ECOPY VERSION 4

QUI EST ECOPY™ ?

A quoi sert eCopy™?

Connecter des Multifonctions et des scanners vers n’importe quelle application métier, pour y intégrer des documents numérisés.

Leader du marché de la numérisation

Plus de 1.2 millions d’utilisateurs à travers le monde depuis 1992.

Disponible mondialement

Solution primée

Gartner, IDC, BERTL, BLI et le MFP Report.

A quoi sert eCopy ShareScan ?

Passerelle sécurisée

BDD

&

Réseau

GED

Serveur

de Fax

E-mail

Transformer votre information papier en une information numérique

LES AVANTAGES ECOPY

Pour les utilisateurs • interface intuitive

• Générer simplement des PDF full texte

• prévisualisation du document scanné

• Métadonnées implémentées à la source

Pour les Administrateurs IT • Configuration via la MMC (Microsoft Management Console)

• Déploiement des mises à jour centralisé

• Fonctionnalités avancées de sécurité :

• séquence d’audit à travers un unique compte utilisateur

• L’identification par compte utilisateur = accès aux dossiers sécurisé

• Envoi des documents avec un cryptage 128-bit

POURQUOI CHOISIR ECOPY?

Fonctionnalités produit

• eCopy ShareScan OP et eCopy Paperworks™ fonctionnent avec

tous les modèles de multifonctions et de scanners.

Intégration native

• S’intègre avec les infrastructures réseaux et les applications existantes :

• E-mail: Microsoft Outlook, Lotus Notes et SMTP

• Fax: Captaris Rightfax, Zetafax,…

• Cost recovery: NT Ware Uniflow, Billback, Copitrak, Equitrac

• Bases documentaires : SharePoint 2010, EMC Documentum, FileNet,

Hummingbird, Interwoven, OpenText Livelink, et toute base de

données SQL avec eCopy Quick Connect

Software Developer Kit (SDK) :

• Créer des connecteurs pour vos applications métiers pour plus de

productivité.

•eCopy pour le iT

SUPPORT DU PDF/A

• Déclinaison du PDF

• Deux Types de PDF/A* : 1a & 1b

• ShareScan produit le type 1b

• Librairie Datalogic

• PDF version 1.4 (Acrobat 5.x)

• Format normé ISO 19005-1

d’archivage long terme

• Omet les fonctions PDF qui ne

conviennent pas à un archivage

de longue durée (mot de passe,…)

*Le PDF/A-1 optimise l’indépendance matérielle et logicielle ainsi que l’auto-documentation.

PDF/A-1a représente la forme complète de la norme ISO.

PDF/A-1b représente une forme allégée de la norme ISO. Cette version

préserve la lisibilité du document et sa bonne présentation à l'affichage et à

l'impression.

Support de Windows 7 & Windows Server 2008R2 Session Login: AD, LDAP Sécurité : Publishing Restriction CostRecovery Protocol 3 Document Services/eBAS Support PDF/A Format fichier en sortie Word et Excel OCR OmniPage 16

eCopy ShareScan, installation

eCopy Image Enhancement Service (Fonction de Traitement d’Image )

Suppression des demi-ton (transforme en pur N&B) Dé-pixéliser / Redresser, Suppression des marges Lissage des caractères, Suppression des quadrillages et des bordures Détection de l’orientation des pages, Suppression avancée du bruit

eCopy Barcode Recognition Service Nommage Automatique des Fichiers Routage Automatique vers répertoires Windows Traitement Par Lots Indexation Automatique Matter ID, Client ID et Code Facturation pour les connecteurs Interwoven, LiveLink eDOCS DM et RightFax Gestion Automatique des Index XML/CSV via Quick Connect

Business Automation Service

Codes à barres pris en charge

• Code 39

• Code étendu 39

• Code 128

• Code 25 Interleave

• Code 25 non-Interleave

• Codabar

• EAN-8

• EAN-13

• UPC-E

• UPC-A

• Codes correctifs

• PDF-417 (2ème code à barres)

•eCopy pour l’entreprise

2 modes de distribution commerciale

Embarqué dans le MFP:

Coût d’acquisition attractif

Faible encombrement

Déporté:

Convivialité accrue

Evolution de l’ancienne gamme iR

Essentials Suite Scan to Desktop/Network Folder Scan to e-mail (Exchange, Notes, LDAP/SMTP) Fax via Print Fax via Email Scan to Printer RightFax Quick Connect SharePoint Bates Numbering Cost Recovery eDOCS DM WorkSite Documentum Livelink ECM IWDM eCopy Desktop Seats Included 1 10

2 versions logicielles:

Essentials et Suite/ScanStation

LES CONNECTEURS

Comprendre les connecteurs

•Base

documentaire

(GED)

•Applications

métiers •Numérisation

Connecteur eCopy:

C’est une

passerelle (pont)

électronique qui

permet des envois

directs entre eCopy

et un système de

GED pour gagner

du temps

L’ intérêt : Optimisation des étapes

Le stockage sans connecteur eCopy

Numérisation Stockage manuel

Indexation

manuelle

Envoi

Base documentaire

Le stockage avec connecteur

eCopy Numérisation Stockage automatique

Envoi + Indexation automatique

Base documentaire

Envoi

direct

dans la base

documentaire:

Gain de temps

eCopy supporte la plupart des bases documentaires du marché

Les connecteurs métiers en France

Nom du connecteur

eCopy Description Cible Editeur

Exclusif

Canon

CICERON Application juridique Avocats

Task Organiser

Non

CLIOR Application juridique Avocats Non

HELIASTE Application juridique Avocats Non

GENAPI Application notariale Notaire Non

SAGE 100 Application comptable Service comptabilité Non

QUADRATUS Application comptable

Expert Comptable et

Service de comptabilité

AVM

Lyon

Oui

Serveur de Fax AVM Application de communication Toutes les entreprises Oui

ConnecteursVerticaux Connecteurs Partenaires /SDK eCopy

Le Poste client: eCopy

Paperworks

eCopy PaperWorks™ SCAN, MERGE, MODIFY, CONNECT.

SCAN – Capture des documents papier indépendamment de la source

MERGE – Combiner le papier avec les documents Microsoft Office, e-mails, les fax, GED

MODIFY – Visualiser, modifier, annoter, manipuler et créer du texte, consultable et sécurisé

CONNECT – Intégrer le papier dans les workflows, les GED, les infrastructures existantes et les applications d'entreprise

eCopy PaperWorks™ SCAN. MERGE. MODIFY. CONNECT.

• C’est un logiciel qui supporte le format de document

PDF, il permet l'affichage et l'impression des fichiers PDF et également …

Conversion et fusion en PDF OCR (conversion PDF

vers WORD…)

Sécurisation et

annotation du PDF

HTML

Plus besoin d’assembler

manuellement des documents Plus besoin de retaper

des textes existants

Mise en valeur et

sécurisation de l’information

eCopy PaperWorks™

SCAN. MERGE. MODIFY. CONNECT.

AVANTAGES

Les 5 avantages eCopy !

Authentification et sécurisation des communications

Traçabilité des emails et des documents numérisés

Une interface personnalisable et facile à utiliser

Reconnaître et modifier facilement les documents d’origine papier

FAX

GED Des envois directs vers SharePoint et les autres bases documentaires

Les 5 bénéfices incontestables !

• Une organisation documentaire productive

• Facile à utiliser

• Une confidentialité assurée

• Un gain de temps considérable

• 20% - 30% d’économie sur le coût documentaire

ECOPY UNE TECHNOLOGIE RECONNUE ET PRIMÉE !

QUELQUES RÉFÉRENCES FRANÇAISES

ECOPY & SHAREPOINT

CONNECTEUR SHAREPOINT ECOPY

• eCopy = extension fonctionnelle de SharePoint pour

l’intégration des données papier :

• Interface simple, paramétrable pour chaque MFP

• Océrisation full texte

• Prise en compte des droits d’accès utilisateur (AD,

Windows, SharePoint)

• Visualisation des bibliothèques SharePoint depuis le

MFP en fonction des droits

• Indexation du document selon les règles SharePoint

L’UTILISATEUR S’AUTHENTIFIE SUR L’AD

LES CONNECTEURS SONT AFFICHÉS

- LE DOCUMENT EST SCANNÉ ET OCÉRISÉ - PRÉVISUALISATION POUR CONTRÔLE SUR L’INTERFACE DU MFP OU

DU SCANNER

LE PDF PEUT ÊTRE PROTÉGÉ PAR MOT DE PASSE

CHOIX DES DESTINATIONS DE SITES SHAREPOINT

SI LE MOT DE PASSE N’EST PAS VALIDE, L’ACCÈS LUI EST REFUSÉ

CHOIX DES BIBLIOTHÈQUES/LISTES DE DESTINATION SHAREPOINT AFFICHAGE EN FONCTION DES DROITS D’ACCÈS UTILISATEUR

NAVIGATION = VISIBILITÉ ET ACCÈS SELON LES DROITS UTILISATEUR

LE DOCUMENT EST INDEXÉ SELON LES CRITÈRES SÉLECTIONNÉS (MÉTADONNÉES) ET EST ENVOYÉ DANS

SHAREPOINT