Copyright Claude BURTIN - IUT OGP/GEA Nantes / IUP GSI Annecy 2003/20041 1 + 1 = 3 Etre performants...

Copyright Claude BURTIN - IUT OGP/GEA Nantes / IUP GSI Annecy 2003/2004

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1 + 1 = 3

Etre performants ensemble

LES REUNIONS DE TRAVAIL


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POURQUOI UNE INITIATION A LA CONDUITE DE REUNION ?

Chacun a déjà participé à des activités de groupe, que ce soit dans un cadre familial, professionnel ou même associatif.

En entreprise on ne saurait échapper aux réunions :

elles sont, en effet, souvent indispensables

pour faire passer certaines informations,

maintenir la cohésion des équipes, entretenir la motivation,

rendre communs des objectifs, une stratégie, un état d'esprit…


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A CONSOMMER AVEC MODERATION

Mais, pour autant, il s'agit d'éviter la réunionnite (*)

cette maladie des organisations modernes…

Pour se vacciner, il est indispensable de mettre en œuvre certains savoir-faire

(*) multiplication des réunions peu utiles, inefficaces, interminables, répétitives et, au final, démotivantes.


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De l ’animateur au participant efficace

Etre un bon animateur permet également d'être un bon participant

et donc de contribuer efficacement, par une attitude responsable et active, à la réussite de l'action collective dans la plupart des

groupes centrés sur une tâche ou un projet.


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Et ça peut rapporter gros… !!!

Les responsables d'entreprise,

conscients de cette efficacité des groupes

lorsque ceux-ci sont bien conduits,

recherchent de plus en plus ces personnes capables de créer

ou développer un esprit d'équipe,

capables d'intégrer ou redynamiser des groupes constitués,

capables de solliciter et accroître les potentialités humaines

de l'entreprise.


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Que comporte cette formation ?

• POURQUOI, COMMENT ?• Esprit de cette formation• Enjeux• Objectifs• Méthodes de travail• Planning

• DOCUMENTS CONNEXES• Convocation• Compte-rendu• Diagramme d’Ishikawa

• TECHNIQUES DE REUNION TRAVAILLEES

• Réunion-discussion• Phillips 6/6• Remue-méninges• Front contre front

• TRAVAIL A EFFECTUER• Consignes• Contact enseignant


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Esprit de la formation

La présence et l ’action constructive de chacun sont indispensables car vous serez les

participants et animateurs des multiples réunions que nous allons tenir ensemble.


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ENJEUX DE LA FORMATION : Savoir manager

une équipe

Notre travail sur les réunions vous permettra d ’améliorer les compétences suivantes :

* préparer, conduire, évaluer des réunions de travail en entreprise

* développer des rapports humains de qualité

* créer des synergies

* aller à l'essentiel

* optimiser le temps

* susciter la créativité

* prendre des décisions


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OBJECTIFS DE CETTE INITIATION

A l'issue de cette période de formation vous devrez être capables de :

1/ énoncer les diverses fonctions que doit pouvoir assurer, si nécessaire, un animateur de groupe de travail.

2/ présenter les principaux types de groupes centrés sur une tâche et le rôle de l'animateur pour chacun d'eux.

3/ décrire les différents styles d'animation en soulignant leurs avantages et limites respectifs.


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Et enfin...

4/ préparer rigoureusement une réunion de travail en tant qu'animateur en fonction d'un contexte donné.

5/ animer un groupe centré sur une tâche en favorisant au maximum la participation de chacun et en adoptant un comportement cohérent par rapport aux contraintes, permettant d'atteindre les objectifs de la réunion aux moindres coûts.

6/ conclure une réunion en synthétisant et préparer les suites (compte-rendu notamment).


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Méthode de travail

Une démarche active

Sensibilisation et information se font à partir d ’une succession de situations de réunion vécues et analysées en commun.

Cela exige de chacun une participation effective et la volonté de développer ses compétences.


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PLANNING DES SEANCES D'INITIATION A LA CONDUITE DE REUNION Voici le contenu des réunions de travail que nous aurons ensemble.(découpage en séances pour OGP) 1ère séance * Indiquer méthode, enjeux et objectifs de la formation. Présenter le programme.

* 1ère mise en situation : groupe centré sur une tâche ; technique de la réunion-discussion. * Analyser : pourquoi les réunions de travail sont-elles trop souvent difficiles et peu satisfaisantes ?

2ème séance * Présenter et pratiquer la technique du Phillips 6/6. * Réfléchir et analyser :

- quels points-clefs auxquels être attentif dans les groupes de travail ? - vers une Charte Qualité de l’animateur de réunion ; compétences, attitudes,

management.


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3ème séance * Travailler la technique de la réunion-discussion : améliorer l’écoute et la reformulation

* lister les différents types de questionnement * Présenter et pratiquer la technique du remue-méninges ; réunion et Qualité - développer la créativité - résolution de problèmes.

4ème séance * Présenter et pratiquer la technique du Front contre Front - conflit et négociation - travail sur cas d’entreprises * Prendre en compte l’inter-relationnel. 5ème séance * Pratiquer la synthèse et la clarification

- Conduire les préparation et suivi de réunion - Elaborer l’annonce et le compte-rendu

- Evaluer les réunions et effectuer l’auto-contrôle

* Préparer la prochaine session : lancement du travail en binôme.

PLANNING DES SEANCES D'INITIATION A LA CONDUITE DE REUNION


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Consignes de travail

EVALUATION DES SEANCES D'INITIATION A LA CONDUITE DE REUNION

Voici les caractéristiques de l'évaluation à laquelle vous serez soumis :

1/ Conduire une réunion de travail de 20mn avec le groupe d'étudiants en utilisant l'une des techniques vues en TD (il ne s'agit pas de faire un exposé mais d'animer un travail de groupe dans l'esprit d'une réunion d'entreprise). La réunion sera suivie d'une discussion-critique de 5 à 10 mn. avec l'ensemble du groupe.

2/ Le thème de la réunion doit permettre à chacun des participants de contribuer au travail collectif dans cette réunion et devra s'inspirer de situations d'entreprise.

3/ Possibilité d'attribuer des fonctions précises aux participants à condition de les distribuer huit jours à l'avance avec les informations nécessaires pour qu'ils puissent préparer la réunion (m'en informer).


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4/ Pour que la simulation soit la plus formatrice possible les étudiants s'engagent à préparer chaque réunion avec sérieux et réalisme (qu'ils fassent partie de l'équipe responsable de l’animation ou qu'ils soient participants).

5/ Il est indispensable de bien préciser le contexte de chaque réunion : caractéristiques de l'entreprise, données du problème, enjeux, contraintes, etc.

6/ L'évaluation sera fondée sur : * le déroulement de la réunion (grille d'évaluation critériée ; coef. 2) * vos fiches de préparation, la convocation et votre compte-rendu de réunion ; coef. 1

Consignes de travail suite


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Consignes de travail fin

7/ Calendrier : me communiquer les documents suivants

* Pour le 31/3 (avant 13H) :- objet de la réunion- enjeux et objectifs opérationnels- technique d'animation- informations complémentaires (contexte, etc.)

Mes commentaires et mon point de vue vous parviendront en retour le 2/4 au plus tard.

* Pour le 23/4 (avant 10H) : - le document ci-dessus finalisé- la convocation adressée aux étudiants

- la fiche d'information complémentaire diffusée aux participants à la réunion (données du contexte, fonctions éventuelles, etc.).

* Pour le 11/5 (avant 14H) : le compte-rendu de votre réunion.

8/ Le planning des réunions sera communiqué en début de séance.Vous aurez deux minutes maxi pour disposer les participants avant chaque réunion.


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Contact

A distance nous communiquerons par courriel

Mon adresse : <[email protected]>

Pensez à :

* toujours intituler votre message ainsi : GEA/EAD réunionet

* indiquer immédiatement votre nom et l ’objet de votre message

* être concis : bref mais précis et complet


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Fiche technique : QU'EST-CE QU'UN GROUPE ?

Il faut fixer le sens que nous donnerons au mot en tenant compte de nos visées.

En psychosociologie, un groupe humain se définit généralement selon les critères suivants

1/ Le nombre de personnes (nécessairement limité)

7/ La durée d'existence 2/ La possibilité d'établir des relations (très variable) personnelles avec chacun

(interrelations)

6/ La constitution de systèmes de valeurs,

normes et rites propres au groupe 3/ La forte interdépendance )

(interaction)

5/ La différenciation des 4/ La poursuite d'un but commun

rôles, statuts, tâches


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Des visées diverses

Les méthodes de travail et donc les techniques d'animation varient avec le type de réunion et l'objectif.

On peut distinguer cinq types de réunions principaux :

1/ D'INFORMATION (informer et/ou s'informer)

2/ DE FORMATION (modification de compétence et de comportement)

3/ D'ETUDE DE PROBLEME (échange de points de vue, analyse)

4/ DE PRISE DE DECISION (choix ; recherche de consensus)

5/ DE CREATIVITE (innovation, résolution de problème)


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LES GROUPES DE TRAVAIL

Dans un groupe centré sur une tâche, l'activité et les résultats obtenus dépendent de nombreux facteurs, notamment :

* des participants

* de l'animateur

* du sujet traité

* des objectifs et des enjeux

* des conditions matérielles et des contraintes

* de l'organisation du groupe et des méthodes de travail


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Fiche technique : Trois phénomènes fondamentaux sont particulièrement à souligner :

Le jeu des interactions entre les membres

est générateur d'une dynamique,

d'une énergie plus ou moins importante.

* La structuration organise les interactions

(réseaux, hiérarchies…) et détermine

la stabilité du groupe.

* L'évolution, caractéristique de tout organisme vivant, inscrit le groupe dans une histoire

(il ne sera jamais plus exactement ce qu'il fut) ;

elle impose une régulation.


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Fiche technique : LA NOTION D'OBJECTIF OPERATIONNEL

Il est indispensable de distinguer l'objectif de l'intention ou de la visée ainsi que de l'objet de la réunion et de son enjeu, en lui donnant un sens précis et opérationnel.


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Fiche technique : LA NOTION D'OBJECTIF OPERATIONNEL

Un objectif opérationnel fixe un résultat attendu précis, observable et évaluable, relatif à un objet déterminé, au terme d'une action de durée limitée (dans le cas présent : au cours de la réunion).

L'objectif, éventuellement négocié avec le groupe, doit bien sûr être accepté par lui, c'est-à-dire qu'il doit traduire la volonté du groupe d'aboutir.


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Fiche technique : Objectif / Intention ? Objet ? Enjeu ?

Une intention ou une visée est généralement exprimée en termes plus généraux, sans échéance très précise ; elle est donc peu évaluable.

L'objet est ce sur quoi porte la réunion. En soi il n'explicite pas le résultat attendu de la réunion, ce qui le distingue de l'objectif.

L'enjeu est l'effet attendu au delà de l'atteinte de l'objectif : conséquence majeure à plus ou moins long terme.


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Fiche technique : REUNION-DISCUSSION

Objectifs : échanger des informations, opinions, analyses, points de vue, etc.

Méthode : il est préférable d ’avoir un animateur pour * rester centré sur l ’objet de la réunion* faciliter les échanges* répartir le temps de parole* avoir un bon questionnement* synthétiser* respecter le temps imparti* maintenir une ambiance productive

Durée : variable ; 15mn à 1h30 (éviter de prolonger au-delà)


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Fiche technique (1/3) : PHILLIPS 6/6

PROBLEME : un groupe de plus de 12 personnes est difficilement productif en réunion. Comment faire participer chacun, sans désordre ?

SOLUTION : le Phillips 6/6, technique efficace fondée sur deux principes :

* subdivision de l ’assemblée en groupes de six personnes * travail par séquences de 6mn

COMMENT PROCEDER ?

1- l ’animateur expose un problème précis et limité puis présente la technique de travail

2- l ’animateur fait se partager l ’assemblée en groupes de 6 (variantes : 5 à 7 personnes)

3- Chaque groupe désigne un rapporteur (éventuellement après une brève présentation de chacun)

4- Discussion sur le sujet pendant 6 mn. (variantes : 5 à 9mn) dans chaque groupe (possibilité de donner des questions différentes aux groupes, par ex. des approches opposées) …/...


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F iche technique (2/3) : PHILLIPS 6/6

METHODE (suite)

5- au bout de 6mn. l ’animateur interrompt les travaux impérativement et donne la parole brièvement à chaque rapporteur devant l ’assemblée. Noter les points essentiels présentés.

6- après chaque intervention d ’un rapporteur, s ’assurer de l ’accord du groupe concerné

7- discussion sur les éléments rapportés ; synthèse de l ’animateur.

8- l ’animateur propose un autre point de discussion ou l ’approfondissement du 1er si le résultat n ’a pas été satisfaisant.

9- chaque groupe désigne un nouveau rapporteur ; travail pendant 6mn ; etc.

10- A la fin de la séance synthèse de l ’ensemble des productions (à partir des notes)


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AVANTAGES : * participation ordonnée et rapide de la totalité des membres* recueil facilité d ’une large gamme d ’opinions, suggestions, etc.* maintien d ’une dynamique et d ’une émulation* évite l ’imposition d ’un trop fort « leadership »* prépare bien au bilan critique, remue-méninges, traitement des questions de R.H.

Fiche technique (3/3) : PHILLIPS 6/6


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Fiche technique (1/3) : REMUE-MENINGES(brainstorming)

PROBLEME : la routine, les habitudes de pensée, le manque de créativité, la difficulté à résoudre des problèmes récurrents. Comment trouver ensemble une solution à un problème insoluble ou comment collectivement produire des idées originales ?

SOLUTION : le remue-méninges, technique de créativité qui fait appel aux richesses peu exploitées de notre expérience et de notre subconscient, par le travail en groupe et la libre association d ’idées.

Un problème a toujours au moins une solution.

…/...


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COMMENT PROCEDER ?

Dans un 1er temps il s ’agit de recueillir un maximum d ’idées (on vise la qualité par la quantité) en un temps très court ; l ’évaluation critique de ces idées ne se fera que dans une 2è étape.

Il faut un animateur stimulant et capable d ’instaurer un climat productif, de confiance, de liberté de pensée comme de parole.

METHODE

1- réunir un groupe (un peu hétérogène) d ’une dizaine de personnes volontaires, si possible hors du lieu de travail, ou de vie, habituel

2- définir un thème précis, par une question ouverte, positive (qui suscite des idées) ; le communiquer à l ’avance aux participants

Fiche technique (1/3) : REMUE-MENINGES(brainstorming)


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Fiche technique (2/2) : REMUE-MENINGES

METHODE (suite)

3- en début de séance rappeler les principes fondamentaux à respecter impérativement dans la 1ère étape:

* chacun s ’engage à produire le plus grand nombre d ’idées possible * donner l ’idée dès qu ’elle apparaît * aucune critique ni censure, aucun jugement, ni envers les idées des autres ni envers soi-même : toute idée est à priori acceptable. Ne pas s ’interroger sur la faisabilité. * il est conseillé de s ’inspirer des idées des autres, de les détourner, de les transformer * s ’exprimer brièvement sans argumenter

4- noter TOUTES les idées (… le rire est un bon stimulant) et que chacun les ait sous les yeux

5- relancer en offrant de nouvelles pistes quand le groupe connaît une baisse de régime

6- quand le groupe a épuisé ses capacités de production, passer à la 2è étape : sélectionner les idées intéressantes (commencer par éliminer ce qui existe déjà ou est irréalisable, etc.)

7- transmettre la liste des propositions retenues aux décideurs et informer le groupe des suites.


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Fiche technique (1/2) : FRONT CONTRE FRONT

Objectifs : anticiper ou résoudre un désaccord ou un conflit en recherchant et trouvant un terrain d ’entente entre deux camps adverses.

S ’engager dans une négociation, c ’est aller vers le changement.

Méthode : il est indispensable d ’avoir un médiateur pour * rester centré sur l ’objet et l ’objectif de la réunion* faciliter les échanges* répartir le temps de parole* avoir un bon questionnement* synthétiser* maintenir un climat constructif, sans agressivité

Nota : limiter le nombre de participants de chaque camp à 5 maxi si possible


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Fiche technique (2/2) : FRONT CONTRE FRONT

METHODE (suite)

La préparation du dossier est une phase capitale :

recueillir des éléments d ’analyse de la situation ; connaître les points faibles et forts des deux camps ; connaître les positions adverses. Il faut un spécialiste du domaine concerné et un porte-parole de confiance.

La réunion comprend 5 temps :

1-Rompre avec le passé en rappelant les caractéristiques de la situation antérieure. Eviter l ’affectif et s ’en tenir aux faits.

2- Circonscrire le problème réel clairement et l ’objectif à atteindre

3- Analyser les données : enjeux, points d ’accord, solutions possibles

4- Négocier : argumenter, écouter, rechercher le compromis gagnant/gagant.

5- Formuler précisément et complètement (délais, etc) l ’accord par écrit, faire signer.


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comment faire… ?

* clarifier l'objet et les circonstances opportuns pour se rassembler

* préparer méthodiquement cette séquence de travail dans ses multiples composantes

* conduire les échanges avec rigueur et souplesse, avoir une bonne écoute, une neutralité bienveillante, une distanciation critique…

* mettre en place un suivi opérationnel.

Bien menée, cette démarche, non seulement évitera les réunions peu productives, mais de plus favorisera la dynamique commune, le progrès dans l'action et l'agrément de travailler ensemble.


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Mais le progrès est possible ! Ouf...

• On perçoit qu'il n'est pas facile d'être l'animateur d'un groupe centré sur une tâche,

de telle façon que chaque participant donne le meilleur de lui-même dans la réalisation du travail commun,

que ce regroupement d'individualités crée une synergie qui fasse que la production collective soit supérieure à ce que serait la

somme des productions individuelles (en quantité et en qualité)

et, de plus, que chacun tire de cette situation une certaine satisfaction.

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