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CAHIER DE CHARGES POUR UNE SOLUTION DE COMMUNICATIONS

UNIFIEES AU SIEGE DE LA BANQUE D’INVESTISSEMENT ET DE

DEVELOPPEMENT DE LA CEDEAO (BIDC)

JUIN 2019

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PROCÉDURE DE LA CONSULTATION

1.1 Contexte

Afin d’améliorer l’accueil téléphonique de notre Institution, et pour répondre aux attentes concernant des outils de communication efficaces et simples, la BIDC a décidé de se doter d’un nouveau système de communications plus performant. Nos principaux objectifs se résument ainsi :

Bénéficier d'un outil de communication moderne, adapté aux nouvelles technologies et capable d’évoluer avec celles-ci (IP, mobilité, wifi, services web…),

Mettre en œuvre de nouvelles fonctionnalités d’accueil téléphonique,

Etre capable de s’intégrer au sein du système d’information existant (câblage et répartiteurs),

Optimiser les coûts de fonctionnement, d’exploitation et de maintenance.

1.2 Objet de la consultation

La présente consultation concerne :

La fourniture et la mise en service de la nouvelle solution de téléphonie,

Les prestations d’accompagnement (collecte des données, formations)

La fourniture des prestations d’exploitation et de maintenance des systèmes installés. La prestation comprend :

Les matériels, logiciels et accessoires nécessaires pour que les installations soient en ordre de fonctionnement

La fourniture, la pose et le raccordement des câblages et supports nécessaires entre : - les stations d'énergie, - le poste opérateur, - tous les systèmes annexes existants et/ou à fournir,

La fourniture de la documentation des différents systèmes,

Les essais et mises au point nécessaires pour mettre les installations en parfait état de fonctionnement et leurs livraisons conformes aux spécifications du présent CCTP,

La participation aux contrôles techniques effectués par les utilisateurs ou son représentant sur le site des installations,

Tous les travaux de percement et de scellement nécessaires à la fixation des armoires, ainsi qu’à la circulation et la fixation des câbles et de leurs supports,

Les opérations de nettoyage en fin de chantier,

La garantie de deux ans supplémentaires minimum de tous les éléments de la fourniture (matériels et logiciels) à compter de la réception définitive et gratuite pour remplacement des pièces, main d’œuvre et déplacements inclus,

Le soumissionnaire proposera une offre de reprise pour les éventuels systèmes

existants sans discontinuité du service.

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1.3 Conditions générales à respecter

Les conditions générales à respecter par le soumissionnaire sont explicitées ci-dessous :

Une visite préalable du site concerné devra être effectuée et attestée par un certificat de visite de site à mettre dans l’offre. Aucun ajustement de l’offre lié à la méconnaissance des locaux ne sera accepté par la banque.

Pendant la phase de soumission à l’appel d’offres, les échanges entre le soumissionnaire et la banque se feront par mail aux adresses suivantes : jassah@bidc-ebid.org; atraore@bidc-ebid.org;

Les réponses aux questions posées par un soumissionnaire (en vue d’obtenir des renseignements complémentaires destinés à expliciter la nature de la consultation) seront fournies à l’ensemble des soumissionnaires ayant effectué la visite de site afin de donner le même niveau d’information à chacun.

Lors de la mise en service, l’ensemble des installations (lignes de postes) sera testé afin de s’assurer de leur bon fonctionnement d’une part, et de leur bonne affectation d’autre part. Les conditions de basculement des installations actuelles sur le nouveau système de communication seront impérativement décrites dans la proposition.

Le soumissionnaire devra se doter de ressources humaines suffisantes pour la mise en service de l’installation (chargé d’affaires, chargés de réalisation, techniciens spécialisés, personnel chargé des tests de postes).

1.4 Présentation des offres

La soumission à l’appel d’offres sera rédigée en langue française et/ou anglais et remise en deux (2) exemplaires sous forme papier à l’adresse ci-dessous et un support électronique (CD ou clé USB) tout en sachant qu’aucune soumission ne doit être faite par mail (courriel) :

BIDC – offre pour une solution de communication unifiée au siège de la (BIDC) 128 Boulevard du 13 janvier Lomé TOGO

L'offre devra comprendre impérativement : I- OFFRE TECHNIQUE

- La preuve de l’existence légale - Attestation de non faillite - Quitus fiscal - Quitus de la Caisse de Sécurité Sociale ou équivalent ; - Références des travaux similaires des cinq (05) dernières années (attestations de

bonne fin d’exécution à l’appui) - Planning d’exécution - Moyens humain et matériel - La description du matériel à fournir

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II- OFFRE FINANCIERE L’offre financière doit être libellée en dollar US et comporter :

- Devis Quantitatif et Estimatif - Bordereaux de prix unitaires

L’offre technique et l’offre financière doivent être placées dans deux enveloppes séparées. Ces deux enveloppes contenant la proposition technique et la proposition financière seront-elles-mêmes placées dans une enveloppe. Cette enveloppe doit porter l’adresse de dépôt des propositions, et un avertissement « OFFRE POUR SOLUTIONS DE COMMUNICATION, À N’OUVRIR QU’EN SEANCE ». 1.5 Conditions de remise des offres DATE ET HEURE DE DEPOT 1er août 2019 à 16 h 00 min (délai de rigueur) au Secrétariat du Département de l’Administration. 2. PRESTATIONS DEMANDEES

2.1 Description de l’environnement existant Le soumissionnaire se servira des informations ci-dessous pour chiffrer la reprise des matériels. L’existant est le suivant : 1 Autocommutateur MATRA Nortel MC 6540 équipé de :

- 24 lignes réseaux analogiques (03 cartes de 8 LRD) - 02 lignes réseaux numériques T2 (02 cartes RNIS) - 256 lignes de postes analogiques (08 cartes de 32 LAE) - 96 lignes de postes numériques (03 cartes de 32 LAJ) - 02 postes opérateurs M760 - 02 postes numériques AASTRA 6757 - 12 postes numériques MC 760 - 04 postes numériques MC 740 - 01 GATEWAY cellulaire de 04 ports - 01 répartiteur général - 01 ensemble énergie secouru - 01 système de taxation sur tous les postes

2.2 Description de l’environnement souhaité En tenant compte de l’existant présenté ci-dessus et des besoins exprimés par la banque, il est devenu nécessaire de doter les utilisateurs de nouveaux systèmes offrant des services évolués et adaptés à leurs attentes.

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Le tableau ci-après indique les configurations du/des systèmes à fournir en termes d’équipements de postes et de cartes réseaux : une solution de communications unifiées équipé de :

- 01 baie de 42U - 01 Serveur de Communication Multimédia - 02 lignes réseaux numériques T2 accès primaire - 04 lignes réseaux numériques T0 accès de base - 16 lignes réseaux analogiques - 08 lignes de postes numériques - 08 lignes de postes analogiques - 01 Gateway cellulaire de 08 à 16 ports - 250 licences pour poste SIP - 02 postes opérateurs avec casque - 04 casques opérateurs supplémentaires - 25 postes SIP haut de gamme - 75 postes SIP milieu de gamme - 150 postes SIP entrée de gamme - De panneaux de brassage de 24 ports - 01 ensemble énergie secouru - 01 PC de programmation - 01 système de taxation avec une imprimante - 25 licences soft-phone à installer sur les PC Portables pour la conférence call

NB : Tous les postes seront branchés sur des switchs POE. Les switchs devront respectés les caractéristiques suivantes : ** Quantité : 6

- 48 ports Ethernet 10/100/1000 actifs - Rackable ; - Manageable ; - 04 mini-GBIC (Convertisseur d’interface Gigabit, partagé avec 4 ports en cuivre) pour

une expansion Ethernet Gigabit en fibre - Technologie PoE 802.3af distribué à chacun des 48 ports en cuivre 10/100/1000 - Un maximum de 15,4 W disponible sur les ports Ethernet Gigabit pour alimenter les

points d’accès sans fil équipés de la technologie PoE ou les combinés VoIP, avec une puissance maximale par port PoE de 185 W et ce, pour tous les ports

- Mécanismes de commutateurs de stockage et de transmission, 96 Gbps non-bloquants - Alimentation redondante - Sécurité IEEE 802.1X : authentification 802.1x - RADIUS, empreinte numérique MD5,

VLAN invités, mode d’hébergement unique/multiple - Gestion à distance sûre du commutateur via les protocoles de codage du réseau et du

canal Secure Shell (SSH) et Secure Sockets Layer (SSL) - Taille du tableau MAC : minimum 8 000 - Nombre de réseaux locaux virtuels : minimum 256 VLAN actifs

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- Accessoires (adaptateur CA avec câble d’alimentation, kits de montage complet, guide utilisateur, carte d’enregistrement, câble de console, 48 câbles de raccordement au panneau de brassage)

(Très important à discuter avec le département Informatique au moment de la visite.) Le soumissionnaire proposera une solution composée d’un cœur de réseau proposant un point d’accès VOIP qui sera complété par des Gateway ou passerelles IP-TDM. L’ensemble de la solution s’inscrira dans le réseau IP/data du client sans imposer de fournisseur d’infrastructures données.

2.2.1 Caractéristiques de sécurisation du système Il est attendu que cette solution dispose de base des caractéristiques suivantes : Duplication des cartes CPU sans coupure de communication (option) pour les terminaux SIP :

Sécurisation optionnelle : alimentation électrique, duplication redresseurs électriques

Retrait et insertion de la majorité des cartes à chaud sans avoir à arrêter le système donc sans interruption de service pour les utilisateurs.

Services de re-routage d’appels en cas de dysfonctionnement d’un poste SIP ou numérique : le re-routage automatique se fera en interne sur le poste du secrétariat (poste préprogrammé) ou en externe comme un GSM,

Connexion des iPbx et/ou passerelles serveurs TOIP sur plusieurs switchs LAN fonctionnant à partage de charges pour la VoIP.

Le soumissionnaire préconisera un ou plusieurs antivirus pour des applicatifs fonctionnant sur des OS Windows et Linux. Le réseau LAN fournie suivra les best practices en termes de sécurité (ACL sur switch, limitation de DHCP offer…) Des règles de filtrage inter-VLAN devront être programmées pour filtrer les flux entre le réseau data et le réseau Voix. 2.2.2. Caractéristiques logicielles du serveur de téléphonie

Fonctionnalités téléphoniques :

Le soumissionnaire précisera s'il peut fournir l'ensemble de ces services sur les matériels et indiquera si les fonctionnalités exigent des licences logicielles. Dans ce dernier cas, il inclura le nombre de licences logicielles nécessaires pour atteindre les capacités désirées d’utilisation indiquées dans le tableau suivant :

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Facilites d’exploitation Nombre d’équipements de postes bénéficiant de

cette faculté Appel local Totalité Double appel Totalité Double appel et transfert Totalité Double appel et va-et-vient Totalité Conférence à trois Totalité Renvoi temporisé Totalité Renvoi variable ou temporaire Totalité Renvoi fixe Totalité Renvoi sur occupation Totalité Renvoi vers l’extérieur avec possibilité de l’interdire poste par poste Totalité Plusieurs terminaux associés à un seul numéro d’annuaire (sans serveur additionnel

Totalité

Parcage Totalité Take (reprise d’appel sans coupure dans une configuration associée)

Totalité

Groupement de postes (3) Totalité Groupement de postes avec distribution au plus long temps de repos

Postes Numériques/SIP/Analogiques/DECTi

Guides vocaux Postes Numériques/SIP/Analogiques/ Rappel sur poste occupé Postes Numériques/SIP/Analogiques/ Rappel sur poste libre Postes Numériques/SIP/Analogiques/ Ensemble de filtrage Multiple (2) Postes Numériques/SIP/ Fonction multi ligne (2 à 4 numéros différents par terminal) Postes Numériques/SIP Fonction multi touches (3 appels simultanés par ligne) Postes Numériques/SIP Combinaison multiligne – multitouche Postes numériques/SIP Appel par le nom sur annuaire unifié interne Tous postes sauf analogique Fonction intercom Postes numériques Fonction log in log out (bureau virtuel) sans serveur informatique additionnel

Postes numériques//SIP/videophone

Substitution (6) Tous postes sauf analogique Fonction écoute/intervention Postes numériques Mémorisation du dernier numéro émis Tous Réémission du dernier numéro Tous

Attente signalée et consultation Postes Numériques / SIP Protection contre les attentes signalées Totalité Interception d’appels de groupe et dirigé Totalité Numérotation abrégée extérieure (1) Totalité Numérotation abrégée intérieure (1) Totalité Acheminement immédiat au décroché Postes Numériques / SIP Identification d’appels malveillants Totalité Société / services – multi société Totalité Code affaire

Totalité hors FMC

Rappel de rendez-vous Totalité Discrimination jour et nuit Totalité Self administration via interface Web : paramétrage de ses touches, ses renvois, son mot de passe, gestion de son n° unique

Totalité

Couplage téléphonie informatique - Interface CSTA Lien IP disponible, prix de licence à indiquer- Tous types de postes peuvent en bénéficier

Interface Web service Lien IP disponible, prix de licence à indiquer- Tous types de postes peuvent en bénéficier

Sécurisation : Mécanisme d’abonné vital : re-routage des appels en cas de défaillance d’abonné

Totalité

Dual homing : connexion poste à une seconde adresse call server ou passerelles avec récupération de son profil et de ses fonctions pour les terminaux IP/SIP et passerelles pour les terminaux numériques

Numérique, analogiques, SIP Audio

Numéros interdits (4)

Fonction cadenas (5)

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Facilites d’exploitation Nombre d’équipements de postes bénéficiant de

cette faculté (1) La numérotation abrégée (intérieure + extérieure) sera composée, par site, d’une liste de 1000 numéros. (2) L’utilisateur souhaite disposer d’ensembles de filtrage, constitués de la manière suivante

Chaque poste « Patron » pourra disposer d’au moins un numéro personnel non filtré.

Le soumissionnaire indiquera les autres possibilités d’association X « Patrons » - Y « Secrétaires » à partir des postes numériques (chaque poste « Patron » pouvant disposer d’au moins un numéro personnel non filtré).

Le soumissionnaire précisera également le nombre de configuration X « Patrons » - Y « Secrétaires » disponible sur le système et non verrouillé.

Les possibilités d’association souhaitées sont les suivantes : 1 Patron - 1 Secrétaire, 1 Patron - N Secrétaires, N Patrons - 1 Secrétaire, N Patrons - N Secrétaires Les possibilités suivantes seront indiquées :

Basculement du filtrage d’une secrétaire sur un autre ensemble de filtrage lors d’absence momentanée,

Filtrage assuré dans le cas où Patron et Secrétaire seraient raccordés sur des nœuds de commutation différents,

Possibilités de disposer de fonctionnalités « multitouches » et/ou « multi-lignes ». (3) Les possibilités de groupement cycliques au plus longtemps de repos et fixes seront précisées. En cas d’occupation du

groupement, un appel éventuel sera mis en attente sur celui-ci. Le nombre d’appels pouvant être mis simultanément en attente sera précisé. Tous les postes appartenant à un même groupement, sauf un, devront pouvoir, par préfixe, se mettre en veille pour les appels du numéro de groupement (leurs appels particuliers leur étant normalement acheminés). Il est possible de mixer dans un même groupement les différents types de terminaux (analogique, numérique, SIP de type hardware et softphone et terminaux mobiles). Dans le cas contraire, le soumissionnaire précisera les limites de mixité.

(4) La liste des numéros interdits sera fixée à 50 numéros par site. (5) Cette fonction permet au titulaire d’un poste analogique ou numérique, par composition d’un code secret, d’interdire une

prise directe sur son poste (interdiction-reprise).

(6) Les abonnés utilisent les facultés de leur téléphone personnel sur n’importe quel téléphone quel que soit la catégorie ou l’état du terminal. La substitution est appliquée chaque fois que les utilisateurs effectuent un appel et nécessite un code confidentiel, utilisé pour restreindre cette fonction aux personnes autorisées. Notamment, l’utilisateur retrouve sur ce terminal ses propres droits (Les facultés comme l’alarme ou le Renvoi d’appels, l’accès au RTC, la numérotation abrégée personnelle, les touches personnalisées sur terminal dédié)

2.3 Equipements Terminaux 2.3.1. Terminaux SIP Le soumissionnaire précisera la disponibilité de sa gamme de terminaux SIP physique. Les terminaux SIP proposées doivent être basés sur le protocole SIP avec des ajouts fonctionnels pour accroître les services. Ces ajouts peuvent être fournis au poste sous la forme de fonction XML accessible dans le poste ou de services supplémentaires du protocole SIP. Le soumissionnaire précisera sa politique de licences logicielle abonnés SIP. Le soumissionnaire précisera les différents types de licences IP : SIP, SIP évolué, …. Ces terminaux SIP doivent à minima disposer de fonctions comme : Le CTI à base de licences Web services ou de licences CSTA, L’écoute amplifiée & la prise de ligne sans décrocher Les journaux d’appels détaillés (appels entrants, sortants, manqués, tous) L’émission d’appel La touche bis La prise d’appel, le va et vient

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Transfert aveugle ou après réponse Renvoi immédiat, sur non réponse, sur occupation, Multi lignes – Multitouches Conférence, L’affichage du numéro de l’appelant CLID et affichage du nom, leurs restrictions associées La notification de message sur boîte vocale Les services systèmes du serveur ToIP (profil utilisateurs avec classes de services, messagerie vocale, taxation…) Positionnables sur des murs et des cloisons, Composés d’un Switch 2 ports 10/100 ou 10/100/1000 Ethernet embarqué : 1 pour le PC, 1 pour le LAN ; ce qui permettra de minimiser les quantités de câbles et de prises nécessaires Compatibles Télé-alimentation par le réseau (802.3af) incluant le bloc d’extension potentiel Exploitables simplement par différents modes de configuration : par menu sur le poste, ou à distance par le Web ou encore par le service FTP du serveur de ToIP Une excellente qualité audio grâce à la technologie Hi-Q Audio™ Technologie et un design matériel HD pour audio large bande améliorée Les upgrades du firmware peuvent être téléchargés et installés dès que les protocoles et standards évoluent. Ouverts à l’XML (Extensible Mark up Language) Compatible FreeSeating Supervision avec intercom simple et restreint via BLF (Busy Lamp Field) Qualité voix et vidéo HiQ : codec G722 notamment Afin de faciliter l’accès à tout ou partie des annuaires de la société quel que soit leur format, l’appel par le nom via un moteur de recherche multi-annuaire ou sur un annuaire centralisé est disponible sur l’ensemble de la gamme de terminaux SIP: Par utilisation du clavier alpha numérique à partir du poste en appel sortant, Avec accès ou restriction d’accès aux noms disponibles dans les différents annuaires y compris ceux en « fiches rouge » Affichage du nom sur l’écran du poste téléphonique issu des différents annuaires en appel arrivé.

Trois types de terminaux SIP seront proposés, ils posséderont tous les services listés en introduction de paragraphe ainsi qu’une qualité audio avancée. Ces postes seront : Caractéristiques du terminal Entrée de Gamme : Un écran LCD de 3 lignes. Switch 10/100 base T 2 ports & télé alimentation 802.3af 3 touches programmables personnalisables par l’utilisateur Un poste multi-ligne multi touches; avec indication d’arrivée d’un appel par Led. Le passage d’un appel à l’autre est réalisé de façon très simple par appui d’une touche. Va et vient (Mise en garde) : permet de mettre un appel en attente sur un poste et de prendre un autre appel en cours.

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Main libre Une protection des investissements du client : les upgrades du firmware peuvent être téléchargés et installés dès que les protocoles et standards évoluent.

Les capacités d’appels y compris des appels d’urgences dans un environnement SIP Trunk et l’appel par le nom sur la base annuaire de l’iPbx

Les fonctions de groupe comme le filtrage, la supervision – gestion de présence téléphonique,

La mobilité de l’usager (log in- log out) avec maintien des fonctions à l’identique (renvois, touches, journaux des appels).

Compatibilité dual homing & maintien des conversations en cours lors de la commutation du call serveur

Support du codec G722

Support du chiffrement TLS / SRTP

Support du protocole RTCP XR (RTP Control Protocol Extended Reports): Ce protocole de gestion de la VoIP définit un ensemble de paramètres qui contiennent des informations pour évaluer la qualité des appels VoIP et diagnostiquer les problèmes. L’IETF définit RTCP XR dans la RFC 3611. Il est compatible avec l’application de supervision QoS. Il donne des indications du critère MOS (Mean Opinion Score) de la qualité vocale. Il permet d’avoir des informations sur : es temps de délai, la gigue, les pertes de paquets.

Fonction d’interception entre terminaux (utilisateurs)

Double orientation verticale – pieds inclus dans l’offre

Position murale possible en option Caractéristiques du terminal SIP moyenne gamme

Les fonctions de l’équipement précédent avec les apports suivants :

Un écran LCD de 3 lignes (au moins) avec 8 touches programmables

Gestion de service XML comme appel par le nom par exemple

Navigateur, touches fixes transfert, conférence

Un poste multi-lignes multitouches qui supporte jusqu’à 9 appels simultanés. Le passage d’un appel à l’autre est réalisé de façon très simple par appui d’une touche.

Va et vient (Mise en garde) : permet de mettre un appel en attente sur un poste et de prendre un autre appel en cours

Une excellente qualité audio grâce entre-autres à un haut-parleur full duplex & le codec G722

Switch 10/100/1000 base T 2 ports & télé-alimentation 802.3af classe 2

Extension de touche LCD possible sans avoir à ajouter de bloc secteur si télé-alimentation électrique via le switch

Prise casque (DHSG/ EHS) Caractéristiques du terminal SIP Haut de Gamme

Les fonctions de l’équipement précédent avec les apports suivants :

Un écran LCD rétro-éclairé, couleur de 7 pouces, 320x240 pixels, QVGA

Une caméra intégrée de 5 mégapixels

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Jusqu’à 20 touches programmables avec statut appelant (icônes/LED)

Option bloc d’extension jusqu’à 56 touches programmables directement sans avoir à ajouter de bloc secteur en cas de télé-alimentation

Une option clavier alphabétique AZERTY/QWERTY (la répartition se fera lors des négociations)

Une option de vision conférence extérieure 2.3.2 Terminal dédié à la visiophonie Le terminal vidéo disposera d’un haut niveau de fonctionnalités téléphoniques lui permettant de fonctionner en association avec un terminal téléphonique usuel ou en remplacement du téléphone de bureau traditionnel. Ce terminal sera un terminal intuitif et facile à utiliser, grâce à son écran tactile et à une ergonomie familière – basée sur la gamme des terminaux SIP – il comprendra donc un niveau de services élevé en communications unifiées ainsi qu’une simplicité de mise en œuvre et d’administration (provisionning, supervision etc…). Il proposera à minima : Des fonctions identiques à celles proposées par les terminaux SIP : accès aux annuaires,

journaux d’appels, double port Ethernet, multilingue etc… Le soumissionnaire listera les fonctions compatibles. De la vidéo H.264 et d’un son HD D’un écran de 13 pouces couleur et tactile (glisser-déplacer, etc.), disposant de la

technologie VBR (Variable Bit Rate) pour optimiser la bande passante D’une caméra HD 720p large champ de vue de 70 degrés, avec obturateur. D’une acoustique exceptionnelle reposant sur 4 micros et 3 haut-parleurs (HiQ : codec G722 et Suppression d’écho acoustique (AEC) ultra large bande notamment). D’une solution embarquée de conférence vidéo jusqu’à 4 participants sans nécessiter l’ajout d’un MCU. L’utilisateur devra s’authentifier et être reconnu afin d’utiliser le terminal, l’authentification s’effectuera via login ou via le lecteur d’empreinte intégré afin de sécuriser la mobilité de type free seating de l’usager. L’accès aux annuaires par le terminal est authentifié (les échanges sont chiffrés par SSL lors de l’import des contacts depuis Exchange). L’application utilisateur de self-administration sera accessible depuis l’outil d’administration, son usage sera la programmation des renvois d’appels en complément de la programmation disponible sur le terminal lui-même. Le terminal retenu comme tout terminal SIP bénéficiera de la haute disponibilité de la solution retenue. Les appels audio et vidéo sont maintenus dans le cas d’un basculement du serveur principal vers le serveur secondaire

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2.4. Ressources Vocales Utilisateur 2.4.1 Guides vocaux La plate-forme téléphonique doit intégrer un système permettant de guider l’ensemble des utilisateurs dans les exploitations téléphoniques. Le guide vocal devra indiquer :

Les services accessibles ainsi que leurs préfixes et suffixes d’activation associés, en fonction du contexte de communication,

Si la manœuvre demandée a bien été prise en compte,

L’état du terminal ainsi que le préfixe à composer pour revenir à l’état normal. Les guides vocaux doivent être personnalisables de base, activés ou désactivés par l’utilisateur. Le chargement de ses messages doit pouvoir se faire à partir d’un outil convivial à distance via une interface sécurisée https. Le nombre de messages proposés sera précisé et chaque message sera décrit. Les messages devront être synchronisés et de type.wav. Les préfixes et suffixes générés par les guides devront tenir compte du plan de numérotation défini pour l’installation. 2.4.2. Annonces parlées Le système doit disposer d’au moins huit annonces parlées mises à la disposition des utilisateurs. Elles remplacent alors les tonalités par défaut du système telles que :

Messagerie : informe qu'un message a été déposé dans la boîte vocale.

Encombrement : précise qu'un appel ne peut aboutir par suite d'encombrement. Cette annonce est émise lorsqu'un faisceau LIA ou RTC est saturé… Les caractéristiques d’administrations sont identiques aux guides vocaux. 2.4.3 Musique d’attente La solution proposée doit disposer d’une musique d'attente, accompagnée de messages personnalisés, permettant de faire patienter ou de mettre en garde les appelants d'une manière conviviale et de leur diffuser simultanément des informations sur l’entité. Ces messages devront être synchronisés et personnalisables selon les services. Le soumissionnaire précisera si la solution de musique d’attente est intégrée au système ou si elle est externe à celui-ci. Dans le cas où la solution de musique d’attente n’est pas intégrée au système, le soumissionnaire précisera le type, le modèle et les caractéristiques du matériel proposé ainsi que le type d'interface de raccordement nécessaire. Il précisera le nombre de musiques que

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peut gérer le système d’attente proposé et indiquera la durée du message. Les appels devront automatiquement être connectés au début du message.

L'enregistrement des musiques d'attente devra s’effectuer à la convenance de l’exploitant de la même manière que pour les guides vocaux. 2.4.4 Convergence Fixe/Mobile

La solution de FMC permettra de retrouver les services de la solution retenue sur son téléphone cellulaire (GSM, smartphone…). Cette solution sera composée de :

Client : un logiciel installé sur le téléphone mobile utilisé pour fournir à l’utilisateur les fonctionnalités téléphoniques.

Un logiciel contrôleur : installé dans un serveur standard raccordé en IP-SIP à la solution de communication qui fournira les fonctionnalités FMC aux clients.

Des terminaux GSM/3G/4G. Le soumissionnaire listera les terminaux compatibles, ces terminaux devront fonctionner sous les principaux OS tels qu’iOS (iPhone), Android.

L’utilisateur disposera alors du numéro unique :

Ses différents terminaux (fixes, DECT, GSM) sonneront en même temps et l’utilisateur prend l’appel sur n’importe lequel d’entre eux (fonction terminaux asscociés).

Il disposera d’une messagerie unique : celle de l’entreprise. Plus besoin de passer d’une messagerie à l’autre pour consulter tous ses messages.

Les fonctions avancées seront accessibles intuitivement :

Mise en attente/reprise, Double appel, transfert, conférence, Renvois, Ne pas déranger (et état), Consultation de la messagerie vocale

Indication de message non lu (MWI)

Reprise d’un appel parqué par le poste fixe, envoi de DTMF

L’utilisateur accède à l’annuaire de la solution de communication pour la recherche par le nom et pour la présentation du nom de l’appelant.

Il peut aussi utiliser les numéros internes de l’entreprise (y compris numéros non SDA) pour contacter les collaborateurs.

La solution permettra également de tirer profit des connexions data en 3G en offrant des fonctions de communication unifié et de collaboration tel l’accès à l’annuaire LDAP de la solution de communication retenue, la gestion de présence et la messagerie instantanée.

En termes d’architecture, la solution retenue :

Se présentera sous la forme d’un client déployé sur les mobiles GSM et smartphones, et d’un contrôleur dialoguant avec l’ensemble des clients et s’interconnectant avec la plateforme de communication en SIP.

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Sera à la fois déployable sur un serveur standard ou sur une infrastructure virtualisée.

Peut-être mise à jour et configurée à distance(*) ou localement (suivant abonnement opérateur GSM)

La solution de FMC retenue offrira une continuité d’appel transparente et automatique – hand-over - pour les utilisateurs se déplaçant entre les réseaux cellulaires (2G/3G) et WiFi.

Le soumissionnaire détaillera les licences nécessaires et l’impact sur l’architecture.

2.5 Répartiteur général et Câblage La proposition comprendra :

La fourniture et pose du panneau de brassage RJ45 adaptée entre la distribution et la ressource nécessaires,

Une baie de 42 U permettant d’intégrer l’ensemble des équipements dotés d’un bandeau d’alimentation électrique

l’ensemble des jarretières nécessaires au raccordement des modules RJ 45 IPBX aux modules de rocade dans le répartiteur général

la documentation relative aux éléments créés (cahier de répartiteur). Le soumissionnaire devra ainsi inclure dans sa prestation les travaux associés qu’il aura identifié lors de sa visite. Il précisera, dans le cas contraire, les opérations qu’ils ne prendraient pas en compte.

2.6 Station d’énergie La station d’énergie sera composée des éléments suivants :

Batteries étanches au format 19 pouces, si la capacité du IPBX le permet, assurant une autonomie de 4 heures en pleine charge : la décharge des batteries sera supervisée par un dispositif générant une alarme en cas de tension minimal puis un arrêt de la décharge ; la capacité des redresseurs devra permettre un fonctionnement en pleine charge pendant le rechargement des batteries.

Onduleur, si le IPBX ou les équipements annexes le nécessitent. Les alarmes « énergie » suivantes seront délivrées :

Défaut secteur,

Défaut redresseurs,

Défaut batteries.

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3. MISE EN ŒUVRE Le soumissionnaire exposera la manière dont se déroulera le déploiement du système en tenant compte des paragraphes ci-après. Il accompagnera sa proposition d’un planning détaillé.

3.1 Collecte des données La collecte des données de l’ensemble des utilisateurs du système est à la charge du soumissionnaire. Le soumissionnaire devra :

définir le profil abonné adapté à chaque poste (numérique, analogique DECT et IP),

conseiller les utilisateurs dans le choix des fonctionnalités,

remplir lui-même le document de collecte. Le soumissionnaire présentera :

la méthodologie mise en œuvre pour réaliser cette collecte des données,

le planning d'intervention,

les personnes à rencontrer,

3.2 Configuration du système de communication La configuration consistera à programmer l’iPBX avec :

les données des utilisateurs recueillies lors de la collecte des données,

l’ensemble des paramétrages usuels nécessaires au bon fonctionnement du système.

3.3 Contrôle de l'installation Un contrôle de l’installation sera systématiquement effectué. Pour chaque phase de mise en œuvre qui nécessite l’installation de nouveau matériel sera réalisée une recette de l’installation.

3.4 Réception provisoire Les utilisateurs procéderont au contrôle technique des installations avant la mise en service de l’iPBX. La réception provisoire sera prononcée pour l’iPBX après un ensemble de contrôles sur site. A la suite des essais, et compte tenu d'une qualité de service minimum qui sera à déterminer, la mise en service de l’iPBX pourra être décidée.

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Les diverses phases de ce contrôle seront les suivantes :

Contrôle qualitatif et quantitatif Il permettra de s'assurer de la bonne qualité de réalisation du matériel (bâtis, alvéole, cartes,…) et de la conformité des matériels livrés avec ceux prévus au marché : contrôle des capacités équipées et câblées, adéquation des logiciels,…

Contrôle fonctionnel

Le système étant intégré conformément à la configuration site et le logiciel chargé, le contrôle qualitatif de toutes les exploitations téléphoniques sera effectué. Le soumissionnaire devra obligatoirement être présent sur le site durant toute la période de contrôle. Ces contrôles permettront de s'assurer que les équipements et prestations fournies par le soumissionnaire sont conformes aux spécifications techniques décrites dans le marché. Le soumissionnaire proposera un cahier de recette qui sera remis aux utilisateurs quatre (4) semaines avant la recette pour validation. La recette de conformité des systèmes de communication comprendra notamment les contrôles relatifs aux éléments suivants :

Inventaire, permettant de vérifier l'adéquation du matériel installé avec le descriptif du marché,

Station d'énergie, permettant de vérifier que le dimensionnement de la station d'énergie est conforme aux termes du contrat,

Documentation, permettant de vérifier le quantitatif et le qualitatif de l'ensemble de la documentation,

Exploitation des postes : ces tests et vérifications permettront de s'assurer que les fonctionnalités décrites dans le marché peuvent être mises en œuvre,

Exploitation du Poste Opérateur : ces vérifications permettront de contrôler le bon fonctionnement des fonctionnalités prescrites dans le contrat,

Gestion des systèmes : le système de gestion fera l'objet d'une recette particulière visant à évaluer les performances du système installé et la conformité des fonctionnalités disponibles,

Exploitation des fonctionnalités : ces vérifications permettront de contrôler le bon fonctionnement des fonctionnalités offertes,

Serveurs optionnels (messagerie vocale, SVI, ACD, ...) : ces vérifications permettront de s'assurer du bon raccordement et de la mise en service des serveurs annexes.

A l'issue de la réception effectuée sur le site, l’utilisateur établira un procès-verbal de réception provisoire.

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Ce procès-verbal comportera les réserves éventuelles de non-conformité aux conditions techniques prévues au marché ou à la normalisation.

Si les résultats ne sont pas satisfaisants, un ajournement sera prononcé et notifié au soumissionnaire. Le soumissionnaire sera tenu d'effectuer à ses frais, et dans un délai de 30 jours calendaires maximum à compter de la notification, tous remplacements, modifications, réparations, adjonctions ou mises au point nécessaires.

Après exécution complète des travaux imposés, il sera procédé de nouveaux essais, à la demande du soumissionnaire.

Tous les frais liés aux essais et contrôles supplémentaires effectués par les utilisateurs, en cas d'ajournement, seront directement supportés par le soumissionnaire.

3.5 Réception définitive

La réception définitive sera prononcée lorsque les installations auront fonctionné pendant une période de garantie de un (1) an et après la levée des réserves mentionnées lors du contrôle sur site.

Au terme de cette période, la recette définitive sera prononcée et entraînera le transfert de propriété et le début de la période de garantie qui sera d'un an minimum.

Le non-respect des conditions de qualité de service spécifiées pendant la période de Vérification de Service Régulier entraîne automatiquement une nouvelle période de Vérification de Service Régulier d'une durée de trois (3) mois.

3.6 Mise en service

Une fois la recette provisoire des installations prononcée, le soumissionnaire pourra procéder au basculement des anciennes installations téléphoniques. La mise en service devra s’effectuer dès la validation par de la recette provisoire. Le soumissionnaire a en charge :

la mutation des accès opérateurs vers le nouveau iPBX,

la coupure de l’ancien iPBX et la suppression de la mise en Y,

le test de chaque poste opérateur et numérique / IP. Le soumissionnaire devra assurer durant la semaine suivant la mise en service, la disponibilité d'un technicien qualifié ayant participé à la réalisation du projet et connaissant la configuration de l'installation pour les modifications de programmation éventuelles, l'assistance aux opérateurs et aux utilisateurs. 3.7 Prestations d’exploitation et de maintenance

Le soumissionnaire proposera un contrat d’exploitation et de maintenance après la recette définitive.

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4. FORMATION Le soumissionnaire devra fournir pour chaque type de formation, le nombre de jours prévus ainsi que le coût journalier d’intervention.

4.1 Plan de formation Le plan de formation sera effectué en parfaite collaboration avec les utilisateurs. Le Soumissionnaire fournira pour chacune des formations ci-dessous, les différents programmes qui seront effectués impérativement avant la mise en service des installations. Elles se dérouleront dans la semaine précédant la date de mise en service prévue au § 3.4. Seront prévues les formations suivantes : 4.1.1 Formation des standardistes à l’exploitation du poste opérateur. La formation du personnel opérateur sera réalisée dans les locaux des utilisateurs. Le soumissionnaire précisera les modalités relatives à la fourniture de la prestation (durée, support de formation, etc.). Pour cette formation, le soumissionnaire devra prévoir une assistance le jour de la mise service. 4.1.2 Formation des utilisateurs de postes numériques Cette formation sera effectuée dans les locaux des utilisateurs, de préférence dans la semaine précédant la mise en service des installations. Elle aura pour but de sensibiliser les utilisateurs aux fonctionnalités des postes numériques (explications théoriques et manipulations). La formation des secrétariats sera spécifique aux fonctionnalités des postes numériques avec filtrage Patron-Secrétaire et aux exploitations des dits postes. Le nombre de séances seront indiqués dans la proposition sur la base suivante :

Pour la formation d’utilisateurs à l’usage de poste numérique classique

Pour la formation d’utilisateurs à l’usage de poste numérique avec filtrage

4.1.3 Formation du personnel de gestion Par gestion, on entend des interventions de premier niveau telles qu’elles sont définies dans le chapitre Gestion des systèmes de communication. Le nombre de personnes à former sera ultérieurement précisé.

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4.1.4 Formation du personnel de maintenance niveau 1 Par maintenance de niveau 1, on entend des interventions de maintenance de premier niveau telles qu’elles sont définies dans le paragraphe Maintenance curative. 5 - CONSULTATION ET RETRAIT DES DOSSIERS 128, Boulevard du 13 Janvier B.P. 2704 – LOME / REPUBLIQUE TOGOLAISE TEL. : 22 21 68 64 FAX : 22 21 86 84 Bureau du Secrétariat du Département de l’Administration de la BIDC (0505D). 6 - REMISE DES OFFRES Aucune offre envoyée par voie électronique ne sera examinée. Le dépôt des cotations aura lieu au plus tard le jeudi 1er août 2019 à 16 h 00 min (délai de rigueur) au Secrétariat du Département de l’Administration. 7- RENSEIGNEMENTS COMPLEMENTAIRES Les renseignements complémentaires pourront être fournis sur demande adressée au département de l’administration et des services généraux de la BIDC (jassah@bidc-ebid.org; atraore@bidc-ebid.org; yaboda@bidc-ebid.org;).

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8. CRITERES D’EVALUATION ET BAREME DE NOTATION

A- OFFRE TECHNIQUE : 100/100

CRITERES

NOTE

1- PRESENTATION DE L’OFFRE PHYSIQUE

05

2- Présentation détaillée de la solution proposée

30

3- Fiches techniques du système proposé

05

4- Les références des travaux similaires réalisées

30

- Précisez le nombre d’installation faite au Togo comme à l’extérieur

- Joindre les attestations de bonne fin d’exécution

5- Qualification du personnel affecté au projet et précision des points

suivants :

20 - année d’expérience de chaque personnel,

- ancienneté au poste

- copie des diplômes

- copie des attestations de formation des techniciens sur le système proposé

6- Plan de formation bien 10

B - OFFRE FINANCIERE

Les offres financières à ouvrir sont celles dont les notes techniques sont supérieures à 75 points et les notes finales seront attribuées suivant le ratio 80/20 (technique/finance).

Fait à Lomé, le 18 juin 2019

Le Vice-Président Finances et Services Institutionnels,

Dr. George Agyekum N. DONKOR