Code de Conduite

W

TABLE DES MATIÈRES

Message du DG ............................................................................3

Mission et vision ..........................................................................4

Principes culturels ......................................................................4

Qui est tenu de respecter le Code? ....................................6

Parler sans crainte .......................................................................7

Faire preuve de responsabilité .............................................8

Lutte contre la corruption ......................................................9

Cadeaux et divertissements ...................................................11

Travailler avec le gouvernement .........................................14

Don de bienfaisance et engagement politique ...........15

Commerce international .........................................................16

Santé et sécurité .........................................................................17

Environnement ............................................................................18

Antitrust/Concurrence ............................................................19

Rapports financiers ...................................................................21

Délit d’initié ..................................................................................22

Conflits d’intérêts .....................................................................23

Diversité ........................................................................................24

Communications externes et médias sociaux ............25

Propriété intellectuelle ...........................................................26

Information confidentielle et exclusive ..........................28

Cybersécurité .............................................................................29

Confidentialité ............................................................................30

Politique d’utilisation acceptable .....................................30

Gestion des documents ........................................................31

Tiers et partenaires d’affaires ..............................................32

Mot de la fin .................................................................................33

Remarque : Vous devez être connecté au réseau d’Avaya pour utiliser les liens contenus dans ce document.

22Code de Conduite

MESSAGE DU DG

Le riche héritage et le succès de notre entreprise reposent

sur la confiance de nos clients, de nos partenaires, de nos

collègues, de la communauté et d’autres parties prenantes. Le

maintien de cette confiance, qui est difficile à gagner et facile à

perdre, est crucial pour notre réussite. C’est pourquoi la façon

dont nous conduisons nos affaires est aussi importante que les

solutions que nous offrons, les services que nous fournissons et

la valeur que nous créons pour nos clients.

Chez Avaya, nous nous engageons à respecter des normes

de conduite professionnelle et commerciale élevées. Je suis

convaincu que chacun d’entre nous s’efforce de faire de son

mieux pour Avaya. Le Code de conduite d’Avaya (le « Code »)

nous aide à y parvenir. C’est une ressource à laquelle nous

devrions tous nous référer régulièrement pour nous guider afin

de prendre des décisions commerciales à la fois responsables

et éthiques. Le Code couvre une variété de sujets pertinents,

y compris un aperçu de nos principes culturels; les attentes

concernant les interactions avec nos clients, partenaires,

fournisseurs, collègues et autres tiers; des conseils concernant

la promotion des intérêts et la protection des actifs d’Avaya; et

des renseignements relatifs aux politiques Avaya pour garantir

le respect des lois applicables. Fidèles à notre engagement

envers notre principe culturel de simplicité, nous avons mis à

jour et remanié le Code. Bien que les principes fondamentaux

demeurent les mêmes, le Code offre maintenant une

expérience plus conviviale.

Gardez à l’esprit que le Code ne fournit pas de directives

précises pour chaque situation qui peut se présenter. Le Code

présente uniquement des principes qui devraient guider

notre prise de décision et l’exercice de notre jugement. Nous

devrions également compléter le contenu du Code par un

examen des politiques et des sites Web mentionnés dans le

Code. En particulier, le site Web sur l’éthique et compliance

d’Avaya contient des liens vers des politiques d’entreprise

connexes et une foire aux questions.

Je m’attends à ce que les dirigeants et les managers

encouragent une culture dans laquelle chaque membre de

l’équipe se sent à l’aise de poser des questions, de soulever des

préoccupations et de signaler toute inconduite.

Les questions ou les demandes de conseils spécifiques

concernant les sujets couverts par le Code peuvent être

adressées à l’équipe mondiale de l’éthique et de compliance

d’Avaya (compliance@avaya.com) et tout employé peut

soumettre un rapport d’inconduite en utilisant l’une des

méthodes de signalement décrites dans le Code.

Je suis fier de diriger une entreprise ayant une longue histoire

d’intégrité et des pratiques commerciales très éthiques. Nous

vous remercions de votre engagement continu à préserver et à

renforcer la confiance que nous avons travaillé si fort à acquérir.

Jim Chirico

Président et Directeur Général

33Code de Conduite

MISSION ET VISION

Mission

Avaya est une force transformatrice dans le domaine des

logiciels, services et appareils de communications numériques

pour les entreprises de toutes tailles. Grâce à ses solutions

ouvertes, convergentes et innovantes, Avaya permet à ses

clients, ses partenaires et leurs clients d’atteindre de nouveaux

sommets en matière d’expérience intelligente, que ce soit dans

le cloud, sur site ou dans un environnement hybride.

Vision

Avaya élève les communications à la prochaine génération

d’engagement, reliant les organisations à leurs clients, main-

d’œuvre et communautés avec des expériences intelligentes et

sécurisées qui comptent.

PRINCIPES CULTURELS

Avaya s’engage à favoriser une culture dans laquelle chaque

collaborateur démontre les cinq principes culturels suivants dans

toutes ses interactions avec ses clients, partenaires, fournisseurs,

collègues, membres de la communauté et autres parties

prenantes. Nous croyons fermement qu’une culture qui incarne

ces principes fera progresser l’entreprise et permettra à Avaya de

mieux répondre aux besoins de ses clients et relever leurs défis.

Simplicité

• Notre approche commerciale consiste à simplifier chaque expérience avec Avaya.

• La simplicité consiste à se concentrer sur l’élimination de la complexité, des complications et des défis superflus dans nos solutions, processus et services afin que chaque interaction soit conviviale et crée une réelle valeur ajoutée.

• Nous nous engageons à offrir des solutions faciles à utiliser, à fournir des services conviviaux et à élaborer des processus efficaces pour nos employés.

Responsabilité

• Les meilleurs membres de l’équipe assument la responsabilité des problèmes et collaborent avec les autres membres de l’équipe chaque fois que des défis surgissent afin de nous améliorer dans tout ce que nous faisons.

• Nous assumons nos responsabilités envers nos clients, nos partenaires et nos collègues. Chacun d’entre nous apprécie de devoir, en tant qu’individus, et collectivement en tant qu’organisation, assumer nos responsabilités et notre propre performance.

• Chaque personne est tenue de comprendre l’impact de ses actions et d’être non seulement responsable dans son domaine, mais aussi de donner l’exemple et de prendre les mesures appropriées pour régler les problèmes afin que la personne, l’équipe et l’entreprise réussissent.

4Code de Conduite

Confiance

• Nous établissons activement des relations avec toutes les parties prenantes de notre entreprise, y compris nos clients, nos partenaires, nos collègues et nos communautés. Nous renforçons la confiance par l’écoute, le suivi et le respect de nos engagements.

• Nous comptons sur nos clients, nos partenaires, nos collègues et les autres parties prenantes pour qu’ils donnent suite à leurs engagements.

• Nous faisons ce qu’il faut, même en cas de pression pour ne pas le faire, et nous prenons des décisions en fonction de ce qui est bon pour l’organisation. Nous favorisons un environnement dans lequel nous soutenons nos collègues.

Emancipation

• Dans un environnement propice à l’innovation, nous conférons à nos employés le pouvoir de prendre des décisions réfléchies et axées sur les affaires en les encourageant et en les encadrant comme il se doit.

• Nous nous efforçons de créer un environnement favorable dans lequel les personnes et les équipes peuvent se fixer leurs propres objectifs et sont encouragées à développer leurs compétences, à tirer profit des ressources disponibles et à relever les défis quand elles pensent pouvoir offrir des solutions.

Travail en équipe

• Nous sommes une équipe concentrée sur les objectifs avec une expertise spécialisée et des compétences complémentaires et nous nous efforçons de collaborer, d’innover et de produire des résultats toujours supérieurs.

• Dans les groupes, nous recherchons constamment l’excellence en matière de rendement au moyen d’objectifs communs, de leadership partagé, de collaboration, de communication ouverte, d’attentes bien définies en ce qui concerne les rôles, de règles de fonctionnement du groupe et de détection précoce de conflits.

5Code de Conduite

QUI EST TENU DE RESPECTER LE CODE?

Le Code s’applique à toutes les personnes qui travaillent

pour Avaya ou qui la représentent, notamment les

personnes suivantes :

• Employés

• Administrateurs

• Directeurs

• Filiales

• Tiers

– Partenaires commerciaux

– Distributeurs

– Fournisseurs

– Agents commerciaux

– Conseillers

Tous les tiers sont tenus de respecter les lignes directrices

du Code, les modalités de leurs accords conclus avec Avaya

et les codes de conduite des partenaires commerciaux et

fournisseurs d’Avaya, le cas échéant.

Le Code fournit des conseils sur le comportement éthique que

l’on attend de vous lorsque vous représentez Avaya.

Soyez informé de vos responsabilités

Nous devons tous respecter le Code et chacun d’entre nous

joue un rôle dans sa mise en application. Le respect du Code

et, par extension, des politiques d’Avaya, renforce notre

engagement à conduire des affaires de manière éthique et

garantit que nous nous conformons tous, y compris Avaya,

aux lois et aux règlements applicables.

Responsabilités :

• Lire et comprendre le Code

• Respecter le Code, y compris toutes les politiques d’Avaya, afin d’avoir un comportement éthique qui soit conforme à la législation localte

• Signaler les cas de mauvaise conduite et soulever des

questions ou des préoccupations sans craindre de

représailles par l’un des moyens décrits ci-dessous

• Collaborer pleinement à toute enquête sur des allégations

ou des préoccupations

• Poser des questions en cas de doute sur un aspect

quelconque du Code ou des politiques d’Avaya

Responsabilités des dirigeants :

Nous avons tous la responsabilité de servir de modèles en

matière de comportement éthique et de créer une culture où

les préoccupations et les questions peuvent être soulevées et

discutées en faisant ce qui suit :

• Être un modèle de comportement éthique

• Établir une culture où les préoccupations peuvent être soulevées et discutées

• Écouter les employés lorsque des problèmes sont soulevés et obtenir le soutien approprié au besoin

• Récompenser le comportement éthique

• Ne pas permettre les représailles

6Code de Conduite

PARLER SANS CRAINTE

Nous comprenons qu’il peut parfois être difficile de signaler un

cas de mauvaise conduite, mais vous êtes tenu de le faire. Aucun

problème n’est anodin. Si vous pensez que quelque chose est fait

d’une manière contraire à l’éthique ou en violation du Code, des

politiques d’Avaya ou des lois applicables, il vous incombe de le

signaler. Avaya ne prendra aucune mesure de représailles contre une

personne qui signale un cas de bonne foi. Les employés peuvent

soumettre des rapports en utilisant l’un des canaux suivants :

• Manager direct

• Direction

• Ressources humaines

• Équipe juridique

• Équipe compliance à l’adresse compliance@avaya.com

• Ligne d’assistance confidentielle d’Avaya

Les signalements peuvent être effectués de manière anonyme

à l’aide de la ligne d’assistance confidentielle d’Avaya, à laquelle

il est possible d’accéder par l’un des moyens suivants :

• Aux É.-U. : 1 877 99-ETHIC (1 877 993-8442)

• En dehors des É.-U. : 1 908 953-7276

• Visitez le https://app.convercent.com/en-us/Anonymous/IssueIntake/IdentifyOrganization

Les employés sont encouragés, mais non obligés, à d’abord

signaler les cas à leur supérieur hiérarchique.

Tous les signalements sont pris au sérieux et font l’objet d’une

enquête. Nous nous efforçons de préserver la confidentialité

durant les enquêtes lorsque la loi le permet. Afin de

respecter les personnes qui participent à une enquête et de

préserver la confidentialité, les renseignements sur le statut,

les conclusions et les résultats des enquêtes ne sont pas

communiqués à la personne à l’origine du signalement.

7Code de Conduite

FAIRE PREUVE DE RESPONSABILITÉ

Les violations du Code, de toute politique d’Avaya ou de toute loi

applicable feront l’objet de mesures disciplinaires pouvant aller jusqu’au

licenciement. Certaines violations de la loi peuvent également inclure

des amendes, des poursuites et des peines de prison.

Confiance

Les points suivants devraient vous préoccuper et être signalés :

• Être invité à intentionnellement ignorer une politique d’Avaya

• Des phrases telles que :

– « Fais-le, on pourra demander pardon plus tard. »

– « Nous pouvons nous mettre d’accord verbalement, ne le mettez pas dans le contrat. »

• Non-coopération à une enquête

• Être invité à ne pas signaler quelque chose qui vous préoccupe

Digne de confiance

Q : Que se passerait-il si Avaya avait intérêt à mener ses affaires d’une

manière illégale ou contraire à l’éthique?

R : Nous menons toujours nos affaires en conformité avec le Code

et travaillons dans le respect de la loi, même si cela signifie perdre

une affaire.

8Code de Conduite

LUTTE CONTRE LA CORRUPTION

IMPORTANT : N’offrez ni n’acceptez pas de pots-de-vin et ne

laissez pas les autres offrir ou accepter des pots-de-vin pour

vous. N’effectuez aucun type de paiement de facilitation.

Notre politique

Avaya interdit de donner ou d’offrir quelque chose de valeur à

qui que ce soit pour :

• Influencer toute décision ayant un impact sur Avaya

• Obtenir ou conserver des affaires pour Avaya

• Garantir un avantage commercial à Avaya

Avaya interdit également les paiements de facilitation, qui

sont des paiements directement versés à des fonctionnaires

pour accélérer les processus ou activités de routine du

gouvernement. En général, les paiements de facilitation sont

faits en espèces et à un individu. Veuillez noter que les frais de

traitement accéléré qui sont affichés et disponibles à tous ne

sont pas considérés comme des paiements de facilitation et

sont donc acceptables.

Avaya interdit également la corruption commerciale, qui viole

les lois de nombreux pays (par exemple, la Anti-Bribery Act du

Royaume-Uni et la Foreign Corrupt Practices Act des États-

Unis). Tout pot-de-vin ou paiement inapproprié à des clients

actuels ou potentiels, y compris, mais sans s’y limiter, des

fonctionnaires du gouvernement ou des fournisseurs, pourrait

vous exposer à des conséquences dépassant les mesures

disciplinaires d’Avaya, comme des poursuites judiciaires.

Prévenez la corruption par ceux qui font des affaires en notre

nom en vous conformant aux processus établis pour nous

assurer de connaître les tiers avec qui nous faisons affaire,

comprendre la portée de chaque transaction et nous assurer

que les remises sont transmises au client final approprié.

9Code de Conduite

Faire preuve de responsabilité

• Ne donnez jamais quelque chose de valeur pour influencer

une décision ou obtenir un avantage commercial indu.

• Suivez les lignes directrices de l’entreprise pour faire un don.

• Ne donnez pas de fonds d’Avaya à des entités politiques.

• Avisez l’équipe Compliance si un employé du gouvernement,

un partenaire commercial ou un fournisseur vous demande

de faire appel à un consultant en particulier.

• Si les commissions semblent trop importantes pour les

services fournis, elles le sont probablement et vous devriez

demander conseil.

• Respectez les lignes directrices de l’entreprise en matière de

recrutement de partenaires, de fournisseurs et de consultants.

Digne de confiance

Q : Le directeur du service des Finances doit effectuer un

voyage d’affaires à l’étranger dans un délai très court afin de

mener des affaires en personne, et il a besoin d’un visa pour ce

faire. Son assistante apprend que le processus d’obtention d’un

visa prend plus de temps que prévu et elle cherche un moyen

d’accélérer le processus. Que devrait-elle faire?

R : Dans de nombreux cas, le bureau, l’agence ou le service

avec lequel vous travaillez offrira un service accéléré selon un

barème tarifaire établi et publié. Le paiement de ces frais peut

être autorisé en vertu de notre politique. Demandez toutefois

conseil au service juridique si vous êtes invité à effectuer un

paiement de facilitation. Les paiements de facilitation sont

illégaux en vertu de nombreuses lois internationales de lutte

contre la corruption et ils sont interdits par la politique d’Avaya.

Politique

Politique de lutte contre la corruption

10Code de Conduite

CADEAUX ET DIVERTISSEMENTS

Notre politique

En règle générale, vous pouvez accepter un repas, un cadeau

ou un divertissement d’un client, fournisseur ou partenaire

commercial qui ne fait pas partie d’un gouvernement s’il

est non sollicité, peu coûteux et ne vise pas à influencer les

décisions commerciales.

De même, les employés peuvent offrir des repas, cadeaux

ou divertissements raisonnables à des clients, fournisseurs

ou partenaires commerciaux qui ne sont pas des membres

d’un gouvernement, à condition qu’ils soient liés à des fins

commerciales appropriées et non offerts pour influencer une

décision commerciale et autorisés par les lois applicables et la

politique relative aux déplacements et divertissements d’Avaya.

Les cadeaux sont souvent échangés dans le cadre de relations

d’affaires. Il s’agit d’articles de marque Avaya ou d’autres objets

non extravagants conformes aux normes locales.

Le tableau ci-dessous fournit des indications sur les approbations

nécessaires pour les cadeaux et les divertissements : (Convertir les

montants en USD en devise locale)

Valeur (USD) Approbation requise

Moins de 100 $ par année à destination ou en provenance d’une seule source

Approbation écrite du manager direct et conforme avec la politique

Plus de 100 $ par année à destination ou en provenance d’une seule source

Approbation écrite du manager direct et du directeur de compliance

Veuillez noter les directives suivantes qui s’appliquent à tous les

cadeaux, divertissements ou autres avantages :

• Les espèces ou quasi-espèces ne sont en aucun cas des

formes acceptables de cadeaux.

• Les cadeaux ne devraient pas être extravagants.

• Les cadeaux autorisés doivent être donnés en toute

transparence et reflétés fidèlement dans les livres et registres

d’Avaya au moyen de reçus et de documents appropriés.

• Les cadeaux, repas et divertissements aux représentants

et fonctionnaires de gouvernements (y compris les entités

gouvernementales) dans tous les pays sont hautement

réglementés et souvent interdits

• Tous les déplacements des clients, des partenaires, de la

presse ou des fournisseurs doivent être examinés à l’avance

par l’équipe compliance (compliance@avaya.com).

11Code de Conduite

Faire preuve de responsabilité

N’offrez ni n’acceptez pas de cadeaux, de divertissements

ou d’autres faveurs du genre ou d’un montant qui dépasse la

simple courtoisie, conformément aux pratiques commerciales

éthiques et acceptées.

Ne faites pas appel à des tiers comme des partenaires, des

fournisseurs ou des membres de votre famille pour offrir des

cadeaux, des divertissements ou des faveurs.

Acceptation de cadeaux

• Vous pouvez accepter un cadeau, un repas, un divertissement ou toute autre faveur de clients non gouvernementaux, partenaires ou fournisseurs, à condition qu’il soit non sollicité, raisonnable et n’ait pas pour but d’influencer votre jugement. Dans d’autres circonstances, vous devez refuser et expliquer la politique d’Avaya.

• Avant d’accepter un cadeau, une invitation pour un repas, un divertissement ou d’autres faveurs qui semblent luxueuses ou excessives, consultez votre superviseur ou envoyez un courriel à l’équipe compliance au compliance@avaya.com.

Don de cadeaux

Les employés peuvent offrir des cadeaux, des divertissements,

des repas ou des faveurs raisonnables à des clients non

gouvernementaux, des partenaires ou des fournisseurs, à

condition que :

• Il ne vous est pas demandé de le faire

• Le cadeau n’est pas offert afin d’influencer la décision commerciale du récipiendaire

• Il est permis en vertu des lois, règlements et règles applicables et conforme aux pratiques commerciales éthiques et acceptées

• Il est conforme à la politique d’Avaya

Cadeaux de reconnaissance

Les superviseurs et les employés doivent consulter les

Ressources humaines avant d’offrir un cadeau ou une autre

forme de reconnaissance aux employés d’Avaya afin de

s’assurer du respect de la politique de reconnaissance d’Avaya.

Conseil

Consultez votre superviseur et l’équipe compliance à propos

des sujets de préoccupation suivants :

• Voyages de ski

• Régates

• Billets pour des événements sportifs de premier plan tels que le Super Bowl, la Coupe du Monde, les World Series

• Voyages dans des centres de villégiatures

• Cadeaux à vous et votre famille

12Code de Conduite

Digne de confiance

Q : Quelle est la différence entre un cadeau et un

divertissement d’affaires?

R : Les divertissements d’affaires peuvent comprendre des

srepas, des événements sportifs, des foires commerciales ou

d’autres événements pour les clients auxquels participent

généralement des représentants des deux parties et où

il est souvent question d’affaires. Un cadeau est un objet

donné ou reçu, comme des billets pour un événement

auquel les représentants de l’organisme qui offre le cadeau

ne sont pas présents.

Q : Un client me demande d’obtenir quatre billets pour un

grand événement sportif et laisse entendre que cela permettra

de conclure la vente plus rapidement. Puis-je acheter les billets?

R : Ce scénario potentiel soulève un certain nombre de

préoccupations. Premièrement, un don ne peut être sollicité.

Deuxièmement, offrir quatre billets pour un événement est

considéré comme un cadeau extravagant. Troisièmement, les

faits ne suggèrent pas qu’une conversation professionnelle ou

une démonstration de produit aurait lieu.

Q : Un fournisseur m’invite à un événement sportif qu’il

organise avec d’autres clients, m’offrant l’occasion de

rencontrer ses dirigeants et de discuter de relations d’affaires.

Puis-je assister au match?

R : Vous devez obtenir les approbations par écrit en fonction

de la matrice d’approbation ci-dessus avant d’y participer.

Politique

Politique relative aux cadeaux et aux divertissements

Politique relative aux voyages et aux dépenses

13Code de Conduite

TRAVAILLER AVEC LE GOUVERNEMENT

Notre politique

Les activités qui pourraient être appropriées dans le cadre

d’une collaboration avec des clients du secteur privé peuvent

être inappropriées ou même illégales dans les relations avec

des clients du gouvernement.

Ceux qui travaillent avec des clients du gouvernement,

qu’ils soient locaux, étatiques ou fédéraux ou de sociétés

appartement ou contrôlés par l’État dans n’importe quel

pays, ou qui interagissent autrement avec des fonctionnaires

du gouvernement, sont tenus de respecter toutes les lois

et exigences applicables en matière d’approvisionnement,

d’accueil et de divertissement, et de lutte contre la corruption.

Le non-respect de ces exigences peut entraîner des sanctions

sévères, y compris des amendes au civil et au pénal, des peines

d’emprisonnement et l’interdiction pour Avaya de faire des

affaires avec le gouvernement.

Faire preuve de responsabilité

Sauf dans des circonstances très limitées et dans la mesure permise

par la loi ou les règlements, il vous est interdit d’accorder ou de

payer des pourboires ou quoi que ce soit de valeur, y compris des

repas, rafraîchissements, divertissements, frais de déplacement et

d’hébergement, directement ou indirectement, à un fonctionnaire

ou à un représentant du gouvernement ou au profit de ce dernier.

Pour des conseils plus spécifiques, consultez la Politique en matière

de collaboration avec le gouvernement américain d’Avaya ou un

membre de l’équipe juridique pour obtenir des conseils spécifiques

lorsque vous faites affaire avec un gouvernement.

Politiques

Politique de conformité sur le commerce mondial

Politique de lutte contre la corruption

Politique en matière de collaboration avec le

gouvernement américain

1414

DON DE BIENFAISANCE ET ENGAGEMENT POLITIQUE

Notre politique

Dons de charité

Toutes les contributions caritatives faites au nom d’Avaya doivent être

faites conformément à la politique en matière de philanthropie d’Avaya

et à la grille des autorisations (Schedule of Authorizations, SOA)

d’Avaya pour les transactions non monétaires, les commandites et les

dons de bienfaisance.

Participation politique

Avaya ne permet pas aux employés d’utiliser leur poste ou leurs

actifs de l’entreprise pour influencer les décisions d’autres personnes

de contribuer ou de soutenir des partis ou des candidats politiques.

Toute participation à des activités politiques est personnelle et

volontaire et devrait se faire durant votre temps libre et avec vos

ressources personnelles.

Faire preuve de responsabilité

• Connaître la politique en matière de philanthropie et le SOA

• Si vous avez une relation avec une organisation philanthropique, divulguez-la à l’avance.

• Veillez à ce que l’organisation philanthropique ne soit pas contrôlée par des représentants du gouvernement.

• Assurez-vous qu’aucun don n’est fait en échange d’une affaire.

• Ne faites pas de dons à des organismes philanthropiques recommandés par des clients, des partenaires ou des fournisseurs sans autorisation du service juridique.

• Comprenez les restrictions relatives à la participation ou aux contributions politiques dans le Code.

• Évitez d’utiliser les ressources de l’entreprise à des fins politiques.

Politiques

Philanthropie d’entreprise

Calendrier d’autorisation (Schedule of Authorization, SOA)

Affaires gouvernementales

15Code de Conduite

COMMERCE INTERNATIONAL

Notre politique

Avaya se conforme à tous les mécanismes de contrôle des

importations et des exportations applicables et aux lois sur

les sanctions économiques qui imposent des contrôles sur

le transfert des biens, des technologies, des informations

techniques, des logiciels et des services.

Avaya se conforme également à toutes les lois douanières

applicables, qui s’appliquent sous une forme ou une autre à

pratiquement toutes les importations dans chaque pays

(c.-à-d. les interdictions, restrictions, droits, taxes ou frais

payables par l’importateur). Tous les articles importés par

Avaya doivent être déclarés à toutes les agences douanières

compétentes.

Avaya doit se conformer aux lois et règlements contre le

boycottage alors en vigueur. Si vous avez connaissance d’une

demande de boycottage ou si l’on vous demande de participer

à un boycottage dans un pays quelconque, vous devriez en

faire part à l’équipe juridique avant de prendre toute mesure.

Faire preuve de responsabilité

• Familiarisez-vous avec la politique de conformité commerciale mondiale d’Avaya et les activités qui soulèvent des questions en vertu de ces lois.

• Respectez toutes les procédures commerciales relatives aux contrôles à l’exportation.

• Veillez à ce que des licences et des autorisations appropriées soient en place pour l’exportation de technologies, de logiciels, de produits et de services.

• Les lois sur la conformité commerciale diffèrent d’un pays à l’autre et sont souvent complexes. Demandez conseil à l’équipe du commerce mondial au sujet des procédures commerciales restrictives et des boycottages pour vous assurer que vous agissez dans le respect des règles.

• Garantissez l’exactitude de la documentation d’exportation des transactions afin d’assurer la conformité aux règles « connaissez votre client et votre fournisseur ».

Politiques

Passez en revue le site Web du soutien au commerce mondial

si nécessaire ou communiquez avec l’équipe du commerce

mondial au globaltrade@avaya.com

16Code de Conduite

SANTÉ ET SÉCURITÉ

Notre politique

Nous nous engageons à offrir un milieu de travail sécuritaire

et agréable.

Avaya prend au sérieux son engagement à assurer un lieu de

travail sain et sécuritaire et croit que la sécurité au travail est la

responsabilité de chacun. Nous nous conformons à toutes les

lois, à tous les règlements et à toutes les politiques applicables en

matière de sécurité au travail. Nous procédons à un examen de

nos lieux de travail, évaluons les blessures et les maladies, mettons

en œuvre des mesures correctives si nécessaire et offrons de la

formation pour favoriser un milieu de travail sécuritaire.

Avaya maintient un système de gestion de l’environnement,

de la santé et de la sécurité (Environment, Health and Safety

Management System (EHSMS) qui est basé sur les exigences

de la norme ISO 14001. L’EHSMS s’applique à nos activités

et évalue les exigences réglementaires pour les activités

commerciales, les produits et les services d’Avaya.

Avaya interdit aux employés de travailler sous l’influence de

drogues et de l’alcool. Travailler sous l’influence de ces substances

peut altérer le jugement et créer un risque pour la sécurité.

Les médicaments qui vous sont prescrits par un médecin

peuvent également nuire à votre capacité de faire votre travail

de manière sécuritaire. Consultez votre médecin au sujet de

tout impact que votre médicament d’ordonnance pourrait avoir

sur votre capacité d’accomplir votre travail, et communiquez

toute préoccupation à votre superviseur.

Faire preuve de responsabilité

Les employés sont responsables de la sécurité de leurs actions

et du respect des pratiques de travail sécuritaires. De plus, les

employés doivent :

• Compléter les cours de formation nécessaires sur la santé et la sécurité

• Passer en revue le plan de préparation aux situations d’urgence de votre établissement, suivre les procédures d’intervention et participer aux exercices d’évacuation d’urgence

• Signaler les conditions dangereuses au service de l’EHS et au service des Installations pour les questions propres à l’emplacement, notamment :

– Risques électriques

– Encombrement des allées

– Autres risques pour la sécurité

– Conduite dangereuse

– Sites dangereux pour les clients

Politiques

Site Web de l’environnement, la santé et la sécurité

Politique de responsabilité d’entreprise

Signalement

Pour signaler un accident de la route, communiquez

immédiatement avec le service de gestion du parc d’Avaya

(Element) au 877 821-0253 (option 1, puis 3 et 3).

Pour signaler une blessure ou une maladie liée au travail

aux États-Unis, composez le 855 282-9211 (option 4); pour

les blessures ou maladies graves à l’étranger, composez le

877 993-8442 (option 3).

Pour toute question sur la santé et la sécurité, contactez Avaya

EHS/CR au ehscr@avaya.com.

17Code de Conduite

ENVIRONNEMENT

Notre politique

Nous nous engageons à être respectueux de l’environnement

et responsables.

Notre objectif est de réduire en permanence l’impact environnemental

de nos produits tout au long de leur cycle de vie. Le programme Design

for Environment (DfE) d’Avaya aide les concepteurs à se conformer aux

exigences légales et à tenir compte des préoccupations environnementales.

Nous cherchons continuellement à réduire notre empreinte

environnementale et nous nous sommes engagés à prendre des

mesures concrètes pour réduire nos émissions de carbone, l’un des

principaux responsables des changements climatiques.

Nous prenons des initiatives pour réduire notre consommation

d’énergie, notre consommation d’eau et la production de déchets dans

nos propres locaux et dans ceux que nous louons.

Nous utilisons nos propres technologies de vidéoconférence et de

conférence Web pour réduire le besoin de voyager en avion.

Faire preuve de responsabilité

Les employés doivent respecter les engagements environnementaux

d’Avaya, se conformer à la politique de responsabilité d’entreprise

d’Avaya et soutenir nos efforts pour aider nos clients, partenaires et

employés à devenir plus respectueux de l’environnement.

Les employés devraient prendre des mesures individuelles pour

contribuer à toutes nos initiatives environnementales, notamment :

• Organiser des réunions virtuelles et réduire les déplacements professionnels

• Économiser l’énergie en utilisant la fonction « veille » de votre ordinateur et en éteignant les imprimantes, les micro-ondes et les autres appareils électriques avant de quitter le bureau

• Éliminer les déchets de façon appropriée et réutiliser ou recycler autant que possible

Politique

Responsabilité d’entreprise

Pour toute question relative à l’environnement, contactez Avaya EHS/

CR au ehscr@avaya.com

18Code de Conduite

ANTITRUST/CONCURRENCE

À retenir : Nous respectons la loi et nous nous engageons

à faire des affaires de façon équitable avec nos partenaires,

fournisseurs et concurrents.

Notre politique

Nous nous livrons une concurrence acharnée pour obtenir

des contrats tout en maintenant des normes d’éthique

élevées. Nous nous conformons au Code, aux politiques

d’Avaya et aux lois applicables, quel que soit le degré de

compétitivité de l’environnement.

Nous ne nous livrons pas à des pratiques anticoncurrentielles

telles que la fixation des prix, la collusion dans les soumissions

ou la division des territoires.

Nous n’obtenons pas de renseignements sur la concurrence

par des moyens inappropriés comme la tromperie,

l’utilisation abusive d’une relation d’affaires ou de sources

non publiques comme d’anciens employés qui travaillent

désormais pour des concurrents.

Faire preuve de responsabilité

• Lorsque vous interagissez avec des clients, ne fournissez que des renseignements véridiques sur la qualité, les caractéristiques et la disponibilité de nos produits et services, et ne faites pas de remarques désobligeantes sur nos concurrents.

• Livrez une vive concurrence, mais traitez équitablement avec nos clients, nos partenaires commerciaux, nos fournisseurs et nos concurrents.

• Ne parlez pas de nos stratégies et plans d’affaires avec nos concurrents et vice versa.

• Ne concluez jamais d’accord ou d’arrangement, formel ou informel, avec un concurrent, un client ou un fournisseur pour :

– Augmenter, fixer ou maintenir ou autrement fixer les prix de nos produits

– Diviser les territoires, les marchés ou les clients

– Empêcher une autre entreprise d’entrer sur le marché

– Refuser de faire affaire avec un client ou un fournisseur

– Interférer avec le processus d’appel d’offres concurrentiel

– Accepter des rabais incompatibles avec les politiques établies

– Discuter des relations avec la clientèle avec les concurrents

• Évitez tout contact avec des concurrents qui pourrait donner l’impression d’une irrégularité, par exemple lorsque vous assistez à des foires commerciales ou à des événements de l’industrie.

19Code de Conduite

• Obtenez et partagez des renseignements de façon éthique.

• Cherchez à obtenir des renseignements sur les concurrents auprès de sources publiques.

• Soyez juste, factuel et exhaustif dans notre matériel publicitaire, commercial et promotionnel.

Il est acceptable de maintenir des relations avec des employés

qui travaillent chez des concurrents, mais il est important

que ces relations ne soient pas utilisées pour obtenir des

renseignements confidentiels.

Digne de confiance

Q : Un collègue qui travaillait auparavant chez un concurrent

offre de fournir les listes de prix de ce concurrent qui ont été

obtenues juste avant qu’il démissionne. Que faites-vous?

R : Vous ne pouvez pas utiliser ces renseignements et vous devez

contacter l’équipe compliance (compliance@avaya.com).

Q : Vous participez à un salon professionnel et un concurrent

s’approche de vous au sujet de la répartition des territoires

et de soumissions à des contrats, de sorte que vous pourrez

tous les deux atteindre plus facilement votre quota. Comment

répondez-vous?

R : Vous devez immédiatement mettre fin à la conversation et

contacter l’équipe compliance (compliance@avaya.com).

Cette personne s’est livrée à un comportement anticoncurrentiel

qui peut entraîner des amendes élevées.

Politiques

Politique de conformité aux lois antitrust/sur la concurrence

Renseignements sur la concurrence et allégations comparatives

20Code de Conduite

RAPPORTS FINANCIERS

Notre politique

L’intégrité dans la tenue de nos dossiers inspire la confiance de

nos clients, partenaires, fournisseurs, collègues, investisseurs et

autres intervenants.

Nous préparons des renseignements financiers exacts,

complets et en temps opportun à l’intention de la direction, des

investisseurs, des organismes de réglementation et des autres

parties intéressées.

Faire preuve de responsabilité

Chacun d’entre nous a l’obligation de respecter tous les

contrôles internes dans l’enregistrement et la tenue des livres

et registres de la société.

• Maintenez des processus et des contrôles internes efficaces qui reflètent fidèlement et en temps opportun les opérations ou les événements et qui préviennent ou détectent les opérations inappropriées.

• Suivez les calendriers d’autorisation appropriés et obtenez toutes les approbations nécessaires pour les transactions commerciales et les dépenses.

• Soyez honnête, rigoureux et exhaustif lorsque vous préparez des documents d’affaires.

• Ne signez ou ne concluez jamais d’accords parallèles.

• N’effectuez jamais des transactions inappropriées qui faussent les rapports d’autres parties, comme les clients ou les fournisseurs.

• Familiarisez-vous avec vos clients et partenaires et comprenez leur utilisation de nos produits et de nos données pour prévenir toute activité illégale. Surveillez et signalez les signes de fraude, de corruption ou de blanchiment d’argent éventuels.

• Respectez la forme et l’esprit des principes de responsabilité technique et des normes éthiques.

• Prenez le temps de vérifier que les documents que vous approuvez sont factuels et exacts.

• Demandez l’avis de votre équipe de contrôle si vous avez connaissance d’une opération douteuse.

• Si vous identifiez des transactions douteuses, avisez immédiatement votre supérieur, votre contrôleur ou l’équipe compliance (compliance@avaya.com).

• Remplissez avec précision les lettres de déclaration trimestrielles ou d’autres déclarations requises au besoin.

Digne de confiance

Q : À la fin du trimestre, votre superviseur vous dit qu’il a

demandé à un partenaire d’affaires de passer une commande

plus tôt afin d’atteindre son objectif et qu’il s’est engagé

verbalement à reprendre le produit si l’entente ne se réalisait

pas avec le client final. Comment devriez-vous réagir à cela?

R : Vous devriez communiquer avec l’équipe compliance

(compliance@avaya.com) et signaler l’écart dans votre lettre

de déclaration trimestrielle.

Politiques

Politiques comptables

Calendrier d’autorisation

21Code de Conduite

DÉLIT D’INITIÉ

Notre politique

Lorsque vous faites des affaires au nom d’Avaya, vous pouvez

avoir accès à des renseignements importants et non publics

sur Avaya ou des tiers (tels que des clients, partenaires,

fournisseurs ou partenaires stratégiques) gérés par Avaya.

Les renseignements non publics sont considérés comme

importants si un investisseur raisonnable en tiendrait

probablement compte dans sa décision d’acheter ou de

vendre un titre.

Les renseignements importants et non publics sont considérés

comme des renseignements d’initiés et les opérations sur

titres qui sont basées sur ces renseignements sont illégales. Il

est également illégal de fournir des renseignements d’initiés

à d’autres personnes, comme des amis, des membres de la

famille ou des collègues, afin qu’ils puissent les utiliser pour

prendre des décisions relatives aux opérations. Si vous avez

des questions sur les délits d’initiés, veuillez communiquer avec

l’équipe compliance. (compliance@avaya.com)

Faire preuve de responsabilité

Ne négociez pas de titres lorsque vous êtes en possession de

renseignements importants et non publics sur toute société

avec laquelle vous interagissez, y compris, mais sans s’y

limiter, Avaya, ses clients, partenaires, fournisseurs ou autres

partenariats stratégiques.

Respectez les périodes d’interdiction de négociation applicables.

Respectez la politique en matière de délit d’initié d’Avaya.

Si vous n’êtes pas certain que les renseignements dont

vous disposez sont considérés comme des renseignements

d’initiés ou si une période d’interdiction s’applique à vous,

communiquez avec l’équipe juridique.

Digne de confiance

Q : Vous avez pris connaissance d’une transaction commerciale

importante impliquant Avaya et une autre société. Pouvez-

vous négocier les actions de l’une ou l’autre entreprise ou

transmettre cette information à vos amis afin qu’ils puissent

négocier des actions de l’entreprise ou celles d’Avaya?

R : Non, il vous est interdit de négocier des titres d’Avaya

ou d’une autre société lorsque vous êtes en possession

d’informations privilégiées sur Avaya ou une autre société.

Vous ne pouvez pas transmettre des renseignements d’initiés

à des amis, ce qu’on appelle le « tuyautage » et qui est

également illégal.

Politique

Politique en matière de délit d’initié

2222Code de Conduite

CONFLITS D’INTÉRÊTS

À retenir : Prenez des décisions dans l’intérêt d’Avaya. Évitez les

conflits d’intérêts ou même l’apparence de tels conflits.

Notre politique

Évitez les situations dans lesquelles vos intérêts personnels pourraient

entrer en conflit, ou sembler entrer en conflit, avec ceux d’Avaya.

Des conflits d’intérêts peuvent survenir lorsque vos intérêts

financiers ou d’autres intérêts extérieurs entraînent des conflits

de loyauté, nuisent à votre rendement au travail ou sont

potentiellement opposés aux intérêts d’Avaya.

Faire preuve de responsabilité

Vous devriez éviter ne serait-ce que l’apparence d’un conflit

d’intérêts potentiel.

Avant d’embaucher, de promouvoir ou de superviser directement

un membre de votre famille, un ami proche ou une personne avec

qui vous êtes en relation, vous devez obtenir l’approbation de votre

manager, des RH et le service juridique.

Les conflits potentiels peuvent facilement être évités ou réglés s’ils

sont rapidement divulgués et traités en conséquence. Envoyez un

courriel à l’équipe compliance (compliance@avaya.com)

si vous avez besoin d’aide ou de conseils pour faire face à des

conflits d’intérêts potentiels.

Situations où des conflits peuvent survenir :

• Activités extérieures : Un emploi qui interfère avec votre travail chez Avaya

• Intérêt financier des tiers avec lesquels nous faisons affaire

• Embaucher ou faire affaire avec des membres de votre famille

• Relations personnelles

• Occasions d’affaires

Digne de confiance

Q : Un chef de produit aimerait faire un investissement qui

ferait de lui un actionnaire majoritaire d’un concurrent d’Avaya.

S’agit-il d’un conflit d’intérêts?

R : Oui, l’investissement proposé ferait de lui le propriétaire

d’une entreprise en concurrence avec Avaya.

Q : Votre conjoint a accepté un poste chez un partenaire

d’affaires avec lequel Avaya fait affaire. Devez-vous le signaler?

R : Oui, la plupart des conflits d’intérêts peuvent être éliminés en

les divulguant et en vous assurant que des mesures sont prises

pour éviter que vos intérêts entrent en conflit avec ceux d’Avaya.

Politique

Politique relative aux conflits d’intérêts

23Code de Conduite

DIVERSITÉ

Notre politique

Avaya est un employeur qui offre l’égalité des chances

et valorise la richesse des cultures, des perspectives, des

expériences et des compétences pour œuvrer en tant que

communauté mondiale. La diversité et l’égalité des chances

qu’elle favorise sont fondamentales pour ses principes culturels.

Elles rendent également Avaya plus compétitive sur le marché.

Faire preuve de responsabilité

• Soutenez les politiques d’égalité des chances d’Avaya.

• Informez-nous si vous soupçonnez une discrimination ou un harcèlement à l’aide de l’une des options de signalement décrites dans le présent Code.

• Ne faites jamais d’avances, de commentaires, de blagues, de gestes ou de références offensants ou sexuels au travail ou dans toute communication professionnelle.

• Consultez l’équipe juridique ou l’équipe compliance si vous rencontrez un conflit entre cette politique et les lois, coutumes ou pratiques locales.

• Si vous êtes un manager, un chef d’équipe ou en position d’autorité, discutez de ce matériel avec vos employés.

• Favorisez un milieu de travail exempt de harcèlement, d’intimidation, de discrimination et de comportement abusif.

Digne de confiance

Q : Un membre de l’équipe a été entendu en train de raconter

une blague raciste sur sa propre famille. C’était choquant.

Que devriez-vous faire?

R : Les commentaires inappropriés, même si quelqu’un les fait

sur lui-même, sont incompatibles avec les principes culturels

d’Avaya et ne sont pas acceptables. Nous vous encourageons à

signaler ce problème aux Ressources humaines, à la direction ou

à faire un rapport à la ligne d’assistance confidentielle d’Avaya.

Q : Vous vous êtes senti mal à l’aise en entendant un

commentaire fait lors de votre dernière réunion du personnel,

mais vous ne vouliez en parler à personne et être étiqueté

comme un fauteur de troubles. Que devriez-vous faire?

R : Vous pouvez communiquer avec la ligne d’assistance

confidentielle anonyme d’Avaya. Toutes les déclarations faites

de bonne foi font l’objet d’une enquête.

Politique

Guide de la politique des RH

24Code de Conduite

COMMUNICATIONS EXTERNES ET MÉDIAS SOCIAUX

Notre politique

Avaya encourage le développement d’une communauté en ligne. Nous

encourageons le dialogue ouvert et le libre-échange d’idées.

Les employés d’Avaya doivent faire preuve de discernement et agir

de manière responsable lorsqu’ils publient du contenu pour les

médias sociaux.

Les nouvelles technologies et les vastes outils de médias sociaux

disponibles nous ont donné de nombreuses nouvelles options de

communication. Étant donné qu’il s’agit de tribunes publiques, il est

important de faire preuve d’une plus grande prudence lors de l’utilisation

de plateformes de médias sociaux à des fins professionnelles.

Faire preuve de responsabilité

• Utilisez les médias sociaux de façon responsable. Ne vous présentez jamais sous un faux jour et n’utilisez jamais les médias sociaux pour des tromperies.

• Ne parlez jamais au nom d’Avaya à moins d’y être autorisé. Faites preuve de prudence. Ne retweettez et ne partagez que les déclarations officielles de l’entreprise ou le contenu préapprouvé qui est disponible sur notre plateforme #AvayaNation. Expliquez clairement que les opinions que vous exprimez ne sont que les vôtres.

• Adressez toutes les demandes de renseignements du public à un représentant des relations avec les médias d’Avaya.

• N’intimidez, ne harcelez ou ne faites jamais de discrimination à l’encontre de vos collègues sur Internet.

• Ne divulguez ni ne discutez jamais des renseignements confidentiels, exclusifs ou importants d’Avaya dans un lieu public (c.-à-d. durant des conversations dans des lieux publics, sur les médias sociaux, dans des courriels collectifs ou non protégés, ou autrement).

• Envoyez, stockez et recevez uniquement des renseignements confidentiels, exclusifs ou importants d’Avaya à l’aide de systèmes approuvés par l’entreprise tels que les courriels, les messages instantanés et les outils de partage de fichiers.

Digne de confiance

Q : Vous travaillez sur le dernier produit d’Avaya et souhaitez

informer vos collègues de l’industrie d’une étape importante qui vient

d’être franchie. Pouvez-vous publier quelque chose sur un salon de

discussion en ligne de l’industrie?

R : Non. Vous ne pouvez pas publier des renseignements non publics

dans un forum public ou semi-public.

Q : Vous participez à un projet urgent qui exige beaucoup de

déplacements. Vous répondez à de nombreux appels sur votre

téléphone portable dans des aéroports et des lieux publics tels

que des halls d’hôtel, des étages de salons professionnels, etc.

Est-ce que cela pose un risque pour l’entreprise?

R : Oui. Ce que vous dites en public n’est plus protégé une fois

entendu. Vous devez être attentif à votre environnement lorsque vous

parlez de sujets sensibles dans des espaces publics.

Q : Vous quittez le bureau un soir et vous êtes approché par la presse

au sujet d’un article sur l’un des dirigeants d’Avaya. Vous connaissez ce

dirigeant depuis des années; pouvez-vous parler au journaliste?

R : Non. Toute communication avec la presse doit être examinée et

autorisée par le service des Relations publiques d’Avaya.

Politiques

Politique sur les médias sociaux

Renseignements sur la concurrence et allégations comparatives

25Code de Conduite

PROPRIÉTÉ INTELLECTUELLE

À retenir : Nous défendons et protégeons vigoureusement

notre propriété intellectuelle et respectons la propriété

intellectuelle d’autrui.

Notre politique

La propriété intellectuelle comprend, sans s’y limiter :

• Brevets

• Secrets commerciaux

• Marques de commerce

• Marques de service

• Droits d’auteur

• Graphiques, logos et slogans

• Noms commerciaux

• Noms de domaine

• Savoir-faire, code source et technologie développée

Les renseignements propriétaires comprennent, sans toutefois

s’y limiter:

• Plans d’affaires

• Listes de clients

• Documents internes

• Organigrammes

Lorsque vous nous aidez à protéger ces actifs, vous contribuez

à protéger notre avantage concurrentiel.

N’utilisez les marques de commerce et les marques de service

d’Avaya que dans le respect des normes et directives d’Avaya

qui sont mises à la disposition des employés et partenaires sur

le portail des ventes et des partenaires.

Si les fournisseurs souhaitent utiliser le nom d’Avaya ou d’autres

propriétés intellectuelles, des restrictions s’appliquent et

certains documents doivent être signés par l’organisation de

l’approvisionnement mondial d’Avaya.

Si un partenaire souhaite utiliser le nom d’Avaya ou d’autres

propriétés intellectuelles, des restrictions similaires s’appliquent

et sont disponibles sur le portail des ventes et des partenaires;

celles-ci sont reflétées dans le contrat de revendeur.

26Code de Conduite

Faire preuve de responsabilité

Tous les employés, sous-traitants et agents d’Avaya ont la

responsabilité de :

• Identifier, protéger et défendre la propriété intellectuelle d’Avaya

• Identifier et signaler rapidement toute divulgation non autorisée ou violation des droits d’auteur par une tierce partie

• Respecter la propriété intellectuelle d’autrui

• Respecter les conditions d’utilisation et les accords de

licence de l’utilisateur final lorsque vous utilisez des logiciels

ou du matériel de tiers

• Classifier, étiqueter, stocker et limiter l’accès aux renseignements exclusifs conformément aux politiques de sécurité d’Avaya

• Savoir que tout ce que vous créez dans le cadre de votre emploi chez Avaya peut être considéré comme une propriété intellectuelle d’Avaya

• Les idées de brevets doivent être soumises en utilisant le formulaire de divulgation des inventions d’Avaya

• Les questions concernant la propriété intellectuelle d’Avaya peuvent être adressées à l’équipe compliance (compliance@avaya.com)

Politiques

Droit et gestion de la propriété intellectuelle

Politique en matière de logiciels tiers d’Avaya

Portail des ventes et des partenaires

Organisation de l’approvisionnement mondial

Politiques de sécurité d’Avaya

Formulaire de divulgation d’invention d’Avaya

27Code de Conduite

INFORMATION CONFIDENTIELLE ET PROPRIETAIRE

Notre politique

• Nous n’utilisons ni ne divulguons aucune information importante et non publique sur Avaya ou toute autre société sans avoir établi un besoin valable ET sans nous assurer d’abord qu’une entente de confidentialité est en vigueur.

• Nous protégeons la confidentialité des renseignements confidentiels ou propriétaires en notre possession, qu’ils se rapportent à Avaya ou à une autre partie.

• Nous respectons les droits des autres parties à l’exclusivité de l’information, y compris de la propriété intellectuelle, des renseignements personnels et des renseignements personnels sur la santé.

Faire preuve de responsabilité

• Si nécessaire, assurez-vous qu’un accord de non- divulgation est en place et ne divulguez pas les informations confidentielles ou propriétaires d’Avaya même après la cessation de votre emploi chez Avaya.

• Comprenez et respectez les modalités de toute entente de confidentialité.

• Consultez les politiques de sécurité d’Avaya pour comprendre comment marquer et traiter correctement les renseignements propriétaire.

• Traitez les renseignements sur les clients conformément aux politiques de sécurité d’Avaya et aux ententes avec les clients.

• Traitez les renseignements personnels sur la santé conformément à la politique d’Avaya.

Politiques

Processus d’entente de non-divulgation

Politique de sécurité d’Avaya

- Lignes directrices sur la classification des données

- Protection des actifs informationnels

Politiques relatives à l’HIPAA

28Code de Conduite

CYBERSÉCURITÉ

Notre politique

Nous jouons tous un rôle dans la sécurisation des

informations propriétaires d’Avaya ainsi que des informations

confidentielles qui nous sont confiées par nos clients.

Avaya maintient des systèmes et des processus de sécurité

pour protéger les données confidentielles. Les cybermenaces

évoluent constamment pour éviter d’être détectées par

ces systèmes. Les pirates cherchent à attirer des individus

non avertis ayant un accès autorisé à leur fournir les

renseignements qu’ils cherchent ou à obtenir un accès non

autorisé au réseau et aux systèmes d’Avaya.

En cas d’infraction, nous serons tenus responsables du

respect de nos pratiques de sécurité et de notre réponse.

Faire preuve de responsabilité

Les attaques se présentent sous de nombreuses formes

différentes. Restez toujours sur vos gardes dans les

situations suivantes :

• Lorsque quelqu’un d’autre qu’un membre du service des TI d’Avaya vous demande votre nom d’utilisateur ou votre mot de passe

• Si vous recevez un courriel ou un message texte vous demandant de faire quelque chose en dehors du processus de la part d’un dirigeant avec lequel vous n’interagissez pas normalement

• Ne cliquez pas sur les liens contenus dans un courriel provenant d’un expéditeur inconnu

• Demandes de modification des informations bancaires dans les systèmes d’Avaya ou de traitement des factures sans respecter le processus

• Demandes de renseignements sur les projets sur lesquels vous travaillez, les organigrammes ou d’autres données sensibles

Signalez rapidement les atteintes réelles ou présumées à la

confidentialité. Réagir rapidement et de manière appropriée

protège Avaya et ses clients

Politiques

Intervention en cas d’atteinte à la protection des données

Normes de sécurité des TI

29Code de Conduite

PROTECTION DES DONNEES PERSONNELLES

Notre politique

La manière dont nous traitons les données personnelles

qui nous sont confiées par nos clients, nos partenaires,

nos fournisseurs et nos collègues est essentielle à notre

succès. Nous avons pour politique de ne recueillir que les

renseignements dont nous avons besoin et de faire preuve

de transparence au sujet des raisons pour lesquelles nous

recueillons ces renseignements et des utilisations prévues.

Nous ne conservons les renseignements personnels que si la

loi l’exige et nous respectons le droit de la personne à savoir de

quels renseignements nous disposons, ce que nous en faisons et,

lorsque la loi le permet, nous honorons son droit d’être oublié.

Faire preuve de responsabilité

• Familiarisez-vous avec nos politiques de protection des données personnelles.

• Connaissez les bonnes méthodes de traitement et de sécurisation des informations personnelles.

• En cas de doute, demandez conseil à l’équipe chargée de la confidentialité des données en envoyant un courriel à dataprivacy@avaya.com.

PolitiquePolitique mondiale de protection des données

POLITIQUE D’UTILISATION ACCEPTABLE

Notre politique

• Sauf si la loi l’interdit, Avaya peut surveiller l’utilisation des services de réseau d’une personne (par exemple, l’accès à Internet et à la messagerie électronique) pour assurer la sécurité et la disponibilité du réseau Avaya.

• Les actifs d’Avaya ne doivent être utilisés que pour les affaires de l’entreprise.

• Le contenu sexuellement explicite et incompatible avec les principes culturels d’Avaya est interdit.

• Ne contournez pas les contrôles de sécurité d’Avaya qui sont destinés à protéger les employés et l’entreprise.

• Reportez-vous aux politiques de sécurité d’Avaya pour plus de renseignements.

Politique

Politique desécurité d’Avaya

30Code de Conduite

GESTION DES DOSSIERS

Notre politique

Veillez à ce que les dossiers commerciaux soient conservés pendant

la période fixée dans la grille de conservation des documents.

Assurez l’élimination sécuritaire des documents qui ne sont plus

nécessaires selon le calendrier de conservation des documents.

Faire preuve de responsabilité

Lorsque vous travaillez avec les documents de l’entreprise,

n’oubliez pas :

• Familiarisez-vous avec la politique de conservation des documents et respectez la politique de conservation des dossiers

• Ne détruisez rien qui devrait être conservé

• Préparez-les avec exactitude, en temps opportun et de manière raisonnablement détaillée

• Le cas échéant, ne les signez que s’ils sont exacts et complets

• Conservez les documents sur support papier ou électronique conformément à la grille de conservation des documents d’Avaya ou aux lois applicables

• Conservez les documents qui font l’objet d’une mise en suspens pour des raisons juridiques

Digne de confiance

Q : Vous n’avez plus beaucoup de copies papier, car vous

conservez tout sous forme électronique. Avez-vous besoin de

conserver les copies électroniques pendant la même durée que s’il

s’agissait de copies papier?

R : Oui, les renseignements stockés électroniquement sont

assujettis aux mêmes exigences que les copies papier.

Q : Le courriel est-il assujetti à la même grille de conservation

que les autres documents?

R : Non, le courriel n’est pas considéré comme un document;

c’est un moyen de communication. Tout document (pièces

jointes, approbations, etc.) contenu dans un courriel doit être

retiré du système de messagerie et conservé d’une manière qui

respecte les lignes directrices sur la conservation.

Politique

Gestion des dossiers

Calendrier de conservation des documents

31Code de Conduite

TIERS ET PARTENAIRES D’AFFAIRES

À retenir : Nous choisissons nos fournisseurs en fonction de leur

mérite et nos partenaires d’affaires en fonction de leur capacité

à faire croître notre entreprise de manière éthique.

Notre politique

Chez Avaya, nous faisons affaire avec des organisations

qui respectent ou dépassent nos normes éthiques. Nous

sélectionnons avec soin les tiers avec lesquels nous faisons

affaire et nous nous assurons qu’ils répondent à nos exigences

et qu’ils respectent les lois applicables, les principes du Code et

les politiques d’Avaya. La conduite et la réputation de service et

d’intégrité d’un tiers devraient avoir une incidence positive sur

notre entreprise. Nous sélectionnons nos fournisseurs de manière

objective en fonction de leur mérite et non en fonction d’ententes

de réciprocité ou de contreparties.

Nous faisons preuve de diligence raisonnable à l’égard des

tiers avec lesquels nous cherchons à faire affaire afin de nous

assurer qu’ils agissent de manière éthique et qu’ils traitent les

renseignements d’une manière conforme aux politiques d’Avaya.

Les fournisseurs et partenaires commerciaux doivent respecter

les lignes directrices du Code, les modalités de leurs accords et

chacun des codes de conduite des partenaires commerciaux et

des fournisseurs d’Avaya, le cas échéant.

Nos renseignements propriétaires constituent un avantage

concurrentiel et doivent être protégés adéquatement afin de

maintenir notre position sur le marché et la confiance de nos

clients et partenaires. Les atteintes à la protection des données

et la perte de données peuvent causer des pertes financières à

l’entreprise ainsi qu’endommager sa réputation.

Faire preuve de responsabilité

Les employés d’Avaya travaillant avec des tiers tels que des

fournisseurs, consultants, agents, représentants commerciaux,

partenaires commerciaux, distributeurs et entrepreneurs

indépendants doivent:

• Respecter toutes les procédures d’intégration des

fournisseurs et partenaires commerciaux

• Surveiller les fournisseurs et partenaires pour s’assurer qu’ils respectent leurs engagements et agissent de façon éthique

• Communiquer avec les ressources appropriées en cas d’identification de problèmes de rendement du partenaire ou fournisseur

Politiques

Code de conduite des fournisseurs

Code de conduite des partenaires intermédiaires d’Avaya

Revue de sécurité des fournisseurs d’Avaya

32Code de Conduite

MOT DE LA FIN

Tout défaut de lire, de comprendre ou de reconnaître le Code

ne vous exonère pas de votre responsabilité de vous conformer

à ses dispositions, aux politiques applicables d’Avaya et aux lois

et règlements applicables.

Renonciations

Toute renonciation aux dispositions du Code à l’égard d’un

administrateur ou d’un membre de la haute direction nécessite

l’approbation du conseil d’administration d’Avaya ou de son

comité. De telles renonciations ne seront accordées que dans

des circonstances limitées et dans le cadre d’une surveillance

continue appropriée. Elles seront également divulguées

conformément aux lois et aux règlements applicables.

Emploi

Sauf disposition contraire de la loi locale, d’une convention

collective ou d’un autre accord de travail, le Code n’est pas un

contrat de travail et ne crée aucun droit contractuel d’aucune

sorte entre Avaya et ses administrateurs, dirigeants ou

employés. De plus, à moins que la loi applicable ne l’interdise

ou que les conditions d’emploi d’un employé d’Avaya ne soient

régies par une convention collective ou un autre accord de

travail ou qu’il existe d’autres exceptions à la loi applicable ou

aux politiques publiques, l’emploi chez Avaya se fait « de gré à gré »

aux États-Unis et ailleurs, selon le cas. Veuillez noter que l’emploi

dans certains autres pays peut ne pas être « de gré à gré ».

« De gré à gré » signifie qu’un employé peut mettre fin à

son emploi à tout moment et pour n’importe quelle raison.

De même, Avaya peut généralement mettre fin à l’emploi

d’un employé à tout moment et pour n’importe quelle raison,

ou sans aucune raison.

3333Code de Conduite