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Gestion des candidatures étudiantes

eCandidat pour l’UM1OPI pour Rennes 1

Université Montpellier 1 - DSI

Fabienne Ricart

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Le projet

Le projet : gérer informatiquement les candidatures des étudiants pour les procédures nécessitant une commission d’accès de l’Université.

Le contexte : L’université Montpellier 1 compte 9 composantes 1 composante disposait d’une solution quelle

souhaitait améliorer et mieux intégrer

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La démarche Projet validé lors du CORI du 30 juin 2008

Chef de projet : Pr. Marielle CADOPI doyenne de STAPS

Création d’un groupe projet avec des représentants de chaque composante, le SCUIO-IP, la DEVE et la DSI et rédaction d’un cahier des charges UM1

Connaissance des travaux sur Rennes 1 : rencontre des équipes projets et étude des cahiers des charges respectifs

Création d’une application par l’université de Rennes 1 et l’UM1 basée exclusivement sur Apogée

Campagne 2009 : 4 composantes, 60 formations, 10 000 candidats

Campagne 2010 : généralisation de la démarche et harmonisation des dossiers de candidature de l’université (validé par la gouvernance en novembre 2009)

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Point technique Pré-requis :

Environnement JAVA Un SGBD MySql ou Oracle Serveur d’application TOMCAT Authentification par SSO-CAS un annuaire LDAP (recherche people) Apogée

Installation installation des 2 webServiceApogee AMUE (400lm et 400ly) webServiceApogee (esup-ws-si). L’application est compilée avec java (jdk1.6.0) Serveur application Tomcat 5.5 ou 6 Oracle 10g ou MySql

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Champs demandés aux étudiantsSont configurés par défaut les champs suivants : 1. Au moment de la création de son dossier, champs obligatoires :

état civil baccalauréat cursus post-bac

2. Champs facultatifs : Cursus professionnel ou des stages Formations complémentaires professionnalisantes

Il est possible d’ajouter des champs à remplir pour l’étudiant ; c’est le formulaire complémentaire.(attention, ces champs ne font pas partie des extractions Excel)

Les champs remplis en ligne sont réutilisables pour plusieurs diplômes

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Que permet de faire eCandidat ?Avant la campagne :

De paramétrer dans le logiciel les diplômes concernés, ce sont les commissions En se basant sur des VET Apogée ouvertes pour la

campagne Avec un calendrier de candidature Avec des pièces justificatives à joindre au dossier D’ajouter des questions en plus de celles posées en

standard (formulaire complémentaire – outil Orbéon)

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eCandidat : backOffice

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eCandidat : création d’une commission

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Formulaire complémentaire - Orbéon

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Ouverture de la campagne

Site internet

ENT

Dossier eCandidat pré- rempli

Ancien étudiantUM1

Étudiant UM1

Dossier eCandidat à remplir

Étudiant inconnu Impression

Envoi du dossier par courrier

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eCandidat : écran étudiant avant connexion

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eCandidat : écran étudiant

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Que permet de faire eCandidat ? Pendant la campagne, de saisir l’avancement du traitement du

dossier de l’étudiant : Dossier « arrivé » (vérifié ou pas) Dossier « arrivé mais incomplet », saisie des pièces manquantes L’étudiant peut se reconnecter à tout moment, il est averti par

mail dés que son dossier est modifié, sa page personnelle est mise à jour.

Après la commission, De saisir les résultats

• Liste principale (confirmation, IA web, prise de rendez-vous)• Liste complémentaire (avec un rang)

De rapatrier les données dans Apogée pour les inscriptions.

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Que permet de faire eCandidat ? A tout moment eCandidat permet aux

gestionnaires de : Consulter le nombre de candidats par commission Consulter un dossier en particulier D’extraire sous Excel tous les champs saisis par

les candidats (sauf le formulaire complémentaire)

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eCandidat : extractions Excel

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eCandidat : extractions Excel

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Retour d’expérience, campagne 2009 Des difficultés au démarrage

Calendrier trop serré n’ayant pas permis des tests suffisants

Des difficultés rencontrées par les étudiants pour remplir en ligne les dossiers (en particulier le formulaire complémentaire)

Nécessité d’avoir une VET ouverte pour la campagne en cours au début de l’année civile (pb organisation UM1)

Harmonisation des dossiers et pièces justificatives (pb UFR)

Des gains

Pour les étudiants, un meilleur suivi

Procédure allégée pour les gestionnaires et responsables de commission

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Organisation des développements Développement en collaboration

Définition et assignation des tâches dans SourceSup

Liste de diffusion opi-devel@cru.fr

Avec le logiciel eclipse

En utilisant SVN pour gérer les versions

Et le framework de développement esup-commons

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Améliorations apportées à la campagne 2010

Meilleure communication sur le site internet UM1, présentation aux enseignants dans les composantes

Amélioration de l’ergonomie de l’application

Gestion de la formation continue (Rennes 1)

Gestion des campagnes et de l’archivage

Gestion automatique de la liste complémentaire

Module de statistiques

Utilisation de l’application par la DRH pour le recrutement des enseignants ATER

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Pistes d’évolution UM1 : 2011 Meilleure intégration d’Orbéon, empêcher l’impression

du dossier tant que le formulaire complémentaire n’est pas rempli

Utilisation de l’application pour toutes les procédures sélectives de l’établissement

Nouvelle version répondant aux besoins de la DRH

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eCandidat, OPI Wiki : https://listes.cru.fr/wiki/opi-devel/doku.php Liste d’échange autour de l’application : opi-usr@cru.fr SourceSup : [57SI] Opérations de préinscription

Questions ?