashboards/retail



http://www.fusioncharts.com/demos/business/retail-dashboard/view/Index.html


POURQUOI UTILISER UN TABLEAU DE BORD DÉDIÉ

AUX VENTES?


Tableau de bord des ventes

Comment s’améliorer si: On ne se mesure pas? En temps réel? On ne se compare pas? On ne comprend pas ce qui génère les ventes (et donc on ne concentre pas nos énergies

là où ça compte vraiment)?

Comment atteindre ses objectifs de vente si: On n’a pas d’outil pour communiquer le plan avec clareté? On n’a pas d’outil pour mesurer les résutats obtenus vs le plan (actions correctives)? On ne mobilise pas les employés dans une seule et même direction? On ne comprend pas ce qui se passe chez nos concurrents?



Comment prendre de bonnes décisions d’affaires si: On n’a pas de visibilité directe sur ce qui se passe dans notre entreprise?

On ne comprend pas les liens de cause à effet sur les différentes variables de ventes de notre entreprise?

On ne comprend pas ce qui génère le plus de ventes et ce qui en génère le moins? On ne comprend pas l’évolution de nos ventes?

On n’a pas l’information à temps pour implanter des actions correctives?

Comment développer un avantage compétitif si: Les compétiteurs maîtrisent mieux leurs données que nous? Nous ne comprenons pas bien ce qui se passe dans notre entreprise?


QUELLES SONT LES ÉTAPES D’ÉLABORATION D’UN TABLEAU DE BORD

DES VENTES?


Étapes d’élaboration

Analyser le modèle d’affaires de l’entreprise Identifier les principales sources de revenus de l’entreprise ainsi que toutes

leurs dimensions (par produit, par région, par canal de distribution, etc.)

Comprendre le cheminement d’une vente dans l’entreprise (comment ça se déclenche et comment ça se conclue et qui est impliqué à chaque étape)

Identifier les gestionnaires des ventes clés de l’entreprise et identifier avec eux leurs processus critiques, leurs problématiques et leurs défis

Identifier les principaux clients de l’entreprise et comprendre leurs attentes

Comprendre comment l’entreprise définit son propre succès

Comprendre avec quoi ou avec qui l’entreprise se compare



Étudier la disponibilité des données données internes (en fonction des systèmes actuels : facilité d’extraction, structure,

intégrité, etc.)

données externes (indicateurs de marché disponibles)

Choisir les indicateurs de performance en fonction du modèle d’affaires de l’entreprise

en fonction de la disponibilité des données

en fonction du secteur d’activités de l’entreprise

en fonction des objectifs de l’entreprise (doit traduire les stratégies)

en fonction du respect des attributs d’un bon indicateur de performance



Élaborer le tableau de bord

Élaboration du design du tableau de bord (plan)

Mise en place des bases de données nécessaires

Cette étape est la plus importante et la plus difficile

Construction des zones de calculs intermédiaires

Construction de l’interface utilisateur

Tests auprès des éventuels usagers

Automatisation du mécanisme


QUELLE EST L’IMPORTANCE DES

BASES DE DONNÉES?


Bases de données

Les bases de données doivent: Exister Être facilement accessibles Présenter des données exactes et intègres Présenter des données complètes Posséder des clés communes pour pouvoir communiquer entre elles (le cas échéant)

Objectif: Créer un entrepôt de données (cube de données) auquel on va se lier pour alimenter

le tableau de bord (croisement des bases de données, le cas échéant)

Discussion autour du self BI


POURQUOI UTILISER EXCEL COMME TABLEAU DE BORD DES VENTES?


Pourquoi Excel?

Avantages: Familiarité des professionnels avec le logiciel Flexibilité du logiciel Capacités de personnalisation avancées (+ que logiciels commerciaux) Capacités d’automatisation avancées Possibilité de se lier à des bases de données externes Possibilité d’ajouter des add-in pour plus de performance (analyse prédictive,

graphiques, etc.) Rapidité du développement des outils Pratiquement sans frais Essor de la suite Microsoft BI / Self service (PowerPivot, PowerView et

PowerQuery) avec ou sans SQL Server et Sharepoint Possibilité d’agir comme outil intérimaire pour tester la structure


QUELS SONT LES PRINCIPAUX AXES D’ANALYSE D’UN

TABLEAU DE BORD DES VENTES?


Principaux axes d’analyse

Axe parallèle: Analyse du marketing Quels types de campagnes et quels types de médias vous permettent de fidéliser le

plus de clients et/ou de convertir le plus de prospects en clients? Quels sont les types de campagnes les plus rentables?

Objectifs visés Envoyer les bons messages aux bons clients pour améliorer considérablement leur

taux de consommation, de rétention et de récurrence. Utiliser ces données pour prévoir le taux de succès de vos campagnes marketing

futures et ainsi comprendre combien il vous en coûte pour fidéliser un client ou pour convertir un prospect en client (c’est ce qu’on appelle le coût d’acquisition d’un client).

Avec ces informations en mains, vous pourrez élaborer de biens meilleures stratégies et prévisions financières, notamment via l’analyse prédictive.



http://dashthis.com/Home/Webagencies



L’axe client Comprendre qui sont vos principaux clients et comment ils ont évolué au fil du

temps. Loi de Pareto (80/20)

Comprendre les caractéristiques de ces clients (sexe, âge, région, etc.) et leurs habitudes d’achat (type de produit ou service, canal de vente, fréquence d’achat, dollars investis en moyenne par achat, etc.). Utiliser les résultats pour faire de l’analyse prédictive

Mesurer le taux de satisfaction de vos clients. S’il est dispendieux de fidéliser un client, il est encore plus dispendieux de

convertir un prospect.



L’axe produit ou service Comprendre quels sont les produits et/ou les services les plus vendus dans

votre entreprise et les situer dans le temps, selon leur cycle de vie. Identifier les produits et/ou les services qui sont le moins populaires ou qui

sont en déclin. Vous voudrez sans doute alors les retirer de votre portefeuille de produits/services.

Comprendre les liens de cause à effet entre la vente de certains produits ou services (degré de corrélation) et identifier si ces combinaisons de produits ou services forment des substituts ou des compléments.

Se servir de cette information pour prévoir de meilleures promotions



L’axe représentants des ventes Comprendre qui sont vos meilleurs et vos pires représentants des ventes.

Les meilleurs devront être encouragés par des mesures incitatives pour maintenir et surpasser leur rendement et les moins bons devront avoir accès à du support et/ou de la formation pour améliorer leur performance.

Comprendre les forces de chacun (type de produit ou service, type de clients, etc.) et voir leur évolution dans le temps.

Comparer les représentants entre eux et comprendre combien un représentant des ventes peut réaliser de ventes en moyenne.

Cette donnée vous permettra, encore une fois, de raffiner vos prévisions financières, le moment venu.



http://www.journalofaccountancy.com/Issues/2011/Feb/20092427.htm



L’axe régions Comprendre comment se comportent vos ventes dans vos différents marchés

(ou régions). Comparer les marchés entre eux de façon absolue ou de façon relative, en

considérant la taille du marché. C’est ce qui vous permettra de calculer un taux de pénétration par marché et

déterminer ainsi si vous devez continuer d’investir dans le développement ou non du marché sous-jacent.

Comprendre ce qui se vend le mieux dans chacun des marchés et quels sont les clients types par marché.

Pour chacun des marchés, une analyse de la compétition locale s’impose, afin de mieux comprendre et conserver votre part du gâteau.



http://www.marketwired.com/press-release/pivotlink-powers-metrics-driven-companies-with-self-service-analytics-solutions-retail-1334519.htm



http://www.tableausoftware.com/



L’axe canaux de vente Comprendre le rendement de vos différents canaux de vente (ventes en ligne,

ventes au détail, ventes en gros, ventes par agents, ventes par franchises, etc.).

Regarder l’évolution des ventes par canal pour comprendre quels sont les canaux les plus lucratifs et les plus prometteurs.

Contrairement à ce que l’on pourrait croire, il est parfois plus intéressant de limiter ces canaux de vente et de déployer de plus grands efforts dans ces canaux plutôt que d’opter pour un très grand nombre de canaux diversifiés.



http://blog.atinternet.com/en/index.php/2012/01/30/optimization/how-to-optimise-online-media-channels-and-increase-roi/459



Marges de profits Peu importe l’axe choisi, s’il est intéressant d’analyser les ventes, il est

impossible d’ignorer les coûts qui y sont rattachés. Vous voudrez donc vous assurez de comprendre la rentabilité de chacun de

vos produits et services en termes de marges de profits et/ou de retour sur investissement.

Il en est de même pour vos clients, vos marchés, vos représentants et vos canaux de vente. Car à la fin de la journée, ce n’est pas tellement le "top line" qui compte mais bien le "bottom line". Si vous vendez une quantité incroyable de produits non rentables, vous ne pourrez pas être en affaires bien longtemps.



Analyse mixte Vous analyserez rarement qu’un seul aspect de vos ventes, de façon isolée. Par exemple,

vous préférerez sans doute raffiner vos analyses en jetant un coup d’oeil aux produits les plus vendus, par marché, par canal de vente, par type de client, par représentant, etc. Pour ce faire, vous voudrez donc avoir accès à un tableau de bord très flexible, vous permettant d’analyser vos ventes dans toutes ces dimensions.

Comparaisons Finalement, s’il est intéressant de mesurer et d’analyser vos données de vente, il est

encore plus intéressant de les comparer. Les comparer avec quoi? Avec le passé, pour comprendre leur évolution Avec les objectifs, pour motiver les troupes et garder le cap Avec le marché, pour mieux vous mesurer à vos compétiteurs



Exercice 1

Identifier les principales sources de revenus de votre entreprise.

Identifier les dimensions de chacune de ces sources de revenus.

Dans quels systèmes sont emmagasinées ces données?

Quels sont les dispositifs d’extraction de données de ces sytèmes?

Quels sont les champs que vous pouvez extraire de ces systèmes?



Exercice 2 Quelles sont les décisions que vous devez prendre concernant vos ventes? Définissez 3 indicateurs de performance, en relation avec ces décisions et en

relation avec ce que vous avez identifié comme données disponibles dans l’exercice 1.

Jetez un coup d’œil à chacun de vos indicateurs et voyez comment ils se confrontent à la liste d’attributs présentée plus tôt Plus le nombre d’attributs respectés est grand, plus l’indicateur a de valeur.


À QUOI RESSEMBLE UN TABLEAU DE BORD DES

VENTES?



http://www.lecfomasque.com/produit/tableau-de-bord-des-ventes/




QUESTIONS?


Conclusion

Questions? Pour toutes vos questions sur l’élaboration de tableaux de bord, de

modèles financiers ou d’outils de gestion dans Excel, communiquez avec moi:

Sophie Marchand, M.Sc., CPA, CGA 514-605-7112 [email protected] lecfomasque.com

mailto:[email protected]

http://lecfomasque.com/

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