8/19/2019 Conception Du Tableau de Bord

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Conception du tableau de bord

Concevoir un système de tableaux de bord Pro-actif 

Un didacticiel pour bien comprendre les 5 phases essentielles de la conception d'untableau de bord pro-actif avant d'attaquer le projet. Ce didacticiel est fondé sur laméthode Gimsi ©

Les 5 phases de la méthode

Phase 1 : Stratégie et Environnement 

Le système de pilotage à base de tableaux de bord est le support essentiel de la mise en oeuvre

effective de la stratégie sur le terrain

Phase ! : "hoisir les ob#ectifs

"hoisir les ob#ectifs les mieux adaptés à la stratégie suivie$ au contexte particulier de l%activité

et aux sensibilités des acteurs de terrain

Phase & : "hoisir les indicateurs pertinents 

Les indicateurs sont choisis par cha'ue utilisateur ou groupe d%utilisateurs selon les ob#ectifs

fixés$ l%activité sous pilotage et la sensibilité propre des acteurs

Phase ( : la collecte des données 

La collecte des données est une phase de première importance 'ui malheureusement n%est pas

tou#ours considérée à sa #uste valeur Elle peut 'uel'uefois )tre longue$ difficile et co*teuse

Phase + : Le choix des progiciels

Lors de la phase de choix des progiciels$ il est important de considérer l%ensemble des co*tsinhérents à l%intégration et au déploiement

Phase 1 Stratégie et nvironnement

Phase 1 ! "dentifier la stratégie# l$environnement et les

processus

Le système de pilotage à base de tableaux de bord est le support essentiel de la mise en

oeuvre effective de la stratégie sur le terrain

Le système de pilotage a pour principale mission$ de faciliter l%aide à la décision ,ans tous

les cas$ les décisions sont nécessairement orientées -utant 'u%elles le soient dans le sens des

ob#ectifs stratégi'ues fixés

En tout premier lieu$ il s%agit de bien comprendre la stratégie "omment elle s%exprime et

comment elle s%appli'ue .ne stratégie n%est pas un simple propos vague$ un voeu pieu de

nouvel an ou encore un florilège de souhaits et de phrases creuses dignes du  pipotron .ne

stratégie est tou#ours spécifi'ue à une organisation$ à son contexte$ à sa personnalité et à ses

ambitions

Les concepteurs attacheront une attention particulière à la forme et à l%expression de lastratégie$ aux caractéristi'ues particulières du marché de l%organisation : produits$ clients$

 partenaires$ et bien s*r sa concurrence /ls s%attarderont le temps nécessaire pour bien saisir le

mode de management en vigueur et bien comprendre la structure intrinsè'ue 0les processus

essentiellement /ls pourront ainsi cadrer avec précision le pro#et en terme d%environnement$

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de périmètre et de portée /ls seront alors à m)me d%identifier les points d%intervention 0la

cartographie des processus pour identifier les processus clés et pr)ts pour constituer les

groupes de travail

%emar&ue : /nspirée de la méthode 2imsi 3$ l%approche proposée au fil de ces lignes est à

vocation didacticielle Le lecteur averti souhaitant pousser plus avant sa reflexion$ se reportera

aux références ci4dessous dans l%encart en grisé

Phase ' Choisir les ob(ectifs

Phase ' ! Choisir les ob(ectifs et préparer l$appropriation

/l est asse5 coutumier d%imposer unilatéralement les ob#ectifs personnels ou de l%é'uipe "%est

d%ailleurs le principe adopté par la plupart des concepteurs 'ui accordent leur préférence aux

démarches de type top4do6n Pourtant$ pour 'ue le tableau de bord soit un véritable système

d%aide à la décision$ il est indispensable 'ue les ob#ectifs locaux ne soient pas imposés

unilatéralement par la hiérarchie$ mais choisis par cha'ue décideur ou groupe de décideurs

0approche 7ottom4.p

L%étape de sélection des ob#ectifs est une opération particulièrement délicate et à haut ris'ue

Consensus actif  

"%est là 'ue tout se #oue "%est vraisemblablement la plus cruciale du pro#et Pour s%engager et

agir efficacement il est nécessaire d%avoir foi en ses ob#ectifs Pour cela il faut 'u%ils soient

 pleinement acceptés "ha'ue responsable participe activement à la sélection et 'ualification

Pour cela$ la méthode 2imsi 3 utilise des techni'ues fondées sur l%utilisation de grilles de

critères et la dynami'ue de groupe /l s%agit en effet d%accéder à un consensus actif

 La clef de voûte

Les ob#ectifs sélectionnés recueilleront l%assentiment du groupe de travail "%est la condition à

la mise en place du système de tableau de bord de pilotage$ suscitant la prise décision et

induisant une véritable démarche de progrès "%est d%ailleurs à ce stade 'ue commence

l%appropriation de l%outil

Phase ) Choisir les indicateurs

Phase ) ! Sélectionner les indicateurs de performancepertinents

Postulat : un indicateur pertinent ne se trouve pas dans une base de données publi'ue$ dans

un livre spécialisé$ sur un forum aussi pro soit4il ou encore au sein d%une entreprise d%activité

analogue

/l n%existe pas d%indicateurs standards ou généri'ues "%est à vous et à vous seul 0ou avec votre

groupe de travail de sélectionner vos indicateurs .n indicateur pertinent est un indicateur 

 porteur d%un sens suffisant pour déclencher une prise de conscience che5 son utilisateur etinciter à la décision

Seuls les indicateurs choisis en commun par cha'ue décideur ou groupe de décideurs$ en

tenant compte de l%ob#ectif mesuré$ des spécificités de l%activité et de la sensibilité propre de

chacun$ ont une chance d%)tre pertinents "omme à l%étape de sélection des ob#ectifs$ une grille

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de critères permettra de 'ualifier cha'ue indicateur proposé et de sélectionner les mieux à4

 propos au sens du groupe

 De 5 à 10 indicateurs

Les indicateurs sont nécessairement en nombre restreint ,e + à 18 indicateurs sont en général

 bien suffisants pour assurer le pilotage d%une activité

 D'un seul coup d'oeil Le tableau de bord efficace est celui 'ui délivre la 'uintessence en un seul coup d%oeil 9ul

 besoin de se poser de 'uestion sur la signification de tel ou tel indicateur Le décideur 

l%apprécie d%un seul coup d%oeil Ensuite$ dans le cadre d%une investigation plus poussée$

d%autres écrans apportent des éléments de réponse aux 'uestions Pour'uoi ; et "omment ;

Phase * Collecte des informations

Phase * ! La collecte des informations

Les pro#ets 7usiness /ntelligence de première géneration avaient une forte tendance à

exploser les budgets Les pro#ets tra<naient en longueur et on ne comptait plus les opérations

de maintenance sensées introduire un semblant d%ordre au sein de l%infocentre ou du ,ata

=arehouse ,ans la plupart des cas$ c%est du c>té de la collecte des données 'u%il faut chercher 

le coupable Les concepteurs mésestimaient asse5 souvent le co*t et la difficulté de cette

 phase fondamentale "elle4ci peut représenter ?+ @ du budget global A

En effet$ toutes les informations de production contenues dans les systèmes informati'ues ne

sont pas tou#ours directement utilisables à des fins décisionnelles Les systèmes d%information

des organisations ne se sont pas construits en un temps uni'ue Balgré les efforts destandardisation avec notamment le développement des ECP$ ils restent hétérogènes Pour des

 besoins décisionnels$ il faut remettre en forme les données et avant de les consolider$ les

nettoyer des valeurs aberrantes$ compléter les valeurs absentes .n vrai travail de titan Les

outils d%EDL$ tou#ours plus performants$ remplissent une bonne part de l%aspect techni'ue de

cette opération

n s%attardera tout de m)me sur le cas particulier de la collecte des données lors de

rapprochements d%entreprises$ de fusions4absorptions "ertaines informations fondamentales

ne sont pas directement utilisables sans conna<tre un tant soit peu les précautions d%usage

Soit$ malgré un identificateur commun$ elles ne couvrent pas les m)mes notions$ soit le mode

de calcul est différent Les concepteurs devront donc se rapprocher des utilisateurs habituels"e 'ui n%est pas tou#ours très simple$ #e connais peu 0pas à vrai dire de rapprochements

d%entreprises 'ui ne se déroulent pas sans un conflit plus ou moins larvé

Phase 5 Le choix des progiciels

Phase 5 ! Choisir les progiciels# intégrer et déployer

Lors'ue l%offre est 'uasi pléthori'ue$ le client peut choisir /l est le roi comme dirait l%autreSuper non ;

Enfin$ ce n%est pas tou#ours si facile

"omment estimer ob#ectivement la nécessité d%une fonctionnalité présentée sous un habillage

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marFeting séduisant par un vendeur au ton convaicant ;

Le meilleur moyen reste encore de se construire sa propre grille de critères de choix en tenant

compte des éléments collectés au cours des phases précédentes "%est ce 'ue l%on se propose

de faire au cours de cette étape

-u delà de l%appréciation des fonctionnalités proposées$ il est important d%évaluer précisément

les co*ts directs et surtout indirects induits par les opérations d%intégration et de déploiement

La somme de ces co*ts est largement supérieure au prix des licences$ 'ui à lui seul ne peut

constituer un critère décisif Les co*ts d%intégration$ de développement et d%accompagnementdu changement sont tou#ours difficiles à évaluer

n n%oubliera pas 'u%il est préférable d%adopter une démarche par pro#ets courts et successifs

et de n%é'uiper 'u%un groupe d%utilisateurs à la fois Les pro#ets sont plus faciles à ma<triser en

terme de budgets et de délais