CCIMP Rendez vous des TIC-les webinaires nouvel outil de prospection

Le webinaire, le nouvel outil de prospection

Présenté par : Thomas Vrignaud – CCI MARSEILLE PROVENCE

RENDEZ-VOUS CCIMP des TIC

Les partenaires

Le rendez vous des TIC est une des prestations proposées par la CCIMP pour faciliter l’appropriation des usages des TIC

• Prediagnostic etransformation• Ateliers• …

• Rendez vous des TIC• Salon TOP TIC• Démonstrateurs (ex : Ma bouTIC)• « Portail des usages :

www.lenumeriquepourmonentreprise.com• …

• Actions collectives• …

L’OFFRE « TIC » DE LA CCIMP se décline en TROIS TYPES d’ACTION

Sensibiliser

Approfondir

Accompagner

Le thème abordé aujourd’hui porte sur la famille d’usages « Développer l’activité commerciale »

DEVELOPPER L’ACTIVITE

COMMERCIALE

GERER LES ACHATS

PILOTER L’ENTREPRISE

OPTIMISER L’ACTIVITE

4

Tous les spécialistes du commerce et du marketing vous dirons qu’il est plus difficile de enregistrer de nouveaux clients que de les fidéliser

Alors, dans un environnement économique contraint, quels sont les outils qui, à l’ère du numérique, permettent de générer des leads facilement et à moindre coût ?

Dans la boite à outil du marketing, les webinaires s’imposent peu à peu comme l’une des approches les moins agressives et des plus percutantes pour générer de nouveaux leads, se faire connaitre et développer les ventes : Les webinaires sont utilisés à 62% par les marketeurs pour générer des leads et trouver de nouveaux

clients (Content marketing Institute 2014) 63% de ces marketeurs pensent que le webinaire est efficace dans le processus de transformation

d’un lead (Content marketing Institute 2014)

A la CCIMP nous sommes convaincu que l’utilisation de cette technologie peut permettre aux TPE PME de booster leur performance commerciale et c’est pour cette raison que nous avons décidé d’organiser un rendez-vous des TIC sur ce thème.

La vision de la CCIMP sur l’intêret pour une entreprise de mettre en place des webinaires

5

Sommaire

Qu'est-ce qu'un webinaire, comment ça fonctionne ?

Comment mettre en place des webinaires ?

Comment l'intégrer dans votre démarche commerciale ?

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Les intervenants

Thomas VRIGNAUD - Conseiller stratégie numérique / Chef de projet « Déploiement des Webinaires »Innovation et CroissanceCCI Marseille ProvenceCS 21856 - 13221 Marseille Cedex [email protected]

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Qu'est-ce qu'un webinaire, comment ça fonctionne ?

8

Un webinaire est séminaire que l’on peut suivre sur internet

Définition : Contraction WEB + SEMINAIREContenus : un diaporama + des commentaires audio voire

vidéo + chatL’accès peut se faire sur inscription

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Les usages des webinaires sont multiples et vont bien au-delà des retransmissions de conférences (1/4)

Un potentiel d’usages très différents : Présentation d’un nouveau produit, d’une innovation Réunion de communication « corporate » Formation elearning Présentation d’une étude Présentation d’un débat / émission Echange de bonnes pratiques client Etc.

Tous les secteurs d’activités peuvent être intéressés : Industrie Services Commerces Etc.

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11


La webTV et live streaming Le « quick » webinaire La vidéo conférence

Semblable à une émission de TV mais diffusée en live sur le web

Ce dispositif fait appel à d’important moyens matériels (plusieurs caméras, un plateau, éclairage, régie, etc.) pour un contenu de qualité

Ce type de webinaires sont généralement peu interactifs sauf à y mettre les moyens (intégration de flux sur les réseaux sociaux, chat)

Ce type de webinaire permet d’avoir des contenus de très bonne qualité (sur le forme)

Ce concept vise organiser rapidement et sans équipement « lourd » un webinaire. Il permet de faire du full distanciel comme un mixage distanciel/présentiel

L’audio et le support d’animation sont les principaux contenus. La vidéo est un besoin secondaire

L’interactivité est possible grâce au chat. La prise de parole à distance n’est pas recommandée pour éviter une dégradation de la qualité sonore

Ce dispositif demande peu de moyens matériels

Généralement une vidéo conférence regroupe un nombre inférieur à 25 personnes.

Elle permet de collaborer : de partager du contenu, échanger par voix sur IP, de se filmer avec sa webcam, etc…

Ce dispositif demande peu d’investissement matériel, mais n’est pas adapté à un grand nombre d’auditeurs

Il existe plusieurs concepts de webinaire

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Nombre de participants max

Complexité

webTVLive streaming

« quick » webinaire

2

100

illimité

Simple Moyen Complexe

Visio

Légende

Coût

Niveau d’interactivité

Fort

Moyen

Faible

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L’impact du webinaire sur le processus d’achat du client

ContractualisationIdentification du

besoin

Prise de contact avec le

commercial

0% 57% 100%

Con

firm

er

le b

eso

in

Simplifier la qualification du besoin et positionner

l’organisateur de webinaire en pole position

dans la démarche de sourcing G

énér

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lead

co

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Imp

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web

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chat

14

Quelques impacts de la mise en place de webinaires sur votre performance commercialeCréer ou booster votre liste d’emails

15

Quelques impacts de la mise en place de webinaires sur votre performance commercialeFidéliser vos clients existants

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Quelques impacts de la mise en place de webinaires sur votre performance commercialeBooster le référencement naturel de votre site

La création d’évènement dynamise votre référencement naturel par la création d’articles ou liens sur les médias sociaux par des tiers intéressés par votre webinaire qui pointent sur votre site

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Quelques impacts de la mise en place de webinaires sur votre performance commercialeGénérer des prospects ou leads d’une grande qualité

Avec le webinaire on trouve plus rapidement des prospects qualifiés de qualité car apriori ils sont intéressés par le sujet traité

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Quelques impacts de la mise en place de webinaires sur votre performance commercialeSe positionner en pôle position dans la démarche de sourcing du client

L’entreprise qui organisait le webinaire le mois dernier m’avait

l’air compétente : je vais l’intégrer dans mon

appel d’offres !!!

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Quelques impacts de la mise en place de webinaires sur votre performance commercialeCapter plus de données sur ces prospects qu’avec d’autres moyens de génération de leads

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Quelques impacts de la mise en place de webinaires sur votre performance commercialeAugmenter votre périmètre de prospection

Finis les petits déj exclusivement locaux, vos prospects pourront vous suivre de n’importe quel endroit sans déplacement ni frais

Périmètre géographique de prospects qui peuvent venir à vos rendez vous physiques

Périmètre géographique de prospects qui peuvent venir à vos webinaires

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Comment mettre en place des webinaires ?

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Mettre en place un service de webinaire est un « projet »

Nous recommandons d’utiliser la démarche modélisée ci-dessous

• Installer et prototyper

• Tester avant de mettre en service

• Structurer la stratégie de communication

• Former et conduire le changement

• Définir le besoin• Analyser le marché

fournisseur• Mettre en

concurrence• Analyser les offres• Négocier les

conditions• Piloter le service

rendu

• Structurer le concept à grosse maille

• marketer votre webinaire

• Evaluer son budget et le ROI

Etudier l’opportunité Acheter Mettre en œuvre

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Etudier l’opportunitéDéfinir le concept de votre webinaire

Faire de la communication :•présenter un produit, un service,•présenter votre société ou ses actualités (se faire connaitre),•Etc.

Donner une formation ou de l’information

Pour quoi faire / Quel bénéfice ?

Pour qui ?

Prospects Clients Grand public Autres (experts, chercheurs)

A quel prix ?

Gratuit Payant

Comment?

Full distanciel Hybride distanciel/présentiel

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Etudier l’opportunitéDéfinir le concept de votre webinaire

Analyse des besoins clients : Les sujets La durée Les types de contenus (vidéo, démonstration, etc.)

Analyse concurrentielle : Mes concurrents ont-ils recours à des webinaires ? Si oui sous quelle forme, pour qui, sur

quels sujets et dans quel objectif ? Existe t’il déjà beaucoup de contenus sur les sujets que je souhaite aborder (sur

slideshare, youtube, etc.)?

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Etudier l’opportunitéDéfinir son budget (1/3)

Questions clés Impact budgétaire

Combien d’auditeurs sont attendus en moyenne ? Moins de 100 ou plus de 100

Peuvent ils écouter le webinaire par téléphone ?

Cette spécificité impacte le prix unitaire d’une licence.Le prix d’une licence pour un webinaire pouvant accueillir jusqu’à 1000 personnes est 5 fois plus cher (entre 3500 euros et 5000 euros) qu’une licence pouvant accueillir jusqu’à 100 personnes (entre 700 et 1000 euros)Certains prestataires peuvent facturer des minutes d’audio conférence pour un accès à partir d’un téléphone. Le prix va alors dépendre du nombre d’auditeurs moyens et du temps moyen d’un webinaire en minute

Combien de collaborateurs seront organisateurs ?

Cette spécificité impacte le nombre de licences et éventuellement le volume de formations à prévoir

Combien de webinaires pourront être réalisés en même temps ?

Certain fournisseur peuvent proposer des licences avec un prix spécifique pour les entreprises qui veulent animer plusieurs webinaires en même temps.

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Questions clés Impact budgétaire

A première vu en regardant les solutions ai-je des exigences en matière de développements spécifiques ?

Compter une journée d’intervention à 600 euros HT pour des prestations de graphisme ou d’intégrationSi vous ne souhaitez pas l’interface standard, le prix de la création (bandeau de bas de page, configuration de l’environnement graphique, etc.) prendra 1 à 2 jours de prestationL’intégration est plus complexe à évaluer car dépend de votre système d’information, notamment les besoins d’interface avec le CRM, la gestion commerciale et la plateforme pédagogique/learning management system (pour les entreprises de formation). Compter 5 à 15 jours de prestations par interface

Ai-je besoin de filmer l’intervention ?

Ce poste n’aura pas d’impact sur le couts de licences mais aura un impact sur le budget matériel : compter 5000 à 10000 euros supplémentaires par rapport à un webinaire sans vidéo ou seulement avec webcam

Combien de microphones seront nécessaires ?

Compter 200 à 500 euros par microphone sans fils et 500 euros pour une interface midi/wave

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1° année Années suivantes

Budget moyen selon les hypothèses de la diapositive précédente

Entre 2000 et 4 000 euros HT

Entre 500 et 2000 euros HT

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Etudier l’opportunitéEvaluer le retour sur investissement

Le calcul d’un retour sur investissement permet d’évaluer l’intêret économique du projet de webinaire. Il consiste à comparer les gains attendus avec les coûts du projet

Les gains peuvent par exemple être évalués par le CA généré à l’issue des webinaires

Les hypothèses peuvent être affinées à partir d’informations que vous pouvez trouver sur internet (pour des cas proches de votre secteur d’activité), auprès de votre réseau professionnel, de votre CCI, de consultants, etc.

Je souhaite réaliser 12 webinaires cette année Chaque webinaire permet de toucher 50 auditeurs 10% des auditeurs me contactent à l’issue d’un

webinaire. 20% d’entres eux signent un contrat Les enregistrements des webinaires diffusés sur les

réseaux sociaux génèrent par an 10 contacts. 20% d’entre eux me signent un contrat.

Ma marge brut moyenne par contrat est de 2000 euros

Les gains annuels sont donc de : 12x2000 + 2X2000 soit 28 000 euros

Le dispositif est rentabilisé en 2 mois !!! (sur la base du coût présenté dans la diapositive précédente)

Exemple

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AchatDéfinir le besoin dans un cahier des charges (1/3)

Expliquez le contexte de votre entreprise Décrivez le concept de webinaire que vous souhaitez mettre en place (défini dans la phase

précédente) Décrivez votre besoin fonctionnel sur le volet logiciel :

Mettez en avant les éléments qui permettront au fournisseur de dimensionner son offre : Nombre d’organisateurs Nombre d’auditeurs maximum attendus par webinaire Nombre d’auditeurs moyens attendus par webinaire L’accès au son du webinaire sera-t-il possible à partir d’un téléphone Le nombre de webinaires simultanément Le nombre de webinaires prévue par an

Décrivez les fonctionnalités attendues : Gestion de campagne de mailing pour le webinaire Gestion d’une page d’inscription, d’authentification à chaque évènement Import de fichiers de contact (.csv, .xml, .xls) Capacité à charger des documents de formats courants (.pdf, .ppt, .xls, .doc, etc.) Partage d’écran Vidéo/webcam Chat Capacité à intégrer un outil de Question/réponses Enregistrement du webinaire (.avi, .flv) Capacité à retravailler l’enregistrement (post production) Gestion des participants

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Décrivez les exigences concernant les fonctionnalités du logiciel : Prérequis pour les utilisateurs : sur ce point, il est conseillé d’exiger le minimum

de prérequis logiciel (Adobe flash à la rigueur) Hébergement : il est préférable de recourir au SAAS, qui vous évite de gérer

l’installation et les mises à jour du logiciel sur vos infrastructures Multilangues, Compatible avec les principaux navigateurs : safari, Chrome, IE, Firefox, Opera Etc.

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Décrivez le système d’information existant et cibler la description sur les applications qui pourraient être en interface avec la solution de webinaire : Votre site web Le CRM La gestion commerciale Le Learning management system (pour les entreprises de formation) Etc.

Décrivez le besoin en prestations : Intégration et création :

Interfaces nécessaires avec le système d’information Créations graphiques nécessaires : bas de page, logo, page d’accueil, balise cliquable, etc.

Formation : nombre de sessions Présentiel ou distanciel

Assistance utilisateur Nombre de webinaires pour lesquels vous souhaitez être assisté à distance ou sur place

Indiquez votre Planning prévisionnel

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AchatDéfinir le besoin en matériel

Nombre de micros, dont les caractéristiques devront être décrites : Captation/amplification :

Capter le son uniquement, ou bien capter et amplifier le son

Typologie : Microcravate Microphone classique Autres Sans fil/ filaire

Nombre de cameras numériques Interface audio : MIDI/Wave

Nombre d’entrée/sortie Branchement sur port USB autres

Décrivez les exigences concernant le matériel: En matière de compatibilité avec votre matériel existant (poste, matériel d’amplification) En matière de réseaux/débit

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AchatAnalyse du marché fournisseur : qui sont les acteurs* susceptibles de répondre au besoin ?

Des éditeurs en direct (achat de la solution uniquement)

Certains éditeurs peuvent proposer des services en périphérie de l’achat de licences

Des prestataires qui fournissent les licences, les prestations, le support, les services d’audio conférence voir achètent le matériel pour vous

Il adapte donc la solution à votre besoin

*Liste non exhaustive d’acteurs du marché, informations datant de septembre 2014

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AchatMettre en concurrence et analyser les offres

Les spécificités de l’achat de solutions de webinaire résident dans : L’évaluation de la « qualité technique » :

Couverture fonctionnelle La manière dont les formations sont délivrées : sur place ou à distance ? Profils des formateurs et des techniciens : nombre d’années d’expérience sur la solution proposée,

références Services d’assistance (plages de disponibilité, temps d’intervention en cas sinistre, etc.)

Un intérêt a demander une démonstration aux candidats avant de faire le choix. Pour évaluer le prix notamment pour les solutions SAAS (facturées à l’usage), ne pas

oublier de faire des hypothèses de consommation en fonction des unités d’œuvre de facturation proposées par le fournisseur (volumes de minutes en audio conf, volumes de minutes en VOIP) afin de pouvoir comparer les offres

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AchatNégocier sur les prestations plutôt que sur les licences

Il vous sera plus ou moins facile de négocier en fonction de la taille du fournisseur et du volume d’achat

Les négociation porte rarement sur le prix des licences mais sur le prix des prestations annexes : l’assistance, la formation, etc.

Dans la négociation, essayer de demander une maquette, c’est-à-dire une démonstration qui colle le plus possible à vos besoins

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AchatInstaller et configurer la solution de webinaire

L’installation est simple, puisque techniquement, et pour la majorité des solutions du marché, elle n’est pas nécessaire. Cette étape est remplacée par la mise à disposition des comptes et des environnements qui devront être ensuite paramétrés.

Le paramétrage consiste à habiller ses environnements est les configurer de telle sorte que vous puissiez dans un premier temps réaliser les tests. La configuration porte notamment sur les points suivants : Habillage de votre interface de gestion (logo, fond d’écran, etc.) Création des salles dans lesquels vont se dérouler les webinaires Gestion des droits : création des groupes, configuration des droits pour les utilisateurs Gestion d’évènements (configuration des fonctionnalités de gestion des invitations, des

inscriptions, gestion des relances, gestion de l’envoie d’informations post évènement, etc.) Configuration matériel pour vous assurer du bon fonctionnement des outils de captation audio

et video dans votre salle virtuelle Etc.

Si vous souhaitez réaliser vous-même ces étapes, un formation « administrateur » serait certainement nécessaire au préalable.

Si des développements spécifiques sont envisagés, il devront être réalisés durant cette phase.

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Mettre en œuvreTester avant de mettre en service votre premier webinaire ouvert au public

Il est préférable de réaliser plusieurs tests, pour être sur du bon fonctionnement du service, le jour ou le premier webinaire sera ouvert au public.

Des tests peuvent être réalisés sur certaines fonctionnalités dans un premier temps : Le processus d’inscription Les interfaces Le déroulé de l’évènement L’enregistrement et la post production

Puis, mener le test sur l’ensemble du processus : Organisez une « recette » : Une dizaine de testeurs peuvent suffire Décrivez des scénarios de tests dans un fichier excel qui détaillent toutes les étapes à suivre

par les testeurs Si l’un d’entre eux constate une anomalie bloquante ou mineure, il la reporte sur le tableau qui

sera collecté par le chef de projet.

Procéder aux correctifs (à 95%, des erreurs de paramétrage pour les principales solutions du marché)

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Mettre en œuvreConduire le changement, prévoir un dispositif d’assistance et évaluer la satisfaction (1/2)

Vis-à-vis des organisateurs La conduite de changement d’un projet de webinaire consiste à accompagner les futurs

organisateurs dans la prise en main de la solution de webinaire. Il existe plusieurs types actions possibles : La formation à la solution : réalisée souvent par le fournisseur (et donc à intégrer dans le cahier des

charges comme évoqué précédemment) La formalisation d’un guide utilisateur qui décrit des actions permettant aux utilisateurs non aguerris

de pouvoir mettre en place un webinaire (pas à pas) en toute autonomie

Vis-à-vis des auditeurs Il ne faut pas oublier de prévoir un dispositif d’assistance capable de répondre aux

réponses des auditeurs. Les auditeurs sollicitent majoritaire l’assistance dans un laps de temps de 30 minutes compris entre 15 minutes avant l’évènement et 15 minutes après le démarrage.

L’assistance ne doit pas être réalisée par l’animateur (qui par définition anime et donc n’est pas disponible)

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Mettre en œuvreConduire le changement, prévoir un dispositif d’assistance et évaluer la satisfaction (2/2)

Exemple de guide

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Comment l'intégrer dans votre démarche commerciale ?

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Avant le webinaire : définir la stratégie de communication

Pour avoir une audience, il est essentiel que vos prospects ou clients soient informés de l’horaire et du contenu de votre webinaire. La stratégie de communication de votre webinaire est donc très importante

Intégrez une communication dans une page de votre site internet avec un lien vers la page d’inscription au webinaire

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Avant le webinaire : définir la stratégie de communication

La clé réside dans l’utilisant au maximum les outils numériques pour diffuser l’information et faire venir les internautes sur la page de votre site : Les réseaux sociaux (Linkedin, Viadeo,

Twitter, Facebook, etc.) Les plateformes de curation (scoop-it,

pearltrees)

Utilisez également vos fichiers clients ou votre CRM pour faire de l’emailing

Enfin : travaillez vos messages pour inciter le prospect à s’inscrire !

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Après le webinaire : remercier, communiquer et évaluer

Tout d’abord remercier les participants en les incitant à visiter votre site web, vos offres, vos promotions, la présentation de vos prochains webinaires etc.

L’envoi de mail de remerciement peut être paramétré dans les principales solutions du marché

Il est préconisé de prévoir une évaluation du webinaire à l’issue de l’évènement qui peut prendre plusieurs formes : Une enquête en ligne (soit intégrer nativement dans la solution

de webinaire, soit réalisée à partir de solution tiers : sphinx, surveymonkey, etc.)

Une enquête téléphonique sur la base des données téléphoniques recueillies lors de l’inscription

Cette évaluation doit permettre d’identifier des axes d’amélioration du dispositif de webinaire comme du contenu de l’évènement.

Astuce : Vous pouvez donner accès à l’enregistrement qu’après avoir répondu à l’enquête de satisfaction !

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Après le webinaire : capitaliser sur les données clients

Les solutions de webinaires vous permettent de disposer d’informations très riches sur les inscrits et les participants.

Les données d’inscription dépendent des champs que vous

avez demandé dans le formulaire Permettent d’enrichir votre base client

et de la mettre à jour (nom, prénom, email, téléphone, etc.)

Les données d’utilisation (nombre de messages postés dans le chat, temps de connexion, etc.) sont très intéressantes pour pouvoir qualifier vos prospects et vos clients et engager une démarche de prise de contact directe

Données clients = OR EN BARRE

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Après le webinaire : Diffuser les contenus pour démultiplier l’impact de votre évènement

46

En conclusion

1 webinaire bien pensé et bien fait

=

IMPACT CLIENT

X 1000Par rapport à un évènement physique

47

Vos questions / nos réponses !

Thomas VRIGNAUD - Conseiller stratégie numérique / Chef de projet « Déploiement des Webinaires »Innovation et CroissanceCCI Marseille ProvenceCS 21856 - 13221 Marseille Cedex [email protected]

Les intervenants

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Imprimante 3D, outil de création mais aussi outil de contrefaçon

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