La dématérialisation des dossiers

individuels à la MDPH du Finistère

Yannick Deimat: Directeur Adjoint MDPH 29

Etienne Paillard: Directeur Général ERIC SAS

Eléments de contexte• 953 000 Habitants

• 63 agents

• 90 000 dossiers de personnes handicapées: 83 000 pour les adultes, 7 000 pour les enfants (10% de la population finistérienne)

• 600 mètres linéaires de dossiers pour une capacité de stockage de 500 mètres linéaires

• 300 dossiers par semaine

• 40 000 décisions par an

� Nécessité de dématérialiser les dossiers

Les objectifs de la

dématérialisation- Supprimer les documents papier dans une réflexion collective et

globale de modernisation des processus :

� Améliorer les temps de traitement, l’accès et le partage des informations.

� Supprimer au maximum les redondances de saisie tout en améliorant leur qualité, y compris lors des visites ou réunions extérieures avec des ordinateurs portables dotés de clés 3g+.

� Sortir d’une démarche de suivi de dossier pour passer à un suivi procédural permettant de dissocier la gestion des demandes et d’optimiser les flux.

� Préparer les fondements de l’accès direct demandé par les usagers afin qu’ils accèdent aux pièces de leur dossier et formulent leur demandes en ligne par Internet.

Les contraintes

de la dématérialisation- Disposer d’un cadre juridique garantissant le caractère non

contestable du document dans tous ses âges.

- Trouver la solution informatique permettant une intégration suffisante et efficiente avec l’applicatif métier.

- Garantir la sécurisation des données en interne et àl’extérieur de la MDPH.

- Revoir les modes de travail issus des nouveaux

modes de traitement des données (tableaux de bord, indicateurs)

- S’adapter aux changements considérables dans le travail au quotidien.

• 1982: Création de la société, partenariat avec CANON

• 1985: Invention du système TRIDEX pour la gestion des microfilms

• 1992: Première version de la GED MULTIGEST

• 1995: Distribution scanners professionnels CANON

• 1998: Utilisation de MULTIGEST par les COTOREPS

• 2005: Interconnexion MULTIGEST avec logiciels métiers

• 2011: Passage de témoin dans la continuité

ERIC ArchivageERIC Archivage

•Plus de 1 000 clients nous ont fait confiance dans les différents secteurs : PME/PMI, Administrations, collectivités locales, grands comptes…

RRééfféérences ERICrences ERIC

CONCEPTS MULTIGEST

• Connectée aux logiciels métiers

• Architecture full web

• Nativement compatible dématérialisation

• Habilitations sécurisées et souples

• Ergonomie et simplicité

• Armoires virtuelles

• Plans de classement diversifiées

Les 5 points incontournables

Considérer ce chantier comme un projet à part entière

• Associer l’ensemble des acteurs internes et externes dés le début du projet.

• Croiser systématiquement les dimensions juridique, technique et métier pour vérifier que la réponse à l’une n’entrave pas l’autre (Informatique évaluation archivage…).

• Acter de façon formelle ( Présentation, signature Comex) les fondamentaux du projet : Protocole de dématérialisation, Procédure d’instruction, Convention d’élimination.

• Avoir en permanence à l’esprit la dimension structurante du projet sur les processus internes préexistants (Mettre les procédures en ligne).

• Ne pas sous-estimer la dimension angoissante de la séparation tactile d’avec le dossier papier (Aller au contact, expliquer, rassurer, encourager…).

Les 7 constats1. L'interdépendance entre le projet et son environnement

2. La maîtrise impérative de l'information donnée au personnel

3. La prise en compte du facteur temps dans la gestion de projet

4. Besoin d'analyse du comportement des acteurs

5. L'influence de la conduite tenue par la direction de projet

6. La nécessité de transmettre de nouveaux savoir-faire collectifs

7. L'indispensable élaboration d'une gestion sur mesure du projet

Une démarche et une équipe inter-

services a été dédiée à ce projet en

concertation avec le personnel

• La MDPH

• La DSI

• Les archives départementales

La situation aujourd’hui

• Un démarrage effectif depuis le 20 novembre 2011.

• 3400 dossiers dématérialisés aujourd’hui au rythme de 54 Jour.

• Une équipe de numérisation des historiques constituée de 3 personnes spécialement recrutées.

• Une nouvelle façon de travailler pour les services.

• Quelques difficultés techniques persistantes.

• Des inquiétudes des personnels sur la génération de retards dans cette phase de démarrage.

• Des bénéfices déjà ressentis dans ce nouveau mode de fonctionnement.