TERMES DE REFERENCE DE LA MISSIONDE SUIVI CONJOINTE DES ERARES

Du 08 au 19 octobre 2017

CONTEXTE :

I. Le projet PREPARE

Cofinancé par l’Union Européenne et le Ministère des Affaires Etrangères et du développement International de la France, le Projet PREPARE vise à renforcer les capacités de préparation, de prévention et de réponse aux épidémies en République de Guinée par l’appui à la mise en œuvre de huit Equipes Régionales polyvalentes d’Alerte et de Riposte aux Epidémies (ERARE).

Chaque ERARE est sous la responsabilité d’un coordonnateur-régulateur qui en est le chef opérationnel. Ce dernier rend des comptes au directeur régional de la santé dont il dépend. Dès lors que des personnels de l’ERARE sont engagés, le commandement de l’opération passe du niveau préfectoral au niveau régional.

La mobilisation de l’ERARE relève de l’initiative du Directeur de la DRS de la région concernée, en lien étroit avec l’ANSS et le Ministère de la Santé, qui peuvent demander la mobilisation de l’ERARE.Le DRS est chargé de la transmission des informations importantes à porter à la connaissance des autorités : Gouverneurs, Préfets, DRS, Ministère de la Santé, Maires.

Les équipes ERARE sont organisées en modules, une ERARE est constituée de quatre modules : - le module Surveillance - Alerte ;- le module Investigation ;- le module Riposte ;- le module Sensibilisation.

Chaque module comprend du personnel (24 personnes par région et 38 à Conakry), son lot de matériel associé et un ou plusieurs véhicules (43 véhicules au total dont 5 par région et 8 à Conakry). Les lots de matériels sont composés de plusieurs kits.

Dans la cadre du projet PREPARE, les Huit (8) équipes ERARE du pays ont été formées, équipées et déployées dans leurs régions respectives. Elles bénéficient aussi d’avances de fonctionnement pour couvrir les frais de fonctionnement de leurs missions (perdiem, maintenance, carburant).

Dans le cadre du Résultat 3 du projet sur l’accompagnement et le suivi des ERARE (Activité A3.2 - « Appuyer le suivi des ERARE »), des missions de suivi conjointes comprenant des équipes d’acteurs mixtes (FICR/CRG, l’OMS, Ministère de la Santé, ANSS) sont prévues.

Avec l’accord de la DUE et du MEAE français, le projet PREPARE a été prolongé jusqu’au 27 novembre 2017, afin de procéder à la transition du dispositif ERARE vers l’ANSS et le Ministère de la santé guinéen dans les meilleures conditions, et ainsi garantir la pérennité du dispositif ERARE.

Ces missions de suivi conjointes s’inscrivent ainsi dans l’activité A3.3 - « Appuyer la transition pour prise en charge des ERARE par les autorités guinéennes ».

II. Missions de suivi / supervision précédentes

Une première vague de missions de suivi conjointes a eu lieu au mois de mai 2016, elle avait concerné les ERARE de Boké et de Labé, qui étaient les toutes premières à être déployées. Les rapports de ces premières missions de supervision conjointe sont disponibles et ont été partagés avec les différentes parties prenantes.

Du 22 avril au 8 mai 2017, une mission de formation / supervision formative conduite par des experts de la Sécurité Civile Française, de l’ANSS et d’Expertise France a eu lieu au sein de 7 ERARE sur les 8 (Conakry, Labé, Kankan, Faranah, Nzérékoré, Mamou et Kindia).

Cette mission s’est concentrée sur le module Riposte et la gestion d’une alerte Ebola, et a pointé un certain nombre de points à améliorer, en lien avec la coordination, le management, la gestion des ressources humaines et les interventions des ERARE.

III. Missions de suivi conjointe - octobre 2017

La mission de suivi conjointe de juillet 2017, permettra : - D’effectuer un suivi des activités des ERARE - De réaliser le suivi des recommandations des précédentes missions de suivi- De faire des recommandations pertinentes au regard des constats- De favoriser le passage de témoin entre Expertise France et le Ministère de la santé/ANSS - De faire un plaidoyer local pour la pérennisation du dispositif ERARE - D’effectuer la réception des édifices construits/réhabilités et de communiquer sur le projet

PREPARE

Elle devra idéalement concerner les 8 équipes ERARE, cependant, au regard des agendas des participants, des autres activités en cours au niveau local, et des conclusions des précédentes missions de suivi, elle pourra se focaliser dans premier temps sur les ERARE

- De Conakry et Boké : Axe 1 - De Kindia et Mamou : Axe 2

D’autres missions auprès des autres ERARE (Labé, Faranah, Kankan et Nzérékoré) pourront être organisées ultérieurement en fonction de la disponibilité des parties prenantes.

OBJECTIF GENERAL :

- Effectuer une mission de suivi conjointe des ERARE de Kankan, Conakry, Nzérékoré, Faranah

OBJECTIFS SPECIFIQUES :

- Apprécier le fonctionnement technique opérationnel des ERARE- Apprécier le fonctionnement administratif des ERARE -

- Apprécier le degré d’ancrage des ERARE dans le dispositif national de surveillance, d’alerte et de ripostes aux épidémies, ainsi que leur niveau implication dans la lutte contre les maladies à potentiel épidémiques en cours

- Effectuer un suivi des activités mises en œuvre par les ERARE- Apprécier et renforcer la coordination, le management et la communication au sein des

ERARE et avec les DRS- Accompagner les DRS dans le processus d’amélioration de la gestion des ressources

humaines des ERARE o Remplacement des membres décédés, mutés, peu performant (maladie, âge avancé)

et peu motivés o Formation des nouveaux membres

- Effectuer une analyse/appréciation de la pertinence du mode de fonctionnement des ERARE en tenant compte de leur guide de fonctionnement et des évolutions attendues au regard du contexte (mise en place des CTEPI, des COU et de EPARE)

o Apprécier et renforcer la qualité de la collaboration ERARE/CTEPIo Apprécier et renforcer l’implication des ERARE dans la mise en œuvre des COU et

préciser leurs rôles et responsabilités au sein des COUo Clarifier les rôles et responsabilités des ERARE dans la formation, le

déploiement/l’installation et la supervision des EPAREo Apprécier et renforcer la qualité de la collaboration entre les ERARE, le département

de l’élevage et celui de l’environnement dans le cadre du concept One Health - Effectuer la réception des édifices réhabilités/construits au sein des DRS dans le cadre du

projet PREPARE (Kindia, Mamou, Nzérékoré, Faranah, Kankan) dont la réception n’a pas encore été effectuée

- Effectuer un plaidoyer pour la mobilisation locale des ressources pour la pérennisation des ERARE

- Renforcer la collaboration avec les UPC/Sapeurs-Pompiers, la Croix Rouge Guinéenne

En plus des objectifs ci-dessus, les missionnaires veilleront à

- Sur le volet gestion des données :o A tester les logiciels pour la gestion et l’analyse des données épidémiologique de

chaque région - Sur le volet Investigation :

o A apprécier le plan de préparation et de conduite d’une investigation en fonction des étapes

- Sur le volet Riposte : o A évaluer les composantes d’une riposte et la conduite à tenir devant chaque cas de

MPE- Au niveau du CT-EPI :

o A tester le fonctionnement du dispositif en place, o A apprécier les étapes de port des EPI, o A apprécier la technique de lavage suivant les différentes étapes o A organiser des exercices de simulation à travers un scénario précis en lien avec les

ERARE- Sur le volet informatique :

o à tester le niveau d’appropriation de l’outil informatique (logiciels Excel, Word et Epi Info)

- Sur le volet logistique : o à apprécier la gestion du parc automobile (carnet de bord, ordres de missions…)

RESULTATS ATTENDUS

- Le degré d’ancrage des ERARE dans le dispositif national de surveillance, d’alerte et de ripostes aux épidémies ainsi que leur niveau leur niveau implication dans la lutte contre les maladies à potentiel épidémiques en cours sont connus ;

- Un suivi des activités mises en œuvre par les ERARE est effectué - La coordination, le management et la communication au sein des ERARE et avec les DRS sont

renforcés- La gestion des ressources humaines des ERARE est améliorée (remplacement des membres

et formation) - Une analyse/appréciation de la pertinence du mode de fonctionnement des ERARE en tenant

compte de leur guide de fonctionnement et des évolutions attendues au regard du contexte (mise en place des CTEPI, des COU et de EPARE) est effectuée

- La réception des édifices réhabilités/construits au sein des DRS dans le cadre du projet PREPARE est effectuée

- la collaboration entre les ERARE, le département de l’élevage et celui de l’environnement dans le cadre du concept One Health est améliorée

- Un plaidoyer pour la mobilisation locale des ressources en vue de la pérennisation des ERARE est effectué

- Des recommandations pertinentes sont formulées au regard des constats effectués afin d’améliorer le fonctionnement du dispositif ERARE et sa pérennité.

- La collaboration est renforcée entre les ERARE, les UPC/Sapeurs-Pompiers, la Croix Rouge Guinéenne

- Sur le volet gestion des données :o la gestion et l’analyse des données épidémiologique à travers les logiciels adaptés, de

chaque région sera est évaluée- Sur le volet Investigation :

o le plan de préparation et de conduite d’une investigation en fonction des étapes est apprécié

- Sur le volet Riposte : o les composantes d’une riposte et la conduite à tenir devant chaque cas de MPE sont

évaluées - Au niveau du CT-EPI :

o le fonctionnement du dispositif en place est testé o les étapes de port des EPI sont maitrisées o la technique de lavage des mains suivant les différentes étapes est maitriséeo des exercices de simulation à travers un scénario précis en lien avec les ERARE sont

effectués - Sur le volet informatique :

o le niveau d’appropriation de l’outil informatique (logiciels Excel, Word et Epi Info) est connu et renforcé

- Sur le volet logistique :

o la gestion du parc automobile (carnet de bord, ordres de missions…) est améliorée

MISSIONNAIRES :

Cette mission conjointe sera conduite par une équipe constituée par les représentants de :- La direction générale de l’ANSS, du Ministère de la santé : président du comité de pilotage du

projet PREPARE, direction nationale de la prévention et de la santé communautaire (DNPSC)- Expertise France (coordinateur du bureau santé et collaborateurs)- OMS- CDC- OIM- IMC- Ambassade de France- DUE- Tout autre acteur jugé pertinent et impliqué dans la préparation et la riposte aux maladies à

potentiel épidémique.

PRISE EN CHARGE DE LA MISSION

- Expertise France assurera la prise en charge financière (déplacement, perdiem) des représentants de l’ANSS et du Ministère de la santé

- Les avances de fonctionnement versées par Expertise France aux ERARE permettront de financer les frais de mission des ERARE

- Les autres partenaires souhaitant participer à la mission prendront en charge leur frais de mission.

LIVRABLES ATTENDUS :

- Un rapport de mission fourni dans les 72 heures suivant la fin de la mission et précisant les points forts, les points faibles, ainsi que des recommandations pertinentes et ciblées au regard des constats effectués. Il sera rédigé par les missionnaires avec l’appui de l’équipe du bureau santé d’Expertise France en Guinée.

Agenda indicatif Première Journée (J1)

Horaire Activités Responsables

08H 30 - 08H 45

Visite de courtoisie aux autorités sanitaires/Administratives Chef de Mission

08H 45- 9H 30

Introduction/Présentation des objectifs et les TDR de la mission de supervision intégrée

Chef de Mission

9H 30 – 11H Revue du niveau de la mise en œuvre des recommandations de la supervision antérieure (ANSS-Expertise France-Société Civile Française)

Membre désigné par le chef de mission

11H – 12 H

-Fonctionnement technique opérationnel des ERARE-Revue des rapports d’activités -Revue des rapports d’investigation des MPE -Outils d’analyse des données

Membres désignés par le chef de mission

12H – 13H

-Evaluation du fonctionnement administratif des ERARE

-Relation entre ERARE – EPARE – COU – CT-EPI

Membres désignés par le chef de mission

13H – 14H Pause-déjeuner Toute l’équipe

14H – 16H Visites de terrain (CT-EPI Hôpital Régional) Toute l’équipe

16H – 16H 30

Evaluation de la fonctionnalité des CTEPI visités Représentant de l’unité de prise en charge de l’ANSS

Deuxième Journée (J2)

Horaire Activités Responsables

08H 30- 11H 30

Présentation des différents supports techniques (documents normatifs)

Documents sur la création-attributions-organisation et fonctionnement de l’ANSS

Membres désignés par le chef de mission

Guide Technique de mise en œuvre de la SA-Ceint des Site SentinelleGuide Technique de mise en œuvre de la SA-Ceint dans le contexte de la riposte à la MVEStratégie de mise en œuvre d’une surveillance sentinelle contre le choléra en GuinéeGuide de mise en œuvre de la SBC IMCIntroduction de la plateforme nationale «ONE HEALTH»

Membre désigné par le chef de mission

Guide d’Emploi des EPARE Membre désigné par le chef de mission

Mécanisme de fonctionnement (Relation entre COU / ERARE / EPARE / CT-EPI)

Représentant du COU

Mécanisme de fonctionnement des CTEPI Représentant unité PEC Perspective sur les ERARE (passage de témoin entre Expertise France et le Ministère de la santé/ANSS)

Expertise France/ DUE

11H30 – 12H 30 Réception des édifices construits/réhabilités et de communiquer sur le projet PREPARE et visite du magasin des ERARE

Chef de mission

12H 30 – 13H Mise au point sur la Surveillance Intégrée des Maladies et la Réponse avec les ERAREApprécier le niveau d’appropriation de la formation FTEP Apprécier le niveau de collaboration entre les ERARE et les médias dans le concept « ONE HEALTH »

Chef de mission et représentant OMS

13H – 14H Pause-déjeuner Toute l’équipe

Visites de terrain (Hôpital Régional)Réunion avec les différents Chefs de

14H- 16H 30

service autour de la surveillance et l’évaluation du taux d’appropriation sur la formation à l’outil informatiqueApprécier les mesures de barrière sanitaireApprécier la prise de service des nouveaux agents mutés dans la région et évaluer le taux de présence Faire le point sur la mise en réseau des Hôpitaux ainsi que les structures privées

Toute l’équipe

Troisième Journée (J3)

09H – 11H 30 Restitution de la mission de supervision intégrée dans la salle de réunion de la DRS

Rapporteurs

11H 30 – 11H 45 Présentation des perspectives sur le projet PREPARE /ERARE / EPARE / COU / CT-EPI / Hôpitaux et Structures privées

Expertise France/ DUEReprésentant COU et PEC ANSS

11H 45 – 12H Validation des différentes recommandations formulées par les superviseurs et les supervisés

Chef de mission

12H – 12H 10 Mots de clôture Chef de mission

12H 10 MN Départ de Kindia pour Conakry Toute l’équipe

Planning de la supervision conjointe des ERARE de Kankan, Conakry, Nzérékoré et Faranah.

Total Jours de mission

Jour Date Equipe 1 (Axe Conakry-Kankan-Conakry)

Jour Date Equipe 2 (Axe Conakry-Faranah-Nzérékoré-Conakry)

Commentaires

1 Di 08 oct Voyage Conakry - Kankan D 08 oct Voyage Conakry - Nzérékoré : L 09 oct ERARE

KankanBriefing + J1 supervision ERARE Kankan

L 09 oct

2 Ma 10 oct ERARE Kankan

J2 supervision + Débriefing ERARE Kankan

Ma 10-oct ERARE Nzérékoré

Briefing + J1 supervision ERARE Nzérékoré

3 Me 11oct

Voyage Kankan -Conakry Me 11 Oct

J2 supervision + Débriefing ERARE Nzérékoré

4 J 12 oct Repos Je 12 Oct

Voyage Nzérékoré - Faranah

5 V 13 oct ERARE CKY

J1 supervision ERARE CKY

V 13- Oct

ERARE Faranah Briefing + J1 supervision ERARE Faranah

6 S 14 Oct

ERARE CKY

J2 supervision ERARE CKY

S 14 oct ERARE Faranah J2 supervision + Débriefing ERARE Faranah

7 D 15 Oct repos D 15 Oct Voyage Faranah/Conakry

8 L 16 oct ERARE CKY

J3 supervision + Débriefing ERARE CKY

L 16 Oc t

Repos

9 Ma 17-Oct Débriefing général de mission à l’ANSS

Ma 17 oct

Débriefing général de mission à l’ANSS

Total jours de mission : Kankan/Conakry = 7

Total jours de mission : Faranah/Nzérékoré = 8