Évangéliser le digital dans l'entreprise par Dominique GUICHARD

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« Évangéliser le digital dans l’entreprise »

Enregistrement de Web – Conférence

Minutes Academy

Par Dominique Guichard





Dominique Guichard

Ø  Président MINUTES ACADEMY BFA Ø  Ex directeur digital NaDxis Assurances

armania socialmania INfluencia

Pourquoi lancer le digitalisa8on de son entreprise ?

à  20% de front office à  80% de la parDe digitale est invisible


D’après une étude réalisée en 2013 par CAP GEMINI auprès de 400 dirigeants d’entreprise, les entreprises qui font preuve d’une maturité digitale :

Pourquoi digitaliser votre entreprise ?

Ø sont plus profitables

Ø génèrent plus de revenus par

employé

Ø sont mieux valorisées par les

marchés

à Facteur de performance pour l’entreprise


Quand le digital réinvente l’entreprise … L’entreprise digitale : capacité de l’organisaDon à fournir des ouDls de gesDon, de collaboraDon et de partage des connaissances efficaces avec ses clients, ses fournisseurs et en interne.


Sommaire

1.  Les outils adaptés à une meilleure collaboration

2.  Les évolutions à apporter à l'organisation

3.  Les règles d’or


Collaboration

COLLABORATION COOPERATION

COORDINATION

COMMUNICATION

1

2

3


Le travail collaboratif interne : un levier de performance efficace ! ...

Nature d’enjeux Enjeux

Economique

n  Optimiser le recours aux réunions physiques et réduire les coûts de déplacement

n  Suppression d’activités à non valeur ajouté n  Economiser les coûts « papier » n  Favoriser l’innovation

Organisationnel

n  Décloisonner l’organisation n  Réduire sensiblement la charge administrative en fluidifiant le circuit

d’informations n  Favoriser la traçabilité des échanges n  Favoriser le mode projet

Managérial n  Favoriser la responsabilisation des acteurs


… mais qui se complique quand on évoque les fonctionnalités et les outils !

Gestion électronique

documentaire

Réseaux social

d’entreprise Localisation d’expertise

Groupe de discussion

Web / Visio

conférence

MOOC

Partage d’application


Il existe 1 clé de lecture : les 10 familles de fonctionnalités (1/2)

Fonctionnalités / famille d’usage Description

Mise en relation Cette famille d’usages permet d’évaluer la solution sur sa capacité à mettre en oeuvre un réseau d’experts dans lequel il est facile d’identifier des compétences et des expertises.

Accès à l’information

Cette famille d’usages évalue la capacité de la solution à faciliter l’accès aux informations. Ces informations sont par exemple accessibles pour l’utilisateur, au travers d’un fil d’actualités.

Classement des connaissances

Pour cette famille d’usage, la solution est évaluée sur sa capacité à pouvoir mettre en forme des référentiels documentaires, à enrichir les contenus et à gérer leur cycle.

Gestion du rendu La gestion du rendu comprend toutes les fonctionnalités permettant à un administrateur de personnaliser graphiquement son site et de l’adapter en fonction du mobile.

Intégration au SI Cette famille représente la capacité de l'outil à s'intégrer à un système d'information existant.

Source : référentiel lecko


Il existe 1 clé de lecture : les 10 familles de fonctionnalités (2/2)

Fonctionnalités / famille d’usage Description

Communication et editorialisation

Cette famille d’usages comprend toutes les actions qui vont permettre à un administrateur d’agencer des pages, de publier des articles, de modérer, et de mettre en avant des contenus.

Coédition et gestion de projet

Cette famille regroupe les usages liés à la collaboration autour d’un projet ou de la réalisation d’un livrable.

Administration de la plateforme

Comme la mise en relation, la conversation est un élément important pour un outil voulant avoir une dimension sociale...

Partage et gestion de contenus

Cette famille d’usages évalue la capacité de la solution à faciliter, pour un utilisateur, le partage de contenus quelque soit son type, le périmètre de visibilité souhaitée et sa provenance.

Conversation La conversation comprend tous les usages liés aux échanges interpersonnels. Ces échanges peuvent s’opérer au travers de différents canaux.

Source : référentiel lecko


Les outils de travail collaboratif sont au cœur du système d’information


Les 5 principales solutions du marché


Google apps : le meilleur rapport qualité prix

•  Google propose un ensemble d’applications collaboratives (messagerie, agenda, espaces projets, gestion documentaire, réseau social) composant une brique d’infrastructure proposée aux entreprises de toutes tailles (y compris de très grandes entreprises).

•  La solution est complète, économique (moins de 4€/mois/utilisateur) et très ergonomique, les fonctionnalités pro ayant souvent été testées en premier sur le grand public.

•  Une offre adaptée au besoin des TPE PME

Fonctionnalités / famille d’usage Niveau de couverture

Mise en relation



Gestion du rendu

Intégration au SI





Conversation Source : lecko.fr


Alfresco : un leader open source de la gestion électronique documentaire

•  Alfresco a décidé de ne pas se lancer à la course au social et de se concentrer sur son cœur de métier, à savoir la gestion de contenus et documents, domaine sur lequel l’avance technologique prise leur permet de proposer une alternative crédible à des outils spécialisés comme Sharepoint, Documentum, etc… en ajoutant une bonne dose d’interopérabilité et de respect des normes.

•  Un positionnement clair qui leur ouvre les portes d’entreprises de toutes tailles.


Mise en relation



Gestion du rendu

Intégration au SI







BlueKiwi : Le réseau social d’entreprise de référence qui a pour objectif le « 0

mail » •  Bluekiwi est positionné

aujourd’hui sur le créneau du « 0 mail », à savoir viser la réduction du nombre de mails envoyés dans les entreprises clientes, en proposant un portail social à l’utilisateur final. Cette stratégie, plutôt généraliste, place Bluekiwi au centre du SI Social des organisations clients.

•  Bluekiwi est une solution de réseau social généraliste, permettant d’outiller une large gamme d’usages collaboratifs et KM au sein d’une interface simple à administrer.

•  Acteur français historique racheté par Atos en 2012, l’outil se destine à des structures de tailles moyennes ou grandes, et peut outiller la collaboration à l’interne mais aussi à l’externe.

•  Solution précurseur à l’échelle mondiale sur de nombreux sujets, Bluekiwi continue d’innover.


Mise en relation



Gestion du rendu

Intégration au SI







Microsoft Sharepoint 2013: Le leader « all inclusive »

•  Sharepoint est la solution collaborative historique de Microsoft, leader sur le marché en France. Centrée sur la mise en ligne d’espaces projets, les sites, finement paramétrables et centrés initialement autour de bibliothèques de document, la solution dispose maintenant d’espaces conversationnels, les communautés, d’une brique sociale, le Newsfeed, et d’un outil de gestion de documents personnels, Skydrive, renommé OneDrive en 2014.

•  Sharepoint 2013 est un outil aujourd’hui adapté au besoin des entreprises dont le nombre de salariés est supérieur à 200.

•  Coût de la licence environ 200 euros par an par utilisateur auquel s’ajoute des prestations d’intégration complémentaires (environ 800 euros par jour)


Mise en relation



Gestion du rendu

Intégration au SI







IBM Connections : Le challenger

•  IBM est un précurseur du social, mais a longtemps eu un temps d’avance trop important par rapport à la maturité des clients français. A l’aise sur le cloud et en mobilité (point faible de Microsoft), IBM possède une belle carte à jouer dans le SI Social de demain.

•  IBM Connections est la solution de réseau social d’IBM, qui est progressivement en passe de devenir la solution collaborative poussée par l’éditeur (auparavant IBM poussait QuickR).

•  La solution est centrée sur l’utilisateur et sur des communautés, qui peuvent être paramétrées selon l’usage souhaité (entraide, innovation, documents…).

•  L’outil propose également des fonctionnalités documentaires de plus en plus étendues.


Mise en relation



Gestion du rendu

Intégration au SI







Sommaire





Les solutions numériques de travail collaboratif … ne sont (malheureusement) que des outils


Pas facile de passer de la théorie à la praDque du travail collaboraDf

Stratégie

Organisation, processus,

management

Outils

App

roch

e th

éoriq

ue

App

roch

e te

chno

phile

Quelques verbatims illustratives

Les résultats

Pas d’usages

Par où commencer ?

Pourquoi ça ne prend pas ?

Pas de résultats opéraDonnels

• « Il faut développer les synergies » • « Il faut développer la transversalité » • « Il faut mutualiser la connaissance et les compétences » • « Il faut diffuser la stratégie de manière homogène »

• « Sharepoint a la meilleure couverture foncDonnelle » • « Il manque une GED à l’état de l’art » • « Il faut meYre en place un RSE à court terme »


Quelques questions à se poser

Quel est le nouveau rôle du

manager ?

Quelles étapes pour un projet

collaboratif réussi ?

Quels impacts sur les

processus métiers ?

Comment valoriser la

collaboration / Comment inciter?


Ils sont conséquents !!!

La mise en œuvre d’un outil de travail collaboratif nécessite de refondre en partie les processus en redéfinissant les interactions entre les membres d’une communauté : Le recours à la messagerie avec mise en copie doit être remplacé par la

capitalisation sur un espace partagé avec une fréquence régulière suivie d’une notification aux membres du groupe

La préparation d’une réunion doit être revue avec mise à disposition du support en amont de la réunion et la diffusion systématique du compte rendu sur l’espace dédié

La communication interne doit être multicanale Les espaces de capitalisation des productions sont transformés

Quels impacts sur les processus métiers ?


Comment valoriser la collaboration ? Comment inciter ?

Intégrer la notion de collaboration dans les objectifs de vos collaborateurs pour valoriser la culture du partage

Mettre en place un système de mesure de la collaboration

Valoriser les initiatives de vos collaborateurs en interne


Avec les Outil de travail collaboratif, le manager devient un community manager

La modification des processus d’interaction redessine le contour de son périmètre d’intervention et de ses responsabilités

Ses actions de contrôle vont évoluer : il ne doit plus être en validation systématique des productions de ses équipes !!! En revanche il doit avoir de la visibilité sur les productions et contributions de ses équipes

Le manager 2.0 doit être donc un utilisateur aguerri des outils de travail collaboratif

Quel est le nouveau rôle du manager ?


Sommaire





Multitude d’outils, mais quel besoin ?


Quelques questions à se poser ? Quelle couverture fonctionnelle de la solution ?

(dé)limitée, ouverte, étendue, inter-opérabilité Nombre d’utilisateurs et de profils différents (i.e. groupes d’utilisateurs) Quel mode de licensing : Open source / Propriétaire ? Quel modèle économique de facturation / architecture : licences, SaaS (Cloud) ?

Avantages / inconvénients, culture de l’entreprise ? Culture d’investissement ou de frais de fonctionnement « pay-per-use »

Nécessité de bien réfléchir sur le besoin …

à La définiDon du besoin est le principal facteur de réducDon des coûts d’accession à LA soluDon


Accompagner et poursuivre le changement : une démarche continue

–  Analyser et communiquer •  Analyse de l’exécution •  Test, Validation et Recette •  Analyse des résultats / communication interne / feed back •  Correctifs éventuels / communication interne / feed back

–  Ajuster •  Les écarts arrivent plus souvent pour des raisons

managériales ou défaillances de communication que par des défaillances d’outils

à Pas de conduite du changement = pas d’usages = projet de mise en œuvre de soluDon collaboraDve inuDle


Facteurs-clés de succès Ø  Implication forte de la Direction Générale = sponsor

Ø Mise en place d’une gouvernance transverse

Ø  Implication forte de tous les collaborateurs de l’entreprise





Merci d’avoir suivi ces

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Marketing

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