BimestrielJuillet 2012

80Le magazine de la communication live et de l’event marketing

Bureau de dépôt: Gand X – Agrément: P904117

Live communication cLarté et efficacité (1e partie)

event inteLLigence Dernières évoLutions

event agencies vo event fête ses 20 ans

event marketing White rabbit offre un festivaL à cegeka

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sommaire 3

InsIde news005 EventNews

L’actualité de la scène événementielle belge

event MarketIng008 Cré-Action donne des ailes… à RedBull

Le 5 mai dernier, quelque 25.000 personnes se sont pressées au Mont des Arts à Bruxelles pour assister à la course de caisses à savon RedBull. Un événement ‘piloté’ par Cré-Action.

event agencIes010 20 ans d’événementiel

VO Event a franchi cette année le cap des 20 ans d’existence. Michel Culot revient ici sur deux décennies d’événementiel en Belgique.

013 White Rabbit offre à Cegeka son propre festivalCette année, la société d’informatique hasseltoise Cegeka souhaitait célébrer son 20ème anniversaire en compagnie des membres de son personnel et a, à cet effet, fait appel à l’agence White Rabbit.

event ManageMent014 Live communication:

Franche et efficace – 1ère partieDe plus en plus d’agences d’événements ont emprunté la voie de la ‘live communication’. Qu’entendent-elles par là?

017 “Rendre les bons stimuli ‘top of mind’” Kristof Bastiaensen de NewWorld explique comment son agence peut faire la différence en termes de live communication grâce à l’approche appropriée.

020 Event Intelligence: L’évolution fulgurante de la technologie événementielle... Dans cette série d’articles, nous traduisons en langage de tous les jours les derniers développements survenus au sein de l’industrie des meetings et événements.

MeetcentIves 022 Hébergement stylé et accueil unique

dans les hôtels Sandton

024 Le Village des Neiges de Montréal

event BusIness027 Exposez au plus grand salon européen de

l’événement à un tarif avantageux

028 Benelux Event Awards: la parole aux partenaires

supplIes032 L’actualité de BESA

034 BESA tend la main aux people agenciesBESA a récemment convié une dizaine de people agencies à une table ronde, dans l’intention d’apprendre ce qu’elles attendent précisément d’une association professionnelle.

036 Un capital entre ombre et lumièreEtude de notoriété et de satisfaction du personnel événementiel.

048 Le secteur événementiel rassemble monde réel et virtuelLe monde réel et le monde virtuel agissent de plus en plus comme un duo symbiotique. On observe également un rapprochement au sein du secteur événementiel.

050 “Les clients veulent plus pour moins de budget”Les sociétés à avoir répondu positivement à notre invitation à partici-per à un débat sur l’actualité du secteur de la location de décors et de mobilier étaient une petite vingtaine. La preuve que les choses bougent énormément dans ce segment. Compte-rendu d’un débat animé…

052 Étude de notoriété et de satisfaction des loueurs de mobilierEn mai dernier, 291 traiteurs et agences d’événements ont été sondés pour identifier la renommée et la satisfaction des loueurs belges de mobilier. Résultats…

colophoncouverture cré-Action eXPerIeNce MAGAZINe Experience, le magazine Benelux de l’organisateur d’événements et du marketing événementiel.tIrAGe 14.200 exemplairesDIFFuSIoN Belgique, France, Luxembourg, et Pays-Bas (Nederlandse versie op aanvraag)FreQueNce Six fois par aneDIteur LEO BVBA Rue des Ixellois 1 - BE 4000 Liège Tél.: +32 (0)4 224 78 71 Fax: +32 (0)4 226 94 84 E-mail: jp@eventbox.beeDIteur reSPoNSABLe Erik De Ridder edr@eventbox.bereDActeur eN cHeF Jean-Paul Talbot jp@eventbox.be

eQuIPe reDActIoNeLLe Jacques Legros, Jan Hoffman, Jeroen Coteur, Wim Vander Haegen, Joanna Pays, Ruud Van De Locht, Jesse Van Daele, Arjan DesanteArt DIrector Bert WagemansABoNNeMeNtS Valérie Laforgia val@eventbox.beL’abonnement à Experience coûte € 130 par ans (hors TVA). S’ajoutent à cela des frais de port pour les envois en dehors du Benelux et de la France. L’abonnement étudiants coûte € 70 par an (TVA comprise). Pour obtenir un tel abonnement, une copie de la carte d’étudiant est obligatoire. Les demandes d’abonnement peuvent s’effectuer par écrit avec mention de votre nom, de votre fonction, du nom de votre société et de l’adresse d’expédition. Les abonnements sont souscrits pour un an et prolongés jusqu’à révocation. La révocation des abonnements doit être introduite par écrit deux mois avant l’expiration de la période d’abonnement.SALeS MANAGer Erik De Ridder GSM: +32 (0) 486 13 13 13 E-mail: edr@eventbox.be

ProDuct MANAGer Gregory Smet GSM: +32 (0) 495 52 29 25 E-mail: gs@eventbox.beDIFFuSIoN Hilde De Ridder E-mail: Traffic.leo@telenet.beIMPreSSIoN Schaubroeck, NazarethcoPYrIGHt Aucun élément de cette publication ne peut être repris, multiplié ou copié sans autorisation explicite de l’éditeur. Outre Experience, LEO édite également Event & Expo Guide, Toys & Games et The Corporate Traveller.ISSN Expédition Belgique Parution 6 x par an dans le BeNeLux et en France. Bureau de Dépôt: Gand X, Agrément: P904117. E.L.: E. De Ridder, Rue des Ixellois 1, BE 4000 Liège

WE POWERED UP THEIR EVENTS

Check more of our action work and feel

the power in our offl ine and online

communication campaigns at www.dms.be

Ça y est, notre beach club est prêt ! C’est avec fierté que The Outsider Coast présente le tout nouveau club de Westende. Envie d’un teambuilding tout confort à la mer? Le nouveau bâtiment dispose de toutes les facilités pour soigner votre team day dans les moindres détails.

Découvrez divers sports de plage et aquatiques dans une ambiance détendue.

Envie de filer comme le vent sur la plage durant une séance de char à voile ou de faire plus ample connaissance avec les vagues durant une séance de golf-surfing ou de rafting en mer? Ou d’organiser un beach trophy sur la place avec tout votre groupe? Nous nous occupons de tout!

Avec plus de 16 ans d’expérience, nous sommes le partenaire idéal pour toutes vos activités au littoral.

Après l’effort, le réconfort: au terme des activités, vous pourrez vous rafraîchir avant de vous détendre sur la terrasse ou au bar. Et pour terminer, nous organisons un barbecue de clôture avec un panorama exceptionnel sur la mer.

Vous préférez organiser votre événement à Ostende ou dans une autre station balnéaire? Nous organisons sur demande votre beach day où vous voulez!

Nous espérons vous voir bientôt au bord de la mer!

Plus d’infos? info@theoutsidercoast.be

THE OUTSIDER COAST ET LE NOUVEAU ‘PLACE-TO-BE’ À LA PLAGE

5eventnews.beEvent styling de A à Z

Orange3 propose au client un service de location de mobilier Gandia Blasco, de mobilier de plage, de chapiteaux et de sols, mais aussi un

service de livraison, de montage et de suivi de concepts élaborés en colla-boration avec le client. Orange 3 est synonyme de concept global faisant de chaque fête un événement réussi.

Après une collaboration réussie avec Commercial Renting et Ants Productions lors du championnat de Belgique de motocross en 2011, Marc Van Sintruyen de BM Projects a avancé l’idée de créer une plateforme de collaboration per-manente entre les trois entreprises. L’expertise commune de ces trois prota-gonistes a permis la mise au point d’un projet bien pensé reposant sur trois forces exécutives complémentaires, ayant encore bien plus à offrir au client en faisant bloc.

Orange3 assure la location, la livraison et le montage de mobilier avec déco-ration assortie. La plateforme garantit un effet maximisé pour chaque événe-ment, dans le cadre des possibilités du budget mis à disposition.

BM Projects est un studio créatif qui met au point et réalise des concepts dé-coratifs dans son propre atelier. Le client peut faire appel au studio pour une concrétisation bien pensée de ses événements, stands d’exposition, brand activations... BM Projects garantit en outre un suivi de production précis le jour de l’événement. Commercial Renting transporte les décors BM sur le site événementiel et prend en charge le soutien logistique nécessaire grâce à sa vaste expérience dans le transport, la pose, la sonorisation, l’électricité, etc. La société est en outre un field marketeer d’envergure ayant un rôle impor-tant à jouer au sein de chaque campagne promotionnelle. Le troisième pilier d’Orange3 se nomme Ants Productions. Forte de sa créativité décorative, cette agence d’event styling apporte la touche finale indispensable à chaque événement.

Orange3 n’est pas un énième ‘concept événementiel’ mais une collaboration solide entre trois partenaires exécutifs proposant des prix honnêtes sans ar-rangements mutuels sur le moindre extra. Les équipes sont constituées de collaborateurs expérimentés travaillant ensemble à concrétiser chaque projet de manière réaliste et logique de A à Z.

plus d’infos: www.orange3.be

Un traiteur durable pour des festivités durables

Chris Derudder a développé sous le nom de ‘daŭranta’ un concept uni-que offrant aux événements une gastronomie durable et des services

colorés pour les entreprises, institutions gouvernementales et organi-sations. daŭranta n’entend pas seulement illustrer toute l’ampleur de la diversité locale mais aussi faire la différence en formant dans un cadre commercial des personnes éprouvant des difficultés d’insertion sur le

marché du travail, afin de les épau-ler dans leur recherche d’un emploi durable.

daŭranta offre aux entreprises la possibilité de concrétiser la philo-sophie ESR (entreprenariat sociale-ment responsable) en dotant leurs événements d’un catering durable. Au sein de ces activités, daŭranta vise la diminution de la pression environnementale et des déchets, l’amélioration du bien-être animal et l’optimisation des conditions de travail dans le cadre d’un contexte économique faisable. Cette philo-sophie s’applique aussi aux activités des producteurs, transformateurs

et distributeurs de matières premières auxquels le traiteur fait appel pour l’exécution de ses services.

Comme daŭranta s’investit à la fois d’une mission commerciale et sociale, le traiteur a opté pour une scission en deux entités: daŭranta partenaire com-mercial (entreprise sous forme de coopérative) et daŭranta partenaire social (asbl). Les entités sont indissociables mais ont chacune leur propre mission et stratégie et leurs propres objectifs. Sous le pavillon de la coopérative, on retrouve daŭranta Event Catering, daŭranta Business Catering, daŭranta School Catering, daŭranta Restaurant (resdaŭranta) et daŭranta Event Lo-cations. daŭranta souhaite faire partager à un maximum de personnes son concept d’‘Une Histoire dans votre Assiette’, axé sur le respect de la personne, de l’animal et de l’environnement. Les produits utilisés sont majoritairement originaires de la culture biologie (locale) et/ou du commerce équitable (fair trade) et/ou d’agriculteurs en reconversion. Les vins, bières, jus de fruits et softs sont tous certifiés bio.

Dans son volet asbl, daŭranta endosse un rôle socioéducatif en dévelop-pant des parcours de formation, en recrutant et formant des personnes en difficulté d’insertion sur le marché du travail et en accompagnant ces élèves vers un emploi. Ici également, l’accent est mis sur la qualité et la durabilité. daŭranta travaille avec des partenaires éducatifs et associatifs et assure une cohésion solide avec le marché du travail via des partenaires professionnels. L’intégration et la collaboration sont mises en pratique quotidiennement par les élèves et les collaborateurs de daŭranta et for-ment une source d’expérience et de connaissances en matière de diversité et de complémentarité.

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Le meilleur choix pour faire du businessLa ville d’Anvers se profile comme une ville hôte dynamique au cœur de

l’Europe. Grâce à la diversité de ses infrastructures, il s’agit de la destina-tion idéale pour rassembler les gens, les services et les affaires. Pour celui qui envisage d’organiser des réunions ou conventions, Anvers constitue dès lors le meilleur choix.

Les excellentes liaisons avec le reste de l’Europe forment un des gros avan-tages de la ville. Pas moins de cinq autoroutes internationales se croisent à Anvers, de telle sorte qu’elle est rapidement accessible tant depuis l’Allema-gne que depuis les Pays-Bas et la France. Grâce aux trains express, Anvers n’est qu’à 30 minutes de Brussels Airport. La métropole dispose aussi de son propre aéroport d’affaires efficace à un jet de pierre du centre-ville. Différents facteurs contribuent à ce que tant les habitants que les touristes et les hommes d’af-faires apprécient la ville d’une façon largement supérieure à la moyenne en matière d’habitat et de visites. L’industrie diamantaire, le shopping, la mode et la culture vont de pair avec la vie agréable que la ville peut offrir. Anvers offre en effet un très large choix de cafés et restaurants pour également soigner les ‘gourmands’ aux petits oignons. Son patrimoine culturel est archiconnu. Déjà à l’âge d’or des 16ème et 17ème siècles, les artistes et scientifiques de premier plan comme Rubens et Van Dyck ont fait d’Anvers leur port d’attache. Les innombrables musées, églises, théâtres et autres temples de la culture sont les témoins du riche héritage que la ville s’est forgé au fil des siècles, mais la scène contemporaine y est également pétillante. Des artistes de renommée mondiale louent en effet la ville pour son style moderne et sa ‘vibe’ créative.

plus d’infos: antwerp tourism & convention - www.visitantwerpen.be

The Outsider Coast présente le nouveau ‘place-to-be’

C’est avec une fierté bien légitime que The Outsider Coast présente le tout nouveau beach club de Westende. Le nouveau bâtiment dispose de tou-

tes les facilités pour soigner votre team day dans les moindres détails. Envie d’un teambuilding tout confort à la mer? Découvrez toute une série de sports de plage et aquatiques dans une ambiance détendue. Envie de filer comme le vent sur la plage durant une séance de char à voile? De faire plus ample connaissance avec les vagues durant une séance de golf-surfing ou de rafting en mer? Ou peut-être préférez-vous organiser un beach trophy sur la plage avec tout votre groupe? Aucun problème: The Outsider Coast s’occupe de tout pour vous. Avec plus de 16 ans d’expérience, l’entreprise est aujourd’hui le partenaire idéal au littoral. Après l’effort, le réconfort: au terme des activités, vous pourrez vous rafraîchir avant de vous détendre sur la terrasse ou au bar. Pour conclure en beauté, The Outstider Coast organise volontiers un barbe-cue avec une vue exceptionnelle sur la mer.

Et ce n’est pas tout: cette année, l’organisme de la Clef Verte décernait sous le slogan ‘Have a green meeting’ ses premières certifications destinées aux sites de réunion écologiques. ’t Kraaienest de The Outsider Coast, situé sur l’îlot à la bifurcation du canal Plassendale-Nieuport, fut le seul site de Flandre oc-cidentale récompensé pour sa gestion d’entreprise écologique. ‘t Kraaienest dispose de 20 couchettes, de vaste infrastructures et d’un agréable bar ac-cueillant chaque groupe pour les repas ou toutes sortes d’activités. Un autre bar jouxté d’une spacieuse terrasse, des salles supplémentaires et plusieurs terrains récréatifs situés autour du site viennent compléter l’offre.

plus d’infos: www.theoutsidercoast.be © Filip Dujardin / Neutelings Riedijk Architecten

© Antwerp Tourism & Convention

7eventnews.be

Quand l’eau crache le feu …

Art Of Confusion – 7th Heaven est fier de présenter sa dernière création ‘special effect’: la FireFoutain. Cette FireFountain n’est pas une fontaine à

eau ordinaire, pas plus qu’un jeu de flammes classique mais une combinaison des deux. L’eau et le feu dans une fusion parfaite, une véritable primeur au Benelux.

La fontaine s’élève facilement jusqu’à 10 m de haut, tandis que le feu l’escalade en séquences prédéfinies ou brûle à son sommet, en fonction de la demande. La FireFountain fait danser les flammes à la surface de l’eau ou grimper le long des contours de la fontaine, dont les jets continus oscillent entre 0 et 10 m. La fontaine peut également être éclairée au moyen de LED pour un effet décuplé dans l’obscurité. La FireFountain est destinée à un usage profession-nel et équipée exclusivement de composants européens de qualité dans un souci de sécurité maximale. Elle satisfait aux normes de sécurité UE les plus strictes.

vous pouvez d’ores et déjà visionner plusieurs vidéos sur www.7theaven.be.

Nouveaux bureaux pour DMG-security

Début juin dernier, les bureaux de DMG-security ont déménagé vers des locaux plus spacieux juste en face de l’ancien bâtiment le long de la

Zoerledorp à Westerlo. En raison de la croissance constante de la société, qui compte désormais huit personnes chargées du volet administratif, l’ancien espace de bureaux était devenu trop exigu pour pouvoir travailler correcte-ment et accueillir les clients (sur rendez-vous) dans les conditions de confort souhaitées.

DMG-security est une agence de sécurité polyvalente flexible. Qu’il s’agisse de gardiennage mobile ou statique de bâtiments, de marchandises ou de personnes, de contrôler l’accès ou les personnes lors d’événements publics, le client pourra compter chez DMG-security sur un service personnalisé et diversifié, parfaitement conforme à toutes les exigences, évidemment dans le respect de la législation. L’été 2012 s’annonce particulièrement chargé pour la société de Westerlo. Outre des activités de body-guarding et différentes missions de gardiennage statique comme la protection des hôtels Sheraton à Bruxelles, les collaborateurs de DMG-security seront discrètement sur la brèche lors de nombreux événements spéciaux, comme pratiquement tous les grands festivals de Belgique.

Lounge en partance pour la Wallonie

Avec 45 exposants – une surface d’exposition complète – et 1011 visiteurs, l’organisateur Geert Torfs peut être satisfait de Lounge12, l’événement de

networking audiovisuel qui a eu lieu début juin dernier à l’Hospitality Center du Sportpaleis d’Anvers.

“Je pense que nous avons trouvé cette année un bel équilibre entre sympo-siums et exposants”, affirme Geert Torfs. “Nous avons enregistré moins de pics au niveau de l’affluence, de telle sorte qu’il y avait constamment du monde au salon. Les visiteurs reviennent aussi chaque année, ce qui signifie qu’ils considè-rent tout de même Lounge comme un bon salon. A Lounge déambulent aussi chaque année quelques gros acheteurs qui visitent tous les stands et passent même des accords importants. A côté de cela, je suis aussi très satisfait des deux orateurs de haut vol que nous avons réussi à attirer, à savoir Wim Schamp et Jo-ris Walraet, qui ont tout deux proposé un exposé raffiné mais surtout très clair.”

La modification de la répartition des salles a également porté ses fruits. “Cette année, nous avions un espace de symposiums unique au deuxième étage, auquel avait été ajouté un bar pour discuter agréablement. Le public était ainsi mieux réparti sur toute la surface du salon. Je pense qu’en quatre ans, Lounge est devenu une valeur sûre du paysage audiovisuel. En 2013, nous avons programmé Lounge les mardi 4 et mercredi 5 juin. Mais nous travaillons actuellement à la mise sur pied de la première version wallonne de Lounge. Il se pourrait donc que nous ne fassions qu’une édition wallonne de Lounge l’an prochain, puis de nouveau une édition flamande en 2014.”

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cré-Action donne des Ailes… à redBullLe 5 mai dernier, malgré le ciel menaçant et des températures largement sous les normes saisonnières, quelque 25.000 personnes se sont pressées sur les abords du Mont des Arts à Bruxelles pour assister à la désormais traditionnelle course de caisses à savon RedBull. 80 équipages, tous plus originaux les uns que les autres, ont dévalé les 380 mètres du circuit imaginé par Stefan Everts et Fred Bouvy et agrémenté cette année d’un jump et d’un virage incliné digne des plus célèbres courses d’indy car. Un événement ‘piloté’ de mains de maître par Cré-Action.

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sations, plan de crise, rapports avec les intervenants comme la Ville de Bruxelles, la Police, les pompiers, etc.). Pour donner quelques chiffres, cette course, c’est 15 semi-remorques de matériel, 1.600 ballots de paille, 5 écrans led, 10 prises caméra, 2 camions de régie vidéo, 1 camion de régie son, 1 camion de régie écrans et pas moins de 250 intervenants du montage jusqu’au démontage. Le principal défi résidait précisément dans le timing, à savoir 24 heures pour le montage, la réalisation et le démontage, afin de libérer l’espace pour les fêtes de l’Iris. Autant dire que tout devait être réglé comme du papier à musique…»

Réussite«Outre les énormes retombées médiatiques, le débriefing de RedBull a été extrêmement positif. Ses responsables ne s’attendaient pas à voir une telle foule vu les conditions climatiques peu engageantes, de telle sorte qu’ils considèrent l’édition 2012 comme particulièrement réussie et ne tarissaient pas d’éloges pour notre travail. Bref, nous avons car-tonné, comme on dit! – un terme qui rappellera certainement quel-ques souvenirs à certains des participants…», conclut Marc-Antoine Sauvage.

Cet événement très médiatisé permet avant tout de pousser un ‘coco-rico’ pour notre petite Belgique et plus particulièrement pour notre agence, comme nous l’explique Marc-Antoine Sauvage, directeur

de Cré-Action. «En effet, le concept que nous avons créé à la base est désormais repris à l’international par RedBull pour toutes ses courses de caisses à savon, de Los Angeles à Madrid. En outre, cette course constitue l’aboutissement d’une campagne de publicité nationale pour la marque de boissons énergisantes. RedBull rayonne en effet pendant plusieurs mois à travers les caisses à savon, avec un véritable pic de communication durant les 15 jours précédant la course, suivi d’une importante couverture médiatique».

Spectacle total«La grosse particularité des caisses à savon, c’est que les participants sont les héros de l’événement. Ce sont eux qui, de A à Z, créent l’aspect décor, l’originalité et le spectacle. Tout le travail de Cré-Action consiste à leur donner la meilleure plate-forme possible afin que le spectacle soit total. Il s’agit cependant d’un événement qui demande facilement quatre mois de préparation (communication above, aspects pratiques tels qu’autori-

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Cegeka collabore depuis déjà plusieurs années avec White Rabbit pour diverses réalisations. Et pour les célébrations de son 20ème anniversaire également, elle a directement pensé à l’agence de

Jo Haegeman. “Cegeka voulait célébrer son anniversaire d’une manière originale”, explique Jo Haegeman de White Rabbit. “L’idée d’organiser un festival pour les collaborateurs et leurs partenaires a été directement appréciée. Après une préparation d’un peu plus de six mois, le personnel a pu se défouler le 2 juin lors du festival Cegaka Rock.”

Une belle afficheLe terrain du festival était constitué d’un grand chapiteau TFS pour les concerts festifs et d’une tente à miroirs pour les concerts ‘club’ plus in-times. “L’objectif consistait à créer l’ambiance d’un véritable festival. En premier lieu avec une belle affiche d’artistes. Une affiche à l’accent forte-ment limbourgeois, avec par exemple Stijn Meuris qui a donné un concert intime exclusif. Nous avons eu sur scène des artistes très différents, allant de Cookies & Cream à 2 Fabiola, et de DJ Sven Ornelis à Axl Peleman. The Voice Vlaanderen était également bien représenté avec cinq artistes

en ouverture de l’événement. Pour le reste, nous avons créé une véritable ambiance de festival en reprenant toute une série d’ingrédients typiques des festivals. Nous avons ainsi travaillé avec des billets à déchirer comme invitations, des bracelets, des goodie bags et, naturellement, de grands bars et des échoppes à snacks. La soirée s’est clôturée par un grand feu d’artifice.”

Priorité à la sécuritéVu que Cegeka préférait que l’événement soit organisé sur son propre terrain, cela a entraîné de très nombreux défis logistiques. “D’une part, parce qu’il s’agit d’un parking où il n’est pas évident de dresser un cha-piteau et, d’autre part, parce que Cegeka dispose d’un centre de données sur le site, impliquant dès lors de très nombreuses mesures de sécurité. Nous avons donc accordé énormément d’attention au dossier sécurité. Après le drame du Pukkelpop l’an dernier, il s’agit également d’un sujet très sensible à Hasselt. Nous nous sommes régulièrement réunis avec la police et les pompiers et ils nous ont d’ailleurs aussi complimentés pour notre approche.”

White rABBit offre à cegekA son propre festivAl

Cette année, la société d’informatique hasseltoise Cegeka souhaitait célébrer son 20ème anniversaire en compagnie des membres de son personnel et a, à cet effet, fait appel à l’agence White Rabbit. L’équipe de Jo Haegeman a organisé pour elle un festival de musique sur le propre site de la société. A la découverte de Cegeka Rock….

“TouTes nos aTTenTes onT éTé dépassées”Les responsables de Cegeka sont en tout cas très positifs par rap-port à cet événement. “Vu que nous voulions célébrer notre 20ème anniversaire avec nos collaborateurs et leurs partenaires, nous étions à la recherche d’un concept accessible à tous”, explique Griet Vanrijkel de Cegeka. “Une demande à laquelle a très bien répondu Cegeka Rock. La collaboration avec White Rabbit a également été parfaite. Nous apprécions leur approche personnalisée et leur ouverture. Ils ont très bien senti vers où nous voulions aller.”

“Nos objectifs ont été plus qu’atteints”, ajoute sa collègue Ina Vanders-missen. “Nous étions partis sur une base initiale de 1.000 personnes, mais nous nous sommes finalement retrouvés à 1.300. Nos attentes ont été dépassées à tous les niveaux. Tout s’est parfaitement déroulé et cela a rejailli sur tout l’événement. Les participants présents se sentaient à l’aise et tout le monde était très détendu.”

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VO Event a franchi cette année le cap des 20 ans d’existence. Un âge respectable dans le secteur, pour cette agence qui porte un regard lucide sur le marché et envisage son avenir avec sérénité. À l’image de Michel Culot, son fondateur qui revient ici sur deux décennies d’événementiel en Belgique

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Quand VO a vu le jour en 1992, le pays ne comptait que quelques agences d’événements et leurs missions étaient encore très ‘sim-ples’.

«Le below-the-line tentait alors de se faire reconnaître, notamment par le biais de la micro-communication, que l’on appelle aujourd’hui la ‘brand activation’,» se souvient Michel Culot. «Les agences de pu-blicité dominaient le marché et recouraient aux premières agen-ces d’événements pour créer le buzz, orchestrer des coups médiatiques. Pour le lancement de Canal+ Belgique, je me souviens par exemple d’avoir organisé la projection des bandes annonces du premier Indiana Jones sur des More O’Ferral situés dans les grandes villes du pays. L’opération peut aujourd’hui paraître simple, mais à l’époque c’était incroyable et on a fait la une de la presse.»

LibérationAssez rapidement, les annonceurs ont compris l’impact que ces opérations de terrain pouvaient générer pour leurs marques. Pour la première fois de son histoire, la communication tenait un média capable d’interagir directement avec le public, de le cibler et de jouer sur ses émotions.

«Dans la foulée des opérations menées pour nos clients, nous nous sommes lancés dans des investis-sements propres comme la production de la Nuit des Publivores, la recherche de sponsoring pour Couleur Café ou encore la création et la production /de la pati-noire de Bruxelles, qui fut une première européenne et a focalisé l’attention des médias internationaux sur la capitale. Une première forme de city marketing, en fait... Cette décennie a aussi vu apparaître les Douwe Egberts Drive-In Movie Days, qui nous ont permis d’affiner nos outils de ciblage et d’interactivité avec le public. Conjugués à la confiance croissante des annonceurs envers les agences d’Event, ces événements entièrement gérés en interne ont per-mis aux jeunes agences d’événements de se libérer progressive-ment des agences de publicité,» poursuit le fondateur de VO.

De fil en aiguille, la seconde moitié des années ’90 a été marquée par l’avènement du through-the-line. Cette véritable révolution dans le secteur a inscrit l’événement parmi les composantes naturelles du marketing mix des entreprises.

20 Ans d’événementiel

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workshops créatifs et stratégiques. La création de systèmes de suivi des grands comptes est un exemple parmi tant d’autres. Ils nous permettent notamment de fournir un suivi conforme aux demandes des services d’achats en matière de process très pointus. Un niveau d’exigence que très peu d’agences peuvent fournir en Belgique. Plus récemment, le développement durable et la responsabilité sociétale des entreprises se sont inscrits dans la politique de gestion des entreprises, commu-nication comprise. Pour ce qui concerne l’événement, cette notion de développement durable ne se cantonne pas à la fourniture de quelques gobelets en plastique. Elle place l’événement en lien avec toutes les autres formes de communication, que ce soit marketing, vente, RP, etc. L’objectif de cette notion est d’amener du sens à chaque démarche concrète et de relier l’ensemble des outils de communication. Au-delà de toutes ces compétences intégrées, l’événement reste le vaisseau amiral de notre entreprise. Il bénéficie d’une attention de tous les ins-tants, notamment par un système informatique permettant à chaque collaborateur d’instiller des concepts créatifs dans une base de données accessible à tous.»

«Enfin, l’ère digitale a généré un changement d’attitude radical chez le consommateur,» précise Michel Culot. «Ce dernier n’est plus disposé à adopter la vision qu’une marque lui impose. Le web et les réseaux sociaux lui ont donné l’occasion de s’exprimer, positivement ou non, de se regrouper, d’agir et interagir. Le digital est un monde éminemment complexe, en évolution constante, qui demande une approche et une gestion approfondies par des spécialistes que nous sommes devenus.»

Nouveaux défisSon avenir, l’agence semble vouloir le développer sur la base de l’expé-rience, de la continuité et de l’ouverture.

«D’un point de vue interne, la structure de VO vient tout juste de s’étoffer avec l’entrée dans son actionnariat d’Alexandre Velleuer et Vinciane Morel, deux jeunes entrepreneurs évènementiels qui maitrisent désormais toutes les facettes du métier et qui vienne consolider les fondations de l’agence aux côtés de Michel Culot et de Patrick Parmentier. L’expertise que nous nous sommes forgé en 20 ans, sur un marché belge assez particulier par rapport à nos voisins, nous permet d’envisager un développement vers l’étranger,» nous confie Michel Culot. «Le multilinguisme et le prix de nos prestations nous placent en position concurrentielle favorable sur ces marchés. Tout récemment, on a notamment pu retrouver les équipes de VO en Allemagne et en France mais aussi sur des projets institutionnels dont la vocation dépasse nos frontières, comme pour l’Union européenne ou la candidature de Liège 2017. Les premiers pas vers cette expansion ont donc déjà été concrétisés…»

«Cette nouvelle approche de la communication a connu une adhésion telle que certaines campagnes through-the-line ont vu la chronologie des opérations s’inverser, faisant de l’événement un point de départ. Autrefois omnipotentes, les agences de publicité ont donc dû concéder du terrain à une série de bureaux aux compétences très spécialisées.»

DigitalisationÉvénements, field marketing, brand activation, guerilla, reveals, activa-tion, calculs du ROI et des KPI,… les approches et les méthodes se sont multipliées à l’aube du deuxième millénaire. De leur côté, les annon-ceurs se sont eux aussi professionnalisés.

«Les compétences se sont multipliées ces dernières années,» confirme Michel Culot. «Mais la véritable révolution de ces dernières an-

nées est évidemment l’ascension fulgurante du digital et des sociétés spécialisées dans ce domaine. Tous les grands groupes

ont aujourd’hui intégré l’internet et les réseaux sociaux, VO Communication y compris, avec la création de VOICE (la cellule ‘web’ et médias sociaux de, VO créée il y a trois ans, ndlr). Si le digital a conquis la communication au sens

large, l’événement conserve toutefois un rôle majeur dans le mix, en demeurant le lien physique qui unit la marque et sa cible.»

ProfondeurÀ l’heure actuelle, les agences d’événements qui

peuvent se targuer d’une telle longévité tout en restant dans le top 5 de la scène événe-

mentielle nationale sont extrêmement peu nombreuses. La capacité d’adap-

tation de l’agence, son renou-vellement et son inclinaison à

intégrer tous ces changements dans la profondeur n’y sont naturellement pas étrangers.

«Au cours de ces 20 années de métier, l’évolution du marché et des technologies ont toujours fait partie de notre quotidien. Dans ce

cadre, nous nous sommes toujours efforcés d’intégrer

ces nouveautés dans la profon-deur. Grâce à de nouvelles cellules

spécialisées ou à des systèmes internes de

event management14

De plus en plus d’agences d’événements ont emprunté la voie de la ‘live communication’. Qu’entendent-elles par là?La live communication forme un moyen fort et direct d’interagir avec le groupe cible visé. La rencontre de ‘l’expérience’ et de ‘la communication’ donne naissance à un puissant effet levier. A condition bien évidemment de respecter certaines règles. Lisez dès lors ci-après les conseils tactiques des acteurs suivants.

Live communicAtie - frAnche et efficAce

d-side group - Emmanuel Andries Avant tout, au lieu d’utiliser le terme ‘live communication’, nous préférons parler ‘d’experiences’. Faire ‘vivre’ un message au groupe cible constitue notre spécialité. Pour ce faire, nous créons une ‘experience’ où l’expérience personnelle et l’émotion sont prioritaires. Une citation reprend parfaitement notre façon de procéder: “I’ve learned that people will forget what you said, people will forget what you did, but people will never forget how you made them feel.”

MeetMarcel - Bartel Van Iseghem La live communication crée un contact direct avec votre groupe cible. Contrairement à la communication ‘above the line’, tout se joue ici en ‘temps réel’. Les solides agences qui marient créativité et qualité absolue peuvent ici faire la différence.

La live communication offre un gros avantage à nos clients parce qu’ils peuvent regarder leur groupe cible droit dans les yeux. Il ne s’agit pas de la forme de communication la plus simple, mais d’une forme de communication très franche. Dans la réalité économique actuelle, de nombreux actionnaires d’entreprises sauront l’apprécier.

Engage BBDO - Daniël Schots Un événement constitue un moyen de communication et un canal en soi par lequel vous souhaitez transmettre un mes-sage ou une émotion déterminée au groupe cible. Nous nous basons sur une stratégie de communication définie et optons pour un événement parce que nous partons du principe que celui-ci offre une valeur ajoutée. Notre communication y est harmonisée. Nous sommes une agence de communication qui dispose d’une cellule experience/events, mais pas une agence événementielle qui abrite plusieurs spécialistes de la communication. Une méthode que nous appliquons depuis déjà des années.

The Oval Office - Tom BellensDans une agence de live communication, les spécialistes de la communication et des événements travaillent sur les projets main dans la main. Ici, c’est ‘the people’ qui constitue le média; ce sont les gens qui commu-niquent et qui recherchent des expériences de marques authentiques. La combinaison de live experiences enthousiasmantes et d’une communication créative fait de plus en plus la différence.

Un bon récit se raconte en live, tant pendant une réunion du personnel inspiratrice que lors d’une action de field marketing surprenante, d’un événement clientèle enthousiasmant ou un d’événement public racoleur. Pour ce faire, vous avez besoin non seulement de ‘spécialistes du live’, mais aussi de gens pouvant se targuer d’une grande expertise en communication. Les live experiences et la communication s’unissent; toutes les disciplines sont réunies sous la devise ‘united live communication’.

event management 15

New World - Kristof Bastiaensen Il s’agit chaque fois de traduire correctement la communication above-the-line, à laquelle procède notre client, en un contact personnalisé avec le consommateur. Tant en rue que dans un endroit spécifique ou lors d’un événement, nous cherchons toujours la matière la plus pertinente de renforcer la commu-nication classique. Ils installent la marque ou le produit, et nous activons l’ensemble et permettons au consommateur de tester le produit ou le service. La combinaison des deux fait la différence et renforce le ressenti de la marque, de telle sorte que nous créons un ‘memory point’ chez les consommateurs que notre client souhaite toucher.

Basesix - Kimberly HerwynDes éléments comme la communication, l’émotion et le mouvement ou la progression jouent toujours un rôle dans nos activités principales. On peut résumer cela par l’addition suivante: communication +(é)motionnel = réflexion et travail com-motionnel. Tant pour une organisation totale, que pour booker une célébrité ou créer un concept médiatique, cette approche génère de l’attention et ne laisse personne indifférent. Astrid In Wonderland en constitue un bel exemple. Tout le monde a son avis sur l’émission et l’interaction entre le casting est troublante. En outre, le concept est extrêmement simple.

Event Masters - Bert KnutsNous parlons d’une forme d’experience marketing au moyen d’événements qui aspirent à un ressenti plus intense d’un produit ou service. Grâce à une stimulation supplémen-taire des sens, le groupe cible bénéficie d’une impression beaucoup plus forte. Via une intégration correcte dans l’événement, vous êtes directement présent, les participants croient davantage en votre récit et, en outre, en parlent entre eux. Pour que cela marche, il faut toutefois que vous connaissiez le produit par cœur et que vous sachiez à quel groupe cible vous voulez vous adresser. Pour ce faire, il faut plus qu’un simple briefing relatif au produit.

The Media House - Christopher Van HemelryckLa live communication est la somme de l’aspect événementiel et communicationnel, deux aspects indissociables. En fait, nous en revenons ici à la forme de communication la plus ancienne, à savoir celle d’un homme à un autre. Aujourd’hui, nous injectons dans cel-le-ci du contenu créatif, grâce auquel nous générons une interaction qui se traduit par un retour sur investissement mesurable au niveau sales & marketing.

Ce qui donne naissance à une nouvelle discipline, qui intègre les deux formes existantes et débouche sur un des outils de communication les plus mesurables en raison de son aspect direct. Le live-communicator idéal n’est autre que l’acteur qui a grandi dans la communication évé-nementielle et qui, au cours des années suivantes, se perfectionne de plus en plus dans cette discipline via des formations.

Si l’on retrouve plusieurs points communs entre ces différentes visions de la communication live, le sujet demande un débat qui confrontera ces différentes conceptions. Ce sera chose faite à la rentrée. Vous êtes agence ou organisateur d’événement et voudriez débattre de ce sujet avec nous? N’hésitez pas à envoyer un e-mail à gs@eventbox.be. Nous nous ferons un plaisir de vous tenir informé des détails de notre table ronde!

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NEED A STRONG PROMO TEAM?As a live communication agency, The Oval Office organises plenty of field actions. We have the creative and logistical power to roll-out the most ‘creaffective’ field marketing campaigns and promotions.

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COMMUNICATION | DESIGN | EVENTS

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Via les médias classiques, mais aussi en rue, le consommateur est continuellement exposé à des stimuli. “Mais souvent, ces

messages restent présents seulement de manière latente”, précise Kristof Bastiaensen. “En tant que live communicator, notre tâche consiste à activer certains messages en mettant le consommateur en contact avec tel produit ou tel service de la manière appropriée et dans le décor approprié. Il s’agit en fait de créer une sorte de wow-ef-fect. Lorsque le consommateur est réellement confronté à ce produit ou service, il y a en effet beaucoup plus de chances qu’il s’en souvienne.”

Trois messagesNewWorld souhaite, via la live communication, communiquer trois niveaux de messages diffé-rents. “En premier lieu, nous positionnons la marque avec le rayonnement approprié et les valeurs clefs appropriées. A côté de cela, nous permettons au consommateur de faire connais-sance avec un seul produit ou service spécifique. Enfin, il est possible de coupler à cela une action par laquelle le consommateur pourra gagner quelque chose. On recrée ainsi une connexion entre le consommateur et l’annonceur.”

Nivea Summer TourLe Nivea Summer Tour, organisé pour le client par NewWorld en collaboration avec Posterscope, forme un bel exemple de live com-munication. “Nous avions organisé le kick-off de cette action à la gare d’Anvers. Les gens qui attendaient leur train pouvaient par exemple profiter d’un massage. Ils entraient ainsi en contact de façon sympathique avec Nivea. A côté de cela, un concours permettait également de

remporter une croisière. Après le kick-off a été organisée l’action ‘The Summer Will Be Blue’, avec des activations dans les parcs où ont été or-ganisées toutes sortes de jeux estivaux. Une hô-tesse était également chaque fois présente pour prodiguer des explications sur l’importance de la protection solaire. Nous avons ainsi fait passer le message de Nivea d’une manière agréable.”

Un partenaire expérimenté“Notre spécialité consiste à activer les bons stimuli d’une manière créative, mais aussi per-tinente. Nous veillons à attirer l’attention du consommateur, à retenir celle-ci et à transmet-tre les informations appropriées. La live com-munication vous permet de travailler de façon très sélective et de vous focaliser sur un groupe d’utilisateurs bien déterminé. De surcroît, notre expérience constitue un gros atout. Après tou-

newworld“rendre les Bons stimuli ‘top of mind’”

De nos jours, le consommateur est inondé d’informations. En tant qu’annonceur, il est dès lors de plus en plus difficile de faire ressortir son message de la masse. Il existe cependant de nombreuses façons créatives d’y parvenir. Via la live communication, vous pourrez faire ressortir tel ou tel message de la masse et rendre celui-ci ‘top of mind’. NewWorld est spécialisée dans ces activités de brand activation. Kristof Bastiaensen de New World explique comment son agence peut faire la différence grâce à l’approche appropriée.

tes ces années, nous savons en effet dans quels endroits et à quels moments nous pourrons toucher le mieux tel ou tel groupe cible.”

Rapide & flexibleNewWord se profile comme un spécialiste de la live communication à 360° avec de nombreux départements différents sous un seul et même toit. “Nous voulons garantir à nos annonceur une rapidité et flexibilité élevées. C’est pourquoi nous avons choisi de réaliser plusieurs opérations en gestion propre. NewWorld dispose ainsi de son propre studio, d’un département logistique, d’une imprimerie digitale, d’une menuiserie, d’une division mobile, etc. Nous pouvons faire nous-mêmes tout ce qui est important pour soutenir l’action. Ce qui nous rend moins dépendants de partenaires externes. Et donc sans pertes de rapi-dité ni de qualité”, conclut Kristof Bastiaensen.

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Conférer davantage d’impact à vos réunions

Contactez-nous via +32 14 44 88 33, info@abbit.eu ou www.abbit.eu.

Depuis déjà 30 ans, Abbit Meeting Support soutient les organisateurs du monde entier afin d’accroître

le rendement de leurs réunions et conférences. Grâce à un large éventail de tools et au savoir-faire de nos professionnels chevronnés, nous assurons l’efficacité de chaque réunion. Abbit propose, en tant que one-stop-shop, des services qui se focalisent sur une formation et un networking plus ciblés lors de vos réunions et confé-rences. Nous augmentons l’impact de votre réunion.

Les tools et services d’Abbit sont subdivisés en cinq catégories différentes: creative (branding, meeting design…), human (formation d’orateurs, crew mana-gement…), art (meeting identity design, production

vidéo…), technical (son, lumière,…) et technological (vidéo conférence, hotspots Wi-Fi,…).

Dans chacun de ces domaines, les possibilités sont infinies. Abbit vous aide à choisir les tools nécessaires à votre réunion.

Chaque client se voit désigner son propre Meeting Support Manager. Il s’agit d’un contact fixe qui officie comme chef de chantier pour l’organisation de votre réunion. Celui-ci rassemble et briefe les différents experts engagés et veille à l’exécution parfaite du projet. Abbit utilise un équipement et des applications sur mesure pour vos réunions. Nous allons beaucoup plus loin que

le fournisseur audiovisuel typique et fournissons aussi du matériel de bureau, des conseils conceptuels, du matériel de communication, du mobilier de réunion, du design, etc. Bref, tout ce que nécessite votre réunion.

La qualité constitue la notion clef pour Abbit Meeting Support. Grâce à la stricte application des procédures, normes et standards, nous pouvons dès lors toujours placer la barre très haut. Chaque réunion est soutenue avec le même degré de haute qualité, de service, de sécurité et de confidentialité.

Abbit est un lanceur de tendances en réunions et conférences dans toute l’Europe depuis 1982.

event management20

Ces dernières années, nous avons vu émerger une demande marquée d’interaction et d’implication entre les divers éléments: Participant <> Contenu <> Orateurs <> Organisateur et c’est précisément là

que la technologie peut apporter une valeur ajoutée effective pour toutes les parties prenantes. Un second domaine où la technologie se révèle très utile concerne la transparence et le ROI – une mesure offrant un aperçu rapide de tous les paramètres d’une organisation à travers une série de dashboards.

Rien qu’en matière d’applications mobiles, nous sommes face à une véri-table révolution.

Une étude récente de Morgan Stanley nous apprend que 953 millions d’abonnements smartphone ont été signés durant le Q4 /2011, ce qui représente une pénétration de marché de 18% au sein de la communica-tion mobile. Une bagatelle comparée aux 6,1 milliards d’abonnements de téléphone mobile. Le marché des tablettes et smartphones affiche une croissance annuelle de 38% et chaque mois, de nouvelles applis meetings et événements arrivent sur le marché, s’efforçant toutes de s’octroyer une part du gâteau de la folie mobile.

Pour l’event manager moyen, les tester et les comparer toutes constitue un job à plein temps et souvent les applications ne semblent pas aussi utiles que promis dans un cadre de meeting professionnel.

Dans cette série d’articles, nous traduisons en langage de tous les jours les derniers développements survenus au sein de l’industrie des meetings et événements. Dans ce numéro, nous vous proposons un bref aperçu des sujets abordés, avant de revenir plus en profondeur sur l’un d’eux dans chaque numéro.

event intelligence l’évolution fulgurAnte de lA technologie événementielle...

Dans nos prochains numéros, nous vous en présenterons plusieurs et nous en éprouverons l’utilité dans la pratique.

En marge des applis, vous avez les plateformes fermées spécifiquement développées pour l’industrie des meetings et événements. L’introduction la plus remarquable lors de l’IMEX à Francfort nous est venue de SpotMe qui a présenté sa nouvelle plateforme iPad avec un mur de 500 iPads. La différence avec les plateformes fermées réside dans le fait que les parti-cipants ne se connectent pas sur le réseau via une appli sur leur propre iPad mais ont à leur disposition un iPad spécifiquement configuré pour la conférence.

Cela présente le grand avantage d’offrir à l’organisateur un contrôle com-plet sur le réseau fermé et de lui permettre de piloter les appareils de manière individuelle ou collective en fonction du projet et des tâches à effectuer.

L’organisateur peut ainsi assurer le broadcasting synchronisé des pré-sentations, monitorer les feedbacks et les sessions de vote, envoyer des messages à tous les participants…

Les participants peuvent consulter le profil des autres participants, fixer des rendez-vous, consulter leur programme, répondre à des enquêtes et même localiser d’autres participants sur le site de l’événement.

Texte: Danny Stevens, EventDrive

event management 21

DannyStevens

cevez un ticket électronique qui vous donne accès à l’événement ou aux web casts live. De cette manière, vous épargnez des frais de déplacement et vous gagnez du temps. Et vous réduisez drastiquement l’impact sur l’environnement.

Un dernier point, sur lequel nous reviendrons longuement ultérieure-ment: l’intégration avec Web To Print (W2P). Cela permet à l’organisateur d’envoyer des invitations, livrets de programmation, tickets physiques,... en version imprimée directement depuis la plateforme d’enregistrement. Chacun sait qu’une belle invitation imprimée a toujours plus d’impact qu’un simple e-mail.

Il est désormais possible de charger un projet d’invitation dans la plate-forme d’enregistrement et de le fusionner avec les listes d’invitation. En quelques clics, ces documents sont envoyés vers les presses, finalisés, mis sous enveloppe et livrés à la poste en 24 heures. Ce système permet donc de gérer rapidement et efficacement même les listes de dernière minute. Par ailleurs, vous pouvez suivre l’évolution de vos projets et ainsi savoir à tout moment à quelle étape du traitement ils se trouvent.

Le participant reçoit une invitation dans sa boîte aux lettres et s’inscrit au moyen d’un code unique.... c’est pour cela que l’on appelle ce système... Print to Web.

Une autre technologie s’insinue progressivement dans le secteur des mee-tings et événements: la NFC ou Near Field Communication, de plus en plus souvent présentée comme le ‘RfID killer’. Ce qui pourrait s’avérer vrai dans la pratique.

La puce NFC peut être intégrée dans un badge, un bracelet, un porte-clés,… mais d’ici quelques années, on en trouvera dans la majorité des smartpho-nes. De nombreux appareils disponibles sur le marché sont d’ores et déjà équipés de la technologie NFC.

La KU Leuven et la haute école Artesis travaillent depuis 2010 à un porte-feuille électronique dans le cadre d’un projet TeTra (Technology Transfer) du gouvernement flamand. EventDrive fait partie du groupe de travail et a lancé le projet pilote de cette technologie fin de l’année dernière, avec l’Event Intelligence Forum.

Ce portefeuille permet de stocker tickets, bons pour boissons et restaura-tion, vouchers,…. et de les échanger de manière simple à des terminaux de paiement ou entre eux. Cette technologie pourrait remplacer à long terme les jetons et tickets en papier classiques.

Une autre start-up impliquée dans la NFC est Getyoo, qui monte des kios-ques interactifs pour la gestion de la documentation lors d’événements, contribuant ainsi à réduire drastiquement les montagnes de papiers liées aux salons et congrès. En y intégrant EventDrive, ce système permet d’uti-liser le badge visiteur pour ouvrir divers médias mais aussi pour consulter les agendas, fixer des rendez-vous ou localiser d’autres participants sur un événement.

Cette technologie permet également de partager en live photos, “j’aime” et commentaires via LinkedIn, Facebook et Twitter.

D’autre part, on constate une fusion des marchés des événements phy-siques et virtuels en événements hybrides. Vous pouvez aujourd’hui par-faitement organiser un congrès se déroulant simultanément à plusieurs endroits dans le monde. Et auquel des participants et orateurs peuvent prendre part depuis divers sites (hubs). A l’enregistrement, vous spécifiez si vous souhaitez participer de manière virtuelle ou physique, et vous re-

QuelQues liens praTiQueswww.getyoo.comwww.spotme.comwww.eventdrive.eu

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Valeur ajoutée distinctive

Luxe, confort, personnalité, cadre et intimité: tels sont les piliers qui offrent aux hôtels Sandton leur valeur ajoutée distinctive. Sur cha-que implantation, le voyageur d’affaires peut compter sur un accueil

proactif et authentique. La direction et les collaborateurs de la Sandton Hotels Collection maîtrisent l’hospitalité comme personne. Les hôtels sont toujours installés au cœur d’un noyau urbain intrigant et/ou de lieux ayant énormément à offrir aux visiteurs durant leur séjour. Le Sandton Pillows Brussels, majestueux hôtel boutique quatre étoiles de luxe, se trouve par exemple en plein centre historique de Bruxelles. Le Sandton Brussels Centre est distant de 70 m à peine de la Gare Centrale, à un jet de pierre de la Grand Place. Les bâtiments parlementaires de l’Union Européenne sont également tout proches. Et pourtant, ce luxueux hôtel contemporain vous offre un cadre agréable et un séjour reposant.

Sandton Grand Hotel Reylof Le Grand Hotel Reylof est un oasis de tranquillité en plein cœur de Gand, à distance pédestre des plus beaux monuments historiques qui font la réputation mondiale de la ville. Le splendide hôtel compte 158 chambres et est un véritable régal pour les yeux avec sa façade de style empire, son magnifique jardin intérieur et sa remise à calèches classée. Les chambres aux plafonds élevés et aux grandes fenêtres font revivre la France du 18ème siècle. Le nouveau bâtiment moderne abrite chambres élégantes, suites, appartements long stay et espaces de séminaire modulaires. L’homme ou la femme d’affaires y trouvera toutes les facilités nécessaires: gestion personnelle du climat intérieur, WiFi, minibar et luxueuse salle de bain avec douche italienne. La détente est à l’honneur dans les lounges sobres ou le centre bien-être à la pointe de la modernité. Et le raffinement gastro-nomique est également au rendez-vous dans le restaurant Lof, proposant des spécialités françaises classiques. Ne manquez pas non plus le bar à champagne exclusif ou le bar à cocktail NJOY. L’hôtel compte en outre neuf salles de réunion accueillant idéalement tous vos meetings profes-sionnels. Ces espaces sont aussi pourvus de tout le confort moderne, tout en conservant leur caractère authentique. Autre atout: l’hôtel possède un parking souterrain et est jouxté par un parking public tout proche.

Sandton Hotel Broel Sur les bords de la Lys à Courtrai se dresse le Sandton Hotel Broel, qui se profile comme l’hôtel par excellence pour les séjours et réunions business. Jouissant d’une excellente position par rapport à la métropole française de Lille, il forme en outre une base de départ idéale pour visiter la ville de Courtrai. Situé en face des anciennes tours de guet, le site est à distance pédestre de l’agréable centre-ville. L’hôtel compte 70 chambres et suites, aménagées avec une élégance respirant le luxe pur. Les spacieu-ses salles de bain sont particulièrement stylées pour un concept hôtelier. L’ensemble de l’hôtel est non-fumeur et offre une large palette de services supplémentaires, infrastructures de réunion, WiFi gratuit et services de blanchisserie. Avec l’‘Orangerie’, l’hôtel dispose d’une dépendance pres-tigieuse abritant entre autres les suites Junior, un espace fitness et une superbe salle des fêtes. Le Sandton Hotel Broel possède plusieurs salles de réunion et sustente agréablement ses clients dans le Bistro Restaurant Broel, le Lounge Bar Castel ou sur l’éblouissante terrasse avec vue sur les tours Broel sur les rives de la Lys. Parking aisé sur le parking des tours Broel, en face de l’hôtel.

Le collectif Sandton Hotels possède quatre hôtels de standing en Belgique et se profile comme un groupement hôtelier novateur aux avantages nombreux pour le voyageur business. Les hôtels proposent un large éventail de possibilités de séjour et de détente. Sandton n’aime pas l’uniformité: les sites de Bruxelles, Gand et Courtrai conservent leur identité propre caractéristique, s’intégrant parfaitement dans leur cadre spécifique.

héBergement stylé et Accueil unique dAns les hôtels sAndton

plus d’infoswww.sandton.eu

meetcentives

Sandton Grand Hotel Reylof

SANDTON HOTELSwww.sandton.eu

Sandton Grand Hotel Reylof

Sandton Grand Hotel Reylof, gelegen op een echte toplocatie en op wandelafstand van bekende monumenten, is een echte aanrader. Het hotel zal beschikken over 158 comfortabele hotelkamers, waaronder Charme kamers, Deluxe kamers, Junior Suites en een Presidential Suite. In het monumentale hoofdgebouw bevinden zich het sfeervolle restaurant & bar Lof, een champagnebar, een cocktailbar en een private dining room. Er is gratis wifi beschikbaar in het gehele hotel. In de prachtige binnentuin kunt u bij goed weer heerlijk genieten op een van de terrassen. Een oase van rust middenin de stad. Voor de nodige ontspanning vindt u in het koetshuis een Wellness met zwembad, sauna, stoombad, behandelkamers en fitness. Het hotel beschikt over een 30-tal parkeerplaatsen, maar er is eveneens de publieke parking ‘Ramen’ net om de hoek.

Meetings & EventsHet hotel beschikt over zeven meetingrooms met elk hun eigen authentieke sfeer en allen met daglicht. De zalen beschikken eveneens over gratis wifi.

ActiviteitenGent, volgens Lonely Planet België’s best bewaarde geheim, is zeer de moeite waard. Het kent vele indrukwekkende bezienswaardigheden en ademt de sfeer uit van het verleden. De stad die schoonheid en cultuur combineert met creativiteit, vooruitstrevend design en gastronomie. Kortom, gezellig genieten! Ontdek de meest historische stad van Vlaanderen en verblijf in Sandton’s eerste Grand Hotel, Sandton Grand Hotel Reylof.

Le Sandton Grand Hotel Reylof occupe un lieu d’exception à distance pédestre de tous les monuments célèbres, un véritable must. L’hôtel dispose de 158 chambres, dont plusieurs suites et executive fl ats, le restaurant-bar “Lof”, un bar à champagne, le bar à cocktail NJOY, une terrasse dans le jardin intérieur et le WiFi gratuit. L’hôtel Reylof est en outre le site parfait pour vos réunions avec ses neuf salles de réunions ayant chacune leur propre ambiance authentique et de la lumière naturelle.Unique pour un hôtel citadin, vous avez à votre disposition en tant que client un centre wellness entièrement équipé avec accès gratuit à la piscine, au sauna, au bain de vapeur et au centre de fi tness. Moyennement paiement, vous pouvez également profi ter de divers traitements et du solarium. Le bâtiment possède en outre 45 emplacements de parking, sans oublier la proximité du garage public ‘Ramen’.

MEETING SURFACE: 9NUMBER OF ROOMS: 158RESTAURANT: “Lof” compte parmi les plus récents restaurants tendance de Gand. Au menu, on retrouve de grands classiques français dans une présenta-tion moderne, qui surprendront tous vos sens. Par beau temps, vous pouvez profi ter de l’agréable terrasse, véritable oasis de sérénité au cœur de la ville.

Hoogstraat 36, 9000 GANDT +32 9 235 40 70F +32 9 235 40 79gent@sandton.euwww.sandton.eu/gent

Sandton Pillows Brussels

Sandton Pillows Brussels

Aan het gerenoveerde plein Place Rouppe, in het centrum van Brussel, ligt het nieuw geopende viersterren Sandton Pillows Brussels. Op de eerste blik maakt het gebouw een imposante indruk, maar zo gauw u binnen stapt voelt u direct de warme sfeer, een welkom gevoel. Dit prachtige hotel beschikt over 45 comfortabele en sfeervolle hotelkamers, 2 conference zalen en een sfeervol restaurant met een bar. Sandton Pillows Brussels beantwoordt in alle opzichten aan de behoeften van de gast die zowel zakelijk als privé grote waarde hecht aan sfeer, comfort en persoonlijke aandacht.

Meetings & EventsHet hotel beschikt over twee meetingrooms, met indirect daglicht, moderne audiovisuele middelen en gratis WiFi. Door de warme inrichting zijn de zalen geschikt voor zowel trainingen, vergaderingen en seminars als voor private dining en feestelijke borrels.

ActiviteitenSandton Pillows Brussels ligt midden in het centrum, dichtbij de Grote Markt, het standbeeld Manneken Pis, het metrostation, de parlementsgebouwen en de Europese Unie. Sandton Pillows Brussels is gelegen naast het 2-sterren restaurant “Comme Chez Soi”. Te voet kunt u naar de leuke winkelbuurten en zakenwijken. Een prachtige hotel locatie in het hart van de Europese hoofdstad.

SANDTON HOTELSwww.sandton.eu

Le tout nouvel hôtel quatre étoiles Sandton Pillows Brussels vient d’ouvrir ses portes sur la Place Rouppe, au centre de Bruxelles. Le bâtiment peut sembler imposant au premier abord, mais dès que vous en franchissez le seuil, vous êtes accueillis par une atmosphère chaleureuse et hospitalière.Ce superbe hôtel compte 45 chambres élégantes tout confort, 2 salles de conférence et un agréable restaurant avec bar. Le Sandton Pillows Brussels répond à tous égards aux exigences des clients sensibles à l’atmosphère, au confort et à l’attention personnalisée, tant pour les occasions profes-sionnelles que privées. Le Sandton Pillows Brussels se situe en plein centre, à deux pas de la Grand Place et de la statue du Manneken Pis et à 150 mètres de la station de métro.

MEETING SURFACE: 2NUMBER OF ROOMS: 45RESTAURANT: Pour votre lunch, votre dîner ou une dégustation accompa-gnant l’apéritif, le Sandton Pillows Brussels vous propose une carte ‘all day di-ning’ avec des plats classiques que vous pouvez savourer dans une ambiance chaleureuse informelle.

Place Rouppe 17, 1000 BRUXELLES T +32 22 04 00 40F +32 22 04 00 49pillowsbrussels@sandton.euwww.sandton.eu/brusselspillows

Sandton Brussels Centre

‘Un hôtel de luxe contemporain au cœur de Bruxelles’. Tels sont les mots qui caractérisent le mieux le Sandton Brussels Center, situé dans la paisible rue des Paroissiens.Bruxelles, la capitale de l’Europe, abrite le tout nouveau Sandton Brussels Centre. Ce havre de paix au luxe contemporain se niche au cœur de la ville, à un jet de pierre de la Gare Centrale, de la Grand Place et de l’impres-sionnante Cathédrale Saint-Michel. Le quartier des affaires de Belgique, où sont rassemblés les bâtiments parlementaires et l’Union Européenne est accessible à pied depuis l’hôtel. Bref, le Sandton Brussels Centre jouit d’une excellente situation entre le centre touristique et le quartier des affaires de la ville. Un lieu idéal !

MEETING SURFACE: 2NUMBER OF ROOMS: 70RESTAURANT: Le petit-déjeuner est servi tous les jours dans le lobby lounge. Une grande variété de produits sélectionnés avec soin vous attend tous les jours pour bien commencer la journée. Le bar international est ouvert tous les jours de 15h à minuit.

Parochiaansstraat 15-27, 1000 BRUXELLEST +32 22 74 08 10F +32 22 74 08 19brussels@sandton.euwww.sandton.eu/brusselscentre

Sandton Hotel Broel

À Courtrai, sur les bords de la Lys et face aux anciennes tours de guet de la ville, se dresse l’élégant Sandton Hotel Broel. Cet hôtel quatre étoiles de luxe compte 70 chambres aménagées avec charme, une piscine intérieure, un espace fi tness, un sauna et plusieurs infrastructures de restauration, dont un très agréable bistrot.Le Sandton Hotel Broel se situe dans un endroit unique. En effet, de l’hôtel, il suffi t de traverser le pont et on a directement accès au centre-ville. Vous y trouverez nombre de monuments et un vaste choix en boutiques de mode. Rien d’étonnant que Courtrai soit qualifi ée de ville du design de Belgique. De plus, en 15 minutes en voiture, vous serez à Lille, l’Anvers de la France.

MEETING SURFACE: 7NUMBER OF ROOMS: 70RESTAURANT: Restaurant Bistro Broel. Notre agréable bistrot peut accueillir 80 personnes dans son cadre unique, idéal pour un lunch d’affaires, un dîner, un café avec pâtisseries,… Par beau temps, vous pouvez également savourer un en-cas sur la terrasse avec vue sur les tours Broel et la Lys.Le Bistro Restaurant Broel vous propose des créations culinaires durant toute la journée et en soirée. La carte se compose d’une vaste palette de plats de poisson, de viande et saisonniers.

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meetcentives24

Dans le programme de cet éductour était également impliquée l’agen-ce réceptive Vitamine, une division de la société de communication JPDL. Odette Guay, account director revient pour nous sur les prin-

cipaux atouts du Québec en tant que destination incentive ou de congrès. “Il me faut ici mentionner les différentes saisons qui offrent chacune des activités uniques (hiver, printemps et automne avec l’été indien), mais surtout la qualité et diversité des prestations, restaurants, hébergements et activités. Sans oublier la joie de vivre et l’accueil exceptionnel des gens. Bref, c’est l’Amérique, mais avec un accent européen. Les infrastructures ou activités incentives les plus prisées sont les hôtels de villégiature avec toutes les activités disponibles sur place – observation des ours, ballade en 4x4 dans la nature, repas typique sous une tente en compagnie d’un amérindien, pêche sur glace, la motoneige, l’hôtel de glace à Québec au décor différent chaque année. Mais aussi Montréal et son nouveau quar-tier des festivals et bien évidemment le Cirque du Soleil, le Cirque Eloize et l’Ecole Nationale de cirque qui ont contribué avec leur notoriété à faire de Montréal la capitale mondiale du cirque. On peut aussi citer le train du Massif qui relie Québec à la région de Charlevoix avec son parcours d’interprétation high-tech. On ne peut également passer sous silence le Village des Neiges et ses différents atouts, comme la proximité de la ville avec une vue imprenable sur Montréal, le restaurant et bar de glace acces-sible pour des évènements privés ou encore l’hébergement original.

Avec tous ces atouts, le Québec s’adresse à différents types de clientèle et nous approchons particulièrement la clientèle européenne tout en te-

montréAlle villAge des neiges

En mars dernier, le Ministère du Tourisme du Québec a organisé un éductour pour les agences incentives belges en partenariat avec Air Canada, Tourisme Montréal et Tourisme Mauricie. Qui était mieux placé pour émettre un avis sur cette destination que les participants de cet éductour? Pour ce second volet consacré plus précisément au Village des Neiges, nous avons glané les avis de l’agence réceptive locale Vitamine by JPDL et d’une participante: Inge Van Breugel d’Omnia Travel.

nant compte des différences culturelles de chaque pays. Cette clientèle européenne succombera assurément aux charmes des grands espaces, de l’Amérique française, de la culture amérindienne et québécoise, de la va-riété d’activités disponibles en toutes saisons, de la qualité de l’accueil, de l’accessibilité et de la sécurité”, conclut Odette.

Le Village des NeigesPour Inge Van Breugel, Team Leader Group & Incentive Travel chez Omnia Travel, la ville de Montréal offre assurément des possibilités pour organiser des incentives: “Nous avons été accueillis par des agents réceptifs débordant d’idées pour organiser des activités de teambuil-ding comme l’école du Cirque, l’atelier cuisine, l’atelier des Arts, etc. En plus, Montréal possède des galeries comme L’Arsenal ou la Société des arts technologiques, où peuvent être organisées des activités adaptées. Le célèbre Festival du Jazz constitue aussi une occasion pour accueillir des groupes intéressés. Quant au Village des Neiges (www.villages-desneiges.com) proprement dit, notre groupe n’a malheureusement pas pu y loger, vu que les températures étaient trop douces et que le village était donc fermé. Nous avons toutefois pu y accéder en soirée et y visiter une chambre, la chapelle, le bar et le restaurant, mais à l’état ‘vide’. A mon avis, cet endroit s’avère idéal pour passer une nuit dans le cadre d’un voyage incentive: loger dans le village des neiges constitue une expérience unique, mais le manque de confort – en tout cas pour nos clients – fait qu’un dîner suivi d’une nuitée et du petit-déjeuner seraient suffisants.”

© Snow Village, Marco Michaud

meetcentives 25

Inge Van Breugel

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Internationalisation

Des technologies au catering en passant par le mobilier, les lieux, les animations et bien d’autres segments 100% événe-

mentiels, BEST OF EVENTS INTERNATIONAL attire chaque année un visitorat croissant de décideurs d’entreprises. Allemands, surtout, mais aussi étrangers. Car les organisateurs du salon ne ménagent pas leurs efforts pour ouvrir leur salon aux visiteurs et exposants européens. «C’est une chance unique de rencontrer des spécialistes et des décisionnaires, le tout dans une excellente atmosphère,» expliquent ses or-ganisateurs. «Les exposants du BOE apprécient notamment la rentabilité de cet événement, de même que ses opérations publicitaires et marke-ting envers ses groupes cibles.»

Offre spéciale BelgiqueLe secteur événementiel belge notera la présence sur le salon d’un village belge, édifié dans le Hall 7. Chaque exposant belge a d’ores et déjà l’op-portunité d’y réserver un stand complet de 4 m² de surface de présentation, comprenant 1 prise 3,3 kW, 2 tabourets de bar, 1 table haute, 1 ticket pour la BOE-NIGHT, le tout au prix de 990,00 euros (net/forfait marketing supplémentaire de 225,00 euros).

À ce package extrêmement abordable, les orga-nisateurs du salon ont prévu une action ‘early bird’ pour la Belgique, à savoir 10% de réduction sur toute réservation passée avant le 30 juillet 2012. Par après, il sera naturellement toujours possible de négocier des conditions intéressan-tes avec les organisateurs de BEST OF EVENTS INTERNATIONAL.

La participation à la Belgien AREA présente deux grands avantages. D’une part l’attractivité par un emplacement optimal dans le Hall 7 et une présentation groupée, et d’autre part l’in-tégration de ce village national dans les actions publicitaires et marketing de l’organisateur, afin de sensibiliser les visiteurs professionnels.

Bref, le salon BEST OF EVENTS INTERNATIONAL s’inscrit déjà comme un rendez-vous incontournable pour tous les organisateurs et prestataires belges désireux de dépasser nos frontières!

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Best of events internAtionAl 2013

Les 16 et 17 janvier 2013, le Messe Dortmund accueillera le salon BEST OF EVENTS INTERNATIONAL, le plus grand salon européen dédié à l’événementiel. Sur base de ses éditions précédentes, la manifestation devrait rassembler près de 450 exposants et 10.000 visiteurs sur 20.000 m². Pour 2013, ses organisateurs ont aussi prévu un village belge.

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BesT of eVenTs inTernaTional 2013 se tiendra du 16 au 17 janvier 2013 dans les halls 4, 6 et 7 du Messe Westfalen-hallen Dortmund. Exposants et visiteurs trouveront toutes les informations sur cet événement sur www.boe-messe.de. Le BOE est aussi sur Facebook: www.facebook.com/boemesse, et xing (boe).

28 bea 2012: Les partenaires

«représenTer TouTe la diVersiTé Qu’offre le monde éVénemenTiel BelGe»

Sponsor principal des BEA cette année, Visitbrussels a notam-ment contribué au choix du site et surtout à la remise, dans le cadre de l’année gastronomique Brusselicious, de deux awards

exceptionnels, celui du meilleur événement gastronomique et ce-lui du meilleur catering événementiel. Patrick Bontinck, CEO de Visitbrussels, revient pour nous sur cette édition réussie et espère que les prochaines éditions pourront également se tenir à Bruxelles, le meilleur endroit selon lui pour fédérer l’ensemble du monde évé-nementiel belge.

«Au vu des avis positifs et de la bonne ambiance, l’édition 2012 des BEA peut-être qualifiée de succès, même s’il est évidemment toujours possible de mieux faire», entame Patrick. «Cette soirée constitue l’occasion idéale pour un secteur pas toujours fédéré de se rencontrer, de discuter et de procéder à des échanges. Ce secteur pas assez reconnu ni défendu au niveau de certaines problématiques, notamment en matière d’emploi, doit davantage se fédérer pour se faire entendre d’une voix unique auprès du monde politique et ainsi mieux se défendre et parvenir à des modifications structurelles. Mais cela doit concerner l’ensemble du monde événementiel belge, il faudrait ainsi sensibiliser davantage les agences francophones, tant wallonnes que bruxelloises, à rentrer des candidatures. Le show ainsi que la présentation devraient également être plus bilingues. Les BEA doivent en effet réfléchir à ces points afin de représenter l’ensemble de la Belgique de l’événementiel, dans toute sa diversité. Une diversité que la ville de Bruxelles, au regard de sa propre di-versité et multiculturalité, est la plus appropriée à mettre en avant. Sans oublier sa position centrale, son accessibilité et son rôle de capitale de 500 millions d’Européens», conclut Patrick Bontinck.

24 seVen coacHe une éQuipe de fournisseurs enTHousiasTes

Cette année, l’organisation des BEA avait été confiée à l’agence 24 Seven. Sa tâche consistait à réunir les ingrédients des différents partenaires des BEA pour en faire un ensemble convaincant.

“Au début, nous avons très bien écouté ce que les différents partenai-res – au niveau du catering, de l’éclairage, de la vidéo, du mobilier, etc. – voulaient précisément faire”, explique Bruno Schaubroeck de 24 Seven. “Avec les pièces de ce puzzle, nous avons tenté de tirer le rendement le plus élevé possible. Les bons professionnels savent toujours se trouver et collaborer correctement. En outre, il s’agissait d’une équipe de fournisseurs enthousiastes, tous désireux de se met-tre au service de la professionnalisation du secteur événementiel.”

Les BEA constituent un événement auquel assistent de nombreux clients mais aussi des concurrents de 24 Seven. La sensation de passer un examen était donc assurément présente. “Après coup, les agen-ces sont venues nous féliciter. Cela nous a fait énormément plaisir. Naturellement, il y a toujours des aspects du show qui peuvent être améliorés. Mais quand on pense que nous avons travaillé en principe avec un budget de zéro euro, ce fut un super show. Nous avons en tout cas encore envie de le refaire l’an prochain, et nous sommes dès lors ac-tuellement en train de voir cela avec les organisateurs des BEA”, conclut Bruno Schaubrouck.

bea 2012 titLe sponsors

Lors des BEA Awards, le Palais 10 du Heysel était méconnaissable. Et ce en grande partie grâce à Showtex, qui a habillé cette salle de façon très élégante et l’a encore métamorphosée en cours de soirée.

“Lorsque les invités sont arrivés, ils ont découvert une décoration plutôt neutre”, explique Bo Bettens de Showtex. “Nous avions par exemple habillé les cloisons avec un voile élégant de couleur claire. Élément frappant: le gigantesque box revêtu de film réfléchissant, une variante de notre produit Giant Mirror, suspendu au centre de la salle.”

Plus tard dans la soirée, cette décoration sobre a cependant été mise de côté. “Lors d’une panne de courant prévue dans la scénographie, la salle s’est totalement métamorphosée en quelques secondes. Grâce à notre Kabuki, le rideau arrière est tombé, dévoilant une animation ShowLED géante. Les LED étaient commandés individuellement comme des

pixels de faible et moyenne résolution pour créer des boucles vidéo et des animations flash. Une telle animation tire sa puissance de sa taille, c’est pourquoi le Palais 10 constituait l’endroit idéal pour la présenter. En jouant avec la lumière, notre cube miroir a totalement pris vie. Grâce au film réfléchissant, la source lumineuse dans le cube se réfléchissait de manière multiple, ce qui se traduisait par une illusion optique avec des dizaines de boules lumineuses.”

Pour Showtex, les BEA 2012 ont constitué une expérience positive sur toute la ligne. “Nous avons eu de nombreuses réactions de la part des organisateurs, des autres partenaires avec lesquels nous collaborions, des clients et des clients potentiels. Il s’agissait dès lors pour nous d’un chouette concept grâce auquel nous avons pu nous lâcher totalement. En outre, nous avons montré avec le cube miroir quelque chose qu’on n’associe pas directement à Showtex”, conclut Bo Bettens de Showtex.

sHowTex: “nous aVons pu nous lâcHer ToTalemenT”

29bea 2012: Les partenaires

“feedBack posiTif à profusion”

Depuis 20 ans déjà, Expo Rent est le leader du marché de la location de mobilier pour salons, congrès et événements. L’entreprise comptait également parmi les principaux spon-

sors de la récente édition des BEA Awards. “Le 29 mars, Expo Rent s’est chargé de l’aménagement du mobilier dans l’espace d’accueil et la salle événementielle”, relate Els Van Bouwel d’Expo Rent. “Notre société-sœur Party Rent a pour sa part fourni tout le petit matériel via le traiteur, comprenant les verres, les couverts et la porcelaine. Plusieurs éléments sautaient aux yeux, comme les parois de sépara-tion en bambou et les tables avec encoches pour les plats du traiteur. Nous avons reçu un feedback positif sur tous ces éléments.”

Expo Rent dresse un bilan satisfaisant de cette édition des BEA, avec néanmoins quelques points à travailler. “Je pense que le volet networ-king était quelque peu freiné par la formule de dîner assis. Et le big bang lançant la soirée et mettant un terme au volet networking est survenu un rien trop tôt pour moi”, conclut Els Van Bouwel d’Expo Rent.

“les Bea? un musT!”

Krekels, spécialiste en matériel promotionnel, était cette année l’un des sponsors financiers des BEA. L’entreprise était égale-ment présente sur place avec tout le matériel nécessaire. “Notre

produit contribue majoritairement à garantir une visibilité”, expose Christophe Krekels. “Nous avons installé à l’entrée des BEA des ban-nières et chapiteaux imprimés. A l’intérieur, nous avions installé des bannières de présentation mentionnant les différents sponsors. Nous étions donc à la fois sponsor financier et matériel.”

Il s’agissait déjà du troisième partenariat entre les BEA et Krekels. “En tant que fournisseur de matériaux utilisés par le secteur, la présence à un événement comme les BEA awards est un must pour Krekels. C’est un milieu où nous avons parfaitement notre place. L’assemblée comptait de nombreux visages connus pour nous.”

De l’événement lui-même, Krekels dresse un bilan satisfait. “C’était une édition agréable, à l’organisation bien ficelée, tout comme la fête et le concept. Nous avons invités nos clients, car il s’agissait d’une soirée de networking pour nous aussi, naturellement. Mais nous avons aussi essayé d’en profiter un maximum, car les BEA sont toujours aussi un événement festif. Mais en tant qu’entreprise, tout ne tourne pas uniquement autour de la fête”, conclut Christophe Krekels.

“sensiBiliser les orGanisaTeurs aux possiBiliTés de noTre serVice”

Le spectacle des awards, présenté alternativement en français et en néerlandais, était traduit en simultané par la société duvall de Merelbeke. “Nous avons fourni l’interprète et les équipements dans la cabine de traduction ”, explique Frank Uyttendaele de duvall. “Via

une connexion infrarouge, les personnes dans l’Auditorium 2000 pouvaient suivre la traduction dans les casques fournis.”

La société duvall est essentiellement active sur le marché des conférences mais fournit éga-lement ses services de traduction simultanée et de vote électronique dans le secteur événe-mentiel. “A travers notre contribution aux BEA awards, nous voulions attirer une fois encore l’attention des organisateurs sur ce service. Il s’agit d’un élément souvent oublié, ce qui fait que nous sommes souvent sollicités à la dernière minute. Les investissements en matière de tra-duction simultanée ne sont rentables que lorsqu’ils sont considérés positivement. C’est-à-dire, choisir d’y avoir recours non pas ‘parce qu’il le faut’ mais parce qu’il est important que chacun comprenne tout et soit impliqué dans chaque aspect.

La dynamique d’un événement peut elle aussi tirer profit d’une traduction simultanée. “Cela présente l’avantage d’éviter la répétition. Cela fluidifie l’événement. Un show est souvent or-chestré de manière stricte. Si tout doit être répété à chaque fois en français et en néerlandais, cela entrave le bon déroulement. La traduction simultanée peut résoudre ce problème”, conclut Frank Uyttendaele de duvall.

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30 bea 2012: Les partenaires

Si le trajet nocturne ne vous tentait pas au retour des BEA ou si vous souhaitiez avoir tout le loisir de boire un verre, la chaîne NH Hoteles avait mis à disposition des participants quelque 200 chambres dans ses

établissements. “Nous avons découvert les BEA Awards en 2011, lors de la cérémonie organisée à Gand”, se remémore Désirée Nelissen de NH Hoteles. “Lorsque nous avons appris que l’édition 2012 était programmée à Bruxelles, nous avons voulu poursuivre notre collaboration. En tant que l’une des plus grandes chaînes hôtelières urbaines d’Europe, disposant de spacieuses in-frastructures de réunion et de sites de conférence et événementiels uniques, un nouveau partenariat avec les BEA Awards nous semblait absolument parfait. Avec nos six hôtels quatre étoiles, nous étions parfaitement équipés pour endosser le rôle de partenaire hôtelier exclusif des BEA.”

“La ‘NH guest experience’ est la priorité absolue de tous les hôtels NH à travers le monde”, poursuit Désirée Nelissen. “Comme les BEA Awards

rassemblaient de nombreux organisateurs extérieurs à Bruxelles, nous voulions leur donner la chance de séjourner chez nous et d’expérimenter eux-mêmes notre offre. Nous avons reçu énormément de réactions positi-ves, à propos des chambres – que nous offrions gratuitement – mais aussi de l’expérience agréable vécue et de l’interaction durant les BEA Awards.”

Le 29 mars, tous les visiteurs étaient accueillis avec une NH Key Card, faisant office d’étiquette à bagage. “Durant l’événement, nous avons organisé deux animations amusantes mettant en jeu à l’attention des participants des nuitées aux Pays-Bas, en Allemagne, en Autriche, en Espagne et d’autres destinations NH attrayantes. NH Hoteles, repré-sentant 400 hôtels dans 25 pays, peut satisfaire à toutes les demandes pratiques de chaque organisateur événementiel. Cet événement précis offrait donc un équilibre parfait entre networking et création de nouvel-les opportunités pour NH Hoteles”, conclut Désirée Nelissen.

“un éVénemenT rassemBlanT Tous les acTeurs imporTanTs”

Le constructeur de chapiteaux et de halls Veldeman Structure Solutions de Bree est un partenaire fidèle des BEA awards depuis des années. Cette fois encore, l’organisation a pu compter sur le

soutien de l’entreprise limbourgeoise. “Cette année, nous avons ap-porté notre soutien aux BEA en tant que sponsor purement financier”, précise Maarten Penders de Veldeman Structure Solutions. “Nous n’avons fourni aucun support matériel pour cette édition, mais nous tenions tout de même à sponsoriser l’événement sous forme d’une contribution financière.”

Les BEA awards ne sont pas n’importe quel événement aux yeux de Veldeman Structure Solutions. Malgré la notoriété déjà importante de l’entreprise, elle continue à accorder une grande importance à sa présence à la soirée des BEA. “Les BEA awards revêtent pour nous une grande importance, car il s’agit d’une soirée rassemblant tous les acteurs de tous les domaines du secteur événementiel belge. Cela en fait pour nous une occasion idéale de mettre notre société en évidence auprès de chacun.”

Les BEA 2012 au Brussels Expo ont décroché l’approbation des participants, y compris assurément de la délégation de Veldeman Structure Solutions. “Nous avons passé une excellente soirée. Le spectacle était très réussi et intéressant. En tant qu’entreprise, nous sommes satisfaits de cet événement”, conclut Maarten Penders de Veldeman Structure Solutions.

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EVENT DECORATORS

bea 2012 financiaL sponsors bea 2012 aWarD sponsors

“noTre prioriTé ulTime? la ‘GuesT experience’”

“TouT le monde a Vu noTre nouVeau loGo”

La société PRG EML Productions était aussi explicitement pré-sente aux BEA. “Nous étions responsables de l’éclairage, de la sonorisation, de la vidéo et du trussing nécessaire, tant dans

l’Auditorium 2000 que dans le Palais 10”, explique Joost Machiels de PRG EML Productions. “L’utilisation de tout ce matériel a également été assurée par nos collaborateurs. La liste de matériel pour les BEA était particulièrement longue, avec comme plus grandes spécificités le Bad Boy, la console light V676 et le serveur médias MBOX Extreme, autant de produits dont nous disposons en interne.”

L’approche des BEA par 24Seven a été très appréciée par PRG EML Productions. “Il s’agissait d’une autre vision par rapport aux autres années en matière de contenu et d’approche du show. La présenta-tion des cases a été fluide et ce fut plus que jamais un show vivant. Même s’il y avait naturellement encore quelques petites maladies de jeunesse. Le networking qui a suivi la remise des trophées était égale-ment mieux que d’autres années, parce tout le monde était concentré dans une seule zone au lieu de différents espaces.”

Enfin, les BEA ont également permis à PRG EML Productions de pré-senter son nouveau logo. “Nous avons tenté d’utiliser au mieux les BEA. Tous les participants présents ont clairement pu voir que nous travaillons désormais sous l’appellation PRG EML Productions (voir également www.prg.com). Notre département marketing avait aussi veillé à ce que les invités puissent repartir avec des cupcakes. Cela nous a valu quelques réactions sympathiques”, conclut Joost Machiels.

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septembre ‘12Formation Conducteur de chariot élévateur • (date à confirmer)9/9-12/9: BESA @ PLASA• 18/9: Réunion du comité de direction•

octobre ‘12Formation Sauvetage en hauteur • (date à confirmer)

novembre ‘12Réunion du comité de direction • (date à confirmer)15/11: Conseiller en prévention Niveau 3 (FR)• 21/11-22/11: BESA @ Festivak• 22/11: Conseiller en prévention Niveau 3 (FR)• 27/11-29/11: BESA @ Heavent• 29/11: Conseiller en prévention Niveau 3 (FR)•

Décembre ‘1213/12: Conseiller en prévention Niveau 3 (FR)• 20/12: Conseiller en prévention Niveau 3 (FR)•

Janvier ‘1316/1-17/1: BESA @ Best of Events• 17/1: Conseiller en prévention Niveau 3 (NL)• 24/1: Conseiller en prévention Niveau 3 (NL)• 31/1: Conseiller en prévention Niveau 3 (NL)•

février ‘137/2: Conseiller en prévention Niveau 3 (NL)• 14/2: Conseiller en prévention Niveau 3 (NL)• 28/2: Conseiller en prévention Niveau 3 (NL)•

mars ‘13 Réunion du comité de direction • (date à confirmer TBC) BESA @ BMS (date à confirmer)• BESA @ BEA Awards (date à confirmer)•

avril ‘13 10/4-13/4: BESA @ Prolight+Sound 2013•

Juin ‘13 BESA @ Lounge (date à confirmer)• Réunion de direction (date à confirmer)•

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service pour grands directeurs et autres sommités politiques, les tournois de golf, les inaugurations et vernissages; les événements institutionnels et cor-porate constituent aujourd’hui la majeure partie de nos activités. Nous nous démarquons en effet en ne travaillant que le segment haut de gamme ou VIP, un segment très exigeant où nous n’avons pas le moindre droit à l’erreur, mais qui nous per-met aussi de mettre en avant les cinq piliers qui ont assuré notre croissance et réputation, à savoir la ponctualité, le professionnalisme, la proactivité, la présentation et le sourire (les 4 P + S). Nous ne nous contentons en effet pas de fournir de jolies hôtesses uniquement pour dire bonjour, nous épaulons le client et gérons son événement de A à Z», précise Odette. Des clients très satisfaits du service, comme le montrent les témoignages ci-après.

Ann van Simaeys, ING: «Nous collaborons avec Cajami International pour nos principaux événements, et ce depuis 2006. Un véritable lien s’est tissé au cours de cette période et Cajami connaît aussi parfaitement nos besoins. Les hôtesses de Cajami sont très professionnelles et autonomes. Elles sentent très bien ce qu’il faut faire sans devoir tout leur expliquer dans le détail.»

Carine Crouquet, Ligaris: «Organisant de nombreux évènements pour la Commission Européenne, principalement dans le domaine de la santé et de la protection des consommateurs,

nous faisons depuis bientôt 8 ans régulièrement appel aux services de Cajami International. Qu’il s’agisse d’une conférence, d’un point presse, ou d’une action de communication menée par le Commissaire, Cajami International nous ap-porte ses précieux conseils en matière de gestion du protocole, ainsi qu’une équipe d’hôtesses professionnelles, dynamiques et multilingues.»

Stéphane Sertang, Chairman, & CEO de Ginion Group: «Nous travaillons depuis des années avec Cajami International pour le salon de l’automobile à Bruxelles et pour tous nos évènements de lancement produits pour nos marques de luxe (BMW, Ferrari, Rolls-Royce et McLaren). Nous sommes ravis de pouvoir compter sur un partenaire qui tient compte de nos différents souhaits et qui attache beaucoup d’importance à la qualité, la discrétion et la ser-viabilité de ces collaborateurs.»

Patrice Ryelandt, Event’ives: «Depuis quel-ques années, nous faisons appel à l’agence Cajami International pour nous fournir des hôtesses et des promo-boys. Cette dernière est très efficace, professionnelle et fiable. Nos critères de sélection sont bien respectés et nous apprécions beaucoup leur flexibilité. En effet, dans notre secteur d’activités, beaucoup de changements de dernière minute inter-viennent et il est important de pouvoir réagir rapidement et de savoir s’adapter. Cerise sur le gâteau, Odette est très sympa et efficace. Une agence à recommander!»

«rien n’est jAmAis Acquis»Il y a 12 ans, Odette de Vleeschouwer créait l’agence d’hôtesses Cajami International. En se remettant toujours en question et en étant de plus en plus exigeante au niveau du screening, des connaissances linguistiques et de la présentation personnelle, Cajami International fait aujourd’hui autorité dans le secteur et plus précisément dans la niche de l’accueil intellectuel.

supplies34

Jusqu’à présent, BESA a surtout travaillé sur la sécurité, un thème très important surtout pour les fournisseurs audiovisuels et de

structures temporaires. De leur côté, les peo-ple agencies sont confrontées à des problèmes totalement différents: la législation sociale, les expériences avec le personnel, etc. BESA ne veut cependant pas laisser ces fournisseurs sur leur faim et également répondre à leurs besoins.

Commission paritaireLa création d’un cadre social adapté et surtout réaliste constitue un point très important. Les commissions paritaires actuelles ne correspon-dent pas à la réalité du monde événementiel. Les événements s’accompagnent généralement de nombreuses heures de travail en peu de temps, de telle sorte qu’il faut très rapidement payer

des heures supplémentaires. BESA travaille actuellement d’arrache-pied à la création d’une commission paritaire spécifique sur mesure pour le monde événementiel. En principe, il ne s’agira pas d’une toute nouvelle commission paritaire, mais bien d’une extension de l’actuelle CP 304. Un groupe de travail au sein de BESA planche actuellement sur ce point, et cette ini-tiative bénéficie aussi du soutien de spécialistes de l’Université de Gand. Il s’agit d’un travail de longue haleine, qui prendra encore quelques années. Mais les 80 membres que compte ac-tuellement BESA peuvent toutefois déjà mettre leur poids dans la balance afin d’exercer une certaine influence.

Après la présentation du travail consacré à la commission paritaire spécifique, la délégation

de BESA a donné la parole aux people agencies présentes. L’objectif consistait à ce qu’elles fas-sent savoir ce qu’elles attendent d’une associa-tion professionnelle comme BESA.

Des informations clairesUn premier besoin mis sur la table concernait le besoin d’informations claires. Les législations et réglementations pour les people agencies se sont tellement étoffées qu’il devient souvent dif-ficile de trouver quelle règle s’applique à quelle situation spécifique. Via son site Internet, BESA pourrait donner un aperçu clair de cette matière et créer un cadre de base sur lequel les mem-bres pourraient s’appuyer. L’objectif ne consiste pas à endosser le travail d’un secrétariat social, mais bien à y ajouter quelques élargissements sectoriels.

BESA, l’association professionnelle des fournisseurs événementiels belges, tente par tous les moyens possibles de professionnaliser encore davantage le secteur des événements. L’apport et l’expérience de ses différents membres revêtent ici une importance capitale. Ils sont en effet les mieux placés pour savoir pour quels problèmes fréquents BESA pourra jouer un rôle significatif. Avec cette philosophie à l’esprit, BESA a récemment convié une dizaine de people agencies à une table ronde, dans l’intention d’apprendre ce qu’elles attendent précisément d’une association professionnelle.

BesA tend lA mAin Aux people Agencies

supplies 35

L’union fait la forceMais BESA peut encore unir les forces du secteur d’autres manières. Lorsque différents membres seront confrontés à un même problème juridi-que – éventuellement abordé sur le forum –, ils pourront par exemple faire appel, via BESA, à un avocat commun, avec d’énormes économies à la clef. Il sera également possible d’organiser de façon commune des sessions d’information relatives à la législation sociale – par exemple avec un contrôleur qui viendra expliquer à quoi il faut précisément prêter attention. Les parti-cipants étaient par contre pour l’instant moins enthousiastes à envoyer leurs hôtesses suivre des formations communes.

De bonnes idées, il est temps d’agirDe très nombreuses bonnes idées ont donc été mises en avant lors de la table ronde quant à la façon dont le secteur des people agencies pourra progresser en unissant ses forces. BESA insiste cependant sur le fait qu’il ne faut pas en rester au stade des idées. Chaque agence doit croire en la possibilité d’atteindre des objectifs ensemble et vouloir s’impliquer pour y parvenir. BESA pro-met d’ores et déjà que la moitié de l’argent des cotisations sera utilisée spécifiquement pour les people agencies. L’affiliation à BESA est ouverte à tous les fournisseurs événementiels belges, qui existent depuis au moins 1 an et en ordre au niveau de la TVA et de l’ONSS. Le montant de la cotisation annuelle est fixé à 450 euros.

Partager les expériencesPlus que dans n’importe quel autre secteur, les people agencies dépendent des contacts person-nels et des relations. De très nombreux problèmes auxquels sont confrontées les people agencies sont dès lors liés aux mauvaises expériences avec certains collaborateurs et clients. Des hôtesses qui jouent double jeu, des clients qui ne respec-tent pas leurs engagements, etc. La tentation est grande de fusionner ces expériences, mais naturellement, il est légalement interdit d’éla-borer une liste noire de certains collaborateurs et sociétés. BESA peut toutefois constituer une plate-forme pour partager de telles expériences. Via un forum sur Internet, les membres de BESA pourront se venir en aide mutuellement pour résoudre les petits problèmes de tous les jours, sans dévoiler leurs grands secrets professionnels. Evidemment, un tel forum sera exclusivement accessible aux membres de BESA.

Un label de qualité?Une autre idée abordée concernait la possibilité de créer un label de qualité. Celui-ci permettrait de faire une distinction entre les agences qui respectent scrupuleusement la législation et celles qui s’en accommodent facilement. Un contrôleur indépendant pourrait veiller à cela. Après un premier avertissement, les entreprises qui ne jouent pas le jeu correctement pourraient perdre leur label. Lors de notre table ronde, tout le monde n’était cependant pas convaincu de la force d’un tel système de labels de qualité. On a ainsi soulevé le fait que, dans de nombreux cas, le client se laissera encore et toujours plutôt séduire par un prix attirant que par un label de qualité. BESA indique toutefois qu’un tel label doit grandir, mais est également convaincu qu’il faut lui donner une notoriété suffisante, afin d’avoir un label de qualité solide qui inspire la confiance.

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Cette année encore, Experience s’est penché sur l’aspect ‘event people’ de l’événement en obtenant les réponses ciblées et spon-

tanées de 256 professionnels – agences (62%) et traiteurs (38%) – de la scène événementielle belge. Au menu, deux questions aussi simples que traditionnelles pour ces études: ‘Quelles sont les sous-traitants auxquels vous pensez lorsque vous devez engager du personnel pour un événement?’ et ‘Selon vous, quelles sont les agences qui vous ont apporté le plus de satisfac-tion?’

Pour clôturer cette étude, le panel interrogé a eu l’occasion de s’exprimer sur les critères de sélec-tion qu’il estime le plus important dans le do-maine que certains dénomment ‘event people’. Dans ce cadre, on remarque une très forte ap-préciation de la notion de multilinguisme (37%) et de sens du service (24%) de la part personnel, qui se doit également d’adopter un look et une attitude en phase avec l’événement (13%).

À chaque question, chaque sondé a pu livrer un maximum de trois réponses spontanées, donc sans aucune proposition. Dans un domaine aussi vaste, personne ne sera étonné de décou-vrir dans les tableaux qui suivent les noms de fournisseurs issus d’univers extrêmement variés. Ce qui est plus intéressant, par contre, c’est de découvrir dans ce classement des fournisseurs évoluant dans des niches extrêmement limitées. Vous ne les connaissez pas tous? Les fournis-seurs marqués d’un astérisque se présentent brièvement dans les pages qui suivent…

un cApitAl entre omBre et lumièreetude de notoriété et de sAtisfAction du personnel événementiel

Du stagehand aux créatures fantasmagoriques en passant par les services de tous types liés au catering, la réussite de chaque événement est étroitement liée à une multitude de personnes que les invités ne remarquent pas toujours. Un capital humain qui navigue entre l’ombre et la lumière, somme toute…

event peopLe notoriousness 2012 top 10

1 Festen *

2

BDA LogisticsGreen PepperMaison Rouge *ManderlayMise en Place *

3 S-KOCH

4 Best Event service

5

Crew FactoryDragon EventsDyor eventsEasymatchField & Concept

6 Flexpoint

7DMG Security *Mon Image Rabbit One *

8

Blue DolphinDoubleWG4S *Me² *P&I Pro Productions *Quality Seekers

9

B-ExentricFlying Service *Parking BoysRandstadThe Cast

10

FluxologyHuman SupportsRoadrunnerSucces EventsUSGVio interim

hostess agencies notoriousness 2012 top 10

1 Challenge MC *The Frontline Company *

2 Hostess Select *Hostessenservice *

3All Assistance Agency *Prime Impressions *X-tra *

4 Belluga CompanyCBS

5 Agence C *Jobbiz *

6Lindsey's ProjectsNew World *S People

7Cajami *Up2youWorld Models

8

Daktari Events!ExceptionProTéineStart People

9

G4SPromotessSquare Melon *Ward Van der Weyden *

10 Hostess Agency B. JanssensRandstad

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BDA LogisticsMaison Rouge *ManderlayMise en Place *

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4 Best Event serviceDoubleW

5

Crew FactoryDragonDyor eventsRandstad

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7

DMG Security *Field & ConceptMon ImageRabbit One *

8

B-ExentricBlue DolphinFlying Service *G4S *P&I Pro Productions *Parking Boys

9The Cast Quality SeekersFluxology

10

Human SupportsSucces EventsRoadrunnerUSGVio Interim

hostess agencies satisfaction 2012 top 10

1 Challenge MC *

2 Hostessenservice *

3 The Frontline Company *

4

Agence C *All Assistance Agency *Belluga CompanyHostess Select *ProTéine

5

Cajami *CBSJobbiz *Up2you

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“Première tendance: la présence de plus en plus marquée des jeux vidéo au sein du monde événementiel”, débute

Stefan Uytterhoeven. “Nous sommes passés de l’ère Atari dans les années ’80 à l’expérience interactive actuelle des jeux vidéo en ligne. Chez nous, cela se traduit par exemple dans le projet de stand réalisé pour Agfa Graphics à Francfort. Nous avons développé un jeu vidéo distribué à tous leurs clients et accessible à tous. Chacun avait pu s’exercer au préalable sur diverses plateformes avant de tenter sa chance au salon. Chaque participant atteignant 1000 points était

admis à la grande finale, qui se jouait via un mode multijoueurs. Le gagnant remportait un billet d’avion d’une valeur de 1500 €. Ce type de démarche permet une communication différente autour du salon. Cela vous permet d’éveiller l’in-térêt de vos clients de manière agréable pendant plusieurs semaines avant le début du salon.”

Stefan ajoute que ce concept se prête parfaite-ment à un events player game avec plusieurs personnes qui s’affrontent. “Moyen idéal de stimuler l’esprit d’équipe, il s’intègre aisément dans les teambuildings ou citygames.”

Brand activationCette évolution cadre en outre parfaitement avec l’aspect brand activation. Par exemple, lier un produit destiné à un public jeune à un jeu vidéo se révèle très efficace. “Prenez les festivals d’été qui sont à nos portes. Les marques peuvent lancer un jeu quelques mois à l’avance, créant ainsi une sorte de sentiment de communauté durant le festival. En fait, vous pouvez associer un jeu à n’importe quelle activité. En utilisant judicieusement les média sociaux, vous obte-nez une interaction intense au sein d’un large public.”

L’iPad est également en train de conquérir le secteur événementiel, remplaçant de plus en plus souvent le PC portable durant les présentations. Cela offre des tas d’avantages. “Chaque participant suit la présentation à son propre rythme sur son iPad personnel. Cette présentation individuali-sée retient davantage l’attention. D’autre part, vous pouvez ensuite poser quelques questions aux participants afin de vous assurer de la bonne

le secteur événementiel rAssemBle monde réel et virtuel

Le monde réel et le monde virtuel agissent de plus en plus comme un duo symbiotique. On observe également un rapprochement au sein du secteur événementiel, qui se traduit par plusieurs évolutions actuelles sur lesquelles le créateur de productions cross media Mojuice joue volontiers. Un mot d’explication avec le directeur de la société Stefan Uytterhoeven.

supplies 49

durant lesquels le public discute et interagit en ligne avec les orateurs et les autres membres du public via iPad ou iPhone. Les discussions

ainsi créées développent une communauté en ligne. Durant sa ‘Visiedag’ (à laquelle nous avons contribué à la demande d’Event Masters) portant sur le renouvellement du parti, l’Open VLD avait convié huit orateurs externes présentant des points de vue spécifiques. Il était possible d’argumenter avec le modérateur et le public présent, tant dans la salle qu’en ligne. Une approche de plus en plus intégrée aux systèmes de vote en ligne. Concrètement,

cela résulte en une hausse du sentiment de ‘live’ pour les personnes non-présentes.»

Visionnez les vidéos des cases évoqués sur http://xp80.mojuice.com

demande de Cré-action). “La prochaine étape est de transposer cette variante classique dans les salles de réunion et de créer un effet 3D sur un écran plat ou le décor présent. A la demande de Fast Forward Events, nous avons pris en charge un sales meeting, avec le mapping en guise de fil conduc-teur. Grâce à cette intervention visuelle forte, le message gagne en puissance. Les participants entrent entièrement dans le concept.”

Dans la prolongation de l’aspect mapping, on trouve la conféren-ce interactive. Celle-ci permet aux participants de réagir aux propos de l’orateur durant le meeting via des communication walls. “On peut voir cela comme un mur twitter privé, surpassant les votes par sms traditionnels et les murs twitter classiques. On voit également émerger les premiers congrès

compréhension du message. Ici aussi, vous pou-vez faire intervenir les médias sociaux, afin de dévoiler à l’avance une partie de votre message. Vous créez ainsi une méthode de meeting ultra personnalisée et vous pouvez sortir du tracé de l’éternel speech interminable sur grand écran devant un grand groupe de personnes.”

Cette forme à plus petite échelle, plus person-nalisée, est facile à diversifier. Les participants spécialisés en marketing ou en vente peuvent par exemple se passer de ce volet de la présen-tation. Vous pouvez travailler avec des groupes plus réduits participant à la présentation au mo-ment qui leur convient le mieux. Pour résumer, cela revient à transposer le contact face à face d’une conversation sur quelques individus ou un groupe plus ou moins grand de participants.”

Simulation visuelleMojuice a déjà réalisé plusieurs mappings 3D classiques, entre autres pour l’inauguration de la nouvelle centrale électrique de Luminus (à la

http: //xp80.mojuice.com

supplies50

Aujourd’hui, la chaise n’est plus simplement une chaise. Les clients posent des exigences toujours plus spécifiques concernant leur

mobilier et le décor pour leur événement. On ne trouve pratiquement plus d’espace VIP avec des tables et chaises ordinaires. Alors que le lounge était encore quelque chose d’exclusif auparavant, il s’est aujourd’hui largement popularisé. On note aussi une percée du mobilier éclairé, qui devient de plus en plus accessible. Alors que bar éclairé était hyper moderne il y a une dizaine d’années, il semble être devenu la norme de nos jours. Les autres applications audiovisuelles sont aussi de plus en plus dissimulées dans le décor et dans le mobilier. La décoration et la fonctionnalité vont donc de plus en plus souvent main dans la main. La gamme à laquelle le client peut faire appel s’est multipliée en peu de temps. Les catalogues sont sans cesse plus épais afin de pouvoir répondre aux souhaits du client.

Prix sous pressionD’autre part, les acteurs à notre table ronde in-diquent que leurs clients viennent avec des bud-gets de plus en plus réduits. Ils escomptent tou-jours plus de qualité, de diversité, de possibilités de choix, etc. mais en même temps, ils veulent aussi les prix les moins chers et n’hésitent pas à mettre ceux-ci sous pression. Ce qui entraîne un grand écart difficile à réaliser. La diversité exige des investissements, mais on ne laisse pas aux loueurs le temps suffisant pour rentabiliser ceux-ci. Ce qui fait qu’un beau catalogue épais comporte aussi des risques lorsque le client ne veut pas payer davantage pour ce matériel.

Quelques acteurs participant à notre débat nous expliquent comment ils tentent d’échapper à

ce grand écart. Il est ainsi possible de se profi-ler avec certains produits de niche, afin d’être moins sensible à la guerre des prix entre les pro-duits classiques. Une autre possibilité consiste à proposer des produits totalement différents en jouant sur les couleurs et les matières. C’est-à-dire créer un gros effet avec peu de moyens. La créativité revêt ici une importance décisive.

Personne ne niera toutefois que la baisse des budgets et la forte pression sur les prix consti-tuent bel et bien un problème. Quelques inter-locuteurs autour de la table tenaient dès lors un plaidoyer acharné afin de mettre un terme à cette tendance. On pratique des prix bas pour décrocher des projets, mais en louant constam-ment à des prix trop bas, on ne pourra jamais amortir ses investissements et on se retrouvera finalement dans les problèmes.

Dégâts et volsUn autre problème abordé en long et en large concerne la manière dont ceux qui louent le matériel se comportent avec le matériel livré, qui revient parfois fortement abimé. Avec les litiges nécessaires comme conséquence. Le matériel peut être endommagé avant, pendant et après l’événement. Les loueurs tentent ici de jouer un rôle proactif en prodiguant des instructions, mais on peut se demander dans quelle mesure celles-ci sont respectées. Une autre mesure de prévention consiste à opter pour du matériel encore plus solide et plus facilement lavable. L’alcool et les fêtards exubérants ont une part de responsabilité importante dans les dégâts, mais le personnel lors des événements peut aussi provoquer des dégâts. Lors du démontage d’un événement, on aura parfois du personnel un peu démotivé qui sera un peu moins prudent avec le matériel. Certains

Les sociétés à avoir répondu positivement à notre invitation à participer à un débat sur l’actualité du secteur de la location de décors et de mobilier étaient une petite vingtaine. La preuve que les choses bougent énormément dans ce segment. Comme l’a également montré notre table ronde. Celle-ci a non seulement abordé les tendances au niveau de l’offre de produits, mais aussi les problèmes typiques auxquels est confronté ce secteur. Voici le compte-rendu de ce débat animé…

décors & moBilier“les clients veulent plus pour moins de Budget”

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téger celui qui loue du matériel contre ses créan-ciers, de telle sorte que ces derniers peuvent se retrouver dans les problèmes. Lors de notre débat ont été rapportées quelques anecdotes de clients qui abusent d’un tel concordat judiciaire pour ne pas payer tout en continuant à travailler via une autre société. En outre, il n’est pas tou-jours possible de procéder préalablement au screening de la situation financière du client.

Les Pays-Bas sont dès lors régulièrement cités en exemple. On y a en effet l’habitude de payer le prix de la location à l’avance, avant de venir enlever le matériel. Ce qui constitue en soi un système intéressant et honnête. Mais les parti-cipants à notre table ronde avaient le sentiment que les grandes multinationales ne feront pas rapidement le pas et que la Belgique n’est pas encore prête pour cela.

Les mauvais payeurs et les conséquences financièresLes membres de notre panel sont aussi réguliè-rement confrontés à des mauvais payeurs. Les loueurs sont parfois considérés comme respon-sables du succès de l’événement. Lorsque celui n’a pas eu le succès escompté, il arrive parfois qu’ils ne soient pas payés. Il est attirant d’or-ganiser des gros événements, mais préfinancer ceux-ci n’est pas toujours évident. Les sociétés présentes à notre table ronde tentent généra-lement de demander un acompte, mais cela ne marche pas toujours, de telle sorte qu’elles doivent, dans un certain sens, jouer à la banque pour leurs clients.

La ‘loi relative à la continuité des entreprises’ entraîne aussi une certaine inquiétude dans le secteur de la location. Celle-ci peut en effet pro-

loueurs conseillent dès lors à leurs clients d’être présents lors du démontage. La pratique nous a appris que cette recommandation est peu suivie.

Organiser un moment de réunion après l’événe-ment pour compter ensemble le matérial s’avère également difficile. Car le vol forme aussi un réel problème. Différentes idées ont été avancées pour s’attaquer à ces problèmes. On pourrait ajouter un pourcentage à la facture, comme une sorte d’assurance. Mais une telle idée ne pourra fonctionner que si tout le secteur l’applique, sinon les clients ne l’accepteront jamais. Une autre possibilité consiste à contrôler de manière détaillée tout le matériel après l’événement, et d’être strict à ce niveau. Mais reste à savoir si on osera toujours le faire face à ses clients. Certains considèrent en effet un loueur ‘trop strict’ comme un bon argument pour changer de fournisseur.

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Comme le veut le système de nos enquêtes, les 293 professionnels interrogés par voie électronique ont été invités à nous livrer

un maximum de trois noms de fournisseurs pour chacune des deux questions posées: ‘Quels sont les noms de loueurs de mobilier qui vous viennent à l’esprit lorsque vous envisagez l’or-ganisation d’un événement’ et ‘Quels sont les fournisseurs qui vous ont apporté le plus de satisfaction dans ce domaine?’. Un total de 178 formulaires ont ainsi été remplis par un panel essentiellement composé d’agences d’événe-ments (74%) et de traiteurs (23%).

À titre d’information, le panel nous a également livré les critères qu’il estime déterminants dans le choix d’un loueur de mobilier. À ce niveau, l’originalité des produits proposés l’emporte largement sur les autres critères, dont celui des services complémentaires (dessins 3D, flexibi-lité, etc.).

Comme les résultats le laissent apparaître ci-dessous, plus de 50 entreprises ont été spontanément citées dans cette étude. Vous ne connaissez pas tous ces fournisseurs? Les pages suivantes vous permettront de (re)découvrir brièvement les sociétés indiquées en italique dans les classements ci-dessous…

étude de notoriété et de sAtisfAction des loueurs de moBilier

En mai dernier, 500 traiteurs et agences d’événements ont été sondés pour identifier la renommée et la satisfaction des loueurs belges de mobilier. Résultats…

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EN QUOI SOMMES-NOUS UNIQUES? Il ne s’agit pas de la énième découverte d’un ‘concept événementiel’, mais bien d’une collaboration solide entre trois solides partenaires exécutifs qui se pro�lent comme un bloc soudé pour pouvoir o�rir davantage au client. Vous pouvez vous adresser à Orange3 pour louer du mobilier de qualité supérieure GandiaBlasco, du mobilier de plage, des chapiteaux et planchers, des systèmes de sonorisation et de l’eventstyling total. Bref, nous avons tout pour faire de chaque fête un super événement de A à Z!

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Levi Party Rental, que la fête commenceL’élaboration de festivités est une tâche sérieuse. Une préparation minutieuse, une organisation précise et un choix de matériel bien pensé sont indispensables au succès d’un événement. Au �l des ans, nous avons acquis une solide réputation en tant que spécialiste de location de matériel festif pour événements privés et professionnels.Levi Party Rental propose tout le matériel nécessaire imaginable pour l’organisation de grandes et petites festivités, salons ou événements. Trois tunnels de lavage industriels garantissant la propreté impeccable de nos services et couverts.Nous renouvelons et éto�ons en outre constamment notre assortiment. Avec notre équipe de 40 collaborateurs enthousiastes et notre vaste parc automobile, nous sommes en mesure d’assurer un service irréprochable partout en Belgique, tous les jours de la semaine et à toute heure du jour. Levi Party Rental a récemment été classé par Trends Magazine parmi les Trends Gazelles, en tant que petite entreprise à la croissance la plus rapide.

EN QUOI SOMMES-NOUS UNIQUES? Notre disponibilité permanente est désormais de notoriété publique, de même que notre rapidité d’intervention. Rien d’étonnant dès lors que de plus en plus d’agences événementielles et entreprises de catering fassent appel à nous !Notre nouveau département Levi Plus s’adresse à ceux qui attendent encore plus de leur événement. Avec Levi Plus, nous hissons votre événement jusqu’à niveau encore jamais atteint !RÉFÉRENCES Waregem koerse: cocktail dînatoire pour 18.000 VIPEccentric luxury life style eventMnu: le concept traiteur exclusif des chefs étoilés Peter Goossens, Sergio Herman et Roger van DammeTour des Flandres 2012: VIP Quaremont 4.000 personnesFestival du �lm de GandFlanders Horse Event BeerveldeMiele Catwalk

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