Chef du Protocole

Protocole et logistique au Rotary "Le protocole n’est pas une fonction honorifique mais essentielle pour la bonne marche d’un club"

Avant-propos Tout protocole, d’un coté, peut avoir la rigidité d’une contrainte conventionnelle, peut

suggérer un asservissement à une règle de cérémonial, revêtir les habits diplomates de la conformité aux usages et doit, in fine, éviter tout froissement de susceptibilité.

Entre amis, d’un autre coté, nul n’est besoin de protocole puisque l’amitié possède la compréhension des situations et la tolérance des personnes. Par définition et par

disposition, en espérance ou en volonté, tous les Rotariens étant amis, on pourrait faire l’économie du protocole en toute simplicité et faire fi de l’étiquette.

Mais le monde est ainsi fait qu’il faut l’aider à se passer de protocole. Voilà, donc, l’objet de la présente note résumant l’expérience vécue, pour modeste partie,

par le signataire. Que disent le Manuel de procédure ou la littérature du Rotary ?

La question est posée à qui de droit, donc à chacun. Que suggère l’étymologie ?

Le protocole est issu du grec prôto, premier, qui a évidemment donné Proton, et de kalla, colle. Le protocole est l’étiquette ou la première page collée sur un recueil.

Au sens figuré, c’est devenu le respect des formes, l’étiquette des rois et des palais et pourquoi pas du Rotary. Tout cela nous éclaire !

Importance de la fonction au niveau d’un club Elle contribue à la bonne tenue et à la qualité des réunions notamment statutaires, en présence de tiers ou non, (fluidité, ordre, ambiance, efficacité, amalgame de l’utile et de l’agréable).

-à coté de ses rôles d’organisation et de garant du bon déroulement des réunions et manifestations, il me semble que le chef du protocole –qui doit être un rotarien confirmé -- est aussi à l’écoute des autres Rotariens du club et il doit avoir leur confiance. Il est un intermédiaire entre le Président et les membres, il peut faire remonter les difficultés personnelles , professionnelles de certains membres, lui faire part du ressenti des Rotariens

face à tel ou tel évènement ou sur l’ambiance au sein du Club. C’est donc un Rotarien de confiance dont le rôle est sans commune mesure avec le « lecteur de menu « .il est aussi à l’écoute du Club.

Contenu essentiel de la fonction Participation spécialisée à l’organisation des réunions et développement des commodités d’ordre pratique. Gestion du temps, avec respect des durées.

Gestion logistique En liaison avec le président, le comité et les membres du bureau. Contribution à la relation avec la direction de l’établissement du siège du club et le personnel des repas et de salle de réunion. Aménagement des locaux. Mobilier, (structure des tables pour communication aisée, tables en réserve immédiate pour retardataires), décoration murale et sur table rotarienne ou générale, matériels audio-visuels (location, prêt, doublons, essais). Environnement : signalisation, identification des membres et autres, lumière (jour et artificielle), odeurs (tabac, cuisine), climatisation, sonorisation (micro, doublon, essais), collecte des surplus de documentation.

Gestion des invités et des visiteurs Collecte continue des noms, origine (et activité éventuellement). Identification des invités, accompagnateurs, contacts dans le club, gratuité ou paiement auprès du trésorier. Délivrance d’un badge. Information du président sur l’identité des invités ou visiteurs. Préparation de leur place à table avec répartition des groupes. Présentation des invités et visiteurs au début de réunion (attention à la phonétique). Assistance à échange de fanion, prise de photos, signature du livre d’or etc...

Tâches en réunion Appel à rassemblement, mise à table ou autre activité par annonce micro ou son de la cloche ou du gong. Présentation des invités et visiteurs. Anniversaires célébrés éventuellement. Information éventuelle sur le programme exceptionnel d’une réunion. Lecture du menu. Accueil discret, rapide et mise en place des retardataires. Surveillance du déroulement du service. Gestion du temps avec suggestion opportune et rigoureuse au président pour début et fin de conférence avec délai réservé aux questions et au final.

Préparation des commodités pratiques pour le conférencier (décalage du service fromage par exemple) de... Aide à la distribution de documents avec le secrétaire. Collecte des documents oubliés ou négligés par les Rotariens et restant sur les tables en fin de réunion !

Spécifications du responsable (et/ou adjoint ou remplaçant dûment averti). Totale et exclusive disponibilité, avant, pendant et après la réunion (donc dégagé d’autres tâches ou obligations). Attitude précautionneuse, attentive et rigoureuse pour tout ce qui se passe ou ne se passe pas. Esprit imaginatif avec capacité à l’initiative et à l’adaptation, au service de la réunion. Perception de sa fonction définie donc limitée, dans le respect de celle du président, trésorier et autres. Courtoisie quoi qu’il arrive.

Retour sur investissement personnel Une meilleure connaissance du Rotary, du club et des Rotariens. La découverte de savoir-faire modestes, nombreux et divers. Le protocole n’est pas une fonction honorifique, mais essentielle pour la bonne marche d’un Rotary-club. Enfin, rappelons que le responsable du protocole fait partie du Comité du club et participe à ses décisions

(source : The Rotarian)

MISSIONS DU CHEF DU PROTOCOLE

Le Protocole est l’ensemble des usages, des formalités que l'on doit respecter dans certaines circonstances.

Tout doit être soigneusement préparé et jamais, au grand jamais, laissé à l'improvisation.

Le Chef du protocole doit veiller à ce que la réunion se déroule dans l'ordre, la dignité, la

sérénité et qu'elle produise sur les visiteurs et invités une impression favorable.

C'est au Prolocole qu'il revient de prendre soin des aspects techniques et matériels de la

réunion et de superviser, avec discrétion, son déroulement.

La position du Protocole est donc déterminante pour le succès des réunions hebdomadaires. En effet, la nature même de ses attributions permet au Président du Club de jouer en toute quiétude le rôle qui lui est dévolu.

C'est également à l'efficacité de son action que dépend la réalisation du programme prévu.

A ce titre, son rapport peut prendre plusieurs formes : qu'il s'agisse, entre autre, de

rassurer et de mettre à l'aise les visiteurs, de les présenter aux autres membres du Club. de

les accompagner à la place qui leur a été réservée, en ayant soin de les mettre entre des

membres du Club qui ont la même classification ou, si cela n'est pas possible, auprès de

membres à la relation facile, capables d'établir un dialogue avec les visiteurs.

De surcroît et surtout, la compétence et l'habileté dont fera preuve le Protocole dans ses responsabilités auront pour conséquence directe d'augmenter l'assiduité.

Que chaque semaine, le Protocole s'entretienne avec le Président de la Commission de la camaraderie pour resserrer les liens existants entre les membres du Club.

Quelques aspects de ses attributions

Les devoirs incombant au Chef du protocole sont d'une si grande diversité qu'il est difficile

de les énumérer tous.

Il devra :

• arriver à l'avance pour contrôler l'état des préparatifs, tables, sièges, l'acoustique,

l'éclairage, la température et le matériel approprié • se tenir à l'entrée pour accueillir les visiteurs.

• pour le repas, s'assurer de la rapidité du service.

• pour les retardataires, les accueillir par une plaisanterie pour aviver leur notion de

leur exactitude.

• pour la discipline, prier les membres de tenir compte de l'ordre du Président et leur

faire remarquer avec diplomatie que leurs chuchotements ou leurs conversations

gênent le conférencier.

• avoir l’œil sur les membres qui, une fois le repas terminé, sont toujours prêts à

partir. Qu'il attire adroitement leur attention sur cette tendance qui doit être

sérieusement combattue.

La séance d’intronisation (guide de cérémonie)

1) Introduction par le président du club : “Cher/Chère ...., J’ai l’honneur et le plaisir de vous souhaiter, au nom du comité et des membres, la bienvenue au sein du Rotary-club de… Nous nous réjouissons à l’idée non seulement de partager l’amitié rotarienne mais aussi de travailler avec vous pour améliorer les conditions de vie de nos concitoyens et des hommes et femmes du monde entier. Le Rotary n’est pas, vous le savez, une organisation politique. Cependant les Rotariens sont très soucieux de la défense du civisme et de la citoyenneté. Le Rotary n’est pas une oeuvre de charité et pourtant les actions des Rotariens reflètent un esprit de charité et un sens du sacrifice commun à tous ceux qui sont décidés à aider autrui. Le Rotary n’est pas une association religieuse ou philosophique et pourtant il est basé sur des principes moraux et une éthique qui ont été les guides de l’humanité depuis toujours. Le Rotary est une organisation de chefs d’entreprise, de commerçants, d’artisans, de fonctionnaires et de membres de professions libérales qui sont déterminés à maintenir une conduite éthique au sein de leurs professions. Les Rotariens savent que leurs efforts sous le signe de l’idéal de servir peuvent faire progresser l’entente entre les peuples et la paix.

2) Le parrain présente son filleul : - sa classification professionnelle et sa profession - ses qualités humaines

3) Le Président invite l’assemblée à se lever et le dernier membre intronisé dans le club à lire : - le but du Rotary (voir annuaire) ; - le critère des 4 questions (voir annuaire ).

4) Le Président invite le nouveau membre à respecter les règles rotariennes en matière d’éthique professionnelle et personnelle et de partager les idéaux du Rotary afin de favoriser l’entente mondiale et la paix.

5) Le Président accroche l’insigne du Rotary à la boutonnière du nouveau membre et lui donne la poignée de main ou l’accolade, symbole de l’amitié rotarienne. (Si le gouverneur ou l’assistant-gouverneur ou le représentant du gouverneur est présent, il remettra l’insigne avec le président du club).

6) Le Président lui remet le badge avec son nom et sa carte d’identité rotarienne qui certifie son appartenance au RC de .... Cette carte lui ouvrira les portes de tous les Rotary-clubs du monde (caractère international du Rotary).

7) Il invite ce nouvel ami à présenter, à son tour, un nouveau membre.

8) Le président invite l’assemblée à s’asseoir et demande au parrain de bien vouloir remettre à son filleul la pochette avec les informations rotariennes.

9) Le président invite tous les membres présents à se présenter à leur nouvel ami (nom, classification)

10) Le président invite le nouveau membre à prononcer quelques mots.

Si le conjoint est présent, lui remettre un petit souvenir également (des fleurs à l’épouse, un livre sur le Rotary ou le club à un conjoint masculin). Il doit en effet partager cet honneur. n M.D.

Autre proposition d'engagement à proposer à un nouveau Rotarien lors de la cérémonie d'admission

Au moment de devenir Rotarien en tant que membre du Club de …………..

Je déclare :

• Avoir conscience d'entrer dans un mouvement international initié par Paul HARRIS en 1905. Je sais que ce mouvement repose sur la notion de responsabilité éthique dans la société à partir de ma profession et sur la notion impérative de SERVIR. J'accepte les règlements qui régissent le Rotary International en général et ceux du Club .................................................en particulier.

• Avoir conscience de représenter ma profession auprès de vous et d'en être ainsi

l'ambassadeur. Je vous en présenterai les données actuelles et ultérieurement son

évolution. Je m'engage à appliquer l'éthique la plus élevée.

• Avoir conscience que la vie du Club .............................................. oblige chacun de

ses membres à participer bénévolement et spontanément à son fonctionnement. Dans

la mesure de mes possibilités professionnelles, je me porterai constamment volontaire

pour en assumer les responsabilités, responsabilités allant jusqu'à l'acceptation

d'assurer la présidence lorsque j'y serai convié. • Avoir conscience qu'être Rotarien est un honneur et non un privilège. Je m'engage

notamment à ne jamais m'en prévaloir pour chercher ou concéder à un autre Rotarien des privilèges ou avantages qui ne sont pas dans la pratique normale des affaires ou du milieu professionnel…

• -Signature de l'engagement du Rotarien • • NOM : SIGNATURE : DATE :