CNCC Table Ronde Le Contrôle Interne Dans Le Cadre de Laudit Des Universités1 (2)

7/21/2019 CNCC Table Ronde Le Contrle Interne Dans Le Cadre de Laudit Des Universits1 (2)

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Le contrle interne dans lecadre de laudit des universitsColloque Universits


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Ordre du jour Introduction

Rappel des NEP Environnement du contrle interne

Process par cyclea) Achats

b) Paiec) Suivi des actifs (mobiliers et immobiliers)

d) Contrats pluriannuels

Process de clture

Conclusion

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Introduction


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Rappel des NEP


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Le contrle interne Comment dfinit-on le contrle interne ?

Contrle interne relatif llaboration de linformation comptable et financire

Multiplicit des NEP pouvant concerner le contrle interne Mission lgale de certification du CAC

Diligences directement lies

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Les grandes notions du contrle interne

Le contrle interne

Contrleinterne

Impuls par laDirection

Adapt lastructure delentreprise

Processusenglobantactions,moyens,

procdures

Fournit uneassurance

raisonnable la Direction

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Cadre normatif du CAC

Obligations du CAC en matire de contrle interne

Interventions complmentaires directement lies la mission du CAC, lademande de lentit

Situations interdites

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Cadre normatif du CAC

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Les lments fondamentaux des NEP 315 et 330 : objectifs

Obligations du CAC en matire de CI

Prise deconnaissance delentit et de sonenvironnement

Identification etvaluation du

risque danomalies

significatives dansles comptes

Conception et miseen uvre des

procdures daudit

Opinion sur lescomptes

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NEP 315 : le CAC prend connaissance des lments du contrle interne

pertinents pour laudit

Le CAC prend connaissance :

De lenvironnement de contrle

Des moyens didentification des risques

Des procdures de contrle interne

Du contrle du fonctionnement du contrle interne

Des systmes dinformation et de la communication en interne en matiredinformation financire


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NEP 330 : mise en uvre de lapproche

Elle doit tre adapte

Tests de procdures etcontrles de substance

Tests de procdures lorsque

Il a retenu dans son valuation du risque lhypothse que les contrles fonctionnentefficacement,

Les seuls contrles de substance sont insuffisants


Approche dauditadapte

Tests deprocdures

Contrles de

substance

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Obligations du CAC en matire de CI NEP 265 - Communication des faiblesses du contrle interne

Faiblesses du CI

Faiblessessignificatives du CI

Rapport du prsident

Direction

Personnes vises lart. L.823-16(organes dadministration,direction, surveillance,comit daudit)

Suffisamment importante pourmriter lattention des organesdadministration ou de direction

Absence dun contrleIncapacit dun contrle

Faiblesse significative qui peut

conduire une anomaliesignificative dans linformationcomptable et financire dont laconnaissance par le march estsusceptible davoir uneincidence sensible sur le coursdes instruments financiers mis

par la socit

Dficiences

majeuresde CI

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Interventions complmentaires duCAC la demande de lentit

NEP 9030-9040

Attestation sur informationschiffres ou qualitatives tabliespar la direction

Rapport sous forme de constatsrsultant de procduresconvenues

=> Pouvant porter sur deslments du contrle interne delentit relatifs llaboration et autraitement de linformationcomptable et financire

NEP 9080

Avis de conformit dunrfrentiel de contrle interne unrfrentiel cible

Support de formation sur textes /pratiques sur le contrle interne

Analyse des consquencesgnrales ou des difficultsdapplication dun rfrentiel

Avis sur les forces et faiblessesdu contrle interne en place

Avis sur les forces et faiblessesdu contrle interne en projet

=> pouvant tre assortis derecommandations

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Situations pouvant conduire le CAC ne pas accepter une mission du typeDDL :

Art 822-11 II du code de commerce en l'absence de NEP/DDL relative l'intervention

Code de dontologie de la profession de commissaire aux comptes

Interdictions figurant dans les NEP

Situations interdites

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Le contrle interne et sescomposantes

Les 5 composantes du contrle

interne

Lenvironnement de contrle

Lvaluation des risques

Les activits de contrle

Linformation et la communication

Le suivi (supervision, contrlecontinu, valuations spcifiques)

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Environnement de contrle

valuation des risques

Activits de contrle

Information et communication

Suivi

FONCTIONS

UNIT

ES


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Contrle interne : Dfinition 1/2 Le contrle interne se dfinit comme :

Un dispositif mis en uvre par le Conseil dadministration, la direction oules membres du personnel dune entit, pour apporter lassuranceraisonnable de latteinte des objectifs suivants :

Fiabilit des informations et de la communication financire (notamment lespublications caractre lgal)

Efficacit et efficience des oprations (ralisation des objectifs de performance et dersultat de lorganisation, protection des actifs) et de lapplication des instructions et desorientations fixes par la Direction

Respect des lois et des rglementations en vigueur

Ainsi il contribue la matrise des activits, lefficacit des oprations et lutilisation efficiente des ressources

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Contrle interne : Dfinition 2/2 Le contrle interne se caractrise par certains principes :

Le contrle interne est un ensemble de moyens mis en place dans unestructure et fait partie intgrante de son organisation ;

Lensemble des directions et services de lentit est responsable de ladfinition, de la mise en uvre et de la supervision de ces moyens pouratteindre les objectifs du contrle interne ;

Le contrle interne est laffaire de tous, et en tout premier lieu des oprationnelseux-mmes, et ce dans tous les processus (Exemple: budget, RH )

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Environnement de contrle 1/4 Prrequis indispensable

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Lenvironnement de contrle est

la culture du contrle interne

au sein dune organisation ;

il constitue le fondement de tous les

autres lments du contrle interne.


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Environnement de contrle 2/4 Lenvironnement de contrle : lenvironnement de contrle constitue le cadre et la

structure ncessaire la ralisation des objectifs cls du systme de contrle

interne (il inclut notamment lattitude et les actions du Conseil et de la direction vis--vis de la promotion du contrle dans lorganisation)

Lenvironnement de contrle svalue notamment au regard des lmentssuivants :

Intgrit et valeurs thiques Philosophie et style de direction

Structure organisationnelle

Attribution des pouvoirs et responsabilits

Politiques et pratiques relatives aux ressources humaines

Comptences du personnel

Systmes dinformation

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Environnement de contrle 3/4 Les composantes de lenvironnement de contrle

Intgrit et thique : la faon dont les valeurs dintgrit et dthique sontprsentes et diffuses au sein de lorganisation

Participation du Conseil dadministration ou du comit daudit : le rle du ConseildAdministration et du Comit dAudit (la gouvernance), son information

Style de management/direction : exemplarit, implication

Structure organisationnelle : organigramme, fonctions, responsabilits

Dlgation de lautorit et de la responsabilit : dlgations de pouvoir, designature.

Politiques et pratiques relatives aux ressources humaines

Comptences : ladquation des comptences aux tches effectuer

Adquation des systmes dinformation aux besoins

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Environnement de contrle 4/4 Les facteurs dattention lis lvaluation des risques

Les changements dans lenvironnement oprationnel Les nouveaux arrivants

Les nouveaux systmes dinformation ou leur reconfiguration

Les situations de dveloppement

Les restructurations de lorganisation

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Application

Controls

Application

Controls

Application

Controls

Environnement de contrle IT

Business Processes / Classes of TransactionsProcessus mtier / Classes de Transactions

Processus A Processus B Processus C

Applications informatiques

IT Infrastructure ServicesProcess informatiques transversaux

Scurit physique et logique

Gestion du changement

Exploitation, sauvegardes, secours IT

Significant Accounts in Financial StatementsEtats financiers

Contrlesgnraux

informatiques( ITGC )

ContrlesApplicatifs

automatiques

( ITAC )

Application A Application B Application C

Comment le systme dinformation

impacte les tats financiers?

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Dfinition et impact des contrles gnraux

de technologie de linformation sur ledispositif de contrle interne

Les contrles gnraux de technologie de linformation (ITGC), utilissafin de grer et de contrler les activits de technologie de linformation et lemilieu informatis, se subdivisent en quatre domaines :

Dveloppement et mise enplace

Assurer que les systmes soient dploys, configurs et misen place de sorte satisfaire les objectifs de ltablissement

Maintenance Assurer que les systmes modifis continuent satisfaire les

objectifs de ltablissementOprations de technologie delinformation et traitement deproduction

Assurer que les systmes en production soient traits commeils ont t approuvs; que les problmes soient corrigs etles systmes relancs, de sorte viter lintroductionderreurs.

Scurit Assurer que laccs aux ressources et aux donnes dessystmes soit authentifi et autoris selon les objectifs deltablissement

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Des ITGC forts permettent de rduire lenombre de contrles dapplication

Contrles de technologie delinformationfaibles

Contrles de technologie delinformationforts

Contrles dapplication et rvisionsde la performance de lactivit

Contrles dapplication et rvisionsde la performance de lactivit

Contrles gnraux informatiques Contrles gnraux informatiques

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Process par cycle


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a) Achats


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Les risques majeurs du cycleAchats

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Principales faiblesses de contrleinterne rencontres (1/4)

Nature Description Risque Recommandations

Sparation destches

Les commandes sontrgulirement approuves parla personne qui les a inities

Existencedoprations nonautorises

Rdiger une procdure permettantde sassurer que la personne quiinitie la commande est diffrente decelle qui lapprouve

Sparation destches

Des agents de lUniversitpeuvent tre habilits raliser des oprations de

commandes dachat ainsi quedes transactions sur lescomptes fournisseurs(commande, facturation,paiement, modification desdonnes de base comme leRIB)

Existencedoprations nonautorises

Raliser une matrice desincompatibilits sur les rlesattribus aux agents de lUniversit

dans le systme dinformation afinde corriger les droits daccs quiseraient par nature incompatibles

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Validation duservice fait

Les tests dauditconduits ont dmontrque la validation duservice fait enregistredans le systmedinformation taitsouvent errone et

postrieure la daterelle de ralisation dela prestation

Non exhaustivit desdettes enregistres la date de clture

Rdiger une procdure destination descomposantes afin de sassurer que leservice fait est enregistr la date rellede ralisation de la prestation (sansattendre la facture) : cette procdure doitgalement prvoir la documentationncessaire permettant dattester de la

ralisation de la prestation (bordereaude livraison)Un des contrles compensatoirepouvant tre ralis par lagencecomptable pourrait consister effectuerune revue des commandes ouvertes laclture de lexercice afin de sassurer de

labsence de ralisation des prestationsconcernes

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Prestationsdachatsstalant surdeuxexercicescomptables

Certaines prestationsachetes voient leurralisation staler surdeux exercices alors quela facture dachat asouvent t reue laclture et enregistre

pour la totalit de laprestation

Inexactitude desdettes fournisseursenregistres ladate de clture

Mettre en place un tableau de suivi desprestations stalant sur deux exercices .Ces prestations ne font que rarementlobjet dune commande dans le systmedinformation (type gaz, lectricit,abonnements des revues).Utiliser ce tableau de suivi pour

enregistrer la correcte charge lie lexercice en cours (la partie de laprestation ralise sur lexercice suivantdevant tre comptabilise en chargeconstate davance si la facture globalea dj t comptabilise)

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Respect desrgles du Codedes marchspublics

Les groupes de marchandisesdfinis dans le systmedinformation sont parfois malutiliss et conduisent droger aux rgles de la miseen concurrence des appelsdoffres

Non respect desrgles de mise enconcurrence dansle cadre dulancementdappels doffres

Fiabiliser les groupes demarchandises crs dans lesystme afin de sassurer que lesseuils de mise en concurrencedfinis par lUniversit serontrespects

Analyse dusolde defactures nonparvenues

A la clture annuelle, le soldede factures non parvenuescomporte parfois des lmentsanciens toujours comptabilissen dette alors que la facturecorrespondante a dj trgle

Inexactitude desdettesfournisseursenregistres ladate de clture

Raliser une revue du solde defactures non parvenues de manirergulire afin de sassurer que tousles lments sont justifis

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Nos axes de recommandationsSappuyer sur le systme dinformation en :

Dfinissant des rles appropris : ralisationdune matrice des incompatibilits permettant demettre en avant les anomalies daccs et de lescorriger

Sassurant que les droits daccs sontrgulirement revus et mis jour

Utilisant toutes les possibilits de contrleautomatique proposes par le SI :

Enregistrement automatique de la charge ds lavalidation du service fait

Autorisation de la commande ds la validation dela demande dachat

Mise en place dun seuil dcart tolrable dans lesoprations de rapprochement commande / facture

Mise en place dun systme de signatures

lectroniques (envoi automatique de mails pourapprobation des achats)

Requtes de modifications des donnes debase

Produire et mettre jour un manuel deprocdures en :

Dcrivant les oprations contenues dans les

diffrents sous-processus constituant le cycleAchats

Identifiant les contrles clefs raliser surlensemble de ces oprations

Ciblant les oprationnels en charge de laralisation des contrles clefs

Faire vivre le contrle interne sur le cycle Achatsen :

Mettant en place un systme de contrle desprocdures (Rle de lAudit Interne)

Formant et sensibilisant lensemble desoprationnels limportance des contrles et deleur documentation dans lorganisation

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b) Paie


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Environnement de contrle Aprs passage lautonomie, les tablissements sont responsables de lensemble des dpenses

de personnel quils emploient => la masse salariale reprsente plus de 80% des dpenses defonctionnement,

Dans le cadre dune convention de paie faon, les tablissements ont confi lensemble de leurs

paies la DRFiP : Le contrle de payeur est exerc a priori par lagent comptable de ltablissement,

La DRFIP est autorise prlever, sur le compte bancaire de lUniversit, les rmunrations versesmensuellement aux agents ainsi que lensemble des cotisations sociales,

Le calendrier de paie est fix par la DRFIP et simpose donc au service RH.

Plusieurs outils non interfacs avec le systme comptable : Logiciel de paie (GIRAFE, WINPAIE, ASTRE..),

Gestion administrative du personnel (HARPEGE),

Pilotage de la masse salariale ( POEMS).

Une rglementation en volution et une multiplicit des statuts et des contrats.

Un risque inhrent potentiellement lev sur le process paie.

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Evaluation de la procdure paie Laudit de la procdure Paie a pour objectif :

dapprcier le niveau de fiabilit du contrle interne au sein de ltablissement,

de sassurer de la validit et de lefficacit des procdures, de sassurer des correctes transmissions et traductions de toutes les informations dans le

processus de traitement des donnes de toutes natures.

Laudit de la procdure aborde :

la collecte des informations gnrales (effectif, lgislation et conventions applicables),

les paies (prparation, tablissement, acomptes, comptabilisation, rglement),

les autres charges de personnel (primes, rmunrations accessoires, congs (CP, CET)),

les charges sociales (calcul, dclaration, comptabilisation, rglement),

les travaux priodiques (justification des comptes, valuation des provisions,).

Le primtre de la procdure Paie stend donc sur :

les aspects sociaux et lgislatifs, les aspects financiers et comptables.

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Les constats Des points forts identifis :

Des activits de contrles leves, de plusieurs niveaux : Contrles priori, de niveau 1 et 2,

Contrles postriori.

Une sparation des tches la plus souvent efficace entre les services RH et lagence comptable,

Une bonne matrise des outils,

Des comptences avres en matire de paie et une veille rglementaire.

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Principales faiblesses de contrle interne

identifies Des procdures en cours de finalisation :

rdiger / mettre jour

A diffuser tous les intervenants

Des contrles parfois redondants entre lesgestionnaires et lagence comptable, etinsuffisamment matrialiss

Des contrles souvent axs sur les donnes depaie qui font lobjet de modifications et peu sur lesdonnes permanentes

Des dcalages importants entre le calendrier desdonnes de gestion et leur intgration dans la paie.

Des organisations plus ou moins centralises, et/ouintgres et des informations dpendantes descomposantes

Absence dinterface entre les logiciels RH et les

logiciels comptables et budgtaires Des difficults pour recenser, valoriser puis

documenter les provisions pour passifs sociaux

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Rattachement des charges au bon exercice

Correcte valorisation des charges payer etprovisions

Exhaustivit des passifs sociaux

Information financire incomplte

Les constats Les risques


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Nos axes de recommandationsEn matire de guide de procdures :

Poursuivre la formalisation des procdures ouleur mise jour,

Veiller la bonne diffusion de ces procduresauprs des acteurs.

En matire de contrles :

Mettre en place, priodiquement, des contrlesde cohrence thmatiques,

Formaliser un rapprochement DADS /comptabilit,

Hirarchiser et formaliser les contrles.

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En matire de procdure de clture :

Fiabiliser la procdure de recensement et devalorisation des passifs sociaux,

Estimer priori ces passifs sociaux, et non postriori,

Sensibiliser les composantes sur limportancedu rattachement du service fait au bonexercice.

En matire dorganisation :

Centraliser le recensement des informations,

Amliorer le circuit de communication desdonnes de paie entre les diffrents services.


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c) Suivi des actifs(mobilier et immobilier)


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Principes du contrle interneapplicable aux actifs

Matrise des oprations dinvestissement :

Analyse et autorisation pralable

Respect des rgles de la dpense publique (CMP)

Destination des actifs

Maintien et protection des actifs : Traabilit des actifs et inventaire physique

priodique

Entretien, maintenance, protection physique,assurance

Matrise des oprations de dsinvestissement :

Autorisation pralable

Respect des rgles de cession/rebut

Correcte valorisation

Matrise de linformation individuelle permettant lesuivi comptable et la gestion :

Exactitude et disponibilit de linformation, ycompris sur le financement

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Les risques lis au contrle internecomptable et financier

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Exemples dans le suivi des actifsimmobiliers

Constat Risques Recommandations

Mconnaissance du patrimoine mis

disposition et des travaux y affrents

Non exhaustivit du

patrimoine

Assurer le suivi de ce patrimoine,

des travaux et des financementscorrespondants

Qualification errone des oprations(fonctionnement/investissement) dedpenses et de recettes(subventions)

Non ralit desoprations,inexactitude

Mettre en place des procduresidentifiant les critres de distinctionet assurer la cohrence entre lesinformations renseignes dans les

bases de donnes et la comptabilitMise en service tardive desimmobilisations en cours

Inexactitude desamortissements

Mettre en cohrence la mise enservice comptable et la premireutilisation de lactif (par exemplesans ncessairement attendre leDGD)

Adaptation insuffisante des dures etdes plans damortissement aux plansdinvestissement et de maintenance

Inexactitude desamortissements Adapter les plans damortissementaux dures relles dutilisation desactifs et apporter un suivi rigoureuxaux actifs dcomposs

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Exemples dans le suivi des actifsmobiliers

Constat Risques Recommandations

Absence de rapprochemententre les fichiers et la

comptabilit

Non exhaustivit dupatrimoine, non

ralit

Procder priodiquement cerapprochement global qui participe la

justification des comptesManque de fiabilit desinformations figurant dans lesbases de donnes (mise enservice, montant, dures,financement, sorties)

Non exhaustivit,Non ralit desoprations,inexactitude desamortissements

Fiabiliser les donnes historiques et mettreen place des procdures de contrle parsondage des informations relatives auxoprations de lexercice (les plusimportantes notamment)

Absence de recensementphysique

Non exhaustivit, nonralit

Mettre en uvre un inventaire physique(points dattention sur les actifs cofinancsdans les laboratoires, les ouvrages decollection, etc) au besoin en plusieursphases, constater les corrections dans lescomptes et mettre en place des procdures

de suivi dans le tempsSorties systmatiques decertains actifs (amortisnotamment)

Non exhaustivit Elaborer des procdures de mise au rebutpriodique et respecter les rgles desortie/cession

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d) Contrats pluriannuels


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Dfinition dun contrat pluriannuel Oprations partiellement excutes la clture de lexercice,

Plus prcisment, il sagit de toute prestation de service ou toute commandede bien dont lexcution a commenc avant la clture de lexercice et quisachve contractuellement aprs

Notion dautorisation contractuelle du financeur de continuer dpenser surlexercice suivant.

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Contexte et constats Comptabilisation lencaissement :

Les premires annes de certification des comptes des tablissementsont gnralement relev la comptabilisation de contrats pluriannuels (ycompris des contrats de recherche) au rythme des encaissements,sans application dune comptabilit dengagements,

La gestion de ces contrats, hormis ceux grs en ressources affectes,ne prenaient pas en compte le rythme des dpenses engages,gnrant ainsi un dcalage important entre constatation des recettes etdes dpenses.

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Modalits de traitement comptable La particularit de la comptabilisation en ressources affectes sous certaines

conditions (mthode transitoire),

Lapplication de la mthode lavancement : constatation du rsultat enappliquant au rsultat terminaison le pourcentage davancement,

Lapplication de la mthode lachvement : inscription lactif(stock/travaux en cours) des cots encourus, dans lattente de

comptabilisation du chiffre daffaires la fin du contrat.

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Modalits de traitement comptable Gestion des contrats lavancement, mais sans tenir compte dun rsultat

terminaison (article 380-1-V du P.C.G. )

Conditions :

Incapacit estimer de faon fiable le rsultat terminaison qui repose sur 3critres :

la possibilit didentifier clairement le montant total des produits du contrat,

la possibilit didentifier clairement le montant total des cots imputables au contrat,

lexistence doutils de gestion, de comptabilit analytique et de contrle internepermettant de valider le pourcentage davancement et de rviser, au fur et mesure delavancement, les estimations de charges, de produits et de rsultat.

Mesure de lintensit de lexcution de la prestation par le total des dpenses la clture de lexercice,

Prise en compte des recettes la hauteur des dpenses puisquaucunrsultat nest dgag avant la dernire anne de vie du contrat.

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Difficults rencontres Constats relatifs des insuffisances du contrle interne :

Existence dun tat qui permette de disposer dune vision exhaustive descontrats pluriannuels (dpenses / recettes) et prsentant pour chaque contrat lasituation comptable du contrat et sur lexercice,

Difficult tracer les flux relatifs ces contrats dans la comptabilit,

Difficult de suivi des contrats (budget, avenants, ) et de connaissance du

degr davancement des projets (jalons), Erreur daffectation des charges et produits au contrat concern,

Insuffisance des contrles permettant didentifier lexistence dventuels reliquatssur les contrats,

Insuffisance des contrles pour sassurer de la recouvrabilit des produitscomptabiliss et identifier le remboursement ventuel des fonds perus.

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Process de clture


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Processus de clture Le process de clture des universits sest complexifi avec la certification

des comptes et la volont de rduction des dlais de clture :

Difficults dans certains cas matriser les dlais : premier exercice de

certification, mise en place dun nouveau systme dinformation, Formalisation perfectible des contrles, des procdures et des modes

opratoires.

Difficults communiquer certains tats comptables justificatifs la clture :

Absence de conservation dhistorique

Rupture de la piste daudit / cration dtats manuels rconcilieravec les donnes comptables

Absence de dossiers de clture, insuffisance des documents de rfrence

formalisant les process les plus significatifs

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Processus de clture Le process de clture est un lment structurant du contrle internecomptable de luniversit :

Ncessit dune bonne articulation ordonnateur/comptable

Importance de la justification et de la documentation des soldes comptables la clture

Certaines rserves des CAC lui sont directement lies (csure des exercices,provisions)

De bonnes pratiques identifies au cours des audits montrent que leprocess de clture peut tre fiabilis avec la mise en place doutils :

Une instruction de clture qui soit un mode opratoire pour tous les acteurs duprocessus (dfinition des tches, du calendrier, des intervenants, de ladocumentation....)

Un dossier de rvision comptable organis par cycle ( objet de contrleinterne et du commissaire aux comptes)

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Conclusion

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