La gestion des sites Web Benoît Girard Ministère des services gouvernementaux...

La gestion des sites WebLa gestion des sites Web

Benoît GirardBenoît GirardMinistère des services gouvernementauxMinistère des services gouvernementaux

[email protected]@msg.gouv.qc.ca

Version 3 - Septembre 2007Version 3 - Septembre 2007

La théorie et la pratiqueLa théorie et la pratique

La conduite d’un projet Web.La conduite d’un projet Web.La gestion courante de site.La gestion courante de site.Une pratique encore à inventer et en Une pratique encore à inventer et en

constante évolution.constante évolution.

Le projet de site Web :Le projet de site Web :un cercle vicieux ?un cercle vicieux ?

Combien ça va Combien ça va coûter ?coûter ?

Ça dépend de ce Ça dépend de ce qu’on veut faire !qu’on veut faire ! Qu’est-ce qu’on veut Qu’est-ce qu’on veut

faire ?faire ? Ça dépend de ce Ça dépend de ce

que ça peut coûter !que ça peut coûter !

La gestion d'un site Web est La gestion d'un site Web est d'abord et avant tout un d'abord et avant tout un problème de... gestion.problème de... gestion.

La technologie seule ne réglera pas La technologie seule ne réglera pas tous nos problèmes.tous nos problèmes.

Les bons vieux principes de gestion Les bons vieux principes de gestion gardent toute leur actualité.gardent toute leur actualité.

L’objet à gérer est cependant L’objet à gérer est cependant résolument nouveau…résolument nouveau…

... de deux points de vue distincts.... de deux points de vue distincts.

L’objet à gérer est cependant L’objet à gérer est cependant résolument nouveaurésolument nouveau

D’un point de vue technologique :D’un point de vue technologique :La technologie du Web a à peine 15 ans.La technologie du Web a à peine 15 ans. Internet, comme phénomène de masse, n’a Internet, comme phénomène de masse, n’a

pas 20 ans.pas 20 ans.La technologie ne cesse de se développer, de La technologie ne cesse de se développer, de

se déployer et de se refondre.se déployer et de se refondre.

L’objet à gérer est cependant L’objet à gérer est cependant résolument nouveaurésolument nouveau

D’un point de vue administratif et D’un point de vue administratif et opérationnel :opérationnel : la technologie est la source de changements la technologie est la source de changements

radicaux dans l’organisation du travail,radicaux dans l’organisation du travail,dans l’outillage utilisé,dans l’outillage utilisé,dans les pratiques quotidiennes.dans les pratiques quotidiennes.

Un équilibre à trouverUn équilibre à trouver

Il ne faut pas hésiter à plonger dans Il ne faut pas hésiter à plonger dans l’innovation,l’innovation,

mais il faut s’appuyer sur un processus de mais il faut s’appuyer sur un processus de gestion qui a fait ses preuves il y a gestion qui a fait ses preuves il y a longtemps déjà.longtemps déjà.

Les grandes étapes duLes grandes étapes duprocessus de gestionprocessus de gestion

Définition des objectifs du projet ;Définition des objectifs du projet ;Planification ;Planification ;Réalisation ;Réalisation ;Exploitation ;Exploitation ;Évaluation Évaluation (laquelle renvoie à la définition de nouveaux (laquelle renvoie à la définition de nouveaux

objectifs, ce qui entraîne un nouveau cycle de gestion de projet)objectifs, ce qui entraîne un nouveau cycle de gestion de projet)

Diachroniquement:Diachroniquement:un processus linéaireun processus linéaire

à l’intérieur d’un cycle récurrent à l’intérieur d’un cycle récurrent

Objectifs Planification Réalisation Exploitation Évaluation

Synchroniquement:Synchroniquement:un objet complexeun objet complexe

NavigationGraphismes

Structure

ProgrammationHébergement

Alimentation en contenu

Le cercle vicieux est en réalité Le cercle vicieux est en réalité une spirale ascendante.une spirale ascendante.

Chaque étape nous donne les Chaque étape nous donne les moyens de préparer la suivante.moyens de préparer la suivante.

Une démarche ponctuée de Une démarche ponctuée de décisions, autant que décisions, autant que possible, possible, irrévocablesirrévocables..

Objectifs Planification Réalisation Exploitation Évaluation

Points de décision

Rendre à César ce qui Rendre à César ce qui appartient à César...appartient à César...

Respectez le processus de prise de Respectez le processus de prise de décision de votre organisme. décision de votre organisme.

Assurez-vous de l’appui de l’autorité.Assurez-vous de l’appui de l’autorité.Obtenez la création d’un comité Obtenez la création d’un comité

Internet, décisionnel, le plus possible.Internet, décisionnel, le plus possible.Faites inscrire votre projet à la Faites inscrire votre projet à la

planification budgétaire ministérielle.planification budgétaire ministérielle.

… … quitte à expliquer à César quitte à expliquer à César son rôle.son rôle.

Ce que nous pourrons être amenés à Ce que nous pourrons être amenés à expliquer, selon le cas :expliquer, selon le cas : la teneur du projet, à ses différentes étapes la teneur du projet, à ses différentes étapes

de réalisation,de réalisation, la technologie sous-jacente au projet et son la technologie sous-jacente au projet et son

potentiel,potentiel, la mécanique de la gestion de projet elle-la mécanique de la gestion de projet elle-

même, ses étapes et le rôle de chacun.même, ses étapes et le rôle de chacun.

I - Définition des objectifsI - Définition des objectifs

Les usagers Les usagers À qui s’adresse notre site Web ?À qui s’adresse notre site Web ?



Les objectifs du siteLes objectifs du siteQuels services voulons-nous offrir ?Quels services voulons-nous offrir ?



Les objectifsLes objectifsQuels services voulons-nous offrir ?Quels services voulons-nous offrir ?

Les contraintes incontournablesLes contraintes incontournablesRessources humainesRessources humainesBudgetsBudgetsÉchéancesÉchéances

I - Approbation des objectifsI - Approbation des objectifsAu terme de l’exercice, le projet soumis Au terme de l’exercice, le projet soumis

pour approbation se présente pour approbation se présente généralement sous la forme d’un généralement sous la forme d’un mémoire comprenant :mémoire comprenant : L’énumération des publics visés, des services et L’énumération des publics visés, des services et

des contraintes connues.des contraintes connues. Le résultat des études de marché et autres pièces Le résultat des études de marché et autres pièces

justificatives à l’appui du projet.justificatives à l’appui du projet. Un échéancier et l’estimation du budget de Un échéancier et l’estimation du budget de

planification.planification.

II - La planificationII - La planification

Elle consiste à déterminer, Elle consiste à déterminer, de la façon de la façon la plus complète possiblela plus complète possible, en quoi , en quoi consistera le futur site.consistera le futur site.

Elle se fait en plusieurs sous-étapes Elle se fait en plusieurs sous-étapes ordonnées séquentiellement et ordonnées séquentiellement et ponctuées de décisions. ponctuées de décisions.


Réunir toute l’information dont on aura Réunir toute l’information dont on aura besoinbesoinSur les usagers ciblésSur les usagers ciblés

Quand on en a un, la performance du site existant à Quand on en a un, la performance du site existant à rejoindre la clientèle ciblée, par exemple ;rejoindre la clientèle ciblée, par exemple ;

Sur les stratégies des organisations Sur les stratégies des organisations homologues à l’étranger ;homologues à l’étranger ;

Sur les stratégies des partenaires.Sur les stratégies des partenaires.


Prendre en compte le plan global de Prendre en compte le plan global de communication communication (le site Web en sera une partie (le site Web en sera une partie constituante)constituante)

Plan ministériel de communication avec les Plan ministériel de communication avec les citoyens (par la poste, le téléphone, le citoyens (par la poste, le téléphone, le télécopieur, etc.) ;télécopieur, etc.) ;

Normes en vigueur de service à la clientèle ;Normes en vigueur de service à la clientèle ;Etc.Etc.

II - La planificationII - La planificationDe toute cette information, on tire une De toute cette information, on tire une

stratégie d’ensemble sur la façon de s’y stratégie d’ensemble sur la façon de s’y prendre pour mener le projet à terme ;prendre pour mener le projet à terme ;

La stratégie d’ensemble comprend, par La stratégie d’ensemble comprend, par exemple, les leçons tirées des analyses exemple, les leçons tirées des analyses faites et la liste des priorités dans les faites et la liste des priorités dans les améliorations à apporter au site améliorations à apporter au site existant.existant.

Cette stratégie doit être approuvée Cette stratégie doit être approuvée avant d’aller plus loin.avant d’aller plus loin.


La définition des contenus du site Web :La définition des contenus du site Web :L’arborescence ;L’arborescence ;La navigation ;La navigation ;Les contenus ;Les contenus ;L’approbation des contenus.L’approbation des contenus.


La définition du cadre informatique :La définition du cadre informatique :Où le site va-t-il être hébergé ?Où le site va-t-il être hébergé ?Sur quelle plateforme (Microsoft ou Sur quelle plateforme (Microsoft ou

UNIX?)UNIX?)Quels outils allons-nous utiliser :Quels outils allons-nous utiliser :

Pour développer le site ? (ASP ou PHP ?)Pour développer le site ? (ASP ou PHP ?)Pour le mettre-à-jour ? (Frontpage ou Pour le mettre-à-jour ? (Frontpage ou

Quanta ?)Quanta ?)HTML avec ou sans CSS ?HTML avec ou sans CSS ?Quel CMS ?Quel CMS ? Etc.Etc.


Analyses de fonctionnement informatique :Analyses de fonctionnement informatique :Programmation côté client (javascript) ;Programmation côté client (javascript) ;Programmation côté serveur (ASP, PHP) ;Programmation côté serveur (ASP, PHP) ; Interface avec les bases de données Interface avec les bases de données

existantes (SQL, Access) ;existantes (SQL, Access) ;Liens avec les partenaires (XML) ;Liens avec les partenaires (XML) ;Module de gestion dynamique.Module de gestion dynamique.


Définition des éléments visuels :Définition des éléments visuels :Concept visuel ;Concept visuel ; Illustrations ;Illustrations ;Boutons ;Boutons ;Scénarisation multimédia.Scénarisation multimédia.


Échéancier de la réalisationÉchéancier de la réalisationBudget de la réalisationBudget de la réalisationApprobation du plan dans son ensembleApprobation du plan dans son ensemble

Intermède Intermède Les appels d’offresLes appels d’offres

Peu ou pas de modèles adéquats…Peu ou pas de modèles adéquats… Faisons preuve de bon sens !Faisons preuve de bon sens !

Les consultants ne sont pas des devins ;Les consultants ne sont pas des devins ; Il faut leur fournir les renseignements Il faut leur fournir les renseignements

nécessaires pour l’évaluation de l’ampleur des nécessaires pour l’évaluation de l’ampleur des projets.projets.


On peut découper le projet global en On peut découper le projet global en plusieurs contrats successifs respectant plusieurs contrats successifs respectant les étapes de la gestion de projet.les étapes de la gestion de projet.ConceptionConceptionPlanificationPlanificationRéalisationRéalisationService d’hébergement et d’entretien Service d’hébergement et d’entretien

récurrentrécurrent


Quoi mettre dans l’appel d’offres ? Tout ce Quoi mettre dans l’appel d’offres ? Tout ce dont la firme peut avoir besoin pour dont la firme peut avoir besoin pour soumissionner en connaissance de soumissionner en connaissance de

cause :cause :L’objet, défini le plus précisément possible ;L’objet, défini le plus précisément possible ;Les normes gouvernementales ;Les normes gouvernementales ;La propriété intellectuelle et les protections La propriété intellectuelle et les protections

d’usage contre les poursuites.d’usage contre les poursuites.

III - La réalisationIII - La réalisation

Elle consiste à passer aux actes :Elle consiste à passer aux actes :Coder les pages HTML ;Coder les pages HTML ;Coder les applications informatiques ;Coder les applications informatiques ;Coder le Javascript ;Coder le Javascript ;Rédiger les textes de contenus ;Rédiger les textes de contenus ;Dessiner, photographier ou filmer les Dessiner, photographier ou filmer les

éléments graphiques ;éléments graphiques ;Etc.Etc.


Qui va développer son expertise ?Qui va développer son expertise ?La firme de consultants ?La firme de consultants ?La direction des ressources informatiques ?La direction des ressources informatiques ?La direction des communications ?La direction des communications ?

III - La réalisationIII - La réalisationLes pépins sont inévitables :Les pépins sont inévitables :

Une petite incompatibilité imprévue ;Une petite incompatibilité imprévue ;Une différence de perception qui apparaît au Une différence de perception qui apparaît au

dernier moment ;dernier moment ;Une nouveauté technologique qui change Une nouveauté technologique qui change

quelque peu les plans à la dernière minute ;quelque peu les plans à la dernière minute ;Une exigence inopinée du ministre ou du Une exigence inopinée du ministre ou du

président de l’organisme.président de l’organisme. Il faut s’associer étroitement aux travaux.Il faut s’associer étroitement aux travaux.


Le ministère ou l’organisme participe de Le ministère ou l’organisme participe de toutes sortes de façons à la réalisation :toutes sortes de façons à la réalisation : Il fournit les textes des contenus ;Il fournit les textes des contenus ; Il fournit certaines pièces dont il est Il fournit certaines pièces dont il est

propriétaire :propriétaire :La photo officielle du ministre ;La photo officielle du ministre ;Les coordonnées comme les adresses et les Les coordonnées comme les adresses et les

numéros de téléphone;numéros de téléphone;Etc.Etc.

IV - L’exploitationIV - L’exploitation

DéploiementDéploiementPromotionPromotionMise à jourMise à jourEntretienEntretien

IV - L’exploitationIV - L’exploitationLe déploiement initialLe déploiement initial

Évitons de changer de plateforme ;Évitons de changer de plateforme ;Procédons à des tests poussés Procédons à des tests poussés in vitroin vitro ; ;

de consultation des pages ;de consultation des pages ;de mise à jour par les édimestres.de mise à jour par les édimestres.

IV - L’exploitationIV - L’exploitationLa promotion du siteLa promotion du site

Le référencement :Le référencement :Moteurs de recherche ;Moteurs de recherche ; Indexation dans les répertoires pertinents.Indexation dans les répertoires pertinents.

IV - L’exploitationIV - L’exploitationLa promotion du siteLa promotion du site

Le référencement :Le référencement :Moteurs de recherche ;Moteurs de recherche ; Indexation dans les répertoires pertinents.Indexation dans les répertoires pertinents.

La promotion traditionnelle.La promotion traditionnelle.

IV – L’exploitationIV – L’exploitationLa mise à jour du contenuLa mise à jour du contenu

Un besoin criant mais méconnu…Un besoin criant mais méconnu…


Un besoin criant mais méconnu ;Un besoin criant mais méconnu ;Qui doit pouvoir compter sur son ministère Qui doit pouvoir compter sur son ministère

ou son organisme…ou son organisme…


Un besoin criant mais méconnu ;Un besoin criant mais méconnu ;Qui doit pouvoir compter sur son ministère Qui doit pouvoir compter sur son ministère

ou son organisme ;ou son organisme ;Des outils apparaissent progressivement.Des outils apparaissent progressivement.

IV - L’exploitationIV - L’exploitationLa mise à jour du contenuLa mise à jour du contenu

Web

Équipe Web

Ministère ou organisme


Web

Équipe Web


Foyers de responsabilité,

d’initiative et de compétence technique

IV - L’exploitation:IV - L’exploitation:La mise à jour du contenuLa mise à jour du contenu

Web

Responsabilité et compétence technique

réservées à l’équipe Web


Partage de l’initiative


Web

Partage de la compétence technique


Initiatives des unités


Web

Partage de la responsabilité


Initiatives des unités

IV - L’exploitationIV - L’exploitationLa mise à jour du contenuLa mise à jour du contenu


WEB

Site en ligne

Site de développement

Lien FTP



Site de développement

Le cycle de vie d’un document

BrouillonApprobation

par la directionFormatage

HTMLRévision

linguistiqueApprobation

pour la diffusion

Archivage


De plus en plus de logiciels sur le marché De plus en plus de logiciels sur le marché ont pour vocation de nous aider à gérer ont pour vocation de nous aider à gérer nos sites :nos sites :Environnement de développement en Environnement de développement en

collaboration ;collaboration ;Gestion du cycle de vie des documents ;Gestion du cycle de vie des documents ;Archivage des sites (?) ;Archivage des sites (?) ;Toutes ces fonctions à la fois.Toutes ces fonctions à la fois.

V - L’évaluationV - L’évaluation

Elle consiste à mesurer et à apprécier Elle consiste à mesurer et à apprécier quantitativement et qualitativement le quantitativement et qualitativement le degré d’atteinte des objectifs ;degré d’atteinte des objectifs ;

Il ne suffit pas de mesurer ce qui est Il ne suffit pas de mesurer ce qui est mesurable ;mesurable ;

Il faut encore apprécier ce qui ne l’est pas.Il faut encore apprécier ce qui ne l’est pas.


Il faut comparer l’état initial et l’état final du Il faut comparer l’état initial et l’état final du point de vue de nos objectifs. Par point de vue de nos objectifs. Par

exemple :exemple : L’état initial L’état initial : la qualité des services avant : la qualité des services avant

cette génération du site Web.cette génération du site Web. L’état final L’état final : la qualité des services après : la qualité des services après

une période donnée d’exploitation du une période donnée d’exploitation du nouveau site.nouveau site.


La morale de cette histoire : Il faut La morale de cette histoire : Il faut disposer d’un portrait de la situation initiale disposer d’un portrait de la situation initiale si on veut faire des comparaisons à la fin si on veut faire des comparaisons à la fin de la période.de la période.

Tous nos sondages sur les besoins, etc. Tous nos sondages sur les besoins, etc. devront être conçus de façon à pouvoir devront être conçus de façon à pouvoir être réutilisés à la fin.être réutilisés à la fin.


Les outils :Les outils :L’analyse des journaux de bord (L’analyse des journaux de bord ( logslogs) avec ) avec

WebTrends ou autre WebTrends ou autre (Prospection inc. donne (Prospection inc. donne maintenant un cours sur la configuration avançée de maintenant un cours sur la configuration avançée de WebTrends) ;WebTrends) ;

Les outils traditionnels de l’analyse de marché Les outils traditionnels de l’analyse de marché (sondages, groupes de discussion, etc.) ;(sondages, groupes de discussion, etc.) ;

Les outils du Web lui-même Les outils du Web lui-même (sondage sur votre site, (sondage sur votre site, abonnements à vos bulletins périodiques (« newsletters »), abonnements à vos bulletins périodiques (« newsletters »), nature des questions reçues par courriel, etc.).nature des questions reçues par courriel, etc.).

ConclusionConclusion

Un rapide survol d’un domaine complexe ;Un rapide survol d’un domaine complexe ;Son unique but consiste à nous aider à Son unique but consiste à nous aider à

mettre les choses en perspective ;mettre les choses en perspective ;Vos commentaires sont toujours les Vos commentaires sont toujours les

bienvenus.bienvenus.

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