Bonnes pratiques email pour gagner en productivité

Savoir-faire (maîtriser l’outil)

Contrôle à l’entrée Utiliser un anti spam Gérer une liste noire…les fameux « indésirables »

Aiguillage automatique Utiliser une règle de classement newsletters / certains expéditeurs Utiliser une règle de messagerie de classement des mails en copie (CC ou CCI) Utiliser une règle de messagerie de classement des réponses d’entrées d’agenda

Personnaliser Utiliser des codes couleurs pour certains interlocuteurs / entreprises Utiliser une signature automatique indiquant des informations importantes (mail, tél, site web, …) Utiliser un gestionnaire d’absence pendant une absence de longue durée (pas nécessaire de l’activer pour 1 ou 2 jours). Indiquer qui contacter en cas d’urgence (prévenir cette personne)

Boîte à outils Utiliser les tags ou étiquettes plutôt que des dossiers Utiliser un suivi manuel (drapeaux / flags) pour les mails importants en cours de traitement ou la création de tâches Utiliser le système de délégation de votre boite mail Utiliser le moteur de recherche pour retrouver un mail Utiliser un outil tiers de stockage et de partage pour les pièces jointes volumineuses / transférées à beaucoup de personnes, gestion de projet, relation et suivi client, … Utiliser d’autres types d’outils que le mail

Savoir-être (comportement et organisation)

Consulter sa boite mail à horaires fixes (en suivant un planning régulier) Fermer son logiciel de messagerie en dehors des phases d’utilisation Planifiez une tranche horaire (hebdomadaire) pour consulter les newsletters Supprimer les mails inutiles Se désinscrire des newsletters inutiles Répondre aux mails qui vous sont adressés et qui nécessitent une réelle action de votre part Ne répondre dans l’instant que si cela est nécessaire (immédiateté / transfert du stress)

Déléguer votre boite mail si nécessaire Laisser le temps aux autres de répondre à vos mails (un mail ne doit pas nécessairement être suivi d’un appel, c’est souvent l’un ou l’autre).

Arrêter de classer systématiquement chaque mail Ne répondre que lorsque cela est nécessaire (ne perdez pas de temps à envoyer des mails inutiles : ex les mails de politesse) Ne pas utiliser le mail comme un outil de communication synchrone (préférez le chat ou le téléphone si besoin Un mail n’est pas une preuve écrite (parapluie)

Attention aux forwards (syndrome de la patate chaude). Un mail ou une action qui vous semble importante ne l’est peut-être pas pour les autres