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CAHIER DES CHARGES Poste de secrétaire administratif-tive de la section Vaudoise AvenirSocial Désignation du poste Le la Secrétaire administratif-tive a comme fonction principale la gestion administrative. Elle a la responsabilité de la logistique du secrétariat. Elle est responsable de la maintenance des machines, du parc informatique et de l’entretien du bureau, dans les limites du budget. Supérieurs hiérarchiques, collaborateurs et subordonnés Le la Secrétaire administratif-tive a comme supérieur hiérarchique le Comité de la Section AvenirSocial Vaud. Elle effectue les tâches qui lui sont demandées sous la direction du comité et de la Secrétaire générale de la section, et de la Secrétaire générale adjointe. Organisation Elle gère et organise son temps de travail en collaboration avec la Secrétaire générale. Ceci en fonction des délais imposés par les tâches de l’association. Il est exigé une approche éthique et déontologique des situations concernant les travailleurs dont elle a connaissance. Il est demandé une certaine faculté d’adaptation, de la solidarité et de l’organisation.

DESCRIPTIF DES TACHES COLLABORATION AVEC LA SECRETAIRE GENERALE et AVEC LA SECRETAIRE GENERALE ADJOINTE Transmission des informations et des messages, organisation du travail en fonction des priorités déterminées en accord avec la Secrétaire générale. SEANCES DE COMITE: Mise en forme et envoi par mail et/ou courrier de la convocation accompagnée du procès-verbal de la dernière séance du comité (et d'autres documents concernant l'ordre du jour). Prises de notes, rédaction des procès-verbaux. Transmission des informations concernant les domaines de responsabilité dont elle a la charge. RAPPORT ANNUEL Etablissement d’une liste des rédacteurs en fonction de l’organigramme Sollicitation des intéressés en collaboration avec la Secrétaire générale Suivi du retour des textes et transmission à l’aide de bureau pour mise en forme Mise à jour de l’organigramme. Contacts avec l’imprimerie et suivi du travail Etablissement d’une liste de partenaires en collaboration avec la Secrétaire générale et envoi d’un exemplaire aux partenaires.

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ASSEMBLEE GENERALE Mise en forme et envoi de la convocation (OJ) à tous les membres de la Section Vaud, 15 jours à l'avance, accompagnée du PV de la dernière assemblée générale et des documents cités dans l'ordre du jour. Etablissement du document récapitulatif des tâches du comité en fonction des points de l’ordre du jour et des membres du comité. Etablissement liste de présence et d’excusés. Réservation d’une salle et du matériel logistique nécessaire à la séance. Achats et préparation de la collation, en collaboration avec l’aide de bureau Lors de vote important, contrôle par le fichier des membres Avenir Social Prise de notes et rédaction des procès-verbaux. Après la séance, envoi du procès-verbal aux membres du comité SEANCES DE COMMISSIONS : Prise de notes sur demande expresse de la Secrétaire générale et dactylographie des procès-verbaux. Organisation et supervision de l’expédition des procès-verbaux. Mise à jour des membres de toutes les commissions de chaque secteur. Une fois par an établissement du listing des membres des commissions et diffusion aux personnes concernées. COMMISSION D’EXAMEN DES EDUCATEURS SOCIAUX : Tenue à jour de la liste des membres Supervision de l’envoi d'un accusé de réception si la séance est éloignée. Si nécessaire, demande d’informations complémentaires de dossiers en vue de l’établissement du salaire. Organisation du planning de travail pour assurer la réception des dossiers aux membres de la commission d’examen dix jours avant, et ce en respect des différentes étapes. Calcul du salaire sur base des dossiers, en suivant les directives de l’outil de calcul de salaire OSAA, et soumission à la secrétaire générale. Etablissement d’un tableau récapitulatif des dossiers. Etablissement de la convocation à la prochaine séance. Envoi aux membres de la commission d’examen en vue de la séance (documents doivent parvenir 10 jours avant). Sur informations transmises par la Secrétaire générale adjointe suite à la séance, correctifs éventuels des calculs et du tableau récapitulatif. Envois des courriers Envois pour signatures. Classement ad hoc Réponses aux questions téléphoniques sur classifications et calcul salaires. Facturation des dossiers indicatifs et envoi copie à l’AVOP. Tenue des archives. En décembre, après la dernière séance de l’année, facturation de tous les dossiers à la CPP et décomptes de frais ADMISSIONS Enregistrement des admissions et transmission de la liste lors de la séance qui suit du bureau ou du comité. Traitement (envoi d’une lettre d’accueil avec documents divers). DEMISSIONS Transmission au comité de la Section Vaud des démissions reçues du comité suisse. Tenue des données statistiques des adhésions et des démissions COMMISSION PARITAIRE DES EDUCATEURS SOCIAUX : Le secrétariat AvenirSocial assume les travaux administratifs de la commission paritaire professionnelle des éducateurs sociaux

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Tenue à jour de la liste des membres Sur demande de la SGA: Mise en forme des procès-verbaux, des ordres du jour, des convocations, des courriers Supervision des envois Supervision tenue des archives officielles de la CPP. En décembre, après la dernière séance de l’année, établissement des factures et décomptes de frais Vérification des membres AvenirSocial selon la liste envoyée par chaque employeur pour le paiement de la contribution de solidarité, et supervision de la classification des employés par la commission d’examen. COMMISSION PARITAIRE PEE-SSP- Avenir social Mise en forme et photocopies du procès-verbal, de l’ordre du jour et de la convocation, des annexes éventuelles. Envoi aux membres de la commission. Envoi courriers divers. Envoi de la mise à jour de la CCT. Facturation en décembre des frais du secrétariat. CLASSE A EDE Gestion des délais. Accuser réception si la séance est éloignée. Vérification de la bonne réception du paiement du dossier Préparation des dossiers pour la Secrétaire générale ou la Secrétaire adjointe Sur les informations reçues de la Secrétaire générale ou la secrétaire générale adjointe,établissement d’un document de travail. Rédaction d’un tableau récapitulatif. Rédaction de la convocation. Envoi aux membres de la commission. Après la séance rédaction de la décision de classification. Envoi pour signature. Dès réception envoi aux personnes concernées. Classement. Archives. 6-8 Préparation des attestations et justificatifs de présence Envoi de l’annonce par mail Supervision de la mise à jour du listing SITE INTERNET Mise à jour du site de la section Vaud sur demande de la Secrétaire générale, et retrait des données caduques. Suivre la formation en regard des exigences de cette tâche. FICHIERS D’ADRESSE : Gestion des différents fichiers d’adresses. (membres, commissions, secteurs, institutions, institutions petite enfance, partenaires, Acoprafor,partenaires, etc.) Mise à jour du fichier membre en regard des informations transmises par le Secrétariat général suisse. BUDGET Possibilité de faire des propositions, concernant son domaine d’activité, lors de l’établissement du budget avec le comité de la section Vaud et de la secrétaire générale. Prise du p.v. lors de la séance de négociation. Après négociation du budget, calcul et envoi des factures aux institutions sur la base de la liste fournie par le Service de Protection de la Jeunesse.

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COMPTES AvenirSocial Tenue de la caisse Transmission des factures mensuelles à la fiduciaire, propositions d’imputations à soumettre à la SG. Vérification des montants des factures. PERSONNEL Démarches auprès de l’AVS, Fonds Previva,pour engagement sur les acomptes Remise annuelle du décompte salaire après vérifications avec la fiduciaire, ordre de paiement après aval du comité et de la Secrétaire générale ACoPraFor Accusé de réception des admissions, après soumission au Comité (ou à la Secrétaire) Tenue et bouclement des comptes de l’ACoPraFor Rappel pour le paiement des cotisations des membres ACoPraFor si nécessaire COMMISSION FINANCIERE Mise en forme et envoi de l’ordre du jour des séances, pise de notes et PV de séances. Tenue du portefeuille d’assurances (lors de changement, demande à d’autres assurances, comparaison des primes, etc.) COURRIER ET MAIL Ouverture des courriers et mail et transmission aux personnes concernées en collaboration avec la Secrétaire générale. Gestion du répertoire d’adresses. INFORMATIQUE Définition des besoins avec les employées et le comité Transmission de la nécessité des mises à jour du parc informatique. Archivages et sauvegarde des données. ACCUEIL Prévision des collations et buffets et organisation des achats. PERMANENCE TELEPHONIQUE Assurance de la permanence téléphonique dans l’horaire établi. Réponse aux questions concernant les domaines d’activité dont elle a la charge. Transmission des autres demandes à la Secrétaire générale ou aux personnes concernées. Mise à jour des messages du répondeur DIVERS correspondance générale jeux d'adresses sur demande convocations pour diverses commissions classement révision des machines, surveillance du stock de matériel surveillance du stock des divers documents édités(commission examen, classe A, statuts, documents AvenirSocial) Achat des CCT Tenue des archives Répertoire téléphonique Lausanne, le 1er février 2011