Cycle de conférences WebÉducation no. 3

Les intranets

Benoît GirardMinistère des Relations avec les citoyens et de l’Immigration

benoit.girard@gouv.qc.ca

Mars 2002

Appréhender l’éléphant

• Comme pour le proverbial éléphant, l’intranet prend divers visages pour différents observateurs.

Appréhender l’éléphant

• Comme pour le proverbial éléphant, l’intranet prend divers visages pour différents observateurs.

• L’intranet est un petit Internet privé– TCP/IP et Serveur Web sont inhérent au

concept

Appréhender l’éléphant

• Comme pour le proverbial éléphant, l’intranet prend divers visages pour différents observateurs.

• L’intranet est un petit Internet privé– TCP/IP et Serveur Web sont inhérent au

concept

• L’intranet ne comprend pas l’informatique traditionnelle

Plan de l’exposé

• 1. La nature du problème

• 2. La stratégie d’approche

• 3. Les fonctions de l’intranet

• 4. La démarche

Un gros éléphant

• Développer et implanter un intranet pleinement mature est un projet beaucoup plus considérable que la réalisation d’un site Web Internet.

Un gros éléphant… et un iceberg

• Développer et implanter un intranet pleinement mature est un projet beaucoup plus considérable que la réalisation d’un site Web Internet.

• L’intranet est un iceberg dont les 8/9 sont submergés.

La partie visible de l’iceberg

• Trouver l’information interne avec la même facilité que lorsqu’on navigue sur Internet;

La partie visible de l’iceberg

• Trouver l’information interne avec la même facilité que lorsqu’on navigue sur Internet;

• « Nous avons déjà le réseau local. Il ne nous manque qu’un serveur pour permettre à l’intranet de prendre son envol. »

Qu’attendions-nous à l’époque des réseaux Novell?

• Un intranet n’apporte que peu de choses par rapport à un réseau local.

• Nous avons des réseaux locaux depuis 15 ans.

• Qu’en avons-nous fait?

• Qu’attendions-nous?

• Qu’est-ce qui nous retenait?

Pour être tout-à-fait honnête...

• Internet existait aussi depuis longtemps avant le Web, et il restait confiné dans un milieu très étroit;

• La facilité de navigation du Web a frappé l’imagination de tout le monde;

• Et il est vrai qu’un intranet permettrait de récupérer tout le développement logiciel fait sous TCP/IP depuis dix ans.

La partie invisible de l’iceberg

• Il y a des raisons pour lesquelles tant Internet que les réseaux locaux n’ont pas pris leur essor avant l’arrivée du Web;

La partie invisible de l’iceberg

• Il y a des raisons pour lesquelles tant Internet que les réseaux locaux n’ont pas pris leur essor avant l’arrivée du Web;

• C’est que le travail d’arrière-plan à accomplir pour récolter les bénéfices– est considérable;

La partie invisible de l’iceberg

• Il y a des raisons pour lesquelles tant Internet que les réseaux locaux n’ont pas pris leur essor avant l’arrivée du Web;

• C’est que le travail d’arrière-plan à accomplir pour récolter les bénéfices– est considérable;– exige la coopération d’un grand nombre

d’intervenants indépendants.

La partie invisible de l’iceberg

• L’intranet est avant tout un problème de GESTION.– Analyse des besoins;– Formulation des objectifs;– Élaboration des consensus;– Développement des solutions;– Déploiement et peaufinage;– Formation et accompagnement des utilisateurs.

Plan de l’exposé

• 1. La nature du problème

• 2. La stratégie d’approche

• 3. Les fonctions de l’intranet

• 4. La démarche

Situer notre intranet au bon niveau

intranet gouvernemental

intranet ministériel

intranet sectoriel

Qui travaille avec qui?

À l’intérieur de l’intranet

Ou à l’extérieur

La coopération implique la synchronisation

Bonjour!

What?

L’équilibre de base

Consultation Implantation

Formation et accompagnement

La stratégie d’ensemble

Commencer modestement

La stratégie d’ensemble

Commencer modestement

Élargirprogressivement

en respectanttoujours l’équilibre

de base

La formule de l’échec assuré

• Se laisser éblouir par les vendeurs de « solutions » toutes faites;

La formule de l’échec assuré

• Se laisser éblouir par les vendeurs de « solutions » toutes faites;

• Régler tous les détails dans une tour d’ivoire;

La formule de l’échec assuré

• Se laisser éblouir par les vendeurs de « solutions » toutes faites;

• Régler tous les détails dans une tour d’ivoire;

• Développer et implanter avec l’aide d’un nombre minimum de représentants des usagers;

La formule de l’échec assuré

• Se laisser éblouir par les vendeurs de « solutions » toutes faites;

• Régler tous les détails dans une tour d’ivoire;

• Développer et implanter avec l’aide d’un nombre minimum de représentants des usagers;

• Laisser au représentant des usagers le soin de les former et de les accompagner.

Quoi faire en premier?Les principes

• Ce qui apporte la meilleure plus value;

• Ce qui apporte un bénéfice clair au plus grand nombre de personnes;

• Ce qui est le plus facile à réaliser.

Plan de l’exposé

• 1. La nature du problème

• 2. La stratégie d’approche

• 3. Les fonctions de l’intranet

• 4. La démarche

Les grands domaines d’application de l’intranet

• La prestation interne de services;

La réservation de salle

Le dossier personnelà la Dir. des resources humaines

• Nom

• N.A .S

• Vacances

• Journées de maladie

• Temps supplémentaire

• Etc...

Des applications qui n’attendent que notre imagination

• Quel serait le taux de succès de la campagne annuelle de souscription aux obligations d’épargne du Québec s’il suffisait de cliquer et de compléter un petit formulaire en ligne pour souscrire?

• Combien CentrAide épargnerait-il d’argent en informatisant sa procédure de souscription annuelle?

Les grands domaines d’application de l’intranet

• La prestation interne de services;

• L’accès à l’information interne– Documentation;– Dossiers.

L’interface Web

Les centres de documentation virtuels

• Remplacent les centres de documentation papiers...

• …mais pas entièrement.

• Doivent accélérer le rythme

Les centres de documentation virtuels

• Remplacent les centres de documentation papiers...

• …mais pas entièrement.

• Doivent accélérer le rythme

• Le métier de bibliothécaire se transforme… mais est loin de disparaître.

• De la gestion d’entrepôt à la gestion des flux d’information et des connaissances.

Le plan de classification des dossiers

• L’information vivante du M/O;

Le plan de classification des dossiers

• L’information vivante du M/O;

• Des plans qui doivent prévoir l’imprévu;

Le plan de classification des dossiers

• L’information vivante du M/O;

• Des plans qui doivent prévoir l’imprévu;

• Des plans qui relèvent de l’ordre et de la méthode davantage que de la technologie

Le plan de classification des dossiers

Les grands domaines d’application de l’intranet

• La prestation interne de services;

• L’accès à l’information interne– Documentation;– Dossiers.

• Le travail en groupe– Groupe virtuel;– Groupe réel utilisant un support virtuel.

Le travail de groupe

Le travail de groupe

• Les fonctions évoquées par les représentants– L’agenda commun;– Le suivi des déplacements;– Le babillard;– Le carnet d’adresses intégré;– La liste de choses à faire intégrée;– Le suivi de projet.

Le travail de groupe

• Les fonctions évoquées par les représentants– L’agenda commun;– Le suivi des déplacements;– Le babillard;– Le carnet d’adresses intégré;– La liste de choses à faire intégrée;– Le suivi de projet.

SharePoint Portal Server

Acrobat 5.0

• L’approche d’Adobe:– Document chiffré;– Document altérable par segment; – Signature possible d’un document inaltérable;– Corrections et refontes de multiples sources;– Impression interdite ou permise au choix de

l’auteur;– Etc.

Le travail de groupen’est pas au point

• Parce qu’il est limité à une partie seulement de nos interlocuteurs (internes);

• Parce qu’il ne repose pas souvent sur l’analyse sérieuse des besoins et des façons de travailler;

• Parce qu’il exigerait pour être vraiment utile la présence d’une infrastructure encore négligée (plan de classification, etc.)

Le travail de groupeobjet du WebÉducation de mai

• Nous reviendrons en détails sur l’offre logicielle du travail de groupe en mai.

• C’est le thème de notre deuxième journée-rencontre de la saison consacrée aux intranets.

Les tableaux de bord

• À l’usage de la haute Direction;

• Choix d’indicateurs agrégés;

• Permettent de suivre l’évolution de la performance de l’organisation.

Quoi faire en premier, donc?

• Les services internes

• La bibliothèque virtuelle

• Les dossiers opérationnels

• Le travail de groupe

• Les tableaux de bord

Plan de l’exposé

• 1. La nature du problème

• 2. La stratégie d’approche

• 3. Les fonctions de l’intranet

• 4. La démarche

Les étapes du projet

Obj. Planif. Réalisation Opération Éval.

Avant mêmela détermination des objectifs

• …nous avons déterminé, au moins grosso modo, l’ordre de réalisation des projets dont l’ensemble va constituer l’intranet complet.

La détermination des objectifs

• Respecter l’équilibre de base à tout moment de la démarche:– Informez et consultez les usagers;– Écoutez-les;– Soumettez-leur vos plans;– Prenez le temps de les convaincre (et de vous

laisser convaincre); – Prenez le temps d’établir des consensus.

La planification détaillée

• L’interface usager est crucial, dans un intranet.

• Les usagers sont en général mal outillés pour exprimer leurs besoins;

• Ils peuvent par contre aisément reconnaître la solution si on la leur montre;

• Par conséquent, soumettez-leur des tas de maquettes et de prototypes.

La réalisation

• Codez modulaire;

• Restez avec les standards ouverts (XML);

• Prenez la peine d’enlever les irritants.

L’opération

• Maintenez l’équilibre de base:– Documentez adéquatement;– Accompagnez l’appropriation de façon

adéquate.

• Soyez prêts à reprendre certains modules– Il y a toujours quelque chose qui a été oublié.

L’évaluation

• Repose principalement sur le taux d’adoption et d’utilisation de l’intranet;

• Ne passez pas au projet suivant sans un taux d’adoption et de satisfaction suffisant.

Conclusion

• La nouveauté des intranets suscite toutes sortes d’expériences.

• Gardons la tête froide: ce n’est pas la technologie qui nous montrera à travailler; C’est à nous de lui dicter comment elle doit se mettre à notre service.