ÉCOLE MILITAIRE D ’ADMINISTRATION - ema...

"S'instruire pour mieux gérer et administrer"

ÉCOLE MILITAIRE

D ’ADMINISTRATION

Formation dans le domaine de la correspondance militaire

Objectif opérationnel : Permettre, à l’issue des différents cas concrets étudiés, de rédiger et de présenter les principaux documents de la correspondance militaire.

Cours n° 1 - Généralités


I- DEFINITION ;

II- CARACTERES GENERAUX DE REDACTION ;

III- LA REDACTION PROPREMENT DITE : IV- PARTICULARITES DE LA CORRESPONDANCE MILITAIRE ; V- DISPOSITIONS DIVERSES.

Cours n° 1 - Généralités


En préambule, quelques remarques : 1- Un bon administrateur, qu’il soit officier ou sous-officier, doit savoir analyser des données que celles-ci soient chiffrées ou écrites. Il doit en cela savoir compter, contrôler, auditer et rédiger ; 2- La correspondance militaire ne s’apprend pas dans les livres et elle ne peut s’acquérir, d’année en année, que par l’expérience, sous réserve d’être affecté dans une unité administrative qui produit du « papier » ; 3- Vos chefs vous jugeront sur votre capacité à non seulement parler mais également à écrire ; 4- Bien écrire, c’est souvent faire par mimétisme.


Définition : La correspondance militaire est une correspondance officielle, soumise aux règles propres au ministère de la défense, précisées pour la France, par :

BOEM 120 ; BOEM 130 ; TTA 150 ; Charte graphique de l’armée de terre TTA 117 ; Mémento de correspondance militaire. Manuel de savoir vivre et de correspondance militaire.

Pour que la correspondance soit dite militaire, elle doit répondre à deux conditions essentielles simultanées : - l’un des correspondants doit être militaire - Le document établi doit être un acte de service.


La correspondance militaire peut-être ;

Privée : un militaire s’adresse à un subordonné ou à un supérieur hiérarchique, dans un cadre personnel : faire-part de mariage, de

naissance, de décès, de baptême, carton d’invitation etc …

Publique : un militaire s’adresse à un subordonné ou à un supérieur hiérarchique, dans un cadre administratif.

*******

Dans ce cours, seule la correspondance publique sera abordée. Elle constitue 99,99% de toutes les correspondances que l’officier aura

à aborder.

(forme) : (la présentation d’ensemble du document): Elle doit être réglementaire , intelligible, claire, aéré, soignée et respectueuse ;

(fond) : (le contenu du document). Il doit être méthodique, clair

(le style), un plan de rédaction (la manière d’écrire, du langage utilisé)

Réglementaire : pas de présentation fantaisiste, application des textes réglementaires ;

Intelligible : compréhension immédiate par le lecteur ;

Claire et aérée : pour la facilité de lecture ;

Soignée et respectueuse : orthographe, ponctuation correcte, document propre, sans rature, bonne qualité du papier et du matériel d’écriture. Ceci est une marque de politesse envers les destinataires.

1- les caractères généraux de la rédaction


Méthodique : ordre chronologique des faits et des idées. Un plan logique devra être établi pour un texte long. Il comprendra des paragraphes et des sous-paragraphes.

Clair : sujet explicité précisément, pour éviter des erreurs d’interprétation, faire des phrases courtes.

Chaque document à un style qui lui est propre. Il doit être simple, concis, sobre et précis.

Simple : pour que les écrits soient compris de tous, utilisation des mots simples et connus, avec une orthographe correcte.

Concis : pour l’allègement du style, utilisation d’un minimum de mots, tout en restant simple, pas de répétitions, suppressions des locutions ou prépositions inutiles (donc, mais …)

Sobre, précis : vocabulaire simple, sans ambiguïté sur les mots, utilisation des expressions les plus appropriés, pas de termes trop familiers.


2- La rédaction proprement dite

Le choix du ton : il s’agit du choix du « temps » le mieux approprié à la situation.

le rythme de la phrase; il faudra s’efforcer de choisir un rythme de phrase correspondant aux intentions de la pensée que l’on veut développer. Il sera lent pour exprimer le calme, rapide pour exprimer la joie, l’émotion ;

Les abréviations ne seront utilisées que si leur signification a été donnée au préalable (par exemple : Ecole militaire d’administration (EMA).

Souligner, surligner, mettre en gras (dans le cas d’une rédaction par informatique) des phrases ou des mots, constitue une incorrection vis-à-vis de son interlocuteur ;

Tous les noms propres seront écrits entièrement en lettre majuscule ;


Le texte ne doit pas être encombré de chiffres ou de données statistiques. Ces éléments devront figurer sur des tableaux ou des annexes joints au document établi.

La présentation sera aérée par intervalles réguliers entre les paragraphes, des retraits à la ligne.


3- Particularités de la correspondance militaire

Concernant les formules d’appel et de politesse : elles sont inexistantes de militaire à militaire, quelle que soit la position hiérarchique des correspondants

S’agissant du nom des destinataires : pas de courrier officiel adressé nominativement à un destinataire militaire.


Pour l’emploi de la formule « avoir l’honneur de …. » :

- Elle est à utiliser à tous les échelons de la hiérarchie ;

- Dans les correspondances rédigées à la forme personnelle ou impersonnelle

- Utilisée une seule fois dans le texte, soit en introduction, soit dans le développement, soit dans la conclusion.

- Introduit obligatoirement le compte- rendu sous forme de lettre : « j’ai l’honneur de vous rendre compte ».

Le souci de la responsabilité se manifeste par le refus de l’anonymat. La signature se fait par la plus haute autorité du service qui, endosse la responsabilité de son contenu même si elle n’en est pas l’auteur.


La courtoisie : Il s’agit d’éviter les ordres trop secs ou trop impératifs ainsi que les expressions désobligeantes. Exemple : « Votre requête, formulée par correspondance de référence, a retenu toute ma attention. Toutefois, et dans l’immédiat, il ne m’est pas possible d’y donner une suite favorable compte tenu etc …. » « Je ne manquerais pas de vous tenir au courant des suites données à cette affaire etc … »

La prudence : L’écrit doit être imprégné de nuances, mais également de prudence, qui va s’exprimer par l’emploi du conditionnel. Exemple : « La position prise par mon service pourrait toutefois être reconsidérée à la lumière des nouveaux textes réglementaires en cours d’approbation par le niveau central ».

La relecture (correction de la syntaxe, des erreurs d’orthographe) : Se

relire lentement et souvent à haute voix pour déceler les barbarismes qui ne se révèlent qu’à l’oreille . Souvent, il va falloir effacer et recommencer. Une fois le projet terminée, laissez passer la nuit pour le présenter à la signature. Faite relire par un camarade.


4- Dispositions diverses

Minute, copie, archives, chrono : Toutes les correspondances s’établissent au moins en deux exemplaires : l’original est adressé au destinataire, le 2ème exemplaire est conservé obligatoirement par l’expéditeur. C’est ce deuxième exemplaire qui prend l’appellation de minute, copie, archives ou chrono.

Destinataires : Un courrier peut avoir plusieurs destinataires. Certains seront des destinataires pour action, les autres des destinataires pour information. D’autres, peuvent être pour « à titre de compte rendu ». Le destinataire pour action :

- Destinataire principal du courrier, qui doit agir ou vers qui l’on agi.

- Destinataire pour information : destinataire simplement informé d’une démarche effectuée auprès de destinataires pour action. Il n’a aucune action à entreprendre

"S'instruire pour mieux gérer et administrer"

ÉCOLE MILITAIRE

D ’ADMINISTRATION

ÉCOLE MILITAIRE D ’ADMINISTRATION - ema...

Documents

Transcript of ÉCOLE MILITAIRE D ’ADMINISTRATION - ema...