www.ciusssmcq.ca

AMÉLIORER LE PROCESSUS DE PRÉPARATION ET D'ENVOI DES DOCUMENTS POUR LES SÉANCES DU CONSEIL D'ADMINISTRATION.

Projet réalisé dans le cadre de la ceinture verte Annie Lavigne, Agente de planification, programmation et recherche Présidence-direction générale CIUSSS MCQ

2

Nom du projet Améliorer le processus de préparation et d’envoi des documents pour les séances du conseil d’administration afin de respecter

le délai d’envoi de 7 jours avant la séance tel qu’indiqué dans le Règlement sur la régie interne du CA Annie Lavigne, chargée de projet

Équipe Kaizen (de gauche à droite) : Chantal Brochu (DSI), Johane Paquin (affaires

juridiques), Marie-Josée Hupé (DSPPC), Nancy Gilbert (DQEPE), Nancy Fafard (PDG), Maude Argouin (mentor), Michel Larrivée (membre du CA), Annie

Lavigne (PDG) et Isabelle Houde (PDG)

F • Les directions de l’établissement ainsi que le

cabinet de la Présidence-direction générale

I • Les documents des directions requis pour le CA

P • De la préparation de l’ordre du jour jusqu’à

l’envoi des documents aux membres du CA

E • Envoi des documents de qualité aux membres

du CA

C • Les membres du CA de l’établissement

Problématique • Le délai d’envoi prescrit dans le Règlement sur la régie interne

du conseil d’administration n’est pas respecté; • Un irritant mentionné par les membres du conseil

d’administration de ne pas recevoir les documents à temps – pas assez de temps pour en faire la lecture

• Un irritant majeur pour le personnel responsable du processus car création d’un goulot

• La non-conformité de plusieurs documents reçus de la part des directions

Impacts souhaités Respecter le Règlement sur la régie interne du conseil

concernant le délai d‘envoi des documents Diminuer le retard du dépôt des documents par les

directions / comités-conseils Augmenter la conformité des documents envoyés par

les directions / comités-conseils Augmenter la satisfaction du personnel impliqué dans

le processus

3

0

50

Respect de la date d’échéance du dépôt de documents par les directions

Nombre de documents provenant des directions (pour 3 séances)

Nombre de documents arrivé selon la date d'échéance

25 % des documents

sont déposés

selon l’échéance

Satisfaction des membres du CA Les membres sont satisfaits à 88 % concernant le temps de lecture

des documents avant les séances pour l’année 2016-2017

Le délai d’envoi des documents au CA est

respecté dans 33 % du temps

seulement

12

6

Respect du délai d’envoi (sur 18 envois)

Nombre de fois envoyé en retard

Nombre de fois envoyé selon l'échéancier ou avant

11

24

0%

50%

100%

35

Conformité des documents reçus de la part des directions

Nombre de documents conformes Nombre de documents non conformes

La conformité

des documents provenant

des directions est

de 31 %

8 16

10

Nombre de changements à l’ordre du jour

7 février 14 mars 11 avril

Satisfaction des équipes des directions 91 % des répondants sont satisfaits ou très satisfaits du processus

général d’envoi des documents au CA

Satisfaction de l’équipe PDG 100 % des membres de l’équipe PDG ne sont pas satisfaits du

processus actuel d’envoi des documents au CA

Docsattendus

desdirections

Docsdéposés

sansretard

Docsdéposésavec 1jour deretard

Docsdéposésavec 2

jours deretard

Docsdéposésavec 3

jours deretard

Docsdéposésavec 6

jours deretard

Docsdéposésavec 7

jours deretard

7 février 9 1 2 1 2 314 mars 16 8 5 2 111 avril 10 3 1 5 1

02468

1012141618

Le délai de dépôt des documents

4

0

50

Respect de la date d’échéance du dépôt de documents par les directions

Nombre de documents provenant des directions (pour 3 séances)

Nombre de documents arrivé selon la date d'échéance

Satisfaction des membres du CA Les membres sont satisfaits à 88 % concernant le temps de lecture

des documents avant les séances pour l’année 2016-2017

12

6

0

5

10

15

Respect du délai d’envoi (sur 18 envois)

Nombre de fois envoyé en retard

Nombre de fois envoyé selon l'échéancier ou avant

11

24

0%

50%

100%

35

Conformité des documents reçus de la part des directions

Nombre de documents conformes Nombre de documents non conformes

8 16

10

Nombre de changements à l’ordre du jour

7 février 14 mars 11 avril

Satisfaction des équipes des directions 91 % des répondants sont satisfait ou très satisfait du processus

général d’envoi des documents au CA

Satisfaction de l’équipe PDG 100 % des membres de l’équipe PDG ne sont pas satisfaits du

processus actuel d’envoi des documents au CA

Maintien du taux de satisfaction du

CA et des directions

Satisfaction de l’équipe

PDG = 80 %

Docsattendus

desdirections

Docsdéposés

sansretard

Docsdéposésavec 1jour deretard

Docsdéposésavec 2

jours deretard

Docsdéposésavec 3

jours deretard

Docsdéposésavec 6

jours deretard

Docsdéposésavec 7

jours deretard

7 février 9 1 2 1 2 314 mars 16 8 5 2 111 avril 10 3 1 5 1

02468

1012141618

Le délai de dépôt des documents

Le non-respect du dépôt de

documents conformes et de

qualité pour le CA dans les 7 jours avant la séance

2. Rôles et responsabilités

1. Critères de présentation et

priorisation

3. Standard de contenu

4. Planification 5. Fonctionnement

interne des directions

2.1 Plusieurs changements dans les directions 2.2 Les attentes de tous et chacun ne sont pas claires 2.3 Les rôles et responsabilités n’ont pas été expliqués et diffusés 2.4 Il y a beaucoup d’acteurs impliqués dans le processus

1.1 Pas de prise en charge dans les directions 1.2 Rôle du CA pas compris 1.3 Notion de dossier urgent pas claire 1.4 Manque de sens pour les directions

6. Outils

6.1 Redondance dans les fiches du conseil et pour le comité de direction 6.2 Tout le monde n’a pas accès aux formulaires 6.3 Tout le monde n’a pas accès au logiciel de dépôt des documents

3.1 Les besoins des membres du conseil dans l’information requise ne sont pas connus 3.2 Le contenu des dossiers diverge d’une direction à une autre 3.3 Aucun standard en place

4.1 Les directions ne sont pas toutes bien planifiées 4.2 Pas de calendrier annuel établi 4.3 Les étapes requises d’un dossier ne sont pas connues de tous 4.4 Difficulté dans la gestion des imprévus

5.1 Pas de processus interne établi dans toutes les directions 5.2 Pas de personnes responsables du processus dans les directions 5.3 Délai présent dans l’approbation des documents 5.4 Disponibilité des directeurs ou directeurs adjoints

Solutions 1. Présenter le plan d’action au comité de direction 2. Établir des critères de présentation et de priorisation des

dossier du conseil d’administration 3. Établir une planification annuelle des dossiers à présenter

au conseil d’administration (1 à 3 mois) 4. Définir les rôles et les responsabilités de tous les acteurs

impliqués dans le processus (3 à 6 mois) 5. Établir un standard de contenu pour les dossiers présentés

au conseil d’administration (3 à 6 mois) 6. Réviser, adapter et simplifier les outils en lien avec le

processus (3 à 6 mois) 7. Prévoir une formation des acteurs impliqués (3 à 6 mois)

2

7

3 5 4

1 6

8 étapes éliminées

Solutions Actions à réaliser Responsables Échéancier

Présenter au comité de direction les solutions et le plan d’action pour améliorer le processus de préparation des documents pour le CA

Élaborer la présentation PowerPoint pour le comité de direction Annie 16 mai 2017

Présenter au comité de direction Annie 12 juin 2017

Élaborer une planification annuelle des sujets présentés au CA Faire parvenir un courriel de relance aux directions avec des précisions en lien avec le dépôt des documents pour le CA

Équipe PDG 17 mai 2017

Faire un calendrier annuel des sujets à présenter au conseil d’administration en collaboration avec les directions

Équipe PDG et les directeurs

25 août 2017

Établir les critères de présentation et de priorisation des dossiers au CA

Établir les critères de présentation et de priorisation des dossiers présentés au CA

Équipe PDG 12 mai 2017

Définir les rôles et les responsabilités des acteurs impliqués au processus

Élaborer les rôles et responsabilités des acteurs impliqués dans le processus

Équipe PDG 28 juillet 2017

Revoir le processus interne de l’équipe PDG pour éliminer le plus possible les activités à non valeur ajoutée

Équipe PDG 15 septembre

2017 Établir les standards de contenu des dossiers présentés au CA Élaborer une proposition des éléments du contenu standard des

dossiers présentés au CA Équipe PDG

28 juillet

2017

Réviser, simplifier et adapter les outils en lien avec le processus Revoir les fiches de présentation (CA et CD) dans leur contenu et vérifier la possibilité de les combiner

Équipe PDG

25 août 2017

Revoir les modalités d’accès et de dépôt des documents pour les directions

Isabelle et Nancy

25 août 2017

Réévaluer la plate-forme de gestion des documents du conseil d’administration

Nancy et Isabelle

31 août 2017

Élaborer un guide de référence concernant la préparation et l’envoi des documents pour les séances du conseil d’administration en incluant les éléments suivants : • Critères de présentation et de priorisation • Rôles et responsabilités • Standards de contenu

Annie 8 septembre

2017

Mettre en place une formation Élaborer une formation ainsi que planifier les dates de formation des groupes cibles

Équipe PDG 20 octobre 2017

Rejoint l’ensemble des

causes fondamentales

Solutions Actions à réaliser Responsables Échéancier Degré d’avancement

% Présenter au comité de direction les solutions et le plan d’action pour améliorer le processus de préparation des documents pour le CA

Élaborer la présentation PowerPoint pour le comité de direction

Annie 16 mai 2017 100 %

Présenter au comité de direction Annie 12 juin 2017 100 % Élaborer une planification annuelle des sujets présentés au CA

Faire parvenir un courriel de relance aux directions avec des précisions en lien avec le dépôt des documents pour le CA

Équipe PDG 17 mai 2017 100 %

Faire un calendrier annuel des sujets à présenter au conseil d’administration en collaboration avec les directions

Équipe PDG et les directeurs

25 août 2017

50 %

Établir les critères de présentation et de priorisation des dossiers au CA

Établir les critères de présentation et de priorisation des dossiers présentés au CA

Équipe PDG 12 mai 2017 100 %

Définir les rôles et les responsabilités des acteurs impliqués au processus

Élaborer les rôles et responsabilités des acteurs impliqués dans le processus

Équipe PDG 28 juillet 2017

40 %

Revoir le processus interne de l’équipe PDG pour éliminer le plus possibles les activités à non valeur ajoutée

Équipe PDG 15 septembre

2017

0 %

Établir les standards de contenu des dossiers présentés au CA

Élaborer une proposition des éléments du contenu standard des dossiers présentés au CA

Équipe PDG

28 juillet 2017

40 %

Réviser, simplifier et adapter les outils en lien avec le processus

Revoir les fiches de présentations (CA et CD) dans leur contenu et vérifier la possibilité de les combiner

Équipe PDG

25 août 2017

40 %

Revoir les modalités d’accès et de dépôt des documents pour les directions

Isabelle et Nancy

25 août 2017

0 %

Réévaluer la plate-forme de gestion des documents du conseil d’administration

Nancy et Isabelle

31 août 2017

60 %

Élaborer un guide de référence concernant la préparation et l’envoi des documents pour les séances du conseil d’administration en incluant les éléments suivants : • Critères de présentation et de priorisation • Rôles et responsabilités • Standards de contenu

Annie 8 septembre 2017

20 %

Mettre en place une formation Élaborer une formation ainsi que planifier les dates de formation des groupes cibles

Équipe PDG 20 octobre 2017

0 %

Après 90 jours, % des actions :

terminées = 31 % débutées = 46 %

non débutées = 23 %

9

12 1 6

Nombre de changements à l’ordre du jour

9 mai 13 juin 20 juin

0

50

1

Respect de la date d’échéance du dépôt de documents par les directions

Nombre de documents provenant des directions (pour 3 séances)

Nombre de documents déposés selon la date d'échéance

14

7

0

5

10

15

1

Respect du délai d’envoi (sur 21 envois)

Nombre de fois envoyé en retard

Nombre de fois envoyé selon l'échéancier ou avant

16

28

0%

50%

100%

44

Conformité des documents reçus de la part des directions

Nombre de documents non conformes

Nombre de documents conformes

Cible : Maximum de

5 changements

Sondage auprès des directions et de

l’équipe PDG à l’hiver 2018

Cible : 75 %

Initial : 33 %

Cible : 50 %

Initial : 31 %

Docsattendus

desdirections

Docsdéposés

sansretard

Docsdéposésavec 1jour deretard

Docsdéposésavec 2

jours deretard

Docsdéposésavec 3

jours deretard

Docsdéposésavec 6

jours deretard

Docsdéposésavec 7

jours deretard

9 mai 16 8 4 413 juin 4 2 1 120 juin 24 7 6 2 4 1 4

05

1015202530

Le délai de dépôt des documents

Cible : 80 %

Initial : 25 %

10

Bons coups Investir du temps

dans la prise de mesure

Bien cartographier le processus

Bien planifier l’activité Kaizen

Bien choisir les participants à l’activité Kaizen, dont un membre du conseil d’administration

Bien préparer les participants au Kaizen

Faire autrement

Planifier le temps requis pour faire le projet

Faire un plan de communication en gestion de changement

Prendre en considération le moment de la mise en place de la démarche

Apprentissage

Avoir de l’ouverture face au processus et les réponses de l’équipe

Avoir confiance au processus

Maintenir une objectivité lors de l’animation de l’activité Kaizen

La collaboration et l’ouverture des participants sont essentielles