Best Practices de l'Evènementiel Virtuel by V3D Events

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    21-May-2015
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    Marketing

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First mover sur ce marché en France avec notre plateforme V3D Events, VISIMMO 3D accompagne depuis 2009 les organisateurs vers la transformation digitale. Devenue depuis leader dans l’Hexagone avec plus de 50 évènements virtuels à notre actif et une croissance enregistrée à 91% sur le marché de l’événementiel virtuel en 2013, nous avons souhaité partager avec vous l'expérience acquise dans les échanges avec nos clients. N'hésitez pas à suivre notre actualité sur Facebook (https://www.facebook.com/Visimmo3D) et à nous laisser vos commentaires.

Transcript of Best Practices de l'Evènementiel Virtuel by V3D Events

  • 1. Janvier 2014

2. Que faut-il faire pour russir son vnement virtuel ? 3. Avoir une stratgie ! Vous aussi, vous avez trouv la meilleure thmatique pour gagner de largent avec un salon virtuel mais en plus : vous lavez vrifie ! > Ceux qui vous vous adressez pour vendre les stands (votre cible) reprsentent un march solvable. > Vous avez identifi comment amener des visiteurs votre salon virtuel, qui plus est pas nimporte quels visiteurs, ceux qui intressent vos exposants. 4. Clarifiez pour vous-mme et votre quipe : votre vision du projet la mission qui mane de votre projet Pourquoi cet vnement ?votre objectif Lobjectif est-il financier ou souhaitez-vous animer une communaut et faire du lobbying ?Cest fondamental ! 5. Et un plan dactionVous avez de bons reflexes mais on va quand mme vous donner un petit coup de main ! 6. Identifier vos besoins Dfinir votre feuille de route en balisant toutes les tapes de la mise en uvre de votre projet Raliser un retroplanning (du avant-pendant-aprs lvnement)Evaluer votre budget 7. Etape 1 > Le marketing Comment allez-vous apporter du lead qualifi vos clients ? Identifiez le partenaire media en OR ! Celui sur lequel vous allez pouvoir compter pour gnrer un flux de trafic consquent. A ct de cela, vous aurez choisi : La bonne thmatique Les bonnes dates La bonne dure Dautres bons partenaires 8. Apporter un maximum de leads qualifis vos clients Faire de votre vnement un succs assur 9. Etape 2 > Lorganisation (1/2) Un vnement russi est un vnement bien prpar ! Pour cela, respectez ces tapes : 1 - Anticiper sa prparation, sy prendre au minimum 3 mois lavance. 2 - Identifier la bonne quipe : est-ce une quipe de communicants ou une quipe mtier quil vous faut pour organiser le salon ? Ou les deux ? Exemple : Ple Emploi a choisi de travailler avec une quipe mtier car cela garantissait daprs eux lexactitude et la qualit du contenu ainsi que ladoption de loutil par les collaborateurs. 10. Etape 2 > Lorganisation (2/2) Un vnement russi est un vnement bien prpar !3 - Bien communiquer auprs de vos exposants! Expliquez-leur comment leur stand fonctionne, motivez-les pour quils soient prsents, ractifs et pourquoi pas cratifs. 4 - Faire des tests, avant louverture du salon, pour viter des mauvaises surprises. 11. Apprhender les diffrentes facettes du projet Recruter une quipe complmentaire Pouvoir drouler votre plan dactions sans accrocs ni surprises 12. Etape 3 > Le contenu(1/3)Un contenu pertinent et de qualitMotivez vos exposants pour quils exploitent au mieux le potentiel des stands ! 1- Il y a des crans Tv sur chaque stand, ils nattendent que des vidos intressantes pour retenir lattention des visiteurs ! 2- Laissez lensemble des documents plaquettes, fiches produits, offres spciales, invitations - en libre tlchargement. Soignez la prsentation de ces PDF. 13. Etape 3 > Le contenu(2/3)Un contenu pertinent et de qualit 3- Espace Presse : utilisez-le pour laisser en libre consultation votre dossier et revue de presse mais aussi ceux de vos exposants et confrenciers. 4- Espace Confrences : un lieu dintense interactivit alors nhsitez pas inviter des experts en lien avec la thmatique de votre salon et laborer un programme de confrences captivant pour toute la dure de votre salon. 14. Etape 3 > Le contenu(3/3)5- Animation commerciale : vous avez peaufin votre contenu informatif, pour totalement combler vos visiteurs, il ne vous reste plus qu proposer des animations commerciales : * Jeux concours * Distribution de coupons de rduction * Distribution de bons divers (pour faire valoir un chantillon ou autre)Exemple : pour le salon Mon Bb , les internautes ont pu bnficier de coupons de rduction utiliser dans les magasins physiques. 15. Gnrer le buzz et lengouement gnral ! Garantir la qualit au public pour le convaincre et reconduire facilement lvnement 16. Etape 4 > La communication(1/2)Ne surtout pas ngliger la com!Communication Online 1- Community management sur les rseaux sociaux : Facebook, Twitter, YouTube 2- Site Web 3- Achat de bannires 4- Faites du teasing! Dvoilez-leur au fur et mesure vos exposants, le thme de vos confrences, vos guest-stars 17. Etape 4 > La communication (2/2) Communication Offline 1- Articles de presse 2- Affichages3- Evnements 4- Parrainage & partenariatPour cela, nhsitez pas vous adosser un groupe Media ou trouver diffrents partenaires qui donneront de lamplitude votre communication. Exemple : une marraine trs mdiatique a t choisie pour lancer le salon Mon Bb : Saskia Thuot, figure populaire de la tlvision qubcoise, animatrice de deux missions. 18. Avoir le QQOPQC* de la com de son vnement avant de commencer ! *qui-quoi-o-pourquoi-quand-comment 19. Que faut-il ne surtout pas faire ? 20. Les choses viter 1- viter la simultanit des vnements physiques et virtuels quand vous ntes pas lorganisateur des 2. Donc faites un tour dhorizon rigoureux avant de choisir vos dates !2- Organiser un vnement trop long : on est plus efficace en virtuel quen physique. Visiter un salon online est plus rapide que parcourir les alles dun salon physique ! Attention, il faut penser web et ventuellement quitter vos anciens rflexes. 21. Les choses viter 3- Omettre dutiliser le badge dinscription. En effet, il vous permet de transmettre les contacts qualifis vos exposants. 4- Sarrter de travailler une fois lvnement achev ! Continuez nourrir votre communaut digitale jusqu la prochaine dition de votre salon avec des infos intressantes. Demandez-leur ce qui leur a plu/dplu et ce quil voudrait voir traiter la prochaine fois. Par ailleurs, V3D Events vous aura fourni toutes les statistiques qui vous permettront danalyser en finesse le droulement de votre vnement. 22. Ya plus qu ! Si vous respectez ces quelques conseils, vous aurez mis de srieux atouts dans votre manche ! 23. Des questions ? Si vous avez des questions, appelez-nous: 01 84 16 47 75. Notre quipe vous rpondra avec plaisir et vous conseillera. En esprant que cette prsentation vous ait t utile ! Nhsitez pas nous laisser un commentaire ! Retrouvez toute notre actu sur Facebook & Twitter. Dcouvrez notre solution de plateforme et ses diffrentes applications sur : www.v3d-events.com.