DGESCO B2-2 – Bureau de la maîtrise d’ouvrage des systèmes d’information 11/01/2016

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Services en ligne « fiche de renseignements » et « inscription au lycée » Bilan 2015 du déploiement et des usages

Les services en ligne « inscription au lycée » et « fiche de renseignements », expérimentés respectivement depuis 2012 et 2013, font tous deux l’objet d’une offre généralisée depuis février 2014.

Ce bilan s’appuie sur les données communiquées par le pôle national de diffusion de Nancy-Metz :

- pour les deux services , des données techniques relatives à leur déploiement et à leur utilisation tout au long de l’année scolaire 2014-2015, arrêtées au 15/07/2015 ;

- pour l’inscription en ligne , les résultats d’une enquête de satisfaction proposée aux parents à l’issue de la procédure.

Pour une bonne compréhension, rappelons que l’appropriation effective de ces services par les usagers, qui est un critère essentiel d’évaluation de l’efficacité de la démarche, est restée subordonnée, en 2015, à plusieurs actions internes :

Au niveau académique :

- la sélection de tout ou partie des établissements dans le module « SIECLE Admin » ;

- l’information des chefs d’établissement sur l’existence et les avantages de ces services au moyen, notamment, de supports élaborés au plan national ;

Dans chaque établissement :

- leur mise en service par le chef d’établissement (comprenant, si cela n’a pas déjà été fait, la notification aux parents de leurs comptes d’accès) ;

- la promotion des services auprès des parents d’élèves et l’accompagnement de ces derniers.

La fiche de renseignements : un service qui s’insta lle peu à peu, mais qui reste à valoriser

� Un déploiement national qui progresse de 150 % en u n an

Le service en ligne « fiche de renseignements » permet la consultation et la modification à distance par les parents de leurs données administratives et de celles de leurs enfants. L’établissement est avisé en temps réel de la nature des modifications apportées par les parents aux fiches élèves. Ces modifications ne sont répercutées dans la base élèves qu’après validation par l’établissement, ce qui déclenche automatiquement l’envoi d’un courriel de confirmation aux parents.

Globalement stable entre 2014 et 2015 à hauteur de 24 académies , le périmètre de déploiement du service a cependant évolué dans sa composition avec le retrait de trois académies (Guyane, Mayotte et Strasbourg), compensé par l’entrée de trois nouvelles (Besançon, Nantes et Poitiers).

Au 15/07/2015, on totalisait 1 613 EPLE ayant ouvert ce service au cours de l’année scolaire 2014-2015 (c’est-à-dire 20 % de l’ensemble des établissements publics de métropole et des DOM), soit 2,5 fois plus qu’en 2014 . Quatre académies ont largement contribué à cette avancée en progressant elles-mêmes d’une manière beaucoup plus sensible : Amiens (x 7,4), Grenoble (x 7,8), Rennes (x 13) et Orléans-Tours (x 23,2).

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En 2015, entre 4 % et 87 % d’EPLE impliqués

au sein des académies engagées. 5 académies dépassent le seuil des 40 %

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� Des usages qui s’intensifient, malgré un caractère encore saisonnier

Toujours à la mi-juillet 2015, on recensait un total de plus de 220 600 connexions au service « fiche de renseignements » au cours de l’année scolaire 2014-2015 (soit presque 6 fois plus qu’en 2013-2014) et environ 78 000 fiches de renseignements mises à jour par les parents.

Toutefois, alors que la vocation du téléservice « fiche de renseignements » est d’être accessible par les familles tout au long de l’année, un suivi plus fin de son déploiement révèle, pour la deuxième année consécutive, que celui-ci conserve encore un caractère « saisonnier » marqué par un temps fort en fin d’année scolaire : au 08/10/2015, en effet, soit 6 semaines après la rentrée, on relève que le téléservice n’a été rouvert que dans environ 500 EPLE (contre plus de 1 600 sur l’ensemble de l’année 2014-2015).

Ces différents constats justifient pleinement de poursuivre la promotion de ce service en ligne dont la mise en œuvre, d’une grande simplicité pour les établissements, apporte à ceux-ci une réelle plus-value en matière de fiabilisation des données administratives des élèves et de leurs responsables tout au long de l’année scolaire .

L’inscription au lycée : une réelle attente des par ents encore diversement prise en compte

� Un service innovant en amélioration continue

L’inscription en ligne (ou « téléinscription ») permet via internet, au représentant légal d’un élève affecté en 2nde générale et technologique, en 2nde professionnelle ou en 1ère année de CAP :

- de prendre connaissance du résultat de l’affectation (établissement et formation) ;

- d’accepter ou refuser l’inscription dans cet établissement ;

- de préciser les enseignements au choix souhaités (langues, enseignements d’exploration, enseignements facultatifs) ;

- de mettre à jour la fiche de renseignements, pour l’élève et ses représentants légaux.

Fonctionnellement, le service a connu en 2015 quelques améliorations, issues du bilan dressé en 2014. En particulier, la possibilité a été donnée aux lycées :

- de personnaliser plus finement leur offre d’options ;

- de permettre aux parents de télécharger des documents annexes (fiche d’infirmerie, fiche d’intendance, etc.), en attendant leur dématérialisation. Cette nouvelle fonctionnalité a été utilisée par environ un tiers des lycées, qui ont ainsi pu transmettre par ce canal 5 à 6 documents aux parents, en moyenne.

En revanche, l’inclusion des redoublants des lycées dans champ des élèves « téléinscriptibles », initialement visée pour la campagne 2015, n’a pu finalement être accomplie pour cette échéance : cette évolution demeure donc inscrite à la feuille de route du service.

� Des situations académiques variées dont l’analyse c onfirme la nécessité de synergies entre les acteurs

En 2015, 2 071 EPLE (soit 26 %) de 19 académies ont été associés à la procédure, qu’il s’agisse d’établissements d’accueil (lycées) ou d’établissements d’origine des élèves (collèges, très majoritairement).

S’il a très nettement progressé par rapport à l’année dernière, avec un total de 49 726 élèves inscrits en ligne (contre 25 453 en 2014), le niveau de déploiement du service est demeuré très variable selon les académies. En outre, là où le service était proposé, son appropriation par les usagers s’est avérée inégale.

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Afin de mieux rendre compte de la diversité des situations académiques, l’analyse conduite en 2015 a été réalisée selon trois critères distincts et complémentaires :

- du point de vue de l’action académique , au travers du pourcentage d’EPLE sélectionnés par l’académie (notion de « périmètre ouvert ») ;

- du point de vue de l’adhésion des établissements , au travers du pourcentage d’EPLE ayant effectivement ouvert le service (notion de « périmètre réel ») ;

- du point de vue de l’appropriation du service par les parents d’élèves , au travers du pourcentage d’élèves téléinscrits au sein du périmètre réel (notion de « rendement »).

Le graphe ci-dessous positionne les académies en 20 15 selon ces trois critères (périmètre ouvert, périmètre réel, rendement). Par souci de lisibilité, ne figurent que les 14 académies où le service a été ouvert dans plus de 10 % des EPLE.

Les académies de Clermont-Ferrand, Grenoble, Montpellier, Reims et Rouen se distinguent pour avoir non seulement sélectionné la totalité de leurs EPLE, mais aussi obtenu leur adhésion dans une très large proportion (entre 75 % pour Clermont-Ferrand et 98 % pour Grenoble et Reims). Leur expérience montre qu’un déploiement « extensif » ne s’opère pas nécessairement au détriment de l’appropriation du service par les parents, puisque le rendement observé dans ces académies oscille entre 39 % (Grenoble et Rouen) et 49 % (Reims) d’élèves inscrits en ligne.

La ligne bleue matérialise l’égalité entre périmètre ouvert et périmètre réel : les académies positionnées sur cette ligne (ou à sa proximité) ont réussi à mobiliser la totalité (ou la quasi-totalité) des établissements qu’elles avaient sélectionnés.

C’est dans les académies de Limoges et de Versailles où l’on relève la plus large appropriation du téléservice par les parents (87 % et 72 % de rendement, respectivement), mais ce résultat est obtenu dans les deux cas sur un périmètre réel restreint (18 % et 12 %, respectivement).

Pour l’essentiel des autres académies, le rendement se situe dans la fourchette 25 % - 50 %, la situation de Paris (10 %) doit être considérée au regard de la spécificité du recrutement de ses lycées, largement francilien voire national, et qui ne peut donc être géré dans le cadre de la téléinscription compte tenu de l’architecture actuelle du système.

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� La satisfaction des parents utilisateurs se consoli de encore en 2015

L’enquête en ligne dont les résultats sont présentés ci-après était proposée aux parents à l’issue de la procédure d’inscription . 18 153 parents y ont participé, soit environ 37 % de ceux ayant utilisé le service.

Sur les 12 questions posées, 7 concernaient l’ensemble des parents et ont fait l’objet de taux de réponse compris entre 97,5 % et 99,2 %1.

Du point de vue des usagers, les principaux souhaits d’amélioration qui ressortent des réponses à l’enquête portent sur les mêmes domaines que les années précédentes, et ce avec des niveaux d’insatisfaction comparables. Il s’agit :

- de la facilité à se connecter (qui dépend, en outre, de facteurs extérieurs au service) ;

- de la facilité à choisir les enseignements optionnels (enseignements d’exploration, enseignements facultatifs).

Globalement, 94,5 % des répondants se sont déclarés « très satisfaits » ou « plutôt satisfaits »2. Outre qu’il valide la pertinence du service proposé, ce résultat apporte la confirmation de la tendance observée précédemment, à savoir que le déploiement toujours plus large du service n’affecte pas le niveau de satisfaction des usagers qui, au contraire, continue à se consolider.

1 Pour les 5 autres questions, une partie seulement des parents étaient concernés, selon leur cas : enfant affecté en 2nde générale et

technologique (question 3), enfant concerné par un choix d’enseignement facultatif (question 4), fiche de renseignement modifiée lors de la téléinscription (question 6), lycée d’affectation proposant le téléchargement de documents complémentaires (questions 7 et 8).

2 Mais il convient de noter que, compte tenu du mode d’accès au questionnaire, l’avis des parents qui auraient été amenés à abandonner la procédure en cours n’a pu être recueilli, ce qui constitue un biais dans l’évaluation du niveau de satisfaction des usagers.

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94,5 % de parents

satisfaits