CONTRÔLE ADMINISTRATIF Anne-Michèle Wauthier Session dinformation « allocations familiales »...

CONTRÔLE ADMINISTRATIF

CONTRÔLE ADMINISTRATIF

Anne-Michèle Wauthier

Session d’information « allocations familiales »ONAFTS - 20 novembre 2012

Anne-Michèle Wauthier

Session d’information « allocations familiales »ONAFTS - 20 novembre 2012

Les caisses d’allocations familialesLes caisses d’allocations familiales

2

Rappel

EmployeurEmployeur

CAFCAF

ONAFTSONAFTS

BC SSBC SS

FamillesFamilles

3

familles

info

rma

tion

rés

ult

at

« L’ONAFTS veut garantir à chaque famille le montant auquel elle peut prétendre, avec la moindre démarche pour elle, et veut en

garantir le maintien. »

Le citoyen est responsable

L’administrationadministration est responsable

A demander droits sociaux

Dûs Dûs droits sociauxdroits sociaux

DÉCLARATION D’IDENTITÉ DE L’ONAFTS

DÉCLARATION D’IDENTITÉ DE L’ONAFTS

familles

info

rma

tion

rés

ult

at

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PROCESSUS: CYCLE DE GESTION COMPLET

PROCESSUS: CYCLE DE GESTION COMPLET

Normalisation de service

Normalisation de l’information

Flux

Normalisation contrôle

Baromètre de qualité

Responsabilisation

Évaluation globale de l’exécution

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Organiser et piloter

Élaborer des directives (circulaires, lettres circulaires,…) relatives à la mise en œuvre de la réglementation

Détailler les processus génériques pour l’utilisation des données collectées (collecte de données)

Rédiger checklist + manuel des instructions normalisées en vue de la prestation de service

Adapter les subventions à la qualité

Organiser et piloter

Élaborer des directives (circulaires, lettres circulaires,…) relatives à la mise en œuvre de la réglementation

Détailler les processus génériques pour l’utilisation des données collectées (collecte de données)

Rédiger checklist + manuel des instructions normalisées en vue de la prestation de service

Adapter les subventions à la qualité

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ÉLABORER DES INSTRUCTIONSÉLABORER DES INSTRUCTIONS

Co

lettres circulaires

mails

En collaboration avec les organismes de paiement

En fonction des nouveautés réglementaires et des besoins

Co

lettres circulaires

mails

En collaboration avec les organismes de paiement

En fonction des nouveautés réglementaires et des besoins

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PROCESSUS GÉNÉRIQUES POUR LA COLLECTE DE DONNÉES


En lien avec :

Mail-box : données familiales : composition de ménage, naissance, séparation, décès, etc.

Flux : données socio-professionnelles : prestations de travail, chômage, maladie, enfant atteint d’une affection, attestations scolaires, etc.

Formulaires : collecte de données sur les revenus du ménage ; données sur les études (système mixte)

En lien avec :

Mail-box : données familiales : composition de ménage, naissance, séparation, décès, etc.

Flux : données socio-professionnelles : prestations de travail, chômage, maladie, enfant atteint d’une affection, attestations scolaires, etc.

Formulaires : collecte de données sur les revenus du ménage ; données sur les études (système mixte)

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Exemples:

droit orphelin− Intégration des acteurs: liens de parenté

RNPP− Décès communiqué par mailbox− Examen automatique du droit orphelin:

lien de parenté et mise en ménage (RNPP)− Surveillance du droit automatique:

mailbox pour la mise en ménage de l’auteur survivant

conséquence: taux réduit d’erreurs

Exemples:

droit orphelin− Intégration des acteurs: liens de parenté

RNPP− Décès communiqué par mailbox− Examen automatique du droit orphelin:

lien de parenté et mise en ménage (RNPP)− Surveillance du droit automatique:

mailbox pour la mise en ménage de l’auteur survivant

conséquence: taux réduit d’erreurs

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ADAPTER LES SUBVENTIONS À LA QUALITÉ

ADAPTER LES SUBVENTIONS À LA QUALITÉ

OBJECTIF DE LA MESURE DE QUALITÉ : ALLOCATIONS FAMILIALES OCTROYÉES ET

PAYÉES À JUSTE TITRE, RAPIDEMENT ET PONCTUELLEMENT, EFFICACEMENT ET DE MANIERE ORIENTÉE VERS LE CLIENT Contrôle effectué chaque année dans les 16 caisses du

pays (68 points de paiement), en fonction de 16 variables, identifiées comme risques potentiels (but: gestion des risques =risk-management)

Suivant une méthode scientifique (Dulbea), opérant par sondages (+/- 60.000 occurrences contrôlées)

Echantillon aléatoire, statistiquement représentatif Résultats fiables à 90 %, comparables entre

organismes Tolérance max. de 5 % Permet d’extrapoler le niveau de qualité par caisse et

dans l’ensemble du régime

OBJECTIF DE LA MESURE DE QUALITÉ : ALLOCATIONS FAMILIALES OCTROYÉES ET

PAYÉES À JUSTE TITRE, RAPIDEMENT ET PONCTUELLEMENT, EFFICACEMENT ET DE MANIERE ORIENTÉE VERS LE CLIENT Contrôle effectué chaque année dans les 16 caisses du

pays (68 points de paiement), en fonction de 16 variables, identifiées comme risques potentiels (but: gestion des risques =risk-management)

Suivant une méthode scientifique (Dulbea), opérant par sondages (+/- 60.000 occurrences contrôlées)

Echantillon aléatoire, statistiquement représentatif Résultats fiables à 90 %, comparables entre

organismes Tolérance max. de 5 % Permet d’extrapoler le niveau de qualité par caisse et

dans l’ensemble du régime

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THÈMES DU CONTROLE = LES 16 RISQUES


1. Echange de données2. La priorité3. Statut d’attributaire et trimestrialisation4. Détermination de la compétence et transfert de

compétence5. Exactitude des paiements6. Délais7. Allocataire8. Les enfants placés9. La validité du supplément social octroyé10.Le droit possible au supplément social11.Les allocations d’orphelins12.Les étudiants 13.Les autres enfants bénéficiaires (demandeurs

d’emploi, apprentis et enfants atteints d’une affection)14.Les débiteurs15.Le contrôle au moyen de visites aux familles16.La Charte de l’assuré social

1. Echange de données2. La priorité3. Statut d’attributaire et trimestrialisation4. Détermination de la compétence et transfert de

compétence5. Exactitude des paiements6. Délais7. Allocataire8. Les enfants placés9. La validité du supplément social octroyé10.Le droit possible au supplément social11.Les allocations d’orphelins12.Les étudiants 13.Les autres enfants bénéficiaires (demandeurs

d’emploi, apprentis et enfants atteints d’une affection)14.Les débiteurs15.Le contrôle au moyen de visites aux familles16.La Charte de l’assuré social

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CHECKLIST ET MANUELCHECKLIST ET MANUEL

Exemples “prime de naissance“

paiement anticipé de la prime de naissance (extrait de la checklist)− La caisse possède-t-elle une preuve de la

naissance de l’enfant afin de valider le paiement? (CO 1386/2012)

− Lorsque les déclarations concernant le rang de la naissance de l’enfant sont contradictoires, des données supplémentaires ont-elles été demandées et obtenues?

− En cas de naissance multiple, l’AN a-t-elle été accordée pour tous les enfants au taux d’une 1ère naissance?

− …

Exemples “prime de naissance“

paiement anticipé de la prime de naissance (extrait de la checklist)− La caisse possède-t-elle une preuve de la

naissance de l’enfant afin de valider le paiement? (CO 1386/2012)

− Lorsque les déclarations concernant le rang de la naissance de l’enfant sont contradictoires, des données supplémentaires ont-elles été demandées et obtenues?

− En cas de naissance multiple, l’AN a-t-elle été accordée pour tous les enfants au taux d’une 1ère naissance?

− …

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Exemples “délais”− Toutes les demandes sont-elles traitées

dans les 30 jours ?− Les allocations familiales sont-elles

payées au plus tard à la fin du mois qui suit celui au cours duquel la caisse a reçu les données pertinentes pour l’établissement du droit aux allocations familiales ?

Exemples “délais”− Toutes les demandes sont-elles traitées

dans les 30 jours ?− Les allocations familiales sont-elles

payées au plus tard à la fin du mois qui suit celui au cours duquel la caisse a reçu les données pertinentes pour l’établissement du droit aux allocations familiales ?

13

Exemple “allocataire“– Les allocations familiales ont-elles été

payées à l’allocataire légal durant l’année du contrôle ?

Exemple “allocataire“– Les allocations familiales ont-elles été

payées à l’allocataire légal durant l’année du contrôle ?

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Missions supplémentaires

Contrôle de l’intégration correcte des acteurs en fonction de l’octroi de la subvention (critère 6 de la responsabilisation)

Contrôle des débits (critère 2 de la responsabilisation)

Suivi des remarques du contrôle précédent

Contrôle des Administrations publiques …

Missions supplémentaires

Contrôle de l’intégration correcte des acteurs en fonction de l’octroi de la subvention (critère 6 de la responsabilisation)

Contrôle des débits (critère 2 de la responsabilisation)

Suivi des remarques du contrôle précédent

Contrôle des Administrations publiques …

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RÉSULTATS DU CONTROLE DES 16 RISQUES

RAPPORT ANNUEL D’AUDIT

RÉSULTATS DU CONTROLE DES 16 RISQUES

RAPPORT ANNUEL D’AUDIT

Rapport d’audit comprenant les résultats et des recommandations d’amélioration = rapport annuel au président de la caisse d’allocations familiales

Rapport d’audit comprenant les résultats et des recommandations d’amélioration = rapport annuel au président de la caisse d’allocations familiales

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RAPPORT ANNUEL


RAPPORT ANNUEL

Benchmarking de la qualité et de l’octroi de la

subvention en fonction de la qualité intégrale de

la gestion= rapports annuels sur les résultats du

contrôle au Comité de gestion de l’Office

PROFILS D’ERREURS : Au niveau du régime Au niveau de la caisse

Benchmarking de la qualité et de l’octroi de la

subvention en fonction de la qualité intégrale de

la gestion= rapports annuels sur les résultats du

contrôle au Comité de gestion de l’Office

PROFILS D’ERREURS : Au niveau du régime Au niveau de la caisse

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LES INDICATEURS DE QUALITÉ:LES INDICATEURS DE QUALITÉ:

Indicateur objectif

Benchmarking = comparaison entre les caisses

Base pour le critère 1 de la responsabilisation

Indicateur objectif

Benchmarking = comparaison entre les caisses

Base pour le critère 1 de la responsabilisation

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Comment appliquer les résultats du contrôle dans la répartition de l’enveloppe de responsabilisation ?Comment l’indicateur de qualité est-il déterminé ?


L’indicateur de qualité varie sur une échelle de 0 % (absence totale de qualité) à 100 % (qualité totale).

La qualité de la gestion est déterminée grâce à l’attribution d’une importance (= poids) à chaque variable.

Le poids de chaque variable est déterminé sur la base de trois facteurs :−L’importance de la tâche (variable) pour l’ensemble du régime. Les tâches portant sur une plus grande population pèsent plus lourd dans l’indicateur de qualité.−Le pourcentage moyen d’erreurs de toutes les caisses d’allocations familiales. Les variables sensibles aux erreurs pèsent plus lourd dans l’indicateur de qualité que celles pour lesquelles moins d’erreurs ont été constatées.−Le pilotage pour encourager les caisses d’allocations familiales à combler les lacunes dans leur gestion.

L’indicateur de qualité varie sur une échelle de 0 % (absence totale de qualité) à 100 % (qualité totale).

La qualité de la gestion est déterminée grâce à l’attribution d’une importance (= poids) à chaque variable.

Le poids de chaque variable est déterminé sur la base de trois facteurs :−L’importance de la tâche (variable) pour l’ensemble du régime. Les tâches portant sur une plus grande population pèsent plus lourd dans l’indicateur de qualité.−Le pourcentage moyen d’erreurs de toutes les caisses d’allocations familiales. Les variables sensibles aux erreurs pèsent plus lourd dans l’indicateur de qualité que celles pour lesquelles moins d’erreurs ont été constatées.−Le pilotage pour encourager les caisses d’allocations familiales à combler les lacunes dans leur gestion.

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Dans le cadre du pilotage, l’octroi légitime des allocations familiales aux FAMILLES est primordial = SERVICE

Conséquences du pilotage :− les variables les plus sensibles aux erreurs sont

très accentuées ;− l’octroi d’un coefficient de pilotage permet

d’encourager davantage les caisses d’allocations familiales à optimiser la qualité de leur service.

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Pour chaque variable, le poids relatif selon l’importance de la tâche, le pourcentage moyen d’erreurs et l’éventuel coefficient de pilotage sont multipliés l’un avec l’autre.

Ces résultats sont ramenés sur cent. De cette façon, on obtient la contribution (le poids) de chaque variable à l’indicateur de qualité.

En multipliant le poids de chaque variable par le pourcentage de réussite correspondant, et en additionnant les résultats ainsi obtenus, on obtient l’indicateur de qualité.

Pour chaque variable, le poids relatif selon l’importance de la tâche, le pourcentage moyen d’erreurs et l’éventuel coefficient de pilotage sont multipliés l’un avec l’autre.

Ces résultats sont ramenés sur cent. De cette façon, on obtient la contribution (le poids) de chaque variable à l’indicateur de qualité.

En multipliant le poids de chaque variable par le pourcentage de réussite correspondant, et en additionnant les résultats ainsi obtenus, on obtient l’indicateur de qualité.

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ÉVALUATION ET NORMALISATION SERVICE => INFORMATION


Dernière phase du cycle:

Matching annuel des données avec les conditions d’octroi

Optimisation annuelle des processus

Mise à jour annuelle

Modules/formulaires

1ère phase du nouveau cycle = communication des adaptations

Dernière phase du cycle:

Matching annuel des données avec les conditions d’octroi

Optimisation annuelle des processus

Mise à jour annuelle

Modules/formulaires

1ère phase du nouveau cycle = communication des adaptations

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Exemples: actualisation annuelle de la CO 1386 réduction du nombre de formulaires:

PAR UNE UTILISATION OPTIMALE DE DONNÉES QUALIFIÉES VIA LES FLUX : 29.485.559 messages socio-professionnels traités en 2010

ÉVOLUTION DE L’INTERROGATION DES ASSURÉS SOCIAUX:

1995 – environ 1,500,0002011 – environ 500,000 (y compris P7 Communauté flamande, supprimé en 2012)

Exemples: actualisation annuelle de la CO 1386 réduction du nombre de formulaires:

PAR UNE UTILISATION OPTIMALE DE DONNÉES QUALIFIÉES VIA LES FLUX : 29.485.559 messages socio-professionnels traités en 2010

ÉVOLUTION DE L’INTERROGATION DES ASSURÉS SOCIAUX:

1995 – environ 1,500,0002011 – environ 500,000 (y compris P7 Communauté flamande, supprimé en 2012)

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