asbl

Révisés le 11 février 2016

PREAMBULE

Créée le 16 décembre 2001, la RCGW devenue actuellement FOCODER asbl voudrait

améliorer sa gestion organisationnelle afin d’atteindre les objectifs assignés en

mettant en œuvre une approche du travail basée sur le consentement libre, informé et

préalable des communautés locales et les peuples autochtones à la base.

C’est dans le souci d’améliorer la gestion quotidienne de FOCODER asbl au sein de la

coordination que ce nouveau manuel des procédures de gestion administrative et

financière a été élaboré et validé en Assemblée générale des membres en date du

11/02/2016.

Chapitre 1. DE LA GESTION QUOTIDIENNE

1.1. Organigramme

Pour assurer une bonne coordination des organes de FOCODER asbl un organigramme

est défini de manière participative par les membres :

ORGANIGRAMME DE FOCODER

IEC : Information, Education et Communication.

ASSEMBLEE GENERALE

CONSEIL D’ADMINISTRATION COMMISION CONTROLE

COORDINATION

SERVICES TECHNIQUES

PROGRAMMES

SERVICES ADM ET FINANCIER

Gestion forestière et

développement

Genre, droits humains et

ressources naturelles.

COMPTABILITE

Secrétaire Caissier IEC

RESSOURCES HUMAINES

1.2. Les attributions

Les attributions et le mode de fonctionnement des organes de FOCODER sont définis dans les

statuts et règlement Intérieur. Le présent manuel des procédures de gestion traite des

attributions et profils des animateurs de la coordination.

La coordination est l’organe de la gestion quotidienne de FOCODER. Elle est organisée et

animée par les responsables de différents services notamment :

N° Service Profil exigé Autorité hiérarchique

1 Coordinateur - Etre de nationalité congolaise ; - Avoir un diplôme universitaire en gestion de

l’environnement, Sciences sociales, économie rurale, biologie, sciences naturelles, agronomie et développement rural ;

- Maitriser l’outil informatique ; - Avoir au moins trois ans d’expériences dans la

gestion des organisations et des projets ; - Etre légalement marié, intègre et crédible ; - Etre domicilié dans la province du Nord-Kivu ; - Avoir une adresse bien identifiée.

Président du Conseil d’Administration

2 Chargé des programmes

- Etre de nationalité congolaise ; - Avoir un diplôme universitaire en gestion de

l’environnement, Sciences sociales, économie rurale, biologie, sciences naturelles, agronomie et développement rural ;

- Avoir au moins trois ans d’expériences dans la gestion des organisations et des projets ;

- Etre capable de planifier, gérer et suivre les activités sur le terrain ;

- Etre capable de faire le lobbying et plaidoyer ; - Etre légalement marié, intègre et crédible ; - Avoir la capacité de travailler sous pression, - Maitriser l’outil informatique ; - Maitriser bien le français et le Swahili.

le Coordinateur

3 Chargé d’Administration et Finances

- Etre de nationalité congolaise ; - Avoir un diplôme universitaire en Gestion financière, - Avoir au moins trois ans d’expériences dans la

gestion administrative et financière des organisations et des projets ;

- Etre légalement marié, intègre et crédible ; - Etre capable de travailler sous pression, - Maitriser l’outil informatique et de préférence au

moins un logiciel de comptabilité; - Maitriser le français et le Swahili qui sont les

langues de travail.

Le coordinateur

4 Gestion des - Etre de nationalité congolaise ; Le chargé de

N° Service Profil exigé Autorité hiérarchique

ressources humaines

- Etre intègre et crédible ; - Maitriser l’outil informatique ; - Maitriser le français et le Swahili qui sont les

langues de travail ; - Avoir un diplôme universitaire en gestion des

ressources humaines; - Avoir au moins trois ans d’expériences dans la

gestion du personnel; - Maitriser l’outil informatique; - Avoir la discrétion et l’honnêteté avérée.

l’Administration et finances

5 Comptable - Etre de nationalité congolaise ; - Etre intègre et crédible ; - Maitriser l’outil informatique ; - Maitriser le français et le Swahili qui sont les

langues de travail ; - Avoir au minimum un diplôme d’Etat en

commerciale; - Avoir au moins trois ans d’expériences dans la

gestion administrative et financière dans les organisations et des projets ;

- Maitriser l’outil informatique et au moins un logiciel de comptabilité ;

- Etre de bonne moralité; - Avoir la discrétion et l’honnêteté avérée.

Le chargé de l’Administration et finances

6 Le(a) secrétaire-caissier(e)

- Etre de nationalité congolaise ; - Avoir au minimum un diplôme d’Etat en techniques

sociales ou commerciales ; - Avoir au moins trois ans d’expériences dans la

gestion administrative et financière dans les organisations et des projets ;

- Avoir des connaissances en informatique ; - Maitriser le français et le Swahili qui sont les

langues de travail ; - Etre de bonne moralité ; - Avoir la discrétion et l’honnêteté avérée ;

Comptable

7 L’Assistant chargé de la gestion forestière.

- Etre de nationalité congolaise ; - Avoir un diplôme universitaire en agronomie ou en

environnement ; - Maitriser l’outil informatique et de préférence

maitriser le logiciel de la cartographie, - Avoir au moins trois ans d’expériences dans le

domaine de la foresterie ; - Savoir travailler avec les communautés locales; - Etre de bonne moralité ; - De préférence, maitrise des langues locales de la

zone d’intervention ;

Chargé des programmes

N° Service Profil exigé Autorité hiérarchique

- Avoir des connaissances approfondies en systématiques des plantes.

8 Assistant chargé de genre, droits humains et ressources naturelles.

- Etre de nationalité congolaise, - Avoir un niveau d’études universitaire en Droit; - Maitrise les langues locales de la zone de travail ; - Avoir au moins trois ans d’expériences dans le

domaine de la défense des droits humains liés aux ressources naturelles ;

- Savoir travailler avec les communautés locales ; - Etre de bonne moralité ; - Maitriser la problématique genre ; - Etre capable d’identifier les problèmes liés aux

violations des droits des communautés locales, - Etre capables d’accompagner les communautés

locales pour le rétablissement à leurs droits. - De préférence, maitriser les langues locales de la

zone d’intervention.

Chargé des programmes

9 Assistant chargé de l’Information, Education et Communication

- Etre de nationalité congolaise, - Avoir un niveau d’études universitaire en

communication, environnement et en sciences sociales ;

- Avoir une expérience dans le domaine de la communication et la gestion de l’environnement ;

- Avoir une maitrise des langues locales de la zone de travail ;

- Savoir manipuler les outils de travail pour les activités sur le terrain,

- Savoir travailler avec les communautés locales; - Etre intègre et crédible ; - Avoir une maitriser de l’outil informatique.

Chargé des programmes

1.3. Des relations avec les partenaires

La coordination et le CA sont les deux organes chargés d’entretenir les relations avec les

différents partenaires techniques et financiers de FOCODER.

Chapitre 2. LE BUDGET ET LA RECHERCHE DE FINACEMENT.

2.1. Le budget de FOCODER asbl

Le budget de FOCODER asbl est élaboré par le staff de la coordination au 4ème trimestre de

l’année en cours et soumis au Conseil d’Administration pour validation sur la base des recettes

et des charges à couvrir.

2.2. De la recherche de financement

La soumission d’un dossier de recherche de financement à un partenaire s’effectue en tout

moment de l’année selon que les opportunités se présentent.

Le dossier de demande de financement comprend les documents nécessaires pour témoigner

l’existence administrative et technique de l’association (photos, rapports, autres éléments

nécessaires).

La recherche de financement relève de la responsabilité de la coordination de FOCODER asbl

qui informe régulièrement le Conseil d’Administration de l’évolution de différents dossiers

soumis aux différents partenaires techniques et financiers.

2 .3. Contrôle budgétaire

En élaborant un budget, on prévoit aussi les dispositifs nécessaires indiquant comment est-ce

que le contrôle pourra être fait afin d’éviter les conflits qui surviendraient entre les organes.

Chapitre 3. ENGAGEMENT DES DEPENSES ET SUIVI DES OPERATIONS DE

TRESORERIE

a) Engagement des dépenses

Toute dépense de fonds de FOCODER asbl doit être ordonnée par le coordinateur sur base

d’un état de besoin établi par le service demandeur; après un avis favorable du service chargé

des finances.

La dépense engagée doit figurer dans les prévisions budgétaires ou répondre à un besoin de

fonctionnement pour la survie quotidienne de FOCODER asbl.

En cas d’engagement d’une dépense, le service demandeur produit une fiche de demande de

fonds transmise au service d’Administration et Finances pour vérification de la conformité aux

moyens disponibles ; qui à son tour le transmet au coordinateur pour l’ordonnancement. En

cas de non-conformité de la fiche de demande de fonds, cette dernière est retournée à

l’initiateur afin qu’il l’adapte à la réalité selon les moyens disponibles.

Si la demande de fonds concerne la réalisation d’une activité, cette dernière est accompagnée

par le terme de références de l’activité en question.

Et à la fin de l’activité, un rapport synthèse décrivant le déroulement des dépenses engagées

doit être produit et transmis au chargé de l’administration et finances dans les 7 jours qui

suivent la réalisation et la fin de l’activité.

Toute dépense engagée doit être vérifiée sur base d’une pièce justificative interne ou externe

à déposer au service de l’Administration et Finances dans les 48 heures qui suivent la dépense.

Toute dépense non justifiée par une pièce probante engage le responsable du service

demandeur.

b) Les opérations de trésorerie

La caisse

La caisse doit être diversifiée et fonctionnelle selon les monnaies utilisées. La gestion de

l’argent de la caisse doit être transparente de telle sorte que tout décaissement doit être

récompensé par une pièce justificative.

La pièce justificative peut être le bordereau de retrait, demande de fonds, photocopie de

chèque, un terme de référence.

Le maximum du montant à garder en caisse sera fixé par le Conseil d’Administration. Ce

montant peut être au-delà lors qu’on est en cours d’activités qui nécessite le décaissement

régulier.

En cas des opérations de décaissement, le caissier est tenu à remplir les documents (bon

d’entrée et de sortie caisse) au fur et à mesure que les opérations s’effectue afin de rendre

compte de l’évolution de la trésorerie.

Un contrôle de la caisse s’effectue mensuellement selon la nécessité par une commission

composée par le coordinateur, le chargé des finances et sanctionnée par un Procès-verbal de

billetage signé par les participants.

La banque

L’argent de FOCODER asbl doit être gardé dans un compte bancaire ouvert dans une

institution financière reconnue officiellement par l’Etat Congolais pour la sécurisation

financière.

Les signataires au compte sont en trois à savoir, le Président, le vice-président et le coordinateur. Pour tout retrait, ces signatures sont valables deux à deux ; celle du

coordinateur étant prépondérante.

Le chéquier est gardé dans un coffre fort de FOCODER par une personne autre que les

mandataires. Pour un partenaire qui donne de fonds sans passer par la banque, le

réceptionneur FOCODER asbl délivre un reçu de caisse et les fonds sont, par la suite versés en

banque.

Chapitre 4. DE LA REALISATION DES RECETTES

Types de recettes :

Parmi les sources de recettes de FOCODER asbl on peut citer :

les cotisations des membres,

les frais d’adhésion,

les subventions,

les services rendus par FOCODER asbl, facturés sur base d’un tarif fixé préalablement;

les autres dons en provenance des personnes de bonne volonté.

Toutes les recettes de FOCODER asbl sont compensées par des pièces justificatives comme

preuve de réception.

Chapitre 5 : DE LA COMPTABILITE

5.1. De l’exercice comptable

L’exercice comptable va du 1er janvier au 31 décembre de l’année.

5.2. De la codification et enregistrement des pièces comptables

Chaque opération est enregistrée à un code et/ou un compte budgétaire et une désignation

relevée par le plan budgétaire suivant les lignes budgétaires du plan de financement du

partenaire.

5.3. De la codification des pièces de caisse et banque

- Numérotation chronologique par le caissier ;

- Vérification des pièces par le chargé de l’administration avant la saisie des opérations ;

- Numérotation chronologique des pièces des banques par le comptable ;

- Comptabilisation et saisie dans le journal par le comptable.

5.4. Des documents à produire

Chaque jour

- le livre de caisse,

- Livre de banque ;

Chaque trimestre :

- l’Etat de rapprochement des comptes bancaires ;

- Le journal de caisse avec procès-verbal de contrôle de la caisse ;

- La balance et le grand livre ;

- La situation de trésorerie (solde réel en banque et à la caisse) ;

- Les états de paie ;

- Les tableaux de contrôle budgétaire assortis des commentaires ;

- la situation de stock.

Une fois les documents établis par la comptabilité, ils sont transmis pour exploitation,

vérification auprès du chargé de l’administration et finances et au coordinateur pour

orientation.

Chaque année : avant le 30 janvier de l’année suivante

- le rapport financier annuel commenté de chaque partenaire ;

- les inventaires commentés des immobilisations et stock ;

- le bilan et le comptes d’exploitation commentés ;

- le tableau de contrôle budgétaire annuel commenté ;

- le grand livre et la balance annuel.

Tous ces documents sont transmis au chargé de l’administration et finances, qui après

vérification les transmets à son tour au coordinateur qui enfin le soumet au CA avant la tenue

de l’Assemblée Générale.

5.5. Gestion de gain et de perte de fonds

En cas de gain ou perte de fonds, la comptabilité constate le gain ou la perte sur un

document écrit qui est transmis au chargé des finances pour information et au coordinateur

pour autorisation d’enregistrement comptable. Avant toute saisie des pièces comptables, le

coordinateur doit apposer sa signature pour autorisation.

Chapitre 6. PROCEDURE RELATIVE A LA GESTION DU PERSONNEL

6.1. Recrutement du personnel et consultant

1.1. De la gestion administrative du personnel

Le coordinateur est recruté par le Conseil d’Administration, après avoir présenté un dossier

contenant les éléments du profil exigé pour le poste. Il est notifié par le président du Conseil

d’Administration sur base d’un protocole indiquant les attributions, le type de contrat et les

modalités de sa prise en charge.

Les autres membres de différents services au sein de la coordination sont recrutés par une

commission composée d’un membre du Conseil d’administration, le coordinateur, le chargé

des programmes et le chargé de l’administration et finances.

Pour le personnel ouvrier et les services d’appui, le recrutement est fait par le coordinateur et

chef des services concernés avant d’évaluer les capacités de l’agent telles que exigées dans le

présent manuel des procédures de gestion.

Pour tout recrutement, la procédure suivante sera suivie :

- Identification du besoin en personnel par le service concerné ;

- Transmission du besoin au coordinateur pour prise de décision ;

- Lancement d’un appel d’offre ou contact des personnes ressources répondant au profil

du poste;

- Sélection des candidats ;

- Test (examen écrit) ;

- Interview ;

- Avant la signature du protocole (contrat de travail) le candidat doit prendre

connaissances de toutes les modalités du travail 24 à 48 heures avant la signature.

- Notification du candidat retenu par le coordinateur (protocole de travail signé avec le

candidat) ;

- Le contrat de travail devra contenir les descriptions du travail à faire par la personne

recrutée.

Pour maintenir l’unité de coordination et garantir la stabilité du personnel, des contrats de

travail seront signés de la manière suivante :

- par le Président du Conseil d’Administration pour le contrat du coordinateur ;

- par le coordinateur pour les contrats de l’ensemble du personnel en tant que

représentant du Président du Conseil d’Administration.

Tout agent recruté est doté d’une carte de service dotée par FOCODER asbl. La carte reste la

propriété de FOCODER asbl. En cas de rupture du contrat, elle est remise à l’administration de

FOCODER asbl.

6.2. De l’horaire de travail

- l’horaire du travail est de 40 heures par semaine du lundi au Vendredi, soit 8 heures de

travail par jour;

- le démarrage du travail est fixé à 8h30’ et ses clôture à 16h30’ avec une pause

facultative d’une heure (12h30’ à 13h30’).

6.3. De paiement des salaires

Les agents de la coordination ont droit à une rémunération payée dans le respect de l’équité

et selon le fonds mobilisé par FOCODER asbl. Une politique salariale interne est à mettre en

place par le Conseil d’Administration.

Le salaire du personnel est payé dans le lieu de travail où l’agent signe la liste de paie ou une

fiche attestant le paiement.

Les fiches individuelles de paiement des agents sont soumises au coordinateur pour signature

avant le classement.

6.4. Le paiement des avances, des prêts au personnel et journaliers

1. une avance sur salaire peut être accordée à un employé qui en demande. Pour ce faire, le

demandeur introduit sa requête moyennant une fiche de demande d’avance ou de prêt et la

déposer au coordinateur qui ordonne le payement après avoir consulté le service des finances.

2. Aucun agent ne peut dépasser la moitié de son salaire lors de la paie des avances ou prêts

de peur de pénaliser le bon fonctionnement de la boite.

3. L’avance accordée ou le prêt accordé est retiré progressivement à la source dans l’ordre de

1/3 de son salaire à la fin du mois.

4. Pour le travailleur journalier, le responsable du travailleur transmet un état de besoin pour

paiement des journaliers au service de finances qui, après analyse le transmet au coordinateur

pour ordonnancent. Ainsi, le paiement intervient soit à la fin du travail presté ou selon la

convention entre le travailleur et le service employeur. Lors de payement, le travailleur

journalier signe une fiche attestant le payement des frais de travail presté. Dans le cas où le

paiement intervient par chèque bancaire, le travailleur est tenu à remettre au service de

finances la preuve attestant le paiement à banque.

Procédures de paiement d’un consultant

- le Consultant dépose une note de créances au service de finances,

- ce service de finances établit une fiche de demande de paiement qui entre dans la ligne

normale du circuit financier.

Chapitre 7. PROCEDURE DE MISSION

7.1. Autorisation de la mission

Pour toute mission, un ordre de mission est établi comprenant les éléments suivants :

- Les noms de l’agent,

- La fonction de l’agent,

- Le motif de la mission,

- Le moyen de transport,

- La destination et la durée,

- Les personnes accompagnant le missionnaire.;

Tout agent qui va en mission a droit aux frais de mission selon les disponibilités financières de

la mission.

7.2. Rapport et Justification des frais de mission

a) Le rapport de mission

Au retour de la mission, l’agent produit un rapport technique de mission à soumettre à son

chef hiérarchique selon le canevas en annexe pour le renseigner du déroulement de la

mission.

Si la mission a été faite avec le matériel roulant, l’agent produit également un rapport sur l’état

de l’engin.

Un l’ordre de mission doit être annexé au rapport de mission de l’agent, dont l’originale est

classée au bureau de la coordination.

Après une longue période de mission d’au moins 10 jours, l’agent peut bénéficier d’un jour de

repos de reconstitution.

b) Tout agent ayant bénéficié des frais de mission est tenu de les justifier dans un délai de 48

heures après la mission en produisant la fiche de justification des dépenses avec les pièces

justificatives en annexe déposée au service de finances.

Si le montant total des frais de mission n’est pas justifié avec des pièces probantes, l’agent

sera obligé de retourner sur le terrain pour les chercher à ses propres frais. Dans le cas

contraire, les frais non justifiés seront retenus à la source lors de la seconde mission accordée

à l’agent.

Dans le cas de retour de cash, ce dernier rentre dans la caisse sur base d’un bon d’entrée

caisse dont une copie (souche est remise au déposant).

Chapitre 8. PROCEDURE DE GESTION DES STOCKS DES MATERIELS

8.1. Suivi des stocks de fourniture du bureau et carburant

Pour tout approvisionnement, une fiche de stock est tenue par le chargé de finances pour le

suivi de gestion des produits ;

Pour toute sortie en stock, une demande par écrit ou verbale est introduite par le service en

besoin au chargé de l’administration et finances, qui à son tour le sert en remplissant une fiche

de sortie de la quantité des produits demandés.

A la fin de chaque mois, un inventaire de stocks est fait par le service de l’administration et

finances et sanctionnée par un PV signée conjointement avec le coordinateur.

Chapitre 9 : DE L’ADMINISTRATION DU SECRETARIAT

9.1. De la gestion des courriers

Le secrétaire est responsable de la gestion de toute correspondance administrative de

l’association.

Après la réception de la lettre reçue ou expédiée, le secrétaire l’affecte un numéro et

l’enregistre dans le cahier d’indicateur puis le transmet au coordinateur, qui à son tour l’oriente

au service concerné pour exploitation et proposition d’éléments de réponse.

En cas de courrier privé ou nominatif, le secrétaire l’oriente directement au concerné sans

l’ouvrir.

Pour le courrier électronique, ces derniers sont transmis au secrétaire pour codification dans le

cahier d’indicateur.

9.2. De l’accueil des visiteurs

Le secrétaire est chargé d’identifier tous les visiteurs en les enregistrant dans un cahier des

visiteurs qui contient les éléments suivants : l’identité du visiteur, la provenance, la personne à

visiter, le motif de la visite, l’heure d’arrivée, l’heure de sortie,

Le secrétaire vérifie la disponibilité de la personne à visiter et informe le visiteur la décision.

Le cahier de visiteur est vérifié par le chargé de trimestre par le service de l’administration et

produit des observations et orientations.

Chapitre 10 DE LA GESTION DES INTERIMS

En cas d’absence du coordinateur, le Chargé des programmes assure l’intérim;

En cas d’absence du chargé des programmes, le chargé d’administration et finances prend la

relève.

A l’absence de ces deux, la responsabilité peut confiée à un autre agent capable de défendre

les intérêts de l’association ;

Tout agent en congé de reconstitution peut être représenté par son subalterne direct.

En cas de congé de maternité, la passation entre les agents se fait une semaine avant le

départ en congé de la personne.

Si la passation concerne la caisse, un contrôle de caisse doit intervenir entre les différentes

personnes concernées sanctionné par un PV de contrôle de caisse avant de la remettre au

nouvel agent.

Chapitre 11. PROCEDURES DE GESTION DES IMMOBILISATIONS

De la gestion des matériels roulant

Tout matériel mobilier, immobilier et roulant détenu, prêté ou mis en location acheté ou octroyé par un partenaire constitue le patrimoine de FOCODER asbl. Les agents de FOCODER

asbl sont tenus à les gérer à bon père de famille.

- La gestion du patrimoine mobilier est sous la gestion et la responsabilité du service

administratif ;

- Les engins roulants sont essentiellement affectés aux activités de FOCODER asbl et sont

conduits par les agents de FOCODER asbl disposant d’un permis de conduire valide. Le

matériel roulant de FOCODER ne peut en aucun cas transporter une personne en arme.

- Tout transport des personnes externes est interdit sauf sur autorisation de la hiérarchie.

- Le conducteur de l’engin de FOCODER asbl doit respecter les itinéraires selon le code de

conduite,

- L’engin roulant est gardé au bureau de FOCODER asbl ou dans un endroit bien connu par

ses dirigeants ;

- Le matériel roulant ne peut rouler la nuit que sur autorisation de la hiérarchie ;

- Un carnet de bord est tenu régulièrement par l’utilisateur au départ et à l’arrivée ;

- Selon les possibilités, FOCODER asbl peut accorder un engin roulant au coordinateur, au

chargé des programmes et au chargé de l’Administration et finances.

De la location du matériel roulant

une demande de location est introduite au coordinateur ;

une analyse de la demande se fera au niveau du staff de la coordination ;

une fois la décision de la location est prise, un contrat de location est préparé par le

chargé de l’administration et finances lequel précise les éléments suivants :

le locateur qui prend en charge le carburant ;

la prise en charge du chauffeur;

le cout journalier de la location ;

Le kilomètre à la prise de l’engin.

- la signature conjointe du coordinateur et le locateur ;

- du retour de la mission, le chauffeur produit un rapport de l’état de l’engin qu’il transmet

au coordinateur pour approbation.

De l’assurance de l’engin roulant/Moto et véhicule

Le matériel roulant est assurée dans une maison d’assurance reconnue par le Gouvernement

Congolais ;

L’engin qui n’a pas d’assurance valide ne peut pas circuler pour éviter tout risque de

circulation. Tout agent qui se meut à circuler avec le matériel sans assurance valide, sera

responsable de tout risque qui surgirait.

L’utilisation de matériel roulant de l’association par tout autre agent pour raison

d’apprentissage se fait après avis conforme du staff de l’association ;

Tout agent qui se donne à utiliser le matériel de manière clandestine est responsable de tout

dégât qui surviendrait à l’engin.

De la gestion d’autres équipements

Tout utilisateur d’un équipement est responsable de sa gestion à bon père de famille ;

L’utilisateur tient à cet effet une fiche de suivi de réparation de chaque objet dont il est

détenteur,

A la fin de chaque mois la fiche est transmise au chargé de finances pour évaluation des

dépenses engagées ;

Les équipements de FOCODER asbl sont gardés au bureau et ne sont utilisés que par son

personnel ;

L’affectation de matériel à un agent doit se faire sur base d’un document attestant

décrivant la nature du matériel, la marque, le service d’affectation, le responsable de

l’utilisation ;

Tout usage du matériel de FOCODER asbl à des fins hors du service doit être autorisé par

la hiérarchie. Dans le cas contraire, l’usager est responsable des coûts engagés et

dommage survenus au matériel.

Chapitre 13. PROCEDURES RELATIVES A L’AUDIT ET EVALUATION

13.1. De l’audit interne et externe

FOCODER asbl se soumet à l’audit interne selon les Statuts et le Règlement Intérieur.

L’audit externe est réalisé chaque année selon la demande de FOCODER asbl ou le

programme de partenaires techniques et financiers.

Le rapport de l’audit est transmis à la coordination de FOCODER asbl pour lui

renseigner des résolutions prises lors de l’audit ;

Le coordinateur et tous les membres de son staff sont tenus à réagir aux observations

de l’audit de 24 à 48 heures dès réception du rapport.

13.2. De l’évaluation

Pour le cas de l’évaluation interne ou externe, les termes de références sont établis et fixent le

contexte, les objectifs poursuivis, la méthodologie, les participants, les programmes des

travaux et les résultats à atteindre.

Chapitre14. DISPOSITIONS RELATIVES AUX REUNIONS DE LA COORDINATION

14.1. Réunion de staff technique

Les réunions sont présidées par le coordinateur et regroupe le chargé des services

techniques, le chargé de l’administration et finances, le comptable;

Elles sont tenues une fois par mois. Avant la tenue de la réunion, le coordinateur

communique l’ordre du jour 2 jours avant à travers un document écrit ;

Le service de l’administration et finances assure le rapportage. Le rapport est rendu

disponible dans les 72 heures qui suivent la réunion.

14.2. Les réunions du personnel

Elle est présidée par le coordinateur et regroupe tout le personnel de FOCODER

asbl ;

Elle se tient trimestriellement sur la base d’un calendrier préalablement défini ;

L’ordre du jour est communiqué 72 heures au moins avant la réunion ;

Le service d’administration et finances assure le rapportage et produit le rapport

dans les 48h qui suivent la réunion.

Chapitre 15 : PROCEDURES RELATIVES AUX SANCTIONS ET LES DISPOSITIONS

FINALES

Des sanctions

Le non-respect d’une clause de ce manuel des procédures entraîne des sanctions telles

qu’elles sont reprises dans le code du travail du droit congolais ;

En cas de faute, une demande d’explication est transmise à l’agent par le coordinateur

dont une copie est introduite dans son dossier administratif.

Dispositions finales

Toute modification du présent manuel des procédures de gestion sera motivée par une

comparaison entre les prescrits et la réalité constaté au fur et à mesure lors des réunions

du staff et techniques ;

Le coordinateur portera à la connaissance pour examen, la disposition à modifier avant de

les porter à l’approbation de l’Assemblée Générale. Cette dernière traduira les différentes

modifications en résolutions exécutoires en attendant la révision générale du manuel des

procédures de gestion.

Fait à Goma, le 11 février 2016

LES MEMBRES.

N° NOM ET POST-NOM SEXE QUALITÉ SIGNATURE

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