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Maitrise des risques financiers et comptables en EPLE sur 38

CB – Opérations spécifiques – Amortissements Mis à jour le 10/01/2018

Domaine : Comptabilité budgétaire

Thème : Opérations spécifiques

Procédure : « Amortissements »

Contenu de cette fiche « procédure » (sommaire interactif) 1. Contexte et objectifs 2. Règlementation 3. Description de la procédure 4. Diagramme de procédure 5. Informations pratiques 6. Principaux points d’attention 7. Egimmo / GFC 8. Spécificités



Contexte et objectifs

Les enjeux de ce processus :

Fluidification des informations comptables, garantir une articulation avec les modules de gestion comptable et budgétaire.

Sincérité du bilan à la fin de l’exercice.

Assurer une professionnalisation de la gestion budgétaire

Les objectifs de ce processus :

Qualité comptable, assurer la sincérité, la justification, l’exactitude, l’imputation, de la totalité et rattachement au bon exercice, la bonne présentation et la bonne information.

Garantir la régularité de la procédure dans l’EPLE

Le processus :

Principe

A la clôture de l’exercice, une dotation aux amortissements est comptabilisée conformément au plan d’amortissement. La dotation aux amortissements de chaque exercice est comptabilisée en charges. Le fait générateur de l’amortissement est la mise en service de l’immobilisation corporelle. La révision du plan d’amortissement (durée d’utilisation et mode d’amortissement) est envisagée en cas de modification significative de l’utilisation de l’actif, de la nature de l’actif ou à la suite d’une dépréciation.

L’amortissement réel

L’amortissement est réel lorsque l’opération est effectuée en dépenses de fonctionnement et n’a pas d’équivalent en recettes de fonctionnement. L’amortissement réel diminue donc le résultat, cette diminution étant toutefois sans impact sur le fonds de roulement car corrigé par la CAF.

L’amortissement réel est pratiqué lorsque le bien immobilisé a été financé sur le fonds de roulement.

Rappel des opérations pour l’amortissement réel

En comptabilité budgétaire :

Mandat du montant de l’annuité d’amortissement

- Service ALO au budget principal ou service général unique au budget annexe

- Domaine imposé OP-SPE

- Activité imposée 0AMORXXXX

- Compte du plan comptable : 6811



L’amortissement neutralisé

Par opposition à l’amortissement réel, l’amortissement est neutralisé lorsque les biens immobilisés ont été acquis :

- par dotation : dans ce cas on procède à la neutralisation de l’amortissement par une recette réalisée au compte 776

- grâce à des subventions. : dans ce cas on procède à l’amortissement de la subvention par une recette au compte 777

Dans un souci de simplification, on retient pour les deux cas, les termes « d’amortissement neutralisé ». Rappel des opérations pour l’amortissement neutralisé

Ordre de recette du montant de l’annuité d’amortissement


- Domaine OP-SPE (facultatif)

- Activité 0NEUTXXXX (facultatif)

- Compte du plan comptable : 776 Rappel des opérations pour l’amortissement de la subvention

Ordre de recette du montant de l’annuité d’amortissement


- Domaine OP-SPE (facultatif)

- Activité 0NEUTXXXX (facultatif)

- Compte du plan comptable : 777

Budget et amortissements

Depuis le budget 2013, les amortissements et leurs neutralisations doivent être inscrits au budget initial (principe de sincérité). Les montants des amortissements et des neutralisations sont donnés par le logiciel de comptabilité auxiliaire.

Il est impératif d’avoir la comptabilité patrimoniale en concordance avec la comptabilité générale de l’établissement.

Il est primordial d’avoir le logiciel de comptabilité auxiliaire mis à jour pour donner les informations liées à ces opérations.

Les opérations liées à l’amortissement doivent être retracées dans la section de fonctionnement au service général « administration et logistique ».



Quand passer les écritures d’amortissements ?

La solution la plus fiable, qui limitera les sources d’erreur, est de mandater (et ordonnancer les recettes) en début d’exercice toutes les opérations d’amortissement prévues au budget initial.

Il ne restera qu’à saisir les écritures d’amortissement des biens acquis sur l’exercice:

- Quand on est certain que les achats sur OPC sont terminés.

- Quand on a saisi dans Egimmo ou WinCZ la totalité des biens acquis en OPC au cours de l’exercice.

Les ouvertures de crédits dans ALO prennent en compte les opérations liées d’amortissement. Ainsi le disponible de ce service englobera les ouvertures de crédits liés aux opérations d’amortissement. Il est conseillé, si les écritures d’amortissement n’ont pas été saisies en début d’exercice, d’engager dès le basculement sur l’exercice le montant des amortissements inscrits au budget initial.

Si les opérations budgétaires n’ont pas été saisies plus tôt, elles peuvent l’être jusque pendant la période d’inventaire (après le 31 décembre N).

Conditions de mise en œuvre des amortissements dans GFC

Règles de saisie

Afin de tenir compte de la nouvelle nomenclature budgétaire des EPLE, le budget ouvre des crédits (dépenses) dans un service, un domaine et une activité

Service Domaine Activité Compte

service ALO au budget

principal ou service

général unique au

budget annexe

obligatoire

OP-SPE

obligatoire

0AMORxxxx

obligatoire impossible

Pour les prévisions de recettes, la ligne se fait obligatoirement dans un service et un compte. La saisie dans un domaine et/ou une activité est facultatif.

Service Domaine Activité Compte

service ALO au budget

principal ou service

général unique au

budget annexe

obligatoire

facultatif facultatif

776

777

obligatoire

Retour au sommaire général

Questions fréquentes :

Peut-t-on subdiviser le code activité 0AMORT ?



Les amortissements font l'objet d'opérations spécifiques relevant d'une nomenclature prédéfinie qu'il n'est pas possible de modifier. Toutefois, les 4 derniers caractères XXXX qui suivent le code activité 0AMOR XXXX OU 0NEUT XXXX , sont laissés à la libre appréciation de l'EPLE qui pourra les décliner comme il le souhaite, notamment afin de mieux préciser la destination de la dépense.

Est-on obliger de faire plusieurs mandats dans l’activité 0AMORT ?

Non, un seul mandat doit être fait dans GFC au vu des états ou des pièces comptables issus du logiciel de comptabilité patrimoniale. La multiplication des opérations est une source d’erreur.

Est-ce que les opérations d’amortissement sont obligatoires ?

Oui, ces opérations d’ordre sont rendues obligatoires par les règlementations reprises dans l’instruction M9.6.

Que faire si les opérations d’amortissement n’ont pas été passées l’an dernier ?

Il convient de passer ces opérations d’ordre sur l’exercice en cours. Le chef d'établissement précisera dans son rapport l’explication de ce résultat lié pour partie à ces opérations. L’agent comptable précisera dans son annexe du compte financier ces régularisations.




Règlementation Code de l’Education - L421-17 à L421-19 Code de l’Éducation R421-64 – L’agent comptable est responsable de la comptabilité matière. . Code du domaine de l’Etat - Article L70 Décret n° 2012-1246 du 7 novembre 2012 relatif à la gestion budgétaire et comptable publique Instruction codificatrice M9.6 – Cadre budgétaire et comptable des EPLE Instruction N° 06-007-M9 du 23-01-2006 : Passifs, actifs, amortissements et dépréciations des actifs BOFIP-GCP-13-0019 du 25/10/2013 : Instruction du 14 octobre 2013 relative aux modalités de première comptabilisation des immobilisations corporelles antérieurement non comptabilisées BOFIP-GCP-14-0002 du 07/02/2014 : Instruction du 29 janvier 2014 relative à la comptabilisation des transferts d'actifs entre entités du secteur public BOFIP-GCP-14-0003 du 10/02/2014 : Instruction du 31 janvier 2014 relative à la comptabilisation des immobilisations incorporelles et corporelles contrôlées conjointement BOFIP-GCP-14-0008 du 24/04/2014 : Instruction du 09 avril 2014 relative aux modalités de mise en œuvre de la comptabilisation par composants des actifs

Circulaire n° 66-429 du 12 décembre 1966 modifiée – Comptabilité patrimoniale : modalités

d’incorporation des biens immobilisés au patrimoine des établissements scolaires et critères

de dépréciation Circulaire du 9 mai 1989 - Désaffectation des biens des écoles élémentaires, des collèges, des lycées et des établissements d'éducation


http://www.legifrance.gouv.fr/affichCode.do;jsessionid=52667010CF2CE8F4F5FE2ED48252EF4E.tpdjo13v_2?idSectionTA=LEGISCTA000006182416&cidTexte=LEGITEXT000006071191&dateTexte=20110930

http://www.legifrance.gouv.fr/affichCodeArticle.do;jsessionid=F67AEAD207EBF6C8BAA89D65A18C0FF5.tpdjo07v_2?idArticle=LEGIARTI000020142861&cidTexte=LEGITEXT000006071191&dateTexte=20100219

http://www.legifrance.gouv.fr/affichCodeArticle.do;jsessionid=F67AEAD207EBF6C8BAA89D65A18C0FF5.tpdjo07v_2?idArticle=LEGIARTI000020142861&cidTexte=LEGITEXT000006071191&dateTexte=20100219

http://www.legifrance.gouv.fr/affichCodeArticle.do;jsessionid=F5D8F4DC3C0E7752EA5AB8CBECC882E9.tpdjo13v_3?cidTexte=LEGITEXT000006070208&idArticle=LEGIARTI000006350430&dateTexte=20110826&categorieLien=cid#LEGIARTI000006350430

http://legifrance.gouv.fr/affichTexte.do?cidTexte=JORFTEXT000026597003&fastPos=1&fastReqId=1563214360&categorieLien=cid&oldAction=rechTexte

http://cache.media.education.gouv.fr/file/special_2_MEN/93/7/M96version_du_13_janvier_2014_296937.pdf

http://www.economie.gouv.fr/files/files/directions_services/dgfip/BOCP/2006/01-2006/ins06007.pdf

http://www.economie.gouv.fr/files/files/directions_services/dgfip/BOFiP-GCP/2013/gcp130019.pdf








http://circulaire.legifrance.gouv.fr/pdf/2009/04/cir_961.pdf

http://circulaire.legifrance.gouv.fr/pdf/2009/04/cir_961.pdf



Description de la procédure « Amortissements »

Activité Fonction

générique Périodicités1 / Responsable2

Opérations

1 – Vérification de

la saisie des fiches

d’immobilisation dans Egimmo

Saisie et

contrôles

S’assurer d’avoir saisi toutes les fiches d’entrée

et de sortie dans Egimmo

2 – Impression des

états RCBC

Impression

et contrôle

S’assurer d’avoir imprimé les états RCBC

d’Egimmo et de les transmettre à l’agent comptable.

3 – Saisie et

validation de la ou

des DBM

Saisie et

contrôles

S’assurer d’avoir imprimé au format PDF

et d’avoir transmis un exemplaire et le budget

rectifié à l’agent comptable

Fiche de procédure- CB - Budget - DBM pour

information

4 – Saisir les

écritures

budgétaires

Saisie et

contrôles

Imprimez 3 exemplaires des pièces budgétaires

5 - Valider les

écritures

budgétaires

Signature et

contrôles

Faire signer le chef d’établissement ou toute

personne accréditée auprès de l’agent comptable

Fiche de procédure- CB - Organisation –

Accréditation des ordonnateurs auprès de l’agent

comptable

6 – Transmettre les

pièces budgétaires

à l’agent

comptable

Envoi et

contrôles

7 – Sauvegarder la

comptabilité

budgétaire

8 – Classement

archivage


1 Périodicités minimales à respecter : H : hebdomadaire, M : mensuelle, T : trimestrielle, S : semestrielle, A :

annuelle. 2 CPN : contrôleur de premier niveau, GM : adjoint gestionnaire, ORDO : chef d'établissement, AC : agent comptable, M : mandataire.

http://web.ac-toulouse.fr/automne_modules_files/pDocs/public/r27648_61_fiche_de_procedure___cb_-_budget_-_dbm_pour_information.pdf

http://web.ac-toulouse.fr/automne_modules_files/pDocs/public/r27648_61_fiche_de_procedure___cb_-_budget_-_dbm_pour_information.pdf

http://web.ac-toulouse.fr/automne_modules_files/pDocs/public/r28766_61_fiche_de_procedure___cb_-_organisation_-_accreditation_des_ordonnateurs





Diagramme de la procédure



Activité Documents complémentaires à consulter

Sites académiques

Espace ressources professionnelles « adjoints gestionnaires »

http://web.ac-toulouse.fr/web/personnels/8777-cadre-budgetaire-et-comptable.php

Mise à jour et documentation de GFC (site DACE)

http://dace.in.ac-toulouse.fr/?q=taxonomy/term/1

EFFI - Egimmo

Adresse : 23 rue des Mathurins - 75008 Paris

Coordonnées téléphoniques : 01 42 65 23 22

Mail : mailto:[email protected]

Site web : http://www.egimmo.com/



S’assurer d’avoir fait une sauvegarde de GFC avant de commencer

S’assurer d’avoir saisi toutes les fiches d’entrée et de sortie dans Egimmo

S’assurer d’avoir saisi les investissements dans GFC.

S’assurer d’avoir fait une sauvegarde de GFC une fois les opérations terminées

Principaux points d’attention

Informations pratiques

http://web.ac-toulouse.fr/web/personnels/8777-cadre-budgetaire-et-comptable.php

http://dace.in.ac-toulouse.fr/?q=taxonomy/term/1

mailto:[email protected]

http://www.egimmo.com/



GFC

Sommaire 1 – Egimmo .............................................................................................................................. 11

Lancement d’Egimmo .......................................................................................................... 11 Édition des états : RCBC ...................................................................................................... 11

2 – Saisie dans GFC des éventuelles décisions budgétaires modificatives ............................. 13

Lancement de GFC ............................................................................................................... 13

Saisie dans GFC d’une décision budgétaire modificative (DBM) pour les amortissements

neutralisés – subvention (reprise dans GFC des chiffres du tableau édité avec Egimmo) ... 13

Saisie dans GFC d’une décision budgétaire modificative (DBM) pour les amortissements

neutralisés – dotation (écran GFC donné pour info - hors tableau Egimmo)...................... 15 Saisie dans GFC d’une décision budgétaire modificative (DBM) pour les amortissements

réels (écran GFC donné pour info - hors tableau Egimmo) ................................................ 16

La validation des DBM ........................................................................................................ 17 Réaliser une sauvegarde ....................................................................................................... 21

3 – Saisie dans GFC des opérations budgétaires ...................................................................... 21

Lancement de GFC ............................................................................................................... 21

Saisie du mandat d’amortissement ....................................................................................... 22 Accéder à la liquidation .................................................................................................... 22

Préparer le mandat ............................................................................................................ 25 Éditer le mandat ............................................................................................................... 26 Transfert à l’agence comptable ........................................................................................ 27

Saisie de l’ordre de recettes de l’amortissement de la subvention ....................................... 28

Accéder à la liquidation .................................................................................................... 29 Éditer le titre de recette .................................................................................................... 31 Transfert à l’agence comptable ........................................................................................ 32

Saisie de l’ordre de recettes de l’amortissement neutralisé .................................................. 33 Accéder à la liquidation .................................................................................................... 33 Éditer le titre de recette .................................................................................................... 35

Transfert à l’agence comptable ........................................................................................ 36 Réaliser une sauvegarde ................................................................................................... 37



1 – EGIMMO

Lancement d’Egimmo

Sélectionner votre établissement et cliquer sur Afficher.

Par défaut le mot de passe est INT (en majuscule).

Édition des états : RCBC

Egimmo permet d’éditer des états liés à la RCBC. Ces états doivent être édités et transmis à

l’agent comptable pour qu’il puisse saisir les dernières écritures comptables, vérifier le

patrimoine avec le bilan et éditer le compte financier.



Après avoir vérifié que toutes les fiches d’inventaire de l’année en cours ont été saisies

dans Egimmo, il convient d’imprimer l’état.

D’une manière générale, il convient de suivre les paramètres par défaut d’Egimmo et cliquer à

chaque fois sur Imprimer .

Retour au sommaire // Retour au sommaire général



2 – SAISIE DANS GFC DES EVENTUELLES DECISIONS BUDGETAIRES MODIFICATIVES

Lancement de GFC


Saisie dans GFC d’une décision budgétaire modificative (DBM) pour les amortissements neutralisés – subvention (reprise dans GFC des chiffres du tableau édité avec Egimmo)



La référence de la DBM constituera le libellé qui apparaitra sur la DBM.

Pour ajouter une opération, il suffit :

- soit de faire un clic droit avec la souris sur la ligne émettrice et d’appuyer sur

« Ajouter »

- soit d’appuyer sur la touche « Inser » du clavier.

* les domaines et les activités sont facultatifs en recettes




Saisie dans GFC d’une décision budgétaire modificative (DBM) pour les amortissements neutralisés – dotation (écran GFC donné pour info - hors tableau Egimmo)

* les domaines et les activités sont facultatifs en recettes




Saisie dans GFC d’une décision budgétaire modificative (DBM) pour les amortissements réels (écran GFC donné pour info - hors tableau Egimmo)




La validation des DBM

La validation d’une DBM peut s’initier :

- soit en partant de l’onglet « En attente de validation » après un clic droit sur la souris

- soit en appuyant sur le symbole entouré en rouge

A la validation des DBM pour information, une vérification du déséquilibre entre les dépenses

et les recettes se réalise. Ce message est informatif donc non bloquant.



Lors de cette opération, la lettre à destination de l'agent comptable est imprimée.



Les DBM ne peuvent pas être rééditées dans GFC. En conséquence, elles doivent

être imprimées au format PDF avec AbodePDF ou PDFCreator :

Il convient alors de la renommer avec son numéro et sa date d’exécution (par exemple).

Il convient enfin de l’enregistrer dans « Mes documents » dans un fichier intitulé « Exercice

2013 » (par exemple).



Après la validation de la DBM :

• La DBM devient exécutoire à la date de sa validation et les ouvertures de crédits ainsi que

les prévisions de recettes sont mises à jour.

• Les documents pour information doivent être imprimés pour la commission permanente et le

conseil d'administration

• La DBM sera mentionnée sur la prochaine DBM pour vote qui sera imprimée pour les

Autorités de contrôle.

• Si la DBM comporte au moins une opération DBM de niveau 2, le budget doit être transféré

vers le module comptabilité générale.

• Les modifications apportées au budget par la DBM peuvent être consultées.

Les lignes générées par les DBM figurent notamment dans les historiques du budget et les

montants des opérations des DBM figurent sur les états du budget.




Réaliser une sauvegarde

S’assurer d’avoir sélectionner le GFC de l’exercice à venir.

S’assurer d’avoir une description explicite en cas de restauration.


3 – SAISIE DANS GFC DES OPERATIONS BUDGETAIRES

Lancement de GFC




Saisie du mandat d’amortissement

La liasse comptable « II – Amortissements de l’exercice » issue d’Egimmo sert à la fois de

guide pour la saisie dans GFC et de pièce justificative au mandat.

Accéder à la liquidation

Pour accéder à la liquidation, vous pouvez soit :

Suivre le menu déroulant :

Cliquer sur l’icône liquidation présente en haut de GFC

Ou appuyer en même temps sur le clavier sur les touches Ctrl + L



La fenêtre des liquidations s’ouvre :

Une fois, la fenêtre des liquidations ouverte, il faut créer une nouvelle liquidation :

Clic droit de la souris et cliquer sur Ajouter ou Inser du clavier

Cette fenêtre permet de saisir ou de modifier ou de visualiser une liquidation.



Dans le cas des opérations pour ordre, il faut utiliser uniquement le fournisseur

« Divers créanciers » avec son numéro Code « 00000A ».

Le montant saisi doit être égal au montant de la liasse comptable.



Valider la liquidation en appuyant sur le bouton OK.


Préparer le mandat

Pour accéder au mandatement, vous devez suivre le chemin suivant:



Clic droit de la souris et cliquer sur Préparer :

Cette fenêtre permet de sélectionner les dépenses liquidées à mandater. Date début de sélection : Cette rubrique affiche la date de la plus ancienne liquidation non encore mandatée. Elle peut être modifiée mais doit être antérieure ou égale à la date de fin de sélection. Date fin de sélection : Par défaut, la date du jour est proposée. La date de fin de sélection peut être saisie ou sélectionnée dans le calendrier. Le mandatement peut s'opérer pour une période ou pour une journée.

·Toutes les dépenses liquidées sur la période sélectionnée seront mandatées. Les dépenses liquidées en dehors de cette période pourront être mandatées ultérieurement.

Lorsque de nouvelles dépenses ont été liquidées dans la journée, il est possible d'effectuer plusieurs mandatements le même jour.

Cliquer sur OK pour lancer le traitement.


Éditer le mandat

Après, avoir sélectionné, dans la fenêtre Mandatement, le mandatement souhaité. Cliquer sur droit

sur la souris pour lancer la fenêtre d’impression et sélectionner Editer .



Cette fenêtre permet de choisir le ou les documents d'un mandatement à imprimer ou à réimprimer. Description de la fenêtre L'ensemble : Cette option permet d'imprimer successivement les mandats puis le bordereau journal des mandats émis où figure la certification du service fait. Mandats : Cette option permet de n'imprimer que les mandats. Bordereau journal des mandats émis : Cette option permet de n'imprimer que le bordereau journal des mandats émis où figure la certification du service fait.

·Imprimés les documents d'un mandatement en 3 exemplaires.

·Tant que les documents d'un mandatement n'ont pas été imprimés, aucun autre mandatement ne peut être préparé.

·Sur les mandats, le nom, la domiciliation bancaire et le numéro de compte (IBAN / RIB) du destinataire sont imprimés, suivis, si le paiement est effectué à un tiers, de la rubrique Pour le compte de et de la raison sociale du fournisseur initial.

·Pour une liquidation d’origine dépense régisseur, le numéro de compte (IBAN / RIB) du mandat est vide et la domiciliation est "pour ordre".

·Pour les menues dépenses, si plusieurs mandats font référence au même bordereau de menues dépenses, l'original du bordereau de menues dépenses est joint au premier mandat, et le commentaire "cf. original joint bordereau yyy mandat xxx" apparaît pour les autres menues dépenses.

Cliquer sur OK pour lancer l’impression.


Transfert à l’agence comptable




Saisie de l’ordre de recettes de l’amortissement de la subvention

La liasse comptable « III – Neutralisation des amortissements de l’exercice » issue d’Egimmo

sert à la fois de guide pour la saisie dans GFC et de pièce justificative au titre de recette.







Ou appuyer en même temps sur le clavier sur les touches Ctrl + R




OU

Le montant saisi doit correspondre au montant de la liasse comptable n°III.

Clic droit de la souris Ajouter





Éditer le titre de recette

Pour accéder au titre de recettes, vous devez suivre le chemin suivant:

Après, avoir sélectionné, dans la fenêtre Recettes, le bordereau de recettes souhaité. Clic droit sur la

souris pour lancer la fenêtre d’impression et sélectionner Editer .



·Imprimez les titres de recettes en 3 exemplaires.






Saisie de l’ordre de recettes de l’amortissement neutralisé

La liasse comptable « III – Neutralisation des amortissements de l’exercice » issue d’Egimmo

sert à la fois de guide pour la saisie dans GFC et de pièce justificative au titre de recette.





Ou appuyer en même temps sur le clavier sur les touches Ctrl + R




Clic droit de la souris Ajouter



Éditer le titre de recette

Pour accéder au titre de recettes, vous devez suivre le chemin suivant:



Après, avoir sélectionné, dans la fenêtre Recettes, le bordereau de recettes souhaité. Cliquer sur

droit sur la souris pour lancer la fenêtre d’impression et sélectionner Editer .

·Imprimez les titres de recettes en 3 exemplaires.






Réaliser une sauvegarde

S’assurer d’avoir sélectionner le GFC de l’exercice à venir.

S’assurer d’avoir une description explicite en cas de restauration.





A compléter par chaque service d’intendance en fonction du circuit de décision (messagerie, téléphone, courrier…)

Spécificités

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