DEKRA Industrial gère ses ressources documentaires avec le logiciel EverSuite d’EVER TEAM

Lyon, le 8 janvier 2014 - EVER TEAM, 1

er éditeur européen de solutions intégrées de Gestion de

Contenu d’entreprise, accompagne DEKRA Industrial dans la modernisation de son processus de gestion documentaire et démontre une nouvelle fois son solide positionnement sur le marché de l’ECM. Filiale du groupe DEKRA, DEKRA Industrial regroupe les activités d’inspection, de mesure et de certification dans les secteurs de l’hygiène, de la sécurité et l’environnement (HSE), de la construction et de l’industriel. Afin d’optimiser ses processus de gestion documentaire et d’accroître la qualité du service, la société à choisi les logiciels Ever Suite Case Management et EverSuite Content Analytics pour refondre son application historique. Une application documentaire stratégique pour le métier de DEKRA Industrial Le département Veille et Documentation de DEKRA Industrial, situé à Limoges, administre une base de données documentaire à l’usage de l’ensemble des 3 500 collaborateurs du groupe répartis sur 92. En production depuis octobre 2013, la nouvelle plateforme « Scribe » basée sur EverSuite assure plusieurs fonctions stratégiques :

- les veilles réglementaires et documentaires et leur diffusion auprès des spécialistes DEKRA. De plus, elle alimente automatiquement et au quotidien l’application Watson, prestation de veille réglementaire proposée aux clients.

- la gestion des documents techniques et organisationnels, partie intégrante et stratégique du système qualité du groupe, grâce à un processus de workflow de validation.

- le référentiel de base pour réaliser les différentes analyses liées aux métiers du groupe : études, audits, contrôles,…

La plateforme gère plus de 30 000 enregistrements et 70 000 fichiers de formats hétérogènes (documents bureautiques, PDF et images). Elle est alimentée par les équipes du département veille et documentation mais également par des contributeurs techniques, référents dans leur domaine. En définitif, c’est une soixantaine de personnes appuyées par la direction informatique qui en sont les acteurs au quotidien et partagent l’information avec les 3 500 collaborateurs du groupe. Un projet d’envergure mis en œuvre par une équipe pluri-disciplinaire Après étude des offres du marché, DEKRA Industrial choisit d’accorder à nouveau sa confiance à EVER TEAM en déployant les solutions EverSuite Case Management et EverSuite Content Analytics pour remplacer l’ancienne application EverSuite devenue obsolète. Ce choix s’explique d’une part, par la qualité des fonctionnalités proposées et d’autre part, par l’approche industrielle de l’offre et sa pérennité. « Le pôle Veille et Documentation sous la coordination de Florent Mourlon, chargé de veille, a géré l’ensemble du projet. La Direction Process et Métiers de DEKRA Industrial a été fortement associée à l’étude préalable et l’appui de la Direction Informatique a été essentiel pour assurer une continuité. » souligne Albane Fautrat Responsable du département Veille et Documentation chez DEKRA Industrial. « L’équipe d’EVER TEAM est ensuite intervenue tout au long du projet pour garantir une mise en œuvre de qualité : accompagnement au changement, paramétrage, reprise des données, intégration et transfert de compétences. Nous pensons aujourd’hui avoir mis en place une solution pérenne avec l’appui de Madame Gillet, Directrice de projets chez EVER TEAM. »

Chaque semaine, le pôle Veille et Documentation propose des formations aux collaborateurs de DEKRA Industrial, pour assurer la conduite de ce changement. « Former les utilisateurs aux principales fonctionnalités mais également aux nouveautés est un gage de succès. Scribe offre en effet des fonctions très pertinentes spécifiques pour chaque type d’utilisateur. » ajoute Madame Fautrat. Une base documentaire modernisée L’équipe de DEKRA a tenu compte du bilan du précédent outil et des évolutions essentielles qu’elle souhaitait mettre en place. Deux en particulier sont à retenir : le moteur de recherche performant d’EverSuite Content Analytics et le workflow d’EverSuite Case Management. « C’est une satisfaction d’avoir intégré la solution EverSuite Content Analytics. Ses nouvelles fonctions de navigation : arborescence, cartographie, toile sémantique… optimisent au maximum les résultats. Nos collaborateurs accèdent désormais plus rapidement à l’information demandée, sans perdre de temps précieux. Je le constate tous les jours via les retours positifs des utilisateurs. » déclare Madame Fautrat. « L’autre point à souligner est la mise en place du workflow pour définir et suivre les circuits de validation des documents techniques et organisationnels. Outre l’optimisation du processus, la traçabilité précise apportée par l’outil est essentielle aux métiers de DEKRA Industrial. » Une ultime évolution importante est la mise en place d’un plan de classement conforme à la nouvelle politique de gestion du corpus documentaire, notamment les codes et les règlements : Etablissements recevant du public (ERP), Immeuble de grande hauteur (IGH). Un accès sécurisé à l’information L’accès à l’application s’effectue en fonction du matricule avec lequel l’utilisateur s’est identifié en se connectant au réseau. Son matricule correspond à un profil particulier : administrateur, veilleur, contributeur ou utilisateur. Celui-ci lui attribut des droits plus ou moins étendus d’utilisation, ainsi que des droits de visualisation variant en fonction des types de documents accessibles. Cette gestion fine des droits d’accès garantit le contrôle et la sécurisation de l’information stratégique. Un outil opérationnel en adéquation avec les besoins des collaborateurs

« Notre nouvelle plateforme de ressources documentaires EverSuite répond aujourd’hui aux attentes de nos collaborateurs : une ergonomie plus conviviale, une interface personnalisable en fonction des besoins de chacun, et des fonctionnalités de recherche plus riches et intuitives qui leur permettront de faire ressortir les savoirs « cachés » de l’entreprise et les mettre au service de tous. » déclare Albane FAUTRAT.

A propos de DEKRA Industrial :

DEKRA est le leader européen de l’inspection et de la certification dans les domaines du bâtiment, de l’industrie, de l’environnement et du transport. Le groupe a son siège à Stuttgart en Allemagne et compte aujourd’hui 141 filiales. Ce réseau international lui permet d’accompagner l’expansion de ses clients partout dans le monde.

Pour en savoir plus, www.dekra-industrial.fr

A propos d’EVER TEAM : EVER TEAM est le 1er éditeur européen de solutions intégrées de gestion de contenu d’entreprise ECM. Seul acteur français dans le « Magic Quadrant » des solutions ECM établi par le cabinet Gartner, EVER TEAM totalise plus de 20 années d’expertise et d’innovation dans le domaine de la gestion de contenu. EVER TEAM est présent en Europe et au Moyen-Orient avec des centaines de clients dans 15 pays et réalise 2/3 de l’activité à l’international. Les solutions ECM d’EVER TEAM, fortement orientées métier, sont disponibles dans les environnements J2EE ou SharePoint. Pour en savoir plus : www.ever-team.com