Dynamiser les réseaux documentaires Les outils du partage documentaire en réseau.
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Dynamiser les réseaux documentaires
Les outils du partage documentaire en réseau
| Groupement d’intérêt public Bretagne environnement
SOMMAIRE
Fonctions variées et interopérabilité
1 – Gestion documentaire : de la production au réseau
2 – Introduction à deux outils de gestion documentaire collaboratifs
Zotero et PMB
3 – Le réseau documentaire du géocatalogue des étudesConstats, enjeux et objectifs
Les outils du partage documentaire en réseau
21/01/2014
1 – Gestion documentaire : de la production au réseau
Fonctions variées et interopérabilité
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Notices bibliographiques
Catalogues
Références bibliographiques
Bibliographies
Les objectifs
1 – Gestion documentaire : des fonctions variées
Gestion de références bibliographiques
Documentation
Les « produits documentaires »
Identifier Identifier Décrire le contenu Localiser
Les outils du partage documentaire en réseau
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La structuration de l’information
1 – Gestion documentaire : des fonctions variées
Gestion de références bibliographiques
Différents types de classement :• Chronologique• Alphabétique• Thématique
Recherche simple
Documentation
Structure relationnelle Indexation thématique fine
Recherche avancée et multi-critèresNavigation hypertexte
Les outils du partage documentaire en réseau
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Parler la même langue … bibliographique
UniMarc+
ISBD+
AFNOR Z44-050+
Z39.50=
Intégration de notices
PRINCIPE
FORMAT INFORMATIQUE+
FORMAT BIBLIOGRAPHIQUE+
NORME/STANDARD+
PROTOCOLE=
INTEROPÉRABILITÉ
1 – L’interopérabilité de la gestion documentaire
XML+
Dublin Core (DC)+
ISO 15836+
Moissonage OAI-PMH
=Récolte de notices
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Parler la même langue … bibliographique
1 – L’interopérabilité de la gestion documentaire
A retenir :
Formats et protocoles standards permettent le partage en réseau
Ils sont pris en charge par les logiciels documentaires
Important -> bien définir ses besoins au départ pour choisir l’outil le plus adéquat : gestion interne ET travail en réseau
Les outils du partage documentaire en réseau
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2 – Introduction à deux outils de gestion documentaire collaboratifs
• Zotero : module de gestion de références bibliographiques
• PMB : SIGB (système intégré de gestion de bibliothèque)
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Zotero : Un petit outil pleins de ressources
De quoi s’agit-il ?• Module complémentaire du navigateur Mozilla Firefox (également
compatible Safari et Chrome) ou en version « standalone » (programme indépendant)
A quoi sert-il?• Enregistrer et ordonner des références• Partager des références en réseau• Citer des références
Par exemple …• Au démarrage d’une étude : constituer d’une bibliographie• Au fil d’une veille : mettre de côté des références
2 – Outils de gestion documentaire collaboratifsLes outils du partage documentaire en réseau
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Zotero : Un module intégré au navigateur
2 – Outils de gestion documentaire collaboratifsLes outils du partage documentaire en réseau
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Zotero : Trois volets de travail
2 – Outils de gestion documentaire collaboratifsLes outils du partage documentaire en réseau
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Zotero : Ajouter une référence
• Nombreux types de documents représentés
• Possibilité de joindre : lien URL, capture de page, PDF, note, …
• Enregistrement manuel ou automatique sur de nombreux sites :
2 – Outils de gestion documentaire collaboratifsLes outils du partage documentaire en réseau
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Zotero : Partager en réseau
• Création de « bibliothèques de groupe » :
• Export/import possibles (différents formats) :
• Module de citation automatique pour traitement de texte (nombreux styles disponibles)
2 – Outils de gestion documentaire collaboratifsLes outils du partage documentaire en réseau
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Zotero : Exploiter les collections
2 – Outils de gestion documentaire collaboratifs
A retenir :
Zotero = collecte, organisation et exploitation de références en réseau
Possibilité d’enrichir les références : résumé, mots-clés, notes, lien vers le document intégral
Cependant, peu adapté pour une politique de diffusion documentaire
Gratuit, libre et open-sourcehttp://www.zotero.org/support/fr/installation
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PMB : logiciel documentaire aux multiples facettes
• « SIGB » = Système intégré de gestion de bibliothèque
• Utilisation monoposte ou en réseau (installation sur un serveur)
• Différents modules de gestion pour répondre aux besoins de gestion documentaire (catalogage, circulation, administration,…)
2 – Outils de gestion documentaire collaboratifs
De quoi s’agit-il ?
Les outils du partage documentaire en réseau
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PMB : logiciel documentaire aux multiples facettes
Notices Documents
• Informations bibliographiques (titre, auteur, date,…)
• Description de contenu (résumé, mots-clés,…)
• Informations de gestion
2 – Outils de gestion documentaire collaboratifs
Le catalogue = ensemble de « fiches de renseignements »
Notices Autorités
• Auteurs • Editeurs• Collections• Catégories du thésaurus
Liens
relationnels
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Le thésaurus dans PMB
2 – Outils de gestion documentaire collaboratifs
Thésaurus = répertoire structuré de termes descripteurs (pour décrire le(s) sujet(s) d’un document)
• Import de thésaurus existant
• Construction et évolution au fur et à mesure dans le module de catalogage (autorités catégories)
• Utilisation de plusieurs thésaurus en parallèle
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Autour du catalogue de PMB
2 – Outils de gestion documentaire collaboratifs
• Recherche avancée (tous types de critères combinés)
• Les « paniers » : regroupement de notices, modifications en masse
• OPAC (online public access catalog)
• Web services (interrogation du catalogue par des logiciels / applications externes)
• Interopérabilité : nombreux formats et protocoles d’échange normalisés
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PMB : logiciel documentaire aux multiples facettes
2 – Outils de gestion documentaire collaboratifs
Les autres modules de PMB
• Circulation : lecteurs, prêts-retours, réservation,…
• Commandes et abonnements
• Statistiques et indicateurs
• DSI (diffusion sélective de l’information)
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PMB : logiciel documentaire aux multiples facettes
2 – Outils de gestion documentaire collaboratifs
A retenir : PMB = logiciel documentaire très complet pour tous les aspects de gestion
d’un fonds documentaire Gratuit, libre et open-source : http://www.sigb.net/ Une communauté d’utilisateurs très active :
• Liste de diffusion PMB-User : http://lists.pmbservices.fr/cgi-bin/mailman/listinfo/pmb-user
• Site perso d’une utilisatrice, très bien documenté : http://amcubat.be/docpmb/
Important : requiert un minimum de connaissances/compétences en documentation
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3 – Le réseau documentaire du géocatalogue des études
Constats, enjeux et objectifs
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La documentation experte environnementale en Bretagne
Quelques constats
• Défaut de capitalisation : études non exploitées au-delà de leur réalisation, inconnues des autres acteurs
• Défaut de centralisation : études dispersées
• Défaut d’accessibilité : études à disposition d’un public restreint
3 – Le réseau documentaire du géocatalogue des étudesLes outils du partage documentaire en réseau
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Les enjeux et objectifs
• Constituer un réseau documentaire pour l’information environnementale en Bretagne
• Disposer d’un catalogue documentaire de référence au niveau régional
• Dresser un inventaire de la répartition des connaissances environnementales en Bretagne
• Contribuer aux projets d’échelle plus large : Tout sur l’environnement
3 – Le réseau documentaire du géocatalogue des étudesLes outils du partage documentaire en réseau
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Les ressources documentaires référencées
• Documentation niveau expert :o littérature d’ «Information Scientifique et Technique » : thèses, articles,
actes de colloque,…o littérature « grise » : rapports, études, diagnostics, …
• Thématique vaste : l’information environnementale
• Couverture géographique : Bretagne, à différentes échelles de territoire (de la commune à la région)
• Aujourd’hui : plus de 5000 références
3 – Le réseau documentaire du géocatalogue des étudesLes outils du partage documentaire en réseau
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Les difficultés rencontrées
Un réseau d’acteurs hétérogène
• Structures différentes : – collectivités territoriales– services de l’Etat– associations– dépôts institutionnels
d’archives ouvertes– éditeurs scientifiques– …
3 – Le réseau documentaire du géocatalogue des études
• Fonds documentaires différents : – documents papier– documents numériques– production interne– documentation externe
• Objectifs et missions différents :– production– diffusion– conservation
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Les difficultés rencontrées
• Mise à disposition ou non de moyens: – professionnel de la documentation – centre de ressources– outil dédié
• Formats et protocoles différents :– normalisés (ISBD, …)– spécifiques à la structure
3 – Le réseau documentaire du géocatalogue des études
• Référencements différents : – inventaires– catalogues– pas de référencement
Fortes disparités dans les pratiques documentaires
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Les difficultés rencontrées
• Repérer les gisements de documentation
– Aujourd’hui dans le géocatalogue : majorité des références issues des dépôts d’archives ouverts (HAL, DocumentationEauFrance)
– Difficulté de référencement de la « littérature grise » et de la documentation qui ne relève pas du monde de la recherche
• Gérer les doublons
3 – Le réseau documentaire du géocatalogue des études
Collecter les informations
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Help marine !
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Les difficultés rencontrées
• Identification des documents– peu de difficultés
• Description du contenu, indexation:– relative au fonds, aux besoins, au(x) public(s)– notices récupérées doivent être adaptées systématiquement
• Localisation : – problème d’instabilité des liens pour les documents en ligne– parfois localisation multiple
3 – Le réseau documentaire du géocatalogue des études
Uniformiser et structurer
Les outils du partage documentaire en réseau
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Les modes de contribution au géocatalogue
Pour contribuer ponctuellement :
Saisie directement dans notre base PMB :
• profil catalogueur propre à chaque partenaire
• processus de validation des notices
Formulaire disponible sur le géocatalogue en ligne
3 – Le réseau documentaire du géocatalogue des études
Pour un import massif :
Fichiers aux formats bibliographiques : Marc, Dublin Core, RIS, …
Interrogation de bases à distance• dépôts d’archives ouvertes• catalogues de bibliothèques• Bientôt un connecteur vers les
collections Zotero
Fichier Excel
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Le géocatalogue des études
3 – Le réseau documentaire du géocatalogue des études
A retenir :
Des impératifs
• Définir les modes d’échange adaptés à chaque structure
• Faire de la documentation une mission à part entière
Des bénéfices
• Visibilité de chaque partenaire
• Mutualisation du travail
• Capitalisation des connaissances
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Quelques liens…
Pour participer au réseau du géocatalogue :• Géocatalogue des études environnementales en Bretagne :
http://etudes.bretagne-environnement.org/[email protected]
Du côté des réseaux professionnels :• Association des professionnels de l’information et de la documentation :
http://www.adbs.fr/
Dynamiser les réseaux documentairesLes outils du partage documentaire en réseau
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