EDI

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E.D.I.

Echange de données informatisé


E.D.I


EDI, de quoi parle-t-on ?

>ECHANGE DE DONNEES INFORMATISE

• Echanger des documents normalisés entre partenaires en empruntant la voie électronique (dématérialiser)

• Utiliser un langage commun entre partenaires ( EDIFACT est un langage normalisé à l ’échelle internationale, par exemple)


LES FLUX


LES FLUX DOCUMENTAIRES TRADITIONNELS

Les problèmes:

La perte de temps, liée au traitement de l’information par une écriture sur un support papier, due à la transmission entre partenaires, aux erreurs de manipulations de données.

Le manque de précision, la fréquence d’erreurs augmente avec le nombre de données rentrées.

Le coût en travail humain dû au travail manuel accompagnant le nombre de documents à traiter.

L’incertitude croissante (retard, décalage entre livraison et facture).


E.D.I, les atouts ?Réduction papier

Partenariat renforcé

Information fiable

Accélération des processus

Echange d’informations immédiat pour:

1.De meilleures prévisions

2.Un meilleur pilotage flux physique

3.L’anticipation ou la suppression de certaines tâches techniques

Meilleure utilisation de la ressource administrative :

1.Élimination des coûts de retranscription

2.Réduction des erreurs de saisie

3.Moins de temps de contrôle, plus de temps valorisable


E.D.I, les atouts ?La rentabilité de l’EDI est fonction des actions mises en œuvre rendues possibles par un

échange d’informations normalisé.

L’EDI est un puissant facteur d’organisation interne (mise en place EDI = 80% de réorganisation et 20% de technique).

Une communication multi-partenaires plus aisée, grâce à l’utilisation des messages normalisés plus rapides et moins coûteux que le fax ou la lettre.

L’EDI permet notamment :

1. De gagner du temps

2. De gagner sur la qualité

3. De gagner en compréhension

4. De gagner en confiance

5. De gagner en productivité.

L’échange électronique de données structurées d’ordinateurs à ordinateurs

permet de réaliser, tous avantages confondus, des gains allant de 5% à 15% sur

le prix des marchandises.


EDI les atouts?


E.D.I, les difficultés ?

• Adaptation du personnel au zéro papier.

• Perception de l ’activité par l ’agent administratif.

• Reconversion du personnel administratif.

• Mise à jour de la documentation (ex: unité de vente); maintenance des bases de données.

• Remise à plat de l ’organisation.

•Multi langages


E.D.I, techniques!

Dans son évolution et son déploiement à l’ensemble des sociétés, on trouve le modèle théorique suivant (étapes de l’installation de l’EDI).

Initiative d’une grande firme

Réalisation d’une expérience

Création de norme pour l’industrie

Création de norme au niveau mondial

Nouveaux liens entre acteurs

Internationalisation de norme.

Rappel la mise en place de l’EDI, c’est:

80% de réorganisation

20% de technique.


E.D.I, techniques!


E.D.I, techniques!

Elaborer une solution EDI

Les systèmes d’information des entreprises dialoguent entre eux à l’aide de messages électroniques transférés sur les réseaux de communication. Ces messages sont reconnus par les applications et traités dès leur réception, sans intervention humaine.

La mise en œuvre de l’EDI

Elle nécessite les conditions suivantes:

Que les partenaires disposent chacun d’un ordinateur, quels que soient la marque et le modèle.

Que les documents commerciaux soient traités sur ces ordinateurs.

Que les partenaires disposent sur ces ordinateurs d’un référencement commun des produits et codification article.

Ces 3 conditions sont nécessaires et suffisantes pour faire de l’EDI.


E.D.I, techniques!

Pour mettre en place l’EDI il faut :

o Analyser les circuits d’informations internes,

o Evaluer les allégements de tâches,

o Réviser le système d’informations (bases de données, saisies, éditions,...),

o Instituer la messagerie électronique interne (indispensable pour une utilisation rationnelle de EDI),

o Adapter le système informatique (télétraitement),

o Réviser les modes d’exploitation.

Et suivre les étapes suivantes:

o Identifier son ou ses partenaires,

o Définir la norme à mettre en œuvre ainsi que le ou les réseaux de télécommunication à solliciter. Ceci conditionnera le choix de la solution technique,

o Adopter un accord d’interchange existant ou élaborer celui qui couvrira les besoins préalablement définis,

o Etudier l’impact sur l’organisation, notamment celui de la suppression du document papier.


E.D.I, techniques!


E.D.I, techniques!

Les composantes d’une solution EDI:

La gestion des fichiers: étape permettant de sortir l’information de l’application vers les traitements EDI.

La traduction des données : conversion de l’information locale au format EDI normalisé.

Le formatage des données regroupe les données et constitue les interchanges en fonction des profils d’utilisation du langage EDI et des partenaires. L’ensemble sera confié aux réseaux de télécommunications.

La gestion des communications regroupe les protocoles de contrôle d’échange de l’information, la session avec les partenaires à distance (point à point), ou avec les réseaux à valeur ajoutée (RVA).

La gestion de la station contribue à l’administration de l’ensemble, aux contrôles généraux, aux erreurs éventuelles et aux fonctions supplémentaires mises en place pour le système EDI choisi. On peut y trouver des fonctions de paramétrage, de contrôle, d’archivage, d’automatisation, etc…

La réussite d’un système EDI est conditionnée par la maîtrise dans la combinaison de toutes ces étapes et dans la richesse des fonctionnalités offertes.


E.D.I, communications

La transmission à un partenaire commercial de données structurées selon un format normalisé peut se faire de diverses façons. Les méthodes les plus couramment utilisées sont les suivantes:

EDI direct ou point à pointEDI direct ou point à point



L’EDI direct ou point à point assure une liaison directe entre deux L’EDI direct ou point à point assure une liaison directe entre deux ordinateurs.ordinateurs.

Cette méthode est moins coûteuse que les autres, on y fait appel Cette méthode est moins coûteuse que les autres, on y fait appel lorsque le nombre de commandes à traiter est élevé et quand le lorsque le nombre de commandes à traiter est élevé et quand le nombre de partenaires est réduit.nombre de partenaires est réduit.

Les correspondants utilisent une simple ligne de téléphone.Les correspondants utilisent une simple ligne de téléphone.

Avantages : coûts de mise en place, simplicité,…Avantages : coûts de mise en place, simplicité,…

Inconvénients : vitesse limitée, gestion des appels, manque de Inconvénients : vitesse limitée, gestion des appels, manque de souplesse…souplesse…

Exemple d’utilisation : la télétransmission bancaire!Exemple d’utilisation : la télétransmission bancaire!



Réseau à valeur ajoutée (RVA)


E.D.I, communicationsLe RVA met à la disposition de l’abonné une boîte aux lettres Le RVA met à la disposition de l’abonné une boîte aux lettres électronique ( BAL) permettant l’enregistrement et la retransmission électronique ( BAL) permettant l’enregistrement et la retransmission des messages, et un certain nombres de services supplémentaires.des messages, et un certain nombres de services supplémentaires.

Les frais de ces services peuvent être calculés selon l’utilisation ou Les frais de ces services peuvent être calculés selon l’utilisation ou être basés sur un forfait mensuel.être basés sur un forfait mensuel.

Les RVA simplifient l’exploitation de l’EDI.Les RVA simplifient l’exploitation de l’EDI.

L’utilisation de messageries publiques (ATLAS 400) ou privées L’utilisation de messageries publiques (ATLAS 400) ou privées (ALLEGRO, GEIS, IBM/GN, serveur privé d’une entreprise,…) est la (ALLEGRO, GEIS, IBM/GN, serveur privé d’une entreprise,…) est la solution la plus courante et la plus adaptée ( pas de disponibilité solution la plus courante et la plus adaptée ( pas de disponibilité simultanée des correspondants, exploitation libre et riche des simultanée des correspondants, exploitation libre et riche des échanges).échanges).

Fonctionnalités supplémentaires : avis de remise, avis de lecture, Fonctionnalités supplémentaires : avis de remise, avis de lecture, etc…etc…

Les RVA peuvent communiquer entre eux à l’aide de passerelles Les RVA peuvent communiquer entre eux à l’aide de passerelles (gateway), si celles-ci sont mises en place.(gateway), si celles-ci sont mises en place.


E.D.I, communicationsLes RSVA (réseaux spécialisés à valeur ajoutée)Les RSVA (réseaux spécialisés à valeur ajoutée)

Les avantages d’un service spécialié sur un réseau dédié sont Les avantages d’un service spécialié sur un réseau dédié sont nombreux, mais coûteux.nombreux, mais coûteux.

Le contrôle sur le fonctionnement et l’encombrement du réseau Le contrôle sur le fonctionnement et l’encombrement du réseau permettent une garantie de service qui ne pourra jamais être atteinte permettent une garantie de service qui ne pourra jamais être atteinte sur un réseau ouvert.sur un réseau ouvert.

Garantie sur les délais et la remise des messages.Garantie sur les délais et la remise des messages.

Les conditions de sécurité peuvent être plus aisément assurées:Les conditions de sécurité peuvent être plus aisément assurées:

Authentification des émetteurs, protection contre l’accès non Authentification des émetteurs, protection contre l’accès non autorisé, intégrité du message, non répudiation.autorisé, intégrité du message, non répudiation.

Les procédures d’accusé de réception, voire de notarisation, sont Les procédures d’accusé de réception, voire de notarisation, sont définies.définies.

Le RSVA X400 est un standard pour les échanges importants et Le RSVA X400 est un standard pour les échanges importants et réguliers entre grandes entreprises.réguliers entre grandes entreprises.



InternetInternet

Le réseau Internet constitue une méthode rapide et peu coûteuse à Le réseau Internet constitue une méthode rapide et peu coûteuse à laquelle on peut éventuellement faire appel pour la livraison des laquelle on peut éventuellement faire appel pour la livraison des messages par courrier électronique ou par transfert de fichiers.messages par courrier électronique ou par transfert de fichiers.

Un certain nombre d’aspects du réseau sont étudiés, notamment Un certain nombre d’aspects du réseau sont étudiés, notamment l’authentification, le contrôle d’accès et l’intégrité et la confidentialité l’authentification, le contrôle d’accès et l’intégrité et la confidentialité des données.des données.

En fait, toutes les architectures de messagerie peuvent être En fait, toutes les architectures de messagerie peuvent être envisagées en fonction des caractéristiques et des spécificités du envisagées en fonction des caractéristiques et des spécificités du projet EDI.projet EDI.


E.D.I, qui ?

• Les grandes entreprises et leurs fournisseurs

• Les distributeurs avec les fabricants

• Les entreprises avec leurs prestataires logistiques


LES ORGANISMES

ECR Orientés Distribution

EAN INT.

Odette Orientés Automobile

Galia

Missions :

•Formulent des recommandations

•Proposent des standards


LES LANGAGES

EDIFACT (electronic data interchange for administration commerce and transport, tous secteurs)

INNOVERT (secteur automobile syntaxe Edifact)

GENCOD (secteur de la distribution, migration vers Edifact)

GALIA (secteur automobile compatible syntaxe Edifact)

ODA (office document architecture,projet européen, secteur bureautique)

SGML (standard generalized market language, secteur édition imprimerie, module commun avec ODA)

…


Les applications ?

• L’échange des 4 messages fondamentaux ( commande, avis d ’expédition, facture, fiche produit )

• Le tracking et le tracing dans les transports

• L’approvisionnement en flux tendu ( G.P.A. )

• La traçabilité des produits

• Les achats de fournitures générales

• La Supply chain


La Sécurité ?

L es fonctions demandées par l’ utilisateur :

• Intégrité de la séquence des messages

• Intégrité du contenu du message

• Authentification de l ’origine des messages

• Non-répudiation de l ’origine

• Non-répudiation de la réception

• Confidentialité du contenu


Les aspects juridiques

• La disparition de l’écrit occasionné par l’EDI pose de nombreux problèmes juridiques. En particulier, on site la difficulté de rapporter la preuve de la transaction.

•Autorisation de la dématérialisation des documents de transactions d ’affaires depuis 1991.

• Toute déclaration d ’une entreprise destinée à une administration peut être faite par EDI depuis 1994.

• Problèmes de propriétés intellectuelles.

• Respect de la vie privée, confidentialité des fichiers de données personnelles.


Le tracking et le tracing : Vocabulaire

nom Notion sous-jacente

Signification

Tracking

Tracing

Photographie instantanée

Système de suivi permettant de savoir où se trouve chaque véhicule ou colis à cet instant précis

Historique Méthode permettant de retracer le parcours du produit :Qu ’en est-il advenu ? Comment ? Quel est l ’historique des incidents ?


La fiche produit: Qu ’est-ce que c ’est ?

• toutes les informations de codification du produit

•sa description complète

•sa logistique

•ses caractéristiques techniques

•les aspects tarifaires


Les étapes de la mise en œuvre EDI

• L’adoption de la fiche produit papier recommandée par ECR

• La migration vers le langage EANCOM

• L’échange EDI de données descriptives et logistiques

• L’échange EDI de données tarifaires


Les recommandations

• Nommer un correspondant unique avec le partenaire

• Préciser son rôle et ses attributions en interne et à ses partenaires

• Préconiser le langage EANCOM

• Constituer un guide de procédure interne


Le processus d ’échange de la fiche produit

INDUSTRIEL

Base produits Fiche produit Traducteur

DISTRIBUTEURENVOI

Base produits Validation Traducteur

Validation manuelle


Les messages et langages

En langage EANCOM : les types de message sont PRODAT et PRICAT

En langage Gencod : les types de message sont FICHE PRODUIT et BAREME

PRODAT et FICHE PRODUIT permettent la description complète et précise d’un produit

PRICAT et BAREME permettent d ’échanger les informations tarifaires


Quelques conseils

• Faire le distinguo entre produits référencés et produits catalogue

• Déterminer avec les partenaires les dates de lancement des produits nouveaux ou promotions

• Envoyer au fil de l’eau les mises à jour industrielles

• Eventuellement, la date de fin d’application


Le Web-EDI : De quoi parle-t-on ?

Vous n ’avez pas d ’EDI ?

> Abonnez-vous à un service Web-EDI ( Clartet ou EDI One )

> Saisissez vos fiches-produits sur un site Internet sécurisé

Le service Web-EDI traduit les informations en message fiche-produit EDI


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