Documents commerciaux et factures : mentions obligatoires · La opération commerciale....

Cop

yrig

ht ©

201

3 by

Bie

ber A

udit

& G

loba

l Sol

utio

ns G

mbH

, Saa

rbrü

cken

(Ger

man

y)

Documents commerciaux et factures :

mentions obligatoires

Situation Mai 2013

Facture • Juin 2013Co

pyrig

ht ©

201

3 by

Bie

ber A

udit

& G

loba

l Sol

utio

ns G

mbH

, Saa

rbrü

cken

(Ger

man

y)

Cette présentation à pour but, de vous informer sur

les mentions obligatoires à porter sur les documents

commerciaux et factures dans les relations entre professionnels

et vous aidera également à contrôler l´exactitude des

factures que vous réceptionnez.

2


pyrig

ht ©

201

3 by

Bie

ber A

udit

& G

loba

l Sol

utio

ns G

mbH

, Saa

rbrü

cken

(Ger

man

y)

Sommaire1. Modèles

1.1. Correspondance commerciale

1.2. Facture

2. Documents commerciaux

2.1. Définition

2.2. Liste des mentions obligatoires et sanctions

2.3. Mentions spécifiques

3. Factures

3.1. Définition

3.2. Mention obligatoires

3.3. Règles de territorialité

3.4. La facture d´avoir

3.5. Les opérations internationales

3.6 Factures électroniques

3.7. Auto-facturation

3.8. Les factures simplifiées

3.9. Les factures relatives aux frais de réception

3.10 Conservation des factures

4. Notice légale

5. Ressources documentaires

3


pyrig

ht ©

201

3 by

Bie

ber A

udit

& G

loba

l Sol

utio

ns G

mbH

, Saa

rbrü

cken

(Ger

man

y)1. Modèles1.1. Correspondance commerciale

Madame, Monsieur,

…………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………

4

SARL Bon Résultat Rue de la fortune

75010 PARIS

Siège social : Rue de l’entreprise 75009 – PARIS-SARL au capital social de 10.000 €

- RCS PARIS / N° TVA: FR 00 123456789 / SIREN :321654 987

Objet : Proposition de prix

1. mentions sur fond jaune: obligatoires pour tout document commercial!

En plus des mentions obligatoires en jaune des mentions spécifiques peuvent s’ajouter [cf. 2.3.]

Modèle SARL

L’indication du n° de TVA n’est pas obligatoire.


pyrig

ht ©

201

3 by

Bie

ber A

udit

& G

loba

l Sol

utio

ns G

mbH

, Saa

rbrü

cken

(Ger

man

y)

Date Désignation Quantité

P.U brut HT

Rabais / Remises

P.U Net HT

Taux TVA

MontantHT

jj/mm/aaaa TextileRéf: 1234

10 25.00 ./. 25.00 19.6 %

250.00

jj/mm/aaaa Livres 2 50.00 ./. 50.00 5,5% 100.00

Détail de la TVA

Montant HT Taux Montant TVA

250.00 19.6 % 49.00

100.00 5,5% 5,50

5

1. Modèles1.2. Facture: livraison de biens ou de services en France

SARL Bon Résultat Rue de la fortune 75010 PARIS

N° de Facture : F 2013-05-050

Livraison en date du : jj/mm/aaaa / Réf. Bon de livraison 050

2. mentions sur fond jaune: obligatoires pour toute facture!Aussi sous forme de liste dans le point 3.2.

En plus des mentions obligatoires en jaune, des mentions spécifiques peuvent s’ajouter [cf. 2.3]


- RCS PARIS / N° TVA: FR 00 123456789 / SIREN : 123456789

Modèle SARL

Modalités et conditions de règlement :1. Date de paiement : jj/mm/aaaa2. Pénalités de retard de paiement: taux BCE+10% en 2014.3. Indemnité forfaitaire pour frais de recouvrement de 40 €4. Pas d’escompte en cas de paiement anticipé

L’indication du n° de TVA n’est pas obligatoire sur facture en France.


pyrig

ht ©

201

3 by

Bie

ber A

udit

& G

loba

l Sol

utio

ns G

mbH

, Saa

rbrü

cken

(Ger

man

y)

Date Désignation Quantité

P.Ubrut HT

Rabais / Remises

P.U Net HT

Taux TVA

MontantHT

jj/mm/aaaa textileRéf: 12345

10 25.00 ./. 25.00 0,00 % 250.00

jj/mm/aaaa Frais de livraison

1 10.00 ./. 10.00 0.00 % 10.00

Détail de la TVA


260.00 00.0 % 00.0

6

Musterfirma GmbHBerlinerstrasse 166110 SAARBRÜCKEN

DE012345678

N° de Facture : F 2013-05-052


1. Modèles1.2. Facture: livraison intracommunautaire de biens


- RCS PARIS / N° TVA: FR 00 123456789 / SIREN : 123456789

Total HT 250.00

Frais divers 10.00

Total Net HT 260.00

Total TVA 00.0

Total TTC 260.00

Acompte – Facture n°

Net à payer 260.00



En plus des mentions obligatoires en jaune, des mentions spécifiques peuvent s’ajouter [cf. 2.3]

« Livraison intracommunautaire de biens exonérée de TVA, article 262 ter, I du CGI »

Modèle SARL


pyrig

ht ©

201

3 by

Bie

ber A

udit

& G

loba

l Sol

utio

ns G

mbH

, Saa

rbrü

cken

(Ger

man

y)

Date Désignation

Quantité P.Ubrut HT

Rabais / Remises

P.U Net HT

Taux TVA

MontantHT

jj/mm/aaaa Conseil 1h 15.00 ./. 15.00 0,00 % 15.00

Détail de la TVA


15.00 00.0 % 00.0

7

1. Modèles1.2. Facture: prestations intracommunautaires de services

Musterfirma GmbHBerlinerstrasse 166110 SAARBRÜCKEN

DE012345678

N° de Facture : F 2013-05-053



- RCS PARIS 321 654 987 / N° TVA: FR 00 123456789 / SIREN : 123456789

Total HT 15.00

Réduction Global ./.

Frais divers ./.

Total Net HT 15.00

Total TVA 00.0

Total TTC 15.00


Net à payer 15.00

« Autoliquidation »


En plus des mentions obligatoires en jaunes, des mentions spécifiques peuvent s’ajouter [cf. 2.3]

Modèle SARL



pyrig

ht ©

201

3 by

Bie

ber A

udit

& G

loba

l Sol

utio

ns G

mbH

, Saa

rbrü

cken

(Ger

man

y)

Date Désignation

Quantité

P.Ubrut HT

Rabais / Remises

P.U Net HT

Taux TVA

MontantHT

jj/mm/aaaa textileRéf: 12345

10 25.00 ./. 25.00 0,00 % 250.00

jj/mm/aaaa Frais de livraison

1 10.00 ./. 10.00 0.00 % 10.00

Détail de la TVA


260.00 00.0 % 00.0

8

Impression SA3 rue de la couleur 1211 Genève - Suisse

N° de Facture : F 2013-05-054


1. Modèles1.2. Facture: export


- RCS PARIS 321 654 987 / N° TVA: FR 00 123456789 / SIREN : 123456789

Total HT 250.00

Réduction Global ./.

Frais divers 10.00

Total Net HT 260.00

Total TVA 00.0

Total TTC 260.00


Net à payer 260.00

«Exonérée de TVA»


En plus des mentions obligatoires en jaunes, des mentions spécifiques peuvent s’ajouter [cf. 2.3]

Modèle SARL



pyrig

ht ©

201

3 by

Bie

ber A

udit

& G

loba

l Sol

utio

ns G

mbH

, Saa

rbrü

cken

(Ger

man

y)2. Documents commerciaux2.1. Définition

Ø Les documents commerciaux correspondent à toutes correspondances et tous récépissés quiconcernent l’activité de l’entreprise et signés par elle ou en son nom, ainsi que les actes etdocuments émanant d’une société commerciale et destinés aux tiers.

Ø Les articles R. 123-237 et R. 123-238 du Code de commerce donnent la liste des documentsconsidérés comme correspondance commerciale. Il s'agit notamment:

• des factures,• notes de commande,• documents publicitaires (annonces, publications diverses...),• ainsi que toutes correspondances et tous récépissés concernant l'activité de la personne et

signés par elle ou en son nom, les actes et documents émanant d’une société commerciale etdestinés aux tiers.

Ø Les documents qui ne sont pas considérés comme correspondance commerciale sont :

• les enveloppes,• les emballages,• les étiquettes apposées sur les produits fabriqués ou commercialisés par l’entreprise,• les tickets de caisse remis par des établissements de vente au détail s’ils ne tiennent pas lieu de

facture acquittée.

9


pyrig

ht ©

201

3 by

Bie

ber A

udit

& G

loba

l Sol

utio

ns G

mbH

, Saa

rbrü

cken

(Ger

man

y)2. Documents commerciaux 2.2. Liste des mentions obligatoires et sanctions

Les mentions obligatoires peuvent être disposées librement sur les documents dès lors qu’elles sont lisible.

A noter: en matière de contraventions, il y a autant de peine d’amende que d’infractions relevées

10

Mentions Références Sanction en cas d'absence de mention

Dénomination sociale

R123-238 C. com.Néant , mais toute personne peut faire enjoindre judiciairement à une sociétéde communiquer ces informations

Statut juridique (SA, SAS,SARL,SNC…)

Montant du capital social

Numéro unique d’identification : SIREN

R123-237 C. com.

Sanctions Pénales : peine d’amende (contravention de 4ème classe); maximum : 750 euros;

Sanctions fiscales : amende fiscale de 15 €par mention manquante ou inexacte pour chaque facture, plafonnée au 1/4 de son montant (article 1737 II du CGI)

Mention du RCS suivie du nom de la ville d’immatriculation

Lieu du siège social


pyrig

ht ©

201

3 by

Bie

ber A

udit

& G

loba

l Sol

utio

ns G

mbH

, Saa

rbrü

cken

(Ger

man

y)

Ø Ces mentions s’appliquent aux documents commerciaux et factures dans des situations particulières:

• Entreprise est en cours d'immatriculation:

la facture doit être établie au nom de la société en rajoutant « en création », et non au nom du créateur, sous peine de rejet de la déduction de la TVA.

• Sociétés en liquidation:

indiquer « en liquidation, M. X, liquidateur

• Sociétés commerciales dont le siège est à l'étranger:

forme juridique et le numéro d'immatriculation dans l'État où elle a son siège, s'il en existe un.

• Adhérents d'un centre de gestion agréé :

la mention « Acceptant le règlement des sommes dues par chèques libellés à son nom en sa qualité de membre d'un centre de gestion agréé par l'administration fiscale » est à faire apparaître sur vos factures .

• le cas échéant, la qualité de locataire-gérant ou de gérant-mandataire.

11

2. Documents commerciaux 2.3. Mentions spécifiques


pyrig

ht ©

201

3 by

Bie

ber A

udit

& G

loba

l Sol

utio

ns G

mbH

, Saa

rbrü

cken

(Ger

man

y)3. Factures3.1. Définition

La facture est une pièce comptable par laquelle le vendeur fait connaître à l'acheteur le détail et le prixdes marchandises vendues, des services exécutés. (d’après Larousse)

La facture est obligatoire pour toutes les prestations de service ou les ventes de marchandises entre:

1. professionnels,2. un professionnel et un particulier, seulement si le montant dépasse 25€ ou si celui-ci la

demande ou en cas de vente à distance (sinon un ticket de caisse suffit),

Ø Sanctions:

Tout manquement à l’obligation d´établir une facture est passible d'une amende pénale de 75 000 € etd'un redressement fiscal (de 50 % du montant de la transaction).

Ø Remarque:

La facture doit être rédigée en français et établie en 2 exemplaires, l'original étant conservé par leclient. Les originaux ou les copies des factures doivent être conservées pendant 10 ans à compter de lavente ou de la prestation de service.

12


pyrig

ht ©

201

3 by

Bie

ber A

udit

& G

loba

l Sol

utio

ns G

mbH

, Saa

rbrü

cken

(Ger

man

y)

Ø La facture a plusieurs fonctions :

• elle constitue la preuve juridique de la réalité de la prestation rendue ou de la marchandisevendue, et constate le droit de créance du vendeur ;

• elle détaille les conditions de négociation commerciale de la vente entre le fournisseur et sonclient, notamment le montant à payer ;

• elle sert de justificatif comptable, nécessaire à l'établissement des comptes annuels ;

• Fiscale, elle fait office de support à l'exercice des droits sur la TVA (collecte et déduction) et aucontrôle de l'impôt.

13

3. Factures3.1. Définition


pyrig

ht ©

201

3 by

Bie

ber A

udit

& G

loba

l Sol

utio

ns G

mbH

, Saa

rbrü

cken

(Ger

man

y)

Ø Comme vu sur les modèles, une facture doit contenir les mentions suivantes:

• date d'émission de la facture (à laquelle elle a été établie),

• numéro de facture (la numérotation des factures est représentée par un numéro unique basésur une séquence chronologique continue, sans rupture)

• date de la vente ou de la prestation de service (jour effectif de la livraison ou de la find'exécution de la prestation),

• Identité du vendeur: nom (ou dénomination sociale) forme juridique, numerod’immatriculation et adresse

• identité de l'acheteur : nom (ou dénomination sociale) et adresse (sauf opposition de sa part,pour un particulier),

• désignation du produit (nature, marque, référence, etc.) ou de la prestation (ventilation desmatériaux fournis et de la main-d'œuvre),

• décompte détaillé, en quantité et prix, de chaque prestation et produit fourni (facultatif si laprestation de service a fait l'objet, préalablement à son exécution, d'un devis descriptif etdétaillé, accepté par le client et conforme à la prestation exécutée),

14

3. Factures 3.2. Mentions obligatoires des factures


pyrig

ht ©

201

3 by

Bie

ber A

udit

& G

loba

l Sol

utio

ns G

mbH

, Saa

rbrü

cken

(Ger

man

y) • prix unitaire hors TVA des produits vendus ou taux horaire hors TVA des services fournis

• majorations éventuelles de prix (frais de transport, d'emballage...),

• taux de TVA légalement applicables et montant total de la TVA correspondant (si lesopérations sont soumises à des taux de TVA différents, il faut faire figurer sur chaque ligne letaux correspondant),

• réduction de prix (rabais, ristourne, remise) acquise à la date de la vente ou de la prestationde service et directement liée à cette opération, à l'exclusion des escomptes non prévus surfacture,

• somme totale à payer hors taxe (HT) tva correspondante et toutes taxes comprises (TTC),

• date ou délai de paiement (date à laquelle le règlement doit intervenir) et conditionsd'escompte applicables en cas de paiement à une date antérieure (en cas d'absenced'escompte, il faut le mentionner sur la facture "Escompte pour paiement anticipé : néant"),

• taux des pénalités de retard exigibles en cas de non-paiement à la date de règlement (lespénalités de retard sont exigibles sans qu'un rappel soit nécessaire),

• indemnité forfaitaire de 40 € pour frais de recouvrement, en cas de retard de paiement,

• Le cas échéant

• numéro individuel d'identification à la TVA du vendeur et du client professionnel (saufpour les factures d'un montant total HT inférieur ou égal à 150 €),

• si le vendeur ou prestataire est membre d'un centre de gestion ou d'une associationagréée, la mention suivante doit être ajoutée : "Membre d'une association agréée,règlement par chèque accepté."

15

3. Factures 3.2. Mentions obligatoires des factures


pyrig

ht ©

201

3 by

Bie

ber A

udit

& G

loba

l Sol

utio

ns G

mbH

, Saa

rbrü

cken

(Ger

man

y)

Ø Règles de territorialité des factures

L’article 219 bis (inséré depuis le 1er janvier 2013) énonce une règle de base qui veut que les règles defacturation applicables soient celles de l’État membre dans lequel la livraison de biens ou la prestation deservices est effectuée.

Toutefois, il existe deux exceptions à cette règle de base: les livraisons de biens ou les prestations deservices transfrontalières soumises à l’auto-liquidation [article 219 bis, point 2 a)] et les livraisons de biensou les prestations de services imposables qui ne sont pas effectuées dans l’UE [article 219 bis, point 2 b)].

Dans ces deux cas, les règles de facturation de l’État membre dans lequel le fournisseur/prestataire estétabli ou dispose d’un établissement stable à partir duquel les livraisons ou les prestations sont fournies, oudans lequel il a son domicile ou sa résidence habituelle, s’appliquent:

• Pour les fournisseurs/prestataires non établis dans l’UE qui effectuent des livraisons de biens oudes prestations de services imposables dans l’UE, ces exceptions ne s’appliquent pas et la règlede base s’applique toujours: la facturation est soumise aux règles de l’État membre dans lequel lalivraison de biens ou la prestation de services est effectuée.

• De même, la règle de base s’appliquera toujours aux cas d’auto-facturation dans lesquelsl'acquéreur/le preneur qui émet la facture est également redevable de la TVA en vertu de laprocédure d’auto-liquidation. La facturation sera dès lors soumise aux règles de l’État membredans lequel la livraison de biens ou la prestation de services est effectuée.

16

3. Factures 3.3. Règles de territorialité des factures


pyrig

ht ©

201

3 by

Bie

ber A

udit

& G

loba

l Sol

utio

ns G

mbH

, Saa

rbrü

cken

(Ger

man

y)

17

Type de livraison État membre ou pays du

fournisseur

État membreou pays de l'acquéreur

Mouvement des biens

État membre ou pays d’imposition

État membred’application

pour l’article 219bis

Référencede l’article 219

bis

Livraison de biensnationale

France France France vers France

France France Point 1)

Livraison Intracommunautaire exonérée

France Membre UE France vers B France France Point 1)

Livraison Intracommunautaire exonérée + Autofacturation

France Membre UE France vers Membre UE


Vente à distance France Membre UE France vers Membre UE

Membre UE Membre UE Point 1)

Livraison transfrontalière à un particulier (en deçà duseuil pour la vente à distance)



Deuxième étape d’unelivraison intracommunautaire triangulaire

Membre UE Autre membre UE

France vers Autre membre UE

Autre membre UE Membre UE Point 2 a)

Preneur redevable dela TVA en vertu del’article 194

France Membre UE Membre UEvers Membre UE

Membre UE France Point 2 a)

Livraison transfrontalière de gaz ou d’électricité


Membre UE France Point 2 a)

Exportation France Pays tiers France vers PaysTiers

France France Point 1

Livraison en dehors de l’UE France Pays tiers À l’intérieurdu Pays Tiers

En dehors de l´UE France Point 2 b)


Les tableaux suivants, illustrent par des exemples la détermination de l’État membre dont les règles s’appliquent:


pyrig

ht ©

201

3 by

Bie

ber A

udit

& G

loba

l Sol

utio

ns G

mbH

, Saa

rbrü

cken

(Ger

man

y)

18

Type de prestation État membre du prestataire

État membre ou pays du preneur

État membre ou pays d’impositon

État membred’application

pourl’article 219

bis

Référencede l’article 21

9 bis

Importation Pays tiers France Pays Tiersvers France

En dehors de l´UE En dehors de l´UE

Prestation générale de services enfaveur d'un assujetti

France France France France Point 1)

Prestation transfrontalière de services en faveur d'un assujetti

France Membre UE Membre UE France Point 2 a)

Prestation transfrontalière de services en faveur d'un assujetti +Auto-facturation

France Membre UE Membre UE Membre UE Point 1)

Prestations deservices rattachées à un bien immeuble(bien situé dansl’État membre C, pasd’autoliquidation)

France Membre UE Autre membre UE Autre membre UE Point 1)

Prestations de services en faveur d'un assujetti situé en dehors de l’UE

France Pays tiers Pays Tiers France Point 2 b)

Certaines prestations de services en faveur d'un particulier situéen dehors de l’UE

France Pays Tiers Pays Tiers France Point 2 b)



pyrig

ht ©

201

3 by

Bie

ber A

udit

& G

loba

l Sol

utio

ns G

mbH

, Saa

rbrü

cken

(Ger

man

y) La facture dávoir est un document commercial établi par le fournisseur afin de rembourser au clientune dette due à une remise en cause de certains éléments des facturations précédentes:

• Pour retour de marchandises : le client peut parfois refuser la marchandise qui lui a été livrée(non-conformité ou défauts)

• Pour réduction: oublie sur la facture dúne réduction prévue dans les conditions de ventes, lefournisseur accorde une réduction, un rabais ou une ristourne après lénvoi de la facture,erreur de calcul sur la facture initiale au détriment du client.

La facture dávoir est soumise aux mêmes conditions que la facture initiale (prise en compte desremises, escompte, taux de TVA…)

Ø Le vendeur souhaite récupérer la TVA.

les notes d'avoir doivent mentionner :

- les noms et adresses des parties,

- la référence à la facture initiale ou, à défaut, par exemple pour les remises de fin d'année, àun ensemble de factures ou au contrat auquel se rapportent les factures en cause, à condition depréciser la période d'émission de ces factures,

- le montant HT du rabais et celui de la TVA correspondante,

- le montant du total HT et celui de la TVA due après application de la remise.

Ø Le vendeur renonce à récupérer la TVA.

Si le montant de la TVA de la facture initiale n’est pas modifié et que la note d'avoir mentionneexpressément que le rabais est « net de taxe » ainsi qu’une référence à la facture initiale plus toutes lesautres mentions obligatoires, alors le client est dispensé de procéder à une rectification de la TVAdéductible

19

3. Factures 3.4. La facture dávoir ou rectificative


pyrig

ht ©

201

3 by

Bie

ber A

udit

& G

loba

l Sol

utio

ns G

mbH

, Saa

rbrü

cken

(Ger

man

y)

Ø Mentions spécifiques aux opérations internationales (Articles de la directive européenne permettant de justifier la facturation en exonération ou auto-liquidation de la TVA). La loi française impose les mentions avec référence au CGI mais nous conseillons de rajouter la mention européenne pour une meilleure compréhension pour le bénéficiaire UE.

Livraisons intracommunautaires classiques : « Article 138 paragraphe 1 de la directive 2006/112/CE» ou

« Exonération de TVA art. 262 ter I, 1° CGI»

Exportations : « Article 146, paragraphe 1, point a) de la directive 2006/112/CE » ou «exonération de TVA art. 262 I, 1° CGI «

Livraisons réalisées dans le cadre d'opérations triangulaires simplifiées : « article 141 de la directive 2006/112/CE » ou « Autoliquidation, art. 258 D CGI »

Prestations de services immatérielles : « article 56 paragraphe 1 de la directive 2006/112/CE » ou « TVA due par le preneur art. 259 B du CGI »

Ø Dispense de facturation d'acomptes sur les opérations intracommunautaires

Tout assujetti est tenu de s'assurer qu'une facture est émise, par lui-même, ou en son nom et pour son compte, par son client ou par un tiers, pour les acomptes qui lui sont versés avant que n'intervienne la livraison du bien ou l'exécution de la prestation de services.

Pour les opérations réalisées depuis le 1er janvier 2013, l'obligation d'établir des factures d'acompte se rapportant aux livraisons et transferts intracommunautaires exonérés de TVA (CGI art. 262 ter-I) ainsi qu'aux opérations intracommunautaires (CGI art. 298 sexies-II) portant sur les moyens de transport neufs, est levée (CGI art. 289-I-1-c modifié).

20

3. Factures 3.5. Les opérations internationales


pyrig

ht ©

201

3 by

Bie

ber A

udit

& G

loba

l Sol

utio

ns G

mbH

, Saa

rbrü

cken

(Ger

man

y)

Ø Délai d'émission des factures

Le délai d'établissement de la facture est harmonisé pour l'essentiel des opérations intracommunautaires. La facture doit être établie au plus tard le 15 du mois qui suit celui au cours duquel s'est produit le fait générateur (livraisons / prestations ) pour les opérations suivantes (CGI art. 289-I-3, 2e al. modifié) :

- livraisons et transferts intracommunautaires exonérés de TVA

- opérations intracommunautaires portant sur les moyens de transport neufs

- prestations de services pour lesquelles la taxe est due par le preneur.

21

3. Factures 3.5. Les opérations internationales


pyrig

ht ©

201

3 by

Bie

ber A

udit

& G

loba

l Sol

utio

ns G

mbH

, Saa

rbrü

cken

(Ger

man

y) Les factures peuvent aussi être émises par voie électronique et non sur support papier. Elles tiennent alors lieu de facture originale.

Trois procédures sont possibles.

• La transmission par voie électronique sécurisée au moyen d’une signature électronique: dans ce message, c'est la signature électronique qui valide le procédé dématérialisé de facturation. Elle permet en effet l'authentification du signataire et de la source d'informations.

• La télétransmission dématérialisée: la facture dématérialisée consiste en un certain nombre de données qui se présentent sous la forme d’un message structuré selon une norme convenue entre les parties, non directement lisibles, ce message pouvant être traité automatiquement et de manière univoque par ordinateur. Il faut avoir recours à un système de télétransmission spécifique c’est-à-dire à un ensemble de matériels et de logiciels permettant à une ou plusieurs personnes d’échanger des factures à distance en respectant la règlementation applicable.

• La transmission sous toutes formes électroniques( fichier PDF, mais pas l’image scannée d’ facture émise sous forme papier) dès lors que des contrôles documentés et permanents sont mis en place et permettent d'établir une piste d'audit fiable entre la facture émise ou reçue et la livraison de biens ou de prestations de services qui en est le fondement.

Le destinataire n’est pas obligé d’accepter les factures électroniques, il peut exiger de recevoir des factures papier.

22

3. Factures 3.6. Les factures électroniques


pyrig

ht ©

201

3 by

Bie

ber A

udit

& G

loba

l Sol

utio

ns G

mbH

, Saa

rbrü

cken

(Ger

man

y) La réglementation économique admet que le client puisse émettre lui-même la facture relatif à une opération commerciale. C'est ce qu'on appelle "l'auto-facturation".

Jusqu’au 1er juillet 2003, l’administration fiscale n'admettait, que dans des cas précis, l'auto-facturation, depuis la possibilité de recourir à l'auto-facturation (émission de la facture par le client) est généralisée (article 289 du CGI).

Les conditions de l'auto-facturation sont les suivantes (article 242 nonies de l'annexe II au CGI) :

• un mandat de facturation écrit et préalable doit être conclu ;

Allègement : Un mandat tacite pourra être admis en cas de relations commerciales ponctuelles. Mais alors, chaque facture émise devra faire l'objet d'une acceptation formelle et expresse par le fournisseur (par exemple, par l'apposition de sa signature ou de son cachet sur les factures).

A titre de règle pratique, l'administration a indiqué que la facturation par le client du fournisseur de plus de 10 opérations par année civile doit donner lieu à un mandat écrit au préalable.)

• le mandat doit prévoir que le fournisseur conserve l'entière responsabilité de ses obligations en matière de facturation, et il doit préciser le délai pendant lequel le fournisseur peut contester le contenu des factures ;

• les factures doivent présenter la même forme que si elles étaient établies par le fournisseur, et elles doivent comporter toutes les mentions obligatoires ;

• le mandat de facturation ne peut pas porter sur les factures rectificatives ;

• le double de la facture doit être adressé au fournisseur et l'original conservé par le client.

A partir du 1er janvier 2013, la mention « auto-facturation » devra être indiquée sur les factures.

23

3. Factures 3.7. L´auto-facturation


pyrig

ht ©

201

3 by

Bie

ber A

udit

& G

loba

l Sol

utio

ns G

mbH

, Saa

rbrü

cken

(Ger

man

y)

L’émission d’une facture simplifiée est autorisée pour les montant inférieurs ou égales à 150 €.

Les mentions obligatoires d’une facture simplifiée sont :

• la date d'émission de la facture• l'identification de l'assujetti livrant les biens ou fournissant les services (nom / dénomination sociale

/ forme juridique et adresse)• l'identification du type de biens livrés ou de services fournis• le montant de TVA à payer ou les données permettant de le calculer

Les règles de la facture simplifiée ne s’appliquent pas aux ventes à distance, aux livraisons intracommunautaires, aux livraisons intracommunautaires de moyens de transport neufs, aux opérations autoliquidées par un client établi dans un autre Etat membre et les opérations réalisées par des PBRD (CGI, ann. 2, art. 242 nonies-A-II).

24

3. Factures 3.8. Les factures simplifiées


pyrig

ht ©

201

3 by

Bie

ber A

udit

& G

loba

l Sol

utio

ns G

mbH

, Saa

rbrü

cken

(Ger

man

y)

25

La bonne Table

1, rue de la truffe

75006 Paris

tel: 01.02.03.04.05Modèle SARLRue de l’entreprise75009 – PARIS

La bonne TableSiret : 321 654 987

Table : 1Couverts : 2

2 x Menu du jour

2x Boisson

* Doit figurer sur la facture ou au dos de la facture l'identité des convives (nom, fonction et société pour laquelle ils travaillent) afin de permettre la déductibilité de la TVA

Total HT

TVA 19.6%

TVA 7 %

TOTAL TTC

Dupont Henri ( Gérant )Modèle SARL

Martine Comte ( Gérante)Bon résultat SARL

* Doit figurer sur la facture ou au dos de la facture l'identité des convives (nom, fonction et société pour laquelle ils travaillent) afin de permettre la déductibilité de la TVA

3. Factures 3.9. Les factures relatives aux frais de réception


pyrig

ht ©

201

3 by

Bie

ber A

udit

& G

loba

l Sol

utio

ns G

mbH

, Saa

rbrü

cken

(Ger

man

y) Les frais de réception sont déductibles à condition que les dépenses soient engagées dans l'intérêt del'entreprise pour les besoins de l'exploitation. Les factures de restaurant doivent alors répondre auxexigences légales afin de limiter les risques de remise en cause de leur déductibilité et/ou de larécupération de la TVA.

Attention une simple note ne suffit pas.

Les mentions obligatoires sont les suivantes :

• nom du fournisseur (restaurateur) et ses coordonnées

• si la facture dépasse 150€ HT, numéro de TVA intracommunautaire du restaurateur, sauf casd'exonération (régime de la franchise en base)

• nom et coordonnées du client (nom et adresse de l´entreprise, et non pas ceux d'un salarié)

• nature de la dépense (détail des consommations ou plus simplement nombres de repas)

• montant total HT, taux et montant de la TVA et montant TTC de la facture

Le Conseil d’Etat a décidé dans un arrêt du 27/5/2002, validé par le décret du 12/12/2002, que la TVA étaitrécupérable dans le cadre des invitations clients par un salarié ou un dirigeant.

la facture doit comporter impérativement, l'identité des convives (nom, fonction et société pour laquelleils travaillent)*.

26

3. Factures 3.9. Les factures relatives aux frais de réception


pyrig

ht ©

201

3 by

Bie

ber A

udit

& G

loba

l Sol

utio

ns G

mbH

, Saa

rbrü

cken

(Ger

man

y)

Les factures doivent être conservé pendant un délai de 10 ans.

Depuis 2013, l’article 289- VII du CGI prévoie que toute solution technique dès lors que des contrôlesdocumentés et permanents sont mis en place par l’entreprise et permettent d’établir une piste d’auditfiable entre la facture émise ou reçue, et la livraison des biens ou prestation de services (c’est-à-direpermettant de prouver la réalité de l’opération, dans le cadre de la lutte contre la fraude à la TVA).

Ainsi, les informations, documents, données… constitutifs des contrôles mentionnés à l’article 289- VII 1° duCGI et de la documentation décrivant leurs modalités de réalisation doivent être conservés durant 6 ans.

De plus, afin de garantir le respect des exigences de l’article 289-V du CGI, les factures émises et reçuesdoivent être stockées sous leur forme originelle, papier ou électronique sous laquelle elle ont ététransmises ou mises à disposition.

27

3. Factures 3.10. Conservation des factures


pyrig

ht ©

201

3 by

Bie

ber A

udit

& G

loba

l Sol

utio

ns G

mbH

, Saa

rbrü

cken

(Ger

man

y)

28

4. Notice légale

Bieber Audit & Global Solutions GmbH ne garantit pas l'exhaustivité ou la qualité des informations fournies qui sont soumis à l’actualité. Les prétentions en responsabilité concernant les dommages causés par l'utilisation de toute information fournie, y compris tout type d'information qui est incomplète ou incorrecte, seront donc rejetées.


pyrig

ht ©

201

3 by

Bie

ber A

udit

& G

loba

l Sol

utio

ns G

mbH

, Saa

rbrü

cken

(Ger

man

y)5. Ressources documentaires

• Directive européenne 2006/112/CE du conseil du 28 novembre 2006 relative au système commun de taxe sur la valeur ajoutée

• Directive européenne 2010/45/UE du conseil du 13 juillet 2010 modifiant la directive 2006/112/CE relative au système commun de taxe sur la valeur ajoutée en ce qui concerne les règles de facturation

• Directive européenne 2011/7/UE du parlement européen et du conseil du 16 février 2011 concernant la lutte contre le retard de paiement dans les transactions commerciales

• Article 289 II du CGI relatif aux mentions obligatoires qui doivent figurer sur les factures

• Article R 123-237 et R 123-238 du code de commerce relatif aux mentions obligatoires des documents commerciaux

• Notes explicatives sur la directive 2010/45/UE du conseil en ce qui concerne les règles de facturation en matière de TVA

• Bulletin officiel des impôts numéro spécial 3.CA n°136 du 7 août 2003

• http://ec.europa.eu/taxation_customs/taxation/vat/traders/invoicing_rules/index_fr.htm

• http://ec.europa.eu/taxation_customs/taxation/vat/how_vat_works/vat_on_services/index_fr.htm

29


pyrig

ht ©

201

3 by

Bie

ber A

udit

& G

loba

l Sol

utio

ns G

mbH

, Saa

rbrü

cken

(Ger

man

y)

Nous vous remercions pour l´intérêt porté à cette présentation.

Nous restons à votre dispositions pour tout compléments d´informations.

www.bieber-ags.com

Auteurs : M. Bieber ThomasM. Bieber Norbert

30

Documents commerciaux et factures : mentions obligatoires · La opération commerciale....

Documents

Transcript of Documents commerciaux et factures : mentions obligatoires · La opération commerciale....