Calendrier detaille des activites de communication

Compte rendu de Runion

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Plan daction - Gestion du changement et de la communication

Projet:

Leader du projet:

Agent Lean attitr:

Date dadoption:

Dernire mise jour le:

2012-07-18

Note:

Cet outil de travail trace les grandes lignes des tapes de dmarrage dun projet Lean. Il facilite la planification des actions venir et permet de les anticiper. Le promoteur et le leader du projet sont appuys dans cette dmarche par lagent Lean attitr au dossier qui les accompagne et les appuie travers chacune des tapes du processus. La Direction des ressources humaines et du dveloppement des comptences et la Direction des communications offrent le soutien et met des ressources la disposition des quipes pour soutenir la gestion du changement et de la communication.

DMAIIC

NO

QUOI

PAR QUI

QUI

COMMENT

QUAND

POURQUOI - ENJEUX

D F I N I R

1

Rencontre stratgique de dmarrage du projet

Agent Lean1

Promoteur2

Leader3

Rencontre en groupe restreint

Power Point

Fiche de qualification??

la suite du comit de direction lorsque le choix du projet est arrt

En post-lean: le comit directeur lquipe de GIPP prendra le relais.

Gestion du changement

Dfinir la raison dtre du projet, la faisabilit, les tapes venir, lchancier

Clarifier les rles de chacun (direction, chef, agent Lean), les attentes respectives, l'implication oprationnelle, le soutien offert (direction, DCOM, DRHDC)

tablir la composition prliminaire du groupe de travail reprsentatif

Analyser les risques/parties prenantes

Soutenir le leader pour planifier la capacit de remplacement du personnel (liste de rappel)

Gestion de la communication discours stratgique et oprationnel

Identifier les enjeux et les zones sensibles (messages)

Identifier les proccupations et adapter la stratgie de communication

Convenir de la stratgie de dvoilement et des dates

Maintenir lembargo sur linformation jusquau dvoilement

Identifier les actions de communication et les publics-cibles

Dfinir les messages (grandes lignes) et dsigner les porte-parole

Consulter le coffre outils pour dfinir les meilleurs moyens de communication

2

Annonce du projet

Porte-parole choisi en fonction de limpact dsir

Participation:

Directeur de projet (DEQIPP)

Promoteur

Leader

quipe du secteur dsign

Gestionnaires HSFA

Directeurs

Partenaires internes

Tourne ou rencontre debout (scrum) sur les lieux de travail du secteur dsign

Dure 10 15 minutes

Tt le matin, quand il est possible de rassembler un grand nombre de personnes

Rpter lactivit, au besoin, pour joindre le plus grand nombre de personnes

Gestion du changement

Informer les quipes concernes par le projet : porte du projet, chances, contribution des employs, quipe mdicale et autres secteurs, besoins imminents de consultation

Mobiliser les quipes pour obtenir leur participation au projet

Gestion de la communication discours partisan (motivation)

Transmettre linformation en primeur aux personnes concernes

Sassurer de la reprsentativit de tous les corps demplois ou autres

Rpondre aux interrogations

Poursuivre par une information en cascade auprs des autres publics internes

Gestionnaires HSFA

Autres gestionnaires CHUQ

Directeurs

Partenaires internes

Rencontre auditorium Roger-Brault (45 minutes)

Milieu AM

Gestion du changement

Informer le personnel cadre de l'HSFA, les partenaires qui sont parties prenantes du projet

Prciser les attentes envers les cadres (rle de relayeurs d'information auprs de leurs quipes)

Gestion de la communication - discours stratgique et oprationnel (rallier)

Transmettre un message stratgique dont l'intention est de motiver et de susciter l'intrt

Synchroniser les annonces, si possible, selon les vagues de dmarrage des projets pour viter la rptition

Prparer les messages et les rpartir entre les porte-parole

CHUQ

Communiqu interne

Coffre outils

Fin AM pour le communiqu

Gestion de la communication - discours informatif

Informer lensemble du CHUQ la suite de la rencontre

Utiliser les outils de communication de masse pour largir le rayonnement de linformation

Sassurer de la cohrence des messages tous les niveaux

M E S U R E R

3

Communication

constats

prochaines tapes

Leader

Agent Lean

quipe du secteur dsign

Rencontre debout (scrum) par quart de travail ou courriel par le leader

Affichage local

Tt le matin, pour rassembler un grand nombre de personnes

Rpter lactivit pour les autres quarts de travail si ncessaire

Gestion du changement

Prsenter les tapes du projet, sa raison dtre, le calendrier de travail, le rle des principaux acteurs, les attentes, la collaboration terrain souhaite (mobilisation)

Identifier les proccupations par rapport au projet

Rpondre aux questions

Gestion de la communication discours partisan (motiver)

Informer lquipe par des actions de proximit

4

Identification des participants du groupe de travail (atelier Kaizen)

Demandes de participation, remplacement

Promoteur

Leader

Agent Lean

Gestionnaires concerns

Rencontres informelles

Appels tlphoniques

Courriel de pravis

dfinir

Gestion du changement

Assurer une reprsentativit de tous les secteurs

Valider la capacit de remplacement du personnel

Informer du niveau de participation souhait (membre ou ad hoc)

Prvenir de la consultation rapide des membres du personnel cibl

Aviser de la demande imminente de remplacement du personnel

5

Demande formelle de participation au groupe de travail (atelier Kaizen)

Leader

Personnel cibl pour faire partie du groupe de travail

Rencontres individuelles

Document synthse Fujitsu Participants un atelier Kaizen

Courriel standardis de confirmation

dfinir

Gestion du changement

Mobiliser les acteurs cls dans le but de susciter leur adhsion

Expliquer le rle attendu, les attentes, les modalits de fonctionnement

Conscientiser limpact de leur participation incluant leur contribution dans la mise en uvre du plan daction

Gestion de la communication discours oprationnel

Transmettre un message uniforme chaque participant

Privilgier lintervention directe des gestionnaires

6

Prsentation du groupe de travail (atelier Kaizen)

Leader

Agent Lean

Autres intervenants du secteur dsign

Rencontre debout (scrum) par quart de travail

Tableau daffichage interne

Ds la confirmation de la participation des membres du groupe de travail

Gestion du changement

Expliquer le rle attendu du groupe de travail et des autres intervenants de lquipe, motiver le choix des personnes pour la composition du groupe de travail

Solliciter la collaboration de tous au projet

Gestion de la communication discours partisan (rallier)

Inviter louverture et la discussion

Leader

Agent Lean

Autres intervenants concerns hors du secteur vis

Partenaires

Organisations syndicales

Coffre outils

En cascade

Gestion de la communication discours informatif

Actualiser linformation (communication de masse) sur la composition du groupe de travail pour viter les rumeurs

Conserver lintrt et le fil de lactualit

Donner une identit (rfrence)

Assurer la cohrence des messages en tout temps

Directeur du projet (DEQIPP)

CHUQ

7

Bilan de la collecte de donnes (VOE, VOC, VOP)

Stratgie daction

Agent Lean

Promoteur

Leader

(autres gestionnaires du secteur dsign)

Rencontre en groupe restreint

Prsentation Power Point

Ds la fin de la collecte de donnes

Gestion du changement

Mettre en commun les orientations et les recommandations la suite de la collecte de donnes et les constats qui en dcoulent

Analyser les risques inhrents la russite du projet

Dfinir les limites, laborer la stratgie doptimisation, valider les conditions de succs

Prparer la communication aux quipes

Expliquer le rle des employs invits participer un atelier Kaizen

Gestion de la communication discours informatif et oprationnel

Recommander les stratgies adopter en vue du transfert de linformation vers leur quipe

8

Prsentation sommaire du bilan de la collecte de donnes

tat davancement du projet

Promoteur???

Directeurs???

Comit tactique???

Prsentation Power Point

Fiche A4 de projet

Lors du comit de direction??? est-ce que cette tape est ralise?

Lors dune rencontre bimensuelle prcdant la tenue de latelier Kaizen

Gestion du changement

Obtenir le soutien des directeurs, susciter leur adhsion

Sassurer dune cohrence et dune cohsion entre les dcisions et laction, mesurer les impacts

Assurer l