En collège avec UnDeuxTemps -...

Rendre l'ENT 2nd degré opérationnel

En collège avec UnDeuxTemps

BDMP-TICE

Rendre l'ENT 2nd

degré opérationnel en collège avec UnDeuxTEMPS

Académie de Montpellier, BdMP TICE 1 / 18

Contenu Introduction ........................................................................................................................................... 2

Méthode de travail ................................................................................................................................ 2

But de ce document............................................................................................................................... 2

Les bases de données évoquées dans ce document ............................................................................. 3

Les étapes recommandées .................................................................................................................... 4

Annexes ............................................................................................................................................... 14

Les fichiers XML ............................................................................................................................ 14

Importation de l'emploi du temps dans le Cahier de textes de l'ENT.......................................... 15

Chronologie d'utilisation de Sconet Notes .................................................................................... 16

Chronologie d'utilisation de Sconet Absences .............................................................................. 16

Références ........................................................................................................................................... 17

Colophon ............................................................................................................................................. 18

Remerciements ................................................................................................................................ 18

Rendre l'ENT 2nd



Introduction

Faire fonctionner au mieux l’ENT à la rentrée, nécessite de réaliser un certain nombre d’opérations de gestion, dans un ordre à respecter. Ces opérations concernent SIECLE, STS Web, UnDeuxTEMPS et le cahier de textes de l’ENT. Ces applications utilisent des bases de données interconnectées qui doivent être gérées ensemble de manière régulière et synchrone. Le but de ce document est de décrire la nature et l’ordonnancement de ces opérations afin de permettre un fonctionnement optimal de l’ENT.

Méthode de travail

Le document original et la frise, initialement conçus dans le contexte EDT en lycée, ont été soumis à deux personnels de direction, en collège, qui utilisent le logiciel UnDeuxTEMPS. Il s'agissait d'adapter les contraintes de calendrier et les méthodes à ce nouveau contexte : en effet, le collège n'est pas soumis aux mêmes contraintes que le lycée. Comme dans le document original, on se propose de définir les étapes à respecter dans les échanges de données entre les logiciels institutionnels et le logiciel privé de conception de l'emploi du temps.

But de ce document

Rendre opérationnel l'ENT à la rentrée 2013 et notamment permettre en fin de parcours l'importation des emplois du temps conçus au moyen du logiciel privé UnDeuxTEMPS dans le Cahier de Textes de l'ENT. Cette opération s’effectuera au moyen de deux fichiers au format XML issus du logiciel privé et du service institutionnel STS-WEB.

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Les bases de données évoquées dans ce document

SIECLE : base élève, sur laquelle apparaît toute la scolarité de l’élève et toutes les informations le concernant. C’est dans cette base que l’élève sera affecté à sa classe, aux options et aux groupes auxquels il doit appartenir, en relation avec la structure mise en place par l’établissement, traduite dans l’emploi du temps et le logiciel UnDeuxTemps. Cette base alimente aussi l’annuaire fédérateur qui alimente l’ENT.

STS Web : il s’agit de la base qui regroupe les structures de l’établissement : classes, groupes d’élèves mis en relation avec les MEF, ainsi que les services des professeurs. C’est à partir de cette base que la relation professeurs/matières/classes/groupes s’établit.

UnDeuxTemps : logiciel « privé » de la société OMT qui permet la construction de l’emploi du temps. ENT : Environnement Numérique de Travail. Cet espace contient une base de données propre à

l’établissement renfermant les informations élèves/responsables légaux/classes/groupes/enseignants/ emploi du temps ; ces informations sont indispensables pour diffuser les codes d’accès aux différents utilisateurs, utiliser le cahier de textes ou accéder aux téléservices tels que SIECLE notes et SIECLE absences.

ENT

UnDeuxTEMPS

SIECLE

STS WEB

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Les étapes recommandées

Vous trouverez aussi un résumé des étapes décrites dans ce guide sous la forme d'une frise

interactive [1] :

Contexte Logiciel privé Frise

En collège UnDeuxTEMPS Lien vers frise en ligne

Pour des raisons techniques, cette frise propose une chronologie plus stricte et des délais parfois plus courts. En cas de doute, on se reportera de préférence aux indications du présent document.

Étape 1. — Mi-juin à début juillet.

Secrétariat & CE ou Adjoint

Au signal donné par le Rectorat, profilage de l’établissement. Réception des matières et des MEF en

fonction des options ouvertes.

Procédure 1

Dans SIECLE : Base élèves > Nomenclatures > Profilage.

Suivre les instructions pour affecter les MEF à l’établissement (formation, formation d’origine) et lancer le profilage. Cette étape permet l’export automatique vers STS Web.

Dans STS Web année en cours : effectuer la bascule pour l’année en préparation. Voir la figure 1 en page

suivante.

http://alturl.com/cid9t

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Figure 1 : STS WEB, bascule vers l’année en préparation. 1. Accueil du Service STS WEB. 2. Menu Bascule. 3. Options de la bascule vers l’année en préparation :

a) Divisions seules sans les groupes ; b) Ressources locales : « toutes » ; c) Services : « aucun » ; d) ARE : aucune (facultatif).

4. Lancer la bascule… Cette bascule crée automatiquement l'année de préparation, initialisée avec les éléments basculés. L'utilisateur peut ainsi commencer la gestion de la prochaine année scolaire.

Étape 2. — Mi-juin à début juillet.

Secrétariat & CE ou Adjoint

Réception des nomenclatures Bascule de la base élèves en année N + 1.

ATTENTION ! NE PAS BASCULER LES GROUPES !

Procédure 2 (voir la figure 2 page suivante)

1. Dans STS Web, année en préparation (n+1), onglet Structure Divisions : mettre à

jour la structure de l’établissement ; noms des divisions ; y affecter les MEF ; effectifs prévus.

2. Onglet Ressources : vérifier les affectations des enseignants. 3. Onglet Exports : exporter la structure de STS vers SIECLE.

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Figure 2 1) Onglet Structures Divisions.

a) Colonne des divisions. b) Colonne des MEF.

2) Onglet Ressources. 3) Menu des Exports.

Étape 3. — Du 17/06 au 5/07

Secrétariat

Inscriptions Une fois les structures renseignées dans STS Web et exportées vers SIECLE, il est possible de saisir les élèves. La plupart sont récupérés de l’année précédente, il faut alors les réactualiser en les affectant dans leurs nouvelles classes, vérifier les options, adresses et numéros de téléphone.

À ce stade, il ne faut PAS encore saisir les groupes d’appartenance.

Remarque : Pour les anciens élèves, les vérifications pourront s'effectuer :

● Lors d'une démarche de réinscription rendue obligatoire par l'établissement en juin ; ● À la rentrée.

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a b

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Étape 4. — De fin juin au 13 juillet1

CE ou Adjoint

Base de travail UDT Création de la base UDT.

Deux méthodes sont alors possibles.

Méthode 1 : à partir de l'importation dans UDT du fichier d'export de STS WEB2.

Procédure 3

a) Pour créer le fichier d'export de STS-WEB : Dans le menu d'entrée de STS-WEB, sélectionnez le choix Exports puis Emploi du temps. Vous êtes invité(e) à enregistrer dans un répertoire de votre choix un fichier au format XML, nommé STS_emp_<RNE>_<année>.xml. b) Importez ce fichier XML dans UDT.

L'importation de STS-WEB dans UDT écrasera toutes les données de la base UDT ainsi que les

emplois du temps récupérés. Consultez le manuel Annexe aux interfaces [2] en cas de doute.

Recommandations importantes

L'importation de la base Structures et Emplois du temps est facultative et ne doit s'effectuer qu'une seule fois. Elle doit précéder toute nouvelle saisie dans le logiciel UnDeuxTEMPS. Elle est intéressante à utiliser :

● Lors de la création de votre tout premier emploi du temps pour récupérer les données de base et l'emploi du temps de STS-WEB.

● Et si vous avez saisi des modules d'enseignement dans STS-WEB, et si vous n'avez saisi encore aucun temps de service dans UnDeuxTEMPS.

Cependant OMT déconseille cette méthode, la saisie des données de base étant rapide dans

UnDeuxTEMPS.

1. Dès que le CE ou l'Adjoint a le loisir de commencer la conception des emplois du temps.

2. UDT effectuera ses comparaisons de données : noms des professeurs, matières, nomenclatures… à partir de ce fichier.

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Méthode 2 : à partir d'une base d'emploi du temps précédente. C'est la méthode recommandée par OMT.

Mettre à jour les éléments de calendrier nécessaires à la gestion de l'année scolaire. Compléter le planning des services avec les alignements nécessaires.

Étape 5. — De fin juin au 13 juillet… (voire plus tard)

CE ou Adjoint

Montage et finalisation de l'emploi du temps

Nouveauté de la version 19 de UDT (avril 2013)

Il sera possible d'importer dans UDT les groupes présents dans STS.

Pour toutes les versions précédentes, ne PAS IMPORTER LES GROUPES.

1. Groupes : en fonction de votre version d'UDT.

○ Soit vous aurez récupéré les groupes à partir de STS (version 19 : voyez la remarque ci-dessus).

○ Soit UDT génère les groupes à partir des alignements de services : la compatibilité des noms de groupes et regroupements sera éventuellement corrigée lors de la création du fichier de remontée vers STS.

2. Élèves : récupération de la base élèves ; importation dans UDT. Affectation des élèves aux groupes.

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Étape 6. — Au plus tard le 21/08. Les deux étapes 6 et 7 peuvent se faire le même jour ; elles sont concomitantes.

CE ou Adjoint

Exportation de l'emploi du temps créé. Récupération du fichier XML.

Étape 7. — 21 août

CE ou Adjoint

Alimentation de STS

Importation du fichier emploi du temps (XML) dans STS Web, même si l'effectif enseignant n'est pas encore au complet. Une fois l'importation dans STS Web terminée

3, forcer l'exportation de cette nouvelle

structure vers SIECLE pour que les groupes y soient présents.

Procédure 4. D'après [3] chapitre 2.3, page 14.

1. On choisit d’importer l’emploi du temps depuis le menu Imports de STS-WEB :

STS : menu Imports Emploi du temps… On indique le chemin du fichier XML obtenu depuis UDT. Après lecture du fichier, STS-WEB peut parfois produire des messages dont il conviendra de tenir compte s’ils indiquent des impossibilités de transfert.

2. Une fois l’import terminé, on force l’export de cette nouvelle structure vers SIECLE pour que les groupes y soient présents : STS : menu Exports Structure…

Étape 8. — 23 août

Adjoint

Les groupes

3Cette importation ne sera effective qu'à J+1.

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Après avoir fait les remontées vers STS Web, une procédure de contrôle nécessite 2

jours d’attente pour que les liens se fassent entre STS Web et SIECLE.

Suite à l’export d’UDT vers STS-WEB, on trouvera dans le dossier d’export, un fichier ZIP du type

RNE_FELEGROUPE_date_heure.zip à transmettre à SIECLE-BEE comme décrit ci-après.

Attention : le RNE dans le nom du fichier et à l’intérieur du fichier ZIP doit être en capitales sinon une erreur est affichée par SIECLE.

Le délai de 48 h écoulé, importer les liaisons Élèves-Groupes dans SIECLE-BEE comme indiqué dans la procédure 5, ci-dessous.

Procédure 5. D'après [3], chapitres 3.2 et 3.3.

1. Dans Base Elèves, on choisit, dans le menu Liaisons > Importer, de

réinitialiser les liens Elèves-Groupes : On donne le chemin du fichier ZIP obtenu depuis UDT. Le message Fichier déposé doit apparaître.

2. Les erreurs éventuelles d’import de la structure sont consignées : Liaisons > Suivi des échanges > Erreurs import structure STS_WEB.

Les liaisons Elèves-Groupes, et leurs incidences dans l’ENT ne seront fonctionnelles que le lendemain.

Parvenus à cette étape, nous devons envisager deux scénarios : 1. La bascule annuelle STS peut être anticipée ainsi que l’intégration des données

afférentes dans l’annuaire fédérateur. 2. Les tests effectués au cours de l’été n’ont pas permis de valider la bascule

anticipée. On demeure sur une bascule classique au 1er septembre.

Variante 1 : avec bascule anticipée.

Étape 9. Lundi 26 ou mardi 27* août

Bascule annuelle STS STS Web passe automatiquement à la nouvelle année scolaire. À partir de 2013, cette date est fixée par l'académie.

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(*) L'idéal serait de gagner un jour du fait de la réouverture du Rectorat le 19 août ou le 20 août. Le CE ou son Adjoint, informé des affectations des stagiaires, sera peut-être amené à remanier l'emploi du temps du fait de ces nouvelles contraintes.

Deux jours ouvrés de délai à prévoir.

Étape 10. Vendredi 30 août.

CENT & Adjoint

Paramétrer le cahier de textes Il faut récupérer les deux fichiers XML nécessaires à l'importation de l'emploi du temps dans le Cahier de textes de l'ENT : voir le détail de cette procédure en annexe.

Imprimer les identifiants Les comptes des professeurs ont été créés automatiquement dans l'ENT. Il ne reste qu'à effectuer

l'impression de ces comptes à partir du menu : Administration / Diffusion des identifiants.

Étape 11. — 2 septembre

CE ou Adjoint & CENT

Jour de la pré-rentrée : présentation ENT (nouveautés, évolutions). Annonce du calendrier et de la disponibilité des services de l’ENT : cahier de textes, inscription des classes dans Moodle, etc.. Diffusion des identifiants ENT des enseignants.

Début de la variante 2 : avec bascule classique au 1er septembre.

Étape 9. Dimanche 1er septembre.

Bascule annuelle STS STS Web passe automatiquement à la nouvelle année scolaire.

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Deux jours ouvrés de délai à prévoir

Lundi 2 septembre. Jour de la pré-rentrée : présentation ENT (nouveautés, évolutions). Annonce du calendrier et de la disponibilité des services de l’ENT : cahier de textes, inscription des

classes dans Moodle… Pas avant le 5 septembre.

Étape 10. Mercredi 4 septembre.

CENT & Adjoint

Paramétrer le cahier de textes Il faut récupérer les deux fichiers XML nécessaires à l'importation de l'emploi du temps dans le Cahier de textes de l'ENT : voir le détail de cette procédure en annexe.

Imprimer les identifiants Les comptes des professeurs ont été créés automatiquement dans l'ENT. Il ne reste qu'à effectuer

l'impression de ces comptes à partir du menu : Administration / Diffusion des identifiants.

Étape 11. — à partir du jeudi 5 septembre

CE ou Adjoint & CENT Diffusion des identifiants ENT de tous les enseignants pour les établissements qui entrent dans l’ENT. Pour les autres établissements : diffusion des identifiants aux nouveaux enseignants.

Fin des variantes liées aux scénarios de la bascule annuelle.

Étape 11. — Septembre.

CE ou Adjoint

Exportation de STS — Mises à jour de la bases SIECLE BEE

Exportations de STS et mises à jour régulières dans SIECLE BEE en fonction des inscriptions ou des changements de classe.

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C'est à partir de Sconet Notes et Absences que se fait le paramétrage de l'année scolaire : initialisation de 2 modules. Pour ce qui est de l'importation de l'emploi du temps dans Sconet Absences, il est conseillé d'attendre la stabilisation des emplois du temps.

Voir le rappel des étapes propres à ces deux modules dans l'annexe.

Étape 13. — Septembre.

CE ou Adjoint

Nouveaux enseignants Les nouveaux enseignants apparaissent progressivement dans STS Web. On effectue les correspondances en réalisant de nouveau un export de STS Web vers UDT. Remise aux nouveaux enseignants de leur vade mecum numérique :

1. Code d’accès au réseau informatique de l’établissement. 2. Identifiant ENT. 3. Clé OTP et procédure d’accès aux applications de scolarité Sconet Notes et Absences.

Diffusion des identifiants ENT auprès des élèves et des parents Diffusion des identifiants ENT aux parents et aux élèves de sixième.

Enquête des professeurs principaux auprès des autres élèves : diffusion au cas par cas des identifiants perdus ou renouvelés.

Étape 14. — Début octobre (selon la date de la campagne de rentrée)

CE ou Adjoint

Exportation vers STS Web après stabilisation des emplois du temps, des effectifs enseignants et élèves. Validation de services…

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Annexes

Les fichiers XML

L'importation de l'emploi du temps dans le Cahier de textes de l'ENT ou dans Sconet Absences se fonde sur deux fichiers XML.

Fichiers Origine Vers le cahier de

textes

Vers Sconet

Absences

STS_emp_<RNE>_<annee>.xml STS

emp_STS_<RNE>_<annee>.xml UnDeuxTemps

N.B. : la manière de se procurer ces fichiers est rappelée en détail dans le guide Administrer le

Cahier de textes.

Un des bogues fréquents de la remontée de l'emploi du temps : celui de la grille

horaire. Toutes les grilles (absences, cahier de textes) doivent correspondre.

Il est possible de paramétrer cette grille dans le paramétrage du Cahier de textes, mais cette opération n'a aucune incidence sur la grille des Absences. Cette dernière doit hériter ses informations de l'importation dans STS.

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Importation de l'emploi du temps dans le Cahier de textes de l'ENT

Vous devez disposer de privilèges Administrateur ENT afin de mener à bien cette opération. Prérequis : avoir paramétré le Cahier de textes (grille horaire, semaines paires et impaires) et l'avoir ouvert.

Voyez le guide détaillé : Administrer le Cahier de textes, paramétrage et ouverture. Importation de l’emploi du temps publié sur le portail du Numérique et de l’ENT.

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Chronologie d'utilisation de Sconet Notes

1. Prérequis :

● Dans STS Web : saisir les services des enseignants (dans notre cas, ils ont été importés), renseigner les professeurs principaux, réaliser l'export des structures et des services de Sconet BEE.

● Dans SIECLE BEE : renseigner les fiches élèves (c'est fait) ; inscrire les élèves dans les groupes (dans notre cas, ils ont été importés de UDT).

2. Initialisation du module :

● Initialiser le module "Sconet Notes" à partir de SCONET BEE.

Chronologie d'utilisation de Sconet Absences

● Importer l'emploi du temps du logiciel privé UDT (chap. 2.7.4 de la documentation de UDT) ;

● Cocher « Activation Mode Emploi du Temps » ;

● Une fois ce mode activé, le choix "Import emploi du temps" apparaît dans le menu "Import-

Export". Ce menu permet d'importer le fichier XML généré depuis le logiciel d'emploi du temps. Il

s'agit du fichier XML à destination de STS. Son nom est de la forme emp_STS_RNE_annee.xml si vous utilisez UnDeuxTEMPS d'OMT.

Pour approfondir ces démarches, consultez les fiches pratiques publiées par l’Académie d’Amiens [4]

http://xml/

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Références

Sitographie

1: Académie de Montpellier - BDMP, Frise Rendre l'ENT 2nd degré opérationnel en collège avec UDT, 2013, http://alturl.com/cid9t 2: OMT, UnDeuxTEMPS version 18 - Annexe pour interfaces, 2012, http://www.axess-omt.fr 3: Académie de Toulouse, Liaisons et transferts entre les logiciels d’emploi du temps et les applicatifs nationaux SIECLE-BEE et STS-WEB, 2012, http://deodat.entmip.fr/lectureFichiergw.do?ID_FICHIER=1336482312264 4: Académie d'Amiens, Fiches pratiques, 2013, http://cria.ac-amiens.fr/cria/cria/documentation/fiches-techniques.php

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Colophon

Remerciements

Ce document est issu du travail initial élaboré en concertation par Mme Brigitte COFAIS, Principale Adjointe au collège Les Aiguerelles, MONTPELLIER, et Mme Éliane HUSER, Principale Adjointe au Collège Les Pins, CASTRIES. Elles ont aussi permis d'en améliorer et d'en enrichir les versions successives grâce à leur relecture attentive et à leurs commentaires avisés.

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