UVCW - ADL -9/12/2013

Atelier Gestion de projets européens

Pour les ADL

Comment élaborer une planification de

mon projet européen ?

Valérie Henrotte

pour Progress Consulting

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Méthodologie et principes de formation

Objectif : faire progresser, pas évaluer

Lieu d’échanges entre participants

Basé sur votre expérience

Travail sur les comportements, pas sur les

personnalités

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Détails pratiques

Horaires et pauses

GSM

Syllabus

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Présentations

Mon nom, mon prénom

Ma fonction

Mes attentes

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Objectif Partie: Comment élaborer une planification de mon projet européen ?

Trouver des clés, outils et techniques pour:

fixer des objectifs clairs pour un projet

prioriser les objectifs

identifier et planifier les tâches qui sont en lien avec ces objectifs

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Plan

Introduction: définition, clés du succès

Fixer des objectifs SMART

Prioriser les objectifs

Etablir un plan d’actions

Planifier un projet

Différents ateliers

Travail sur la base d’un de vos projets

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Définition d’un projet

Le projet est une entreprise ponctuelle

et limitée dans le temps

destinée à produire un résultat, un produit, un service

qui répondra aux besoins d’un client.

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Projet & opérationnel

Projet - Nouveau - Changement - Temporaire - Unique

Opérationnel - Day to day - Planifié - Répétitif

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Clés de succès d’un projet

Définition claire des objectifs (SMART)

Définition claire des besoins

Prioritisation des objectifs

Identification claire des intervenants et de

leurs rôles

Susciter la participation des intervenants

Bonne coordination et bonne

communication au sein de l’équipe

Planification réaliste et suivie

Qualité de l’analyse, de la prévision et de

la gestion des risques

Cohérence avec la stratégie globale de

l’entité

Suivi et assistance si nécessaire après la

livraison

Enthousiasme et optimisme

Forte motivation du PM

…

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Planifier un projet: difficultés et points positifs

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Des objectifs identifiables….

Analyser les besoins exprimés dans les documents à disposition =>

fixer un sujet (le thème du projet), puis des objectifs clairs

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Objectifs SMART

* Spécifique * Mesurable * Acceptable * Réaliste * Temps

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Comment formuler un objectif « clair et utilisable »?

Pour être « clair et utilisable », l’objectif doit être SMART.

Un objectif peut faire référence au qualitatif comme au quantitatif => doit

être SMART dans les deux cas

Remarque:

Le qualitatif se mesure aussi, en tout cas s’observe

définition précise

Exemple : Un objectif comme « mieux communiquer sur l’actualité des

activités des commerces dans la commune X» est un objectif mal défini

et vague.

Le préciser en décrivant plus précisément le qualitatif: EX: « diffuser à

l’ensemble de la population un toute boîte mensuel comprenant

l’actualité des commerces de la commune X »

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Exemple

« Favoriser la création d’outils de formation »

=> « D’ici un an, les partenaires ADL Z , Ecole d’administration X,…

auront diffusé, un modèle de compétences à acquérir, au sein de

la population des apprentis formés»

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Exercice

Ces objectifs ne sont pas SMART. Transformez-les!

Mieux communiquer sur la gestion de l’eau

Améliorer les outils de gestion de l’eau existants

Finaliser le réaménagement d’une zone portuaire

Travail en duo

10 min de préparation

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Indicateur de performance

Va permettre de mesurer ou d’observer que l’objectif est atteint.

Est intégré à l’objectif.

Ex : « D’ici un an, les partenaires ADL Z , Ecole d’administration

X,… auront diffusé un modèle de compétences à acquérir au sein

de la population des apprentis formés. »

=> Diffusion effective

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Atelier 1: Rendre les objectifs clairs et utilisables

Objectif:

Rendre les objectifs du projet clairs et utilisables – Les rendre

SMART.

Après avoir déterminé le sujet (thème du projet), fixer un objectif

SMART pour le projet (chaque participant part du dossier

distribué)

Travail en duo

15 min de préparation

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Comment prioriser les objectifs ?

Tenir compte de l’importance et de l’urgence de chacun

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Prioriser : comme Eisenhower

IMPORTANT

PAS

IMPORTANT

URGENT PAS

URGENT

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Importance

Contribue à la réalisation de

vos priorités capitales /

valeurs / mission

Parfois peu urgent

Exige proactivité, initiative

Urgence

Parfois sans importance

Nécessite une (ré)action

immédiate

Ex. téléphone qui sonne

Important <> Urgent

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Atelier 2: Etablir un plan d’actions

Objectif:

Fixer un plan d’actions pour chaque objectif

Lister les actions ( tâches ) en lien avec l’objectif établi

Travail en duo (Une liste par projet => deux listes par duo)

15 min de préparation

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Plan d’actions

Plan d’actions = tâches à accomplir pour atteindre l’objectif

Exemple :

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Comment définir l’importance d’une tâche?

A. Avant de prioriser, analyser vos tâches

1. Quel est le destinataire de la tâche ?

2. Que doit-il se passer exactement ?

3. Qui est concerné ?

4. Comment agir ?

5. Quel résultat faut-il obtenir ?

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Comment définir l’importance d’une tâche ?

B. Une fois la tâche analysée, l’importance de celle-ci sera

déterminée :

- En fonction de l'impact sur l’autre

- En fonction de l'impact sur moi-même

- En fonction de l'impact sur les procédures

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W.B.S

DiAGRAMME PERT

DIAGRAMME GANTT

Planification du projet

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W.B.S. =

Work (which work to achieve the delivrables)

Breakdown (details …)

Structure (organisation …)

décomposition en activités à exécuter par l’équipe projet pour

atteindre les objectifs du projet et créer les délivrables requis. Il

organise et définit l’entièreté du projet. Chaque niveau

représente et détaille les activités du projet.

Qu’est-ce que le WBS?

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Les connexions : diagramme de PERT

Program Evaluation Review Technical

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Diagramme de PERT

Conçu par la marine américaine afin de mettre en carte et de garantir la

coordination des tâches.

Dressez une liste des différentes étapes qui seront nécessaires pour mener à

bien un projet (p. ex. : au moyen de post-it).

Dessinez un réseau de relations entre les différentes étapes (cercles)

Ecrivez la lettre correspondant à l’étape au-dessus de la ligne. Le temps estimé

entre les étapes se trouve sous la ligne, entre les cercles. (3) (5) (7) …

Les étapes prioritaires se trouvent en premier lieu et par ordre chronologique

afin d'indiquer le déroulement correct. (A, B, C)

Le diagramme montre non seulement la relation entre les différentes étapes

d'un projet, il sert également d'outil à l’indication de certains points critiques.

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Diagramme de GANTT

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Diagramme de GANTT Conçu en 1917 par Henry L. Gantt

Outil pour le responsable du projet

Excellent moyen de communication entre tous les « acteurs » concernés

par un projet

- Chaque tâche est indiquée au moyen d’une ligne

- L’extrémité gauche de la ligne indique le début de la tâche

- L’extrémité droite de la ligne indique la fin de la tâche

- Les colonnes représentent les jours, les semaines et les mois en fonction de la

durée du projet

- Les tâches peuvent se succéder ou être exécutées en parallèle

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Qu’est-ce qu’un parcours critique?

Dans la planification d'un projet apparaît un parcours

critique quand certaines activités (ou « tâches ») à

faire sont tributaires d'autres activités.

Exemple: Une activité ne peut démarrer qu'après la fin

d'une autre activité.

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Parcours critique

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Etape 1 : déterminer les tâches à effectuer

Attribuer une lettre code à chaque tâche à effectuer

Indiquer leur durée

Etape 2 : réaliser le tableau des antériorités

Pour chaque tâche rechercher à quelle(s) autre(s) opération(s) elle

succède

Etape 3 : évaluer la durée totale du projet

Etape 4 : repérer les tâches n’admettant aucun retard

Etape 5 : représenter le chemin critique

Etape 6 : élaborer le diagramme de GANTT

PERT & GANTT

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Exemple: Achat nouvelle imprimante

Code Description Durée Antécédents

A Collecte de la documentation sur les

imprimantes :

2 semaines

B Choix du matériel : 1 semaine

C Etude de la documentation,

démonstration par les fabricants :

2 semaines

D Installation de l’imprimante, tests de

fonctionnement :

1 semaine

E Passation du marché, commande : 1 semaine

F Livraison du matériel : 4 semaines

G Commande des étiquettes et livraison

:

3 semaines

H Etablissement d’un projet d’étiquette : 2 semaines

I Test d’impression sur étiquettes et

mise au point :

2 semaines

J Formation des opérateurs : 2 semaines

LA PLANIFICATION DU TRAVAIL : PERT -GANTT

La décision vient d’être prise d’acquérir une imprimante thermique à codes à barres.

Le choix de l’imprimante déterminera le type d’étiquette qui pourra être utilisé e chez vous.

D’autre part, la formation des opérateurs se fera dans votre organisation. Les tâches à

réaliser, ainsi que leur durée, sont répertoriées ci-dessous :

.

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Exemple : Achat nouvelle imprimante - Solution Code Tâches à réaliser Durée

(semaine)

Antériorités

A Collecte de la documentation sur les

imprimantes

2 --- Pas

d’antériorité,

la tâche A

sera

réalisée en

1er

B Choix du matériel 1 C

C Etude de la documentation,

démonstration par les fabricants

2 A

D Installation de l’imprimante, tests de

fonctionnement

1 F

E Passation du marché, commande 1 B

F Délai de livraison du matériel 4 E

G Commande des étiquettes et livraison 3 I

H Etablissement d’un projet d’étiquette 2 B

I Mise au point des étiquettes 2 H

J Formation des opérateurs 2 D-G

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Atelier 3: Planification des tâches

Objectif:

Dans le cadre du projet, planifier les tâches (actions) listées

Planifier les tâches en utilisant le diagramme de Pert, puis le

diagramme de Gantt

Travail en duo

Préparation 15 min

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Acteurs et tâches

Responsible

• Exécute, « Doer »

• Agit, met en œuvre

• Garant de la qualité

• Toute l’exécution

Accountable

• responsable "civilement et pénalement"

• Unique

• Toute l’exécution

Consulted

• À consulter préalablement à l'exécution de la tâche

• Communication bidirectionnelle

• Avant

Informed

• À informer du résultat

• Après

Après la planification, attribuer des rôles à chaque acteur

pour mener à bien chaque tâche

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Acteurs et tâches

R A C I

1 Tâche ADL X X Administration

communale

2

3

4

5

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Les objectifs: et après? Pour avoir un suivi efficace …

Est un « contrôle » défini à l’avance dans sa forme et dans ses normes

S’applique à un objectif défini à l’avance

Est assorti de moyens de mesure

S’intéresse aux actions en rapport avec l’objectif

Montre de l’intérêt pour la mise en œuvre des actions correctives

Merci pour votre participation

A bientôt

fc@progressconsulting.be

www.progressconsulting.be