Domaine : Comptabilité générale Thème :...

Maitrise des risques financiers et comptables en EPLE sur 24

CG – Documents – Développement des soldes Mis à jour le 10/02/2015

Domaine : Comptabilité générale

Thème : Documents

Procédure « DEVELOPPEMENT DES SOLDES »

Contenu de cette fiche « procédure » (sommaire interactif) 1. Contexte et objectifs 2. Règlementation 3. Description de la procédure 4. Diagramme de procédure 5. Informations pratiques 6. Principaux points d’attention 7. GFC 8. Spécificités



La procédure « Développement des soldes » s’inscrit dans le processus « Qualité

comptable».

Les objectifs de ce processus :

Qualité comptable, assurer le principe de sincérité, de justification, d’exactitude, d’imputation, de totalité et de rattachement à la bonne période comptable et au bon exercice.

Garantir la régularité de la procédure dans l’EPLE

La mission de conseil de l’agent comptable

Selon le point 1.1.2.5.2 de la M9.6 : « L'agent comptable rend compte à l'ordonnateur de la situation comptable de l'établissement au moins une fois par mois. Il lui transmet, à cet effet, un exemplaire de la balance des comptes du grand livre. Dans le cadre de sa mission de conseil auprès de l’ordonnateur, il développe et explique le solde des comptes. Par ailleurs, il doit référer à toutes les demandes de renseignements comptables que l'ordonnateur pourrait formuler ».

Les opérations préalables

Créer un fichier par EPLE.

Il faut avoir valider toutes les écritures au journal pour pouvoir éditer les EDS.

En début d’exercice, il faut avoir récupére les bialns d’entrés avant de pouvoir dévellopper les EDS.

Les comptes à développer

Les soldes des comptes 165, 275, de la classe 4 (sauf 49), des comptes de la classe 5 (sauf 531, 5151, 590) sont à détailler.

La justification des comptes

pour les emprunts (compte 16) :

- le numéro du contrat ; - l’établissement de crédit auprès duquel il a été souscrit ; - l’échéance ; - le montant emprunté ; - le tableau d’amortissement, c’est-à-dire les remboursements en capital (les intérêts étant mentionnés pour mémoire) ; - le capital restant dû.

pour les dépôts et cautionnements reçus (compte 165) :

- le numéro du compte de bilan intéressé ; - l’objet et la date du dépôt ou de la caution ; - les nom et qualité du cautionné ; - la nature et la date de la convention ; - leur montant.

Contexte et objectifs



pour les dépôts et cautionnements versés (compte 275) :

- le numéro du compte de bilan intéressé ; - l’objet et la date du dépôt ou de la caution ; - les nom et qualité du dépositaire ; - la nature et la date de la convention ; - leur montant.

L’état des restes à recouvrer L’état des restes à recouvrer comporte les mentions suivantes : - la date d’arrêté des comptes ; - le numéro du compte intéressé ; - la date et le numéro des ordres de recettes intéressés ; - le nom des débiteurs ; - la nature des produits ; - les sommes restant à recouvrer ; - le cas échéant, les motifs de non recouvrement.

L’état des restes à payer L’état des restes à payer comporte les mentions suivantes : - la date d’arrêté des comptes ; - le numéro du compte intéressé ; - la date et le numéro des ordres de dépenses intéressés ; - le nom des créanciers ; - la nature des charges ; - les sommes restant à payer ; - les observations éventuelles.

Le transfert des justifications des comptes d’un exercice à un autre

GFC permet de transférer les EDS d’un exercice comptable à un autre.

Le transfert est possible tant que le Compte Financier de l’établissement n’a pas été initialisé. - Conditions d’accès : Le transfert est accessible uniquement dans le cas où l’état de développement provient des documents et pendant la période d’inventaire.

Ce transfert n’est pas possible si le Compte Financier de l’établissement a été initialisé. NB : Au 1er lancement du Cofi, un message d’avertissement prévient l’utilisateur qu’il n’aura plus la possibilité de récupérer les développements de soldes en CGENE exercice en cours. Possibilité d’abandon : si l’utilisateur continue, le transfert des développements de solde vers Cgene exercice suivant ne sera plus possible.

Ce transfert n’est pas possible si aucun compte ne peut être transféré.

Ce transfert peut être effectué autant de fois que l’on veut (par contre, la réception ne sera possible qu’une seule fois).



Si on effectue plusieurs fois le même transfert (même établissement, même exercice) au même endroit, le dernier transfert écrase le précédent. La réception est possible tant qu’il n’existe aucun développement de solde dans l’exercice. - Sont réceptionnés les soldes des comptes: 165-275-40-41-42-43-44-45-46-47-48-500-511-5159-54-58) - Les développements seront repris compte par compte ou subdivision par subdivision si le compte est subdivisé, selon les mêmes principes que pour la reprise des bilans d’entrée : Pour savoir si un développement de solde doit être repris, on regarde :

1) s’il n’existe pas de correspondance entre le compte N-1 et un compte N (on traitera tous les comptes dans ce cas en premier) : o si le compte N-1 n’existe plus en N le développement de solde n’est pas repris o si le compte N-1 et le compte N ne sont pas subdivisés on reprend le développement

de solde o si le compte N-1 est subdivisé mais pas le compte N on reprend toutes les lignes des

développements de solde des subdivisions de N-1 et on les affecte au compte racine de N

o si le compte N-1 n’est pas subdivisé et le compte N l’est, on ne reprend rien o si le compte N-1 et le compte N sont subdivisés on reprend seulement les

subdivisions identiques Exemple :

en N-1 le compte 416 était subdivisé en 416A, 416B, 416C en N le compte 416 est subdivisé en 416B, 416D on récupérera seulement le développement de solde du compte 416B

2) s’il existe une correspondance entre le compte N-1 et un compte N, compte de recouvrement (exemple : 4111-4112) : o si le compte N-1 et le compte N ne sont pas subdivisés on reprend le développement

de solde du compte N-1 et on l’affecte au compte correspondant N. o si le compte N-1 est subdivisé mais pas le compte correspondant N on reprend

toutes les lignes des développements de solde des subdivisions de N-1 et on les affecte au compte racine correspondant de N

o si le compte N-1 n’est pas subdivisé et le compte correspondant N l’est, on ne récupère rien

o si le compte N-1 et le compte correspondant N sont subdivisés on reprend seulement les subdivisions identiques Exemple :

le compte 4112 en N-1 a une correspondance avec le compte 4111 en N en N-1 le compte 4112 était subdivisé en 4112A, 4112B, 4112C en N le compte 4111 est subdivisé en 4111B, 4111D on récupérera seulement le développement de solde du compte 4112B

qu’on affectera au 4111B Dans ce deuxième cas, si pour le compte N (dans l’exemple le 4112), on a déjà récupéré des développements de solde (du fait du premier cas), on les cumulera avec ceux que l’on a éventuellement récupérés du compte N-1 (dans l’exemple le 4111).

- Tous les développements de solde réceptionnés se trouvent dans l’onglet « Saisie » de la fenêtre « Etat de développements de solde du compte ». Ils sont modifiables et supprimables directement dans cette fenêtre de la même façon que les développements saisis.



A la réception, possibilité d’éditer les développements de soldes qui ne seront pas récupérés. Cette édition est facultative. L’édition sera identique à celle des développements de solde existant déjà avec uniquement modification du titre « DEVELOPPEMENT DE SOLDE DU COMPTE (non récupéré dans l’exercice en cours) ». GFC éditera d’office tous les comptes non récupérés. S’il n’y a pas de compte non récupéré, GFC affiche un message disant qu’il n’y a rien à éditer.

La justification des comptes et le compte financier

L’avantage de développer les EDS dans GFC comptabilité générale ; c’est qu’au moment du lancement du compte financier, la pièce n°18 « État de développement de solde de compte » est générée automatiquement.



Décret n° 2012-1246 du 7 novembre 2012 relatif à la gestion budgétaire et comptable publique

Instruction codificatrice M9.6 – Cadre budgétaire et comptable des EPLE (annexe n°12)

Règlementation

http://legifrance.gouv.fr/affichTexte.do?cidTexte=JORFTEXT000026597003&fastPos=1&fastReqId=1563214360&categorieLien=cid&oldAction=rechTexte

http://cache.media.education.gouv.fr/file/special_2_MEN/93/7/M96version_du_13_janvier_2014_296937.pdf



Description de la procédure « Développement des soldes »

Activité Acteur Fonction

générique Opérations

1- Réception des EDS dans la comptabilité générale de l’exercice

Agent comptable ou Mandataire du

comptable

Impression des documents et classement

Pour chaque EPLE réceptionner les EDS transféré de GFC N-1.

Attendre de réceptionner les bilans d’entrée avant de vouloir les mettre à jour.

2 - Réaliser une sauvegarde de GFC


comptable Sauvegarde Voir fiche de procédure CG-Sécurité informatique-Sauvegarde

3- Création d’un fichier pour chaque EPLE


comptable Saisie Créer un fichier par EPLE. Opération à faire qu’une fois par an

4 – Prise en charge de toutes les écritures


comptable

Saisie et contrôles

Réceptionner les bilans d’entrée avant de vouloir les mettre à jour. (que début d’exercice)

Prise en charge des écritures budgétaires

Validation de la session

Editer les journaux

Editer les ordres de paiement

Editer les fiches quotidiennes d’encaissement

5- Édition des documents dans GFC


comptable


Les opérations à faire hors GFC sont précédés du signe. Quand elles sont réalisées, la personne en charge du dossier appose ses initiales et la date sur la balance issue de GFC.

6- Saisie des EDS Agent comptable ou

Mandataire du comptable

Signature et contrôles

7- Édition des EDS Agents comptables ou Mandataire du

comptable


Signer les documents imprimés

Edition des EDS du mois.

Les opérations à faire hors GFC sont précédés du signe. Quand elles sont réalisées, la personne en charge du dossier appose ses initiales et la date sur la balance issue de GFC.




9- Transfer des EDS à l’ordonnateur

Agent comptable entrant

Transmission des documents et classement

Pour chaque EPLE transmettre par mail les EDS et la balance à l’ordonnateur.

Les opérations à faire hors GFC sont précédés du signe. Quand elles sont réalisées, la personne en charge du dossier appose ses initiales et la date sur le document issu de GFC




11- Transfer des EDS dans la comptabilité générale de l’exercice suivant

Agent comptable entrant

Transmission des documents et classement

Pour chaque EPLE transférer les EDS pour les récupérer dans GFC N+1.

Les opérations à faire dans GFC sont précédés du signe. Quand elles sont réalisées, la personne en charge du dossier appose ses initiales et la date sur le document issu de GFC



Diagramme de procédure

1 – Réception des EDS de N-1 dans la comptabilité générale

Ne faire qu’une fois par an dans GFC

Activité Code Transaction

Activité hors GFC

Fonction générique métier

Légende :

Alerter l’acteur suivant (par téléphone ou via un mèl)

Signature électronique

Activité automatique

Autre procédure

métier générique

GFC

Légende :

3 - Création d’un fichier pour chaque EPLE

4 – Prise en charge de toutes les écritures

Attendre la reprise des bilans d’entrée pour saisir les EDS A faire avant de commencer.

Point de Contrôle

Sauvegarde Archivage

11- Transfer des EDS dans la comptabilité générale de

l’exercice suivant

Ne faire qu’une fois par an dans GFC

Fin

d’exercice

Sur un micro ordinateur

6 et 7 – Saisie des EDS puis impression

A faire au moins une fois par mois Dans le fichier de l’EPLE

9- Transfert des EDS

Début

d’exercice

Vers l’ordonnateur avec la balance au moins une fois par mois

Changement des soldes

des comptes à développer

Exemplaire papier



Activité Documents complémentaires à consulter

Sites académiques

Mise à jour et documentation de GFC (site DACE)

http://dace.in.ac-toulouse.fr/?q=taxonomy/term/1

Espace ressources professionnelles « adjoints gestionnaires »

http://web.ac-toulouse.fr/web/personnels/4573-gestionnaires-et-agents-comptables.php

EPLE Coordonnées (mail) de l’EPLE

Informations pratiques

S’assurer d’avoir fait une sauvegarde de GFC avant de commencer

S’assurer d’avoir fait toutes les opérations au préalable

S’assurer d’avoir fait une sauvegarde de GFC une fois les opérations terminées .

Principaux points d’attention

http://dace.in.ac-toulouse.fr/?q=taxonomy/term/1

http://web.ac-toulouse.fr/web/personnels/4573-gestionnaires-et-agents-comptables.php



Réception des EDS dans GFC comptabilité générale en début d’exercice ....................................................... 11

Opérations préalables ...................................................................................................................................... 13

Création d’un dossier pour imprimer en PDF tous les documents des etats des developpement des

soldes ............................................................................................................................................................ 13

Constatation des écritures dans GFC ........................................................................................................... 13

Édition des documents dans GFC ................................................................................................................. 14

Saisir des EDS dans GFC comptabilité générale en court d’exercice ............................................................... 14

Transfert des EDS dans GFC comptabilité générale N+1 en fin d’exercice ...................................................... 22

GFC



Réception des EDS dans GFC comptabilité générale en début d’exercice

Continuer jusqu’à la fin de l’assistant de réception.



Pour les EDS non récupérés, le fait de mettre les initiales et la date, cela signifie que la personne a repris ces soldes dans GFC.

La possibilité d’imprimer en PDF permet de pouvoir imprimer les EDS au temps de fois que voulue et de les envoyer en pièces jointes d’un mail.



Opérations préalables

CRÉATION D’UN DOSSIER POUR IMPRIMER EN PDF TOUS LES DOCUMENTS DES ETATS DES DEVELOPPEMENT DES SOLDES

Il est conseillé de créer sur son ordinateur un dossier des états de développement des soldes propre à chaque EPLE afin de pouvoir imprimer en PDF tous les documents de cet établissement.

CONSTATATION DES ÉCRITURES DANS GFC

Toutes les opérations issues de la comptabilité budgétaire doivent être prises en charge et validées en comptabilité générale (traitement des écritures automatiques, paiements en attente…).



ÉDITION DES DOCUMENTS DANS GFC

Dans GFC, il faut valider les sessions des écritures tant pour les valeurs générales que pour les valeurs inactives.

Une fois validées, il faut éditer les journaux comptables.

D’une manière générale, il convient de suivre les indications par défaut de GFC et cliquer à chaque

fois sur Imprimer .

Saisir des EDS dans GFC comptabilité générale en court d’exercice

La fenêtre se décompose de deux onglets « Saisie » et « Document » : L’onglet « Saisie » vous donne la liste des comptes à développer, le numéro du compte, le libellé, le solde à développer. Tant que le nom « oui » apparait dans la casse « A développer », l’état de développement du solde n’est pas accessible dans l’onglet « Document »



L’onglet « Document » vous donne la liste des comptes qui ont été développés et que l’on peut éditer.

Pour développer un compte, il suffit de sélectionner un compte et avec le clic droit de la souris pour

ouvrir la fenêtre de développement ou peut sélectionner l’icône suivante.

La fenêtre de développement suivante s’ouvre. Elle affiche le compte et le montant à développer.



Pour développer un compte, il suffit de sélectionner un compte et avec le clic droit de la souris pour

insérer une ligne de développement ou appuyer sur la touche inser.



Exercice : L'exercice d'origine de l'opération ne peut pas être postérieur à l'exercice traité. N° d'opération : La saisie de ce numéro est facultative mais elle est importante car elle déterminera le classement des opérations sur l'état de développement du compte. Détail opération : Cette rubrique doit obligatoirement être renseignée. Elle permet de préciser l'opération (ou les opérations) formant le solde du compte et d'indiquer, si nécessaire, la date de recouvrement ou de paiement. Elle doit être la plus complète, la plus explicite possible. (voir annexe 12 M9.6 et justification des comptes)

Soldes débiteurs = créances : argent attendu ou PAR => nom du créancier, nom du

client, n° OR et encaissement successifs;

Soldes créditeurs = dettes : argent reçu ou CAP => nom du financeur, nom du

fournisseur, FQE et n° OR



Une fois que tous les soldes ont été développés après chaque prise en charge, après chaque encaissement et/ou décaissement, l’agent comptable peut éditer soit compte par compte soit tous les comptes. Dans l’onglet « Document » : Pour éditer un compte, il suffit de sélectionner un compte et avec le

clic droit de la souris pour éditer le compte ou peut sélectionner l’icône suivante ou le raccourci

clavier Ctrl + P.



Dans l’onglet « Document » : Une fois les soldes justifiés, vous devez éditer toutes les justifications

des soldes pour tous les comptes, il suffit de sélectionner un compte et avec le clic droit de la souris

pour « éditer tout » le compte ou peut sélectionner l’icône suivante .

Si les états de développement de soldes ont déjà été saisis dans « comptabilité générale », GFC récupère les éléments dans les documents de la pièce n°18 du compte financier.



La possibilité d’imprimer en PDF permet de pouvoir envoyer par courriel (pj) les EDS (et la balance) à l’ordonnateur.

Le transfert des EDS et des balances doivent être faite au moins un fois par mois. Le fait de mettre les initiales et la date sur les EDS, cela signifie que la personne a envoyé les EDS et la balance correspondante à l’ordonnateur.

Transfert des EDS dans GFC comptabilité générale N+1 en fin d’exercice



Continuer jusqu’à la fin de l’assistant de réception.



A compléter par chaque agence comptable en fonction du circuit de décision (messagerie, téléphone, courrier…)

Spécificités

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