CAHIER DES CHARGES SUR LE TRAITEMENT DU … · Cahier des charges de la prestation entretien et...

Cahier des charges de la prestation entretien et location du linge plat 1

CAHIER DES CHARGES SUR LE TRAITEMENT DU LINGE PLAT

Résidence Pierre NOAL

11 Rue de la Forge Putanges-Pont-Ecrepin 61210 Putanges-Le-Lac

Téléphone : 02.33.12.80.00

Courriel : [email protected]

SIRET : 314 912 189 00045 APE : 87 10 A

Type de l’acheteur : Etablissement privé non lucratif


Sommaire I. Présentation de l’Etablissement ............................................................................................. 3

1.1 Présentation Générale ..................................................................................................... 4

1.2 Présentation de l’établissement ...................................................................................... 4

II. Situation Actuelle ................................................................................................................... 4

2.1 Les prestations actuellement réalisées ............................................................................ 4

2.2 Description de la prestation actuellement réalisée ......................................................... 4

2.2.1 Le linge plat ............................................................................................................... 4

2.2.2 Les stocks ................................................................................................................... 5

III. Les prestations souhaitées .................................................................................................... 5

IV. Location et entretien du linge ............................................................................................... 5

4.1 Conditions générales ........................................................................................................ 5

4.2 Les articles de linge .......................................................................................................... 6

4.2.1 La nature des pièces de linge .................................................................................... 6

4.2.2 Quantités et évolution du linge mis à disposition ..................................................... 6

4.3 Le circuit du linge ............................................................................................................. 6

4.3.1 Le linge propre........................................................................................................... 6

4.3.1.1 Le linge fongible ................................................................................................. 6

4.3.1.2 Le conditionnement des articles ........................................................................ 7

4.3.1.3 Les conditions de livraison du linge ................................................................... 7

4.3.2 Le linge sale ............................................................................................................... 8

4.3.2.1 Le pré-tri du linge sale ........................................................................................ 8

4.3.2.2 Le ramassage du linge sale ................................................................................. 8

4.3.2.3 Le traitement du linge sale ................................................................................. 8

4.3.3 Le transport linge propre / sale ................................................................................. 8

4.3.4 Le linge contaminé .................................................................................................... 8

4.3.5 Le linge non conforme ............................................................................................... 9

4.4 Les modalités de contrôle et de suivi ............................................................................... 9

4.4.1 Le contrôle en usine .................................................................................................. 9

4.4.2 Les contrôles bactériologiques .................................................................................. 9

4.4.3 Le remplacement des articles mis à disposition ..................................................... 10

4.4.4 Le niveau de qualité ................................................................................................ 10

4.5 La gestion administrative ............................................................................................... 10

4.5.1 La réception du linge propre ................................................................................... 10

4.5.2 Le suivi ..................................................................................................................... 10

4.6 Les modalités d’exécution .............................................................................................. 11

4.6.1 La visite au préalable ............................................................................................... 11

4.6.2 La continuité de la prestation ................................................................................. 11

4.7 Les clauses administratives ............................................................................................ 11

4.7.1 L’objet du contrat et le champ d’application .......................................................... 11

4.7.2 La durée du contrat ................................................................................................. 12

4.7.3 Les documents contractuels.................................................................................... 12

4.7.4 Les modalités de la prestation ................................................................................ 12

4.7.4.1 La mise en place de la prestation ..................................................................... 12

4.7.4.2 La consommation des articles loués ................................................................ 12


4.7.4.3 La modification du stock loué .......................................................................... 13

4.7.5 Le non renouvellement du contrat et la clause de rachat des articles spécifiques 13

4.7.6 Les variantes sur la prestation ................................................................................ 13

4.7.7 Le prix et le règlement de la prestation .................................................................. 13

4.7.7.1 Le contenu des prix .......................................................................................... 13

4.7.7.2 Les demandes de paiement ............................................................................. 14

4.7.8 Le paiement des factures ........................................................................................ 14

4.7.8.1 Le paiement ...................................................................................................... 14

4.7.8.2 Le retard de paiement ...................................................................................... 14

4.7.9 Les pénalités de retard ............................................................................................ 14

4.7.10 La carence .............................................................................................................. 15

4.7.11 La responsabilité ................................................................................................... 15

4.7.12 La clause de sauvegarde ........................................................................................ 15

4.7.13 La cession du contrat ............................................................................................. 15

4.7.14 La contestation ...................................................................................................... 16

4.7.15 L’acceptation ......................................................................................................... 16

4.8 La présentation de l’offre ............................................................................................... 16

ANNEXE 1.................................................................................................................................. 17

I. Présentation de l’Etablissement


1.1 Présentation Générale

La Résidence Pierre NOAL est un établissement de 80 lits pour des personnes âgées dépendantes

dont 4 places sont réservées à de l’accueil temporaire. Cette Résidence a ouvert ses portes le 3 mars

2014 et fait partie de l’Association Pierre NOAL.

1.2 Présentation de l’établissement

L’établissement se compose de 3 ailes sur 2 étages : un rez-de-jardin et un rez-de-chaussée. Au rez-de-jardin : 24 chambres Au rez-de-chaussée : 56 chambres dont 14 sur une unité dédiée réservée aux personnes présentant des troubles cognitifs.

II. Situation Actuelle

2.1 Les prestations actuellement réalisées

Un prestataire de service assure actuellement la location-entretien de l’ensemble du linge plat utilisé par l’établissement.

2.2 Description de la prestation actuellement réalisée

2.2.1 Le linge plat

Pour chaque service, une dotation hebdomadaire a été déterminée. Cette dotation est livrée chaque mardi. Chaque service a en plus un stock de réserve correspondant à une journée. Un inventaire est réalisé par la lingère tous les mardis précédant la livraison, afin de réajuster le stock de réserve si besoin, par fax. La société prestataire livre le linge plat dans des rolls dans les réserves prévues à cet effet (2 locaux). Les draps et draps housse sont sous film plastique. Le chauffeur de cette société livre les services le matin vers 13 heures. Il a un badge lui permettant d’accéder aux locaux techniques. La livraison est contrôlée par la lingère. Elle émarge sur le bulletin de livraison. Le chauffeur emmène ensuite le linge sale. Le linge est monté ensuite dispatché dans les réserves par la lingère de l’établissement.


2.2.2 Les stocks

Nous ne sommes pas propriétaires des stocks de linge plat. Nous travaillons en location entretien. III. Les prestations souhaitées Le présent marché est composé d’un lot unique. Le prestataire doit proposer une offre de :

- location et entretien du linge plat (draps, linge de toilette) IV. Location et entretien du linge

4.1 Conditions générales

La sous-traitance de cette prestation doit répondre aux besoins de l’établissement en termes :

- d’hygiène : le niveau de la prestation doit être assuré par des procédures et des garanties de qualité qui porteront sur :

- le traitement du linge, - les produits lessiviels,

- les conditions de transport du linge sale et propre

- d’organisation : en contribuant à sécuriser et à optimiser l’ensemble des flux physiques et d’informations avec les services utilisateurs, avec en particulier, une attention en terme d’ergonomie.

- de qualité hôtelière, au regard de la satisfaction des résidents,

- de maîtrise de coût par rapport à un niveau de qualité déterminé. Le prestataire

propose un suivi des dépenses (tableaux de bord par services, ratio)

- de disponibilité et de réactivité en cas d’insatisfaction client (rendez-vous mensuel avec le chargé de clientèle, la lingère et la Directrice de l’établissement afin de faire un point sur l’ensemble de la prestation).


4.2 Les articles de linge

4.2.1 La nature des pièces de linge

Des échantillons et des fiches techniques de chaque pièce sont à faire parvenir à l’établissement. Il convient de souligner que toute évolution technique de chaque pièce doit être soumise à un accord au préalable de la Direction de l’établissement. Le choix des articles devra être réalisé dans un souci d’esthétique, d’ergonomie et de confort pour l’ensemble des utilisateurs et validé par la direction.

4.2.2 Quantités et évolution du linge mis à disposition

Les quantités annuelles et le type de linge sont les suivants :

QUANTITES MENSUELLES

DRAP 1 PERSONNE BLANC 425

DRAP HOUSSE 325

ALESE 75*90 300

TAIE CARREE 300

DRAP DE BAIN 140*70 225

SERVIETTE DE TOILETTE BLANC 50*90 1100

SERVIETTE DE TOILETTE BLEU 50*90 1100

GANT TOILETTE EPONGE BLANC 1100

GANT TOILETTE EPONDE BLEU 1100

SERVIETTE DE TABLE LONGUE 410

SAC DE LINGE A fournir par le prestataire

Cette liste peut faire l’objet d’ajustements quantitativement et qualitativement dans le temps en fonction des besoins de l’établissement.

4.3 Le circuit du linge

4.3.1 Le linge propre

4.3.1.1 Le linge fongible


Le linge propre devra être emballé sous film plastique (thermoplastique micro perforé pour éviter tout risque de condensation). Toute trace d’humidité provenant d’un ensachage plastique trop précocement réalisé devra être évitée pour des raisons de qualité bactériologique. L’établissement se réserve le droit de pratiquer lui-même des contrôles bactériologiques. En cas de demande de dérogation aux conditions générales du présent cahier des charges, le candidat devra préciser dans son offre le nombre de pièces par paquet et les moyens d’emballage.

4.3.1.2 Le conditionnement des articles

CONDITIONNE PAR

DRAP 1 PERSONNE BLANC 10

DRAP HOUSSE 10

ALESE 75*90 10

TAIE CARREE 20

DRAP DE BAIN 140*70 10

SERVIETTE DE TOILETTE BLANC 50*90 20

SERVIETTE DE TOILETTE BLEU 50*90 20

GANT TOILETTE EPONGE BLANC 20

GANT TOILETTE EPONDE BLEU 20

SERVIETTE DE TABLE LONGUE 10

SAC DE LINGE A fournir par le prestataire

4.3.1.3 Les conditions de livraison du linge La livraison du linge propre sera effectuée par le prestataire dans les locaux suivants :

- RJ - RC

Le prestataire mettra à disposition un stock suffisant pour répondre au besoin de la semaine. Ce stock suffisant correspondra à la dotation hebdomadaire calculée par la lingère la semaine précédente. Le linge fongible sera trié par pièce de linge dans des rolls fournis par le prestataire. Un stock de sécurité concernant l’ensemble des pièces de linge afin de faire face à tout type d’imprévu (ex : épidémie…), ainsi qu’aux modifications éventuelles de distribution (les jours fériés, notamment), sera à mettre à disposition de l’établissement.


4.3.2 Le linge sale

4.3.2.1 Le pré-tri du linge sale

Un pré-tri du linge sale sera effectué par les aides-soignants. Le prestataire doit fournir des sacs à linge munis de systèmes d’accroche compatibles avec les chariots de « linge sale » de la Résidence. Les sacs fournis seront de couleurs différentes et devront correspondre au pré-tri demandé par le prestataire. Toutefois, le prestataire peut proposer la suppression de pré-tri de linge sale.

4.3.2.2 Le ramassage du linge sale Le linge sale sera collecté une fois la semaine directement par le prestataire dans le local « linge sale » situé au RJA, dans les locaux techniques de l’établissement. Les rolls qui auront servis à livrer les services en linge propre serviront de contenant pour le stockage du linge sale. Ces armoires seront descendues par la lingère dans le local linge sale. En aucun cas, il ne pourra y avoir de croisement « salle-propre ».

4.3.2.3 Le traitement du linge sale En accompagnement de sa proposition d’offre, le prestataire remettra ses fiches techniques détaillées des process de traitement du linge en indiquant les temps opératoires significatifs temps alloué à chaque étape et les produits de traitement utilisés. Ces produits doivent répondre aux normes actuelles afin d’éviter une allergie quelconque pour les résidents.

4.3.3 Le transport linge propre / sale

Dans l’hypothèse où le prestataire assure le transport du linge propre et du linge sale avec un véhicule unique, ce véhicule doit être nettoyé et désinfecté au retour. Une note d’intention du prestataire précisera les protocoles qu’il envisage de mettre en œuvre à l’appui de l’offre.

4.3.4 Le linge contaminé

Le linge contaminé devra être collecté dans des sacs hermétiques. Le prestataire précisera la nature du sac qu’il mettra à disposition des services et, ainsi que le traitement suivi par ce linge.


4.3.5 Le linge non conforme

Le prestataire indiquera la procédure de retour des pièces de linge non conformes (déchirées, tachées...) et leur mode de remplacement.

4.4 Les modalités de contrôle et de suivi

4.4.1 Le contrôle en usine

L’établissement se réserve la possibilité d’une visite de l’usine avant d’effectuer le choix du prestataire. Conformément aux recommandations de l’ANAES, l’établissement peut à tout moment de l’exécution du contrat contrôler dans l’usine du prestataire, la conformité des engagements pris dans la fiche descriptive établie par ce dernier. Le prestataire est tenu : De fournir tout renseignement concernant les modes de traitement des articles, les dosages employés, les matériels et les matières premières utilisés. De laisser prélever tous les échantillons et de fournir les récipients nécessaires au prélèvement des produits de bain en cours de traitement, ou d’eau alimentant les machines à laver ou à nettoyer. De mettre à disposition de l’établissement sur le site de production, tous les livres, registres, documents, système nécessaire à la traçabilité et à l’historique du processus complet du traitement du linge à sa livraison.

4.4.2 Les contrôles bactériologiques

Les contrôles bactériologiques du linge, des véhicules et des agents pourront être effectués conformément au déroulement suivant : Des examens bactériologiques sont nécessaires pour contrôler soit l’état hygiénique du linge fourni, soit l’effet du procédé de lavage chaque fois qu’un nouveau programme de lavage ou un nouveau type de machine à laver est introduit (en informer le client). Les prélèvements pourront être effectués par le prestataire ou le client soit à la sortie de l’usine, soit à l’arrivée de l’établissement, sur un échantillon de chacune des catégories de linge traité.


4.4.3 Le remplacement des articles mis à disposition

Le prestataire indiquera la fréquence de remplacement du linge notamment en fonction du nombre de lavage.

4.4.4 Le niveau de qualité

L’établissement se réserve le droit de refuser tout article présentant une qualité visuelle non satisfaisante :

- blancheur des articles - traces - trous - remise en état trop nombreuses ou inesthétiques

4.5 La gestion administrative

4.5.1 La réception du linge propre

Les bordereaux de livraison seront détaillés par article et par service. Dans tous les cas, le prestataire devra fournir un récapitulatif mensuel des livraisons. Par ailleurs, la lingère de la Résidence procédera aux contrôles quantitatifs par articles. La facturation mensuelle doit être détaillée par service.

4.5.2 Le suivi

Le prestataire précisera quelle méthode il emploiera ainsi que la fréquence de ces comptages. La facturation mensuelle doit être détaillée par article. Dans le cadre de sa maîtrise des coûts, le prestataire prend en charge : le suivi des consommations au niveau de l’établissement, la traçabilité des références et le contrôle des pertes. D’autre part, le prestataire assurera la mise en place de tableaux de bords mensuels opérationnels et fonctionnels indiquant clairement et de façon argumenté les dépassements potentiels des quotas de consommation octroyés. Le prestataire doit obligatoirement s’inscrire dans la mise en œuvre de la démarche qualité de l’établissement.


Par ailleurs, le prestataire s’engage à aider l’établissement à rationaliser sa consommation de linge.

4.6 Les modalités d’exécution

4.6.1 La visite au préalable

Chaque candidat est invité à se rendre sur le site et avoir pris connaissance de la configuration du point de collecte et de livraison ainsi que de ses différentes contraintes (repérage des circuits sales/propres), identification des lieux de stockage et de livraison...)

4.6.2 La continuité de la prestation

Le prestataire devra en toute circonstance prendre en charge la prestation « location-entretien » du linge de la Résidence. Le prestataire devra assurer la continuité du service en cas d’arrêt temporaire du centre de traitement, de mouvement de grève, des conditions météorologiques ou de crise grave de toute nature.

4.7 Les clauses administratives

4.7.1 L’objet du contrat et le champ d’application

L’établissement confie au prestataire la mise en place du service de location entretien de linge plat. Ce service comporte :

- la fourniture d’article non spécifique - la remise en état des articles par traitement approprié (lavage entretien, repassage, finition, réparation...) - la livraison et le ramassage périodique des articles - le remplacement des articles mis à disposition selon la fréquence indiquée par le prestataire.

Le prestataire s’engage :

- à se conformer aux conditions générales et aux conditions du présent cahier des

charges - à satisfaire notamment aux prescriptions de normes homologuées s’appliquant à la

profession - à exercer sa prestation 12 mois / 12

En outre, le prestataire s’engage à dispenser :


- du conseil assistance dans la logistique du linge - du conseil dans le choix des articles par rapport aux contraintes et exigences de

l’activité médico-social - l’information et la formation du personnel de la Résidence dans le cadre de la

fonction linge.

4.7.2 La durée du contrat

Le marché est conclu pour la période du 26 février 2017 au 26 février 2021.

4.7.3 Les documents contractuels

Le contrat est constitué par les pièces administratives suivantes :

- le contrat et ses annexes financières, - le présent cahier des charges, - le cahier des charges reste le document opposable. En aucun cas, les clauses du

contrat ne peuvent être contraires à celles du présent cahier des charges.

4.7.4 Les modalités de la prestation

4.7.4.1 La mise en place de la prestation

A la mise en place de la présente prestation, une information sera dispensée par le prestataire aux personnels de l’établissement concernant les points suivants :

- le tri, - les dotations, - les différentes procédures...

4.7.4.2 La consommation des articles loués

En vue de suivre et d’apporter une certaine régularité dans l’utilisation des articles loués par l’établissement, le titulaire fournira en annexe à chaque facture mensuelle des états faisant apparaître, pour les articles fongibles, les informations suivantes :

- les quantités restituées (par service) - les quantités mise à disposition pour augmentation du stock - le coefficient de rotation

Une réunion mensuelle ou bi-mensuelle de suivi des prestations sera mise en place (suivi des quantités, suivi de qualité et actions correctives...) en partenariat avec le prestataire, la lingère de la Résidence et la Directrice. Le titulaire aura en charge la rédaction du compte rendu de la réunion validé par la Directrice.


4.7.4.3 La modification du stock loué L’établissement formulera ses demandes de modifications du stock loué au moins une semaine à l’avance. En cas d’augmentation du stock loué, le contenu de chaque livraison est consigné sur un bordereau de remise. La diminution de stock s’effectue par une non restitution à l’établissement d’articles enlevés précédemment. Cette diminution de stock est constatée par un bordereau de retrait daté et signé par le prestataire et la lingère de la Résidence. A chaque opération de supplément ou de retrait, le prestataire met à jour le stock des articles concernés par ces mouvements. Un exemplaire des bordereaux de mise à jour du stock est remis à l’établissement.

4.7.5 Le non renouvellement du contrat et la clause de rachat des articles spécifiques

En cas de non renouvellement de contrat, aucune indemnité ne sera due au Loueur pour les articles fongibles et non spécifiques.

4.7.6 Les variantes sur la prestation

Les candidats peuvent proposer des variantes de réalisation de prestation. Néanmoins, ils sont tenus de répondre à l’offre de base.

4.7.7 Le prix et le règlement de la prestation

4.7.7.1 Le contenu des prix

Les prix sont réputés comprendre toutes charges fiscales, parafiscales, participation pour l’environnement (PPE) ou autres frappant obligatoirement la prestation, ainsi que les biais afférents aux conditionnements, à l’emballage, à la manutention, à l’assurance, au stockage, au transport jusqu’au lieu de livraison ou de prise en charge. Le contrat est traité à prix unitaires. Les prix unitaires du bordereau de prix seront appliqués aux quantités réellement exécutées.


4.7.7.2 Les demandes de paiement Les factures mensuelles seront établies en double exemplaire portant les indications suivantes :

- nom et adresse du prestataire - la quantité et désignation des fournitures livrées - le prix unitaire HT de chaque fourniture livrée, - le montant global HT - le taux et le montant de la TVA - le montant TTC

Des tableaux de suivi comparatif des consommations par mois seront établis et joints à chaque facture mensuelle.

Les factures seront adressées à : Résidence Pierre NOAL 11 rue de la Forge Putanges-Pont-Ecrepin 61210 Putanges-Le-Lac

4.7.8 Le paiement des factures

4.7.8.1 Le paiement

Le paiement sans escompte se fera par virement au 25 jours du mois qui suit la réception de la facture.

4.7.8.2 Le retard de paiement Conformément aux dispositions légales en vigueur, les factures non payées à leur échéance porteront de plein droit intérêt aux taux légal.

4.7.9 Les pénalités de retard

Lorsque le délai d’exécution (enlèvement-restitution) est dépassé par le fait du titulaire, celui-ci encourt, par jour de retard et sans mise en demeure préalable, des pénalités calculées selon la formule suivante : P = V x R Dans laquelle : 15 P= montant de la pénalité


V= valeur des prestations sur laquelle est calculée la pénalité R= le nombre de jours de retard

4.7.10 La carence

Il y a carence lorsque le titulaire a plus de deux jours de retard dans le délai d’exécution de la prestation. Dans ce cas, l’établissement peut prendre toute disposition pour assurer ou faire assurer l’exécution de la prestation par un tiers aux frais et risques du titulaire du contrat.

4.7.11 La responsabilité

Le titulaire est tenu de contracter toutes les assurances utiles afin de couvrir l’ensemble des risques relatifs à l’exécution de sa prestation. En particulier, la garantie couvrant les dommages corporels devra être illimitée.

4.7.12 La clause de sauvegarde

Il est expressément convenu entre les parties qu’en cas de changement de réglementation ou d’évènements indépendants de la volonté de l’établissement et, si le présent contrat devait cesser avant l’échéance, le prestataire ne pourra prétendre au versement d’indemnité au titre du préjudice subi.

4.7.13 La cession du contrat

Aucun titulaire du contrat ne pourra, sous aucun prétexte et sous peine de résiliation de plein droit de son contrat et tous dommages et intérêts, céder à un tiers tout ou partie de son marché, sans le consentement formel et écrit de la directrice. En cas de cessation volontaire de commerce, de faillite ou de liquidation judiciaire, le contrat sera résilié de plein droit, sans préjudice des droits à exercer au nom de l’établissement sur les prix des livraisons non encore soldées. En cas de cession de fonds de commerce, le nouveau prestataire pourra prendre à sa charge, après accord du pouvoir adjudicateur, les engagements souscrits par son prédécesseur.


4.7.14 La contestation

En cas de défaillance constatée dans l’exécution de la prestation, la direction pourra faire appel à une autre entreprise : les surcoûts induits seront alors entièrement à la charge du titulaire et imputés d’office sur les sommes lui restant dues et ce jusqu'à extinction. En cas de difficulté sur l’interprétation du présent marché, les parties s’efforceront de résoudre leur(s) différent(s) à l’amiable. Si le désaccord persiste le litige devra être porté devant les instances juridictionnelles compétentes.

4.7.15 L’acceptation

Le contrat conclu sera exécutoire à compter du 26/02/2017, avec un délai préalable de mise en place.

4.8 La présentation de l’offre

Le prestataire devra faire figurer sur Bordereaux de prix de la prestation :

- désignation et référence des produits - le prix unitaire HT - le taux de Tva appliqué - le prix unitaire TTC

- le montant TTC sur une base estimative mensuelle et annuelle.


ANNEXE 1

Fréquence de remplacement du linge

Fréquence de remplacement du linge

DRAP 1 PERSONNE BLANC

DRAP HOUSSE

ALESE 75*90

TAIE CARREE

DRAP DE BAIN 140*70

SERVIETTE DE TOILETTE BLANC 50*90

SERVIETTE DE TOILETTE BLEU 50*90

GANT TOILETTE EPONGE BLANC

GANT TOILETTE EPONDE BLEU

SERVIETTE DE TABLE LONGUE

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