Comité fonctionnel et technique présententation publique xft démat des factures 2011 09-13
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Les principes et les enjeux de la dématérialisation fiscale
Sommaire
• Les principes et les enjeux de la dématérialisation fiscale
Aspects légaux Les enjeux Les deux modes de dématérialisation
• La dématérialisation chez Carrefour Voyages Le choix d’un tiers Cinématique d’un échange Schéma collaboratif
• Le fournisseur et le distributeur ont le même tiers de confiance
Schéma interopéré• Le fournisseur et le distributeur ont un tiers de
confiance différent
Sommaire
Sommaire
• La dématérialisation fiscale : Comment y parvenir ? Le problème de la démat fiscale Les solutions existantes Utiliser un flux dématérialisé formaté en XFT Facture dématérialisée : le code XFT Principe général de la facture dématérialisée Intégration d’un flux de factures dématérialisées Pilotage des rapprochements « à valider » Pilotage des erreurs techniques
Aspect Légaux
• Solution EDI Le papier reste la seule preuve légale
Aspects Legaux
• Solution Dématérialisée Suppression totale du papier
• Double original électronique• Facture Émetteur = Facture Receveur (au sens
informatique le plus strict)
Emetteur Receveur
Aspects légaux
• Solution Dématérialisée Principes
• D’inviolabilité des informations• De non répudiation
La solution doit garantir qu’une pièce émise a bien été reçue par le partenaire
• De non modification possible des documents Archivage légal
• 10 ans pour les factures et les avoirs
Les enjeux
• Objectifs Réduction des coûts
• Suppression de la gestion physique (réception, traitement, archivage)
• Suppression de la saisie• Archivage sur coffre fort électronique centralisé• Gestion des litiges améliorée
• Objectifs Améliorations
• Mise en conformité des factures• Suppression des erreurs de saisie• Diminution du temps de traitement global
Les enjeux
Les deux modes possibles
• Suivant l’article 289V du CGI Fichiers structurés ou non
• Possibilité d’utiliser des images Utilisation de la signature électronique
Les deux modes possibles
• Suivant l’article 289bis du CGI Fichiers structurés uniquement
• Utilisation d’un langage clair pour l’Administration Fiscale
Gestion d’une Liste Récapitulative• Chaque partenaire conserve la trace de tous les
échanges Maintien d’un Carnet Partenaire
• Le carnet partenaire permet de gérer à date la relation entre le fournisseur et son client
Signature d’un Contrat d’interchange• Le contrat d’interchange décrit les règles d’élaboration
du fichier d’échange (format et contenu)
• La dématérialisation chez Carrefour Voyages Le choix d’un tiers Cinématique d’un échange Schéma collaboratif
• Le fournisseur et le distributeur ont le même tiers de confiance
Schéma interopéré• Le fournisseur et le distributeur ont un tiers de
confiance différent
Rappel du sommaire
Choix d’un tiers de confiance
• Mode de dématérialisation Orienté vers la dématérialisation au sens 289bis de la
DGI Choix de faire intervenir un partenaire externe de
dématérialisation• b-Process
Choix d’un tiers de confiance
• Choix de b-Process Solution déjà éprouvée chez Carrefour Solution capable de communiquer avec d’autres outils
de Dématérialisation Fiscale (interopérabilité) Solution évolutive simultanément chez CARREFOUR
et le fournisseur Assistance lors des contrôles inopinés de la DGI
Outil de rapprochement
Outil de rapprochement
Comptabilité
ClientClient
Comptabilité
Outil de Facturation
Outil de Facturation
FournisseurFournisseur
Données de facturation
Données de facturation
Facture Facture
ArchivageCDC-Arkhinéo
Facture Facture
Facture Facture Liste
Récap.
Facture Facture
ArchivageCDC-Arkhinéo
Facture Facture
Facture Facture Liste
Récap.
Carnet Partenaire
Partenaire de Dématérialisation
Partenaire de Dématérialisation
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DEMATDEMAT
CtrlCtrl CtrlCtrl
Accusé de Réception
Accusé de Réception
Accusé de Réception
Accusé de Réception
15
Cinématique d’un échange
Facture Facture
FactureFacture
Comptabilité
Facture Facture
Partenaire de Dématérialisation
b-Process
Partenaire de Dématérialisation
b-Process
Gestion Co
Archivage
Accusé de Réceptin
Accusé de Réceptin
Données de Facturation
XFT
Données de Facturation
XFT
Facture Facture
Facture Facture Liste
Récap.
FOURNISSEURFOURNISSEURFacture Facture
Gestion desLitiges
Gestion desLitiges
Facture Facture
Archivage
Facture Facture
Facture Facture Liste
Récap.
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Carnet Partenair
e
DEMATDEMAT
CtrlCtrl CtrlCtrl
Traduction XFT
Traduction XFT
ImageTIFF
ImageTIFF
Schéma collaboratif
FactureFacture
ComptabilitéFacture Facture
Autre Partenaire de
Dématérialisation
Autre Partenaire de
Dématérialisation
Gestion Co
Archivage
Accusé de Réception
Accusé de Réception
GOLD
Données de facturation
Données de facturation
Facture Facture
Facture Facture Liste
Récap.
FOURNISSEURFOURNISSEUR
Facture Facture
Gestion desLitiges
Gestion desLitiges
TraductionXFT
TraductionXFT
ImageTIFF
ImageTIFF
Facture Facture
Archivage
Facture Facture
Facture Facture Liste
Récap.
Carnet Partenair
e
DEMATDEMAT
Facture Facture
Facture Facture
Facture Facture
Partenaire de Dématérialisation
B-Process
Partenaire de Dématérialisation
B-Process
Carnet Partenair
e
CtrlCtrl
CtrlCtrl
CtrlCtrl
Schéma Interopéré
• La dématérialisation fiscale : Comment y parvenir ? Le problème Les solution existantes Utiliser un flux dématérialisé formaté XFT Facture dématérialisée: code XFT Principe général de la facture dématérialisée Intégration flux de factures dématérialisées Pilotage des rapprochements « à valider » Pilotage des erreurs techniques
Rappel du sommaire
Le problème
• Pour un réseau d’agences ce sont plusieurs dizaines de milliers de pièces qu’il faut traiter annuellement.
Qui saisit les pièces ? Qui rapproche les achats et les ventes ? Le comptable ? L’agent à l’origine de la vente
Les solutions existantes
• Gestion manuelle Saisie de la pièce à partir de la vente ou sur
recherche d’élément de vente Vérification des données sur le document papier Traitement des erreurs Imaginons le temps passé pour traiter 30000 pièces ?
• Minimum 1000 heures annuelles passées à saisir et à pointe
• Intégration de fichiers transmis par les fournisseurs Chaque fournisseur a son format Souvent ces fichiers sont des synthèses des factures
déjà transmises (donc les données sont avant tout des données globales liées aux factures)
Mais assistance non négligeable pour l’automatisation Permet d’effectuer des contrôles et de garantir que
toutes les pièces sont bien intégrées
Les solutions existantes
Utiliser un flux dématérialisé formaté XFT
• Bâtir un flux dématérialisé qui soit un gain pour tous Financier
• Limitation des coûts d’édition et d’expédition (il reste des frais demandés par les tiers de confiance)
Organisation • Automatisation des flux sortants vers les clients et mise
à disposition des documents dématérialisés
• Bâtir un flux dématérialisé utilisable par tous Ne pas se limiter à la fourniture d’un document avec
signature électronique ou transfert des données minimales légales
Présenter les éléments impliqués de manière normalisée• Utiliser un vocabulaire de termes connus (XFT)• Détailler les données pour donner une capacité de
traitements automatisés
Utiliser un flux dématérialisé formaté XFT
Facture dématérialisée: code XFT
Principe général de la facture dématérialisée
Envoi de la facture à nos partenaires
TO
Intégration du fichier d’entrée
Dématérialisation et Archivage de la facture
Génération d’un fichier d’intégration
Partenaires
Visualisation de la facture dématérialisée
Récupération du fichier d’intégration
Agence
Intégration flux de factures dématérialisées
• Reconnaissance origine flux (fournisseur)• Création de la pièce • Recherche des ventes à partir des critères
descriptifs• Analyse de la situation achat et de la vente
recherchée Différence de données d’identification Différence montant et taxabilité (règles de validation) Analyse des rapprochements déjà effectués
• Rapprochement achat/vente « validé » ou « à valider »
• Suivant les paramètres du flux, activation du bon à payer
Pilotage des rapprochements « à valider »
Pilotage des erreurs techniques
XFT Les factures dématérialisées
Sommaire
• Pourquoi dématérialiser ses factures ?• Initialisation de l’environnement d’Accelya• Emission des factures dématérialisées• Traitement d’Accelya• Mise à disposition des factures dématérialisées• La dématérialisation des factures chez Fram
Pourquoi dématérialiser ses factures ?
• Principaux bénéfices Archivage sécurisé des documents pendant 10 ans Mise à disposition/diffusion des documents via un
portail internet Fourniture d’extractions à la charge du prestataire
• Réduction des coûts Plus de stockage de documents Plus d’impression Gains de productivité Plus d’affranchissement
Initialisation environnement Accelya
• Analyse base client Domestique vs étranger (UE vs international) Approche par réseau / solution back-office
• Collecte des informations clients SIREN / n°TVA intracommunautaire Adresses email de remise et d’envoi des codes d’accès au portail
• (In)formation des clients Présentation du service et de ses implications pratiques et fiscales Octroi d’un délai raisonnable de réflexion
• Initialisation du service …cf. slide suivant…
Initialisation environnement Accelya
• Initialisation du service
Fichier de chargement Clients
Acquittement
Création des environnements « légaux » et des codes d’accès au portail
Cloisonnement par compte de facturationE-coffre fort par entité fiscale
Activation du mode de facturation « Démat’ »
« Environnements créés »
Serveur FTP
Emission des factures dématérialisées
Chaine de facturation Serveur FTP
1 fichier par facture
Journal de log
Intégration des factures
Traitement Accelya
- XFT format Pivot- Contrôle des Mentions
obligatoires- Contrôles métier
289 BIS
- Création de la facture au format structuré- Mise à jour du fichier des partenaires- Mise à jour de la liste récapitulative des factures - Archivage à valeur probante - Envoi de la facture dans le format « structuré »- Mise à disposition via portail Ci et/ou webservice
- Création de l’image pdf- Création de l’original fiscal (signature électronique)- Archivage à valeur probante - Mise à disposition via portail CI et/ou webservice
289_V
ET pour le compte du client de FRAM
- Vérification de la signature - Archivage à valeur probante - Mise à disposition- Envoi par email du pdf et/ou XFT
Emission des factures dématérialisées
Chaine de facturation Serveur FTP
1 fichier par facture
Journal de log
Intégration des factures
Journal de log
Mise à disposition des factures dématérialisées
Portail
Agents de voyages
Mise à disposition des factures dématérialisées
Agents de voyages
Facture démat Convocation Voucher
Portail
Web Services
La dématérialisation facture chez FRAM
• Actuellement 59 FRAM Agences 41 Ambassades FRAM 25 Co-affréteurs 87 590 factures dématérialisées 2010
• Objectif : Dématérialiser l’ensemble de nos factures soit environ 350 000 factures par an
La dématérialisation
Comité du 13 Septembre 2011
Sommaire
• Le projet initial Rappel des acteurs et des partenaires Rappel des l’objectifs et de l’issue du projet initial Ce qui est disponible
• Schémas de principes Avec une dématérialisation uniquement côté fournisseur Avec 1 tiers de confiance Avec 2 tiers de confiance
• La suite Des spécifications et une standardisation publique? De l’accompagnement pour les membres ? Une certification des formats?
Rappel des partenaires du projet
• Les partenaires historiques
Bilan
• Objectifs initiaux fixés
Dématérialiser
Mettre en place des
processus
Aménager le langage
Fournir des squelettes
Bilan
Les factures dématérialisées dans le cadre du projet correspondaient à un dossier unique
Les formats pour Kuoni, Fram et Marmara sont identiques pour la partie dématérialisation
IL reste quelques différences historiques sur le contenu purement voyage
Les factures couvrant plusieurs dossiers ont été écartées du projet
Les échanges se font par transfert de fichier
Seules les factures sont échangées en format XFT, les flux de validation ne faisaient pas partie du projet
Bilan
Bilan
• La dématérialisation a été réalisée Quand le tiers est identique
• Pour le fournisseur• Pour le distributeur
• Exemples
Bilan
• La dématérialisation n’a pas été réalisée Quand le tiers de confiance n’est pas le même
• Pour le fournisseur• Pour le distributeur
Bilan
• Exemples: Fram ou Kuoni, Accelya bProcess, Carrefour
Voyages + Gestour• A ce jour, pas d’échanges entre Accelya et bProcess ?
Bilan
• Qu’est-ce qu’un tiers de confiance ? Le tiers de confiance conserve l’information
dématérialisée pendant un certain nombre d’années Il se porte garant de l’authenticité de la facture. Il existe le tiers de confiance
• du fournisseur • du distributeur
Les tiers de confiance peuvent être les mêmes
Qu’est-ce qu’un tiers de confiance ?
• Le tiers de confiance n’est pas nécessaire pour de la dématérialisation non fiscale
Il ne sert qu’à intégrer des données dans le mid office Il nécessite toujours les échanges de factures
Qu’est-ce qu’un tiers de confiance ?
Ce qui est disponible
• Le dictionnaire des données pour une facture associée à un dossier unique
Côté fournisseur Côté distributeur
• Un exemple de facture XFT du fournisseur vers le tiers
• Un exemple de facture XFT du tiers vers le distributeur
Dématérialisation uniquement côté fournisseur
Création Envoi
Consommation Traitement
Le fournisseur Le tiers Le distributeur
Validation des Factures reçues et émises
Vérification dans les 2 sens
Emission, stockageTransfert
PDF signé
PDF signé
PDF signé
PDF signé
Schéma global avec 1 tiers
Création Envoi
Consommation Traitement
Le fournisseur Le tiers Le distributeur
Validation des Factures reçues et émises Vérification des
factures transférées
Vérification dans les 2 sens
Emission, stockageTransfert
Schéma global avec 2 tiers
Création Envoi
Emission, stockage, transfert
Stockage, transfertConsommation
Traitement
Le fournisseur Le tiers fournisseur Le tiers distributeur Le distributeur
Validation des Factures reçues et émises Vérification des
factures transférées
Vérification possible
La suite
• Des spécifications et une standardisation publique?• De l’accompagnement pour les membres ? • Une certification des formats?
Etendre les spécifications
• Etendre le contenu d’une facture
Etendre les spécifications
• Etendre l’usage
Etendre les spécifications
• Etendre l’usage et favoriser les autres échanges
• Les réponses apportées ….
Etendre les spécifications
• Étendre à d’autres flux Extension des flux XFT aux flux non XFT
• Fichiers ? • Web services ?• Le distributeur va chercher l’info chez le fournisseur ?• Le fournisseur pousse l’information chez le
distributeur ?
Spécifications et standardisations
• Les réponses apportées ….
Spécifications et standardisations
De l’accompagnement pour les membres
• Faciliter les projet En participant à la mise en place du dictionnaire? En faisant des présentations internes? En participant au projet?
• Faciliter les démarches conjointes Discussions avec les tiers de confiance? Mise en place de projets regroupant plusieurs
fournisseurs ou distributeurs?
De l’accompagnement pour les membres
De l’accompagnement pour les non membres?
• Faire des présentations sur la démat et l’aide qui peut être apportée…
Pour du recrutement? Dans le cadre d’une démarche sponsorisée par les
acteurs intéressés?• Publier des articles et études de cas dans la partie
publique du site?• Déplacer les spécifications dans la partie publique?
• Les réponses apportées ….
Accompagnement des membres
Standardisation et certification
• Aller dans le même sens que le catalogue: Proposer un standard d’échange et non juste des
recommandations et des exemples Mettre en place une procédure de validation des
formats Définir comment traiter les demandes de support et
d’évolutions.
Merci