Atelierpratique« améliorersacommunication »

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Intervenants

üMonsieurDavidTHUILLIERDélégationCNFPTPicardie

Directeuradjointdelaformation

üMadameCélineGARDONICentredeGestiondelaSomme

ResponsableduPôleemploietcompétences

PREAMBULE:SAVOIRCOMMUNIQUER

En tant qu’encadrant, votre rôle implique de pouvoir communiquer clairement : c’est une condition essentielle à la qualité de vos relations

avec vos collaborateurs

Lacommunicationn’estpasunesimpletransmissionunilatéraled’informations.Elleestfondéesurl’échangedepersonneàpersonne,chacuneétantàtourderôlel’émetteuretlerécepteur.En tant qu’encadrant, vous êtes à l’intersection des différents flux d’informations: l’informationdescendante,l’informationascendanteetl’informationhorizontale.Auseind’uncollectifdetravail,lacommunicationestunélémentessentielpourvoscollaborateurs:ellepermetdedisposerdesinformationsnécessairespouraccomplirsontravail,savoirquelestsonrôleetdansquelprojetils’inscrit.Dansuncontextedechangement, lacommunicationreprésenteuneattentefortede lapartdescollaborateurs.Il s’agit de fluidifier et «d’humaniser» le circuit de l’information et de prendre en compte lesréactions de vos collaborateurs. Des réactions des collaborateurs peuvent émerger de nouvellesidées.

PREAMBULE:SAVOIRCOMMUNIQUER

Instaurerdestempsd’échangesréguliersavecvotreéquipe

Il est indispensable d’échanger régulièrement et formellement avec les différentsmembres de votre équipe.Pour parvenir à mettre en place ces temps d’échange, il faut lever certains freins, dont leprincipal est parfois le manque de disponibilité : vous devez planifier des rencontresrégulières avec vos collaborateurs et les respecter.

ØVeillez à ce que chaque collaborateur puisse donner son point de vue.ØN’oubliezpasdeconsacrerdutempsàvoscollaborateurs.ØSachezêtresincère.ØEvitezle « tu »oule« vous »accusateur.

Ilnefautpasnonplusnégligerlesmomentsd’échangesinformels

PREAMBULE:SAVOIRCOMMUNIQUER

üAvez-vous des entretiens réguliers avec vos collaborateurs ?

üLes termes que vous employez lorsque vous vous adressez àvos collaborateurs sont-ils mesurés ?

üPensez-vous toujours au respect des usages de politesses ycompris dans vos mails ?

üVos critiques sont-elles toujours constructives ?

PREPARERSESPRISESDEPAROLES

Vosfonctionsd’encadrantvousconduisentàprendrerégulièrementlaparoledevantunauditoire.

Au-delàdevotreexpertise,voscapacitésàprendrelaparoleetàconvaincreenréunionsontdescompétencesessentielles.

üCommentpréparez– vousvosprisesdeparoles?

PREPARERSESPRISESDEPAROLES

üSurmonter son appréhensionüChoisir une approche globaleüCibler l’interventionüEtre vigilant au déroulement de l’exposéüIllustrer les propos par des supports visuelsüVeiller à adapter la durée de l’interventionüFavoriser le dialogue

ORGANISERDESREUNIONS

Lamiseenplacederéunioneninterne,commeunexterne,estunoutilindispensableafindebiencommuniquersurlesactionsàmener.

Lacoordinationetladiffusiondesinformationssontlesbutsàatteindre.Entantqu’encadrant,vousserezamenéàorganiserdemanièrerégulièredesréunions.

ü Organisez-vous des réunions ?ü Aboutissent-ellesàuneprisededécision?ü Savez-vousréagirlorsqu’uneréuniondérape?ü Connaissez-vouslesdérivesàéviter?

ORGANISERDESREUNIONS

Typederéunion Rôledel’animateur Rôledesparticipants Méthodesd’animation

Réuniond’information

• Producteur• Prendlaparole• Utilisedessupportsvisuels

• Posentdesquestions • Présentationmagistrale• Exposé

Réuniond’échange • Facilitateur• Sollicitelaparticipationdu

groupe• Gardiendufilconducteur

• Participationactive • Débat• Ecoute(questionsouvertes/questions

fermées)• Reformulation• Synthèsedesdébats

Réuniondetravail • Fixele« négociable »etle« nonnégociable »

• Régulateur• Médiateur(neutralité)

• Participationactive :présentationdespointsdevue

• Ecoute

• Médiation• Négociation• Obtentionduconsensus• Décision

Les3grandstypesderéunionsetuneapprochedel’écouteactive:

ORGANISERDESREUNIONSLesgrandesétapesetlesdérivesàéviter:

Lessignauxd’alerte Quelquesconseils Exemple

Lemonologueexpert • Undesparticipantsmonopoliselaparole

• Laréunionn’estplusparticipative

• Saisiruninstantdesilencepourreformulerensynthétisantetpasserlaparoleàunautreparticipant

« Je retiens que cette solution présentel’inconvénient de… ; En ce qui vous concerne, X,quelle est votre position ? »

Laréunionmollusque• Pasdestructure,beaucoupde

digression• Letempss’écoulesansquerien

n’avance

• Recadrerenrappelantlesobjectifsdelaréunion,lesrèglesetlesrôlesdechacun

« Ce débat est intéressant mais nous éloigne del’objectif de notre réunion : je vous rappelle quenous avons une décision à prendre au sujet de… ;Je vous propose que nous fassions un rapide tourde table »

Laréunionvolcanique• Affrontemententrepersonnesqui

tourneplusaurèglementdecomptequ’àlacritiqueconstructive

• Rappelerlesrèglesd’or• Revenirauxobjectifsdelaréunion• Fairepartdupassénonmodifiableetde

l’actionpouvantêtremiseenplace(demanderdespropositionsd’action)

« Cette réunion n’est pas le lieu pour régler vosdifférends ; j’aimerais que nous nous recentrionssur notre objectif et que nous déterminionsensemble un plan d’action pour régler notreproblème tel qu’il se présente aujourd’hui… »

L’ENTRETIENDERECRUTEMENT

Entantqu’encadrant,vousaurezbesoindemenerunentretienderecrutementpourpallierunbesointemporaireoudéfinitifauseindevotre

serviceoudevotrestructure.

Cetentretienestprimordialpourbienjugerleoulescandidatssusceptiblesdecomblervotremanque.Bienlemenerestgagedesuccèspourlasuite.

ü Commentlemettez-vousenplace?ü Retoursd’expériences

L’ENTRETIENDERECRUTEMENT

EXEMPLEDEFICHED’ANALYSED’UNENTRETIEN

L’ENTRETIENPROFESSIONNEL

üAvez-vousmisenplaceuneprocédured’entretienprofessionnel?

Entantqu’encadrant,vousserezamenéàconduireunentretienprofessionnelavecvoscollaborateurs.

Ilporteexclusivementsurdesaspectsprofessionnelsetreposesurl’examendecequis’estpassédansl’annéeécoulée,surlesrésultatsobtenus,les

compétencesàlafoistechniquesetcomportementalesdel’agent,lesformationssuivies,ladéfinitiond’objectifspourl’annéeàvenir,ainsiquesurlesformations

àsuivreenpriorité.

LEJOURNALINTERNE

üExiste-t-ilunjournalinterneauseindevotrecollectivité?

Lorsquelacommunicationoralenesuffitpasous’avèreimpossiblenotammentdanslesstructuresdetaillesimportantes,lacommunicationsursupportpapierouélectroniquepeutalorss’avérerêtreunoutilefficace

pourfairepasserfacilementunmessage.

MISEENŒUVRE

RESTITUTION