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Cérémonie de remise des diplômes interactive

Dans le cadre du projet : Mission de Communication

Responsables : Marc Veyrat Jacques Ibanez

Briand Laura, Calame Martin, Godart Jean-Baptiste, SAMSON Mathieu Communication et Hypermédia L2

L’IMUS Institut de management de l’université de Savoie

4 chemin de Bellevue Annecy-le-Vieux BP 806-74016 Annecy Cedex

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Mission de communication Remise de diplôme interactive

→ Cette mission à consisté en la mise en place d'une remise des diplômes interactive lors de la troisième édition

des Sorbets interactifs, le mercredi 24 janvier 2007. Il s’agissait de donner un aperçut de ce que sont devenus les diplômé 2006, afin de promouvoir la filière communication et hypermédia.

La préparation :

La première étape a consisté à établir les rôles de chacun au sein de l’évènement et de son organisation, même

si par la suite de nouveaux rôles auxquels nous n’avions pas songé sont apparus, ainsi que le calendrier prévisionnel, que vous trouverez dans les annexes.

Rôle Laura: communication, chargée du son (cérémonie) Martin: recherche de financement, animation Jean-baptiste: logistique, chargé de la visio-conférence (cérémonie) Mathieu: graphisme, conception du diploma, installation du buffet

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Le projet :

Notre projet était d’organiser une cérémonie de remise des diplômes qui ne soit pas « traditionnelle », qui puisse

rompre avec les cérémonies du même type. Nous avons donc eut l’idée de procéder sous forme de jeu télévisé, la roue de la fortune. L’idée de « hasard » véhiculée par la roue nous plaisait beaucoup car paradoxal avec le fait que ces étudiants sont diplômé et donc sûr d’obtenir leur diplôme. En outre cela conférait un caractère moins solennel, plus convivial à l’évènement. De ce fait, nous avons travaillé le visuel pour les diplômes, l’animation de la roue, et tous les outils de communications, ainsi que les sons et bruitages utilisés dans cet esprit.

Nous avions également prévu de remettre un contenu interactif avec le diplôme, contenant l’animation et une sorte de photo de classe interactive à partir du trombinoscope. En cliquant sur les photos de chaque étudiant nous aurions eut accès a leur parcours professionnel ou à leur poursuite d’étude. Enfin, les films des diplômés auraient étés diffusés sur des postes télé ou informatiques au cours du buffet.

Mise en place du projet:

En ce qui concerne les contacts des étudiants, notre travail a été de:

* Récupérer la liste de contact

* Les appeler

* Leur envoyer un mail

* Attendre une réponse de leur part voire les relancer

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Ce travail fut très long et fastidieux, notamment pour récupérer les informations concernant les diplômés 2006 (ceux qui avaient effectivement été reçu à leur examen, les contacts,…) et pour les contacter. Dans ce cadre de la communication nous avons créé une animation flash/mail (animail), pour leur présenter l’évènement ainsi que ces modalités.

Nous avons également procédé à l’élaboration du diplôme. Dans un premier temps nous avions envisagé une sorte « d’objet », un peut comme une sorte de trophée. Nous avions donc créé un patron et un visuel, que nous avons présenté à Mer. Ibanez.

Devant la difficulté de réalisation ainsi que du coût de production, nous nous sommes rabattus sur un document papier, le diplôme définitif et présenté lors de la cérémonie.

Enfin, nous avons prie le soin de réserver les salles nécessaires à la cérémonie et au buffet, et de contacter

l’équipe ????pour la visioconférence.

La cérémonie :

Afin de mener a bien cette mission, nous avons eut recours a du recrutement de personnel au sein de notre

promotion.

Une animatrice de charme (qui a préférée garder son anonymat) afin de jouer le rôle de la bimbo chargée de remettre le diplôme.

Une autre animatrice dont le rôle était d’indiquer au public quand rire, applaudir,…

Deux élèves qui se sont occupés de filmer l’évènement.

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Martin, dans le rôle de l’animateur télé, lançait l’animation de la roue, puis accueillais le diplômé sélectionné. Ce dernier était alors présenté au public et recevais (non sans une certaine émotion) son diplôme. Durant la cérémonie, nous avons organisé une fausse-vrai visioconférence. Pendant ce temps, une équipe (Mathieu et un bénévole involontaire) était affectée à la mise en place du buffet.

L’après cérémonie :

Dans l’ensemble nous avons eut des échos plutôt positif concernant le déroulement de cet évènement, notamment de la part d’anciens diplômé venu nous féliciter, et nous remercier pour les diplômes.

Difficultés rencontrées : L’une des difficultés a été l’obtention des renseignements relatifs aux diplômés (listes, trombinoscope,…) notamment par le manque de coopération de certains diplômés qu’il nous a fallut relancer plusieurs fois (parfois sans réponses. Certains des diplômés nous ont avertis de leur participation au dernier moment, nous empêchant de finir les diverses animations flash en avance, ainsi que la création des diplômes et la présentation. L’autre grand problème que nous avons rencontrés a été la recherche de financement par d’éventuels partenaires, réticents devant ce genre d’évènement, ainsi que le respect du timing du calendrier prévisionnel.

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Annexes

Visuels du diplome

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Visuel CD Visuel de la roue :

Visuel « animail » : Logo de la cérémonie

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Calendrier prévisionnel:

OCTOBRE 17/10 : Récupérer la liste des diplômés Récupérer les travaux des diplômés 25/10 : Elaboration des questions pour entretien téléphonique, recherche matériel nécessaire, NOVEMBRE 07/11 : Première approche de l’animation de la roue + ébauches de diplômes, entretiens téléphoniques, demande financement pour diplômes, ébauche du site (charte graphique, interface…) 08/11 : recherche presse 09/11 : Demande vidéo de jeux télévisés + montrer nos projets d’animation pour la roue. 15/11 : Mise en place d’un projet de financement, entretien téléphonique, achat matériel pour le diplôme. 23/11 : 14h-16h : invitation mail ; terminer entretien téléphonique ; se renseigner sur l’impression couleur 28/11 : aménagement du matériel, création des invitations + envoi. DECEMBRE 05/12 : Réalisation des diplômes, première visualisation du site. 12/12 : Réalisation de la roue et du film pour le buffet, réservation des salles. 19/12 : Finalisation du site et mise en ligne (mise en rapport avec le groupe qui s’occupe du site de la filière) + mise en scène de la soirée 22/12 : reprise de contact avec les diplômés. JANVIER 08/01 : Test de visioconférence 16/01 : Révision de la conférence