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Cahier des Charges de l’Audit Interne

(Révisé en Octobre 2010)

Le Département de l’Audit Interne (DAI) remplit ses responsabilités de manière indépendante lorsqu'il évalue les différentes étapes des activités et transactions menées au sein de la Banque de Développement du Conseil de l'Europe (CEB). Le Département fait partie de l'Inspection Générale. Le responsable de l'Audit Interne rapporte directement au Gouverneur ou à son Délégué comme prévu par les Statuts de la Banque. Il est placé sous l'autorité fonctionnelle et administrative de l'Inspecteur Général. Le Département de l’Audit Interne a pour mission d'examiner et d'évaluer toutes les activités de la Banque dans le respect des recommandations édictées par les meilleures pratiques des métiers concernés, selon les normes internationales spécifiées par l'Institut des Auditeurs Internes, par le Comité de Bâle dans leurs documents sur la Supervision Bancaire et dans les principes de bon gouvernement d'entreprise, afin que la Direction Générale de la CEB (le Gouverneur et les Vice-Gouverneurs) puisse s'assurer en toute indépendance et objectivité que les activités et les transactions sont bien effectuées et sous contrôle. Ceci permettra à la Banque de mener à bien sa mission en adoptant une approche méthodique et rigoureuse pour examiner et évaluer toutes les activités et pour proposer des améliorations de fonctionnement. Le DAI s'assure que les transactions sont effectuées en parfaite conformité avec les politiques existantes à la CEB et que les procédures opérationnelles sont appropriées à chaque type d'opérations et à leurs risques inhérents ; il veille à ce que les dispositifs de contrôle interne soient intégrés de manière efficace dans les processus et appliqués de façon cohérente. Le DAI analyse l'efficacité des activités auditées, évalue le niveau qualitatif de leurs modes opératoires et émet des recommandations pour d'éventuelles améliorations. L’Inspection Générale ainsi que l'Audit Interne ne participent à aucune des activités opérationnelles de la Banque, ce qui lui permet d'effectuer son travail d'audit et de contrôle librement et objectivement. Cette indépendance permet à l’Audit Interne d’émettre des jugements impartiaux qui sont essentiels à la conduite de ses missions d’audit. I- LA GARANTIE D'INDÉPENDANCE DE L’AUDIT INTERNE

Le Comité de Surveillance, un organe de la Banque composé de professionnels compétents en économie et en finance qui sont désignés par les pays membres, assure l'indépendance du programme de travail de l'Audit Interne.

Le Comité de Surveillance reçoit communication de toute documentation utile à ses travaux, telle que les rapports d'audit externe et interne. [Art. XII du Statut de la Banque du Conseil

de l'Europe]

Le Comité de Surveillance est consulté préalablement à la nomination, au remplacement, à la réaffectation ou à la révocation du responsable de l'audit interne. [Résolution 334, 2001 du

Conseil de Direction - Règlement intérieur du Comité de Surveillance, art. 1.5]

Le Comité de Surveillance doit pouvoir accéder régulièrement aux rapports sur les activités d'audit internes, notamment à la liste des audits internes qui ont été effectués, de ceux qui sont en cours et aux conclusions d'audits au moins pour chaque trimestre. [Résolution 334,

2001 du Conseil de Direction - Règlement intérieur du Comité de Surveillance, art. 1.3]

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Avant la réunion de printemps, le Comité de Surveillance reçoit le projet définitif des états financiers et des rapports d'audit externe et interne, au plus tard dans la semaine précédant la date de la réunion. [Résolution 334, 2001 du Conseil de Direction - Règlement intérieur du Comité de Surveillance, art. 4.2]

Dans le rapport annuel du Comité de Surveillance sur le bilan et le compte de résultats ainsi que sur les Notes annexes aux États financiers, le Comité de Surveillance déclare avoir procédé à l'audit de la CEB après avoir consulté (entre autres) l'Audit Interne et examiné ses rapports (La certification annuelle du Comité de Surveillance).

Il est de pratique courante que le responsable de l'Audit Interne participe aux réunions du Conseil d'Administration et du Conseil de Direction sur sa propre initiative, de même qu'à la présentation annuelle de la certification des comptes par le Comité de Surveillance et l'Audit Externe. Le responsable de l'Audit Interne se tient à la disposition des membres des organes de la CEB pour tout échange d'informations, et bénéficie d'un droit accès direct aux présidents des organes de la Banque à tout moment et selon les exigences de la situation.

II- LES FONCTIONS DE L’AUDIT INTERNE

Effectuer régulièrement des missions d'audit auprès des services de la Banque afin que la Direction Générale (le Gouverneur et les Vice-Gouverneurs) puisse s'assurer que les secteurs d'activités et les dispositifs opérationnels fonctionnent selon les contrôles qui conviennent, les normes qui correspondent et les meilleures pratiques en cours.

Établir le programme annuel des travaux d'audit (the yearly Internal Audit Plan) à partir du plan quadriennal et le présenter pour accord à la Direction Générale (Gouverneur, Vice-Gouverneurs) de la Banque lors de la première réunion de l'Audit de l'année. Présenter au Comité de Surveillance le plan d'Audit annuel et, le cas échéant, les changements ultérieurs.

Présenter chaque année, à la Direction Générale (le Gouverneur et les Vice-Gouverneurs), la mise à jour du plan quadriennal des travaux d'audit pour définir ensemble les niveaux de risque respectifs des unités audités, ainsi que les ajouts et/ou retraits éventuels afférents. Inclure le plan quadriennal des travaux d'audit au dossier de synthèse sur les missions d'audit de l'année, qui sera remis au Comité de Surveillance.

III- LA PLACE DE L’AUDIT INTERNE DANS L'ORGANISATION

L'Audit Interne fait partie de l'Inspection Générale qui se compose de l'Audit Interne et du Contrôle de Sécurité des Systèmes, ces deux départements agissant indépendamment des activités de la Banque, n'exerçant aucune fonction transactionnelle ou opérationnelle au sein de la Banque.

L'Inspecteur Général, nommé comme Responsable de l'Audit Interne, rapporte directement au Gouverneur ou, en cas d’absence, au Vice-Gouverneur Délégué. En cas d’absence de ces derniers, l’Audit Interne rapporte à l'un des deux autres Vice-Gouverneurs en poste.

Le Gouverneur, les Vice-Gouverneurs et les auditeurs internes se réunissent périodiquement pour passer en revue les travaux d'audit menés à bien, examiner les conclusions des missions effectuées, discuter de l’ensemble des questions relatives à l’audit et donner à l'Audit Interne les informations relatives aux plans et changements envisagés au niveau de l'activité générale, de celui des opérations et de l'organisation.

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Le DAI aura d'une manière générale accès à toutes les informations de la Banque et des membres du personnel ; toutes les informations reçues devront être traitées avec la plus stricte confidentialité dans le seul cadre des missions d'audit. Pendant le déroulement de ses missions, l'Audit Interne devra notamment recevoir toutes les informations et documents nécessaires à ses travaux. En cas de difficulté pour obtenir ces informations, l’Audit Interne fera part de ses exigences au Gouverneur.

Par rapport aux différentes Directions de la Banque, l’Audit Interne bénéficiera d’une totale autonomie.

IV- LES MISSIONS DE L’AUDIT INTERNE

Les missions d’audit se déroulent en général selon le plan d'audit annuel. Des missions spécifiques (ad hoc) peuvent par ailleurs être demandées par le Gouverneur ou son Délégué, ou à l'initiative de l’Audit Interne.

L’Audit Interne a pour mission d'évaluer méthodiquement :

- les contributions apportées par l'ensemble des services, départements et directions à la réalisation des objectifs de la Banque déterminés par la Direction Générale ;

- la fonctionnalité des procédures d'application et de contrôle au sein de la Banque ;

- la fiabilité et la sécurité de toutes les activités de la Banque ;

- le respect des obligations légales et résolutions adoptées par les Organes Collégiaux.

L’Audit Interne formulera des recommandations à l'intention des entités auditées pour l'amélioration générale de leur fonctionnement. Il apportera son concours aux réflexions menées par ces entités sur le sujet et à la mise en place des mesures correctrices convenues. La mise en application des recommandations relèvera de la responsabilité de la personne en charge ou du responsable de l'entité auditée.

Le DAI transmet ses observations au responsable du service concerné pour permettre à l'entité auditée de remédier aux dysfonctionnements constatés dans le respect du plan d'action convenu.

L’Audit Interne s'assure pour la Direction Générale que les enregistrements comptables des transactions passées sont traitées correctement et selon le dispositif de contrôle en place.

L’Audit Interne examine les procédures mises en place pour assurer l’exhaustivité et l’exactitude du traitement des opérations, ainsi que l'application des mesures prises en matière de risques à la Banque.

L’Audit Interne valide l’existence de pistes d’audit appropriées au déroulement des opérations.

L’Audit Interne consignera par écrit ses constats et ses recommandations, et publiera un rapport pour chacune de ses missions. Ce rapport sera adressé au Gouverneur, aux Vice-Gouverneurs et au Directeur de l'entité auditée avec copie aux responsables des services concernés.

L’Audit Interne établit lui-même ses propres procédures de travail dans la mesure où ces procédures ne sont pas décrites dans le présent cahier des charges. Ces procédures doivent déterminer les responsabilités et les tâches des membres de l’Audit Interne, ainsi que la méthode de travail adoptée.

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V- LE RAPPORT D'ACTIVITÉ ANNUEL

A la fin de l'année, l'Audit Interne publie un dossier de synthèse sur les travaux d'audit accomplis. Ce dossier comprendra :

- les rapports des missions effectuées (présentant les grandes lignes de l'activité auditée, le champ de la mission, les conclusions de l'audit, les recommandations émises et la réponse optionnelle de la direction de l'entité concernée) ;

- les plans annuel et quadriennal des travaux d'audit ;

- les audits spécifiques menés à l'initiative de l'Audit Interne ;

- les travaux d'audit non réalisés ou non autorisés ;

- le Plan d'Actions Correctrices (CAP) ;

- le Cahier des Charges en vigueur ;

- les comptes-rendus des réunions d'audit

- une description et évaluation des nouvelles procédures, s'il y en a eu, mises en place au cours des audits.

Dans ce dossier annuel de synthèse, l'Audit Interne indiquera également les missions nécessitant un suivi qui figurera dans le plan d'audit de l'année suivante.

Ce dossier final est présenté au Gouverneur et aux Vice-Gouverneurs, ainsi qu'au Comité de Surveillance et aux Auditeurs Externes dans le cadre de la certification annuelle des comptes de la CEB.