elaboratione et gestion de projet.pdf

ATELIER DE FORMATION:

LABORATION DUN DOCUMENT DE PROJET ET GESTION DE PROJET

Kaliko Beach, 13 au 16 juin 2005

PREPARE PAR : Hans TIPPENHAUER

Farah MALEBRANCHE

Prepared for: USAID/Haiti Contract No: OUT-AEP-I-00-00019-00

Task Order No: 800 Implemented by Creative Associates International Inc.

laboration dun document de projet et gestion de projet

CONTENU

PREMIRE PARTIE

DURE : 32 HEURES 4

OBJECTIFS 4

METHODOLOGIE 4

MATERIELS ET SUPPORTS DIDACTIQUES 5

FORMATEURS PRINCIPAUX 5

AGENDA 6

GNRALITS 11

DEFINITION DUN PROJET 11 ORIGINES ET SIGNIFICATION DU TERME 13 CARACTERISTIQUES DU PROJET 13

LE DOCUMENT DE PROJET 15

STRUCTURE DU PROJET 15 I.- STRUCTURER LE PROJET EN FONCTION DES QUESTIONS DE W 15 II.-STRUCTURER LE PROJET AUTOUR DE SES DIFFRENTES PHASES 17 III.-STRUCTURER LE PROJET AUTOUR DES QUESTIONS AVANT SON LANCEMENT 18 IDENTIFICATION DES SOURCES DINFORMATIONS ET PLAN DACTION POUR LA COLLECTE 20 REDACTION DU DOCUMENT DE PROJET 21 MODELE #1 (PROJET SOCIAL ET/OU COMMUNAUTAIRE) 21 MODELE #2 (PROJET SOCIAL ET/OU COMMUNAUTAIRE) - DETAILLE 22 MODELE #3 (PROJET DENTREPRISE) 32

QUELQUES CRITRES DVALATION DUN DOCUMENT DE PROJET 34

QUELQUES FORMULAIRES DE REQUTE DE FINANCEMENT 37

FONDS DE CONTREPARTIE CANADO-HATIEN (FDC) 37 MINISTRE DE LA PLANIFICATION ET DE LA COOPRATION EXTERNE (MPCE) 53

LISTE DELEMENTS INDICATEURS INDISPENSABLES DANS LELABORATION DES PROGRAMMES ET PROJETS 53

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FEUILLES DE TRAVAIL 55


DEUXIME PARTIE

OUTILS DE GESTION DE PROJET 76

LA PLANIFICATION DUN PROJET 76 PLANIFICATION DES ACTIVITS DU PROJET 76 RAPPORT D'AVANCEMENT 78 LA GESTION DU TEMPS ET DES RESSOURCES HUMAINES 80 GESTION DES PERSONNES RESSOURCES 80 FICHE DE GESTION DU TEMPS DU PERSONEL 81 CONTRAT TYPE 73 LA GESTION DES RESSOURCES FINANCIERES 83 RAPPORT FINANCIER 83 RQUISITION DE CHQUE 85 REGISTRE DES DPENSES 86 REGISTRE DES DPLACEMENTS 87 LA GESTION DES RESSOURCES MATERIELLES 88 REGISTRE D'ACHAT DES MATRIELS ET QUIPEMENTS 88 REGISTRE D'INVENTAIRE 89 REGISTRE D'ENTRETIEN 90

BIBLIOGRAPHIE ET WEBOGRAPHIE 91

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VALUATION DE LA SATISFACTION DES PARTICIPANTS 92


DURE : 32 HEURES OBJECTIFS

Les participants sont sensibiliss la ncessit et aux techniques de rdaction de document de projet. Les thmes et chapitres tre pris en compte lors de la rdaction dun document de projet sont galement abords. Aussi, les participants sont en mesure de :

tablir un tat des lieux, les dysfonctionnements et la problmatique justifiant la ralisation du projet ;

Identifier les intervenants et les bnficiaires du projet ; Prsenter une analyse des besoins de la communaut bnficiaire ; Rdiger clairement, en vitant les incomprhensions, des objectifs de projet

et des moyens pour y parvenir ; Prsenter le contexte concurrentiel, la commercialisation et la planification

organisationnelle et financire dun projet ; tablir des indicateurs, des catalyseurs et blocages pouvant avoir une

influence sur la ralisation du projet ; Indiquer les mcanismes et mesures pour lvaluation a posteriori du

projet ; Adapter les outils de base de gestion de projet ; Utiliser les outils de base de gestion de projet.

METHODOLOGIE La mthodologie propose un axe pratique par lapprentissage participatif et actif travers les ateliers pour dvelopper le savoir, le savoir-faire, le savoir agir et le savoir-tre. Les techniques suivantes sont utilises :

Des exposs magistraux permettant aux participants de se familiariser avec la structure et llaboration dun document de projet ;

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Des ateliers sont constitus et des exercices pratiques raliss afin de favoriser la comprhension, l'assimilation et l'adaptation des techniques et des outils.


MATERIELS ET SUPPORTS DIDACTIQUES 1 Vido projecteur (les modules sont rsums sur des fiches de prsentation

Microsoft PowerPoint) ; Tableaux feuilles pour les ateliers et exercices individuels ou en commun

(5 tableaux pour une session de 30 participants) ; Un guide dlaboration de document de projet (1 document/participant) ; Des canevas et plans types sur disquette (1 disquette/association).

FORMATEURS PRINCIPAUX Hans Tippenhauer

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Richard Mathelier


AGENDA

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HEURES/DUREE Contenu/Activit dapprentissage Support didactique JOUR 1

8 :00 8 :45 o Propos dintroduction et prsentation des formateurs

o Expos des objectifs de latelier o Prsentation de lagenda de la session

o Vido projecteur (Microsoft PowerPoint)

8 :45 9 :15 o Prsentation de chaque participant Exercice pour rompre la glace et favoriser une meilleure interaction

o Chaque participant est invit du mme coup prsenter ses attentes par rapport cet atelier

o Tableau feuilles : les attentes sont inscrites par le formateur sur les feuilles qui sont ensuite affiches jusqu la fin des ateliers pour valuer le niveau de satisfaction des expectatives des participants.

9 :15 9 :30 o Dfinition des rgles du jeu (logistique, mthodes dapprentissage)


9 :30 10 :00 Exercice individuel : Remue-mninges autour du niveau des connaissances et du niveau de familiarit des participants avec les concepts lies la structure et llaboration des documents de projets.

o Tableau feuilles : Les mots cls sont inscrits sur le Flipchart et les discussions sont entames autour de ces mots cls.

10 :00 10 :15 Pause 10 :15 12 :00 Synthse et discussions : Prsentation

magistrale autour des dfinitions, structures et plans de documents de projet.


12 :00 1 :00 Pause 1:00 5 :00 Atelier :

Exercice pratique sur la structure du projet et la recherche des sources dinformations. Synthse : Prsentation en plnire des rsultats des travaux et expos magistral sur la structure dun projet.


o Tableau feuilles : Les exercices pratiques.

o Outils : Grilles Structure autour des questions en W/Structure autour des phases/Structure autour de questions avant le lancement

5 :00 Synthse des thmes du jour et clture o valuation des objectifs pdagogiques du jour

JOUR 2 8 :00 8 :15 Rappel des thmes du jour prcdent et

prsentation des objectifs du jour o Vido projecteur (Microsoft

PowerPoint)


HEURES/DUREE Contenu/Activit dapprentissage Support didactique

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8 :15 9 :45 Atelier : Exercices pratiques sur la rdaction de document de projet. Synthse : Les diffrents chapitres sont passs en revue et discuts en plnire en regard des indicateurs dvaluation des documents de projets.



o Outils : Plans de documents de projets/Formulaires de requte de financement

9 :55 10 :00 Pause 10 :00 12 :00 Atelier : Exercices pratiques sur la

rdaction de document de projet. Synthse : Les diffrents chapitres sont passs en revue et discuts en plnire en regard des indicateurs dvaluation des documents de projets.




12 :00 1 :00 Lunch 1 :00 3 :00 Atelier : Exercices pratiques sur la










4 :45 5 :00 Synthse et valuation o Vido projecteur (Microsoft PowerPoint)

o En plnire, sur un tableau feuilles : les notions, les outils et techniques sont rsumes et discuts.

5 :00 Clture. JOUR 3

8 :00 8 :15 Rappel des thmes du jour prcdent et prsentation des objectifs du jour


8 :15 9 :45 Expos : Outils de gestion des ressources (dtermination des objectifs gnraux et spcifiques / planification des activits de projet)





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o Outils : Plans de documents de projets/planification des activits/Objectifs gnraux et spcifiques de projets/Rapport davancement/Budget


dtermination des objectifs et la planification des activits de projet




12 :00 1 :00 Lunch 1 :00 3 :00 Atelier : Exercices pratiques sur la

dtermination des objectifs et la planification des activits de projet




3 :00 3 :15 Pause 3 :15 4 :45 Atelier : Expos et exercices pratiques sur

la gestion du temps et de lutilisation des ressources humaines



o Outils : Plans de documents de projets/feuilles de temps/registre des personnes ressources

4 :45 5 :00 Synthse et valuation o Vido projecteur (Microsoft PowerPoint)


5 :00 Clture. JOUR 4



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8 :00 8 :15 Rappel des thmes du jour prcdent et prsentation des objectifs du jour


8 :15 9 :45 Atelier : Expos et exercices pratiques sur la gestion de lutilisation des ressources financires



o Outils : Plans de documents de projets/Budget/Rapport financier/registre des dplacements/registre des dpenses/rquisition de dpense


la gestion de lutilisation des ressources financires (suite)




12 :00 1 :00 Lunch 1 :00 3 :00 Atelier : Expos et exercices pratiques sur

la gestion de lutilisation des ressources financires (suite)





la gestion de lutilisation des ressources matrielles



o Outils : Plans de documents de projets/Registre des achats de matriel/Registre dinventaire/registre dentretien

4 :45 5 :00 Synthse et valuation o Vido projecteur (Microsoft


HEURES/DUREE Contenu/Activit dapprentissage Support didactique PowerPoint)


5 :00 Clture.

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GNRALITS

Dfinition dun projet Si le projet est devenu un lment cl des organisations, il nest pas le seul moyen de grer et dadministrer! Il nest en fait quun outil permettant dorganiser des tches et datteindre des objectifs concrets. En cela, on peut le comparer la planification stratgique:

La planification stratgique: orientation et dfinition long terme de politiques, dactivits et du dveloppement de lorganisation. Implique la capacit de prvoir et de se prparer des changements structurels ou des adaptations dans le cadre dune priode relativement longue. Gnralement, la planification stratgique influence et prend en compte (ou dclenche) les changements structurels et infrastructurels. Chacun des changements mette en uvre peut constituer un projet institutionnel.

Un projet, cest Le dictionnaire danglais Oxford dfinit le projet ainsi: Entreprise individuelle ou collective soigneusement planifie et destine atteindre un objectif particulier: (ex.) Un projet de recherche/un projet national pour encourager le dveloppement des entreprises. Le dictionnaire franais Petit Robert propose les dfinitions suivantes: Projet: image dune situation que lon pense atteindre; cest ce qui est jet devant soi comme guide pour laction; dessein, intention, plan, rsolution, vue; premier tat dun travail, rdaction prparatoire, brouillon; tout ce par quoi lhomme tend modifier le monde ou lui-mme dans un sens donn; dessin dun difice construire. Autres dfinitions du projet recueillis auprs danimateurs de cours sur la gestion de projets : Un projet se dfinit comme une dmarche spcifique qui permet de structurer mthodiquement une ralit venir. Un projet est dfini et mis en oeuvre pour laborer la rponse au besoin dun utilisateur, dun client ou dune clientle et il implique un objectif et des actions entreprendre avec des ressources donnes.

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Promouvoir une ide, structurer une srie dides, concilier diverses propositions dactions. Envisager, planifier et dfinir le cours dune action que lon souhaite suivre pour arriver une situation spcifique. Dcrire, un moment donn et dans une situation donne, le processus dun changement initier pour crer une nouvelle situation un moment spcifi dans le futur. Processus qui implique la construction dun programme global prenant en compte les divers aspects dune situation pour parvenir une autre situation. Rve, processus, instrument que lon peut utiliser pour se projeter dans lavenir, pour se donner des objectifs et des buts. Se baser sur le prsent pour envisager demain. Une destination labore ensemble. Il sagit de :

1. Processus de rflexion commun qui permet au projet de grandir et de prendre forme;

2. Observation des conditions offertes par lenvironnement dans lequel le projet est construit;

3. Connaissance de ce qui a pu se passer loccasion de situations similaires; 4. Jugement qui synthtise les observations du prsent et dtermine les actions

futures. galement, le projet :

1. Est une mthode qui permet de passer de lide laction en structurant les diverses phases de ce processus;

2. Se met en route pour modifier lenvironnement (social) dans lequel il se droule;

3. Prend forme dans un contexte social, spatial et temporel spcifique; 4. Possde une dimension ducative et permet aux individus dapprendre en

exprimentant; 5. Est le produit dun travail collectif; 6. Implique ncessairement une valuation, qui permet de faire le lien entre

lide et laction.

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Origines et signification du terme Le terme de projet a t employ pour la premire fois au 16 sicle et vient du latin projicere, qui veut dire jeter en avant. Sa racine latine voque un mouvement, une trajectoire et un rapport lespace et au temps. Le processus impliqu est le suivant un point de dpart, sur lequel on se base pour se lancer en avant vers un but. Le mot et le concept ont t pour la premire fois employs par des architectes. Filippo Brunelleschi a introduit deux nouveauts dans les pratiques architecturales de lpoque: La construction de la cathdrale de Florence avait t interrompue au 14me sicle, et Brunelleschi a t charg de la continuer par la construction du dme. Avant de commencer, il fit un dessin (progetto ou plan) du dme, en utilisant diffrentes perspectives pour crer une reprsentation gomtrique de la future structure telle quil se limaginait. Brunelleschi a ainsi rationalis larchitecture en linscrivant dans une perspective temporelle approche qui lui a permis de sparer ce qui relve de la conception et ce qui relve de son excution, ce qui relve du projet et ce qui relve de sa mise en uvre. Cet exemple nous invite repenser le terme de projet et le considrer comme un concept qui sert organiser laction.

Caractristiques du projet Les projets ont un objectif : les projets ont des buts et objectifs clairement dfinis et exposs pour produire des rsultats clairement dfinis. Leur but est de rsoudre un problme, ce qui implique une analyse pralable des besoins. Suggrant une ou plusieurs solutions, ils visent un changement social durable. Les projets sont ralistes : leurs objectifs doivent tre ralisables, ce qui implique la prise en compte non seulement des exigences, mais aussi des ressources financires et humaines disponibles. Les projets sont limits dans le temps et dans lespace : ils possdent un dbut et une fin et se droulent dans un lieu et un contexte spcifiques. Les projets sont complexes : les projets peuvent faire appel diverses comptences en matire de montage et de conduite, et impliquer divers partenaires et acteurs. Les projets sont collectifs : les projets sont le produit dune entreprise collective. Ils sont conduits par une quipe, impliquent divers partenaires et rpondent aux besoins dun public cible. Les projets sont uniques : les projets naissent dune ide nouvelle. Ils apportent une rponse spcifique un besoin (problme) dans un contexte spcifique. Ils sont innovants.

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Les projets sont une aventure en soi : chaque projet est diffrent et novateur ; il implique forcment une certaine incertitude et des risques. Les projets peuvent tre valus : les projets sont planifis et organiss selon des objectifs mesurables qui doivent pouvoir tre valus. Les projets sont constitus de plusieurs phases : les projets se composent de phases distinctes et identifiables.

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LE DOCUMENT DE PROJET Se lancer dans un projet, cest opter pour laction en vue dun changement contrl dans le temps. La mthode du projet est le cadre dans lequel le rve peut prendre forme et devenir ralit. Il existe diffrents modles de projet qui refltent des dfinitions et des dveloppements diffrents au niveau de la mthodologie. Chaque modle est aussi adapt certains facteurs: contexte, groupe cible, ressources disponibles. Nanmoins, tous les projets suivent un schma similaire. Certaines tapes sont cependant ncessaires la prparation dun document de projet :

1. La structure du projet 2. Lidentification des sources dinformation et collecte 3. La rdaction du document de projet

Structure du projet

I.- STRUCTURER LE PROJET EN FONCTION DES QUESTIONS DE W (Inspir de la mthode de Laswell) QUI ? POUR QUI ? AVEC QUI ? (Who ?) identification des partenaires ou des groupes-cibles, leurs rles et leurs relations dans le projet leur discours forces et faiblesses qui ressortent de ces relations et de ces discours QUOI ? (What ?) les principales activits spontanes, organises, institutionnelles champs sociaux, conomiques, culturels, politiques, ducatifs impacts du projet sur ces champs POURQUOI ? (Why ?) Besoins et aspirations auxquels le projet rpond Motivations et intrts des acteurs Principaux objectifs Options de financement Rapports entre objectifs des acteurs et objectifs institutionnels

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O ? (Where ?) Contexte social du projet et situation des participants QUAND ? (When ?) Moments privilgis (pass, prsent, futur) Court, moyen, long terme Pratique et histoire des acteurs COMMENT ? (How ?) Comment cela sest fait ? Modes dorganisation et processus de participation Techniques et instruments utiliss Apport de lexprience des acteurs, de thories, dautres projets

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II.-STRUCTURER LE PROJET AUTOUR DE SES DIFFRENTES PHASES

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Dfinir Les objectifs, la rponse

une situation diagnostique

Planifier Identification des

ressources (humaines, matrielles financires,

temps)

Raliser Stratgies de mise en

oeuvre

valuer Dtermination des indicateurs de performance, des mthodes et des

calendriers dvaluation

Ajustements ncessaires

Clbrer

Accompagnement technique ncessaire


III.-STRUCTURER LE PROJET AUTOUR DES QUESTIONS AVANT SON LANCEMENT

Problmatiques principales Quelques questions se poser avant de commencer le projet

Dfinir les buts, objectifs, le contexte et le public

Dans quel environnement ou contexte le projet va tre ralis ? Quel Changement va- t-il entraner ? Pourquoi raliser ce projet ? Quel est le rsultat attendu ? Pour qui le projet est t-il prvu ? Quel est lenjeu ?

Contenu du projet

Quels sont le thme et le contenu du projet ? Quelle est lapproche choisie (mthodologie) ? Quelles activits ? Quest-ce qui est ncessaire la ralisation du projet ?

La construction spatio-temporelle

O doit se raliser le projet ? Combien de temps va durer le projet ? Quand commence-t-il / finit-il ?

Organisation pratique Quelle logistique implique le projet ? Quelle organisation matrielle est ncessaire ?

Montage financier

Quel est le cot global du projet ? (conception / ralisation et valuation), Comment, do viennent les fonds ncessaires la ralisation

Partenaires Qui sont les partenaires ? Quel est leur rle ? Comment se fait la coordination ?

Moyens daction

Existe-il des aides financires qui peuvent sappliquer au projet ? Le projet peut-il sintgrer dans des dispositifs dj existants ? (Conditions)

Communication

Communication interne : Comment circule la communication lintrieur de lquipe menant le projet ? Communication externe : Faut-il mdiatiser le projet (Pourquoi / comment ? sur quel aspect/)

Evaluation et suites

Comment et partir de quand valuer le projet ? Sur quels aspects / pour quoi ? Quelles seront les suites du projet ?

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Identification des sources dinformations et plan daction pour la collecte Structure autour des questions en W Domaine/Informations Sources Activits Personne responsable Dlais/Date

Qui-Pourquoi-Avec qui Quoi Pourquoi O Quand Comment Structure autour des phases

Domaine/Informations Sources Activits Personne responsable Dlais/Date

Dfinition Planification Ralisation valuation Clbration Structure autour des questions avant le lancement

Domaine/Informations Sources Activits Personne responsable Dlais/Date

Buts et objectifs Contenu Construction spatio-temporelle

Organisation pratique Montage financier Partenaires Moyens daction Communication valuation

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Rdaction du document de projet

La liste des diffrents volets prendre en compte est longue, les canevas prsents ci-dessous ne sont pas exhaustifs. Il appartient chaque monteur de projet dtre attentif dventuels autres lments locaux.

Modle #1 (Projet social et/ou communautaire)

Rsum excutif du projet tablir un tat des lieux et la problmatique justifiant la ralisation dun projet ;

Identifier les intervenants et les bnficiaires du projet ; Prsenter une analyse des besoins de la communaut; Rdiger clairement des objectifs de projet et des moyens pour y parvenir ; Prsenter la planification organisationnelle, oprationnelle et financire dun projet ;

Indiquer les mcanismes et mesures pour lvaluation a posteriori du projet ;

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Annexes : Organigrammes, profil des intervenants, comptences requises, budgets, etc.


Modle #2 (Projet social et/ou communautaire) - Dtaill

1. La prsentation du projet

1.1. Le rsum du projet (1 ou 2 pages)

Le rsum a pour objet de prsenter un aperu gnral du projet. Il doit inclure ses principaux lments, notamment : la prsentation du groupe promoteur, la description du projet, lvaluation de son cot global, de mme que la liste des partenaires du milieu impliqus. Il importe, dentre de jeu, dindiquer sil sagit de la cration dune nouvelle entreprise ou du dveloppement dun nouveau service dans une entreprise existante. Dans ce dernier cas, le rsum doit clairement indiquer quelle est la situation actuelle de lentreprise (les activits offertes et les ressources en place) et ce vers quoi le groupe promoteur se dirige (les nouveaux services et les ressources additionnelles qui seront ncessaires).

1.2. Lutilit sociale du projet

Les objectifs du projet doivent sinscrire dans un questionnement large de rentabilit collective (sociale et conomique). Leur description dont donc intgrer ces deux volets et prciser leur complmentarit.

1.3. Le lien avec les priorit locales ou rgionales

Il est pertinent de prciser comment le projet permet de mettre en valeur des ressources locale, sil rpond un besoin exprim par une dmarche collective, ou sil sinscrit dans une dmarche de planification locale ou rgionale. (Indiquer le ou les organismes parrains.)

1.4. L'chancier de ralisation

Il importe d'indiquer la date prvue pour le dmarrage du projet et de fournir un chancier dtaill des diffrentes tapes de dveloppement du projet au cours des trois premires annes.

2. Le Groupe promoteur

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2.1. La structure organisationnelle de l'entreprise


Il s'agit ici de faire connatre la forme juridique de l'entreprise (cooprative ou organisme but non lucratif), de prsenter un organigramme illustrant le modle d'entreprise et les mcanismes prvus de participation dmocratique ou de vie associative (assemble gnrale, conseil d'administration, comit excutif, etc.).

2.2 La mission de l'organisation et les activits actuelles

Le document de projet doit comprendre une description de la mission de l'organisation, de ses activits actuelles (c'est--dire des biens ou des services offerts), de mme que de ses liens avec l'ensemble de la communaut.

S'il s'agit d'une nouvelle entreprise, il convient d'indiquer sa mission ainsi que les services prvus.

3. La faisabilit du projet

Fournir de l'information sur les biens ou les services offerts, sur leur tarification et sur la stratgie de mise en march. Il faut en quelque sorte dmontrer la rentabilit et la viabilit du projet dans son volet conomique.

3.1. La description des biens et services

Il faut ici prciser, dans le dtail, les types de produits ou de services envisags dans le projet, de mme que leurs caractristiques et les avantages qu'ils prsentent.

3.2. L'analyse ou l'tude du march

Il importe de dcrire prcisment l'ensemble des lments qui vont permettre d'apprcier la pertinence du projet, notamment :

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Le march vis ou les clients susceptibles d'acheter le produit ou le service, l'volution prvue, comme la solvabilisation1 de la demande par des aides gouvernementales par exemple. Il importe de bien cerner le profil de la clientle : ge, sexe, scolarit, revenu, etc. S'il s'agit d'organisations ou d'entreprises, on prcise leurs activits principales, leur chiffre d'affaires, le nombre d'employs, leur emplacement, etc.;


La concurrence existante et son volution prvisible. On fait rfrence ici aux concurrents directs, c'est--dire ceux qui offrent un produit ou un service similaire, et aux concurrents indirects, c'est--dire ceux qui rpondent aux besoins du client de manire diffrente. On prcise les principales caractristiques de ces concurrents, leur approche, leur stratgie de mise en march, leurs forces et leurs faiblesses.

3.3. La production et les ressources matrielles

Il faut prciser dans le dtail :

les quipements et les travaux d'amnagement ncessaires la ralisation du projet;

les mthodes et les conditions de production envisages, les technologies ou le savoir-faire ncessaires;

l'approvisionnement et l'origine des matires premires, les fournisseurs, la gestion des achats et des stocks;

les amnagements propres au volet social du projet. Par exemple des postes de travail accessibles aux personnes vivant avec un handicap;

le prix de revient par unit de produit ou par heure de service, en dtaillant les cots de production variables et les cots fixes de l'organisme.

3.4. La stratgie de mise en march et le rseau de distribution

On dcrit ici les moyens et les ressources ncessaires, notamment :

le mode d'accs au march ou le rseau de distribution : vente directe, distribution par l'intermdiaire de dtaillants, en rseau de prescripteurs, etc.;

les outils de promotion des biens ou des services (ex. : journaux, affiches, dpliants, envois postaux, etc.);

l'image dvelopper auprs des clients, de la collectivit et des partenaires;

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les activits de relations publiques


les stratgies de marketing social prvues, par exemple : la valorisation du volet social de l'entreprise, son apport la collectivit, etc.

3.5. La politique de tarification

Le document doit prciser la politique de tarification, c'est--dire le tarif tabli pour le bien ou le service (lequel tient compte des cots, de la concurrence et de la capacit payer des clients) de mme que les conditions de paiement (ex. : dlais de paiement des clients et des fournisseurs).

3.6. Les facilits de services

Le cas chant, on indique l'emplacement choisi pour l'entreprise de mme que les avantages que cette dernire comporte en ce qui concerne :

la facilit d'accs pour la clientle;

la proximit des services, des fournisseurs, etc.;

les cots de transport ou le temps ncessaire aux dplacements;

le cot du loyer, l'environnement, la scurit, le zonage.

3.7. Le carnet de commandes

Pour les entreprises de production, on indique si le promoteur a en main des ententes, des contrats ou des demandes de soumission, de mme que l'enjeu financier que ces derniers reprsentent.

4. L'organisation et les ressources humaines

4.1. L'expertise et les ralisations du groupe promoteur

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Le promoteur d'un projet d'entreprise d'conomie sociale doit tablir sa crdibilit. Ses forces sont sa connaissance du domaine d'intervention et sa


capacit daller chercher l'expertise qui n'est pas prsente dans l'quipe de dpart.

Pour soutenir sa crdibilit auprs des partenaires financiers, le promoteur collectif peut s'appuyer sur des dossiers de presse, des rapports d'activits ou sur tout autre document faisant tat de ses ralisations passes et de leurs rsultats. Le caractre collectif du promoteur n'enlve pas l'importance d'un porteur de projet, d'un leadership dans le groupe. Il est donc crucial de mettre en valeur l'expertise des dveloppeurs prsents dans l'organisation en incluant dans le document le curriculum vit des ressources internes.

Le promoteur collectif peut aussi tre reconnu pour sa capacit s'adjoindre des collaborateurs, par son sens de l'organisation et son initiative, ainsi que par sa volont et sa capacit d'atteindre des rsultats. Il est important de faire tat de ses comptences en gestion et en administration. Dans la phase de dmarrage, cette expertise sera trs prcieuse et il est recommand d'avoir une ressource interne ou externe qui assure le suivi du projet sur le plan financier.

4.2. Les ressources humaines et le plan d'embauche

On doit trouver dans le plan des lments concernant la main-d'uvre requise par le projet, c'est--dire le nombre d'emplois (crs et consolids) prvus au dpart, le nombre d'emplois gnrs dans les trois premires annes du projet, les qualifications requises de mme que la stratgie de recrutement de la main-d'uvre.

Par ailleurs, dans le cas o des travailleurs embauchs prsentent des problmatiques particulires, le modle d'encadrement prconis par l'entreprise doit tre prcis.

4.3 La qualit des emplois

Mme si les projets d'conomie sociale peuvent obtenir de faon privilgie des subventions d'aide l'embauche, que ce soit du fait de leur mission particulire d'insertion conomique ou titre d'aide durant la priode de dmarrage, il n'en reste pas moins que les emplois crs doivent tre de vrais emplois, c'est--dire

rmunrs par des salaires;

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assujettis aux lois du travail;


rguliers ou stables, saisonniers selon le cas.

Le document doit donc prciser les conditions de travail offertes, les niveaux de rmunration et les avantages sociaux prvus. Par ailleurs, les emplois crs doivent offrir dans la mesure du possible des possibilits de dveloppement personnel et professionnel.

4.4. La rpartition des tches

Le travail de production de biens ou de services s'organise autour d'une rpartition des tches propre chaque secteur d'activit et adapte au projet et au contexte local. Elle doit donc tre prcise afin d'valuer le rle de chacun des salaris dans l'organisation, en dmontrant la cohrence des choix retenus au regard des objectifs et des contraintes inhrentes au projet. L'organisation des tches ainsi dfinie devrait inclure aussi les titres des emplois.

4.5 La formation de la main-d'uvre

Il peut tre ncessaire pour l'entreprise d'assurer la formation du personnel, surtout s'il s'agit de dvelopper de nouvelles fonctions l'intrieur d'un nouveau march. Si tel est le cas, il faut prciser les activits qui seront rserves la formation des travailleurs et les cots affrents.

5. Les partenariats

Selon la nature du projet, l'adhsion des partenaires du milieu devient un facteur de russite important. Il est donc primordial de faire tat de l'ancrage du projet dans le milieu et des partenariats envisags ou conclu, d'en prciser la nature et l'impact sur la ralisation du projet, en matire de financement, d'expertise ou de toute autre forme de soutien.

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6. Les retombes dans le milieu


En gnral, un projet d'entreprise d'conomie sociale comporte dans ses objectifs un volet concernant les retombes dans le milieu dont il est issu.

Il sagit donc prciser le type et l'ampleur des effets bnfiques attendus pour le milieu, en se rfrant au contexte local pour montrer dans quelles perspectives d'amlioration il s'inscrit et en expliquant comment la ralisation de l'initiative contribue au dveloppement social et conomique de la communaut. Selon la nature du projet et en fonction des particularits du secteur d'activit, ou encore en relation avec les priorits tablies, ces retombes peuvent tre soit directes lorsqu'elles sont lies aux objectifs de dpart, soit indirectes par les effets terme de l'initiative.

Il peut s'agir, par exemple :

d'une meilleure accessibilit aux produits ou aux services;

de l'impact positif sur la rtention d'un groupe de population vis;

des effets de prvention sur les plans de l'isolement social, de la sant ou de la criminalit;

de l'impact sur la cohsion sociale dans un quartier;

du dveloppement des qualifications professionnelles sur un territoire o les entreprises doivent adapter la main-d'uvre pour rpondre des besoins nouveaux de production ou de services;

de l'effet multiplicateur de certaines activits qui ont pour effet d'en gnrer d'autres;

de l'amlioration de la qualit de vie des citoyens sur le territoire;

du dveloppement d'une expertise locale et rgionale dans des secteurs d'activit o l'offre local est insuffisante pour rpondre aux besoins du territoire;

de l'impact sur le dveloppement ou de la consolidation du potentiel d'auto-organisation d'une communaut;

de la rgularisation du travail souterrain, qui entrane une meilleure qualit des services et une amlioration de la situation des personnes qui en bnficient.

______________ Juin 2005 28


7. Les sources de financement

Le financement d'un projet d'conomie sociale repose souvent sur la contribution combine et complmentaire de plusieurs partenaires provenant de diffrents secteurs. Les sources potentielles de financement sont les suivantes :

La mise de fonds du groupe promoteur. Une part du financement peut provenir d'un apport fourni par l'organisme lui-mme ou par ses membres, notamment dans le cas des coopratives.

La contribution des usagers. Le tarif tabli pour le bien produit ou le service rendu permettra l'organisation d'valuer la contribution des usagers au financement du projet.

Le financement priv. Les entreprises d'conomie sociale font souvent appel aux capitaux privs : prts bancaires, marges de crdit, fonds privs de capital de risque.

Le financement public. Une partie de la prestation sociale peut tre couverte par des fonds publics dans le cadre de diffrents programmes (subventions de dmarrage ou rcurrentes pour l'encadrement social, l'accompagnement pdagogique, etc.). La contribution de l'tat peut galement se manifester par des allocations relies la prestation de services auprs des personnes dmunies (ex. : allocation de garde, programmes d'exonration financire, etc.) ou encore par l'accs des fonds de capital de risque ou des garanties de prts.

La contribution des partenaires. Le groupe promoteur peut bnficier du soutien de partenaires sous forme d'argent-ressource : la mise la disposition gratuite de locaux, d'quipement ou de ressources humaines.

Les agences locales de financement.

8. Les prvisions financires

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Les prvisions financires revtent une grande importance. Elles doivent dmontrer la faisabilit et la viabilit financires du projet. Les partenaires financiers sont sensibles des prvisions financires ralistes et compltes.


En gnral, on tablit les prvisions pour les trois premires annes d'opration.

Deux outils prvisionnels sont privilgis :

Les tats financiers; Le budget de caisse.

8.1. Les tats financiers prvisionnels : tats de rsultas et bilans prvisionnels

Les prvisions financires sont prsentes dans les tats financiers prvisionnels.

Les deux tats financiers intgrer sont le bilan et l'tat des rsultats (profits et pertes).

Le bilan montre la situation financire de l'entreprise un moment donn. Il donne la liste des actifs, des passifs et des capitaux propres dans l'entreprise.

L'actif est la somme des ressources conomiques dont l'entreprise dispose : l'argent en caisse, les comptes recevoir, le terrain, les immeubles, les quipements, etc.

Le passif reprsente les dettes de l'entreprise : comptes payer, emprunts, impts, etc.

Le capital propre est la diffrence entre la somme des actifs et celle des passifs.

L'tat des rsultats donne le rsultat financier des activits d'une entreprise pendant une priode donne, en gnral pendant une anne financire. L'tat des rsultats tablit le rapport entre les revenus et les dpenses et dgage le rsultat net, savoir un surplus d'opration, une perte ou l'quilibre entre les revenus et les dpenses.

Dans le cas d'une entreprise d'conomie sociale, il est utile de distinguer, dans les revenus et les dpenses, ceux lis la mission sociale du projet (ex. formation, encadrement spcial des travailleurs) de ceux lis l'activit conomique (production et vente des biens ou des services).

______________ Juin 2005 30

Par ailleurs, il est possible que les revenus et les dpenses ne s'quilibrent ds la premire anne et que l'tat des rsultats donne un solde ngatif. Dans ce cas, il faut faire ressortir comment la situation rquilibrera


terme et comment les dficits seront financs (apports ou prts de partenaires, des membres de la cooprative, subventions, crdit de fonds de roulement, etc.).

Les tats financiers devraient enfin faire clairement ressortir les cots relis spcifiquement au dmarrage du projet et le mode de financement prvu.

8.2. Le budget de caisse prvisionnel

Il est ncessaire et trs important, car il permet d'valuer les besoins de trsorerie court terme. Il doit faire apparatre, sur une frquence mensuelle :

o toutes les rentres d'argent : subventions, crdits, apports ainsi que les recettes provenant de la vente

o toutes les sorties de fonds : paiement des investissements, des services, des salaires, des approvisionnements et autres;

o les autres revenus provenant des programmes publics et les autres recettes lies la mission sociale de l'entreprise, dtaills et ventils par bailleur de fonds

Le rsultat mensuel des recettes moins les dpenses doit faire apparatre le niveau des besoins de trsorerie pour chaque mois et la faon dont ils seront couverts, par des avances bancaires par exemple.

9. Les annexes

Organigramme; Curriculum vit des principales ressources de l'entreprise; Plan d'activits

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Modle #3 (Projet dentreprise) 1. Rsum excutif 2. Contexte du projet et conception gnrale 3. Analyse du march et politique de marketing

3.1. Marketing 3.2. tude de marketing 3.3. laboration de la stratgie de projet

4. Matires premires et fournitures 4.1. Classification des matires premires et des fournitures 4.2. Spcification des besoins 4.3. Disponibilit et approvisionnement 4.4. Politique et programme dapprovisionnement 4.5. Cots des matires premires et fournitures

5. Localisation, site et environnement 5.1. tude de localisation 5.2. Lenvironnement naturel 5.3. valuation de limpact sur lenvironnement 5.4. Politiques socio-conomiques 5.5. Infrastructures 5.6. Choix dfinitif du lieu dimplantation 5.7. Slection du site 5.8. Estimation des cots

6. Ingnierie et technologie 6.1. Choix de la technologie 6.2. Acquisition et transfert de technologie 6.3. Plan dtaill des installations et ingnierie de base 6.4. Choix des machines et du matriel 6.5. Maintenance et remplacement 6.6. Estimation des cots dinvestissements gnraux

7. Organisation et frais gnraux 7.1. Organisation et gestion des installations 7.2. Conception de lorganisation

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7.3. Frais gnraux


8. Ressources humaines

8.1. Catgories et fonctions 8.2. Besoins en rapport avec le projet 8.3. Main duvre disponible et politique de recrutement 8.4. Plan de formation 8.5. Estimation des cots

9. Planification des oprations et tablissement du budget 9.1. tapes de la mise en uvre du projet 9.2. Calendrier de mise en uvre 9.3. Budget et mise en uvre

10. Analyse du budget et valuation de linvestissement 10.1. Analyse des prvisions de cots 10.2. Les outils comptables essentiels 10.3. Financement du projet 10.4. Ratios de financement et de rentabilit

______________ Juin 2005 33

10.5. valuation financire des conditions dincertitude


QUELQUES CRITRES DVALATION DUN DOCUMENT DE PROJET

Inspir des Directives pour la prparation des valuations indpendantes de LOrganisation Internationale du Travail (OIT)

I. Validit de la conception

Les objectifs sont-ils clairement noncs? Dcrivent-ils correctement les solutions apporter aux problmes et aux besoins dfinis?

Les indicateurs de ralisation sont-ils clairement dfinis? Dcrivent-ils les changements ncessaires?

Les facteurs extrieurs qui affectent la mise en uvre du projet ont-ils t recenss? Les hypothses sont-elles valables?

Le document de projet lie-t-il les apports, les activits et les produits chaque objectif immdiat de manire logique et cohrente?

Les rles et les engagements des diffrents partenaires sont-ils clairement dfinis?

Existe-t-il des raisons pour la rviser?

II. Processus de mise en uvre

La mise en uvre gnrale du projet est-elle centre sur la ralisation des objectifs?

Les diffrents partenaires ont-ils contribu la mise en uvre du projet comme prvu?

Les partenaires principaux ont-ils agi de faon coordonne comme prvu?

III. Rendement du projet

Pertinence

Les problmes et les besoins l'origine du projet existent-ils toujours? Ont-ils chang? Existe-t-il de nouvelles priorits qui devraient tre considres?

Le projet a-t-il t la rponse approprie aux problmes ou aux besoins identifis lorsque celui-ci a commenc?

Convient-il encore aux problmes et aux besoins qu'il s'agissait de rsoudre?

Les priorits donnes aux composantes de base du projet, par exemple le dveloppement institutionnel et l'appui direct, ont-elles chang? Si oui, pourquoi?

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Les objectifs sont-ils toujours valables ou doivent-ils tre reformuls?


Efficacit

Dans quelle mesure le projet a-t-il atteint ses objectifs immdiats? Les donnes concernant la ralisation des objectifs ont-elles t collectes?

Fournissent-elles des preuves concernant les effets et l'impact du projet? Est-il ncessaire de collecter davantage de donnes?

Les groupes cibles ont-ils particip la formulation et la mise en uvre du projet?

Les bnfices du projet ont-ils rellement profit aux groupes cibles?

Efficience

Les rsultats esprs du projet continuent-ils de justifier les dpenses ralises?

Les ressources ont-elles t dpenses avec conomie? Les actions des diffrents partenaires ont-elles t complmentaires? Existe-t-il des moyens plus rentables pour obtenir davantage et de meilleurs

produits avec les apports disponibles?

Durabilit

Dans quelle mesure les bnfices du projet se maintiendront-ils aprs le retrait de la coopration extrieure?

Les conditions garantissant que les rsultats du projet auront des effets durables existent-elles?

Causalit

Quels facteurs ou vnements particuliers ont affect les rsultats du projet? Ces facteurs sont-ils internes ou extrieurs au projet?

Effets inattendus

Le projet a-t-il des effets inattendus (ngatifs ou positifs) importants? Que pourrait-on faire pour renforcer ou limiter ces effets afin d'accrotre

l'impact gnral du projet?

Stratgies alternatives

Existe-t-il ou pourrait-il exister une faon plus efficace d'aborder les problmes et de satisfaire les besoins afin d'atteindre les objectifs?

La stratgie du projet est-elle toujours valable ou doit-elle tre reformule?

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IV. Proccupations spciales


Les normes internationales du travail

Le projet est-il conforme aux principes et aux dispositions des normes pertinentes?

Le projet a-t-il stimul l'application ou la ratification des normes pertinentes?

L'galit entre les hommes et les femmes

A-t-on ralis une analyse de cette question portant sur les groupes cibles du projet?

Une planification des questions relatives au genre a-t-elle t ralise pour dterminer les diffrents besoins des hommes et des femmes des groupes cibles?

Les hommes et les femmes des groupes cibles ont-ils profit quitablement des bnfices du projet?

La protection de l'environnement

Des effets (positifs ou ngatifs) concernant l'environnement ont-ils t observs ou abords?

Le projet a-t-il ralis des actions explicites ou implicites pour protger l'environnement?

______________ Juin 2005 36


QUELQUES FORMULAIRES DE REQUTE DE FINANCEMENT

FONDS DE CONTREPARTIE CANADO-HATIEN (FDC)

REQUETE DE FINANCEMENT

Partie I Identification et prsentation du requrant Identification Nom de lorganisation : _______________________________________ Adresse : Rue : __________________________________________ Ville/Localit : ___________________________________

Dpartement : ____________________________________ Tlphone : ______________________________________

Personne contacter au sujet de cette requte : _______________________ Adresse : Rue : ___________________________________________ Ville/Localit : ___________________________________

Dpartement : ____________________________________ Tlphone : ______________________________________

Date de fondation de lorganisation : ______________________________ Objectifs / Responsabilits de lorganisation : __________________________________ ___________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________ Noms et fonctions des principaux responsables de lorganisation :

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Nom Fonction


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Niveau dorganisation ( ne remplir que par les ONGs, groupements, Coopratives, etc.)

Reconnaissance lgale : Oui Non Si oui, type de statut : ________

Nombre de membres actifs : Hommes ___ Femmes ____ Total _____

Frquence des runion : ____________________________

Principales ralisations lactif du requrant

Activits ralises / Secteur dactivit Cots (Gdes) Lieu et date de ralisation

Activits ralises / Secteur dactivit Cots (Gdes) Lieu de ralisation

Budget annuel de fonctionnement de lorganisation excluant ce projet : ___Gdes

Donnez une brve description du systme comptable et dorganisation du personnel/des membres de lorganisation : _________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________

Transactions bancaires Nom de linstitution bancaire ________________

Adresse _________________________________

Numro de compte _______________________

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Existe-t-il dans la zone daction de votre organisation des institutions publiques ou prives qui oeuvrent dans le dveloppement ? Oui Non

Si oui, nommez-les : _________________________________________

Agences de financement ayant dj financ le requrant :

Agence Projet Anne Montant

Joignez en annexe une ou des lettres de recommandations des autorits civiles locales appuyant le projet.

Partie II Institution appuyant la requte

Projet appuy par :

Ministre de la Planification Organisation canadienne

Nom de lorganisation : _______________________________________

Adresse : Rue : __________________________________________ Ville/Localit : __________________________________

Dpartement : ___________________________________ Tlphone : _____________________________________

Fax : ______________________________________

Personne contacter au sujet de cette requte : _______________________

Lorganisme/le Ministre assurera-t-il un encadrement technique au projet ?

______________ Juin 2005 40


______________ Juin 2005 41

Oui Non


Si oui, de quelle nature ?

Administration/Gestion Ingnierie Autre

Indiquez dans les prvisions budgtaires (partie IV du questionnaire) le montant des frais lis ce soutien technique.

Partie III Prsentation du projet Description sommaire

Titre du projet : ____________________________________________

Lieu de ralisation (nom de la ville, du bourg, de la zone ou de la rgion) : _____

Nature du territoire : Urbain Semi-urbain (bourg) Rural

Description du territoire (superficie, limites gographiques, rue ou quartier) : __________________________________________________________________________________________________________________________________________________

Nature du projet : Construction Amnagement Autre

Nombre de bnficiaires directs : Hommes ___ Femmes ___ Total ___

Nombre de bnficiaires indirects : Hommes ___ Femmes ___ Total ___

Adresse du sige du projet : ____________________________________

Est-il accessible en tout temps ? Oui Non

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Quelle est la ville la plus rapproche ? _____________________________

Distance Kms ________________ Heures de route _____________

Justification du projet

Faites une brve description du besoin combler (la nature du besoin, son origine, ses impacts sur la communaut) _________________________________________________________________________

___________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________

Quelles sont les solutions envisages pour combler ce besoin ? ___________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________

Quelles sont les groupes / individus lorigine des ides de solutions ? ___________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________

A-t-on dj tent de combler ce besoin dans le pass ? Si oui, de quelle faon et pourquoi ce besoin existe-t-il toujours ? _________________________________________________________________________

__________________________________________________________________________________________________________________________________________________

Objectif du projet

Quel est lobjectif gnral du projet ? _____________________________

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__________________________________________________________________________________________________________________________________________________


Buts/Objectifs spcifiques

Quels sont les buts/objectifs spcifiques du projet ? (Prcisez les rsultats escompts en termes qualitatifs) ________________________________________________________

___________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________

Indiquez comment latteinte de ces rsultats contribuera augmenter le nombre demplois, amliorer les revenus, augmenter/amliorer la production, protger lenvironnement dans la rgion, etc. ________________________________________

_______________________________________________________________________

__________________________________________________________________________________________________________________________________________________

Activits

Activits envisages (quantifier les rsultats / extrants autant que possible)

Activit Extrant

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Calendrier des activits

Activits envisages (quantifier les rsultats / extrants autant que possible)

Activit Date dbut Date fin

Assistance technique

Le projet ncessitera-t-il un encadrement technique ? Oui Non

Si oui, dans quel domaine ?

Administration/Gestion Ingnierie Autre_________

A quelles ressources le requrant fera-t-il appel afin de sassurer de cette assistance ?

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Ressource (organisme/firme) Domaine technique


Structure dorganisation du projet

Prsenter en annexe lorganigramme du projet et expliquer les responsabilits lies chaque poste.

Plans et devis

Dans le cas de projets de construction, damnagement ou de gnie civil importants, prsenter en annexe des plans prts pour excution et des devis estimatifs et financiers du projet.

______________ Juin 2005 46


Partie IV Prvisions budgtaires

Dpenses (Joindre en annexe un budget dtaill)

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Personnel Total (Gdes) Demand (Gdes)

Main duvre spcialise

Main duvre non spcialise

Construction /Amnagement

quipement

Matriel et fourniture/Construction

Frais gnraux

Loyer

Entretien des locaux

Matriel et fourniture/Bureau

Entretien et fonctionnement de vhicules

Services contractuels

Assistance technique

Gestion/Administration

Ingnierie

Autre

Autres frais/divers

Total des dpenses


______________ Juin 2005 48


Financement

Financement dautres agences :

Cette requte a-t-elle a t soumise, sous cette forme ou autrement, dautres agences de financement ?

Oui Non

Si oui, lesquelles et quand ?

Agence Date

La requte a-t-elle t en partie accepte ? Oui Non

Si oui, par quelle(s) agence(s), et quel est le montant accord ? (Prciser)

Agence Montant (Gdes)

Contribution locale:

______________ Juin 2005 49

En quoi consiste la participation communautaire ?


Description Montant estim (Gdes)

Main duvre______________________________ ________________

________________________________________ ________________

Matriel__________________________________ ________________

________________________________________ ________________

quipement_______________________________ ________________

________________________________________ ________________

Local____________________________________ ________________

________________________________________ ________________

Autres (prciser) ____________________________ ________________

________________________________________ ________________

________________________________________ ________________

________________________________________ ________________

________________________________________ ________________

Calendrier prvisionnel des dpenses (pour le montant demand)

1er mois 2me mois 3me mois 4me mois 5me mois 6me mois

Date

Montant

Viabilit / Auto portance

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Si ce projet annuel est financ, de combien augmentera-t-il les cots annuels de fonctionnement du requrant une fois le projet arriv terme ? ________Gdes


Comment le requrant financera-t-il ces nouvelles charges ? _____________________

___________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________

Rcapitulatif du budget

Gdes

Cot total du projet

Financement dune autre agence

Financement local

Financement demand ai FDC

Partie V Annexes

Annexe 1 Annexe 2

Organigramme : Oui Non

Plans et devis : Oui Non

Annexe 3 Annexe 4

Budget dtaill : Oui Non

Lettre recommandation : Oui Non

Autres annexes

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Pour le requrant :

Nom Titre Signature

Pour lorganisme appuyant le projet :

Nom Titre Signature

Date : ___________

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MINISTRE DE LA PLANIFICATION ET DE LA COOPRATION EXTERNE (MPCE)

UNIT DE COORDINATION DES ACTIVITS DES ORGANISATIONS NON GOUVERNEMENTALES (UCAONG)

LISTE DELEMENTS INDICATEURS INDISPENSABLES DANS LELABORATION DES PROGRAMMES ET PROJETS

Le Ministre de la Planification et de la Coopration Externe recommande aux responsables dorganisations sollicitant le statut officiel dONG de tenir compte, dans llaboration de leurs

programmes et projets, les aspects et lments techniques suivants : 1. Formulation du titre des programmes et projets de faon claire et prcise 2. Justification des programmes et projets: Mise en relief des conditions et

facteurs qui ont permis daboutir au choix et la formulation des programmes et projets excuter

3. Formulation des objectifs des projets et programmes

3.1. Objectifs court terme 3.2. Objectifs moyen terme 3.3. Objectifs long terme

3.3.1. Les objectifs des programmes et projets de lorganisation doivent tre labors partir des priorits des secteurs dans lesquels les interventions seront faites. Leur ralisation doit permettre lorganisation de contribuer lamlioration des conditions de vie des populations des zones concernes

4. Indication du mode dorganisation retenu: Prsentation de la structure technique et administrative dj mise sur pied pour lexcution des programmes

5. Indication de la stratgie adopte: Indiquer dans quel sens ou sous quelle

forme les interventions seront faites dans les localits. Les actions visent-elles obtenir, place en vue de la ralisation des objectifs, permettent-elles davoir une participation active des populations concernes ou une prise en charge de leur dveloppement, damliorer la capacit de la communaut sorganiser, etc.

6. Description des lieux et domaines dintervention

______________ Juin 2005 53

7. Dtermination de la dure, prsentation du contenu, description et modalits dexcution des programmes et projets prvus


7.1. Dure et date de dmarrage des programmes et projets 7.2. Prsentation du contenu des programmes 7.3. Liste, description et diffrentes tapes dexcution (calendrier) des activits 7.4. Modalits ou moyens dexcution des programmes et projets

7.4.1. Les ressources humaines: Indication des qualifications et exprience, des niveaux de responsabilits, etc.)

7.4.2. Les ressources matrielles: quipements, matriels, etc. 7.4.3. Les ressources financiers: Budgets des programmes et projets, origine

des ressources financiers, ressources disponibles, ventilation et affectation des fonds engager pour conduire terme les programmes et projets, ressources financiers, mobiliser.

8. Population cible concerne par les programmes et projets: Faire une

estimation de cette population et en indiquer les bnficiaires 9. Faisabilit des programmes et projets: Identifier les conditions de russite des

projets, celles qui sont indispensables la mise en oeuvre des projets et la ralisation des objectifs.

10. Impact sur le dveloppement de la zone concerne par les programmes et

projets: Indiquer les effets escompts dans la zone choisie au point de vue social, conomique et culture.

11. Prsentation du mcanisme de suivi et dvaluation des rsultats des

programmes et projets

______________ Juin 2005 54


FEUILLES DE TRAVAIL Structurer le projet

______________ Juin 2005 55

QUI ? POUR QUI ? AVEC QUI ? (Who ?)

identification des partenaires ou des groupes-cibles,

leurs rles et leurs relations dans le projet

leur discours


______________ Juin 2005 56

forces et faiblesses qui ressortent de ces relations et de ces discours

QUOI ? (What ?)

les principales activits spontanes, organises, institutionnelles


______________ Juin 2005 57

champs sociaux, conomiques, culturels, politiques, ducatifs

impacts du projet sur ces champs

POURQUOI ? (Why ?)


______________ Juin 2005 58

Besoins et aspirations auxquels le projet rpond

Motivations et intrts des acteurs

Principaux objectifs


______________ Juin 2005 59

Options de financement

Rapports entre objectifs des acteurs et objectifs institutionnels

O ? (Where ?)


______________ Juin 2005 60

Contexte social du projet et situation des participants

QUAND ? (When ?)


______________ Juin 2005 61

Moments privilgis (pass, prsent, futur)

Court, moyen, long terme

Pratique et histoire des acteurs


______________ Juin 2005 62

COMMENT ? (How ?)

Comment cela sest fait ? Modes dorganisation et processus de participation

Techniques et instruments utiliss


Apport de lexprience des acteurs, de thories, dautres projets

______________ Juin 2005 63


______________ Juin 2005 64

Dfinir Les objectifs, la rponse

une situation diagnostique

Planifier Identification des

ressources (humaines, matrielles financires,

temps)

Raliser Stratgies de mise en

oeuvre

valuer Dtermination des indicateurs de performance, des mthodes et des

calendriers dvaluation

Ajustements ncessaires

Clbrer

Accompagnement technique ncessaire

_______________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________ _______________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________ _______________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________ _______________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________ _______________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________


______________ Juin 2005 65


______________ Juin 2005 66

Problmatiques principales

Quelques questions se poser avant de commencer le projet Pistes/Notes

Dfinir les buts, objectifs, le contexte et le public

Dans quel environnement ou contexte le projet va tre ralis ? Quel Changement va- t-il entraner ? Pourquoi raliser ce projet ? Quel est le rsultat attendu ? Pour qui le projet est t-il prvu ? Quel est lenjeu ?

Contenu du projet

Quels sont le thme et le contenu du projet ? Quelle est lapproche choisie (mthodologie) ? Quelles activits ? Quest-ce qui est ncessaire la ralisation du projet ?

La construction spatio-temporelle

O doit se raliser le projet ? Combien de temps va durer le projet ? Quand commence-t-il / finit-il ?




______________ Juin 2005 67

Organisation pratique Quelle logistique implique le projet ? Quelle organisation matrielle est ncessaire ?

Montage financier

Quel est le cot global du projet ? (conception / ralisation et valuation), Comment, do viennent les fonds ncessaires la ralisation

Partenaires Qui sont les partenaires ? Quel est leur rle ? Comment se fait la coordination ?




Moyens daction

Existe-il des aides financires qui peuvent sappliquer au projet ? Le projet peut-il sintgrer dans des dispositifs dj existants ? (Conditions)

Communication

Communication interne : Comment circule la communication lintrieur de lquipe menant le projet ? Communication externe : Faut-il mdiatiser le projet (Pourquoi / comment ? sur quel aspect/)

Evaluation et suites

Comment et partir de quand valuer le projet ? Sur quels aspects / pour quoi ? Quelles seront les suites du projet ?

______________ Juin 2005 68


Structure autour des questions en W

______________ Juin 2005 69

Domaine Informations Sources (Institutions et Documents) Activits Personne

responsable Dlais/Date

Qui-Pourqui-Avec qui

Population cible : profil socio-

culturel

Distribution dmographique Besoin combler

IHSI Rapport annuel BID EMMUS

Visite IHSI Visite virtuelle

sur le site de la BID

Promoteur 1

Promoteur 2

Novembre 03

Quoi

Pourquoi


Domaine Informations Sources (Institutions et Documents) Activits Personne

responsable Dlais/Date

O

Quand

Comment

______________ Juin 2005 70


Structure autour des phases

______________ Juin 2005 71

Domaine Informations Sources Activits Personne responsable Dlais/Date

Dfinition

Planification

Ralisation



valuation

Clbration

______________ Juin 2005 72


Structure autour des questions avant le lancement

______________ Juin 2005 73


Buts et objectifs

Contenu

Construction spatio-temporelle



______________ Juin 2005 74

Organisation pratique

Montage financier

Partenaires



Moyens daction

Communication

valuation

______________ Juin 2005 75


OUTILS DE GESTION DE PROJET

PLANIFICATION DES ACTIVITS DU PROJET

La planification dun projet

TITRE DU PROJET

PRPAR PAR APPROUV PAR

SOURCES DE FINANCEMENT (indiquer les sources internes et externes le cas chant)

$ $

OBJECTIFS GNRAUX

OBJECTIFS SPCIFIQUES 1.- 2.- 3.- 4.- 5.-

______________ Juin 2005 76


ACTIONS RESSOURCES

HUMAINES RESSOURCESMATRIELLES

RESSOURCES FINANCIRES DLAIS INDICATEURS

OBJECTIFS SPCIFIQUES 1.- OBJECTIFS SPCIFIQUES 2.- OBJECTIFS SPCIFIQUES 3.- OBJECTIFS SPCIFIQUES 4.- OBJECTIFS SPCIFIQUES 5.-

______________ Juin 2005 77


RAPPORT D'AVANCEMENT

TITRE DU PROJET

PRIODE PRPAR PAR

APPROUV PAR

Ref. Tche

Titre de la tche

Personne responsable Autres personnes ressources

Budget allou Dpenses date

Progrs / Objectifs prvus pour cette priode

Progrs / Objectifs raliss pendant cette priode

(Indiquer si les progrs prvus sont ceux raliss. Si non, indiquer les raisons justifiant les carts)

______________ Juin 2005 78


Indiquer les objectifs de la prochaine priode et les moyens

Signature Date

______________ Juin 2005 79


La gestion du temps et des ressources humaines

Gestion des personnes ressources

NOM PRNOMS ORGANISATIONDOMAINE CHAMPS ADRESSE TLPHONE E-MAIL

______________ Juin 2005 80


FICHE DE GESTION DU TEMPS DU PERSONEL

Nom et prnoms Mois / anne

Superviseur

1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 13 14 15 Total

Temps / Projet 1

Temps / Projet 2

Autre temps

Total heures

16 17 18 19 20 21 22 23 24 25 26 27 28 29 30 31 Total

Temps / Projet 1

Temps / Projet 2

Autre temps

Total heures

Signature de l'employ

Signature du superviseur

______________ Juin 2005 81


Contrat type du contractant

TITRE DU PROJET

CONTRAT TYPE

Cet accord est tabli entre le projet., reprsent par son directeur, M/Mme, identifi au , et . Identifi au ., ce 1er janvier 2005. Cet accord prend effet partir de la date sus-mentionne. M/Mme.agira en qualit de Contractant pour le projet.. pour une priode de ..jours. Le contractant recevra une somme de .. pour les travaux specifies dans les termes de reference attachs au present contrat. Honoraire/Salaire ...- Le payement sera effectu la soumission des biens livrables la satisfaction du projet et selon les termes de rfrence. Autres termes du contrat: 1) Le contractant se chargera de payer ses taxes et redevances fiscales.

2) Le projet ne paiera aucune assurance mdicale pour le contractant. 3) Les jours de congs et les heures supplmentaires ne seront pas pays par le projet. 4) Le contractant sengage rendre au projet le bnfice des travaux raliss dans le cadre de son intervention et ne pas publier les donnes ou les travaux auxquels il aura eu accs dans le cadre du prsent contrat, sans laccord pralable du projet. 5) Lune ou lautre des parties peut mettre fin au prsent contrat par notification crite. Par la signature de cet accord, les deux parties sengagent respecter les termes ci-dessus. Contractant: Projet.: Nom: Approuv par: .. Signature:________________ Signature:________________ Date: Titre: Directeur de projet Addresse: Tlphone :

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La gestion des ressources financires

______________ Juin 2005 83

RAPPORT FINANCIER

TITRE DU PROJET

MOIS PRPAR PAR APPROUV PAR

POSTES BUDGET

USD TOTAL DPENSES

ANTRIEURES

DPENSE DE LA

PRIODE DPENSES TOTALES BALANCE

Dpenses de programmes Location des salles de confrence $3,000 Transport et hbergement - formateurs $5,000 Transport et hbergement - participants $20,000 Restauration $10,000 Honoraires des formateurs $5,000 Fournitures de bureau $2,000 Promotion $3,000 Total dpenses de programmes $48,000 $0 $0 $0 $0

Dpenses administratives Loyer $2,400 Gasoline $500 Gestionnaire du projet $6,000 Secrtaire $2,400 Communication et poste $500


Total dpenses de programmes $11,800 $0 $0 $0 $0

quipements et matriels Ordinateur portable $1,600 Vido projecteur $2,000 Flash disk $150 Camra digitale $300 Total quipements et matriels $4,050 $0 $0 $0 $0

TOTAL $63,850 $0 $0 $0 $0 Le total des dpenses antrieures doit tre gal au total des dpenses du rapport prcdent.

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RQUISITION DE CHQUE (DOLLARS)

# CHQUE

BNFICIAIRE

MONTANT (LETTRES)

MONTANT (CHIFFRES) $

RAISON DU PAIEMENT

BANQUE TIRE # COMPTE

PRPAR PAR DATE

VRIFI ET APPROUV PAR DATE

CHQUE REU PAR DATE

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REGISTRE DES DPENSES

TITRE DU PROJET

# COMPTE ET BANQUE TIRE

MOIS PRPAR PAR

APPROUV PAR

DATE #

CHQUE BNFICIAIRE Ref. FACTURERAISON DU PAIEMENT

POSTE BUDGTAIRE AFFECT MONTANT

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REGISTRE DES DPLACEMENTS

TITRE DU PROJET

MOIS PRPAR PAR

APPROUV PAR

DATE DESTINATION FRAIS DE VOYAGE HTEL PER DIEM AUTRES TOTAL BUT DU VOYAGE TOTAL

AVANCES D

SIGNATURE DU BNFICIAIRE

______________ Juin 2005 87


La gestion des ressources matrielles

REGISTRE D'ACHAT DES MATRIELS ET QUIPEMENTS

TITRE DU PROJET

MOIS PRPAR PAR

APPROUV PAR

# RFRENCE DE L'ARTICLE # FACTURE BNFICIAIRE MONTANT PAY TAUX DU JOUR

MONTANT IMPUT AU BUDGET

______________ Juin 2005 88


REGISTRE D'INVENTAIRE

TITRE DU PROJET

MOIS PRPAR PAR

APPROUV PAR

NUMRO / CODE DESCRIPTION LOCALISATION TAT COT D'ACQUISITION FRQUENCE D'ENTRETIEN

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REGISTRE D'ENTRETIEN

TITRE DU PROJET

MOIS PRPAR PAR

APPROUV PAR

NUMRO CODE DESCRIPTION

DATE D'ENTRETIEN

ENTRETIEN RALIS PAR ACTIONS PRISES

DATE PROCHAIN ENTRETIEN REMARQUES

______________ Juin 2005 90


BIBLIOGRAPHIE ET WEBOGRAPHIE www.oit.org Organisation Internationale du Travail http://www.gret.org/ressource/pdf/dispositifs_appui%20_pe.pdf Dispositifs dappui et financement de la petite entreprise in REVUE TIERS MONDE, Paris, tome XXXVII, n 145, janvier-mars 1996. www.unfpa.org United Nations Population Fund

______________ Juin 2005 91


______________ Juin 2005 92

VALUATION DE LA SATISFACTION DES PARTICIPANTS

Merci de bien vouloir indiquer votre niveau de satisfaction (1 tant le niveau le plus faible et 4 le plus lev) en cochant chaque fois la case qui convient et remettre votre formulaire au formateur.

SECTION I.- LORGANISATION GNRALE ET LES INSTALLATIONS La date, le lieu et lheure 1 2 3 4 La salle et la disposition 1 2 3 4 Le nombre de participants 1 2 3 4 Les documents utiliss taient 1 2 3 4 Autres commentaires : _________________________________________________________________________ SECTION II.- LES MTHODES DENSEIGNEMENT La rpartition du temps entre les chapitres 1 2 3 4 La varit des mthodes utilises 1 2 3 4 Les matriels didactiques 1 2 3 4 La pertinence des thmes choisis 1 2 3 4 Autres commentaires : _________________________________________________________________________ SECTION I.- LE FORMATEUR PRINCIPAL Il a clairement expliqu les objectifs 1 2 3 4 Il a maintenu lintrt et la participation 1 2 3 4 Il a matris les thmes dvelopps 1 2 3 4 Il a clarifi les difficults des participants 1 2 3 4 Il a fait un bon arbitrage thorie / pratique 1 2 3 4 Autres commentaires : _________________________________________________________________________ SECTION II.- LATTEINTE DES OBJECTIFS DE LATELIER Il vous manquait des notions a priori 1 2 3 4 Vous tes familier avec les notions dveloppes 1 2 3 4 Le contenu vous sera utile dans vos fonctions 1 2 3 4 Vous allez pouvoir intgrer les notions apprises 1 2 3 4 Autres commentaires : _________________________________________________________________________ SECTION II.- COMMENT PENSEZ-VOUS

Utiliser les techniques

_________________________ _________________________ _________________________ _________________________ _________________________ _________________________ _________________________

Sensibiliser votre entourage

_________________________ _________________________ _________________________ _________________________ _________________________ _________________________ _________________________

Nous permettre damliorer

_________________________ _________________________ _________________________ _________________________ _________________________ _________________________ _________________________

CONTENUDURE: 32 HEURESOBJECTIFSMETHODOLOGIEMATERIELS ET SUPPORTS DIDACTIQUESFORMATEURS PRINCIPAUXAGENDAHeures/DureJOUR 1Vido projecteur $Microsoft PowerPoint$

GNRALITSDfinition dun projetOrigines et signification du termeCaractristiques du projet

LE DOCUMENT DE PROJETStructure du projetI.- STRUCTURER LE PROJET EN FONCTION DES QUESTIONII.-STRUCTURER LE PROJET AUTOUR DE SES DIFFRENTIII.-STRUCTURER LE PROJET AUTOUR DES QUESTIONS AVANT SON LANCEMENT

Identification des sources dinformations et planRdaction du document de projetModle #1 $Projet social et/ou communautaire\Modle #2 \(Projet social et/ou communautaire\Modle #3 \(Projet dentreprise$

QUELQUES CRITRES DVALATION DUN DOCUMENT DE PQUELQUES FORMULAIRES DE REQUTE DE FINANCEMENTFONDS DE CONTREPARTIE CANADO-HATIEN $FDC$

Partie IPartie IIPartie IIIPartie IVPartie VMINISTRE DE LA PLANIFICATION ET DE LA COOPRATI

LISTE DELEMENTS INDICATEURS INDISPENSABLES DANS FEUILLES DE TRAVAILOUTILS DE GESTION DE PROJETLa planification dun projetPLANIFICATION DES ACTIVITS DU PROJETRAPPORT D'AVANCEMENT

La gestion du temps et des ressources humainesGestion de

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