Cours Inter Entreprises Comptabilités dans les hôpitaux ...

Janvier 2014 / J.-M. Rodriguez - Comptabilité dans les hôpitaux suisses - - 1 -

Cours Inter Entreprises

Comptabilités dans les hôpitaux suisses

SUPPORT DE COURS

Janvier 2014


Cours interentreprises NFCB

Comptabilités dans les hôpitaux suisses

Table des matières

1. Introduction 3

1.1 La comptabilité dans les hôpitaux suisses ___________________________ 3

2. Comptabilité financière 4

2.1 Plan comptable ________________________________________________ 5

2.1.1 Bilan ______________________________________________________ 8

2.1.2 Compte de résultats __________________________________________ 9

2.1.3 Différences entre le plan comptable H+ et les autres plans comptables _ 10

2.2 Comptabilités auxiliaires (ou annexes) _____________________________ 12

3. Budget 15

3.1 Budgétisation de base zéro ______________________________________ 15

3.2 Budgétisation conventionnelle ___________________________________ 16

3.3 Budget global ________________________________________________ 17

4. Comptabilité analytique 18

4.1 De la comptabilité financière à la comptabilité analytique ______________ 18

4.2 Cadre légal __________________________________________________ 19

4.3 Notions et définitions préliminaires _______________________________ 21

4.4 Modèle de comptabilité analytique ________________________________ 22

4.5 Méthodologie de la comptabilité analytique _________________________ 23

4.6 Etapes du processus de comptabilité analytique : ____________________ 25

5. Statistiques d'exploitation, références, évaluations 46

6. Evolution des coûts, subventions d'exploitation 48

7. Bibliographie 50


1. Introduction

1.1 La comptabilité dans les hôpitaux suisses

A l’instar de toute entreprise commerciale, les hôpitaux sont astreints à tenir une comptabilité. La comptabilité dans les hôpitaux devrait comporter trois ensembles principaux, soit :

comptabilité financière (comptabilité autonome / comptabilités auxiliaires)

La comptabilité financière représente les liens quantitatifs entre l’entreprise et son environnement, elle enregistre l’ensemble des relations d’affaires avec les clients, les salariés, les fournisseurs, les banques, l’Etat, ou d’autres organismes.

comptabilité prévisionnelle ou budgétaire (comptabilité de l’avenir)

La comptabilité budgétaire vise à établir les prévisions de charges et de revenus. Elle permet d’analyser l’écart entre ces prévisions et le réalisé relaté dans la comptabilité financière.

comptabilité d’exploitation (également appelée comptabilité analytique ou comptabilité de gestion)

La comptabilité analytique représente les flux de valeurs qui ont lieu à l’intérieur de l'hôpital. Elle permet l’analyse des coûts et des prix de revient.

Les principales tâches de la comptabilité peuvent être réparties en tâches objectives et tâches formelles.

Il s'agit de :

Tâches objectives Tâches formelles

Servent en premier lieu l'entreprise proprement dite

Répondent aux exigences formelles ou légales

Comptabilité financière Comptabilité d'exploitation Comptabilité prévisionnelle Plan des liquidités Statistiques Analyses de rentabilité Calcul des coûts (tarification) Reddition des comptes aux

personnes intéressées dans l'entreprise

Respect des dispositions légales générales en matière de tenue de comptabilité (CO)

Respect des exigences formelles

des promoteurs d'hôpitaux (Services de santé publique, assurances, …)


2. Comptabilité financière La comptabilité financière donne des informations sur les flux des valeurs avec les personnes et entreprises externes, elle répond à des prescriptions légales et s’établit de façon à retracer les mouvements commerciaux de façon chronologique et systématique. En tant que personnes morales (sociétés anonymes, fondations, associations,…) les hôpitaux sont soumis aux dispositions générales sur la comptabilité commerciale. Ces dispositions sont contenues dans les articles 957 à 963 CO (obligation de tenir une comptabilité et de présenter des comptes, règles et principes concernant le bilan, le compte de résultat et les annexes, obligation de conservation des livres comptables. Des dispositions spécifiques aux sociétés anonymes figurent aux articles 620 à 763 CO.

Les dispositions légales du droit des obligations en matière de comptabilité commerciale poursuivent plusieurs objectifs:

protection de l’entreprise protection des bailleurs de fonds protection des propriétaires aide pour le prélèvement d’impôts.

La clôture annuelle des comptes en tant qu’instrument de reddition des comptes des organes de direction est généralement désignée comme : Les « comptes présentés » ou « comptes annuels ». Les principaux éléments de la comptabilité financière (comptes annuels) sont :

le bilan annuel le compte d’exploitation les annexes

Ces derniers « sont dressés conformément aux principes généralement admis dans le commerce; ils doivent être complets, clairs et faciles à consulter.

Ces comptes doivent présenter la situation économique de l’entreprise de façon qu’un tiers puisse s’en faire une opinion fondée. (cf. CO, art. 958).

Les comptes annuels sont généralement publiés dans le « rapport annuel » ou le « rapport de gestion » de l’entreprise.

H+ recommande à ses hôpitaux, l’utilisation de la norme « Swiss GAAP RPC » (Recommandation pour la Présentation des Comptes). Cette norme « comptable » Suisse spécifie la façon dont les éléments financiers doivent être comptabilisés et présentés dans les comptes, afin que l’image du patrimoine soit la plus fidèle que possible.


2.1 Plan comptable

Comme toute autre comptabilité financière, celle des hôpitaux nécessite un plan comptable.

Un plan comptable correspond à un plan d’organisation pour la direction de l’entreprise. Il doit permettre

d’apporter un certain ordre et vue d’ensemble des multiples comptes

de faciliter l’enregistrement et le traitement efficient des opérations

de faciliter la lecture des comptes présentés.

Il constitue également une condition essentielle aux comparaisons de période et d’activité (budget vs réel)

La loi sur l'assurance-maladie (LAMal) prévoit une comptabilité uniforme coûts/prestation ; afin que cet objectif puisse être réalisé, il est indispensable d'appliquer un plan comptable identique (ou avec un même niveau d’harmonisation).

A cet effet, H+ propose un plan comptable définissant le niveau d'harmonisation pour les comptabilités des hôpitaux suisses.

Le plan comptable H+ a été publié pour la première fois en 1971 et adapté à plusieurs reprises aux nouvelles exigences. Le plan comptable actuel H+ 5ème édition, 2005, remplace la 3e édition modifiée et la 4e édition non modifiée du plan comptable VESKA. Le plan comptable général H+ se base sur le plan comptable pour l'industrie, l'exploitation industrielle et commerciale du Pr. K. Kâfer. Il est organisé sur le principe du produit brut et est conforme au niveau d’harmonisation suisse nouvellement défini; il est par conséquent désigné comme niveau obligatoire. Il s’appuie sur la logique de classement des comptes par nature et convient aux hôpitaux de toutes tailles. Le plan comptable H+ ne contient ni sous-groupes de comptes, ni les comptes d’écriture à proprement dit. Il englobe l’organisation des comptes jusqu’à un niveau de trois chiffres (également appelé niveau « DEVOIR ») ce niveau servant de base à la mise en place de la comptabilité d’exploitation à l’hôpital. Il incombe explicitement aux hôpitaux de préciser les sous-groupes de comptes (quatre chiffres ou plus, sept au maximum) afin de reproduire au mieux les attributs et les particularités de chaque hôpital. Ils sont également responsables de définir les comptes d’écriture à proprement dit. Ce niveau de précision affiné correspond au niveau facultatif (également appelé niveau « POUVOIR ») Le plus important n’est donc pas que chaque hôpital présente le même niveau facultatif, mais que chacun puisse compresser son propre niveau facultatif (« POUVOIR ») de telle manière qu’il reproduise le niveau d'harmonisation suisse (« DEVOIR »).


GROUPE DECOMPTES

GROUPE DECOMPTESPRINCIPAL

CLASSE DECOMPTES

37

30

300

308

309

3080

3081

3083

3086

3088

3089

38

NIVEAUD'HARMONISATIONSUISSE "DEVOIR"

NIVEAUX FACULTATIFS"POUVOIR"

NIVEAUX DU PLAN COMPTABLE H+(exemple à 5 niveaux)

Niveau 1 Niveau 2 Niveau 3 Niveau 4

Niveaux de regroupements uniquement Niveaux de regroupements ou d'écritureL'imputation des écritures s'effectue toujours au dernier niveau existant

Niveau 7Niveau 6Niveau 5

30830

30831

30832

30834

30833

SOUS-GROUPE DE COMPTESOU

COMPTES D'ECRITURE (Min. 1 niveau - Max. 4 niveaux)

© J.-M. Rodriguez

3

30835

30839

Classe de comptes (à un chiffre)

Désignation pour la récapitulation de divers groupes principaux de comptes

Groupe de comptes principal (à deux chiffres)

Désignation de chaque groupe principal à l’intérieur d’une classe de comptes

Groupe de comptes (à trois chiffres)

Subdivision du groupe principal de comptes


Les classes 1 et 2 regroupent tous les éléments du Bilan. Les charges d’exploitation sont imputées à deux classes de comptes, la classe de comptes 3 est exclusivement réservée aux salaires et charges sociales et la classe de comptes 4 à toutes les autres charges ne figurant pas dans la classe 3. La classe de comptes 5 est réservée pour les éventuelles imputations internes de prestations (comptabilité d’exploitation, marché interne, échange de prestations entre services de l’hôpital,) Le produit d’exploitation est saisi dans la classe de comptes 6. Les groupes de comptes 60, 61 à 65 comprennent les produits des prestations aux patients tandis que les groupes de comptes 66 à 69 comprennent les autres produits d’exploitation. L’application du principe de la valeur brute implique l’extraction des produits non liés au patient dans un groupe de comptes particulier (groupe 68 « Recettes de prestations au personnel et à des tiers »). La classe de comptes 7 sert uniquement à comptabiliser les charges et recettes exceptionnelles, les charges et recettes hors exploitation ainsi que les impôts. Les exploitations annexes de l’hôpital sont représentées par des centres de charges dans la comptabilité d’exploitation et font, à ce titre, partie intégrante du compte de résultat de l’hôpital (classes de comptes 3, 4 et 6). Leur tenue parallèle dans des comptes propres est facultative. La classe de comptes 8 reste réservée à la clôture des comptes. En règle générale, la clôture du bilan et du compte de résultat implique la tenue d’un seul compte respectif. Il est possible de diviser le compte de résultat de la manière suivante: - compte du résultat d’exploitation - compte des charges et recettes exceptionnelles et hors exploitation - compte d’utilisation du bénéfice ou de couverture de l’excédent de charges. La classe de comptes 9 offre la possibilité de tenir à l’intérieur du plan comptable et de l’organisation de la comptabilité existante des comptes séparés et distincts avec ou sans clôture dans la classe de comptes 8.

Classe de comptes

Désignation

1 Actifs 2 Passifs

3 / 4 Charges d’exploitation - 3 Charges de personnel 4 Autres charges d’exploitation

5 Réservé pour les IPP (imputation internes de prestations) 6 Produit d’exploitation (chiffre d’affaires) 7 Charges et produits exceptionnels et hors exploitation, impôts 8 Clôture 9 Comptes séparés


2.1.1 Bilan Le bilan fournit une vue d'ensemble de la situation financière d'un hôpital à un jour déterminé. Le solde des comptes de bilan de clôture est reporté à la nouvelle comptabilité lors de la réouverture. Le bilan reprend les avoirs (l'actif) et les dettes (le passif). L'actif se décompose en : Actifs circulants (liquidités, avoirs, stocks de marchandises,…) L’actif circulant

est trié selon le principe de la disponibilité (caisse, poste, banque ---> immédiatement disponible ; débiteurs --> disponible dans un délai de paiement fixé). La valeur précise des stocks de marchandises doit être déter-minée à l'aide de l'inventaire au jour de référence.

Actifs immobilisés : terrains, équipement et installations (plus de CHF 3'000.-), mobilier et immobilier.

Le passif se compose du capital emprunté (dettes à court terme, à long terme) et du capital propre. Le capital emprunté est également trié selon le principe de l'exigibilité. L'objectif du bilan est de fournir des renseignements sur l'origine des fonds (passif) et l'utilisation des fonds (actif) pour un jour de référence. Bilan selon plan comptable H+, 5ème édition, 2005 (Niveau obligatoire) :

1 - ACTIFS 10 ACTIFS CIRCULANTS 100 Caisse 101 Chèques postaux 102 Banques 103 Chèques, effets à recev./avoirs à crt

terme 104 Titres réalisables à court terme 105 Comptes d'attente 106 Créances résultant de ventes et de

prestations de services 107 Stocks et travaux en cours 109 Actifs de régularisation (actifs

transitoires) 11 ACTIFS IMMOBILISES 110 Terrains et constructions 111 Installations techniques et machines 113 Immobilisations financières 114 Immobilisations incorporelles 12 CHARGES ACTIVEES ET COMPTES

DE CORRECTIONS DE VALEURS 120 Charges activées 125 Comptes de corrections de valeurs 19 ACTIFS HORS EXPLOITATION 190 Actifs hors exploitation

2 - PASSIFS 20 DETTES 200 Dettes à court terme résultant

d'achats et de prestations de services

201 Autres dettes à court terme 202 Paiements anticipés de patients et

de clients 203 Dettes financières à court terme 204 Passifs de régularisation et

provisions à court terme 205 Contributions aux frais d'exploitation 206 Dettes financières à long terme 207 Autres dettes à long terme 208 Provisions à long terme 209 Dettes hors exploitation 21 CAPITAUX PROPRES 210 Capitaux propres 212 Réserves, Bénéfice/Perte au bilan 22 FONDS ET DONATIONS


2.1.2 Compte de résultats Le compte de résultats montre les dépenses et les recettes issues de l'activité commerciale sur une période déterminée (par exemple sur un an). Le solde des comptes de résultats n'est jamais reporté à la nouvelle comptabilité. Lors de la réouverture, chaque compte de résultats présente un solde de O. L'activité commerciale produit des dépenses pour le personnel, le matériel, etc. En même temps, les services, la vente de produits fournissent à l'hôpital de nouveaux fonds ; ces capitaux sont appelés plus-values ou recettes. Les dépenses peuvent être engendrées par l'exploitation (dépenses en marchandises et matériel, autres dépenses d'exploitation) ou être extraordinaires (ne provenant pas directement de l'activité commerciale). Il en va de même pour les recettes. Le but du compte de résultats est de fournir des renseignements sur le résultat – bénéfice ou perte – d'une activité commerciale pour une période déterminée.

Compte de résultats selon plan comptable H+, 5ème édition, 2005 :

3 CHARGES DE PERSONNEL

30 Charges salariales

37 Charges sociales 38 Charges des honoraires de médecins

(assujettis aux charges sociales) 39 Autres charges de personnel

4 CHARGES DE MATERIEL,

MARCHANDISES, DE SERVICES DE TIERS ET AUTRES CHARGES D'EXPLOITATION

40 Matériel médical d'exploitation

41 Charges de produits alimentaires

42 Charge de ménage

43 Entretien et réparation

44 Charges d'utilisation des installations

45 Charges d'énergie et eau

46 Charges financières

47 Charges de l'administration et de l'informatique

48 Autres charges liées aux patients

49 Autres charges non-liées aux patients

6 PRODUITS D'EXPLOITATION (chiffre d'affaires)

60 Produits résultant de prestations médicales, de soins, et thérapeutiques (type forfaits)

61 Prestations unitaires médicales (PM et Prestation d’assistance, selon tarmed)

62 Autres prestations unitaires

hospitalières (Prestations techniques) 65 Autres produits de prestations aux

patients (Prestations techniques) 66 Produit financier 68 Produit résultant de prestations au

personnel ou a des tiers 69 Contributions et subventions


2.1.3 Différences entre le plan comptable H+ et les autres plans comptables

Quelques différences par rapport aux autres plans comptables : Le plan comptable H+ place les charges de personnel dans la classe 3 (1ère classe après le Bilan), contrairement au plan de l’USAM (classe 5) ou celui du Prof. K. Käfer (classe 4). Ceci est certainement dû au fait que les charges de personnel dans les PME ou dans l’industrie ne sont pas les charges les plus importantes contrairement aux hôpitaux ou les charges de personnel représente 80% ou plus des charges. Contrairement aux autres plans comptables, le plan comptable H+ consacre une classe aux IIP (imputations interne de prestation, classe 5). En effet ce type d’imputations est classique dans un hôpital contrairement au PME ou aux industries qui traite éventuellement ces opérations dans la comptabilité d’exploitation. Le plan de l’USAM place les produits avant tout autre catégorie ce qui note l’importance qu’elle y prête contrairement (pour l’instant) aux hôpitaux.

Le plan comptable de l’USAM réserve une classe de compte aux activités annexes, dans le plan comptable H+ ces activités sont intégrées dans les charges et produit d’exploitation et ressortis en comptabilité d’exploitation.

Classe de comptes

Plan comptable H+ 5ème édition, 2005

Plan comptable générale PME

(plan de l’USAM, Union Suisse des arts et métiers)

Plan comptable pour l'industrie, l'exploitation

industrielle et commerciale selon le Pr.

K. Käfer

1 Actif Actif Actif

2 Passif Passif Passif

3 Charges de personnel Produits Dépenses en marchandises et matériel

4 Autres charges d’exploitation

Charges de marchandises

Autres dépenses d'exploitation

5 Réservé pour les IIP Charges de personnel Libre

6 Produits d'exploitation Frais généraux Recettes d'exploitation

7 Charges et produits exceptionnelles et hors exploitation, impôts

Activités annexes Dépenses et recettes neutres

8 Clôture Hors exploitation

9 Comptes séparés Clôture Solde


1 Actifs10 Actifs circulants 40 Matériel médical d'exploitation 6 Produits d'exploitation (chiffre d'affaires)

100 Caisse400 Médicaments (incl. sang et produits sanguins)

101 Chèques postaux 401 Matériel, instruments, ustensiles, textiles 600 Libre102 Banques 403 Films et matériel de photographie 609 Déduction sur le produit résultant de 103 Chèques, effets à recevoir et avoirs à court 404 Produits chimiques, réactifs et agents 61 Prestations unitaires médicales

104 Titres réalisables à court terme405 Prestations médicales, diagnostiques et thérapeutiques fournies par des tiers 610 Libre

105 Comptes d'attente 409 Autre matériel médical 62 Autres prestations unitaires hospitalières106 Créances résultant de ventes et de prestations 41 Charges de produits alimentaires 620 Libre107 Stocks et travaux en cours 410 Libre 65 Autres produits de prestations aux patients109 Actifs de régularisation (actifs transitoires) 415 Prestations de tiers 650 Libre

11 Actifs immobilisés 42 Charge de ménage 66 Produit financier110 Terrains et constructions 420 Libre 660 Produit de Loyers111 Installations techniques et machines 425 Prestations de tiers 665 Produit des intérêts de capitaux113 Immobilisations financières 43 Entretien et réparation 668 Autres produits financiers

114 Immobilisations incorporelles

430 Entertien et réparation d'installations à durée illimitée, d'installations, de biens de consommation et de biens à usage courant

669 Déduction sur le produit résultant du produit financier

12 Charges activées et comptes de corrections de valeurs 435 Prestations de tiers120 Charges activées 438 Outillage et matériel d'atelier 680 Libre

125 Comptes de corrections de valeurs 44 Charges d'utilisation des installations689 Déduction sur le produit résultant de prestations au personnel et à des tiers

19 Actifs hors exploitation 440 Investissements selon LAMal 69 Contributions et subventions190 Actifs hors exploitation 441 Autres investissements 690 Contributions des Communes

2 Passifs 442 Amortissements 695 Contributions des Cantons20 Dettes 443 Loyers selon LAMal 696 Contributions de la Confédération

200 Dettes à court terme résultant d'achats et de prestations de services 444 Autres Loyers (incl. leasing operationnel)

697 Contributions de corporations, de fondations et de privés

201 Autres dettes à court terme 446 Charges des intérêts de leasing financier

202 Paiements anticipés de patients et de clients 447 Charges des intérêts hypothécaires 77 Impôts203 Dettes financières à court terme 45 Charges d'énergie et eau 770 Impôts directs de l'hôpital204 Passifs de régularisation et provisions à court 450 Libre 78 Charges et produits exceptionnels205 Contributions aux frais d'exploitation 46 Charges financières 780 Charges exceptionnelles206 Dettes financières à long terme 460 Charges des intérêts de crédits 786 Produits exceptionnels207 Autres dettes à long terme 461 Chages des intérêtes d'emprunts 79 Charges et produits hors exploitation208 Provisions à long terme 469 Autres charges des intérêts 790 Charges hors exploitation209 Dettes hors exploitation 47 Charges de l'administration et de l'informatique 796 Produits hors exploitation

21 Capitaux propres 470 Matériel de bureau, imprimés, photocopies 8 Clôture210 Capitaux propres 471 Téléphone, téléfax, internet, ports 80 Bilan212 Réserves, Bénéfice/Perte au bilan 472 Documentations professionnelles, 81 Compte de résultat

22 Fonds et donations473 Conseil d'administration, assemblée générale, organe de révision 82 Annexe

3 Charges de personnel 474 Frais 9 Comptes hors exploitation

30 Charges salariales 475 Prestations administratives de tiers300 Salaires 477 Publicité / RP 95 Comptes de construction308 Prestations des assurances sociales 478 Frais informatiques309 Mise à disposition de personnel 479 Libre

37 Charges sociales 48 Autres charges liées aux patients370 AVS, AI, APG, AC, CCF 480 Transports de patients371 Pévoyance professionnelle 485 Prestations de tiers372 Assurances maladie et accidents 486 Autres frais liés aux patients373 Assurance pour indemnités journalières 49 Autres charges non-liées aux patients379 Autres charges sociales 490 Primes d'assurances

38 Charges des honoraires de médecins (assujettis aux charges s 491 Assurance-responsabilité civile et 380 Charges des honoraires de médecins, médecins hospitaliers 492 Cotisations et taxes381 Charges des honoraires de médecins, 494 Charges de véhicules et de transport386 Charges des honoraires de médecins versés pour certificats et rapports médicaux 495 Autres prestations fournies par des tiers

39 Autres charges de personnel 496 Marchandises de commerce390 Recherche de personnel 497 Securité d'exploitation et surveillance

90 Fonds (ou fondations dépendantes, à savoir sans personnalité juridique propre)

7 Impôts, résultat exceptionnel et hors exploitation

68 Produit résultant de prestations au personnel et à des tiers

(extrait de l'application plan comptable H+ version 1.0 du 01.09.2005)P L A N C O M P T A B L E H + S T R U C T U R E O B L I G A T O I R E

4 Charges de matériel, de march., de services de tiers et autres charges d'exploit.

5 Reservé pour les imputations internes de prestations (IIP)

60 Produits résultant de prestations médicales, de soins, et thérapeutiques


2.2 Comptabilités auxiliaires (ou annexes)

Toutes les comptabilités auxiliaires sont des éléments de la comptabilité financière. Elles permettent une analyse et une explication plus précises de certains processus de l’entreprise ainsi qu’un reflet optimal pour leur gestion. En outre, la tenue de comptabilités auxiliaires entraîne un allègement du grand livre qui ne doit pas refléter le degré de précision pouvant figurer dans les comptabilités auxiliaires. Les écritures comptables des comptabilités auxiliaires sont traitées et inscrites au grand livre sous forme de comptabilisations groupées. Les comptabilités auxiliaires, également appelées systèmes de comptabilisation préalables, sont p. ex. la comptabilité des salaires, la comptabilité débiteurs, la comptabilité créditeurs, la comptabilité des investissements ou la comptabilité de gestion des matières/stock.

Ces comptabilités auxiliaires jouent un rôle de plus en plus prépondérant puisqu’elles peuvent être utilisées en tant que systèmes d’information pour le traitement des tâches quotidiennes et l'établissement de calculs. Les comptabilités auxiliaires sont en général des modules (informatiques) de la comptabilité générale ou des logiciels « interfacés » avec la comptabilité générale. Dans tous les cas, si ces comptabilités auxiliaires génèrent des écritures groupées en comptabilité générale, les comptabilités auxiliaires devront pouvoir fournir le détail et la justification des écritures selon les principes de la comptabilité. Nb : Ne pas confondre comptabilités auxiliaires ou annexes (sujet de ce chapitre) et exploitations annexes ou auxiliaires qui sont des « comptabilités » tenues à l’intérieur de la comptabilité générale (les comptes du kiosques, du restaurant du personnel, du parking, du magasin de fleurs, du coiffeur, du service de sauvetage, le fonds de recherche X, le fonds d’entretien des bâtiments) Les différentes comptabilités auxiliaire

Comptabilité des débiteurs

La comptabilité des débiteurs contient toutes les créances qu'a un hôpital vis-à-vis des patients, des caisses-maladie et autres assureurs. Un compte est géré pour chaque débiteur. Le recouvrement et les rappels se font via la comptabilité des débiteurs qui en répercute les mouvements financiers dans la comptabilité financière. La comptabilité des débiteurs peut également permettre de : Connaître les soldes et chiffres d’affaires des débiteurs Connaître les factures ouvertes, échues, payées, etc. D’imprimer les rappels et relevés de comptes D’analyser la solvabilité des clients en fonction des dates de paiement des

factures …


Comptabilité des créditeurs La comptabilité des créditeurs contient toutes les créances que les fournisseurs ont dans un hôpital. Un compte est tenu pour chaque fournisseur. Toutes les factures entrantes sont saisies dans cette comptabilité et payées selon les conditions du fournisseur. Exemples d’informations pouvant y figurer : La comptabilité des créditeurs peut également permettre de : Connaître les soldes et chiffres d’affaires par fournisseurs Connaître les factures ouvertes à échoire ou échues, payées, etc. …

Comptabilité des investissements

La comptabilité des investissements documente les types, les quantités et les valeurs des investissements corporels et incorporels. Elle sert de base de décision en matière de rachats/de remplacements, de calcul des amortissements et des intérêts substitutifs (intérêts calculés) par centre de charges. Elle représente un instrument central d’inventaire des biens d’investissements (art. 958 CO). La comptabilité des investissement peut également permettre : De simuler les amortissements sur la durée de vie d’un équipement De lister les écritures et amortissements par immobilisation, par compte

financier, ou analytique, par centre de frais. D’établir des décomptes financiers avec valeur d’acquisition, amortissements

cumulés, valeur résiduelle D’établir l’inventaire précis des équipements en fonction de fiches

d’immobilisation De gérer des contrats d’entretien et des assurances …

Comptabilité matières / stock

La comptabilité matières comprend tous les biens nécessaires à l'exploitation et destinés à la consommation. La comptabilité matières est étroitement liée aux commandes et à l'exploitation des stocks. Elle assure le suivi des modifications de la valeur des stocks (quantité et lieu de stockage) en représentant ce pourquoi le matériel fut utilisé (mouvements des stocks / du matériel). Elle représente une aide à l’inventaire, permet des calculs d’optimisation des stocks et fournit des données importantes à la comptabilité de gestion (calculs a priori).

Une gestion optimisée des marchandises permet d'économiser des coûts pour les stocks et des frais financiers sur les marchandises stockées. La comptabilité des matières / stock peut également permettre de : Tenir l’inventaire permanent des stock, Calculer les consommations par articles, par services, … Valoriser les stocks selon la méthode retenue (FIFO, LIFO, CMP,…) …


Comptabilité des salaires

La comptabilité des salaires assure l’administration de plus en plus complexe des salaires et rémunérations. Ainsi, la tenue d’un compte dans le grand livre pour chaque membre du personnel ou chaque fonction p. ex. n'est plus nécessaire.

La comptabilité des salaires / stock peut également permettre de : D’éditer la liste du personnel et des taux d’activités par fonction, service,

sexe, … De récapituler les charges salariales par nature, fonction, service, activités, … …

Exemple de schéma structurel

de la comptabilité financière (ne pas retenir)

Gestionadministrivedes patients

Autresprestations

Facturation

Salaires

Module de comptabilité générale :

DébiteursImmobilisationStocks +

Fournisseurs

Achatsdécentralisés

Extraction desdonnées

constituantes decertaines écritures

comptables

Modules de comptabilités auxiliaire


résultant desécritures

comptables


constituantes decertainesécritures

Logiciels decomptabilités annexes

Modules decomptabilité annexes

Module de comptabilitégénérale

Légende :


3. Budget Le budget est la représentation de l'activité commerciale d'une entreprise projetée dans l'avenir. C'est un outil de planification qui détermine les conséquences d'une activité commerciale prévue en valeurs chiffrées. Les prestations, dépenses, recettes, investissements sont rassemblés, approuvés et déterminés selon le montant. Un bilan et un compte de résultats prévisionnels sont établis à partir des chiffres budgétaires. Dans le courant de l'année, les chiffres effectifs (valeurs réelles) provenant de la comptabilité en cours sont comparés chaque mois avec les valeurs prévues à l'avance (valeurs à atteindre). Cette activité est appelée contrôle budgétaire et sert à pouvoir prendre des contre-mesures le plus rapidement possible en cas de grandes différences entre les valeurs à atteindre et les valeurs effectives. Il existe différentes formes de budget :

Budgétisation base zéro

Budgétisation conventionnelle

- au niveau des catégories de coûts

- au niveau des centres de coûts

Budget global

3.1 Budgétisation de base zéro But : Utilisation optimale des fonds comme combinaison entre l'élimination des

points faibles et l'extension des points forts Le budget base zéro est établi comme si c’était la première fois. Toutes les

dépenses sont remises en cause. Le budget base zéro exige des responsables qu’ils établissent une hiérarchie entre leurs objectifs et leurs activités, afin d’explorer toutes les façons de réaliser chaque activité et d’en déterminer le coût. La préparation du budget base zéro est donc particulièrement lourde. Elle oblige les responsables à justifier leurs dépenses de manière systématique. Ce système est peu utilisé dans les hôpitaux sauf quand il s’agit d’un nouveau développement, nouvel hôpital ou nouvelle unité.

Procédure : Le passé n'est pas pris en compte.

1. Formation des paquets de décision (par exemple l'exploitation d'un service d'urgences)

2. Pondération des paquets de décision (système de rangs) 3. Attribution des fonds


3.2 Budgétisation conventionnelle But : Ici, on utilise le budget précédent (ou valeurs réelles) comme situation

initiale pour un nouveau budget, on leur additionne les éventuelles augmentations, de coûts dans le secteur du personnel, de coût du matériel ou relatives à l’attribution de nouvelles tâches qui doivent être effectuées dans le courant de l'année.

On peut également devoir y soustraire, les éventuelles mesures d’économies, qui peuvent se présenter sous plusieurs formes, réduction de personnel, arrêt ou transfert d’activités vers d’autres établissements, diminution des coûts de matériel, …

Procédure : Dans cette forme budgétaire, on estime que toutes les activités

planifiées dans le passé sont également valables pour la période de planification future et que l'effet coûts-profit de ces activités est également positif pour l'avenir. Il n'est dès lors pas étonnant que des actions de correction doivent être effectuées, généralement des restrictions en pour cents pour tous les domaines, vu les énormes augmentations de prix.

En raison de sa facilité et de la rapidité à être établis, cette forme budgétaire est certainement encore la plus utilisée dans les hôpitaux et plus particulièrement des les hôpitaux publics.

Il est également souvent utilisé en budget « interne » par centre de coûts

Exemple : Augmentation globale

du budget de 4% .

Justifications : 5 % pour les nouveaux projets (développements, nouvelles missions) 1 % pour les augmentations de prix (indexation des salaires, annuités, …) - 2 % mesures d’économies

Budget

2003 2004 2005 2006 2007 2008

Années


3.3 Budget global Qu'entend-on par budget global ? Prestations basées sur le résultat. Le canton ne remplit plus la fonction de garant en cas de déficit mais

celle d'acheteur de prestations. Le montant budgétaire n'est finalement rien d'autre que le "prix" que, par

exemple, le canton ou les assurances sont prêts à payer proportionnellement pour la réalisation d'un mandat de prestations.

But : Création d'incitations pour l'entreprise.

Création de libertés d'entreprise et renforcement de la gestion opérationnelle. Conscience renforcée des coûts. Contrôle de l'évolution des coûts. Par exemple, coupler les subsides publics comme dédommagement des mandats sociaux, aux prestations fournies

pas de garantie de déficit extension du mandat de prestations uniquement en cas de

couverture des coûts Procédure : 1. Détermination de la prestation et des effets visés

2. Calcul du budget global par exemple sur base du KORE (Kostenrechnung) de l'année précédente

3. Répartition du budget global par types de prestations 4. Convention de prestation (exemple ci-après) 5. Règlements des dépassements et des écarts en moins

du budget 6. Règlement des différences de quantité 7. Règlements par la constitution et la libération de

réserves 8. Accords sur les indicateurs de qualité

indicateurs indépendants du diagnostic

indicateurs dépendant du diagnostic

indicateurs de résultat

satisfaction de la patientèle

Cette forme de budget, plus exigeante que le budget conventionnel, s’est passablement répandue ces dernières années. Elle est en effet, plus en adéquation avec les pressions économiques qui pèsent dans le secteur de la santé et particulièrement sur les hôpitaux.

Cette forme budgétaire est souvent utilisée pour la budgétisation externe, puis complétée par un budget interne établi selon la budgétisation conventionnelle.


4. Comptabilité analytique

4.1 De la comptabilité financière à la comptabilité analytique La comptabilité financière enregistre tous les flux qui relient l’entreprise à son environnement économique : fournisseurs, créanciers, clients, banques, Etat, propriétaires, sous-traitants. Il s’agit donc de flux externes de l’entreprise qui couvrent l’ensemble des activités d’exploitation et hors exploitation. Son orientation externe et sa lente périodicité, sa relative opacité par rapport aux flux qui parcourent l’intérieur de l’entreprise, ses impératifs financiers qui l’incitent à surestimer le montant des provisions (principe de prudence) et les amortissements (constitution de réserves latentes), ont amené les gestionnaires à développer un instrument à usage interne appelé la comptabilité analytique ou comptabilité analytique d’exploitation (CAE). La CAE peut être déployée dans n’importe qu’elle entreprise, qu’elle que soit son activité, elle est généralement facultative et par conséquent libre de toute contrainte juridique. Ce n’est pas le cas des hôpitaux suisses pour qui la comptabilité analytique répond à une obligation légale figurant dans la LAMAL (Loi fédérale sur l'assurance-maladie). La comptabilité analytique est un vaste domaine, ainsi ce support ne traitera que de la comptabilité analytique dans les hôpitaux suisses. Malgré la récente sortie du manuel électronique REKOLE (REvision Kostenrechnung Leistungserfassung ; révision de la comptabilité analytique et de la saisie des prestations) version 2005, 1ère édition, ce support est encore basé sur le modèle actuellement utilisé, soit celui de la comptabilité analytique Veska 1992 (3ème édition). Introduction Dans le système de la santé, les prestations et les coûts représentent les deux faces inséparables d’une même médaille. Le patient est avant tout sensible à la prestation; le citoyen, le contribuable et l’assuré ainsi que les responsables politiques quant à eux s’intéressent surtout aux coûts. La pression exercée par ces acteurs pour maîtriser ces coûts continuera de s’accentuer. La Loi fédérale sur l’assurance-maladie (LAMal) et l’Ordonnance sur le calcul des coûts et le classement des prestations par les hôpitaux et les établissements médico-sociaux dans l’assurance-maladie (OCP) exigent sans aucune équivoque une méthode de saisie des coûts transparente et uniforme au plan national. Dans l’intérêt même de la gestion de leur entreprise, les hôpitaux, les cliniques et les EMS dépendent d’une saisie et d’un calcul complet des coûts. Qui peut à l’heure actuelle se permettre de diriger une entreprise sans connaître le coût des prestations fournies ou les « prix » auxquels elles seront indemnisées? Quelle que soit l’évolution du système suisse de la santé, seuls les hôpitaux, les cliniques et les EMS dotés d’une gestion professionnelle pourront survivre. Peter Saladin, Président de H+ Les Hôpitaux de Suisse


4.2 Cadre légal Même si quelques hôpitaux ont reconnu dès les années 80 l’importance de la comptabilité analytique en tant qu’instrument central de gestion interne, cette conception ne se généralisera qu’au début des années 90, puis avec l’entrée en vigueur de la Loi fédérale sur l’assurance-maladie (LAMal) en 1996 Art. 49, al. 6 LAMAL:

«Les hôpitaux calculent leurs coûts et classent leurs prestations selon une méthode uniforme; ils tiennent, à cet effet, une comptabilité analytique ainsi qu’une statistique de leurs prestations. Les gouvernements cantonaux et les partenaires tarifaires peuvent consulter les pièces. Le Conseil fédéral édicte les dispositions d’exécution à cet effet».

Ainsi, la loi exige clairement de procéder au calcul des coûts et à la saisie des prestations selon une méthode uniforme, sans toutefois se prononcer sur la méthode à utiliser. La notion de comptabilité analytique représente le seul indice. Les versions française et italienne parlent respectivement de Kostenstellenrechnung (comptabilité par centre de charges) ou contabilità analiticà (comptabilité analytique). Cette imprécision terminologique en langue allemande sera clarifiée dans l’OCP (ordonnance sur le calcul des coûts et le classement des prestations par les hôpitaux…) et dans la jurisprudence et pratique administrative de l’OFSP. Art. 49, al. 7 LAMAL:

«Les gouvernements cantonaux et, au besoin, le Conseil fédéral font procéder à la comparaison des frais d’exploitation entre hôpitaux. Les cantons et les hôpitaux doivent fournir les pièces nécessaires à cet effet. Si la comparaison montre que les coûts d’un hôpital se situent nettement au-dessus des coûts d’hôpitaux comparables ou si les pièces présentées par un hôpital sont insuffisantes, les assureurs peuvent dénoncer la convention prévue à l’al. 5 de l'art. 46 et demander à l’autorité qui approuve (art. 46, al. 4) de réduire les tarifs dans une juste mesure».

Là encore, la loi ne fait aucune mention précise (ni l’OCP) de la méthode à utiliser pour procéder aux comparaisons entre hôpitaux. La notion de « coûts d’exploitation imputables » est essentielle dans l’article suivant: Art. 49, al. 1:

«Pour rémunérer le traitement hospitalier, y compris le séjour à l’hôpital (art. 39, al. 1), les parties à une convention conviennent de forfaits. Pour les habitants du canton, ces forfaits couvrent au maximum, par patient ou par groupe d’assurés, 50% des coûts imputables dans la division commune d’hôpitaux publics ou subventionnés par les pouvoirs publics. Les coûts imputables sont établis lors de la conclusion de la convention. La part des frais d’exploitation résultant d’une surcapacité, les frais d’investissement et les frais de formation et de recherche ne sont pas pris en compte».

L’OCP comporte quelques vagues définitions des frais d’investissement (art. 8 et art. 10, al. 3 OCP) et des coûts de formation et de recherche (art. 7 OCP). La loi ne fournit aucune définition explicite de la notion de surcapacité.


Base pour différentes tâches de comptabilité

La comptabilité d'exploitation est la base d'autres activités. Elle peut ainsi fournir les bases nécessaires pour le calcul des coûts ou la fixation des prix de prestations. La comptabilité d'exploitation doit fournir des références importantes pour pouvoir gérer une entre-prise selon ses objectifs.

Objectifs de la comptabilité analytique La comptabilité analytique des coûts et des prestations poursuit les objectifs suivants : 1. la transparence des coûts;

2. le relevé des prestations;

3. la création d'un instrument de gestion qui permette de:

contrôler les coûts ; présentation des prestations fournies ; établir des comparaisons entre les coûts budgétisés et les coûts effectifs

au niveau des différents centres de charges ou secteurs de responsabilités ;

analyser l'évolution des coûts ; calculer le coût de la prestation unitaire ; améliorer le rapport coûts/prestations ; établir des bases de planification (p. ex. pour la budgétisation).

4. la détermination d'indicateurs différenciés;

5. l'analyse de la rentabilité


4.3 Notions et définitions préliminaires NB : La terminologie employée en comptabilité analytique (comme dans le reste du monde des finances) peut varier d’un pays à un autre ou d’une « école » à l’autre. Les notions ci-dessous sont reprises de la comptabilité analytique Veska 1992. Les notions entre parenthèses sont des variantes (parfois plus communes !)

Catégorie de charges (catégorie de coûts)

Quels sont les coûts occasionnés ? Par catégorie de coûts, on n'entend rien d'autre que la désignation de ces coûts, par exemple les catégories de coûts « rémunérations », « prestations sociales », « entretien et réparations », etc. Les désignations des catégories de coûts sont en général identiques à celles des comptes de comptabilité financière. Centre de charges (centre de coûts) En « comptabilité analytique des coûts et des prestations dans les hôpitaux suisses », le centre de coûts est défini comme suit : « Domaines d'exploitation formés à partir de la localisation, de l'organisation, de la responsabilité ou de la technique de comptabilisation et dont les coûts et prestations sont saisis triés ». Pour chaque centre de coûts, une personne responsable est désignée. Il y a 3 catégories de centre de charges :

Centres de charges auxiliaires : Centres de charges dont les prestations n'engendrent pas directement des recettes et qui se rapportent à l'ensemble de l'exploitation.

Centre des charges préalables : Centres de charges des services médico-

techniques (fournisseur de prestations aux centres principaux) Centres de charges principaux : Centres de charges dont les prestations

contribuent directement à la formation des unités finales d'imputation. Unité d'imputation (unité finale d’imputation) La comptabilité analytique divise chaque entreprise en unités économiques ; dans un hôpital, la clinique médicale peut, par exemple, former une telle unité. Les unités d'imputation peuvent être organisées selon différents critères de contenu. Le choix de critères formant les unités d'imputation dépend de l'entreprise. Par exemple, il peut s'agir du cas ou d'un type d'intervention chirurgicale, de l'appendicectomie ou d’un DRG (Diagnosis Related Groups). Les coûts ont été attribués soit directement soit indirectement via des centres de coûts à une unité d'imputation.


4.4 Modèle de comptabilité analytique

Le schéma ci-dessous montre de manière simplifiée un modèle de comptabilité à l'usage des hôpitaux.

Comptabilité

Comptabilité financière

Comptabilité analytique

(comptabilité d'exploitation)

Systèmes de comptabilisation

Centres de charges auxiliaires

Centres de charges préalables

Centres de charges principaux

Budget d'exploitation

- contrôle budgé-

taire courant

Salaires

Gestion des investissements

Gestion du matériel

Actifs

Passifs

Dépenses

Revenus

Budget financier

- contrôle budgétaire courant

- contrôle des liquidités

Ajustements

Rectifications périodiques et par

objet

Saisie des prestations

et

Facturation des patients

Budgétisation, bilan annuel, statistiques, calculs d’analyses de rentabilité, bases de planification


Il y a plusieurs façon de tenir une comptabilité analytique. Cette dernière peut-être : Intégrée dans le système de comptabilité, en utilisant une classe de compte

libre pour y créer autant de comptes qu’il y a de centres de charges. Tenue séparément, dans un système (logiciel) annexe de la comptabilité

Sous forme de feuille de répartition

NB : Dans ce manuel nous appliquerons la méthode à l’aide de la feuille de répartition. 4.5 Méthodologie de la comptabilité analytique La comptabilité analytique se base toujours sur les valeurs du compte de résultats de la comptabilité financière (classes 3 et 4). Le principe de la comptabilité analytique est d'attribuer les coûts d'exploitation selon leur auteur aux différentes unités d'imputation (ex. au patient X en clinique médicale). Pour cela, les dépenses doivent être reprises des comptes de charges selon des critères d'exploitation objectifs (ajustements objectifs) et affecter aux différents centres de charges. Les dépenses affectées aux centres de charges « qui ne font pas de prestations directement aux patients » (centres de charges auxiliaires ou préalables) devront être répartis aux centres des charges prestataires (centres de charges principaux). C’est sur les coûts de ces derniers que seront effectués les principaux calculs liés aux unités d’imputation.


Feuille de répartition simplifiée : La feuille de répartition représente la structure et le processus de répartition de la comptabilité analytique depuis le compte de résultats jusqu'à l'unité d'imputation

Charges par nature selon le plan comptable H+

Dépenses selon la compta-

bilite financière ou annexe

Ajustement Rectificatio

n

Charges (coûts)

en comptabilit

é analytique

Centre de charges auxiliares

Centre de charges préalables

Centre de charges principaux

Cen

tre

auxi

liaire

1

Cen

tre

auxi

liaire

2

Cen

tre

auxi

liaire

3

Cen

tre

préa

labl

e

1 Cen

tre

préa

labl

e

2 Cen

tre

préa

labl

e

3

Cliniques /services

Cen

tre

prin

cipa

l 1

Cen

tre

prin

cipa

l 2

Cen

tre

anne

xe

1 Périodiques

par objet

Salaires Charges sociales Autres charges d’ exploitation

Ajustements

(coûts) directes

(coûts) indirectes

Total des charges Selon CG Selon CAE CA1 CA2 CA3 CPB1 CPB2 CPB3 CPP1 CPP2 CPA1 Répartition CA1 -CA1

Répartition CA2 -CA2 Répartition CA3 - CA3 3

Total après répart. Centres auxiliaires

0 0 0 CPB1* CPB2* CPB3* CPP1* CPP2* CPA1*

Répartition CPB1* -CPB1*

Répartition CPB2* -CPB2*

Répartition CPB3* -CPB3* Coût totaux des centres principaux

0 0 0 0 0 0 CPP1* CPP2* CPA1*

Recettes des CP +RPP1 +RPP2 RPA1

Résultat de CP Selon CG Selon CAE 0 0 0 0 0 0 Rés CPP1 Rés CPP2 Rés CPA1 Tx couverture Tx couv. CPP1 Tx couv. CPP2 Tx CPA1 Unité d’imputation :

DRG Coût DRG Coût DRG Coûts par journée Coût jh CPP1 Coût jh CPP2 Admission Coût par pat. Coût par pat.


4.6 Etapes du processus de comptabilité analytique :

Le processus de comptabilité analytique peut être décomposé en 5 étapes principales :

Etape 1 : Reprise des données de la comptabilité financière

Etape 2: Ajustement des charges de la comptabilité financière

Etape 3 : Attribution des charges incorporables par nature aux centres de charges

Etape 4 : Répartition des centres de charges auxiliaires puis préalables, détermination des coûts des centres principaux

Etape 5 : Comparaison avec recettes, détermination résultats en CAE et vérification des concordances

Etape 6 : Analyse des résultats croisement avec données statistiques

© J.-M. Rodriguez Nous allons décortiquer chacune de ces étapes en suivant un exemple pratique

Total CC

périod. objet Service /clin. Annexe+ / - + /- 1 2 1 2 1 2

XSalaires XCh. sociales XAutres charges X… X

X X X X X X X

Répartition CA1 - X X X X X X 0Répartition CA2 0 - X X X X X 0Répartition CC1 0 - X X X X 0Répartition CC2 0 - X X X 0

0 Coût tot. Coût tot. X - Recettes - Recettes X

= Résultat CF

Tot. ajust pérriod

Tot. ajust objet

= Résultat CAE

= Résultat CCP 1

= Résultat CCP2 X

Patients PatientsJours JoursDRG DRGType Type

… …

Charges par nature en CF

C.C. principaux Coûts CAE

C C auxiliaires

C.C préalables

Ajust.


Montants totaux identiques mais détail peut être différent !

Total CC



X X X X X X X



= Résultat CF

Tot. ajust pérriod

Tot. ajust objet

= Résultat CAE

= Résultat CCP 1

= Résultat CCP2 X


… …



C C auxiliaires

C.C préalables

Ajust.

Reprise des données de la comptabilité financière

En effet, comme nous l’avons expliqué auparavant, la comptabilité analytique part toujours de la comptabilité financière et des charges d’exploitation qui y figurent. Les charges provenant d’activités hors exploitation, les charges exceptionnelles ou les impôts (classe 7 du plan comptable H+) ne doivent pas y être intégrées. Les charges des comptes séparés (classe 9 du plan comptable H+) ne font également pas partie des charges reprises en comptabilité analytique. Les niveaux d’agrégation des données sont libres ; ils pourront également être repris des informations des comptabilités annexes. Exemple : Reprise des données salariales par catégorie professionnelles (médecins, soignants, administratifs, …) même si cette information, dans ce cas, n’existe pas dans la comptabilité financière.

Charges salariales selon comptabilité financière

Charges salariales selon comptabilité annexe des salaires

(Charges reprises en Compta analytique) Cpte Désignation Montant Grpe Désignation Montant 3001 Charges de personnel fixe 20’000 ME Médecins (y.c. ch. soc.) 7’200

3002 Charges de personnel auxiliaire

4’000 SO Personnel soignant 14’400

3003 Charges de personnel temporaires

800 MT Personnel médico-techniq. 3’600

3004 Charges de personnel en placement social

200 AU Personnel admin/logistique 4’800

3701 Charges sociales 5’000 3 Total charges salariales

comptabilité financière 30’000 3 Total charges salariales

comptabilité analytique 30’000


Total CC



X X X X X X X



= Résultat CF

Tot. ajust pérriod

Tot. ajust objet

= Résultat CAE

= Résultat CCP 1

= Résultat CCP2 X


… …



C C auxiliaires

C.C préalables

Ajust.

Ajustements des charges de la comptabilité financière et

détermination des charges en CAE A partir des charges de la comptabilité financière, une série d’ajustements doivent être réalisés. Ces ajustements consistent en des ajustements objectifs, soit toutes comptabilisations en rapport avec la constitution ou la libération de réserves latentes sur les stocks de marchandises, le mobilier, l'immobilier, etc. doivent être épurées dans la comptabilité analytique. (ces ajustements sont enregistrés dans la comptabilité d'exploitation) Il peut également y avoir des ajustements périodiques, si lors de l’établissement de la comptabilité financière, il subsistait des charges qui n’ont pas fait lieu de transitoires (charges payées d’avances ou charges à payer). Ces dernières devront être comptabilisées dans la comptabilité analytique. Charges en comptabilité financière + ou - ajustements = Charges en CAE

Exemples d’ajustements objectifs : Amortissements :

- Comptabilité

financière

Selon les prescriptions légales (ex. d'après la législation fiscale)

- Comptabilité analytique

Intérêts :

L'amortissement incorporable dans le budget des coûts dépend de la véritable perte de substance

- Comptabilité financière

Frais financiers effectivement occasionnés par le financement (origine des fonds)


Evaluation du stock de marchandises :

En comptabilité analytique, les frais financiers sont calculés selon les fonds investis, indépendamment du type de financement, on parle de frais financiers incorporables dans le budget des coûts.

- Comptabilité financière

Selon les prescriptions légales (ex. d'après la législation fiscale)


D'après des critères objectifs d'exploitation (sans constitution ou libération de réserves latentes)


Feuille de répartition 2ème étape – Exemples d’ajustements des charges de la comptabilité financière Charges par nature selon le plan comptable H+

Charges selon la

comptabilité financière

Ajustements Rectifications

Charges (coûts)

en comptabilité analytique

Périodi-ques

par objet

30 Salaires ME Médecins 6’000 6’000 SO Personnel soignant 12’000 12’000

MT Personnel médico-technique 3’000 7’000 AU Personnel admin. / logistique 4’000 25’000

Salaires (S-total 1) 25’000 25’000 37 Charges sociales ME Ch. soc. de Médecins 1’200 1’200 SO Ch. soc. de Personnel soignant 2’400 2’400

MT Ch. soc. pers. médico-techn. 600 1’400 AU Ch. soc. pers admin/logistique 800 30’000

Sal. et ch. sociales (S-total 2) 30’000 30’000

4 Autres charges d’exploit. 40 Matériel médical d'exploitation 1’600 1’500

41 Charges de produits aliment. 700 700

42 Charge de ménage 500 500

43 Entretien et réparation 500 500

44 Charges d'utilis.des installations 400 400

45 Charges d'énergie et eau 1’000 1’000

46 Charges financières 200 +100 300

47 Charges de l'admini et inform. 800 -200 600

48 Autres charges liées patients 400 400 49 Autres charges n-liées patients 100 -100 0

3+4 Total charges d’exploitation 36’200 -200 0 36’000 Ajustements : 46 Vu les garanties financières accordées par l’Etat à notre hôpital, notre banque a

réduit le taux de nos intérêts passifs de 1/3 en dessous du prix du marché 47 Une erreur c’est glissée en comptabilité financière, les licences payées cette

année concernaient la période avril N à mars N+1. Aucun transitoire n’a été comptabilisé contrairement à l’année précédente.

49 Les charges non liées aux patients correspondent à différents frais hors

exploitations.


Total CC



X X X X X X X



= Résultat CF

Tot. ajust pérriod

Tot. ajust objet

= Résultat CAE

= Résultat CCP 1

= Résultat CCP2 X


… …



C C auxiliaires

C.C préalables

Ajust.

Attribution des charges incorporables

par nature aux centres de charges

Une fois obtenu toutes les charges par nature selon la comptabilité d’exploitation, ces dernières doivent être directement attribuées aux centres de charges (lieu de formation des coûts). Il existe 3 catégories de centres de charges : Auxiliaires Préalables Principaux Tableau des centres de charges :

Centres de charges auxiliaires

0+1 Infrastructure

Centres de charges préalables

2+3 Services médico-techn.

Centres de charges principaux

4+5 Cliniq, services ou divisions 6+7 Serv. semi-hosp. et ambul 8+9 Exploit. annexes et écoles

01 Bâtiments 20 Salles d’opération 40 Médecine (générale)

04 Direction/administration 21 Anesthésie 45 Chirurgie

041 Sect. Commercial 221 unités soins intens. 49 Gynécologie et obstétriq.

042 Secteur médical 222 Salles d’observation 52 Pédiatrie

043 Secteur des soins 23 Urgences 54 Unités soins intensifs

06 Economie domestique 24 Radiologie et méd. nucl. 55 Psychiatrie cas crt durée

060 Service de maison 240 Radiodiagnostic 56 Psychiatrie cas lg durée

061 Buanderie-lingerie 241 Radiothérapie 57 Gériatre

062 Cenrale des lits 242 Médecine nucléaire

08 Magasin central 25 Salles d’accouchements 60 Services semi-hospitalier

10 Services techniques 27 Laboratoires 70 Services ambulatoires

11 « Elimin. Déchets » 30 Physiothérapies 75 Policliniques

12 Service de transp. inter. 31 Thérapies diverses

14 Economat 34 Autre ctres de diagnostic 80 Logement du personnel

140 Cuisine 39 Pathologie 81 Garderie

141 Prépar. Régimes 391 Biopsie / cytologie 82 Cafétéria

142 Cuisine et rest. pers. 392 Autopsies 88 COP

16 Stérilisation centrale 89 Autres exploit. Annexes

18 Pharmacie 90 Ecoles

19 Infrastructure générale

191 Informatique


Chaque établissement hospitalier peut se limiter à utiliser les centres de charges requis par sa structure ou son organisation, mais pour la numérotation à 2 chiffres et la désignation des comptes il doit s'en tenir au plan indiqué ci-dessus. La création de centres de charges plus détaillés pour répondre à des besoins spécifiques (p. ex. répartition des salaires des assistants, des élèves infirmières, etc.) est toujours possible. Cette étape ainsi que les centres de charges sont un des éléments le plus important de la comptabilité analytique. En effet, la qualité du découpage de l’entreprise et l’identification d’un maximum de charges directement imputables au centres de charges (et notamment au centre de charges principaux) donneront une pertinence accrue aux résultats de la comptabilité analytique. A la fin de cette étape, la comptabilité analytique nous permet déjà de répondre à un de ces objectifs soit celui d’établir des comparaisons entre les coûts budgétisés et les coûts effectifs au niveau des différents centres de charges ou secteurs de responsabilités. Ce niveau de coût est souvent celui sur lequel les responsables de services ou de secteurs (chef de l’administration, pharmacien en chef, chef du service de chirurgie,…) ont la responsabilité financière. En effet, les prochains niveaux d’analyse contiendront des éléments provenant de répartitions qui sont souvent en dehors de leur périmètre de gestion.


Feuille de répartition : 1ère + 2ème étape 3ème étape : Attribution des charges aux centres de coûts



bilite financière

Ajustement Rectification

Charges (coûts)

en comptabilité analytique




Bât

imen

ts

01

Direc

tion

04

Phar

mac

ie

18

Urg

ence

s

23

Rad

iolo

gie

24

Labo

rato

ire

27

Clinique/service Annexes

M

édec

ine

40

Chi

rurg

ie

45

Caf

étér

ia

82 Périodi

ques par

objet

30 Salaires ME Médecins 6’000 6’000 4’000 2’000 SO Personnel soignant 12’000 12’000 2’000 8’000 2’000 MT Personnel médico-technique 3’000 3’000 500 1’000 1’000 500 AU Personnel admin. / logistique 4’000 4’000 1’400 1’000 200 200 200 200 200 200 400

Salaires (total 1) 25’000 25’000 1’400 1’000 700 2’200 1’200 1’200 12’200 4’700 400 37 Charges sociales ME Ch. soc. de Médecins 1’200 1’200 800 400 SO Ch. soc. de Personnel soignant 2’400 2’400 400 1600 400 MT Ch. soc. pers. médico-techn. 600 600 100 200 200 100 AU Ch. soc. pers admin/logistique 800 800 280 200 40 40 40 40 40 40 80

Sal. et ch. sociales (total 2) 30’000 30’000 1’680 1’200 840 2’640 1’440 1’440 14’640 5’640 480

4 Autres charges d’exploit. 40 Matériel médical d'exploitation 1’600 1’600 800 100 200 100 200 200

41 Charges de produits aliment. 700 700 500 200

42 Charge de ménage 500 500 480 20 43 Entretien et réparation 500 500 440 60 44 Charges d'utilis.des instal. 400 400 200 200 45 Charges d'énergie et eau 1’000 1’000 1’000 46 Charges financières 200 +100 300 300 47 Charges de l'admini et inform. 800 -200 600 600 48 Autres charges liées patients 400 400 60 60 100 60 60 60 49 Autres charges n-liées patients 100 -100 0

3+4 Total charges d’exploitation 36’200 -200 0 36’000 3’800 1’900 1’700 2’800 2’000 1’600 15’400 5’900 700


Total CC



X X X X X X X



= Résultat CF

Tot. ajust pérriod

Tot. ajust objet

= Résultat CAE

= Résultat CCP 1

= Résultat CCP2 X


… …



C C auxiliaires

C.C préalables

Ajust.

RRRééépppaaarrrtttiiitttiiiooonnn dddeeesss ccceeennntttrrreeesss dddeee ccchhhaaarrrgggeeesss aaauuuxxxiiillliiiaaaiiirrreeesss pppuuuiiisss ppprrréééaaalllaaabbbllleeesss,,, dddéééttteeerrrmmmiiinnnaaatttiiiooonnn

dddeeesss cccoooûûûtttsss dddeeesss ccceeennntttrrreeesss ppprrriiinnnccciiipppaaauuuxxx En comptabilité analytique, tous les coûts occasionnés ne peuvent pas être attribués directement aux centres de coûts principaux. Dans une 1ère étape, les montants comptabilisés dans les centres de charges auxiliaires doivent être répartis selon certaines clés de répartition (selon le principe de causalité). Pour chaque centre de charges auxiliaires à répartir, il faut définir une telle clé. C'est ainsi, par exemple, que le centre de coûts auxiliaire Bâti-ments peut être réparti selon la surface utilisée aux autres centres de charges. Dans une 2ème étape, les coûts des centres de charges préalables doivent être virés aux centres de coûts principaux (donneurs d'ordres) selon les relevés de prestations. Exemple du laboratoire : selon les points OFAS réalisé par le laboratoire pour chacun des centres principaux.

Répartition des centres de charges auxiliaires sur les préalables et les principaux Répartition des centres de charges préalables (y.c. part des auxiliaires) sur les principaux

1

2

Centres de charges

auxiliaires

Centres de charges

préalables

Centres de charges

principaux

1

1

2

Sur base de clés de répartition

Sur base de relevés de prestations


1 Répartition des centres de charges auxiliaires sur les préalables et les principaux

Les clés de répartition figurant ci-après seront utilisées pour autant qu'aucun autre critère plus précis, propre à l'exploitation, ne soit disponible:

N° Centre de charges auxiliaire

Critères de répartition minimal maximal

01 Bâtiments m2 M2 ou m3 éventuellement intensité d'utilisation

010 énergie m2 ou m3 Compteur de chaleur

04 Administration En % des salaires Salaires selon le type de prestation ou le secteur de fonctionnement Ex: bureau des patients selon entrée bureau personnel selon salaires

06 Economie domestique

060 Service de maison

Pondéré par m2 ou m3 selon l'intensité du nettoyage

Selon l'aire balayée ou par heure (fixation périodique)

061 Buanderie-lingerie

Journées d'hospitalisation Consommation de linge par kg ou par pièce

08 Magasin central En % de la consom. en fr. En chiffres absolus

10 Services techniques Par m2 ou m3 (non pondéré)

Selon rapports du temps de travail (en heures), imputer le mat. séparément

11 Elimination déchets par m2 Selon le principe de causalité

12 Service de transport interne

Journées d'hospitalisation Selon le rapport du temps de travail (en heures)

14 Economat Journées d'hospitalisation En chiffre absolus

140 Cuisine Journées d'hospitalisation En chiffre absolus

141 Régimes /diététiq. Journées d'hospitalisation En chiffre absolus

142 Cuisine et restaurant du personnel

Effectif du personnel Selon le plan d'effectif des centres de charges, selon la consommation (p. ex. système de cartes)

16 Stérilisation centrale Selon les lots Selon un système de points spécial

18 Pharmacie (frais généraux

En % de la consom. en fr. Selon la consommation

19 Infrastructure générale

En fonction des charges par nature

En fonction des charges par nature


Répartition des centres de charges préalables (y.c. part des auxiliaires) sur les principaux (selon relevé de prestations). Les services médico-techniques, dans la plupart des hôpitaux, fournissent des prestations (examens, traitements) aux patients hospitalisés et aux patients ambulatoires. Pour les besoins de la comptabilité analytique, il est nécessaire de séparer soigneusement les frais ambulatoires. Cette séparation n'est cependant pas possible à l'intérieur des centres de charges, vu que, pour ces deux catégories de patients, le personnel, polyvalent lui aussi, utilise les mêmes salles, installations et appareils. Les centres de charges concernés - comme nous l'avons vu - remplissent une double fonction. Les informations recueillies servent, d'une part, au contrôle des prestations et des coûts et, d'autre part, à la répartition des charges. Saisie des prestations Afin de répartir avec précision les coûts des services médico-techniques (centres de charges préalables) entre les centres de charges principaux, ces services doivent tenir une statistique des prestations : fondée sur le Catalogue des prestations hospitalières (CPH) et

articulée selon les prestations des services consommateurs (cliniques, services, divisions, services ambulatoires).

Cotation des prestations Pour coter les prestations des services médico-techniques, on utilise le point. Le catalogue des prestations hospitalières permet de coter des prestations de type différent pour en faire des valeurs mesurables

et comparables. déterminer le prix de revient du point par la formule suivante:

ainsi que de répartir les charges entre les services consommateurs.

2

Charges du centre en francs

Somme des points réalisés par le centre de charges

=

Prix de revient du point


Répartition des coûts des services médico-techniques entre les centres de charges principaux Les centres de charges principaux sont articulés en: cliniques, divisions ou services (médecine, chirurgie, etc.) services semi-hospitaliers et ambulatoires exploitations annexes et écoles Les prestations fournies aux patients hospitalisés sont chiffrées au moyen de points qui permettent d'en répartir le coût entre les diverses cliniques, services ou divisions. Quant aux prestations afférentes aux patients ambulatoires, également chiffrées à l'aide de points, elles sont réparties sur les services semi-hospitaliers et ambulatoires tout en y étant ventilées par services médico-techniques.

Lors de la répartition des charges du centre auxiliaire et des centres préalables principaux, la répartition doit s’effectuer en deux phases :

1. toutes les charges, sauf les charges des investissements (charges d'exploitation partielles)

2. les charges des investissements

Ceci permettant de connaître le coût d’exploitation sans les charges d’investissement puis avec les charges d’investissements.

Une fois tous les centres de charges auxiliaires et préalables répartis dans les centres principaux, nous obtenons les coûts finaux pour les centres principaux. Ces derniers sont les coûts avec lesquels nous calculerons, à l’aide des données statistiques, le coût de journée, les coûts des DRG, le coût par type d’hospitalisation, …


Annexes

Centre de charges auxilairesBâtiments m2 8000 m2 400 400 600 1'000 800 600 2'900 780 520Direc tion % salaire 100.00% 5.6% 4.0% 2.8% 8.8% 4.8% 4.8% 48.8% 18.8% 1.6%

Pharmac ie Fr. consommés 800 107 501 192Centre de charges préalables

Urgences Points (milliers) 5'700 1'200 4'500Radiologie Points (milliers) 3'153 1'888 1'265

Laboratoire Points (milliers) 1'685 1'083 602

Caf

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Rad

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Labo

rato

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27 Clinique/servic

Méd

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Clés de répartition des centre de charges auxiliaires et préalables

Clés Total

1

2

Exemple de clé de répartition :

NB : Les clés de répartition des charges d’investissement sont identiques aux charges d’exploitation.


Annexes

Périodiques

par objet

3+4 Total d'exploitation 36'200 -200 0 36'000 3'800 2'100 1'700 2'800 2'000 1'600 15'400 5'900 700Exploit. Répartition CC auxilaires Clés

Répartit ion Bâtiments m2 -3'800 200 300 500 400 300 1'450 390 260Répartit ion Direc tion % salaire -2'300 71 224 122 122 1'242 479 40Répartit ion pharmac ie consom. -2'071 276 0 0 1'298 497Total après répartition CC auxiliaires

36'200 -200 0 36'000 0 0 0 3'800 2'522 2'022 19'390 7'266 1'000

Répartition CC préalablesRépartit ion Urgences Points -3'800 800 3'000Répartit ion Radiologie Points -2'522 1'510 1'012Répartit ion Laboratoire Points -2'022 1'300 722Total d'exploitation après répartition

36'200 -200 0 36'000 0 0 0 0 0 0 23'000 12'000 1'000

Investissements44 Amortissements calculatoires 2'700 1'100 3'800 1'000 100 100 200 800 200 986 295 11944 Intérêts sur investissements 100 100 200 53 5 5 11 42 11 52 16 6

Total d'investissements 2'800 1'200 4'000 1'053 105 105 211 842 211 1'038 311 125Invest. Répartition CC auxilaires Clés

Répartit ion Bâtiments m2 -1'053 55 83 139 111 83 402 108 72Répartit ion Direc tion % salaire -161 5 16 9 9 87 33 3Répartit ion pharmac ie consom. -193 26 0 0 121 46 0Total après répartition CC auxiliaires

2'800 0 1'200 4'000 0 0 0 390 961 302 1'647 498 200

Répartition CC préalablesRépartit ion Urgences Points -390 82 308Répartit ion Radiologie Points -961 576 386Répartit ion Laboratoire Points -302 194 108Total d'investissement après répartition

2'800 0 1'200 4'000 0 0 0 0 0 0 2'500 1'300 200

Total d'exploitation et d'investissement

39'000 -200 1'200 40'000 0 0 0 0 0 0 25'500 13'300 1'200

Urg

ence

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Rad

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Labo

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27 Clinique/service




selon comptabilité analytique

Bât

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Ajustements -

Rectifications

Charges (coûts)


bilité financ ière

Feuille de répartition : 4ème étape : Répartition des centres de charges auxiliaires puis préalables (selon exemple précédent)


Total CC



X X X X X X X



= Résultat CF

Tot. ajust pérriod

Tot. ajust objet

= Résultat CAE

= Résultat CCP 1

= Résultat CCP2 X


… …



C C auxiliaires

C.C préalables

Ajust.

Comparaison avec recettes, détermination résultats en CAE

et vérifications des concordances

Des coûts finaux des centres principaux seront déduits les recettes (provenant de la comptabilité financière). Ceci nous donnera donc le résultat par centres de coûts principaux en CAE.

En effectuant la division des recettes par les coûts des centres principaux respectifs nous obtenons déjà un des premiers indicateurs de la CAE soit le taux de couverture des charges par les revenus.

A cette étape de la comptabilité analytique, les opérations de détermination des coûts sont terminées. Il nous reste à faire les vérifications d’usage pour contrôler que tout a bien été répartis et qu’il n’y a pas d’erreurs dans les reports de montants.

Ainsi, nous pourrons vérifier que :

Les totaux des coûts des centres principaux sont égaux au total de la colonne

Charges (coûts) en comptabilité analytique Charges en comptabilité financière +/- ajustement = Charges (coûts) en CAE Le total des sections auxiliaires et sections préalables est à zéro Les totaux des lignes de répartitions sont bien à zéro Si ce n’est pas le cas, alors il subsiste des erreurs de calcul dans la feuille de répartition.


Annexes

Périodiques

par objet

Total coûts d'exploitation après répartit ion

36'200 -200 0 36'000 0 0 0 0 0 0 23'000 12'000 1'000

Total coûts d'investissement après répartit ion

2'800 0 1'200 4'000 0 0 0 0 0 0 2'500 1'300 200

3+4 Total coûts d'exploitation et d'investissement

39'000 -200 1'200 40'000 0 0 0 0 0 0 25'500 13'300 1'200

6 Recettes 28'000 0 0 28'000 0 0 0 0 0 0 13'200 13'500 1'300

Résultat -11'000 200 -1'200 -12'000 0 0 0 0 0 0 -12'300 200 100

Taux de couverture des coûts totaux

71.79% 70.00% 51.77% 101.50% 108.33%

Taux de couverture des coûts d'exploitation

77.35% 77.78% 57.39% 112.50% 130.00%

Caf

étér

ia

82


Ajustements -

Rectifications

Charges (coûts)




se lon comptabilité analytique

Bât

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04

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bilité financ ière

Urg

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Rad

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Labo

rato

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27 Clinique/service

Méd

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70

Feuille de répartition : 5ème étape : Comparaison avec recettes, détermination résultat en CAE, vérification des concordances


Feuille de répartition : Récapitulatif étapes 1 à 5:

Dépenses

Annexes

Périodiques

par objet

30 SalairesME Médecins 6'000 6'000 4'000 2'000 6'000SO Personnel soignant 12'000 12'000 2'000 8'000 2'000 12'000MT Personnel médico-technique 3'000 3'000 500 1'000 1'000 500 3'000AU Personnel admin. / logistique 4'000 4'000 1'400 1'000 200 200 200 200 200 200 400 4'000

Salaires (total 1) 25'000 25'000 1'400 1'000 700 2'200 1'200 1'200 12'200 4'700 400 25'00037 Charges sociales ME Ch. soc. de Médecins 1'200 1'200 800 400 1'200SO Ch. soc. de Personnel soignant 2'400 2'400 400 1'600 400 2'400

MT Ch. soc. pers. médico-techn. 600 600 100 200 200 100 600AU Ch. soc. pers admin/logistique 800 800 280 200 40 40 40 40 40 40 80 800

Sal. et ch. sociales (total 2) 30'000 30'000 1'680 1'200 840 2'640 1'440 1'440 14'640 5'640 480 30'0004 Autres charges dexploit.

40 Matériel médical dexploitation 1'600 1'600 800 100 200 100 200 200 1'600

41 Charges de produits aliment. 700 700 500 200 700

42 Charge de ménage 500 500 480 20 500

43 Entretien et réparation 500 500 440 60 500

44 Charges d'utilis.des instal. 400 400 200 200 400

45 Charges dénergie et eau 1'000 1'000 1'000 1'000

46 Charges financières 200 100 300 300 300

47 Charges de ladmini et inform. 800 -200 600 600 600

48 Autres charges liées patients 400 400 60 60 100 60 60 60 40049 Autres charges n-liées patients 100 -100 0

3+4 Total d'exploitation 36'200 -200 0 36'000 3'800 2'100 1'700 2'800 2'000 1'600 15'400 5'900 700 36'000Exploit. Répartition CC auxilaires Clés

Répartition Bâtiments m2 -3'800 200 300 500 400 300 1'450 390 260 0Répartition Direction % salaire -2'300 71 224 122 122 1'242 479 40 0Répartition pharmacie consom. -2'071 276 0 0 1'298 497 0Total après répartition CC auxiliaires

36'200 -200 0 36'000 0 0 0 3'800 2'522 2'022 19'390 7'266 1'000 36'000

Répartition CC préalablesRépartition Urgences Points -3'800 800 3'000 0Répartition Radiologie Points -2'522 1'510 1'012 0Répartition Laboratoire Points -2'022 1'300 722 0Total d'exploitation après répartition

36'200 -200 0 36'000 0 0 0 0 0 0 23'000 12'000 1'000 36'000

Investissements44 Amortissements calculatoires 2'700 1'100 3'800 1'000 100 100 200 800 200 986 295 119 3'80044 Intérêts sur investissements 100 100 200 53 5 5 11 42 11 52 16 6 200

Total d'investissements 2'800 1'200 4'000 1'053 105 105 211 842 211 1'038 311 125 4'000Invest. Répartition CC auxilaires Clés

Répartition Bâtiments m2 -1'053 55 83 139 111 83 402 108 72 0Répartition Direction % salaire -161 5 16 9 9 87 33 3 0Répartition pharmacie consom. -193 26 0 0 121 46 0 0Total après répartition CC auxiliaires

2'800 0 1'200 4'000 0 0 0 390 961 302 1'647 498 200 4'000

Répartition CC préalablesRépartition Urgences Points -390 82 308 0Répartition Radiologie Points -961 576 386 0Répartition Laboratoire Points -302 194 108Total d'investissement après répartition

2'800 0 1'200 4'000 0 0 0 0 0 0 2'500 1'300 200 4'000

Ajustements -

Rectifications

Charges (coûts) selon

comptabilité analytique

Co

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ôle

des

so

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Clinique/service

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Centre de charges préalablesselon la



Bât

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3+4 Total d'exploitation et d'investissement

39'000 -200 1'200 40'000 0 0 0 0 0 0 25'500 13'300 1'200 40'000

6 Recettes 28'000 0 0 28'000 0 0 0 0 0 0 13'200 13'500 1'300 28'000Résultat -11'000 200 -1'200 -12'000 0 0 0 0 0 0 -12'300 200 100 -12'000Taux de couverture des coûts totaux

71.79% 70.00% 51.77% 101.50% 108.33%

Taux de couverture des coûts d'exploitation

77.35% 77.78% 57.39% 112.50% 130.00%


Total CC



X X X X X X X



= Résultat CF

Tot. ajust pérriod

Tot. ajust objet

= Résultat CAE

= Résultat CCP 1

= Résultat CCP2 X


… …



C C auxiliaires

C.C préalables

Ajust.

Analyse des résultats croisements avec données statistiques

La 6ème et dernière étape n’est pas la moindre !

Les coûts sont maintenant connus, nous allons donc croiser ces informations avec les données statistiques et autres descripteur en notre possession (nombre de journée d’hospitalisations, nombre de lits, nombre d’admissions, …) pour connaître les coûts unitaires de nos prestations.

Ceci afin :

d’en comprendre la composition, de vérifier si nos coûts ont augmenté par rapport à l’année précédente, de comparer nos coûts avec d’autres hôpitaux, de vérifier si nos coûts se situent en dessous du prix payé par les financeurs d’agir sur les éléments pouvant être améliorés. La méthode permet non seulement d’analyser les coûts finaux des centres principaux mais également des centres auxiliaires et préalables (coût d’infrastructure au M2, coût administratif par patients, coûts de l’anesthésie par patients, …)


Etape 6 : Analyse des résultats :

Dépenses

Annexes

Périodiques

par objet

Total d'investissement après répartition

2'800 0 1'200 4'000 0 0 0 0 0 0 2'500 1'300 200 4'000

3+4 Total d'exploitation et d'investissement

39'000 -200 1'200 40'000 0 0 0 0 0 0 25'500 13'300 1'200 40'000

6 Recettes 28'000 0 0 28'000 0 0 0 0 0 0 13'200 13'500 1'300 28'000Résultat -11'000 200 -1'200 -12'000 0 0 0 0 0 0 -12'300 200 100 -12'000


Bât

imen

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01

Direc

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Labo

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Centre de charges préalablesselon la


Ajustements -

Rectifications

Charges (coûts) selon


Co

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Clinique/service

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Annexes

Annexes Annexes Annexes

Journées d'hospitalisation 30'000 850 440 -410 Nbre d'admission (DMS 8.11) 3'700 24'000 6'892 554.18 3'568 563 -3'324 8.32Nbre de points ambulatoire 13'920'000 0.955 0.970 0.014Nbre de clients cafétaria 160'000 7.50 8.13 0.62

Analyse des coûts des centres principaux

Données statistiques : Coûts unitaires : Recettes unitaires :

Clinique/service

Ecarts unitaires :

Méd

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Méd

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2

Méd

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Caf

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2

Méd

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Ser

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2


Clinique/service


Clinique/service


Clinique/service



Une fois les données de la comptabilité analytique complètes, nous pouvons établir des fiches récapitulatives des centres principaux permettant la compréhension de la composition des coûts et ainsi l’analyse des centres. Exemple : fiche chirurgie

Comptabilité analytique Centre de charges principal: 45 Chirurgie

Relevé des prestations et des coûts des cliniques et services Période comptable: 1.1. - 31.12.2005

1. Prestations hospitalisation (sorties et transferts dans d'autres cliniques et services) 1 935 Nombre de lits 66 Total journées d'hospitalisation 16 935 Occupation des lits 70.30 %- dont division commune 11 730 Durée moyenne d'hospitalisation 8.75 jours- dont division semi-privée 3 487 - dont division privée 1 718

Postes Postes Coûts en Fr.

2. Charges occupés Total par patient par journée autorisés (rémunérés) d'hospitalisation

Co

ûts

dir

ec

ts

Salaires - médecins 7.0 7.1 570 000 295 33.66- pers. soignant des sect. de 30.0 30.2 1 547 900 800 91.40- pers. des autres discipl. 2.5 2.3 130 900 68 7.73- pers. de l'économat, des transports et du service de maison

0.0 0.0 0 0 0.00

Charges sociales 305 300 158 18.03Salaires et charges sociales, total 2 554.100 1 321 150.82Honoraires patients de la division commune 110 000 57 6.49des médecins patients demi-privés 318. 300 164 18.80 patients privés 234 200 121 13.83Autres dépenses - matériel médical d'exploit. 418 500 216 24.71d'exploitation, par ex. - entretien et réparations 53 800 28 3.18 77 700 40 4.59 47 800 25 2.82Salaires et charges soc., honoraires des médecins, 3 814 400 1 972 225.24autres dép. d'exploit. sauf prod. des prest. - au pers. et à des tiers (680-689) 0 0 0.00- aux patients (650-658) - 76 700 - 40 - 4.53

Total 1 3 737 700 1 932 220.71

Co

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1 Bâtiment 69 300 36 4.094 Administration 241 200 125 14.246 Economie domestique 365 800 189 21.608 Magasin central 29 900 15 1.7610 Services techniques (y compris jardinier) 31 700 16 1.8711Elimination des déchets 4 000 2 0.2412 Service de transports 0 0 0.0014 Economat 555 400 287 32.8016Stérilisation centrale 8 100 4 0.4818 Pharmacie 44 500 23 2.6319 Infrastructure générale 69 300 36 4.09

Total 2 1 419 200 733 83.80

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Points Francs Points Francs Points Francs20 Salles d'opération 317 600 1 429 400 164 739 18.75 84.4121 Anesthésie 144 200 855 600 75 442 8.52 50.5222 Soins intensifs 87 900 835 900 45 432 5.19 49.3623 Urgences 16 500 174 500 9 90 0.97 10.3024 Radiologie 85 000 231 600 44 120 5.02 13.6825 Salles d'accouchement 0 0 0 0 0.00 0.0027 Laboratoires 202 800 140 900 105 73 11.98 8.3230 Physiothérapie 27 000 97 200 14 50 1.59 5.7431 Thérapies diverses 0 0 0 0 0.00 0.0034 Autres centres de diagnostic 700 2 000 0 1 0.04 0.1239 Pathologie 0 0 0 0 0.00 0.00

Total 3 881 700 3 767 100 456 1 947 52.06 222.45

Charges d'exploitation partielles (total 1-3) 8 924 000 4 612 526.96

Utilisation - part centres de charges auxiliaires 470 400 243 27.78des investissements - part centres de charges préalable 411 600 213 24.30 - part centres de charges principaux

(= coûts directs d'investissements)Charges des investissements (total 4)

294 000 152 17.36

1 176 000 608 69.44

Total des charges (total 1-4) 10 100 000 5 220 596.40


Pour terminer ce chapitre sur la comptabilité analytique, maintenant que la méthodologie n’a plus de secret pour vous, voici le rappel des objectifs et les commentaires qui s’y rattachent :

Transparence des coûts

La répartition des chiffres de la comptabilité financière entre les différents centres de charges permet de ventiler judicieusement les coûts ainsi que d'améliorer notablement leur évolution et leur interprétation.

Relevé des prestations

Le relevé des coûts à lui seul ne permet pas encore de juger des activités et de la rentabilité d'un hôpital. Des appréciations ne peuvent être faites que lorsque les prestations ont été saisies selon des critères uniformes: la saisie et le relevé des prestations sont indissociablement liés à la comptabilité analytique.

Création d'un instrument de gestion

Les chiffres obtenus par la comptabilité analytique permettent à la direction de l'hôpital de mieux apprécier les coûts que par la seule comptabilité financière. La comptabilité analytique permet de comparer les prestations et les coûts de l'année en cours, non seulement au niveau de l'établissement mais aussi, pour chaque centre de charges (centre de prestations, secteur de responsabilités), avec les données correspondantes de l'année précédente et celles du budget. En cas d'écarts, il est possible d'intervenir rapidement et de manière appropriée. Cela implique toutefois que les données acquises à l'aide de la comptabilité analytique soient régulièrement converties en informations permettant de prendre des déci-sions de gestion. L'établissement de comparaisons entre les chiffres envisagés et les chiffres effectifs au niveau des différents centres de charges permet en particulier de constater les écarts. Ceux-ci seront déterminés de façon à pouvoir prendre des mesures propres à assurer un engagement optimal des moyens fonctionnels de tous genres. La répartition des charges par nature entre les centres de charges permet une analyse de l'évolution des prestations et des coûts dans les différents services et crée la base nécessaire au calcul du coût de la prestation unitaire. A l'appui de ces comparaisons et de ces analyses, il sera possible de prendre des décisions de nature à améliorer le rapport coûts/prestations. A l'aide des chiffres obtenus, il est facile de se faire une idée de l'importance et de la structure des prestations et des coûts répartis sur un centre de charges ou un secteur de responsabilités et d'établir des bases de planification.


Détermination d'indicateurs différenciés Les chiffres de la comptabilité analytique répartis par centre de charges (cliniques, divisions, services ambulatoires, etc.) permettent, à l'aide de données statistiques telles que:

nombre de journées d'hospitalisation nombre de patients (hospitalisés) nombre de points réalisés nombre de patients (ambulatoires) DRG des patients hospitalisés

de calculer des indicateurs tels que:

le coût d'une journée d'hospitalisation le coût d'un patient le coût du point les points moyens par patient le coût des DRG

Ces chiffres facilitent une gestion rigoureuse et économique (voir chapitre données statistiques ci-après)

Analyse de la rentabilité

La rentabilité est analysée aussi bien à partir de comparaisons intra-hospitalières qu'à partir de comparaisons inter-hospitalières en tenant compte des circonstances propres à chaque établissement. Alors que dans le premier cas ce sont les chiffres des services de même type et ceux des années précédentes qui servent de comparaison, les coûts relatifs aux prestations unitaires d'un centre de charges ne sont, eux, comparables à ceux d'autres établissements que si tous les hôpitaux tiennent une comptabilité analytique selon des critères uniformes et sur la base d'un même plan comptable des charges par nature. Des analyses de rentabilité ne pourront être faites qu'en collaboration avec les établissements comparés si l'on veut garantir que les données propres à chaque établissement seront prises en considération de manière appropriée. La gestion d'un établissement ne peut être améliorée à l'aide de la comptabilité analytique que si les résultats sont analysés périodiquement (par exemple chaque semestre) et à condition que des mesures appropriées soient ordonnées en cas d'écarts.


5. Statistiques d'exploitation, références, évaluations

Des statistiques hospitalières, pour quoi faire ? Dans l'hôpital

Comparaisons (année précédente, régions, catégories) Preuve du travail fourni Renseignements pour l'opinion publique, partie du rapport annuel Base pour la gestion • Calcul de références Outil pour les négociations tarifaires, la budgétisation Base de discussion, renvoi aux différences, réservoir d'idées

En-dehors de l'hôpital

Planification de l'hôpital cantonal / listes des hôpitaux Places de formation Technique médicale Prévention sanitaire des communes, cantons et de la Confédération, santé

populaire Détection de centres de maladie (souches, environnement) Planification du personnel, évolution du personnel, évolution des salaires,

marché du personnel, part d'étrangers

Base législative Avec la Loi fédérale sur l'assurance-maladie (LAMal) entrée en vigueur le 1er janvier 1996, le législateur a stipulé dans l'art. 23 que toutes les statistiques nécessaires pour l'exécution de cette loi doivent être établies. L'art 49, al. 6, prévoit la tenue d'une statistique des prestations. Dans l'ordonnance d'exécution (O d'ex.) de la Loi sur l'assurance-maladie, l'art. 30 définit les informations que les hôpitaux doivent fournir à l'Office fédéral des assurances sociales (OFAS).

But La Confédération entend ainsi contrôler le degré de couverture des coûts (rapport entre le résultat et les dépenses), l'évolution des coûts ainsi que la rentabilité et la qualité des prestations dans le système de santé publique.


Indications prescrites

Selon la loi, tous les hôpitaux sont tenus de fournir les données suivantes à l'OFAS :

Renseignements sur la forme juridique, type d'activité, d'établissement et d'équipement

Nombre et structure des employés et des places de formation Nombre et structure des patient(e)s Type et étendue des prestations fournies Dépenses, recettes et résultats financiers d'exploitation Prix et tarifs

Les principales données de gestion dans l'hôpital

Quotidien • Taux d'occupation des lits (objectif/réalité) Personnel (présences et absences)

Mensuel • Nombre de journées d'hospitalisation (Comp. obj./réalité) Nombre de patients " Nombre d'entrées / de sorties " Nombre de cas urgents " Nombre d'opérations " Nombre de patients ambulatoires " Prestations médico-techniques Evaluations des diagnostics principaux et secondaires Contrôle du plan d'occupation (différences par rapport à la

période précédente) Fluctuation de personnel (par service) Contrôle des absences/accidents/maladie Bilans/surveillance du budget Chiffre d'affaires des exploitations secondaires (agriculture,

restaurant, etc.) Evaluation du sondage / de la satisfaction des patients

Trimestriel • Comptabilité analytique (par centre de coûts) Coûts/recettes/déficit par journée d'hospitalisation / par centre

de coûts Coûts/recettes par point médico-technique Degré de couverture des coûts (détail + clinique totale) Liste des consommations (avec consommation de l'année

précédente) Vue d'ensemble des investissements et acquisitions

(réalité/budget) Annuel • Bilan annuel / comptes annuels

Rapport annuel Listes des consommations (comparaison avec l'année

précédente par service) Indications de comparaison des hôpitaux des mêmes groupes

(H+)


6. Evolution des coûts, subventions d'exploitation

Evolution des coûts dans le système de santé publique Les coûts du système de santé publique augmentent depuis des années. Même la courbe des coûts dans les hôpitaux montre une tendance à la hausse. Les causes de l'augmentation des coûts sont :

Renchérissement général Capacité de charge croissante de la famille / de la société Evolution démographique Plus grande espérance de vie Vieillissement de la population Changement de la structure du personnel (ex. moins

d'infirmières de congrégation) Spécialisation du personnel Coûts de formation et de formation continue Besoin en moyens de la médecine et de la technologie de pointe Examens multiples et à répétition Diversité du marché et des

marchandises etc. La population a de plus en plus recours aux prestations médicales. De l'autre côté, l'offre augmente constamment, par exemple par les nouvelles possibilités techniques. Pour que le système de santé publique reste abordable, des mesures doivent être prises dans tous les domaines pour endiguer et stopper l'augmentation constante des coûts. Pour y parvenir, toutes les personnes concernées doivent faire des efforts : patients, caisses-maladie, hôpitaux, médecins et monde politique. L'art. 56 de la LAMal détermine des directives pour la rentabilité des prestations. C'est ainsi, par exemple, que le fournisseur de prestations doit limiter ses prestations à la mesure exigée par l'intérêt de l'assuré et le but du traitement.


Subventions de l'Etat aux hôpitaux Hôpitaux publics Le comblement du déficit des hôpitaux publics est l'affaire du secteur public, c'est-à-dire du canton compétent et/ou des communes compétentes. Les dépenses d'exploitation occasionnées par un hôpital public ne peuvent être couvertes qu'en partie par les recettes des patients. Selon l'art. 49 de la LAMal, les autorités publiques doivent assumer au moins 50 % des coûts pour les patients hospitalisés dans le département général habitant dans le canton. Les déficits ainsi occasionnés doivent être couverts par des recettes fiscales générales des cantons et/ou des communes.

Chaque canton ou commune est libre d’établir ses propres règles de subventions. Toutefois, le respect de la présentation des comptes, de la tenue de statistiques et de l’établissement d’une comptabilité analytique conforme aux exigences, sont pour l’organe qui subventionne une marque de bonne gestion et de garantie de transparence des coûts.

Hôpitaux privés Pour les hôpitaux de droit privé, les missions publiques cédées éventuellement par le canton, par exemple pour l'exploitation d'un département général, sont indemnisées par des subventions. Dans le cas contraire, ces hôpitaux travaillent au moins de façon à couvrir les coûts ou s'orientent vers les bénéfices.


7. Bibliographie

Plan comptable H+, 5e édition, 2005

Comptabilité analytique des coûts et prestations des hôpitaux suisses, 3e édition, H+, Berne, 1992

Manuel Rekole, Version 2005, 1ère édition. H+ Les hôpitaux suisses

Comptabilité, volume 1, 3e édition, SKV Verlag, Zurich, 1990

Comptabilité, volume 2, 4e édition, SKV Verlag, Zurich, 1992

Comptabilité Repetitorium, exercices, 3e édition, SKV Verlag, Zurich 1994

Comptabilité Repetitorium, solutions, 3e édition, SKV Verlag, Zurich 1994

La comptabilité d'exploitation, principes 1, Théorie et exercices, 1 ere édition, SKV Verlag, Zurich, 1995

Loi fédérale du 18 mars 1994 sur l'assurance-maladie (LAMal)

Ordonnance sur le calcul des coûts et le classement des prestations par les hôpitaux et les établissements médico-sociaux dans l’assurance-maladie du 3 juillet 2002.

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