CONTRAT DE SERVICES - Via Rail

CONTRAT DE SERVICES

Numéro du contrat (VIA)Autre partieGestionnaire du contrat (VIA)Service (VIA)

VIA Contrat no :

CONFIDENTIEL VIA Rail Canada inc./SJ (Le 1er septembre 2009)VIA Prestataire de

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[INSÉRER LE LIEU], le [INSÉRER LA DATE]

[INSÉRER LE NOM DE LA SOCIÉTÉ][INSÉRER LE NOM DU / DE LA DESTINATAIRE][INSÉRER LE TITRE DU / DE LA DESTINATAIRE][INSÉRER L’ADRESSE DE LA SOCIÉTÉ]

(ci-après le « Prestataire de services »)

OBJET : CONTRAT DE SERVICES

Monsieur [ou Madame] [INSÉREZ LE NOM DU / DE LA DESTINATAIRE],

Par les présentes, nous vous confirmons les modalités, termes et conditions de notre contrat de servicesdans le cadre [INSÉRER LA DESCRIPTION DU PROJET].

1. DÉFINITIONS

1.1 Dans le présent contrat, à moins que le contexte le requière autrement, les termes et expressionssuivants ont le sens ci-dessous mentionné :

1.1.1 « VIA et ses Représentants » Les termes « VIA et ses Représentants » comprennent,collectivement ou individuellement, VIA, ses administrateurs, dirigeants, actionnaires,employés, mandataires, préposés, représentants, sous-entrepreneurs, consultants etceux dont VIA est légalement responsable.

1.1.2 « Prestataire de services et ses Représentants » Les termes « Prestataire de services etses Représentants » comprennent, collectivement ou individuellement, le Prestatairede services, ses administrateurs, dirigeants, actionnaires, employés, mandataires,préposés, représentants, sous-entrepreneurs, consultants et ceux dont le Prestataire deservices est légalement responsable.

1.1.3 « Réclamations » Le terme « Réclamations » comprend notamment les coûts,dépenses, pertes, obligations, dommages, demandes, actions, Frais d’avocats et autresfrais de quelque nature ou provenance que ce soit.

1.1.4 « Frais d’avocats » Les termes « Frais d’avocats » comprennent notamment les frais ethonoraires d’avocats, de quelque nature que se soit, raisonnablement encourus dans lecadre :

(i) d’une poursuite judiciaire (frais et honoraires judiciaires et extrajudiciaires);et/ou

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(ii) d’un différend découlant de l’application ou de l’interprétation du présentcontrat ou de toutes autres circonstances reliées directement ouindirectement à l’exécution du présent contrat.

1.1.5 « Éléments extrinsèques » Les termes « Éléments extrinsèques » comprennent toutdocument ou information écrite ou verbale, communiqué ou non entre les parties,expressément ou tacitement, sans égard à la nature du support, à l’exception desinformations et documents spécifiquement mentionnés au présent contrat. À titred’exemple, les termes Éléments extrinsèques incluent toute discussion, pourparler,négociation, offre, proposition, enregistrement électronique, courrier électronique,correspondance, lettre, mémorandum, déclaration, promesse, engagement, entente,accord, écrit préliminaire, lettre d’intention, projet de contrat, avant-contrat, appeld’offre, soumission, et autre contrat antérieurement conclu par les parties relativementà l’objet du présent contrat.

2. DESCRIPTION DES SERVICES

2.1 Étendue Le Prestataire de services s'engage à fournir à VIA Rail Canada inc. (ci-après« VIA ») les services décrits à l'annexe « A » ci-jointe et intitulée l’« Étendue des services ».

2.2 Annexes

2.2.1 Sans limiter de quelque façon que ce soit la portée des services à fournir en vertu duprésent contrat, le Prestataire de services reconnaît expressément que les modalités,termes et conditions de l’annexe « A », l’annexe « B » intitulée « Règlement généralde sécurité » et l’annexe « C » intitulée « Taux horaires » ont été expressémentportés à sa connaissance, et qu’ils font partie intégrante du présent contrat, au mêmetitre que s’ils avaient été exprimés en toutes lettres dans le présent contrat.

2.2.2 En cas d'interprétation, les modalités, termes et conditions :2.2.2.1. du présent contrat doivent prévaloir sur ceux des annexes « A », « B » et

« C »; et2.2.2.2. de l’annexe « A » doivent prévaloir sur ceux des annexes « B » et « C »;

2.3 Modifications VIA et le Prestataire de services peuvent prendre l’initiative de demander unemodification de l'étendue des services fournis en vertu du présent contrat. Pour prendre effet, lesparties doivent préalablement approuver toute modification à l’étendue des services par écrit.

2.4 Conformité Lors de la prestation des services, le Prestataire de services est tenu d'agir au mieuxdes intérêts de VIA, avec la plus grande prudence et diligence et selon les usages et règles de l’art.Le Prestataire de services devra corriger tout service s’étant avéré insuffisant ou tout matériel ouapprovisionnement s’étant avéré inacceptable pour VIA, en sus de tout autre manquement, et ce, àl’intérieur du délai fixé par VIA à cet effet sans engendrer de coûts supplémentaires pour VIA.

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2.5 Vérifications VIA se réserve le droit de vérifier, en temps opportun, les services rendus par lePrestataire de services pendant la durée du présent contrat. Il est entendu qu’une telle inspectionpar VIA ne libère pas le Prestataire de services de ses obligations en vertu du présent contrat.

3. DURÉE DU CONTRAT

3.1 Le présent contrat entre en vigueur le [INSÉRER LA DATE] et prend fin le [INSÉRER LADATE].

3.2 Les services ne peuvent débuter avant l’entrée en vigueur du présent contrat.

4. PRIX DU CONTRAT

4.1 VIA s’engage à payer, selon les modalités prévues à la section 5 du présent contrat, un prixdéterminé selon les taux horaires prévues à l’annexe « C » ci-jointe, jusqu’à un montant maximalde [INSÉRER LE MONTANT EN LETTRES] dollars ([INSÉRER LE MONTANT ENCHIFFRES] $) pour la durée initiale prévue à la section 3.1 du présent contrat, pour le coût detous les services après avoir vérifié que le Prestataire de services a raisonnablement etconvenablement fourni tous les services décrits à la section 2 du présent contrat. Ce prix incluttous les frais et les dépenses raisonnables de quelque nature que ce soit, mais exclut la taxe surles produits et services (TPS), la taxe de vente provinciale (TVP) et la taxe de vente harmonisée(TVH), selon le cas.

5. MODE DE PAIEMENT

5.1 Le Prestataire de services doit facturer VIA sur une base mensuelle et VIA s'engage à payer lePrestataire de services pour les services rendus au plus tard le trentième (30e) jour de la réceptionde la facture et de ses pièces justificatives.

5.2 Le Prestataire de services doit indiquer, sur chaque facture : le numéro du contrat, ses numérosd'enregistrement aux fins de la TPS (et selon le cas, de la TVP et TVH) et les montants de cestaxes payables par VIA.

5.3 Toutes les factures présentées en vertu des modalités, termes et conditions du présent contratdoivent être envoyées à l’adresse suivante et doivent clairement préciser le numéro du présentcontrat :

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VIA : VIA RAIL CANADA INC.[INSÉRER L’ADRESSE DE VIA][INSÉRER LE NUMERO DE TELEPHONE DE VIA]No du contrat : [INSÉRER LE NUMERO DE CONTRAT VIA]À l’attention de : [INSÉRER LE NOM DU GESTIONNAIRE DU

CONTRAT],[INSÉRER LE TITRE DU GESTIONNAIRE DUCONTRAT]

6. AUTRES MODALITÉS, TERMES ET CONDITIONS

6.1 Relation entre les parties

6.1.1 Le présent contrat ne confère aucune autorité de quelle que nature que ce soit auPrestataire de services lui permettant d’engager la responsabilité de VIA, de créertoute obligation et d’établir tout lien contractuel au nom de VIA avec toute autrepersonne ou entité, sauf avec l’autorisation préalable écrite expresse de VIA, pourchacune des transactions envisagées.

6.1.2 Le présent contrat lie seulement le Prestataire de services et VIA, et ne peut en aucuncas être interprété comme un contrat d'emploi entre VIA et le Prestataire de services.

6.1.3 Le Prestataire de services prendra toutes les dispositions nécessaires et prélèvera à lasource toutes les retenues salariales obligatoires, y compris mais sans s’y limiter, à titred’impôts sur le revenu, de régime de retraite du Canada/Québec, de cotisationsd’assurance-emploi, de cotisations d'assurance pour frais médicaux et d'hospitalisation,d’assurance-accidents du travail. Le Prestataire de services prendra également toutesles dispositions nécessaires en ce qui a trait aux autres avantages sociaux de sesadministrateurs, dirigeants, actionnaires, employés, mandataires, préposés,représentants, sous-entrepreneurs, consultants et ceux dont le Prestataire de services estlégalement responsable. Le Prestataire de services doit, à la demande de VIA, fournirdes pièces justificatives écrites afin de démontrer qu'il se conforme à ses obligations.

6.2 Interprétation du contrat

6.2.1 Absence de renonciation Toute renonciation par l’une des parties à l’exercice d’undroit ou d’un recours qu’elle peut se prévaloir en cas de violation ou défaut de seconformer à une obligation du présent contrat ne doit pas être interprétée ni neconstitue une renonciation à réclamer l’exécution de cette même obligation ou unerenonciation à l’exercice postérieur d’un droit ou d’un recours en cas de toute autreviolation ou défaut de se conformer aux autres obligations du présent contrat.

6.2.2 Différends internes Les différends entre le Prestataire de services et ses Représentantsrelativement au présent contrat doivent être réglés directement entre eux, et le

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Prestataire de services s’engage à indemniser VIA et ses Représentants de toutesRéclamations qui en résultent.

6.3 Responsabilité contractuelle et indemnisation

6.3.1 Le Prestataire de services et ses Représentants s’engagent à indemniser intégralementVIA et ses Représentants et de plus s’engagent à se porter garants et prendre fait etcause pour VIA et ses Représentants afin de répondre financièrement de toutesRéclamations, y compris les Réclamations pour préjudices corporels, le décès, ainsique les Réclamations des tiers, de quelque sorte, nature ou provenance que ce soit,résultant de quelque façon que ce soit et découlant de l’exécution ou de l’inexécutiondes obligations du présent contrat, de l’exécution des travaux ou de la prestation desservices rendus par le Prestataire de services et ses Représentants.

6.3.2 Le Prestataire de services et ses Représentants renoncent à toutes les Réclamationsqu’ils pourraient exercer contre VIA et ses Représentants, découlant d’un accident ouautrement relié aux opérations de VIA et ses Représentants, à leur propriété, leurutilisation ou détention de tout bien ou causé par toute personne sous l’autorité de VIAet ses Représentants. Le Prestataire de services s’engage à obtenir une exonération deresponsabilité de ses Représentants. Cette exonération s’applique nonobstant le défautdu Prestataire de services d’obtenir des exonérations écrites.

6.4 Assurances Lors de la signature du présent contrat, le Prestataire de services et ses Représentantsdoivent obtenir et maintenir pendant toute la durée du présent contrat, les polices d'assurancessuivantes :

6.4.1 une assurance de la responsabilité civile des entreprises préférablement selon laformule « date de l’événement », couvrant la responsabilité de le Prestataire de serviceet ses Représentants, pour les préjudices corporels, incluant le décès, et les préjudicesmatériels pour un montant minimum de [INSÉRER LE NOMBRE EN LETTRES]dollars ([INSÉRER LE NOMBRE EN CHIFFRES] $) par sinistre. La police doitmentionner VIA en tant qu’« assuré additionnel » et ce, uniquement en ce qui concerneles services du Prestataire de services et ses Représentants pour le compte de VIA envertu du présent contrat. La police doit inclure les garanties de recours entre co-assurés,l’assurance de la responsabilité civile assumée par contrat, et automobile des non-propriétaires; et

6.4.2 une assurance responsabilité civile automobile portant sur la responsabilité duPrestataire de services et ses Représentants pour les préjudices corporels, y compris ledécès, causés par le fait de véhicules utilisés ou opérés par le Prestataire de services etses Représentants, dont ils sont propriétaires ou locataires, pour un montant minimumde [INSÉRER LE MONTANT EN LETTRES] dollars ([INSÉRER LE MONTANTEN CHIFFRES] $) par événement.

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6.4.3 Les polices d’assurance mentionnées à la section 6.4 doivent comprendre un avenantprévoyant l’obligation de signifier un préavis écrit de trente (30) jours à VIA pour toutemodification importante ou toute résiliation de la couverture d’assurance.

6.4.4 De nouvelles attestations d’assurance attestant le renouvellement des policesd’assurance exigées doivent être remises à VIA dans les trente (30) jours suivant lerenouvellement.

6.4.5 Avant l’entrée en vigueur du présent contrat, le Prestataire de services doit remettre àVIA les attestations d’assurance, émises au nom de VIA, datées et signées par unreprésentant autorisé des assureurs du Prestataire de services et attestant que les policesd’assurance exigées ci-dessus sont disponibles et respectent toutes les exigencesparticulières. Nonobstant ce qui précède, VIA se réserve le droit d’exiger une copiecertifiée d’une ou de plusieurs polices mentionnées à la section 6.4 et le Prestataire deservices s’engage à fournir les documents dans un délai de trente (30) jours de lademande.

6.4.6 Si le Prestataire de services ne souscrit pas ou ne maintient pas en vigueur les policesd’assurance prévues au présent contrat, VIA a le droit de souscrire elle-même de tellesassurances, d'en donner la preuve au Prestataire de services qui doit alors en payer lecoût à VIA sur demande ou accepter que VIA en déduise le coût des sommes qu'elle luidoit.

6.4.7 Les parties reconnaissent que le silence de VIA suite :

a) au défaut du Prestataire de services de se conformer aux obligations découlant de lasection 6.4 « Assurances » et à ses sous-paragraphes, à la connaissance de VIA ounon; ou

b) à la remise par le Prestataire de services d’une attestation d’assurance ou d'unepolice non-conforme aux exigences du présent contrat,

ne saurait relever le Prestataire de services de son défaut, ni constituer une renonciationquelconque de la part de VIA à exiger que le Prestataires de services se conforme à sesobligations.

6.4.8 Les polices d'assurance exigées ci-dessus ne peuvent être interprétées commerestreignant ou exonérant le Prestataire de services et ses Représentants de leurresponsabilité ou de leurs autres obligations en vertu du présent contrat.

6.4.9 Pour les fins du présent contrat, tout défaut de le Prestataire de services d’exécuter unedes obligations mentionnées à la section 6.4 « Assurances » et ses sous-paragraphessera réputé comme étant une inexécution importante et substantielle du présent contratpar le Prestataire de services. Dans ce cas, en plus de tout autre droit prévu au présentcontrat ou par la loi, VIA pourra retenir toute somme ou tout paiement dû au Prestatairede services jusqu’à ce qu’un tel défaut soit corrigé par le Prestataire de services.

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6.5 Propriété intellectuelle

6.5.1 Protection de la propriété intellectuelle Le Prestataire de services reconnaît que lapropriété intellectuelle de VIA, y compris ses marques de commerce et ses droitsd’auteur, constituent des actifs de valeur pour VIA.

6.5.2 Droits de propriété intellectuelle dévolus à VIA Tout le matériel original créé par lePrestataire de services, y compris les rapports, devis, dessins ou autres documents,pour le compte de VIA aux termes du présent contrat, y compris les droits d’auteur yafférents, devient la propriété exclusive de VIA. De plus, le Prestataire de servicescède à VIA l’ensemble des droits, titres et intérêts qu’il détient relativement à cematériel au fur et à mesure de sa création ou production. À la demande de VIA, lePrestataire de services doit signer les documents requis pour protéger les droits de VIAdans des situations comme la cession du droit d’auteur, la demande d’enregistrementd’un droit d’auteur ou la renonciation à un droit moral.

6.5.3 Propriété intellectuelle et indemnisation Le Prestataire de services et ses Représentantss’engagent à indemniser intégralement, et de plus s’engagent à se porter garants,prendre fait et cause et répondre financièrement des conséquences de toutesRéclamations portant ou découlant de l’usage d'un brevet, marque de commerce, droitd’auteur ou autre propriété intellectuelle protégée ou publiée (appartenant à VIA ounon) et découlant ou reliée :

6.5.3.1. à toute technique utilisée par le Prestataire de services dans l’exécution desobligations du présent contrat; et

6.5.3.2. à l’utilisation de quelque dessin, devis, logo ou autre document par lePrestataire de services dans l’exécution des obligations du présent contrat.

6.6 Engagement de confidentialité et de non-divulgation

6.6.1 Le Prestataire de services et ses Représentants doivent respecter la confidentialité detous les renseignements mis à leur disposition relativement à VIA et l’objet du présentcontrat avant, pendant et après la durée du présent contrat, ainsi que de tous lesrapports, devis, dessins et autres documents produits en vertu des présentes. Ilss’engagent en outre à ne pas divulguer ni utiliser ces renseignements et documents àd’autres fins que celles qui sont nécessaires pour la prestation des services dans le cadredu présent contrat.

6.6.2 Le Prestataire de services s’engage à respecter toutes les lois fédérales et provincialesapplicables visant la protection des renseignements personnels découlant du présentcontrat. VIA se réserve le droit d’effectuer des visites auprès du Prestataire de servicespour évaluer et vérifier si le Prestataire de services agit en conformité avec toutes loisfédérales et provinciales applicables concernant la protection des renseignementspersonnels

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6.6.3 Le présent contrat et l’information qui y est contenue sont confidentiels, sous réservedes dispositions de la Loi sur l’accès à l’information, LRC 1985, c. A-1 et de la Loisur la protection des renseignements personnels, LRC 1985, c. P-21.

6.6.4 Les dispositions des sections 6.6.1, 6.6.2 et 6.6.3 du présent contrat doiventcontinuer à produire leurs effets au-delà de la résolution, de la résiliation ou del’expiration du présent contrat.

6.7 Environnement Le Prestataire de services et ses Représentants doivent respecter les loisenvironnementales et ils s’engagent à prendre toutes les mesures requises en matièred’environnement, de sécurité et de protection contre les incendies.

6.8 Conflits d’intérêts Le Prestataire de services doit immédiatement aviser VIA de toute situation deconflit d’intérêts possible.

6.9 Résiliation / résolution Le Prestataire de services ne peut résilier ou résoudre le présent contratsans un motif sérieux avant son expiration. En cas de résiliation du présent contrat par lePrestataire de services, celui-ci reconnaît et convient qu’il est tenu de réparer le préjudice causé àVIA par cette résiliation et à faire tout ce qui est immédiatement nécessaire pour prévenir uneperte. VIA peut résilier ou résoudre le présent contrat, en totalité ou en partie, moyennant unpréavis écrit de [INSÉRER LE NOMBRE DE JOURS EN LETTRES] ([INSÉRER LE NOMBREDE JOURS EN CHIFFRES]) jours au Prestataire de services. VIA n’assume aucuneresponsabilité pour toutes les Réclamations résultant de la résiliation ou de la résolution du présentcontrat, sauf en ce qui concerne les sommes dues et exigibles à la date de résiliation ou derésolution. Le Prestataire de services devra alors produire un rapport final de son travailcontenant le détail de ces sommes dans les [INSÉRER LE NOMBRE DE JOURS ENLETTRES] jours ([INSÉRER LE NOMBRE DE JOURS EN CHIFFRES]) jours qui suivront ladate de résiliation. Le rapport final est réputé être une facture au sens de la section 4.1 duprésent contrat.

6.10 Registres et relevés Le Prestataire de services s’engage à maintenir des registres et relevésconformes aux principes comptables généralement reconnus incluant tous les détails nécessaires àune bonne gestion financière. VIA ou son représentant autorisé aura accès, en temps opportunpendant la durée du présent contrat et pendant les trois (3) années subséquentes, aux registres,relevés et données informatisées du Prestataire de services ainsi qu’à tout document relatif à lavérification des coûts de ces services ou pour tout autre motif raisonnable. Le Prestataire deservices s’engage à ne rien facturer à VIA pour cette vérification. Advenant la résolution d’unevérification en faveur de VIA, le Prestataire de services doit rembourser VIA immédiatement.

6.11 Incessibilité Le Prestataire de services ne peut céder le présent contrat, en totalité ou en partie, etne peut sous-traiter ses obligations sans l’approbation préalable écrite de VIA.

6.12 Ayants droit et cessionnaires autorisés Le présent contrat engage et produit ses effets à l’égard desayants droit et cessionnaires autorisés de VIA et du Prestataire de services respectivement.

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6.13 Préavis Tous les préavis à signifier dans le cadre du présent contrat seront réputés avoir été donnéss’ils sont remis en mains propres ou envoyés par courrier recommandé ou reconnu à l’adressesuivante:

VIA : VIA Rail Canada inc.[INSÉRER L’ADRESSE DE VIA][INSÉRER LE NUMERO DE TELEPHONE DE VIA]No du contrat : [INSÉRER LE NUMERO DE CONTRAT VIA]À l’attention de : [INSÉRER LE NOM DU GESTIONNAIRE DU


Prestatairede services : [INSÉRER LE NOM DE LA SOCIÉTÉ]

[INSÉRER L’ADRESSE DE LA SOCIÉTÉ][INSÉRER LE NUMERO DE TELEPHONE DE LA SOCIÉTÉ]No du contrat : [INSÉRER LE NUMERO DE CONTRAT VIA]À l’attention de : [INSÉRER LE NOM DU GESTIONNAIRE DU


6.14 Lois applicables et élection de domicile Le présent contrat est régi et interprété conformémentaux lois de la province de Québec et aux lois du Canada y applicables, sans égard aux lois,règles ou autres dispositions relatives aux conflits de lois (de la province de Québec ou de touteautre juridiction) qui résulteraient en l’application des lois de toute autre juridiction que celle dela province de Québec. Les parties élisent domicile sous la juridiction des tribunaux du districtjudiciaire de Montréal, Québec.

6.15 Totalité et intégralité de l’entente

6.15.1 Les parties reconnaissent que le présent contrat constate fidèlement l’expression de leurvolonté et leur commune intention et constitue donc l’entente complète et intégraleentre les parties.

6.15.2 Il est entendu que tout Élément extrinsèque ne constate nullement l’expression de lavolonté des parties et leur commune intention et ne peut servir à l’interprétation ou àl’application du présent contrat (ou les deux).

6.15.3 Par conséquent, les parties s’engagent expressément à ne pas mettre en preuvequelconque Élément extrinsèque dans le cadre de tout différend ou litige entre lesparties et qui découle ou est relié, à l’interprétation ou à l’application du présent contrat(ou les deux).

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6.16 Information utile Le Prestataire de services reconnaît que VIA lui a fourni, avant la signature duprésent contrat, toute l’information utile relativement aux services qu’elle réclame du Prestatairede services.

6.17 Divisibilité Advenant le cas où une section, disposition ou paragraphe (y compris toute partied’une section, disposition ou paragraphe) du présent contrat serait nul, déclaré sans effet ouréputé non écrit, ce fait n’affectera que la section, disposition ou paragraphe visé, et nonl’ensemble des sections, dispositions ou paragraphes, sauf indication contraire expresse dans leprésent contrat.

6.18 Obligations conjonctives et cumulatives Toutes les obligations mentionnées dans le présentcontrat sont conjonctives et cumulatives. Les obligations ne sont ni alternatives ni facultatives. Larenonciation à l’exercice d’un droit ou d’un recours ne doit pas être interprétée comme unerenonciation à tout autre droit ou à tout autre recours.

6.19 Mise en demeure Si une partie doit exécuter une obligation en vertu du présent contrat dans undélai imparti, le seul écoulement du temps pour l’exécuter aura pour effet de constituer cettepartie en demeure.

6.20 Exemplaires Lorsque dûment paraphé et signé par toutes les parties, chaque exemplaire du présentcontrat est réputé être un original, mais ces exemplaires ne reflètent ensemble qu’une seule etmême entente.

6.21 Titres Les titres utilisés dans le présent contrat ne le sont qu'à des fins de référence et decommodité seulement. Ils ne visent qu'à faciliter la consultation et ne sauraient en aucun caslimiter ni autrement modifier la signification ou la portée des dispositions qu'ils désignent ni del’objet du présent contrat.

6.22 Modification du contrat Le présent contrat ne peut, en aucun cas, être modifié sans leconsentement écrit des parties.

6.23 Survie des obligations Toutes les obligations et les responsabilités qui, en vertu de leur nature,doivent demeurer en vigueur après la résiliation, la résolution ou l’expiration du présent contrat,demeureront en vigueur et auront plein effet.

6.24 Reconnaissance des parties Les parties reconnaissent que :

6.24.1 le présent contrat est rédigé en caractères lisibles dans un langage clair et facilementcompréhensible pour les parties, afin de constituer l’expression de leur volonté. Lesparties ont entièrement lu et compris le présent contrat. En cas de besoin, les partiesont obtenu des explications adéquates d’un conseiller de leur choix sur la nature etl’étendue des clauses du présent contrat; et

6.24.2 les parties ont négocié conjointement le présent contrat, et le présent contrat ne devrapas être interprété ni en faveur ni en défaveur de l’une ou l’autre des parties, mais

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plutôt en donnant à chacune des clauses le sens qui résulte de l’ensemble du présentcontrat.

[Les signatures se trouvent à la prochaine page.]

Veuillez confirmer votre acceptation et consentement au présent contrat en apposant votre signature àl’endroit indiqué et en le retournant au soussigné.

Nous avons pris connaissance, consenti et signé deux copies originales.

VIA RAIL CANADA INC. [INSÉRER LE NOM DE LA SOCIÉTÉ]

Signature : Signature :

Nom : Nom :

Titre : Titre :

Lieu : Lieu :

Date : Date :

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CONFIDENTIEL VIA Rail Canada inc./SJ (Le 1er septembre 2009)Prestataire de

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ANNEXE « A »

ÉTENDUE DES SERVICES

ATTRIBUTION DES COMPÉTENCES1

TABLE DES MATIÈRES

1. Rôle du prestataire de services2. Définitions3. Responsabilités du Prestataire de services4. Processus de divulgation et d’examen sous la responsabilité du Prestataire de services5. Tentative de règlement du problème6. Enquête7. Rapport8. Confidentialité9. Autres dispositions

1 Note : Aux fins d’alléger le texte, toute référence au masculin inclut le féminin.



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SANS LIMITER LA GÉNÉRALITÉ DE CE QUI EST CONTENU AU CONTRAT, LESPARTIES RECONNAISSENT QUE LES POUVOIRS NÉCESSAIRES À L’EXERCICE DE LACOMPÉTENCE DU PRESTATAIRE DE SERVICES AUX TERMES DU PRÉSENTCONTRAT SONT LES SUIVANTS :

1. Rôle du Prestataire de services

1.1 Le Prestataire de services a pour mandat d’agir à titre d’agent de conformité etd’ombudsman de VIA dans les affaires de divulgation interne d’actes répréhensibles par lesemployés de VIA et pour entendre toute plainte adressée par les employés de VIA.

1.2 Le Prestataire de services doit superviser la mise en œuvre et la mise en application duCode d’éthique de VIA, dont copie est jointe à l’annexe « A ».

1.3 Le Prestataire de services doit agir à titre de personne ressource à qui les employés peuvents’adresser librement s’ils n’arrivent pas à résoudre un problème après avoir consulté leCode d’éthique de VIA et après avoir épuisé les recours internes disponibles.

1.4 Le Prestataire de services doit établir des mécanismes internes permettant aux employés dedivulguer, de bonne foi, les plaintes qu’ils ont à formuler et l'information concernant desactes répréhensibles commis ou en voie d’être commis, de veiller à ce que des mesuresadéquates soient prises rapidement en réponse à ces plaintes et divulgations et de s'assurerque les employés qui les font soient traités équitablement et protégés contre toute forme dereprésailles.

1.5 Le Prestataire de services reconnaît que lorsqu'un employé a des motifs raisonnables deformuler une plainte ou de croire qu'une personne a commis un acte répréhensible, cetemployé doit être capable de divulguer cette information en ayant recours à un processusclairement défini tout en étant certain qu'il sera traité équitablement et à l'abri dereprésailles s’il le fait d’une manière conforme au Code d’éthique de VIA.

1.6 Le Prestataire de services doit en tout temps agir d’une façon neutre, impartiale, objectiveet indépendante.

1.7 En conformité avec les directives, échéanciers, politiques et procédures applicables de VIA,le Prestataire de services doit :

1.7.1. Établir les stratégies et gérer la ligne 1-800 mise en place pour toutes les questionsde conformité et les plaintes formulées par les employés;

1.7.2. Identifier les facteurs et les situations causant, provoquant ou pouvant augmenterle nombre de plaintes et de cas de non-conformité chez VIA, recommander desmesures appropriées pour la résolution de tous facteurs ou situations



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problématiques et fournir de l’assistance et des conseils relatifs aux mesures àprendre pour éviter, contrôler ou diminuer ces facteurs ou situations; et

1.7.3. Formuler des recommandations et directives au Président et Chef de la direction deVIA ainsi qu’au Chef, Capital humain relativement aux mesures correctives oudisciplinaires appropriées lorsque la situation le justifie. En aucun temps lePrestataire de services n’aura un pouvoir de décision ou de sanction.

2. Définition de divulgation et d’acte répréhensible

2.1 La divulgation est définie comme l’action, par un employé, i) de formuler une plainteconcernant toute situation avec VIA et/ou un employé de VIA ; et ii) de communiquer debonne foi des renseignements liés à un acte répréhensible qu’une personne a commis ou al'intention de commettre.

2.2 Un acte répréhensible est défini comme un acte ou une omission concernant ouentraînant :

2.2.1. la violation d'une loi ou d'un règlement;

2.2.2. une dérogation ou un manquement au Code d’éthique de VIA;

2.2.3. un usage abusif de fonds ou de biens publics (y compris la fraude);

2.2.4. un cas flagrant de mauvaise gestion;

2.2.5. une menace grave et particulière pour la vie, la santé ou la sécurité des employés,du public ou de l'environnement; ou

2.2.6. L’exercice de représailles contre un employé ayant divulgué en toute bonne foi unacte répréhensible ou collaboré à une enquête sur un tel acte répréhensible.

3. Responsabilités du Prestataire de services

3.1 Le Prestataire de services doit notamment :

3.1.1. fournir des conseils aux employés de VIA qui envisagent faire une divulgation etfournir des interprétations et des conseils concernant l'application du Coded’éthique de VIA;

3.1.2. recevoir, consigner par écrit et examiner les divulgations présentées par desemployés;

3.1.3. veiller à ce que des mesures soient toujours prises avec diligence dans tous les cas;

3.1.4. gérer les plaintes et les actes répréhensibles qui nécessitent la prise de mesuresimmédiates ou urgentes, notamment lorsque l’objet de la plainte ou les actesrépréhensibles peuvent causer une menace grave et particulière pour la vie, lasanté ou la sécurité des employés, du public ou de l'environnement ou lorsque desdommages ou pertes peuvent survenir à tout matériel et équipement;



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3.1.5. ouvrir une enquête au besoin, examiner les résultats des enquêtes, rédiger desrapports et faire des recommandations sur la manière de traiter les divulgationsd’actes répréhensibles, les plaintes ou les mesures correctives à prendre;

3.1.6. assurer que la protection de l'information divulguée et le traitement des dossierssoient conformes à la Loi sur la protection des renseignements personnels et lesdocuments électroniques (Canada), à la Loi sur l'accès à l'information, siapplicable, au Code canadien du travail, et à toute autre loi et règlementapplicable;

3.1.7. veiller à ce que les droits, en matière d’équité procédurale et de justice naturelle,des personnes mises en cause par une divulgation ou une enquête soient protégés;

3.1.8. veiller en conformité avec les règles de droit en vigueur, à ce que l’identité despersonnes mises en cause par une divulgation ou une enquête soit protégée;

3.1.9. veiller à ce que les droits à la protection des renseignements personnels des deuxparties, soit l'employé qui divulgue l'acte répréhensible ou qui formule une plainteet l'employé impliqué ou présumé être responsable de l'acte répréhensible, soientrespectés;

3.1.10. protéger les employés qui formulent des plaintes et divulguent de bonne foi del'information concernant des actes répréhensibles contre des représailles ensoumettant des recommandations sur les mesures correctives à prendre;

3.1.11. examiner les résultats des enquêtes et faire rapport de ses conclusions audivulgateur et autres personnes concernées;

3.1.12. encourager les divulgateurs à divulguer le plus d’informations possibles etpertinentes ainsi qu’à coopérer à toutes les étapes du processus;

3.1.13. tenir de l'information sur le nombre des divulgations reçues, rejetées et acceptées;réglées sans enquête, qui ont fait l'objet d'une enquête ou sont toujours à l'étude oufaisant l'objet d'une enquête;

3.1.14. dresser un rapport, au moins une fois par année et de temps à autre selon ce qu’iljuge approprié, destiné au Président et chef de la direction de VIA et au Chef,Capital humain de VIA, qui doit notamment inclure le nombre des demandesgénérales d'information faites et les conseils fournis, le nombre des divulgationsreçues directement d'employés et leur statut (rejetées, acceptées, réglées sansenquête, toujours à l'étude) et le nombre des divulgations ayant fait l'objet d'uneenquête, réglées ou toujours à l'étude. Le rapport doit inclure une analyse descatégories de divulgations ainsi que des recommandations visant à améliorer lesprocessus de divulgation.

4. Processus de divulgation et d'examen sous la responsabilité du Prestataire de services

4.1 Le Prestataire de services doit conseiller à l’employé qui initie une divulgation d'actesrépréhensibles ou qui formule une plainte d’observer les différents mécanismes de



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divulgation présents chez VIA avant de s’adresser au Prestataire de services, notamment des’adresser à son supérieur hiérarchique.

4.2 Si l’employé estime que le problème qu'il soulève ne peut être traité en toute confiance ausein de VIA, et qu’il décide de s’adresser directement au Prestataire de services, lePrestataire de services doit recevoir et analyser la divulgation.

4.3 Si l’employé a divulgué un acte répréhensible à son supérieur hiérarchique et qu’il estimeque cette divulgation n'a pas été examinée comme il se doit ou n'a pas fait l'objet del'enquête qui s'imposait, ou les deux et qu’il décide de s’adresser directement au Prestatairede services, le Prestataire de services doit recevoir et analyser la divulgation.

4.4 En tout temps, le Prestataire de services doit veiller à ce que l’équité procédurale et lajustice naturelle soient respectées, l’identité des personnes en cause dans le cadre d’unedivulgation soit respectée et protégée, notamment celle du divulgateur, des témoins et del’auteur présumé de l’acte répréhensible ou de la personne qui fait l’objet de la plainte.

4.5 Formulation des plaintes et divulgation des actes répréhensibles par les employés

4.5.1. Le Prestataire de services s’engage à prendre au sérieux toute plainte et toutsignalement d’acte répréhensible.

4.5.2. Afin que le processus de divulgation et d’enquête soit mené avec efficacité, lePrestataire de services doit, dans la mesure du possible, tenter d’obtenir le plus derenseignements concrets possible sur la plainte et l’acte répréhensible,notamment :

4.5.2.1. la nature et une description claire de la plainte ou de l’acte répréhensible;

4.5.2.2. le nom des personnes présumées avoir commis les actes répréhensibles etle nom des personnes concernées par la Plainte;

4.5.2.3. le nom des autres personnes visées;

4.5.2.4. le moment (date) et le lieu où l’acte répréhensible a été commis ou faitl’objet de la plainte;

4.5.2.5. les renseignements ou les documents qui viennent appuyer les faits; et

4.5.2.6. tout autre élément d'information pertinent.

4.5.3. Le Prestataire de services doit également tenter d’obtenir le plus d’informationpossible sur la personne qui initie la divulgation (nom, numéro de téléphone etadresse) de façon à ce que le Prestataire de services puisse communiquer avec ellepour obtenir des détails supplémentaires.

4.5.4. Au moment de la divulgation par un employé, le Prestataire de services peutdemander d’autres renseignements ou des précisions en s’adressant à la personneou aux personnes qui divulguent l’acte répréhensible ou formulent une plainte, auxtémoins et aux représentants visés au sein de VIA.



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4.5.5. Au moment de recevoir les renseignements relatifs à la divulgation et commemoyen préliminaire, le Prestataire de services doit examiner sa compétenced’attribution et se déclarer compétent ou non pour analyser la divulgation. S’il n’apas compétence, il doit référer l’employé au groupe et aux ressources appropriéeschez VIA.

4.5.6. Le Prestataire de services doit accuser réception de la divulgation, par écrit, dansun délai raisonnable suivant sa réception.

4.6 Tri et examen d'une divulgation

4.6.1. Le Prestataire de services doit faire un examen préliminaire de l'information reçuelors de la divulgation, consulter l'employé au besoin et déterminer si l'affaire doitêtre poursuivie. À cet effet, le Prestataire de services doit déterminer si lesrenseignements divulgués fournissent suffisamment d’information.

4.7 Rejet d’une divulgation

4.7.1. Le Prestataire de services peut ne pas donner suite à une divulgation d’unepersonne s'il estime :

4.7.1.1. que l’employé n’a pas tenté de régler le problème en observant lesmécanismes internes disponibles chez VIA, notamment avec sonsupérieur hiérarchique, que l’employé n’a pas épuisé tous les recours quilui sont normalement ouverts selon la procédure prévue par une autre loi,règlement, code de déontologie des ordres professionnels du Canada oupolitique interne de VIA (ex. : plaintes de harcèlement sexuel qui vont àl’encontre du Code canadien du travail, de la Loi canadienne sur lesdroits de la personne, ou toute autre plainte en vertu du Code criminel,etc., procédure de grief/syndicat, politiques internes, notamment cellesrelatives à l’utilisation d’internet et du courriel, politiques écrites desressources humains, tel que le devoir d’accommodement, etc.) ;

4.7.1.2. que la divulgation n’est pas étayée par des renseignements précis ;

4.7.1.3. que la divulgation n’est pas effectuée de bonne foi ou n’est pas fondée surla base de croyances raisonnables ; ou

4.7.1.4. que l’affaire est futile, sans objet, frivole ou vexatoire.

4.7.2. De plus, le Prestataire de services peut ne pas donner suite à une divulgation sicelle-ci n’est pas effectuée par un employé de VIA.

4.7.3. Si le Prestataire de services estime que la divulgation doit être rejetée, il doitconseiller le divulgateur et le diriger vers le groupe et les ressources appropriéeschez VIA.

4.7.4. Le Prestataire de services doit informer l'employé et le Chef, Capital humain deVIA, par écrit, dans un délai raisonnable, de sa décision de poursuivre l'affaire ounon. Le Prestataire de services doit motiver sa décision de rejeter la divulgation del’employé ou de continuer l’affaire.



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5. Tentative de règlement du problème

5.1 Suite à l’examen de la divulgation, si le Prestataire de services considère qu’il acompétence pour traiter cette divulgation, il doit discuter de la problématique avec l’(es)employé(s) en cause et déterminer des solutions et des conseils appropriés pour régler lasituation.

5.2 De plus, il peut tenter de remédier à la situation par la prévention des règlements etdifférends (PRD) telles la conciliation, la médiation, la facilitation ou la négociationassistée ou déterminer les étapes nécessaires à la tenue d’une enquête dans le cadre d’unprocessus de consultation.

6. Enquête

6.1 Si le problème ne peut être réglé à l’étape de la Tentative de règlement du problème(section 5), le Prestataire de service peut déclencher une enquête.

6.2 Les enquêtes ont pour objet de porter l’existence des plaintes et des actes répréhensibles àl’attention du Chef, capital humain, de VIA et de lui recommander des mesures correctives.

6.3 Le Prestataire de services doit aussi informer toute personne, notamment les personnes quifont l’objet de la plainte, le plaignant, l’auteur présumé des actes répréhensibles visés par ladivulgation et le divulgateur, de la tenue de l’enquête et lui faire connaître l’objet de ladivulgation en cause.

6.4 Si au cours de l’enquête, le Prestataire de services estime qu’il peut y avoir des motifssuffisants de faire un rapport ou une recommandation susceptibles de nuire à une personne,il doit prendre, avant de clore l’enquête, les mesures indiquées pour lui donner toutepossibilité de répondre aux allégations dont elle fait l’objet et, à cette fin de se fairereprésenter par le syndicat, un conseiller juridique ou par toute autre personne qu’elle jugeraisonnable.

6.5 Pour la tenue de l’enquête relativement à une divulgation, le Prestataire de services :

6.5.1. doit rassembler les éléments de preuve pertinents, qui font partie du dossier auxfins du rapport d’enquête ; et

6.5.2. doit utiliser les éléments de preuve pertinents aux seules fins de l’enquête et durapport d’enquête.

6.6 Pour faciliter l’enquête, le Prestataire de services peut interroger des personnes impliquéesdans la divulgation.

6.7 Lors d’une enquête, le Prestataire de services doit se conformer aux obligations suivantes :

6.7.1. établir la marche à suivre au cours des enquêtes, déterminer le lieu des rencontreset s’assurer du bon déroulement ;

6.7.2. procéder aux enquêtes tout en tenant compte des principes d’équité et de justicenaturelle et les lois en vigueur ;



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6.7.3. s’assurer que les participants consentent librement aux enquêtes et fassent preuvede bonne foi tout au long du processus ;

6.7.4. s’assurer que toute enquête est menée avec célérité et dans les plus brefs délais ; et

6.7.5. s’assurer des personnes interrogées qu’elles conviennent d’échanger librementtous les éléments essentiels d’information demandés et ce, de façon expéditive.

6.8 Malgré la Section 5 – « Tentative de règlement du problème », le Prestataire de servicespeut décider d'enquêter immédiatement après l'examen préliminaire de la divulgation.

7. Rapport

7.1 Le Prestataire de services doit analyser les résultats de l'enquête et rédiger un rapportexposant ses recommandations et ses motifs relativement aux mesures à prendre pourarriver à un règlement efficace du problème une fois terminée l’enquête relative à unedivulgation.

7.2 Le rapport d’enquête doit être transmis au Chef, Capital humain de VIA dans un délairaisonnable suivant la fin de l’enquête.

7.3 Dans les soixante (60) jours suivant la fin du présent contrat, le Prestataire de services doitétablir et transmettre au Chef, Capital humain de VIA et au Président du comité devérification de VIA un rapport de ses activités. Le rapport doit notamment porter sur :

7.3.1. le nombre de demandes de renseignements généraux par les employés et lesconseils fournis ;

7.3.2. le nombre de divulgations reçues ainsi que le nombre de divulgations auxquelles ila été donné suite et auxquelles il n’a pas été donné suite ;

7.3.3. le nombre d’enquêtes ouvertes, réglées ou toujours à l’étude ;

7.3.4. le nombre et l’état des recommandations que le Prestataire de services a faites ;

7.3.5. les problèmes systémiques qui donnent lieu à des plaintes ou à des actesrépréhensibles ;

7.3.6. les recommandations d’amélioration qu’il juge indiquées ; et

7.3.7. toute autre question qu’il estime pertinente.

8. Confidentialité

8.1 La confidentialité, dans le cadre du présent contrat, est assujettie aux dispositions de la Loisur la protection des renseignements personnels et les documents électroniques (Canada) etde la Loi sur l'accès à l'information, si applicable. Sous réserve de la loi et des règlements,tout renseignement ou information divulguer dans le cadre d’une divulgation ou d’uneenquête doit demeurer confidentiel.

8.2 Le Prestataire de services doit expliquer aux employés les paramètres de la confidentialitéauxquels ils peuvent s'attendre lorsqu'ils font une divulgation.



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8.3 Le Prestataire de services doit agir de façon à ce que les employés de VIA se sentent libresde consulter le Prestataire de services en toute confidentialité.

9. Autres dispositions

9.1 Le Prestataire de services devra aviser l’Avocate générale et Secrétaire de VIA lorsque desquestions juridiques complexes touchent les divulgations faites en conformité avec le Coded’éthique de VIA.

9.2 Le Prestataire de services doit conserver pendant au moins deux (2) ans la preuve de tousles documents, renseignements ou informations reçus lors d’une divulgation ou d’uneenquête, y compris la date à laquelle l’enquête a pris fin, les mesures prises et les réponsesdonnées.

9.3 Le Prestataire de services doit tenir un registre à jour et en ordre des divulgations etenquêtes ainsi que les documents de suivi qui s’y rapportent aux fins d’examens deconformité réguliers internes ou externes.

9.4 Le Prestataire de services n’est pas autorisé à fournir un avis préliminaire à titre deconseiller juridique indépendant quant aux points de droit soulevés par tout différendidentifié dans le cadre d’une divulgation ou d’une enquête.

VIA Contrat no : B -


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ANNEXE « B »

RÈGLEMENT GÉNÉRAL DE SÉCURITÉ

VIA Contrat no : C -


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ANNEXE « C »

TAUX HORAIRES

CONTRAT DE SERVICES - Via Rail

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