AMELIORATION DU SYSTEME D’ORGANISATION COMPTABLE …

UNIVERSITE D’ANTANANARIVO-----------------------------------------

FACULTE DE DROIT, D’ECONOMIE,DE GESTION ET DE SOCIOLOGIE-----------------------------------------------

DEPARTMENT DE GESTION-----------------------------------------------

MEMOIRE DE MAITRISE EN GESTION OPTION : FINANCES ET COMPTABILITE

AMELIORATION DU SYSTEME D’ORGANISATION

COMPTABLE D’UNE ENTREPRISE

STRATEGIQUE : CAS OMNIS

Présenté par : RABEREHAREHA Niarialisoa Mihamina

Sous l’encadrement de :

Encadreur pédagogique : Encadreur professionnel:

ANDRIANTSEHENO Daniel RABEMANAMBOLA Lalaina

Maître de conférence Directeur Administratif et Financier

Année universitaire : 2009/

2010

Session : août 2010

Date de soutenance : 21 Août 2010

UNIVERSITE D’ANTANANARIVO-----------------------------------------

FACULTE DE DROIT, D’ECONOMIE,DE GESTION ET DE SOCIOLOGIE-----------------------------------------------

DEPARTMENT DE GESTION-----------------------------------------------

MEMOIRE DE MAITRISE EN GESTION OPTION : FINANCES ET COMPTABILITE

AMELIORATION DU SYSTEME D’ORGANISATION

COMPTABLE D’UNE ENTREPRISE

STRATEGIQUE : CAS OMNIS

Présenté par : RABEREHAREHA Niarialisoa Mihamina

Sous l’encadrement de :

Encadreur pédagogique : Encadreur professionnel:

ANDRIANTSEHENO Daniel RABEMANAMBOLA Lalaina

Maître de conférence Directeur Administratif et Financier

Année universitaire : 2009/

2010

Date de soutenance : 21 Août 2010

REMERCIEMENTS

Grâce au concours de nombreuses personnes, ce présent mémoire a pu être mené à son

terme.

Nous tenons à adresser nos vifs remerciements notamment à :

• Monsieur ANDRIATSIMAHAVANDY Abel, Président de l’université

d’Antananarivo,

• Monsieur RANOVONA Andriamaro, Doyen de la faculté DEGS,

• Monsieur ANDRIAMASIMANANA Origène, Chef du département de Gestion.

• Monsieur ANDRIANTSEHENO Daniel, Maître de conférence, notre encadreur

pédagogique qui nous a prodigué ses conseils pour la réalisation de ce mémoire,

• Les corps administratifs et enseignants de la faculté DEGS,

• Monsieur LALAHARISAINA Joéli Valérien, Directeur Général de l’OMNIS,

qui nous a permis d’effectuer le stage au sein de l’Etablissement,

• Madame RABEMANAMBOLA Lalaina, Directeur Administratif et Financier de

l’OMNIS et notre encadreur professionnel, de son soutien et sa disponibilité pour

avoir dirigé et encadré la rédaction de ce mémoire,

• Monsieur ANDRIANAMPERANTSOA Pierrot, Chef du département de

comptabilité et matières de l’OMNIS, qui nous a appuyé tout au long de notre

stage par la fourniture des informations et documents de support,

• Tout le personnel de l’OMNIS pour leur accueil et plus particulièrement l’équipe

de la Direction Administrative et Financière pour leur étroite collaboration.

Nos remerciements aussi à notre famille qui nous a soutenue moralement et financièrement

durant toutes ces années d’étude.

SOMMAIRE

Pages

REMERCIEMENTS

SOMMAIRE

LISTES DES TABLEAUX ET GRAPHES

LISTE DES ABREVIATIONS

INTRODUCTION--------------------------------------------------------------------------------1

Ière partie : CADRE GENERAL DE L’ETUDE------------------------------------------ 3

CHAPITRE I : PRESENTATION DE L’OMNIS ---------------------------------------4

Section I : Statut de l’OMNIS------------------------------------------------------------------ 4

Section II : Structure organisationnelle-------------------------------------------------------- 7

CHAPITRE II : SYSTEME D’ORGANISATION---------------------------------------14

COMPTABLE DE L’OMNIS

Section I : Présentation de la Direction Administrative et Financière -------------------- 14

Section II : Organisation comptable de L’OMNIS-------------------------------------------19

Section III : Théorie générale sur l’outil de gestion-----------------------------------------25

IIème partie : ANALYSE CRITIQUE DE L’EXISTANT------------------------------- 30

CHAPITRE I : POINTS FAIBLES RECENSES

AU NIVEAU DU SYSTEME COMPTABLE------------------------- 31

Section I : Faiblesses au niveau de l’organisation comptable ------------------------------31

Section II : Problèmes liés au facteur humain------------------------------------------------ 38

Section III : Faiblesses au niveau du traitement comptable---------------------------------31

CHAPITRE II : POINTS FORTS RECENSES

AU NIVEAU DU SYSTEME COMPTABLE------------------------ 44

Section I : Points forts dans l’organisation comptable---------------------------------------44

Section II : Points forts dans le traitement comptable--------------------------------------- 48

3ème partie : PROPOSITION DE SOLUTIONS

ET RESULTATS ATTENDUS ------------------------------------------------ 50

CHAPITRE I : PROPOSITION D’AMELIORATION

DU SYSTEME COMPTABLE-------------------------------------------51

Section I : Proposition d’amélioration de l’organisation comptable-----------------------51

Section II : Solutions aux problèmes liés au facteur humain------------------------------- 58

Section III : Proposition d’amélioration du traitement comptable------------------------ 62

CHAPITRE II : SOLUTIONS RETENUES, RESQULTATS

ATTENDUS, RECOMMANDATION GENERALE-------------- 63

Section I : Solutions retenues------------------------------------------------------------------- 64

Section II : Résultats attendus et recommandation générale--------------------------------69

CONCLUSION----------------------------------------------------------------------------------- 72

BIBLIOGRAPHIE

ANNEXES

TABLE DES MATIERES


TABLEAUX Pages Tableau n°1 : Définitions des tâches au niveau du département

de comptabilité --------------------------------------------------------------------------------- 35

Tableau n°2 : Exemple des outputs de comptabilité---------------------------------------- 45

Tableau n°3 : Proposition de tâches du poste de chef comptable------------------------- 57

GRAPHES

Graphe n°1- Organigramme de l’OMNIS -------------------------------------------------- 13

Graphe n°2- Organigramme de structure de la Direction

Administrative et Financière de l’OMNIS --------------------------------------------------- 14

Graphe n°3- Démarche de l’opération d’achat---------------------------------------------- 23

Graphe n°4- Schéma des tâches qui touchent la comptabilité-----------------------------42

Graphe n°5- Présentation du journal d’achat------------------------------------------------ 47

Graphe n°6- Amélioration de circuit de document par l’intranet------------------------- 55

Graphe n°7- Fiche de notation de méthode de travail et de comportement--------------60

Graphe n°8- Schéma de fonctionnement automatisé du système comptable----------- 68


BC : Bon de Commande

BMCI : Bordereau de Mouvement de Compte Individualisable

BMPO : Bordereau de Mouvement de Petit Outillage

BR : Bon de Réception

CNaPS : Caisse Nationale de Prévoyance Sociale

CPR : Caisse de Prévoyance Retraite

CRCM : Caisse de Retraite Civile et Militaire

DAF : Direction Administrative et Financière ou Directeur Administratif Et Financier

DCA : Département de Comptabilité Analytique

DC : Demande de Concours

DG : Direction Générale ou Directeur Général

DPRH : Direction du Patrimoine et des Ressources Humaines

EPA : Etablissement Public à Caractère Administratif

FEI : Fiche d’engagement Importante

OMNIS : Office des Mines et des Industries Stratégiques

DRH: Direction des Ressources Humaines

SECREN: Société d’Expansion, de Construction et de Réparation Navale

IGR: Impôt Général sur les Revenus

BTP: Bâtiment et Travaux Publics

PCG: Plan Comptable Général

TVA: Taxe sur les Valeurs Ajoutées

NTIC: Nouvelles Technologies de l’Information et de Communication

Amélioration du système d’organisation comptable de l’OMNIS

INTRODUCTION

Depuis longtemps identifiées, les richesses de sous-sol ont poussé à la réussite des

pays puissants d’aujourd’hui et continuent à être un avenir prometteur tant dans le domaine

industriel que stratégique. Un des moteurs de développement, la mise en valeur de ces

ressources pour un pays nécessite une pratique dans les règles de l’art. Comme elle revêt

une importance stratégique, l’intervention de l’Etat en matière de régulation est un acte de

mise en garde et de protection de patrimoine. C’est la raison de l’existence de l’OMNIS

depuis 1975 en tant qu’organe intermédiaire entre l’Etat et les acteurs qui exercent des

activités dans le domaine d’exploitation pétrolières et minière à caractère stratégique à

Madagascar.

Dès sa création jusqu’à maintenant, des évolutions ont marqué sur ses activités, ses

missions ainsi que sa forme. Nécessairement, il apparaît comme évident de disposer

d’informations comptables et financières fiables pour la bonne gestion de l’entreprise.

Pour ce faire, l’entreprise se dote des outils d’analyse afin de fournir des informations

convenables aux besoins du système de pilotage comme la comptabilité financière et la

comptabilité de gestion. Mais notre étude sera limitée dans l’analyse du système

comptable, eu égard à la difficulté de se procurer des données pour mieux cadrer l’analyse

de coût, par exemple, et aussi pour le respect de la confidentialité.

Compte tenu de l’évolution technologique, des changements de structure d’activité,

actuellement la comptabilité de l’Office rencontre des difficultés organisationnelles. Des

faiblesses ont été constatées au niveau du système comptable. C’est pourquoi notre thème

porte sur « l’amélioration du système d’organisation comptable d’une entreprise

stratégique ». Nous tenterons de répondre à la problématique suivante : est-ce qu’il est

possible, dans l’état actuel des choses et avec la mise en place des normes comptables

d’améliorer l’organisation comptable de l’OMNIS ? Probablement, cet objectif sera atteint

s’il y a une réorganisation et mise en place de norme de travail. A cet effet, un stage de

trois mois au sein du département comptabilité de l’OMNIS nous a permis de nous

concentrer sur l’organisation du système comptable. Afin d’avoir plus de précisions dans

notre analyse, outre les pratiques sur terrain, nous avons procédé à des méthodes de

collecte d’informations en consultant des personnes ressources, des documents disponibles

1


au sein du département. Nous avons aussi effectué des recherches personnelles dans des

livres auprès des bibliothèques et les cours dispensés pendant notre cursus universitaire.

Avant d’entrer dans le vif du sujet, nous aimerons indiquer sur le fait que notre livre

comprend trois parties. Le plan suivant sera suivi pour le bon déroulement de cette étude :

- dans un premier temps, nous présentons le cadre général de notre étude où l’on

distingue deux chapitres : à savoir la présentation de l’OMNIS et son système

d’organisation comptable. Le premier chapitre tracera l’OMNIS à travers son historique et

sa structure organisationnelle. Dans le second chapitre, nous parlerons entre autre de

l’organisation comptable de l’OMNIS et de quelques théories générales sur l’outil de

gestion.

- dans un deuxième temps, nous allons faire une analyse de la situation existante.

Elle sera traitée en deux chapitres. En premier lieu, nous évoquerons les problèmes en

trois sections dont la première abordera la faiblesse de l’organisation comptable de

l’Office, la deuxième parlera des problèmes liés au facteur humain, enfin la troisième

montrera la faiblesse au niveau du traitement. En second lieu, nous développerons les

points forts recensés d’un coté, au niveau de l’organisation, et de l’autre, au niveau du

traitement comptable.

- dans un troisième temps, des suggestions servant à améliorer la comptabilité seront

avancées. Là aussi, nous allons procéder en deux chapitres. En premier, nous tenterons de

proposer des solutions au niveau de l’organisation comptable, des solutions relatives aux

problèmes liés au facteur humain, et enfin des solutions au niveau du traitement. Quant au

second chapitre et le dernier, il sera réservé aux solutions retenues, des résultats attendus,

et une recommandation générale que nous pensons utiles au déploiement d’un système

comptable efficace.

2

PARTIE I

CADRE GENERAL DE L’ETUDE


Dans cette première partie, nous tenons à définir le cadre général de l’étude. Elle se

subdivise en deux chapitres dont le premier sera la présentation de l’OMNIS tandis que

le deuxième est réservé au système d’organisation comptable de cette entreprise. Il s’agit

de la théorie générale sur l’outil de gestion « système comptable » et l’organisation

comptable de l’OMNIS.

Nous allons présenter l’OMNIS par son historique et statut juridique, ses activités et

ses missions, ainsi que sa structure organisationnelle.

3


CHAPITRE I : PRESENTATION DE L’OMNISL’OMNIS ou Office des Mines Nationales et des Industries Stratégiques est un

Etablissement Public à caractère Administratif. Il est l’organe représentant l’Etat dans la

gestion de la politique nationale des industries stratégiques telles que les hydrocarbures et

l’uranium. L’OMNIS jouit d’une autonomie financière. Il est placé conjointement sous la

tutelle technique du Ministère des Mines et des Hydrocarbures et la tutelle financière du

Ministère des Finances et du budget.

Cette présentation sera étudiée en deux sections. Dans la première section, nous

allons présenter brièvement son historique, son statut juridique, ses activités et missions,

son régime budgétaire ; et dans la seconde section, nous allons voir sa structure

organisationnelle.

Section I : STATUT DE L’OMNIS

L’OMNIS est un établissement public à caractère administratif. A part les textes

stipulant son statut lors de sa création, il est régi par des différents textes législatifs et

réglementaires compte tenu de ses activités.

I.1. Historique de l’OMNIS

L’Office des Mines Nationales et des Industries Stratégiques (OMNIS) est un

organisme d’Etat créé par l’ordonnance N°75-035 du 12 Novembre 1975. L’ordonnance

N°76-007 du 20 Mars 1976 fixe son statut et son organisation qui sont plus tard changés

par le décret N°99-697 du 20 Septembre 1999.

A sa création il est dénommé « Office Militaire National pour les Industries

Stratégiques », la loi N°99003 du 21 Avril 1999 portant changement de sa dénomination

donne naissance à l’actuelle appellation « Office des Mines Nationales et des Industries

Stratégiques » ; le sigle OMNIS reste inchangé.

Se rendant compte de la potentialité des ressources minières et de richesse de sous-

sol de Madagascar, l’Etat malagasy a mis en place l’OMNIS dans le but de les mettre en

4


valeur contribuant ainsi au développement économique et social de la nation par

l’impulsion donnée aux recherches et exploitations pétrolières et minières stratégiques.

I.2. Statut juridique

Le décret N° 99 697 du 20/01/99 définit le statut juridique de l’OMNIS comme étant

un établissement Public à caractère Administratif placé sous la haute autorité du Premier

Ministre, il est doté de la personnalité morale ainsi que de l’autonomie financière et régi

par la loi N° 98/031 du 20 janvier 1999 portant définitions des Etablissements Publics. Des

différents textes législatifs et règlementaires, et des lois viennent compléter ce décret vue

les activités et missions de l’OMNIS entre autres, la loi N° 95-016 du 09Août 1995 portant

sur le code minier ; la loi N° 96-018 du 04 septembre 1996 portant sur le code Pétrolier

Amont (l’OMNIS n’est pas régi par le code pétrolier Aval); décret N° 98-394 du 28 mai

1998 portant définition de la politique sectorielle minière à Madagascar.

L’OMNIS est un établissement semi-public. Régis par le Code de Travail, les

employés sont affiliés à la CPR (Caisse de Prévoyance Retraite), quelques agents auprès de

la CNAPS (Caisse Nationale de Prévoyance Sociale); les fonctionnaires et les militaires

auprès de la CRCM (Caisse de Retraite Civile et Militaire).

I.3. Activités et missions de l’OMNIS

Nous allons distinguer les activités et les missions de l’OMNIS.

I.3.1. Activités

Concernant les ressources minières et pétrolières, l’OMNIS intervient dans le

domaine qualifié « stratégique » de la nation. Il peut user de tous ses droits définis par les

différents textes législatifs et règlementaires à savoir son intervention dans les activités du

secteur pétrolier Amont, dans la politique sectorielle minière stratégique à Madagascar...

Ses principales activités sont les activités de recherches pétrolière et minière. Il rentre dans

ses activités :

5


- d’effectuer ou de suivre les recherches et exploitation des ressources minière à

caractère stratégique (cas de l’uranium) ;

- de réaliser ou faire réaliser les études, recherches pétrolières,

- de négocier et finaliser les contrats pétroliers,

- de gérer les portefeuilles d’activités des sociétés dans lesquelles l’OMNIS possède

des parts sociales telles : SECREN, MAGRAMA, QIT Fer, SECMA.

I.3.2. Missions de l’OMNIS

L’OMNIS est le représentant de l’Etat vis-à-vis des opérateurs qui exercent des

activités dans les domaines miniers et pétroliers à Madagascar. Tous les contrats qui ont

trait à des activités « stratégiques » notamment le pétrole et l’uranium doivent passer par

cet Office.

Dans le domaine des hydrocarbures, étant un organe de contrôle et de régulation, il

est chargé de la mise en œuvre de la politique nationale en matière d’exploration et

d’exploitation des hydrocarbures. Il représente l’Etat dans le contrat pétrolier.

Concernant les ressources minières, ses missions consistent à valoriser les données

géologiques de base et d’assumer la fonction de promotion minière. De plus, il assiste et

audite les sociétés qui recherchent des minerais stratégiques.

I.4. Régime budgétaire et comptable

L’OMNIS possède un budget autonome. Les activités qu’il exerce génèrent les

sources de revenus, il ne reçoit aucune subvention venant de l’Etat. Son statut est un peu

particulier, étant donné qu’il est un établissement public, il doit se référer à des lois et à des

textes règlementaires régissant le statut de catégorie d’établissement public, mais dans son

cadre conceptuel, il n’applique pas la comptabilité publique. Il applique le PCG 2005

comme toute entreprise commerciale alors que ses activités ne sont pas strictement

commerciales. Cela met en évidence l’absence de l’Agent de l’Etat auprès de

l’établissement qu’est l’Agent Comptable chargé de l’engagement, de l’ordonnancement et

de liquidation des dépenses, et de recouvrement des recettes. C’est le conseil de direction

qui procède au contrôle budgétaire.

6


Section II : STRUCTURE ORGANISATIONNELLE

Dans cette section, nous allons examiner d’abord l’organisation interne de l’OMNIS,

ensuite la description de ses fonctions et attributions.

II.1. Organisation interne de l’OMNIS

Suivant la structure actuelle, l’organe de décision de l’OMNIS est constituée par le

Conseil de Direction et La Direction Générale

• Conseil de Direction

Comme tout établissement placé sous l’autorité de l’Etat, le Conseil d’Administration

est prévu dans le statut de l’OMNIS mais il n’est pas encore mis en place. C’est le Conseil

de Direction qui joue le rôle de Conseil d’Administration actuellement.

Ce conseil de direction est composé par le Directeur Général, le Directeur des

Hydrocarbures, le Directeur des Ressources Minières, le Directeur d’Appui au

Développement, le Directeur du Laboratoire, le Directeur Administratif et Financier et le

Directeur du Patrimoine et des Ressources Humaines.

• Direction Générale

L’OMNIS comprend la Direction Générale et deux branches distinctes :

une branche technique composée de directions opérationnelles dont la :

- Direction des Hydrocarbures,

- Direction des Ressources Minières,

- Direction d’Appui au Développement,

- Direction du Laboratoire

une branche administrative composée de directions fonctionnelles dont la :

- Direction Administrative et Financière,

- Direction du Patrimoine et des Ressources Humaines

7


Ces différentes directions sont réparties dans trois sites.

Dans la partie fonctionnelle, les tâches sont regroupées selon les critères de

spécialisation et les unités dépendent les unes des autres et sont complémentaires. La

hiérarchie et la Direction Générale assurent la coordination et l’intégration entre les unités.

Chaque direction opérationnelle a son propre projet mais les moyens matériels et

financiers, afin d’y parvenir, appartiennent aux directions fonctionnelle. Ainsi, elles

travaillent en étroite collaboration.

L’effectif du personnel est de 258. Il est répartit en quatre catégories :

- Hors groupe A : Directeur général et directeurs (7)

- Hors groupe B : Conseillers, Adjoint du directeurs et Chef de département (31)

- Cadres (41)

- Non cadres (179)

II.2. Fonction et attribution des directions respectives

Avant de tracer l’organigramme de structure de l’OMNIS, nous allons décrire les

fonctions et attributions de toutes les directions qui le composent.

• Direction Générale

La Direction Générale est l’organe de décision. Le Directeur Général représente le

haut niveau hiérarchique de l’organisation et exerce son autorité sur les autres directions et

unités. Il est nommé par décret ministériel. Il est de son devoir de choisir la politique

générale, de déterminer les missions, de fixer les objectifs de l’établissement et doit mettre

à la disposition des intéressés les moyens pour atteindre les objectifs visés. C’est lui le

représentant de l’organisation à l’extérieur.

• Fonctions en position d’Etat Major

Elles sont rattachées à la Direction Générale de par ses qualités d’organes

consultatifs. Elles participent dans l’aide de prise de décision et remplissent des missions

8


spéciales. Elles servent des bureaux de conseil (conseillers juridique et spécial),

d’assistance et de coordination (Directeur Général Adjoint, Assistant), de contrôle et suivi

des activités de l’OMNIS (bureau permanent d’audit) pour une prise de décision

rationnelle de gestion de l’organisation. Ces spécialistes collaborent avec les principaux

responsables opérationnels et fonctionnels.

• Direction des Ressources Minières (DRM)

La Direction des Ressources minières se consacre surtout aux les recherches et aux

études d’exploitation de minerais stratégiques. Elle exerce en qualité d’assistant auprès des

partenaires dans les projets miniers. Elle compte trois départements :

- Département Evaluation et Service qui se charge de l’évaluation des données de la

recherche en collaboration avec les partenaires de projet ; si le partenaire n’est pas

intéressé par les résultats, ces derniers reviennent à l’OMNIS et il lui appartient de les

valoriser et les promouvoir.

- Département Promotion et Développement se charge de trouver de partenaire qui

achète les documents techniques d’un projet minier.

- Département Assistance des partenaires assure les travaux d’assistance dans les

différentes phases d’exploration avec les partenaires.

• Direction des Hydrocarbures

La Direction des Hydrocarbures intervient essentiellement dans le domaine de

recherche, d’exploration et de mise en valeur du pétrole et gaz inflammables, grès

bitumineux, pétrole conventionnel, huile lourde. Elle travaille en qualité d’assistant auprès

des partenaires dans le domaine des hydrocarbures amont. Elle dispose de trois

départements :

- Département de gestion des banques des données

Il traite, gère et stocke les données sur les recherches pétrolières à Madagascar.

Toutes les données des recherches effectuées à Madagascar sont centralisées au sein de ce 9


département. Les documents définissent les situations géographiques qui se répartissent en

blocs et contiennent toutes les informations concernant les résultats de recherche.

- Département Exploration : il exécute les travaux d’exploration après les résultats

obtenus à partir des recherches réalisées. Cette phase d’exploration suit différentes étapes

avant d’être finalisée, elle dure de 1à 8 ans.

- Département Promotion et Valorisation : les résultats de tous les travaux de

recherches et exploration doivent être valorisés pour attirer des investisseurs potentiels. La

principale mission de ce département consiste à faire de la promotion de notre potentiel

pétrolier aussi bien locale qu’à l’international.

• Direction du Laboratoire

L’OMNIS possède un laboratoire d’analyse ouvert à tous ceux qui désirent procéder

à des analyses de matières organiques (l’usage pour son propre compte ou des utilisateurs

externes). Deux départements se rattachent à cette direction :

- Département Analyse réalise le travail d’analyses des matières organiques. Le

travail consiste à prélever un échantillon sur terrain appelé « carotte » lequel est transporté

au laboratoire afin d’être analysé. Ainsi l’Office doit se permettre l’utilisation des produits

chimiques conservés en stock destinés à la consommation pour l’analyse.

- Département Traitement : il reçoit les résultats du Département Analyse et

interprète les données plutôt théoriques.

• Direction d’Appui au Développement

Elle travaille avec des partenaires dans l’exécution des travaux de sondage. Elle a

sous sa responsabilité trois départements :

- Département Sondage regroupe des techniciens de sondage appelé « sondeurs ». Il

emploie des machines spécialisées et sophistiquées servant aux forages et aux sondages du

sol.

- Département Evaluation et Service : il est responsable de l’évaluation des données

recueillies par le Département Sondage. 10


- Département Système d’Information traite et fait sortir les informations obtenues

après évaluation.

• Direction Administrative et Financière

Elle assure la gestion de la vie financière de l’entreprise, prépare le budget annuel de

l’Office et suit les réalisations, s’occupe du bon fonctionnement des affaires

administratives en vue de l’établissement des états financiers de l’Office. Trois

départements dépendent de cette direction :

- Département Comptabilité Analytique et Approvisionnement, il centralise les

besoins de chaque direction et les traite par rapport au budget. Ce département analyse les

écarts entre le budget et la réalisation.

- Département Trésorerie et Finances gère les finances de l’Office : la caisse centrale

et les comptes bancaires. Il contrôle les mouvements des fonds aussi bien intérieur

qu’extérieur. Il gère également les investissements financiers.

- Département Comptabilité Générale et Matière centralise toutes les informations

comptables. La finalité de ce département est le traitement des données comptables et

financières en vue de produire des états financiers et des informations nécessaires au

système de pilotage dans la prise de décision (encaissement et décaissement).

• Direction du Patrimoine et des Ressources Humaines

C’est la seconde partie importante de la branche administrative de l'OMNIS. Elle

s’occupe de la gestion du patrimoine, de la caisse sociale et du personnel, de l’organisation

des évènements socio-culturels de l’OMNIS. Elle se subdivise en quatre départements :

- Centre Médical de l’OMNIS géré par un administrateur qui se charge de tout ce qui

rapporte à la santé du personnel (médecine de travail). Il engage des personnels de la santé

(deux médecins avec des infirmières, des assistantes sociales, des dispensateurs …) auprès

de ce centre, c’est un organisme sanitaire interne de l’OMNIS. En conséquence, l’OMNIS

possède un magasin de stockage de médicament.

- Département qu’un assistant gère la caisse sociale et les assurances, il organise les

opérations sociales, s’occupe de la préparation des événements socio-culturels, entre

autres, la participation au reboisement, l’organisation des fêtes de fin d’années.

11


- Département Personnel se charge du recrutement et de l’embauche de personnel,

assure la réglementation de travail.

- Département solde qui assure le traitement de la paie du personnel. Il effectue les

différents prélèvements sur salaire à savoir les frais médicaux, les opérations sociales

compte tenu de la quotité cessible, les déclarations pour les organismes sociaux, IGR,

CNAPS, CPR, CRCM ainsi que les modifications des salaires.

- Département du Patrimoine assure la gestion des immobilisations et les magasins

de l’OMNIS. D’autre part, il existe au sein de ce département un sous-département

d’ingénierie et projet. Les magasins de stockage sont constitués par des magasins de

consommable (produit d’entretien, fourniture de bureau, consommable informatique), petit

outillage (pièces de rechange de véhicule), et d’immobilisation, un magasin

pharmaceutique auprès du Centre Médical, un magasin de produit chimique auprès du

laboratoire.

Le sous-département d’ingénierie et projet s’occupe de la conception des plans, de

l’architecture, de la construction des bâtiments.

Il traite avec des entrepreneurs extérieurs à l’OMNIS des contrats de prestations de

service ou des travaux relatifs au BTP.

Département de Transport et Maintenance assure le support logistique. Il effectue des

travaux de maintenances préventives et curatives des matériels roulants.

12

DPT Appro & Compta

analytique

DPT Compta Générale

DPT Trésoreries &

Finances

D.P.R.H.

Assistant

A.D. Administrateur CMO

DPT Gpers

DPT Soldes

DPT Patrimoine

DPT Transports

& Maintenan

ces

CMO

DG

D.R.M. D.H. DLABO

D.G.A

-Assistant

-Bureau permanent

d’audit

- Secrétariat de direction

- Conseiller juridique

Conseiller spécial

Coordonna teur

A.D.

DPT Evaluation et

Service

DPT Promotion &

Devlpmt

DPT Exploration &

Travaux

AD AD

DPT Gestion Banque

de données

DPT Exploration

DPT Promotion

& Valorisation

DPT Analyse

DPT Traitement

DAD

A.D

DPT Sondage

DPT Evaluation & Service

DPT Système

d’informa tion

D.A.F.

A.D


L’organigramme de l’OMNIS se présente comme suit :

GRAPHE n°1 : ORGANIGRAMME DE L’OMNIS

LEGENDED.G : Direction Générale D.LABO : Direction du Laboratoire

D.G.A : Direction Générale Adjoint D.A.F : Direction Administrative et

D.R.M : Direction des Ressources Minières Financière

D.H : Direction des Hydrocarbures A.D : Adjoint du Directeur

D.A.D : Direction d’Appui au Développement DPT : Département

D.P.R.H : Direction du Patrimoine et des Ressources Humaines C.M.O : Centre Médical OMNIS

Source : Département de la comptabilité générale et matière

13


CHAPITRE II : SYSTEME D’ORGANISATION COMPTABLE

DE L’OMNIS

Ce chapitre comportera trois sections. Nous traiterons successivement dans ce chapitre

la présentation de la Direction Administrative et Financière (DAF), l’organisation comptable

de l’OMNIS et la théorie générale sur l’outil de gestion.

Section I : PRESENTATION DE LA DAF

La DAF est constituée de trois Départements : le Département de Comptabilité

Analytique, le Département de Trésorerie et Finances et le Département de la Comptabilité

Générale et Matière. L’organigramme de structure est représenté par le graphe suivant :

Graphe n°2 : Organigramme de structure DAF

Source : département de la comptabilité générale et matière

14

DIRECTION ADMINISTRATIVE ET FINANCIERE

ADJOINT/DAF

SECRETARIAT

DEPARTEMENT COMPTABILITE GENERALE ET MATIERE

CHEF COMPTABLE

BANQUE

FOURNISSEURS

OPERATIONS DIVERSES

MATIERES IMMOBILISATIONSPETIT OUTILLAGE

CHANTIERS

DEPARTEMENT TRESORERIE ET

FINANCES

CAISSEBANQUE

DEPARTEMENT COMPTABILITE ANALYTIQUE

APPRO BUDGET

LIVRE DE CAISSE


I.1. Département Comptabilité Analytique et Approvisionnement

Ce département effectue l’approvisionnement et l’élaboration du budget.

L’approvisionnement consiste à l’achat des différentes fournitures consommables nécessaires

au bon fonctionnement de l’établissement et des autres acquisitions entrant dans l’activité de

l’office. L’achat suit un processus en se conformant à la politique de la direction. La politique

d’achat consiste en premier lieu à consulter trois fournisseurs afin de porter le choix sur ce qui

répond au mieux les critères convenables à chaque type d’achat tout en privilégiant le rapport

qualité/ prix.

Nous tenons à préciser que le processus d’achat au sein de l’OMNIS est déclenché par

l’émission d’une « demande de concours » (DC). La « demande de concours » est une pièce

justificative dans laquelle sont exprimés les besoins de la direction intéressée qui l’établit.

Elle doit être approuvée par le DAF et le DPRH, et transformée en Bon de Commande (BC)

avant tout achat.

Pour les achats inférieurs à 200.000 ariary (source : département de comptabilité

analytique et approvisionnement), la DC est transformée directement en BC. Il faut établir

une Fiche d’Engagement Importante et avoir l’approbation du Directeur Général pour les

achats supérieurs à 200.000 ariary.

Pour les acquisitions supérieures à 4000.000 d’ariary, l’OMNIS procède par lancement

d’appel d’offre.

L’élaboration du budget est basée sur le principe de prévision annuelle de dépenses de

fonctionnement à couvrir, des investissements à réaliser et les recettes à recevoir. Le budget

doit être élaboré avant la fermeture de l’exercice en cours. Pour cela, il faut se référer sur

l’exercice antérieur. Le vote du budget se fera en début de l’année par le conseil de direction.

En général, l’élaboration du budget part essentiellement de l’expression des besoins de

chaque direction ou département ou autres unités. Le budget des recettes prévoit les activités

que l’OMNIS projette de réaliser pour acquérir des ressources.

Le budget d’investissement concerne le projet d’acquisition ou d’aménagement ou

d’installation d’immobilisations (matériels roulants, matériels informatiques, réparation

15


bâtiment…) envisagé. Le budget de dépense de fonctionnement est constitué par les dépenses

fixes (salaire), dépenses variables (les consommables) et les imprévues.

Travaux courants effectués au niveau de ce département

Les tâches courantes au niveau de ce département se déroulent comme suit :

- préparation du budget annuel et du suivi des réalisations ;

- établissement d’un tableau de bord mensuel pour les prévisions et les réalisations ;

- conception et création des comptes analytiques ;

- suivi du budget disponible par rapport aux dépenses engagées ;

- prospection des fournisseurs et achat ;

- enregistrement manuscrit, préparation et traitement des Demandes de Concours;

- saisie sur ordinateur et transmission au chef responsable de la DC ;

- archivage des documents ;

- transformation de la DC en Bon de Commande(BC) par le chef du Département ;

- envoi B.C au DAF pour tirage et signature.

I. 2. Département Trésorerie et Finances

Le Département de Trésorerie et Finances comprend deux services : le service caisse et

le service banque.

On utilise la Caisse pour tout encaissement et décaissement en espèce généralement

inférieur à 30.000 ariary.

On utilise la Banque pour tout encaissement et décaissement par chèque, ordre de

virement.

Le Département a pour rôle de :

- établir et élaborer les prévisions de décaissement à court et à moyen terme basée sur

les statistiques de réalisation de l’année précédente et du mois écoulé ;

- gérer les comptes bancaires, négocier pour obtenir les meilleures conditions

avantageuses possibles en terme de taux de placement pour l’OMNIS ;

- gérer la caisse centrale de l’OMNIS ;

- travailler en étroite collaboration avec la direction opérationnelle pour arrêter les

besoins en trésorerie des chantiers ;

- vérifier et contrôler les divers décaissements ;

16


- gérer les encaissements ;

- maîtriser et contrôler les différents mouvements de fonds par le système de prévision

et de contrôle de réalisation ;

- suivre les utilisations des crédits ;

- assurer l’application des règles et procédure en matière de gestion financière ;

- établir périodiquement la situation de trésorerie.

Travaux effectués au sein de ce département

C’est ce département qui reçoit en premier les pièces comptables.

Le responsable de banque établit le chèque après approbation des chefs hiérarchiques. Il

collecte les pièces de banque. Il classe en attente les pièces incomplètes et transmet au

département de la Comptabilité Générale les pièces régularisées pour être comptabilisées.

Le responsable de caisse reçoit les pièces relatives au paiement en espèce (frais de

remboursement, état de paiement, caisse d’avance). Pour le décaissement en espèces, le

montant ne doit pas dépasser 30 000 ariary, sauf cas exceptionnel (état de paiement de salaire

d’un nouveau salarié, cas signalé urgent). Il traite au jour le jour les pièces dès son arrivée

pour atteindre l’objectif zéro attente. Il établit la situation de la trésorerie par mois, relève ce

qu’il faut encore payer ; il impute les pièces et comptabilise au journal caisse et les transmet

ensuite au Département de la Comptabilité Générale.

I.3. Département Comptabilité Générale et Matières

Le Département Comptabilité Générale et Matières est la destination finale de toutes les

opérations effectuées. Il centralise toutes les informations venant de l’extérieur et les traite en

se conformant aux règles de la tenue de comptabilité prévues par le PCG 2005 et les normes

généralement reconnues. De ce fait il a pour mission :

- d’assurer la gestion comptable du patrimoine mobilier, immobilier et des matières de

l’OMNIS ;

- de produire les états financiers ;

- de fournir des informations comptables et financières sollicitées par le système de

pilotage dans leur prise de décision et par l’administration fiscale dans le cadre

réglementaire.

17


Le Département de Comptabilité Générale et Matière est structuré par poste. Le chef de

département est le premier responsable hiérarchique. Le département présente six postes :

Banque, Fournisseurs, Matières et Immobilisations, Opérations Diverses, Chantier.

Banque

Le comptable se charge de l’imputation et comptabilisation des opérations banques que

ce soit recette ou dépense (factures, avis de crédit, avis de débit…). Le responsable vérifie

arithmétiquement, avant de passer à la saisie sur micro-ordinateur. Chaque banque a son

propre journal. L’opération de dépense, faisant l’objet de paiement est justifiée par le numéro

de chèque ou ordre de virement… Les opérations de recettes résultent d’un virement interne

(virement de fond), virement externe, tiers débiteurs qui règlent la prestation de service de

l’OMNIS.

Fournisseurs

Le comptable s’occupe du traitement des factures des fournisseurs locaux à crédit. Il

passe les écritures d’imputation et de comptabilisation dans le journal des achats et prélève

la TVA. Il établit la situation mensuelle des factures en cours de traitement.

Matières et immobilisations

Le gestionnaire est responsable de la valorisation et traitement des pièces de réception

matières, produits consommables, petit outillage et immobilisation (acquisition). La

valorisation utilise le logiciel SAGE avec l’application GESCOM. Le gestionnaire vérifie les

données sur la facture avec celles du Bon de Commande et les éléments de réception établis

par le magasin (Bon de Réception pour les fournitures consommables, Bordereau de

Mouvement des Comptes des Immobilisations, Bordereau de Mouvement de Petit Outillage)

et rapproche ces données avec celles se trouvant dans GESCOM avant de faire la valorisation.

Elle consiste à porter sur la facture les mêmes informations dans GESCOM à savoir le

numéro de référence de la pièce et la date, le numéro de compte analytique, la valeur hors

taxe, le numéro de la facture comptabilisé. Pour les immobilisations il faut établir des fiches

18


de revient des immobilisations. Les écritures passées sont ensuite basculées dans le journal

des achats (Comptabilité Générale).

Opérations diverses

Le poste des opérations diverses consiste à passer les écritures de régularisation dans le

compte d’attente. Le compte 47120 sert de compte de passage et sera soldé à la fin de l’année.

Livre de caisse

Le comptable effectue les écritures d’imputation des pièces de caisse, passe des

écritures dans le journal de caisse des opérations de dépense et de recette.

Chantier

Le gestionnaire des chantiers est le représentant du DAF auprès des chantiers de

l’OMNIS. Il est le responsable de la gestion financière, de l’approvisionnement et de la caisse

durant sa mission.

Il est à souligner que la grande partie de notre étude est axé au niveau de la comptabilité

Générale et Matières.

Section II : ORGANISATION COMPTABLE DE L’OMNIS

Cette section nous aide à comprendre le mécanisme de la comptabilité de l’Office. Elle

sera développée en trois sous-sections : le système comptable, les procédures comptables, les

pièces justificatives utilisées dans la comptabilité.

II.1. Système comptable de l’OMNIS

La gestion comptable et administrative de l’OMNIS est basée sur le logiciel SAGE.

L’Office utilise six applications du logiciel à savoir : immobilisation, paie, trésorerie,

GESCOM, comptabilité générale, états comptables et fiscaux.

19


Notre domaine sera limité au sein du Département Comptabilité Générale et Matières.

Le traitement des informations s’appuie sur l’application SAGE GESCOM pour la

comptabilité Matières et l’application SAGE comptabilité pour la Comptabilité Générale.

Comptabilité Matières

La comptabilité Matières est la gestion théorique des stocks et immobilisations (la

gestion physique est assurée par le magasin). Elle consiste à contrôler les mouvements des

stocks et des immobilisations. L’application de la comptabilité Matières permet :

- la tenue théorique de stocks en quantité et en valeur suivant les mouvements

physiques et par localisation géographique ;

- les contrôles périodiques et la fiabilité des comptes de stocks dans les états

financiers, à partir des états d’information de gestion (états comptables et états de gestion) ;

La valorisation des stocks suit plusieurs démarches.

Les pièces comportant la facture originale, la copie du bon de commande et une pièce de

réception de magasin (BR) passent à la valorisation. La valorisation consiste premièrement à

rapprocher les valeurs sur la facture et le bon de réception. C’est un contrôle systématique. Le

bon de réception saisi sur ordinateur au magasin est généré automatiquement dans le

GESCOM. Après vérification ou rectification d’éventuelles erreurs sur ordinateur, on bascule

le bon de réception informatisé en facture informatisée et on porte les valeurs sur la facture.

La valorisation comporte la référence et date du BR, le compte analytique des articles, la

valeur hors taxe, le numéro de la facture informatisée et la date, la référence du magasin.

Après ces étapes, on bascule les écritures dans le journal d’achat SAGECOMPTA.

Pour l’immobilisation, la valorisation permet le suivi des mouvements des

immobilisations (retrait et acquisition) grâce à l’établissement de fiche de revient (voir annexe

IX).

Les pièces doivent comporter la facture originale, une copie de bon de commande et un

BMCI comme élément de réception.

Les démarches pour la valorisation des immobilisations sont pratiquement les mêmes.

On porte sur la facture la référence du BMCI et la date, le numéro de compte d’imputation, la

valeur hors taxe, le numéro de la facture informatisée et la date. On transcrit sur le BMCI : le

20


numéro de compte d’imputation de l’immobilisation, la valeur hors taxe et on établit la fiche

de revient.

Comptabilité Générale

La comptabilité générale recouvre tous les travaux de comptabilisation des différentes

opérations effectuées : les opérations caisses et banques, les travaux de régularisation de fin

d’année comptabilité client et fournisseurs, les stocks et immobilisations. La finalité du

traitement comptable est la production des états financiers ainsi que la fourniture des

informations fiables à usage interne et externe.

Pour l’usage externe, la production des informations doit suivre les principes et les

normes réglementaires dans des délais bien déterminés (les états financiers, les états en

matière déclarative fiscale).

Quant à l’usage interne, il n’y a pas de référentiel spécifique. Mais la pertinence des

informations apparaît nécessaire pour permettre aux dirigeants d’apprécier la situation réelle

de l’entreprise afin d’entreprendre des décisions adéquates.

II.2. Procédures comptables

Nous retenons ici deux procédures essentielles qui sont la procédure d’achat et la

procédure de traitement des pièces comptables.

Procédure d’achat

Il y a lieu de noter que l’OMNIS n’est pas un établissement commercial. De ce fait, tout

achat effectué est destiné à la consommation interne. Cette opération est déclenchée par

l’expression des besoins de la direction intéressée. L’expression des besoins doit être

matérialisée par une pièce appelée « Demande de Concours » (voir en annexe VI) établie par

la direction émettrice.

La Demande de Concours (DC) est une pièce de base qui doit nécessairement être

transformée en Bon de Commande (BC) (voir annexe VIII) constituant une pièce justificative

21


d’achat. La procédure d’achat est décrite par le circuit suivant : la direction intéressée émet

une DC qui doit passer au magasin pour codification des articles ou prestations selon le cas.

Plusieurs étapes restent encore à franchir avant la transformation en BC : comme la

comparaison des fournisseurs, la vérification du rapport qualité/prix

Ensuite, la demande de concours parvient au Département Approvisionnement pour être

transformée en BC.

Ici deux cas peuvent se produire :

- si la somme totale de la DC est inférieure à 200 000 Ariary, le schéma se présente

comme suit :

Le Chef du Département Comptabilité Analytique (CDCA) établit le BC et transfère au

Directeur Administratif et Financier qui en fait le tirage et appose la première signature. Le

BC doit recevoir la seconde signature du Directeur du Patrimoine et des Ressources

Humaines.

- si la somme est supérieure ou égale à 200 000 Ariary le CDCA établit une Fiche

d’Engagement Important (FEI) (voir annexe VII), le DAF y appose sa remarque et l’envoie à

la Direction Générale. Il faut avoir l’approbation du Directeur Général.

Pour les achats des pièces de véhicules : la DC est adressée directement au Directeur

Général, après son accord la DC est transformée en Bon de Commande.

Après la transformation de la Demande de Concours en Bon de Commande, le processus

d’achat est déclenché.

Nous résumons dans le graphe suivant les différentes étapes à suivre pour tous les achats

au sein de l’Etablissement :

22


Graphe n°3 : Démarche de l’opération d’achatCommentaire Diagramme

Emission de DC

Magasin Codification

Département Comptabilité Analytique : - enregistrement

- mis à jour - saisie de DCChef du département Comptabilité Analytique : Vérification, validation, si le montant est inférieur à 200 000 Ariary transformation de DC en Bon de commande sinon établissement de FEI

DAF : Vérification, tirage de BC, et première signatureEnvoi de FEI à la Direction Générale

DPRH : BC reçoit la deuxième signature

DG : approbation et autorisation de FEI

DCA : transformation de FEI en BCClassement et dispatch de document

Le Département Trésorerie : établissement de chèque et paiement par espèce

DCA : le responsable Appro réalise l’achat et remet les articles au magasin avec la facture

Magasin : réception des articles et établissement du BR (Bon de Réception)

Non

oui

23

DC

Codification DC

Préparation de DC

Montant inférie

Transformation de DC en BC

1ère Signature de BC

2ème signature de BC

Remarque sur la FEI

Accord du DG

Transformation de FEI en BCClassement

de document

Etablissement de chèque et paiement

Facture

FEI

Magasin


Source : département de comptabilité analytique

Légendes

: document

: traitement, opération

: préparation

: décision

: opération manuelle

: classement de document

: lecture, établissement d’un document à partir d’une donnée

: fin d’une opération

Procédure de traitement des pièces comptables

L’opération d’achat doit être justifiée par une facture. Le bon de commande, la facture et

le bon de réception constituent la pièce comptable. Le traitement des pièces justificatives suit

le circuit décrit ci-après :

Arrivées au secrétariat de la DAF, les pièces sont enregistrées dans le registre d’arrivée

avec un numéro et la date d’arrivée de la facture. Le secrétaire appose la mention « arrivée »

sur la facture. Ensuite, elles passent par le Directeur Administratif et Financier et les chefs de

département pour vérification, certification et signature. Une pièce comptable doit comporter

la mention « bon à payer » suivie de la signature du chef de Département de Trésorerie.

Après l’établissement des chèques, les pièces sont transmises au Département de la

Comptabilité Générale pour être traitée afin de produire les documents nécessaires à tous les

utilisateurs.

24


II.3. Pièces comptables

L’enchaînement des opérations de traitement comptable au sein du département de

comptabilité résulte de l’existence des pièces comptables.

Une pièce comptable doit comporter une facture en bonne et due forme (en-tête, NIF,

numéro statistique, adresse, désignation article, prix unitaire, quantité, montant total) pour

répondre aux exigences internes et de l’administration fiscale, une pièce qui déclenche

l’opération, un accusé de réception (pour les articles destinés à l’entrée en magasin).

- pour les achats, les pièces y afférentes sont : la facture, le Bon de Commande, le Bon

de Réception (BR) ou Bordereau de Mouvement de Petit Outillage ou Bordereau de

Mouvement de Compte Individualisable (BMPO pour les petit outillage et BMCI pour

l’acquisition des immobilisations) ;

- pour les prestations médicales, les pièces suivantes constituent la pièce comptable :

facture, prise en charge ;

- pour les prestations : facture et BC ;

- pour les travaux de construction ou de réparation de bâtiment : contrat, facture ;

- pour la recette, les pièces comptables sont la note de débit et la facture,

Section III : THEORIE GENERALE SUR L’OUTIL DE GESTIONCette section va nous permettre de donner une définition du système comptable ainsi

que ses éléments constitutifs.

III.1. Système comptable1

Un système comptable est une organisation du travail de la comptabilité qui donne

naissance à l’ordre de succession des différentes tâches dans le but de produire des

documents de synthèse. Ces documents de synthèse fournissent des informations nécessaires à

la prise de décision.1 Eric TORT, Organisation et management des systèmes comptables, Dunod 2003, P.16

25


A travers cette définition, le système comptable n’est que le vecteur de transmission de

l’information contenue dans les états financiers. Dans ce contexte, parler de système

comptable conduit naturellement à donner un rôle central à celui-ci puisque l’objectif final de

tout système est la communication de message.

Le système comptable présente trois caractéristiques principales qui en font sa

spécificité :

- la coexistence d’un système double de comptabilité générale et la comptabilité

analytique ;

- l’introduction croissante de l’automatisation et de la dématérialisation des traitements

et des procédés comptables ;

- une réglementation dense fixant des règles et des méthodes comptables tendant à une

forte standardisation de la comptabilité générale.

Après cette définition du système comptable, nous allons voir ses éléments constitutifs.

III.2. Eléments constitutifs du système comptable.

Un système est un ensemble d’éléments liés logiquement entre eux qui réunis,

concourent à la réalisation d’un objectif commun.2

Donc le système comptable est constitué par des différentes composantes à savoir la

comptabilité générale, la comptabilité analytique.

III.2.1. Comptabilité générale

La tenue de la comptabilité doit être conforme à la loi en vigueur et à l’application du

PCG 2005.

III.2.1.1. Définition

La comptabilité est un système d’organisation de l’information financière permettant de

saisir, classer, évaluer, enregistrer des données de base chiffrées ou non correspondant

2 Cours 1ère année, RAVONJIARISON Cousin Germain

26


aux opérations de l’entité et de présenter des états financiers donnant une image fidèle de la

situation financière de l’entité à la date de clôture des comptes.

III.2.1.2. Champ d’application du PCG 2005

Sont soumises à l’application du PCG 2005 :

- les entreprises soumises au code de commerce,

- les entreprises publiques, parapubliques ou d’économie mixte,

- les coopératives,

- les entités produisant des biens ou services marchands ou non, exerçant des activités

économiques qui se fondent sur des actes répétitifs.

III.2.1.3. Organisation du plan comptable

Des précisions ont été apportées par le PCG :

- chaque entité établit son plan comptable adapté à la structure, son activité et ses

besoins en information de gestion.

- en complément du plan de comptes par nature imposé par le PCG ; le PCG 2005

préconise un plan de comptes analytiques.

Il préconise également aux très petites entités une comptabilité de trésorerie.

Le PCG introduit également les principes de consolidation des comptes.

III.2.1.4. Principaux états financiers

Les principaux états financiers (voir annexe I à V) édictés par le PCG 2005 sont :

- le bilan,

- le compte de résultats,

- le tableau de variation des capitaux propres,

- le flux de trésorerie,

- les annexes.

III.2.2. Comptabilité analytique3

La tenue de comptabilité analytique n’est pas obligatoire pour un établissement. C’est un outil

de gestion servant à apporter plus de précision d’informations pour les dirigeants dans leur

prise de décision.

3 Alain BOUTAT et Jean-Marc CAPRARO, Comptabilité analytique de gestion, Ed. Presses polytechniques et universitaires romandes, 2003.p.6-8

27


III.2.2.1. Définition

La comptabilité analytique est un système de comptes ajustés à la comptabilité générale,

permettant d’identifier et de valoriser les éléments constitutifs du résultat de l’exercice et d’en

permettre l’interprétation et l’exploitation par les directions des entreprises. Elle divise les

résultats par centre de décision permettant un meilleur pilotage, ou consolide par ligne

d’activité afin d’en mieux apprécier la situation. Elle est parfois associée à d’autres techniques

de management comme la gestion budgétaire.

III.2.2.2. Caractéristique

L’approche analytique consiste à déterminer les produits et les charges d’exploitation

incorporables dans une optique de gestion, à évaluer les coûts et les résultats obtenus, à établir

des prévisions sur les ressources mobilisables, à constater les réalisations, et à fournir une

base chiffrée pour l’explication des écarts entre les prévisions et les réalisations observés.

La comptabilité analytique constitue un instrument facultatif à vocation interne, destiné

en priorité à améliorer l’information des décideurs ou des dirigeants sur le fonctionnement de

l’organisation et l’optimisation de la combinaison des ressources associées aux buts

poursuivis.

Elle varie selon la structure interne, la nature des activités, la taille de l’entreprise

considérée.

III.2.2.3. Objectif

Elle a pour objectif de :

évaluer l’efficience de différents processus internes et de détecter les gaspillages de

ressources disponibles ;

établir les liens avec la comptabilité financière en vue d’assurer la concordance des

résultats respectifs ;

élaborer les prévisions s’inscrivant dans un processus de planification managériale ;

mesurer les réalisations observées ou constatées à posteriori, afin d’en assurer le suivi

et d’adapter les orientations en conséquence ;

ajuster les critères de performance et de redistribution des responsabilités dans

l’organisation.

28


CONCLUSION DE LA PREMIERE PARTIE

Cette partie nous a permis de connaître un peu plus sur l’OMNIS ainsi que son système

d’organisation comptable. Pour l’OMNIS, son système comptable c’est l’ensemble de la

comptabilité matière qui a pour rôle d’enregistrer tous les comptes d’achats et des

immobilisations, et de la comptabilité générale qui effectue les travaux de régularisation et de

consolidation des comptes en vue de produire des documents contenant des informations

financières et comptables.

La comptabilité joue un rôle primordial, elle est tenue dans le but d’évaluer la situation

réelle de l’entreprise. Pourtant, l’organisation des travaux comptables de l’Etablissement se

heurte à des problèmes. Ce qui nous amène dans la deuxième partie de ce livre pour faire une

analyse de l’existant.

29


PARTIE II

ANALYSE CRITIQUE DE L’EXISTANT

30


Dans cette partie, nous allons essayer d’analyser la situation existante que nous avons

rencontrée au sein de l’OMNIS pendant notre stage.

Nous reconnaissons que notre stage au sein de l’Office a été utile à plus d’un titre, parce

qu’il nous a permis de déceler des problèmes. C’est ainsi que nous avons pu détecter des

anomalies qui risquent de constituer des obstacles quant à la bonne marche de l’OMNIS.

L’analyse de l’existant va être traitée dans deux chapitres différents dont le premier sera

réservé à l’analyse critique des points faibles au niveau de la comptabilité tandis que le second

traitera les points forts recensés dans la comptabilité.

Dans l’analyse critique des points faibles, nous essayerons d’identifier les différents

problèmes pouvant constituer des obstacles pour le travail d’organisation de comptabilité.

30


CHAPITRE I : POINTS FAIBLES RECENSES AU NIVEAU

DU SYSTEME COMPTABLE DE L’OMNIS

Ce chapitre comportera trois sections et sera consacré à l’analyse des problèmes. Dans la

première section, nous allons traiter les points faibles au niveau de l’organisation comptable.

Dans la deuxième section, nous évoquerons les problèmes liés au facteur humain. Enfin, dans

la dernière section, nous parlerons des points faibles au niveau du traitement comptable.

Section I : FAIBLESSE AU NIVEAU DE L’ORGANISATION

COMPTABLE

Notre analyse a fait ressortir les constats suivants : un manuel de procédures inadapté au

système existant, une insuffisance de contrôle interne, un ralentissement de circulation de

l’information et finalement un problème de répartition des tâches que nous allons développer

un par un dans quatre sous-sections.

I.1. Manuel de procédures inadapté au système existant

Le manuel de procédure constitue un guide de travail pour les responsables

opérationnels et les agents de l’OMNIS. C’est un instrument de référence pour les tiers, un

recueil de méthodes, de mesure adoptée pour protéger le patrimoine de l’entreprise. Il est

important pour une organisation rationnelle. Il renferme les procédures, le processus de

gestion et a besoin d’être réajusté à chaque changement qui intervient.

La réalité au sein de l’OMNIS est que le manuel est inadapté malgré l’évolution de

l’activité et de celle de la technologie apportée par SAGE. Il est à noter que la comptabilité de

l’Office est informatisée depuis 1981 avec le système batch qui rigidifiait les procédures par

les nombres d’opérations à faire. Au fil des temps, elle connaît des changements mais le

manuel n’est pas suffisamment révisé en fonction des circonstances. La conception des

procédures et la description des postes ne sont pas tout à fait les mêmes.

31


Inadaptation par rapport à la description des postes

L’évolution du contexte au niveau du département de comptabilité démontre

l’inadaptation du manuel de procédures. Pour des raisons organisationnelles, des

modifications intervenues au sein de ce département ont des impacts sur la description des

postes.

L’élimination de certain poste change les contenus des postes existants donc il y a un

changement des attributions aussi.

L’évolution de l’activité de comptabilité a fait apparaître un nouveau poste qui est le

poste de recouvrement des débiteurs divers. Ce dernier était auparavant une cellule

indépendante au sein de la Direction Générale, seule la comptabilisation a été effectuée par le

département comptabilité.

La comptabilisation caisse effectuée directement au département de trésorerie et

finances a fait disparaître aussi le poste caisse au sein du département comptabilité générale.

Cette situation pose des problèmes sur la clarté de titre de poste, de responsabilité, des

missions et attributions de chaque poste.

Inadaptation par rapport à l’évolution des procédures

Le système informatique a beaucoup évolué. La différence technologique présente un

écart considérable qui rend les procédures obsolètes ou difficile à manipuler. En fait, l’effet de

l’automatisation élimine tous travaux manuels et les opérations inutiles. L’autre aspect de

cette innovation est l’utilisation de l’outil qui requiert des connaissances techniques, sinon un

guide qui facilite l’exploitation des utilisateurs. A défaut d’un manuel, il est difficile de

prendre en charge l’intérim d’un collègue absent.

A travers l’exposé des faits, le manuel de procédures inadapté est un sérieux problème

pour l’organisation comptable. En conséquence, l’enjeu de l’inexistence de manuel adéquat

n’est pas négligeable. Premièrement, un décalage est constaté par rapport à l’objectif fixé ce

qui présente un risque sur la fiabilité et la pertinence de l’information produite. Ensuite, elle

ne facilite pas le contrôle de l’action. Aussi est-il possible la confusion de méthode puisque

cela donne une libre interprétation des employés des méthodes et des principes utilisés dans

l’exécution des tâches. Enfin, cette situation n’arrange pas la commodité dans

l’accomplissement des tâches par le fait que les autres documents à la disposition du

département de comptabilité ne sont plus adéquats.

32


I.2. Insuffisance de contrôle interne

Le contrôle interne est une partie intégrante de l’organisation comptable. Comme le

définit Alain MIKHOL : « Le contrôle interne est un système d’organisation comptable qui

permet d’atteindre deux objectifs principaux : la sauvegarde du patrimoine et

l’amélioration des performances. Le bon fonctionnement du contrôle interne nécessite

l’adhésion des dirigeants et la sainte application de principes et de techniques »4.

Au sein de l’OMNIS, c’est le Bureau Permanent d’audit rattaché directement à la

Direction Générale, récemment créé, qui se charge du contrôle interne. Cet organe n’est pas

encore très opérationnel. En effet, il n’intervient que ponctuellement pour des examens précis

et missions spéciales qui ont des caractères importants selon les rapports parvenus auprès de

la Direction Générale. En conséquence, le contrôle n’est pas exhaustif pour assurer le bon

fonctionnement de l’organisation et ne porte pas garant de l’atteinte de l’objectif

essentiellement de donner une image fidèle de l’organisation, de protéger le patrimoine.

L’insuffisance du contrôle interne ne permet pas d’examiner le système mis en place

pour évaluer l’efficacité et fiabilité de la production d’information qui porte garant à la

protection du patrimoine, à la performance. Le champ d’application du contrôle interne est

l’examen des procédures qui sont les procédures de traitement d’information comptable et les

procédures de vérification du bon fonctionnement du traitement.

Il s’ensuit que la ponctualité du contrôle interne ne donne pas la possibilité d’un examen

complet de l’ensemble de procédures pour :

- émettre une recommandation nécessaire à l’amélioration du traitement comptable en

vue d’atteindre l’objectif de produire des informations comptables saines et à temps;

- formuler les règles à suivre dans l’exécution des tâches et afin d’éviter tout problème

d’organisation suite à l’intégration du nouveau système SAGE.

4 Alain MIKOL, le Contrôle Interne, Presse Universitaire de France 1998, p.4

33


I.3. Ralentissement de circulation de l’information

L’information est vitale pour l’entreprise. La cohérence des étapes à suivre, du recueil

jusqu’à la restitution, est très importante afin de mettre à disposition des décideurs des

éléments dans des conditions favorables à la prise de décision. La maîtrise d’intervalle

restreint de temps et de l’espace garantit la rapidité de la circulation de l’information et sa

qualité. La communication aussi est essentielle.

Pourtant, la comptabilité rencontre des difficultés pouvant entraîner le freinage d’une

action. D’une part, l’espace qui sépare la localisation géographique des sites ne joue pas en

faveur de l’obtention de l’information.

L’OMNIS est réparti sur trois sites différents : la Direction générale et le siège se trouve

à Ambohijatovo ; le direction du patrimoine et des ressources humaines, la direction

Administrative et financière, la direction d’appui et développement à Andraharo ; la direction

des hydrocarbures, la direction de laboratoire et la direction des ressources minières à

Ambodimanga. Les déplacements effectués sont consommateurs de temps. A cela s’ajoute

quelquefois le problème de communication qui se manifeste par le manque de volonté de

transmettre l’information au bon moment, la défaillance des moyens de communication.

D’autre part, les procédures administratives et comptables s’avèrent rigides. En fait, la

structure d’organisation se caractérise par l’alourdissement de la hiérarchie. Pour la validation

et l’approbation, les documents comptables passent par différentes instances hiérarchiques

habilitées de pouvoir comme dans la procédure d’achat que nous avons présentée dans la

première partie de ce livre. L’existence de plusieurs étapes à suivre implique un circuit long

des documents. De toute évidence, les mouvements de va-et-vient ralentissent la circulation

de l’information. Le travail de comptabilité se trouve dans l’inconfort.

Le ralentissement ne favorise pas la rapidité de réactivité qui stimule le phénomène de

feed-back d’information, ceci afin d’affiner l’information aux besoins ultérieurs.

34


I.4. Problème de répartition des tâches

Le problème de répartition se traduit par la concentration de responsabilité, d’une part,

et le problème de définition des tâches, d’autre part. C’est une faiblesse de l’organisation du

personnel. Mais avant d’en venir aux causes, il nous est préférable de présenter sous forme de

tableau les attributions de chacun dans le Département de Comptabilité Générale et Matière :

TABLEAU n°1 : définitions des tâches au niveau du département de

comptabilité

Titre du poste Effectif réel Tâches

Chef de département 1

•Contrôle et supervise le traitement des documents et pièces comptables

•Supervise les travaux d’imputation comptable•Contrôle la véracité des imputations comptables•Traite les opérations diverses et les régularisations en comptabilité générale•Vérifie les imputations comptables relatives aux opérations sur financements extérieurs

•Contrôle la valorisation des pièces de réception : stocks, petits outillages, immobilisations

•Exploite les états comptables et de gestion•Vérifie les états de paie établis par le service solde avant paiement

•Contrôle et finalise les travaux relatifs aux différentes déclarations mensuelles, trimestrielles, semestrielles et annuelles destinées à l’administration fiscale et aux organismes sociaux

•Contrôle les mises à jour du Plan Comptable général

•Supervise et vérifie les états de rapprochement Bancaire

•Collabore aux travaux d’inventaire physique de fins d’années des immobilisations et des stocks

•Supervise, finalise et coordonne l’ensemble des travaux d’élaboration des états financiers et ses annexes

•Assiste les intervenants externes ou internes tels que commissaire au compte, Auditeur externe ou interne, pendant leurs travaux d’intervenions

• Elabore les tableaux de bord demandés par les dirigeants

•Gère le mouvement du personnel au sein du •

35


•département•Elabore les états financiers

Gestionnaire recouvrement des débiteurs divers

1

•Facturation (établissement note de débit)•Imputation comptable des notes de débit•Saisi des écritures correspondantes dans SAGE COMPTA

•Suivi des recouvrements sur les débiteurs divers et personnels débiteurs

•Régularisation de ces comptes dans SAGE •Rapprochement des écritures de paie avec la balance tiers concernant les retenues du mois après chaque basculement d’écritures de paie

•Relance des créances sur les débiteurs divers et les personnels débiteurs

•Participation à l’amélioration de la politique de recouvrement pratiquée par l’office

•Classement des notes de débit

Comptable opération banques 1

•Comptabilisation des opérations banques et autres organismes financiers

•Elaboration des états de rapprochement bancaire mensuel

•Participation à l’inventaire physique annuel du patrimoine de l’office

•Mise à jour du plan comptable général de l’OMNIS

Comptable opération fournisseur 1

•Traitement des factures fournisseurs locaux à crédit•Vérification, imputation comptable, saisie sur micro-ordinateur, lettrage et classement des pièces justificatives

•Elaboration de la situation mensuelle des factures en cours de traitement

•Participation à l’inventaire annuel du patrimoine de l’office

Gestionnaire comptabilité matière 1

•Traitement et valorisation des pièces de réception de matières, produits consommables, petit outillage et immobilisation

• Rapprochement des pièces physiques avec les données SAGE GESCOM et passation comptable, lettrage et classement des pièces justificatives

•Elaboration des fiches de revient des immobilisations

•Participation à l’inventaire physique annuel du patrimoine de l’office

Source : Département de comptabilité générale et matière de l’OMNIS

36


Concentration de responsabilité

Dans l’organigramme de l’OMNIS, il existe bel et bien un chef comptable. Mais le poste

est vacant depuis 6 ans. C’est le chef du département qui exerce toutes les attributions

assignées à ce poste. On remarque qu’il occupe une responsabilité exhaustive. La persistance

du problème est l’insuffisance de compétence interne tandis que le recrutement dépend de la

politique adoptée par la direction. En conséquence, le manque d’un autre chef hiérarchique

engendre le problème de coordination des tâches et d’harmonisation de travail. Il assume seul

le contrôle, la supervision voire, effectue un travail qu’un opérateur doit exécuter.

L’inconvénient de cette situation est qu’en cas d’absence du chef de département, personne du

département de comptabilité n’a le pouvoir de décision. On se trouve dans l’obligation de

mettre en attente certains travaux de comptabilité. Ceci fait reculer aussi le délai de diffusion

de l’information.

Le problème de définition des tâches

L’autre problème vient de la définition des tâches. Elle est due effectivement à

l’aménagement de structure qui entraîne l’intégration des tâches élémentaires des postes

supprimés aux postes existants. Le nombre de poste est réduit à quatre, à l’exclusion de celui

du chef de département et celui du chef comptable, contre six au départ. Il y a l’élimination

des postes de gestionnaire de chantier et des opérations diverses. Les attributions de ces postes

sont partagées et organisées entre les quatre postes. Certes, du point de vue économique, la

réduction de l’effectif est rationnelle et bénéfique pour l’entreprise mais elle soulève des

questions à propos de la logique de compatibilité des tâches (tâches principales et les tâches

élémentaires intégrées), de la disponibilité de l’employé à accomplir normalement ses

missions. Or, à un moment donné, l’un des employés est désigné à faire une mission en

dehors du département de comptabilité, il y a encore diminution de nombre. Comme c’est le

cas au moment de l’inventaire de chaque fin d’année qui fait appel à un comptable pour y

participer, ou encore la mission sur un chantier pour la tenue de compte. Bien que ce soit

temporaire, cela pose la question sur l’importance du poste éliminé qui implique le besoin de

redéfinition des postes.

37


Section II : PROBLEMES LIES AU FACTEUR HUMAIN

L’innovation du système doit entraîner des changements et parfois brusques pour le

personnel de l’OMNIS. La remise en question de la qualité de personnel en matière de

compétence nouvelle, la transformation des différents processus administratifs et comptables,

les difficultés rencontrées dans l’exploitation de l’outil utilisé, le comportement adopté face à

l’exigence du système intégré avec une technologie sophistiquée constituent de véritables

obstacles dans le monde de travail.

Les problèmes liés au facteur humain se manifestent par l’insuffisance d’encadrement

de personnel, la routine dans l’exécution des tâches, le problème d’adaptation au nouveau

système.

II.1. Insuffisance d’encadrement de personnel

L’évolution des normes et réglementation comptable, de la technologie imposent des

connaissances de nouvelle pratique au sein de l’Office. Les employés doivent être capables au

fur et à mesure des circonstances d’agir en professionnels. Force est de constater que les

employés disposent des connaissances limitées tant en matière de comptabilité que de

l’informatique. Ils n’ont reçu que des formations initiales. Le constat de l’insuffisance se

manifeste par le faible niveau de connaissances pour pouvoir utiliser les outils à leur niveau

de puissance potentiel. En matière de comptabilité, l’utilisation de PCG 2005 n’est pas

parfaitement maîtrisée. Ce qui explique quelquefois les fausses imputations ou de confusion

des numéros des comptes. Or, l’évolution est un processus de changement que l’entreprise

doit suivre tout au long de son existence. Ainsi sa stratégie repose sur sa capacité, dans la

mesure du possible, de répondre aux exigences et de riposter aux pressions de son

environnement. La performance dépend des moyens mis en œuvre. La qualification du

personnel s’inscrit parmi les critères de performance. Les objectifs ne seront pas atteints tant

que la qualité du personnel n’est pas satisfaisante.

38


II.2. Routine dans l’exécution des tâches

La routine du personnel du département de comptabilité est parfois une faiblesse faisant

obstacle au principe de bonnes informations. Elle résulte d’une part de la spécialisation de

chaque poste par le principe de division de travail et également par la nature même des

opérations comptables ; d’autre part, par le manque de méthodes bien définies et de savoir

-faire qui aident à orienter les comportements du personnel.

Dicté par l’habitude et pris par le volume des tâches à effectuer, l’agent responsable ne

prend pas assez de temps de bien réfléchir. En effet, le problème découle des caractères

répétitifs et identiques des opérations pour un poste que l’exécutant a tendance de traiter de

façon similaire tous les cas qui se présentent. Il s’ensuit que des erreurs surviennent encore,

pouvant éventuellement entraîner la désinformation.

A force d’exercer sa fonction, ce mécanisme devient profond que la transformation des

comportements suivant le rythme de changement demande des efforts de la part du personnel

et de la part de l’entreprise pour assurer l’efficacité.

II.3. Problème d’adaptation au nouveau système

C’est un problème délicat et reste un défi à relever pour l’Office. Le problème se situe

au niveau de la caractéristique de l’entreprise et l’intégration du nouveau système comme un

phénomène de mutation brusque.

Caractéristique de l’entreprise

Il y a lieu de noter que l’OMNIS fait partie des entreprises d’Etat. Elle se caractérise par

une structure d’organisation stable et très hiérarchisée. La politique et la stratégie de

l’entreprise sont influencées par la politique d’Etat. Concernant son environnement, ses

activités ne sont pas commerciales et son existence n’est pas à but lucratif. De ce fait, on peut

dire que son environnement est stable car elle n’a pas de marché à conquérir exigeant ainsi à

être compétitive en permanence pour assurer sa survie et sa pérennité. Contrairement aux

entreprises privées, elle ne subit pas constamment la pression de son environnement

caractérisée par l’incertitude et la force de concurrence. Cette caractéristique de l’entreprise

est conséquente sur le plan de la gestion des ressources humaines face au changement du

système dans lequel le monde du travail évolue. L’absence de l’esprit de compétitivité, les

39


objectifs non partagés, l’habitude d’être placé sous- ordre ne laissent pas d’initiative pour le

personnel. Le développement des ressources humaines aussi est très faible ou même quasi-

inexistante. Les systèmes d’évaluation et d’appréciation sont négligés pour motiver les

travailleurs. Ils ne sont motivés que par rapport à la rémunération, la promotion est très lente

ou n’existe pas à cause de la structure d’organisation. Cela rend compliquer l’adaptation du

personnel au nouveau système.

Intégration de SAGE comme un phénomène de mutation brusque

L’adaptation consiste à faire correspondre au mieux les aptitudes des travailleurs et les

exigences de travail. Elle concerne la connaissance, la compétence, le comportement et la

mentalité.

Face à l’émergence incessante des NTIC, on remarque que les entreprises d’Etat sont en

retard par rapport aux entreprises privées. Plusieurs raisons expliquent ce retard du fait que

d’un côté, le projet d’innovation présente un grand investissement et de l’autre côté la mise en

place du projet dépend de la stratégie adoptée, des objectifs de l’entreprise considérée, des

moyens permettant l’acquisition, des compétences à mobiliser au sein de l’entreprise.

Cependant, les comportements des clients de l’entreprise et son environnement évoluent sous

l’influence de progrès technique et des tendances apportées par la mondialisation, demandant

ainsi l’amélioration des prestations de services. Ceci oblige les entreprises à recourir à

l’appropriation de technologie performante qui entraîne souvent un bouleversement au niveau

de l’organisation faute d’existence de processus d’adaptation permanent pour se préparer au

changement. Pour le personnel de l’OMNIS, l’intégration de SAGE apparaît comme un

phénomène de mutation brusque comparé à l’environnement dans lequel il travaillait

auparavant. Les aptitudes des travailleurs constituent un facteur de résistance au changement.

A titre d’illustration, le mode de transmission des pièces comptables. Même

informatisé, le facteur humain est inséparable du processus d’information. De plus, il faut

toujours des preuves matérialisées dans la comptabilité. Le flux physique d’information

fragilise la chaîne d’opérations. La transmission des pièces d’un service à un autre que, ce soit

interne à la DAF ou externe constitue un maillon faible. Le détenteur de pièces les accumule

avant de les faire passer.

Le problème réside dans la tendance à l’ancienne méthode. Auparavant, le traitement se

fait par lot, les pièces sont réunies pour être transmises, donc on se voit utiliser des comptes

d’attentes qui sont régularisés à la fin de l’année, sinon l’obligation de passer par

40


un compte de liaison ou compte de passage. Avec le nouveau système, les pièces sont traitées

en fonction du temps de leur réception, les opérations sont enregistrées directement dans des

comptes correspondants pour assurer la rapidité et la fiabilité de l’information diffusée. Cela

facilite par une saine logique la finalisation des travaux comptables de fin d’années. Le

transmetteur de l’information ne réalise pas l’importance de l’information qu’il est en

possession et ne se sent pas concerner par l’objectif de la comptabilité. Ainsi le retard est

survenu dans le traitement.

Section III : FAIBLESSE AU NIVEAU DU TRAITEMENT

COMPTABLE

Avant d’expliciter les faits, il paraît plus judicieux de résumer dans le schéma simplifié

suivant le circuit de traitement des pièces et les tâches qui touchent la comptabilité de

l’OMNIS (retrouvé en annexes X, XI, XII)

41


Graphe n°4 : schéma des tâches qui touchent la comptabilité

Externe à la DAF

Réception génération automatique des

écritures Interne à la DAF

Transmission

Les pièces sont arrivées au secrétariat de la DAF. Après codification et enregistrement,

elles sont transmises au département de trésorerie et finance pour paiement. Les factures

fournisseurs à crédits sont transmises au département de la comptabilité pour la saisie et le

relevé de la TVA avant le paiement.

Nous avons remarqué les points suivants : problème au niveau de collecte de pièces

comptables, inexistence de politique de recouvrement, logiciel non exploité.

42

Arrivée pièces :- factures fournisseurs- pièces banques et caisses- les différents états …

Traitement paie Traitement des immobilisationsTraitement des stocks

Secrétariat de la DAFCodification et enregistrement des :

- factures fournisseurs - pièces banques et caisses- les différents états

Département de Trésorerie et finance- suivi-vérification- paiement

Envoi des pièces au Département de Comptabilité

Département de Comptabilité- factures à crédit- traitement des pièces au comptant- traitement des opérations diverses Out put : - grand livre- journal- balance générale- états financiers -


III.1. Problème de collecte de pièces comptables

C’est le Département de trésorerie et finance qui collecte les pièces comptables et les

transmet au Département de comptabilité Générale. Parfois la condition de régularité de

transmission de ces pièces retarde le travail de comptabilité. En effet, leur régularisation

dépend des banques et les tiers de l’entreprise. Pour les institutions financières, l’avis de débit,

l’avis de crédit….. constituent les pièces comptables. Cependant, ils n’arrivent pas à temps au

Département de Trésorerie et finance. Ce qui entrave à la finalisation mensuelle des travaux

comptables à l’instar de l’établissement de l’état de rapprochement chaque mois qui est

décalé, faute de relevé de banque permettant au pointage des opérations effectuées par la

banque et par l’entreprise. Quant aux pièces comptables concernant les tiers, en considérant le

cas de fournisseur, une pièce comprend la facture, le bon de commande et le bon de livraison

établi par le service magasin. Les pièces incomplètes ne sont pas envoyées au département de

comptabilité mais sont gardées en attente de régularisation au sein du département de

trésorerie et finance. Néanmoins, l’absence d’une pièce justificative doit faire l’objet d’une

relance sanctionnée par un délai bien défini.

III.2. Inexistence de politique de recouvrement

Nous avons aussi observé une faiblesse au niveau du recouvrement des clients.

L’application d’une méthode de recouvrement rigoureuse ne s’impose pas. En fait, le

recouvrement s’effectue par ordre de priorité tous les mois. De plus la période du lancement

et de la relance ne sont pas bien déterminées et exigée. Cette situation favorise la négligence

des débiteurs pour procéder au paiement à temps. Il en résulte que le traitement comptable des

clients rencontre un retard.

III.3. Logiciel SAGE non exploité

Apparemment, le système comptable de l’OMNIS possède d’innombrables quantités

d’informations grâce à la puissance de capacité de SAGE. Mais la réalité est que le logiciel

n’est pas bien exploité. En conséquence, la disponibilité de l’information n’est pas encore

satisfaisante. Bien que SAGE ait joué un grand rôle dans le système d’information jusqu’ici, il

reste encore des problèmes dans son exploitation. La finalisation du projet d’intégration

43


n’est pas encore achevée. Il y a une lacune, notamment une carence d’informations, quitte à

réduire la précision informationnelle aux besoins spécifiques des utilisateurs. En effet, SAGE

est un logiciel standard permettant premièrement d’enrichir les bases de données par l’entrée

des informations brutes, que ce soient internes ou externes à l’aide des fichiers standards

disponibles. Pourtant, certains fichiers ne sont pas exploitables à cause de l’absence des

renseignements comme le « fichier fournisseur » qui comporte l’identification des

fournisseurs, leur contact, leur banque, leur solvabilité. Outre cela, au niveau des applications,

il reste des travaux à faire, à savoir le montage automatique des états financiers. A défaut de

paramétrage et de configuration, les employés produisent encore des efforts pour répondre

aux besoins, ce qui entraîne un décalage par rapport à la réalisation de l’objectif, sous prétexte

de perte de temps causée par les mouvements effectués et les attentes.

CHAPITRE II : POINTS FORTS RECENSES AU NIVEAU DU

SYSTEME COMPTABLE

Dans ce chapitre, nos critiques sont plutôt positives car nous allons avancer les points

forts recensés dans le système comptable de l’OMNIS. Ces points forts se portent au niveau

de l’organisation et au niveau de traitement.

Section I : POINTS FORTS DANS L’ORGANISATION COMPTABLE

Dans cette section, nous abordons successivement la normalisation de la comptabilité, la

cohérence entre la comptabilité générale et la comptabilité analytique

I.1. Normalisation de la comptabilité

La normalisation peut être définie comme étant l’établissement des règles communes

dans le double but d’harmoniser et d’améliorer les pratiques.

La comptabilité de l’OMNIS est tenue en conformité avec le Plan Comptable Générale

2005 complété par le guide du Conseil Supérieur de Comptabilité suivant le secteur

44


d’activité. Donc, il est soumis aux règles et normes exigées par le PCG 2005 entre autre,

l’adoption d’un plan de comptes et la disposition des livres comptables.

I.1.1. Adoption d’un plan comptable

Le plan de comptes est semblable au PCG 2005 c’est- à -dire il comporte sept classes

dont cinq classes concernent les comptes de bilan (classe 1 à 5) et deux classes 6 et 7 celles de

gestion. Les comptes subsidiaires sont adaptés en fonction des besoins. Le numéro de compte

comporte six chiffres. Les comptes permettent de classer les différentes transactions

économiques de l’entreprise en fonction de leur nature et selon le principe de la partie double.

Il représente l’efficacité dans l’enregistrement comptable.

I.1.2. Disposition des livres comptables

La finalité de la comptabilité est de faire ressortir des documents transcrivant des

informations financières qui satisfont les besoins des utilisateurs, que ce soient internes ou

externes à l’Office. Ce sont des documents de synthèse de toutes les opérations comptables

montrant la situation à un moment donné. A part les documents imposés par le PCG 2005, les

documents suivants sont produits à fréquences variées selon le caractère d’information et le

destinataire :

Tableau n°2 : exemple des outputs de comptabilité

Source : département de comptabilité générale et matière

45

Documents Fréquence Destinataire

Etats des charges

Etat de déclaration de TVA

Balance générale

Balance âgée fournisseur

Etats financiers

Tableau général des

amortissements

Mensuel et annuel

Mensuel

A la demande

A la demande

Annuel

Annuel

Interne

Externe

Interne

Interne

Interne et externe

Interne et externe


I.1.3. Respect des principes

La tenue de la comptabilité suit les principes édictés par le PCG 2005. Nous allons

retenir quelques principes dans la tenue de comptabilité de l’OMNIS entre autres :

- le principe de continuité d’exploitation qui signifie que les comptes doivent être

arrêtés à la fin de chaque exercice et que l’entreprise est en mesure de poursuivre ses activités

au delà de l’exercice social,

- principe de séparation des exercices : pour obtenir une information financière

périodique, il est nécessaire de procéder à une clôture comptable visant à rattacher les charges

et les produits à l’exercice concerné,

Etant donné que l’OMNIS est un EPA, la particularité de son régime comptable, en

appliquant seul le PCG 2005, lui permet de bien respecter ces deux principes.

- principe de l’importance relative consiste à relativiser les données comptables par

rapport à leur caractère significatif, étant entendu que certaines opérations exigent le recours

à des estimations. Cela permet de résoudre les difficultés techniques tenant notamment aux

travaux d’évaluation de fins d’année avec pour souci principal de ne pas dégrader la qualité de

l’information financière.

- principe d’intangibilité du bilan d’ouverture c’est-à-dire que le bilan de clôture de

l’année N est le même que le bilan d’ouverture de l’année N+1

- le principe de non compensation entre les éléments Actif et des éléments Passif des

charges et des produits.

Le respect des principes comptables garantit les bonnes qualités de l’information

financière diffusée à toutes les instances concernées. Les informations complémentaires qui

risquent d’entraver ces principes sont portées en annexe. Les états financiers doivent présenter

une information complète, intelligible, pertinente, fiable et comparable afin d’assurer la

transparence sur la réalité et de préserver l’image fidèle de l’entreprise.

I.2. Cohérence entre comptabilité analytique et comptabilité générale

L’adoption de la comptabilité générale et comptabilité analytique marque l’un des points

forts de la comptabilité de l’OMNIS. Elles sont complémentaires et apportent plus de

précisions dans les informations diffusées pour le système de pilotage. La limite de la

comptabilité générale dans le cadre légal ne donne pas la possibilité de visualiser tous les

aspects de natures économique et financière des activités de l’organisation. La comptabilité

46


analytique vient la seconder, elle prend en compte tous les éléments permettant à l’analyse et

calcul des coûts afin d’avoir une prévision proche de la réalisation dans le projet de budget.

La clé de répartition analytique facilite l’établissement des situations budgétaires par projet,

par direction, par site, par fonction, ou la situation globale.

L’application simultanée de la comptabilité analytique et comptabilité générale permet

l’enregistrement dans les comptes correspondants et l’affectation suivant la clé de répartition

des charges. Par exemple, les charges de consommation sont comptabilisées à la fois dans le

journal achat et sont réparties suivant les clés de répartition. Le journal d’achat se présente:

Graphe n° 5 : présentation du journal d’achat

Date

facture

N°

pièce

N°

facture

N°compte N° compte

analytique

Désignation (fournisseur et

n° facture + date)

DébitCrédit

60

61

62

63

64

à

40

La conjugaison de ces deux comptabilités enrichit les informations nécessaires au

système de pilotage dans le contrôle de gestion et l’orientation de décision.

47


Section II : POINTS FORTS DANS LE TRAITEMENT COMPTABLE

L’informatisation accrue des processus de traitement contribue à la facilitation des

travaux comptables au sein de l’OMNIS.

II.1. Automatisation du traitement

Face à des masses grandissantes des informations à traiter au sein de l’Office, celui-ci se

trouve dans l’obligation de recourir à l’automatisation de la comptabilité c’est-à-dire

l’intégration du logiciel SAGE (voir en annexe XIII réseau SAGE OMNIS) dans le système

de traitement comptable. Ceci dans le but de produire des informations fiables et plus rapides

adaptées aux exigences de tous les usagers.

II.1.1. Génération d’écritures automatiques des états financiers

La fonctionnalité de ce logiciel permet la génération automatique des écritures passées

par les unités périphériques dans la comptabilité générale et par la suite, rend possible la

génération automatique des états financiers.

La génération automatique des états financiers est alimentée par la balance générale. La

balance est obtenue à partir du déversement des écritures automatiques par les journaux.

L’obtention des états financiers nécessite au préalable le paramétrage de l’Etat Comptable et

Fiscaux dans SAGE.

II.1.2. Sécurisation des écritures comptables

L’automatisation impose des mesures strictement rigoureuses dans la sécurisation des

informations introduites. Au niveau du traitement, l’accès de chacun à un poste est limité par

la spécialisation des tâches à effectuer, le titulaire du poste est identifié et authentifié à

l’entrée par l’utilisation de mot de passe. Au niveau de l’archivage, après le contrôle des

écritures fait par le chef du Département, les documents sont verrouillés logiquement afin

d’éviter l’éventuelle intrusion des personnes malintentionnées qui viennent saboter les

informations.

48


II.2. Contrôle des saisies et pièces justificatives

Le contrôle est la vérification de l’exactitude et de véracité de toutes les informations

existantes.

Toutes les pièces comptables doivent faire l’objet d’une vérification. Tout d’abord, les

pièces comptables doivent se munir d’une facture, d’une pièce qui certifie l’opération

effectuée (essentiellement le bon de commande pour les achats des articles et prestation),

pièce justifiant la réception. La vérification se porte sur le fond et la forme. Le comptable fait

le rapprochement entre le bon de commande ou bon de réception et la facture, les calculs et la

totalisation ; ceci est fait dans le but d’assurer la véracité de la facture. Il doit exister des

signatures, cachets des responsables habilités de pouvoir, les mentions utiles dans la

comptabilisation comme le numéro d’arrivée de la pièce sur la facture.

Après le contrôle des pièces, les données doivent être saisies sur ordinateur. Lors de la

saisie, l’opérateur peut commettre des erreurs ou tout simplement saisir des données

inexactes. Le contrôle de saisie est assuré par deux personnes différentes. D’abord, l’opérateur

passe à la comparaison d’une même information à partir de son enregistrement par une autre

personne (par exemple, enregistrement fait par le magasinier) et l’information sur la pièce

comptable. Il vérifie et rectifie les erreurs avant de passer à la comptabilisation et de valider.

Ensuite, les écritures passées par l’opérateur doivent être contrôlées par le Chef du

Département pour assurer l’exactitude des informations traitées.

CONCLUSION DE LA DEUXIEME PARTIE

L’automatisation des traitements constitue une grande innovation pour les travaux

comptables. Malgré cela, il y a quand même des points négatifs à améliorer pour assurer une

bonne gestion et une optimisation de l’exploitation. Les informations d’origine comptable

saisies et traitées selon les méthodes et techniques appropriées contribuent à préparer ou

orienter des décisions adéquates aux objectifs assignés à l’établissement. Il faut avoir une

organisation comptable adéquate. Elle aura des efforts à déployer pour la bonne marche de

l’établissement. En effet, tant au niveau de la communication, pour assurer la circulation des

informations qu’au niveau de l’organisation du travail, des lacunes ont été trouvées.

Mais à tout problème, il doit y avoir une solution. La proposition des solutions

possibles fait l’objet de la troisième partie de notre travail.

49


PARTIE III

PROPOSITION DE SOLUTIONS, RESULTATS

ATTEUNDUS

50


Dans cette troisième partie, nous avançons des propositions susceptibles de remédier

aux problèmes que nous avons décelés au cours de notre stage, en vue de l’amélioration de la

performance de l’OMNIS notamment en ce qui concerne la comptabilité. Nous mettrons

ensuite l’accent sur les solutions retenues, les résultats attendus et la recommandation

générale.

Conformément aux problèmes que nous avons cités auparavant, ces propositions

porteront sur l’amélioration au niveau du traitement comptable, de l’organisation du

personnel et de l’organisation comptable.

50


CHAPITRE I : PROPOSITION D’AMELIORATION DU

SYSTEME COMPTABLE

A partir de l’analyse de l’existant, on peut constater que l’intégration de SAGE dans le

système de gestion administrative et financière de l’OMNIS constitue une grande innovation

et entraîne un changement significatif. Pour faire face aux difficultés, l’Office doit relever le

défi surtout au niveau de l’organisation du personnel compte tenu de la mutation de

l’environnement. Pour ce faire, il faut mettre en œuvre des démarches pour une adaptation

progressive et continue. La mise en place des méthodes et des processus bien définies sont

aussi importantes pour assurer la cohérence entre les éléments de l’ensemble du système.

Ainsi nous allons aborder en trois sections les propositions d’améliorations du système

comptable de l’OMNIS à savoir la proposition d’amélioration au niveau de l’organisation

comptable, la proposition d’amélioration concernant l’organisation du personnel, enfin la

proposition d’amélioration au niveau du traitement comptable.

Section I : PROPOSITION D’AMELIORATION DE L’ORGANISATION

COMPTABLE

Une bonne disposition de travail de comptabilité repose sur une bonne organisation.

Dans ce sens, nous apportons nos suggestions sur l’adaptation du manuel de procédure, la

mise en place de contrôle interne périodique et systématique, l’accélération de circulation

d’information et finalement la répartition rationnelle des tâches.

I.1. Adaptation du manuel de procédures au système existant

Le manuel de procédures doit montrer son utilité face aux circonstances présentes. Il est

fondamental pour l’organisation rationnelle de comptabilité. Il faut mettre au clair les

méthodes que doivent suivre chaque utilisateur en fonction de l’évolution de contexte afin

d’échapper à tous les problèmes. La mise à jour est donc nécessaire par l’actualisation des

procédures et la description des postes réellement existants.

51


Description des postes

On doit trouver dans le manuel la description des postes qui est une solution pour

organiser le travail et d’arriver à l’objectif. C’est aussi une meilleure façon de pratiquer l’audit

de l’efficacité du fonctionnement du département et de l’entreprise. Avant la description

exhaustive, il faut analyser l’importance de chaque poste, son adaptabilité par rapport à

l’activité, les contenus de chaque poste et la compatibilité entre les tâches. Tout ceci dans la

possibilité de donner un schéma plus clair de répartition les tâches, du rôle et la responsabilité.

Dans la description des postes figure :

- le titre du poste,

- le titulaire du poste,

- la mission du poste,

- les attributions,

- les tâches,

- le rôle,

- le pouvoir,

- la responsabilité et la limite de responsabilité,

- la liaison hiérarchique,

- la liaison fonctionnelle

- les critères de performances.

Adaptation des procédures

Les configurations et les articulations doivent être cadrées autant que possible pour

s’adapter à l’envergure et volume d’activité de l’OMNIS, dans la mesure où une analyse et/ou

une évaluation de l’existant ont eu lieu. La remise en question des anciennes procédures, le

potentiel de SAGE de répondre aux besoins de comptabilité et les possibilités qui s’offrent à

l’entreprise par la suite de son intégration devront faire ressortir les procédures en parfaite

adéquation au système. En réalité, toutes les procédures ne sont pas obligées radicalement de

changer mais cela exige un certain réajustement « Le système comptable est doté d’une

structure par nature informatisée. En effet, le caractère répétitif de

certaines opérations et le volume d’information sont particulièrement favorables à

l’automatisation des différentes chaînes de traitement »5.5 Eric TORT, Organisation et Management des Systèmes Comptables, édition DUNOD, Paris, 2003

p. 17

52


Il faut rappeler que la raison d’être du système informatique est de faciliter le traitement,

de rendre les procédures plus souples. Le manuel adapté vise à améliorer la pratique déjà

existante, la méthode de travail, la fiabilisation de l’information. c’est un outil de facilitation

de contrôle.

Le manuel des procédures doit décrire l’ensemble du système cohérent. Il doit être

explicite, lisible, compréhensible pour tout le monde, approprié à l’exécution des tâches. En

un mot, facile à manier.

I. 2. Mise en place d’un contrôle interne périodique

L’existence du contrôle interne systématique est fondamentale pour l’organisation

comptable de l’Office. Il doit revêtir un caractère préventif. Pour ce faire, le contrôle interne

doit être procédé continuellement ou périodiquement dans l’objectif de :

- détecter les anomalies afin de prendre des mesures correctives ;

- éviter tous les risques qui portent atteints au patrimoine de l’entreprise ;

- veiller à l’application des instructions émises par la direction générale ;

- assurer dans des délais satisfaisants la production d’une information financière fiable ;

- permettre l’amélioration des procédures de traitements comptables et des procédures

de vérification du bon fonctionnement du traitement des informations comptables par

l’émission de recommandations.

De plus, le contrôle interne permet l’évaluation du système et l’examen des procédures

pour occasionner la formulation du nouveau manuel conforme au logiciel SAGE.

Ainsi, le contrôle interne contribue à la conduite ordonnée et efficace des activités de

l’entreprise grâce à l’obtention d’informations comptables et financières pertinentes

favorables à la prévision et à l’orientation de décision.

53


I.3. Accélération de circulation de l’information

La diminution de circuit de document est une solution pour qu’on puisse accéder à

l’information en temps réel. L’accélération de communication de l’information est possible

grâce à l’apport des NTIC.

Le circuit long et lent des documents entraîne un manque de rapidité et une perte

d’efficacité. L’OMNIS doit prendre en compte les possibilités offertes par le système

informatique en envisageant l’automatisation des procédures, l’utilisation d’intranet

d’entreprise. Ainsi l’émission de demande de concours informatisée peut se faire grâce à

l’intranet. L’avantage est que, cela réduit le temps causé par le déplacement et la saisie, et

aussi élimine les opérations inutiles comme l’enregistrement manuel. La disposition d’intranet

ou l’emploi de fax est un moyen rapide de communication. La communication est plus directe

comme dans l’achat d’une pièce d’automobile que la demande d’accord s’adresse à la

direction générale, l’information passe immédiatement du département concerné à la direction

générale.

54


Nous en donnons ici la configuration :

Graphe n°6 : amélioration de circuit de document par l’intranet

Commentaire Transmission par courrier

(1)

Transfert sur intranet

(2)Direction émettrice :

émission de demande de

concours (DC)

Département comptabilité

analytique :

(1) Préparation, saisie et

tirage

(2) Mis à jour et envoi de

DC informatisée

Transformation de DC en

bon de commande

Direction Générale : accord

d’achat

Source : recherche personnelle

C’est un concept d’intégration qui vise à améliorer la communication et la circulation

des documents au bénéfice de la comptabilité. Le but est que l’information touche les

utilisateurs actuels et potentiels dans un délai idéal.

55

DC

SAISIE

Accord


DC informatisée

Mise à jour de DC informatisée

Accord



I.4. Répartition rationnelle des tâches

Afin d’assurer l’harmonisation de travail de comptabilité, il faut une répartition

rationnelle des tâches. Nous proposons alors une délégation de responsabilité et aussi une

redéfinition des tâches.

Délégation de responsabilité

La délégation est une méthode d’organisation qui consiste pour un responsable à confier

à un subordonné la réalisation d’objectifs élaborés en commun. Il lui laisse une autonomie

réelle quant aux moyens et aux méthodes à l’intérieur d’un cadre défini, en l’assistant dans les

difficultés rencontrées6.

L’absence de chef comptable est inacceptable, d’autant plus que c’est une entreprise de

grande taille qui a un volume d’activités considérable. Le rôle d’un chef est avant tout de

« faire faire » et non pas de « tout faire ». La délégation améliore la coordination de travail :

elle décentralise le pouvoir, fait gagner du temps, allège le poids qui pèse sur un seul chef.

Le problème de compétence peut être résolu par la détermination du potentiel avec la

formation d’un employé qui est capable d’évoluer à ce poste de chef comptable à partir d’une

analyse, sinon il faut procéder au recrutement.

6 journal lu et vu n° 38 du 15 au 28 août 2007 ; page1

56


Pour notre part, nous apportons une suggestion de délégation des tâches pour alléger le

poste de travail du chef de département de la manière suivante :

Tableau n°3 : proposition de tâches du poste de chef comptable

Titre du poste Attributions

Chef de Département

•Contrôle et supervise le traitement des documents et pièces comptables

• Supervise les travaux d’imputation comptable• Exploite les états comptables et de gestion• Supervise, finalise et coordonne l’ensemble des travaux d’élaboration des états financiers et ses annexes

•Assiste les intervenants externes ou internes tels que commissaire au compte, Auditeur externe ou interne, pendant leurs travaux d’intervenions

• Elabore les tableaux de bord demandés par les dirigeants

•Gère le mouvement du personnel au sein du département

• Supervise et vérifie les états de rapprochement Bancaire

• Contrôle et finalise les travaux relatifs aux différentes déclarations mensuelles, trimestrielles, semestrielles et annuelles destinées à l’administration fiscale et aux organismes sociaux

• Contrôle les mises à jour du Plan Comptable généralEtablit les états financiers

Chef comptable

•Collabore aux travaux d’inventaire physique de fins d’année des immobilisations et des stocks

•Vérifie les états de paie établis par le service solde avant paiement

•Contrôle la véracité des imputations comptables•Traite les opérations diverses et les régularisations en comptabilité générale•Vérifie les imputations comptables relatives aux opérations sur financements extérieurs

•Contrôle la valorisation des pièces de réception : stocks, petits outillages, immobilisations

57


Redéfinition des tâches

Avant de trouver les besoins réels du département de comptabilité, la redéfinition des

tâches et la description de chaque poste sont essentielles. Il faut analyser la meilleure façon de

fractionner les tâches pour éviter l’empiètement et dans l’assurance de compatibilité entre les

tâches. L’importance de chaque poste aussi est un variable déterminant dans la mesure que

chaque poste crée de valeur ajoutée sans que l’élimination des postes prétendus inutiles ait des

impacts dans le fonctionnement au quotidien au sein du département. L’analyse des postes

débouchera ensuite sur une solution permanente pour l’entreprise. Probablement, le maintien

de l’effectif présent s’avère avantageux à condition que les employés reçoivent une formation

qui renforce leurs capacités et leurs connaissances afin de faire face aux difficultés de leurs

tâches.

La répartition rationnelle de celles-ci est essentielle dans le but de garantir une bonne

organisation permettant d’avancer le travail de comptabilité sans difficulté.

Section II : SOLUTIONS AUX PROBLEMES LIES AU FACTEUR

HUMAIN

Pour que le facteur humain ne constitue pas un obstacle au changement et au bon

fonctionnement de l’organisation, il doit être en mesure de répondre aux exigences du monde

de travail. Ainsi, nous proposons comme solutions le renforcement de l’encadrement, la

recherche du dynamisme de personnel, et la mise en place de processus d’adaptation

permanent pour changer la mentalité des employés.

II.1. Renforcement de l’encadrement

Pour accroître la capacité et la compétence de personnel du département de comptabilité

nous proposons comme solution d’intensifier la formation. L’acquisition de plus de

connaissances permet à l’employé de progresser vite sur le plan personnel aussi bien que

professionnel. Dans la nouvelle optique du monde de travail, la qualification ne se limite pas à

la seule tenue d’un poste du fait de son contenu. Sous prétexte des pressions, à savoir

l’objectif, l’influence de la nouvelle technologie, la recherche d’une nouvelle coordination,

l’employé est amené d’une certaine façon à être polyvalent. Le titulaire du poste doit très

58


vite être capable d’intégrer parfaitement son environnement. La compétence devient

importante. De ce fait, la formation ne doit pas rester au stade initial. Il faut la développer en

fonction des spécificités des besoins. Face à l’évolution constante de la technologie, le besoin

de se former continuellement facilite l’adaptation afin d’être efficace. Dans l’utilisation du

PCG 2005, les techniques s’acquièrent progressivement avec le temps de pratique mais pour

ne pas compromettre les travaux de comptabilité, une formation de recyclage sera

raisonnable.

La production d’une information fiable et à temps est fonction de la qualité des

employés. La proposition de formation les aidera à surmonter les difficultés et afin d’être plus

autonomes dans leur travail.

II.2. Recherche du dynamisme de personnel

Le changement de méthode de travail favorise le dynamisme du personnel en réduisant

la routine.

Sous un angle, la rotation de poste est une méthode qui a pour objet de réduire la

monotonie de travail. Elle consiste à permuter les agents entre les différents postes aux

contenus différents. L’avantage de cette méthode est qu’un agent peut être polyvalent qu’il est

capable par la suite de prendre en charge les tâches d’un collègue absent.

Sous un autre angle, la routine est une attitude à positiver puisqu’on ne peut pas

échapper radicalement au caractère routinier du travail. Il faut agir sur les comportements des

employés. Le changement de comportement doit faire l’objet d’un apprentissage au sein du

département pour assurer la performance de travail fait. La transformation de comportement

peut s’obtenir par la recherche du dynamisme du personnel. Dynamiser n’est pas seulement le

travail d’un leader, il requiert une participation active de tous les collaborateurs. Le chef

hiérarchique tient une part de responsabilité dans l’encadrement autant que les employés par

leur initiative.

Concrètement, la mise en place d’une fiche de notation de comportement et de méthode

de travail périodique permet ainsi de mesurer l’efficacité individuelle et globale. Pour ce faire,

il faut d’abord fixer les objectifs, puis établir les critères à évaluer, enfin l’appréciation

générale du personnel.

59


Graphe n°7 : FICHE DE NOTATION

Période d’évaluation :

I. Les objectifs de la période

II. Comportement et méthode de travail :

Moyenne : …/20

III. Appréciation générale :

Source : recherche personnelle

Le but de cette méthode vise à motiver le personnel pour mieux exécuter son travail. Si

un employé veut avoir plus de reconnaissance et de mérite dans ce qu’il fait, il doit travailler

méticuleusement, ce qui implique d’une certaine façon de lui demander une capacité

d’analyse.

60

Notes

Critères

Très bien[18 à 20]

Bien[14 à 17]

Passable[10 à 13]

Médiocre[07 à 09] NOTE SUR 20

Explication Excellent travail-

supérieur aux attentes

Bon travail – conforme

aux attentes

Travail inégal-

légèrement inférieur aux

attentes

Travail médiocre- inférieur

aux attentes

Note/20

Coeff.cadres

Coeff.autres

NoteX

coefficient

COMMUN

1- Délai2- Qualité3- Disponibilité4- Initiative et créativité

POUR LES

CADRES

5- Capacité managériale

TOTAL


II.3. Adaptation permanente de personnel

Pour l’efficacité de l’organisation, il faut mettre en œuvre une démarche suffisamment

globalisante pour intégrer tous les facteurs mais aussi répondre à la spécificité de chaque

terrain. L’adoption d’une nouvelle vision de gestion de ressources humaines est nécessaire,

tout en considérant que les solutions ne sont plus le fait d’un seul homme, mais il existe des

groupes d’hommes et femmes capables de coopérer. La qualité de solutions dépend ainsi de

leurs contributions. C’est un apprentissage collectif et permanent. Pour ce faire, il est

important d’envisager la mise en place de démarche progressive et permanente vers le

changement qu’on veut réaliser. Le personnel doit oublier les habitudes professionnelles : « ce

qui a été vrai ne l’est plus forcément aujourd’hui ».

Connaissant qu’il faut agir dans un système complexe, on doit analyser profondément

la mise en œuvre de processus d’acceptation du changement. En effet, il s’agit de créer un

environnement susceptible de faciliter la réussite d’effort collectif. La considération de

processus de motivation peut être une solution. Ce processus ne concerne que les employés

car le dirigeant est de nature motivée. Il appartient au dirigeant de créer de fonctions

d’évaluation, de régulation et de mettre en place par exemple un système d’appréciation. Le

but de l’évaluation est de déterminer la force et la faiblesse des travailleurs afin de définir les

points à améliorer individuellement et collectivement sur leur performance. Elle doit être

permanente pour prévoir le changement. Quant au système d’appréciation, il concerne en

général les mouvements des ressources humaines à savoir la promotion, les mutations ;

l’ajustement de la rémunération. Le but de l’appréciation au cours de carrière est d’analyser la

situation présente dans le poste actuel en prenant compte de l’environnement du travail,

l’efficacité, les connaissances et les méthodes de travail. La mise en valeur de culture

organisationnelle influence aussi le comportement du personnel. Enfin, pour que les employés

jouissent d’une certaine autonomie dans le travail, l’entreprise doit favoriser l’émergence des

talents qui ont la capacité de résoudre l’ensemble du problème. L’espace de régulation doit

être développé pour favoriser les échanges permettant la participation des employés à apporter

des solutions et de traiter les problèmes au jour le jour. Pour ce dernier, il est possible aussi

d’établir par exemple une fiche qualité.

61


Section III : Proposition d’amélioration du traitement

Pour permettre le traitement à temps, il faut se préoccuper de la méthode de collectes

des pièces et une politique de recouvrement bien définie, l’exploitation optimale du logiciel.

III.1. Amélioration de la méthode de collecte des pièces

Au niveau des banques, les pièces doivent arriver dans un délai précis. Cela dépend de

la capacité du chef du département de trésorerie et finance à négocier avec les banques.

L’établissement d’une collaboration étroite est très important.

Au niveau interne, pour des raisons organisationnelles et sous l’influence de processus

informatisé, la fonction de comptabilité tend à avoir une nature transversale du fait que la

tenue de comptabilité est répartie entre plusieurs unités qui ne se trouvent pas forcément de la

même direction. Comme c’est le cas de la tenue de comptabilité caisse qui se trouve au

département de trésorerie et finance, mais la consolidation se fait au niveau de la comptabilité

générale.

La fonction de stockage, de traitement et de diffusion appartiennent à la comptabilité

générale. Ainsi, après vérification et paiement, pour assurer le suivi et pour pouvoir fixer le

délai approprié d’une éventuelle relance, les pièces justificatives doivent être remises

directement au département de comptabilité.

III.2. Mise en place d’une politique de recouvrement

La mise en place d’une politique de recouvrement est indispensable afin de satisfaire le

traitement comptable dans un délai idéal. Pour éviter de procéder à un recouvrement par

priorité, l’établissement d’un calendrier de recouvrement s’impose. Le lancement et la relance

des clients doivent se conformer à la date ou période bien définie selon le cas. La négligence

des clients sera sanctionnée alors par une date limite

62


III.3. Exploitation optimale du logiciel

Dans le but de perfectionner la qualité de traitement et la précision des informations,

l’OMNIS doit exploiter à fond le logiciel SAGE. C’est un outil puissant pour répondre aux

besoins opérationnels et informationnels. Au niveau des applications, il est primordial de

finaliser l’intégration des différents modules dans la comptabilité générale afin d’avoir une

cohérence des actions des différents participants dans le travail de comptabilité. La finalité de

cette intégration aussi est de rendre aisément confortable l’élaboration des documents

pertinents servant d’instrument de décision comme le tableau de bord.

Avoir de l’information performante est possible par l’optimisation d’information. Le

logiciel permet de rendre disponible l’information au bon moment. Sa meilleure exploitation

donne la possibilité à tous les utilisateurs d’accéder à une large quantité d’informations, de les

analyser, ou encore de les créer. Grâce à sa capacité, le logiciel peut stocker une grande

quantité d’informations qui constituent par la suite des bases de données, sources des

documents informatifs. Les fichiers disponibles doivent être exploités pour enrichir les bases

des données qui alimentent les informations à produire ou tout simplement pour satisfaire le

besoin de renseigner. A titre d’exemple, dans la fiche fournisseur, le remplissage exhaustif

des renseignements sur l’identification, les contacts, le complément, la banque, la solvabilité

permet le suivi du fournisseur. On peut analyser aisément les conditions d’achat qui répondent

le mieux aux critères recherchés par l’entreprise à l’aide d’une comparaison de prix, du mode

de paiement entre les fournisseurs.

CHAPITRE II : SOLUTIONS RETENUES, RESULTATS

ATTENDUS ET RECOMMANDATION GENERALE

Ce chapitre se divise en deux sections très distinctes, tout d’abord, parmi les solutions

proposées dans le chapitre précédent, quelques-unes méritent d’être retenues et développées

pour améliorer le système d’organisation comptable de l’OMNIS; ensuite, nous allons citer

les résultats attendus et enfin, la recommandation générale.

63


Section I : SOLUTIONS RETENUES

Parmi les solutions proposées, nous en retenons trois qui s’avèrent pertinentes. Nous

insistons ainsi sur l’élaboration d’un nouveau manuel de procédures, sur le développement

des potentiels de facteur humain et finalement sur l’exploitation du système d’information.

I.1. Elaboration d’un manuel de procédures

L’élaboration d’un nouveau manuel de procédures est incontournable pour

l’organisation comptable de l’OMNIS. Il est la solution pour ne pas entraîner des difficultés

dans l’accomplissement de travail avec le nouveau système instauré. Sans les procédures

écrites, le système d’organisation comptable peut présenter des défaillances. Le manuel

permet le renforcement des dispositifs de contrôle interne, l’assainissement et adéquation de

l’organisation administrative et comptable, la rationalisation de la répartition des tâches,

l’amélioration de la méthode et outil de travail, et surtout la fiabilisation des informations en

input et output de la comptabilité.

Le manuel de procédures est un document de référence qui doit renfermer :

- la description exhaustive des postes

- la mission, la structure et les activités du Département comptabilité ;

- les objectifs du département comptabilité ;

- la description détaillée des enchaînements des tâches ;

- les modalités de circulation des documents, des informations ;

- la description des procédures informatisées de traitement de l’information;

- les modes opératoires informatisés ;

- les documents utilisés au sein du Département

L’importance d’un document écrit est que le fonctionnement de procédures ne se repose

pas sur la mémoire personnelle. Il est consultable donc facilite la compréhension de

fonctionnement du Département pour les intervenants externes et pour les nouveaux

collaborateurs ou pour un remplaçant temporaire d’un collaborateur en congé.

64


I.2. Développement des potentiels de facteur humainLes moyens humains sont les premières ressources de l’entreprise. Il faut développer les

potentiels de ces ressources pour mettre en valeur les investissements et améliorer la

performance de l’entreprise.

I.2.1. Développement de la formation

Nous réitérons ici l’importance de formation pour le développement de la compétence.

La formation de personnel est un moyen de classer le niveau hiérarchique, il s’agit d’un

entretien des connaissances du personnel pour qu’il joue correctement son rôle, et qu’il

prenne sa part consciente de responsabilité. Elle relève de la gestion des ressources humaines,

fonction attribuée à la DRH de l’entreprise.

Les mutations de l’environnement exercent des influences sur l’organisation de travail,

l’évolution professionnelle, et imposent un certain niveau de compétence vis-à-vis du

personnel. La flexibilité et la souplesse deviennent une revendication nécessitant ainsi une

disposition de connaissance solide. A cet effet, pour améliorer la compétence les besoins en

matière de formation doivent être identifiés et spécifiés de telle sorte qu’un plan de formation

sera mis en place. On voit apparaître ainsi, à l’instar du personnel du département de

comptabilité, un plan de formation de recyclage.

La qualification doit s’élargir. La compétence de personnel garantira une bonne

productivité au niveau du département que de l’entreprise. Le développement de l’initiative et

la capacité d’être polyvalent sont sollicités. Face à l’évolution constante de l’environnement,

les compétences devraient constituer une préoccupation de la gestion des ressources

humaines. « La gestion des compétences engage à la fois le présent et l’avenir des entreprises

dans la mesure où l’atteinte des objectifs suppose d’une part, la mobilisation des compétences

adaptées au développement de ses activités et, d’autre part, la capacité de

65


disposer des moyens humains nécessaires pour répondre à la pression du marché et de

l’environnement. »7

I.2.2. Développement de l’aspect collaboratif de travail

L’examen des problèmes au niveau du système comptable permet d’en déduire que les

facteurs de freinage d’action proviennent de l’interrelation. Le facteur humain est toujours

placé au cœur du système. Ainsi pour neutraliser ces problèmes, il faut développer l’aspect

collaboratif de travail et mobiliser le facteur humain. Cela consiste à favoriser les relations

interpersonnelles de travail, à changer le comportement et mentalité de tous les collaborateurs.

Pour ce faire, il importe que les objectifs soient partagés pour que chacun se sente concerner

en produisant des efforts pour les réaliser ensemble. La mise à disposition de tous d’une

bonne information, la généralisation de la communication impliquent la participation de tous

les acteurs de l’entreprise. Le désir d’obtenir une information à temps ou encore d’être

informé crée un dynamisme d’action privilégiant la cohésion entre équipes et contribue à

l’organisation confortable de la comptabilité.

I.3. Exploitation du système d’information

Le système d’information a pour objectif de permettre à tous ceux qui prennent des

décisions de disposer d’éléments qui vont leur permettre de décider de l’action la plus

appropriée au moment adéquat.8

L’information est vitale pour l’entreprise. La déficience du système d’information joue

au détriment de la stratégie et de la réactivité de l’entreprise face aux mutations de

l’environnement dans lequel elle évolue. L’appropriation de système informatique plus

performant se justifie ainsi par le besoin de bonnes informations. Pour que l’information soit

disponible et accessible en temps réel, l’OMNIS doit rendre opérationnel le système

d’information existant.

7 Luc BOYER et Noël EQUILBEY, Organisation : théories et applications, édition

d’organisation, 1999, 2003 p.258 8 André DERYEUX, Système d’Information Nouvel Outil de Stratégie : Direction d’Entreprise

et DSI, MAXIMA, Paris 2004, p.10

66


I.3.1. Mise à jour de SAGE

SAGE est un support d’information puissant grâce à sa capacité de répondre aux

besoins en information, du fait de sa capacité de stockage, des applications disponibles. Le

succès de sa mise en œuvre dépend de la compétence de l’entreprise d’analyser les

possibilités offertes par le système. Le travail de sa mise à jour relève de l’expertise

informatique. L’OMNIS doit profiter des avantages de ce système en concevant des schémas

de modélisation et d’intégration qui correspondent bien aux différents processus

administratifs et comptables existants, et aussi le montage des états financiers. La

modélisation des processus existants et l’intégration des différentes applications à la

comptabilité générale accélèrent la production d’information et assure sa fiabilité par la

réduction des risques d’erreur engendrée par une chaîne d’opérations. Elles assurent aussi la

bonne disposition de l’organisation des travaux comptables.

I.3.2. Installation de réseau

Afin de résoudre les problèmes imposés par l’éloignement des différents sites,

l’installation d’un réseau est une solution. Le réseau est le résultat de la connexion de

plusieurs machines entre elles pour que les utilisateurs et les applications qui fonctionnent sur

ces dernières puissent échanger des informations. En effet, le réseau est né d’un besoin

d’échanger des informations de manière simple et rapide entre les machines et quelle que soit

la distance. Ainsi l’entreprise doit utiliser des interfaces qui facilitent la communication afin

de gagner du temps.

Pour que les pièces comptables soient traitées au moment voulu, elles doivent arriver

au département de la comptabilité au bon moment. La meilleure solution est d’annuler tous les

traitements manuels pour être informatisés.

67


Le graphe suivant présente un schéma de fonctionnement automatisé du système

comptable, possible pour la comptabilité de l’OMNIS par le renforcement des liens

logistiques :

Graphe n°8 : Schéma de fonctionnement automatisé du système comptable

Système opérationnel

Système comptable

Liaison, interaction

Système de pilotage

Source : inspiré du livre d’Eric TORT, organisation et management des systèmes comptables, édition

DUNOD, Paris, 2003, p.18

68

Immobilisation

Paie

Petit outillage

Stock

Trésorerie

Comptabilité générale

Comptabilité analytique

Système de contrôle de gestion


Section II : RESULTATS ATTENDUS ET RECOMMANDATION

GENERALE

L’efficacité du système dépend de la mise en œuvre de bonnes méthodes et démarche ainsi

que la prise en compte du potentiel de facteur humain. Ainsi l’entreprise peut prévoir des

résultats que ce soient dans le court terme que dans le long terme.

II.1. Résultats attendus

Ces solutions que nous avons proposées permettent d’avoir les résultats suivants :

II.1.1. Gestion à temps réel d’information

Face à la masse grandissante des informations existantes au sein de l’entreprise, les

opérations sont aussi nombreuses. Il faut la rationalisation des tâches par l’appui du système

informatique. La rationalisation consiste à une meilleure réalisation des travaux comptables.

L’informatisation accrue du système permet de répondre à l’impératif du temps réel.

Elle élimine les opérations de saisies manuelles, supprime les mouvements inutiles entraînés

par le déplacement pour transmission des pièces ou information, réduit, voire élimine les

erreurs et redondances au cours du traitement. En bref, elle assure la rapidité et la fiabilité de

l’information destinée au besoin précis de tous les utilisateurs.

II.1.2. Meilleure gestion des ressources

Sur le plan de gestion des ressources humaines, l’exploitation du potentiel humain

augmente le capital de savoir grâce à l’amélioration de compétence. Elle constitue un atout

considérable par le biais de formation. La formation est un outil stratégique d’évolution

d’entreprise si elle est bien gérée. Pour le personnel, la formation développe ses connaissances

et l’aide à accomplir avec satisfaction ses tâches. Pour l’entreprise, elle crée de la valeur

permanente en terme de productivité car la qualité du personnel détermine le bon résultat. La

mise en valeur des ressources humaines favorise la capacité de créativité de l’entreprise par la

prise en compte des savoir- faire des uns et des autres.

69


Sur le plan matériel, l’exploitation à fond du nouveau système par la mise à jour du

logiciel et le renforcement des liens logistiques optimisent l’information. L’appropriation des

outils intelligents présente un grand investissement. Les coûts engagés doivent être répartis

jusqu’au dernier amortissement des outils. La meilleure gestion de l’innovation génère un

retour sur l’investissement réalisé. Le retour d’investissement est mesurable par unité

monétaire car on n’a pas besoin de se déplacer, par exemple, pour la déclaration de TVA elle

peut se faire sur internet, cela permet de réduire les frais occasionnés par le déplacement.

Elle permet aussi le gain de temps. Il faut profiter de ce qui existe avant qu’une nouvelle

information fasse son apparition sachant que le cycle de vie de la technologie informatique

dure pendant une période déterminée et jusqu’ici en moyenne dure 5ans. Donc, il faut

l’exploiter à fond pour avoir l’efficacité recherchée.

II.1.3. Recherche de la performance

L’amélioration au niveau de l’organisation comptable et du traitement aboutissent à une

cohérence globale de manière à chercher l’efficacité du système. La performance du système

comptable se mesure à sa capacité de répondre aux attentes des clients internes et externes de

l’entreprise. Elle est aussi question de l’impact de prise de décision, à partir des éléments

produits, sur la stratégie de l’entreprise et la gestion de ses activités.

Un système d’organisation comptable performant crée des conditions optimales en

faveur de production d’information saine et à temps permettant une prise de décision

adéquate. Il assure la réactivité de l’entreprise face aux pressions exercées par

l’environnement dans lequel elle évolue. La capacité de l’entreprise dans l’allocation de ses

ressources est aussi déterminante. Elle augmente la productivité et la capacité de créativité. En

un mot la performance garantit le bon résultat de l’entreprise.

Avant de terminer cette partie, nous aimerons émettre une recommandation générale

concernant le système comptable de l’OMNIS.

70


II.2. Recommandation générale

Etant un établissement public à caractère administratif, la particularité de tenue de

comptabilité dont la seule application de PCG 2005 facilite l’organisation comptable de

l’OMNIS. Ainsi, nous portons une recommandation à l’OMNIS d’établir une relation avec le

Conseil Supérieur de Comptabilité afin d’avoir des révisions ou modifications à temps du

plan comptable adapté à son activité.

CONCLUSION DE LA TROISIEME PARTIE

Une organisation formelle et pertinente doit être fondée sur une définition claire et

précise des responsabilités et tâches du personnel comptable, du planning des travaux

comptables, des moyens de regroupement des informations comptables détenues.

Les solutions que nous avons proposées, visent essentiellement à une meilleure

appréciation de la situation de l’OMNIS, dans le but de prendre de décision d’une manière

efficiente. Pour fortifier nos suggestions et orienter la situation existante vers un autre

horizon, nous avons donné une recommandation générale.

Cette dernière partie du livre nous a permis de suggérer nos apports pour contribuer à

l’amélioration du système d’organisation comptable de l’OMNIS.

71


CONCLUSION GENERALE

L’OMNIS est un établissement de grande taille et étant donné l’envergure de ces

activités, le besoin en information est crucial. La prise de décision revêt un caractère

stratégique. Ainsi, la qualité de l’information produite dépend de l’efficacité du système

comptable de l’entreprise. L’objectif de ce travail est d’étudier l’organisation de travaux

comptables au sein du département de la comptabilité en essayant d’en identifier les

problèmes et d’en proposer des solutions.

Rappelons que la finalité de tout système de traitement de données étant de produire de

l’information, la comptabilité répondra à cette exigence première en fournissant des

informations à ses utilisateurs actuels et potentiels leur permettant de porter un jugement sur

l’entreprise observée et prendre leurs décisions. En outre, la valeur de l’entreprise s’apprécie

aussi par ses facteurs matériels et humains, mais pas seulement par ses résultats. Le personnel

joue un rôle primordial, il est au cœur de la réussite.

Durant notre passage au sein de l’OMNIS, nous avons décelé quelques lacunes à savoir

des faiblesses au niveau de l’organisation comptable, de ceci se dégage l’inadéquation du

manuel de procédures au système existant, le ralentissement de circulation de l’information

qui constitue un obstacle pour la réactivité de l’entreprise face à l’environnement en constant

changement ; quelques faiblesses au niveau du traitement, l’émergence des problèmes liés au

facteur humain à défaut d’une formation suffisante assurant l’aptitude de suivre le

changement, le retard enregistré dû au problème de la régularité de transmission des pièces

comptables au sein de la comptabilité. Puis, en ce qui concerne les procédures d’opérations

adoptées par le service comptabilité, certaines nécessitent une amélioration. Etant un système

ouvert, une interdépendance s’installe alors entre ces points faibles. Elles ont été détectées

lors de l’évaluation que nous avons faite. Par ailleurs, au cours de notre investigation, nous

avons pu constater que le système comptable de l’Office répond aux exigences d’une part, de

conformité des normes imposées par la législation comptable entre autres l’adoption d’un plan

de compte, le respect des principes édictés par le PCG 2005 et d’autre part, de

l’environnement malgré les difficultés à surmonter actuellement en faisant appel à la nouvelle

technologie de l’information capable de rendre plus aisé le traitement de l’information par

l’automatisation des processus.

72


Ensuite, nous avons apporté notre suggestion par le biais des solutions ou des actions à

entreprendre. Des solutions, visant à l’amélioration du système d’organisation comptable à

savoir la mise en place d’un nouveau manuel de procédures qui s’avère incontournable pour

l’organisation de travail de comptabilité, le développement des potentiels des facteurs

humains, et finalement l’exploitation optimale du système d’information à l’avantage de

l’entreprise. Elles sont recommandées à l’OMNIS pour améliorer l’organisation du

département de la Comptabilité et nous pensons aussi qu’une fois l’organisation comptable

améliorée, l’OMNIS pourra continuer à élargir sa performance.

Enfin, nous espérons que ces solutions proposées seront prises en compte ultérieurement

surtout pour les propositions des faiblesses du système d’organisation comptable. Que ces

solutions pourront apporter des résultats satisfaisants mais cela dépend de la volonté

conjuguée de la Direction Générale et des différents responsables de l’entreprise quant à leur

application.

Puisse notre contribution, si minime soit-elle, aider l’établissement à avoir une gestion

saine et arriver à son plein épanouissement et ce, pour un développement durable ?

73

BIBLIOGRAPHIE

- BOUTAT Alain et Jean-Marc CAPRARO, Comptabilité analytique de gestion, édition

Presses polytechniques et universitaires romandes, 2003, 198 P.

- BOYER Luc et EQUILBEY Noël, Organisation : théories et applications, édition

d’organisation, 1999, 2003, 461p

- DERYEUX André, Le système d’information nouvel outil de stratégie de direction

d’entreprise : direction d’entreprise et DSI, édition MAXIMA , Paris, 2004, 185p

- Journal lu et vu n° 38 du 15 au 28 août 2007.

- Les portails d’entreprise, conception et mise en œuvre sous la direction de BERNARD

Jean-Louis, édition LAVOISIER, 2002, 204p.

- MIKOL Alain, Le contrôle interne, Presse Universitaire de France, 108, boulevard

Saint-Germain, 75006 Paris, 1998, 127p

- Plan Comptable Général 2005, 111 p.

- SAUVIAT Chantal, L’entreprise et la nouvelle économie, Ellipses édition Marketing S.A,

2002, 62p.

- TORT Eric, Organisation et management des systèmes comptables, édition Dunod, Paris,

2003, 270p ;

A N N E X E S

BILAN CAPITAUX PROPRES ET PASSIFExercice clos le 31 Décembre n

Unité monétaire : Ariary

CAPITAUX PROPRES ET PASSIFS Note Exercice n n-1

CAPITAUX PROPRES

Fonds de dotation

Réserves

Ecart d'évaluation

Ecart d'équivalence

Resultat net après impôts : part du groupe

Report à nouveau

Autres capitaux propres

TOTAL CAPITAUX PROPRES

PASSIFS NON-COURANTS Produits différés : subventions d'investissement

Quote-part de subventions virés au compte de résultat Impôts différés Emprunts et dettes financières Provisions et produits constatés d'avance

TOTAL PASSIFS NON COURANTS

PASSIFS COURANTS Dettes à court terme -partie court terme de DLT Fournisseurs et comptes rattachés Passifs d'impôts exigibles Personnels et comptes rattachés Provisions et produits constatés d'avance - passifs courant Autres dettes et assimilés

TOTAL PASSIFS COURANTS

TOTAL DES PASSIFS

OMNIS


BILAN ACTIFExercice clos le 31 Décembre n

Unité monétaire : Ariary

ACTIF NoteExercice n

BrutAmort ou

Provisions Net

ACTIF NON COURANTS

Ecart d'acquisition (ou goodwill)

Immobilisations incorporelles

Frais de recherches

* Petrole conventionnel

* Grés bitumineux * Minerais radioactifs * Autres minerais * Logiciels informatiques

Autres immobilisations incorporelles

Frais d'acquisition d'immobilisations

Immobilisations corporelles

* Terrains

* Constructions

* Matériel et outillage

* Matériel de transport * Agencements, Amenagements, Installations

* Matériel de bureau

* Mobilier de bureau

* Matériel informatique

* Mobilier de logement

* Matériel de logement

* Matériel médical

Immobilisations en cours Immobilisations incorporelles

Immobilisations corporelles

Immobilisations financières Titres mis en équivalence Autres participations et créances rattachés Autres titres immobilisés Prêts et autres immobilisations financières

Impôt différé actif

II


Impôt différé actif

TOTAL ACTIFS NON COURANTS

ACTIFS COURANTS

Stocks et en cours

Créances et emplois assimilés Clients et autres débiteurs Autres créances et actifs assimilés Actifs d'impôts exigibles

Trésorerie et équivalents de trésorerie Placement et autres équivalents de trésorerie Trésorerie (fonds en caisse et dépôts à vue)

TOTAL ACTIFS COURANTS TOTAL DES ACTIFS

III


OMNISCOMPTE DE RESULTAT

(par nature)Unité monétaire : Ariary Période du 01 Janvier au 31 Décembre n

Note Exercice n Exercice n-1Chiffre d'affaires Production stockée Production immobilisée

I. Production de l'exercice Achats consommés Services extérieurs et autres consommations

II. Consommation de l'exercice

III. VALEUR AJOUTEE D'EXPLOITATION (I - II)

Subventions d'exploitation Charges de personnel Impôts, taxes et versement assimilés

IV. EXCEDENT BRUT D'EXPLOITATION Autres produits opérationnels Autres charges opérationnelles Dotations aux amortissements, aux provisions et pertes de valeur Reprise sur provisions et pertes de valeurs Transfert de charges

V. RESULTAT OPERATIONNEL Produits financiers Charges financières

VI. RESULTAT FINANCIER

VII. RESULTAT AVANT IMPOT (V + VI) Impôts exigibles sur résultats Impôts différés (variations)

TOTAL DES PRODUITS DES ACTIVITES ORDINAIRES

TOTAL DES CHARGES DES ACTIVITES ORDINAIRES

VIII. RESULTAT NET DES ACTIVITES ORDINAIRES Eléments extraordinaires (produits) - à préciser Eléments extraordinaires (Charges) - à préciser

IX. RESULTAT EXTRAORDINAIRE

X. RESULTAT NET DE L'EXERCICE

Part dans les resultats des sociétés mises en équivalence (1)

XI.RESULTAT NET DE L'ENSEMBLE CONSOLIDE

Dont part des minoritaires (1)

Part du groupe (1)

(1) à utiliser uniquement pour la présentation d'états financiers consolidés

IV


OMNIS

TABLEAU DES FLUX DE TRESORERIE Note 31 Décembre n 31 Décembre n-1

Flux de trésorerie liés à l'activité Résultat net de l'exercice Ajustements pour : - Amortissements et provisions - Subvention virée au résultat et capitaux propres - Variation de stocks - Variation des impôts différés - Variation des clients et autres créances - Variation des fournisseurs et autres dettes - Correction d'erreur - Plus ou moins values de cession, nettes d'impôts Flux de trésorerie générés par l'activité (A)

Flux de trésorerie liés aux opérations d'investissement Décaissements sur acquisition d'immobilisations Encaissements sur cessions d'immobilisations Flux de trésorerie liés aux opérations d'investissement

(B)

Flux de trésorerie liés aux activités de financement Dividendes versés aux actionnaires Subvention d'investissements reçue

Remboursement d’emprunt Flux de trésorerie liés aux opérations de financement (C)

Variation de trésorerie de la période (A+B+C) Trésorerie d’ouverture

Trésorerie de clôture Variation de trésorerie

OMNIS

V


ETAT DE VARIATION DES CAPITAUX PROPRES

Rubriques Capital social Primes et réservesChangement de

méthode comptable RésultatRésultat en instance

d'affectation TOTAL

Solde au 31 décembre n-3

Changement de méthode comptable

Correction d'erreurs

Autres produits & charges

Affectation du résultat 2005

Distribution de dividendes

Résultat net exercice 2006







Résultat net exercice 2007







Résultat de la période

Solde au 31 décembre n

VI


VII


VIII


IX


X


SCHEMATISATION DES TACHESQUI TOUCHENT LA COMPTABILITE

GENERALE & MATIERESDE L’OMNIS

ORGANIGRAMME

XI

DIRECTION ADMINISTRATIVE ET FINANCIERE

DEPARTEMENTTRESORERIE ET

DEPARTEMENTCOMPTABILITE GENERALE &

MATIERES

ADJOINT / DAF

SECRETARIAT

FOURNISSEURS

MATIERESIMMOBILISATIO

NSPETIT

LIVRE DE CAISSE

BANQUE

OPERATIONS DIVERSES

CHANTIERS

CAISSEBANQUE

CHEF COMPTABLE

DEPARTEMENT

APPRO ET BUDGET

APPRO


SCHEMA

DIRECTION DU PATRIMOINE ET DES RESSOURCES HUMAINES

XII

CMO :Etablissement états de remboursement sur frais médicauxRelevé des quotes-parts sur frais médicaux à retenir sur salaires

TRAITEMENT DE LA PAIE :

DPT SOLDE :Saisi des éléments de paie :

Eléments fixes Eléments variables

Paramétrage écritures de paie

Etablissement des divers états de paiement :

Avance sur salaire Salaires hors mécano Supplémentaires hors mécano

Finalité :

Registre de paie Bulletin de paie Ecritures de paie Etat Déclaration IGR Etat Déclaration OSTIE Etat Déclaration CPR Etat Déclaration CRCM Etat Déclaration Cnaps Etat Déclaration retraite complémentaire

ARO Etat de virement des salaires & retenues

par banque + virement électronique BOA-BNI/CL

DEPARTEMENT GESTION DU PATRIMOINE

TRAITEMENT IMMOBILISATION :

Etablissement BMCI : Acquisition Retrait

A partir d’un BL ou copie facture + BC PV de retrait ou PV de réception provisoireSaisi BMCI (Code, quantité, valeur, Réf etc…) sur SAGEIMMO (pour les acquisitions et retraits)Inventaire physique de fin d’annéeRapprochement des existants physiques/theoriquesCorrection des anomalies immo (quantité, valeur)Calcul des amortissements de l’exercice

Finalité : Tableau général des amortissements Etat des biens met hors service Etat des immobilisations par emplacement Etat de mouvement d’immobilisation

TRAITEMENT DES STOCKS :

Transformation de document Bon de commande pour avoir le Bon de Réception sur SAGE GESCOM à partir d’un BL ou copie facture + BC

Vérification saisi BR (Code, quantité, Réf, etc…)

Saisi BSM (Code, quantité, Réf., etc…) Correction anomalie stock

Finalité : Etat des entrées en stock Etat des sorties en stock Mouvements des stocks par Magasin Inventaire des stocks par Magasin Inventaire général des stocks

Export d’écriture

dans SAGE

PAIE et import

Ecriture automatiq

uedans

SAGE

Ecriture dans SAGE COMPTA

En sus : Etat de remboursement sur frais médicaux par la CMO

Transmissionde (1 et 3)


XIII

COMPTABILITE GENERALEARRIVEE PIECES : Factures fournisseurs à crédit Factures fournisseurs au comptant Pièces de banque Pièces de caisse Etat de paiement Etat des salaires Etat déclaration IGR Etat des déclarations Organismes sociaux Etat de remboursements frais médicaux

SECRETARIAT :Codification et enregistrement manuel :

1. N° FF pour : Factures fournisseurs à crédit (locaux ou

étranger) 2. Simple N° d’arrivée pour les pièces au comptant :

Factures fournisseurs au comptant Pièces de banque Pièces de caisse Etat de paiement Etat des salaires Etat déclaration IGR Etat des déclarations Organismes sociaux

3. Pièces pour établissement des Notes de débit ou crédit

DEPARTEMENT TRESORERIE ET FINANCES :

Document sous simple N° d’arrivéeSuivi, vérification, paiement, mise à jour situation de trésorerie, envoi des pièces pour le Dpt CG

Document sous code FF

Paiement, Retour des pièces pour le Dpt CG

Pièces de caisseDécaissement, encaissement, transcription sur livre de caisse, envoi des pièces pour le Dpt CG

DEPARTEMENT COMPTABILITE GENERALE :

1. Traitement des factures à crédit :Enregistrement, vérification, pièces de réception ou

certification Factures sous code FFEnvoi pour paiement (Original factures + BC), Imputation s/ copie et saisie écriture sur Sage, relevé des TVA, prestations. Lettrage

2. Traitement des pièces au comptantImputation et écriture

Pièces banques

Imputation s/ Pièces Original & saisie écriture sur Sage y compris l’apurement des comptes Fournisseurs

, le rapprochement bancaire, relevé des TVA, prestations, lettrage Pièces de caisseImputation s/ Pièces Original et écriture sur LC, saisi d’écriture sur Sage relevé des TVA, prestations, lettrage Les opérations diverses, et recouvrementRégularisations, écritures de redressement ou de reclassement, imputation & écriture sur les Notes de débit ou crédit, écritures de fin d’annéeEtablissement Notes de débit ou crédit, lettrageVérification des états de paie, états de paiement hors mécano avant paiement Comptabilité matières et immobilisations

Transformation doc Bon de réception en facture à comptabilisé, rapprochement valeur avec la facture physique dans Sage gescom, comptabilisation définitive Sage gescom vers Sage compta

DOCUMENTS : Déclaration : TVA, Prestations Etat des rapprochements Bancaires Etat des charges (mensuel & annuel) Journal Grand-livre Balance générale Balance âgée fournisseurs Etats financiers

♦ Bilan♦ Compte de résultat♦ Tableau des flux de trésorerie♦ Etat de variation des capitaux propres♦ Annexes :

Détails des différentes rubriques du bilan et Compte des résultats

Détails des subventions Tableau des financements extérieurs Tableau d’amortissement des immo incorporelles Tableau de mouvement immobilisation

Réce

FINA

Transmission de (2)

- Traitement de la paie- Traitement des immobilisations- Traitement des stocks

A faire :

L’interaction des modules : immobilisation, stocks, petits outillages, trésorerie, avec la comptabilité généraleMontage automatique des états financiers périodiques de l’office à partir de sage ECF et les annexesInstallation de SAGE TRESORERIE pour la gestion de trésorerie


XIV

TABLE DES MATIERES

Pages

REMERCIEMENTS

SOMMAIRE



INTRODUCTION--------------------------------------------------------------------------------1

Ière partie : CADRE GENERAL DE L’ETUDE ------------------------------------------3

CHAPITRE I : PRESENTATION DE L’OMNIS ---------------------------------------4

Section I : Statut de l’OMNIS---------------------------------------------------------------- 4

I.1. Historique------------------------------------------------------------------------------------- 4

I.2. Statut juridique------------------------------------------------------------------------------- 5

I.3. Activités et missions ------------------------------------------------------------------------5

I.3.1. Activité-----------------------------------------------------------------------------5

I.3.2. Missions----------------------------------------------------------------------------6

I.4. Régime budgétaire--------------------------------------------------------------------------- 6

Section II : Structure organisationnelle---------------------------------------------------- 7

II.1. Organisation interne de l’OMNIS-------------------------------------------------------- 7

II.2. Fonctions et attributions des directions respectives------------------------------------ 8

CHAPITRE II : SYSTEME D’ORGANISATION

COMPTABLE DE L’OMNIS------------------------------------------- 14

Section I : Présentation de la Direction Administrative et Financière -------------- 14

I.1. Département de la Comptabilité Analytique--------------------------------------------- 15

I.2. Département de la Trésorerie et Finances------------------------------------------------ 16

I.3. Département de la Comptabilité Générale et Matières--------------------------------- 17

Section II : Organisation comptable de l’OMNIS---------------------------------------- 19

II.1. Système comptable de l’OMNIS :

Comptabilité générale et matières------------------------------------------------------------- 19

II.2. Procédures comptables-------------------------------------------------------------------- 21

II.3. Pièces justificatives------------------------------------------------------------------------ 25

Section III : Théorie générale sur l’outil de gestion--------------------------------------25

III.1. Système comptable------------------------------------------------------------------------ 25

III.2. Eléments constitutifs du système comptable------------------------------------------- 26

III.2.1. Comptabilité générale ------------------------------------------------------------------ 26

III.2.1.1. Définition------------------------------------------------------------- 26

III.2.1.2. Champ d’application------------------------------------------------ 27

III.2.1.3. Organisation du plan comptable ---------------------------------- 27

III.2.1.4. Principaux états financiers----------------------------------------- 27

III.2.2. Comptabilité analytique--------------------------------------------------------27

III.2.1.1. Définition------------------------------------------------------------- 28

III.2.1.2. Caractéristique------------------------------------------------------- 28

III.2.1.3. Objectif--------------------------------------------------------------- 28

IIème partie : ANALYSES CRITIQUES DE L’EXISTANT---------------------------- 30

CHAPITRE I : LES POINTS FAIBLES RECENSES

AU NIVEAU DU SYSTEME COMPTABLE------------------------- 31

Section I : Faiblesses au niveau de l’organisation comptable-------------------------- 31

I.1. Manuel de procédures inadapté au système existant----------------------------------- 31

I.2. Insuffisance de contrôle interne------------------------------------------------------------33

I.3. Ralentissement de circulation de l’information------------------------------------------34

I.4. Problème de répartition des tâches-------------------------------------------------------- 35

Section II : Problèmes liés au facteur humain---------------------------------------------38

II.1. Insuffisance d’encadrement de personnel----------------------------------------------- 38

II.2 Routine dans l’exécution des tâches------------------------------------------------------ 39

II.3 Problème d’adaptation au nouveau système--------------------------------------------- 39

Section III : Faiblesse au niveau du traitement comptable----------------------------- 41

III. 1. Problème de collecte des pièces comptables------------------------------------------ 43

III.2. Inexistence de politique de recouvrement---------------------------------------------- 43

III.3. Logiciel SAGE non exploité ------------------------------------------------------------43

CHAPITRE II : POINTS FORTS RECENSES AU NIVEAU

DU SYSTEME COMPTABLE----------------------------------------- 44

Section I : Points forts dans l’organisation comptable---------------------------------- 44

I.1. Normalisation comptable------------------------------------------------------------------- 44

I.1.1 Adoption d’un plan comptable-------------------------------------------------- 45

I.1.2. Disposition des livres comptables --------------------------------------------- 45

I.1.3. Respect des principes comptables------------------------------------------------------ 46

I.2. Cohérence entre la comptabilité générale et la comptabilité analytique-------------46

Section II : Points forts dans le traitement comptable-----------------------------------48

II.1. Automatisation du traitement------------------------------------------------------------- 48

II.1.1 Génération automatique des états financiers----------------------------------48

II.1.2 Sécurisation des écritures comptables----------------------------------------- 48

II.2. Contrôle des saisies et pièces justificatives--------------------------------------------- 49

3ème partie : PROPOSITION DE SOLUTIONS ET

RESULTATS ATTENDUS --------------------------------------------------- 50

CHAPITRE I : PROPOSITION D’AMELIORATION

DU SYSTEME COMPTABLE------------------------------------------51

Section I : Proposition d’amélioration de l’organisation comptable------------------51

I.1. Adaptation du manuel de procédures au système existant----------------------------- 51

I.2. Mise en place d’un contrôle interne périodique----------------------------------------- 53

I.3. Accélération de circulation de l’information---------------------------------------------54

I.4. Répartition rationnelle des tâches--------------------------------------------------------- 56

Section II : Solutions aux problèmes liés au facteur humain---------------------------58

II.1. Renforcement de l’encadrement---------------------------------------------------------- 58

II.2. Recherche du dynamisme du personnel------------------------------------------------- 59

II.3. Adaptation permanente de personnel -------------------------------------------------- 61

Section III : Proposition d’amélioration du traitement comptable------------------- 62

III.1. Amélioration de méthode de collecte des pièces-------------------------------------- 62

III.2. Mise en place de politique de recouvrement------------------------------------------- 62

III.3. Exploitation optimale du logiciel-------------------------------------------------------- 63

CHAPITRE II : SOLUTIONS RETENUES, RESULTATS ATTENDUS,

RECOMMANDATION GENERALE--------------------------------63

Section I : Solutions retenues----------------------------------------------------------------- 64

I.1. Elaboration d’un nouveau manuel de procédures--------------------------------------- 64

I.2.Développement des potentiels des facteurs humains------------------------------------ 65

I.2.1. Développement de la formation------------------------------------------------ 65

I.2.2. Développement de l’aspect collaboratif de travail--------------------------- 66

I.3. Exploitation du système d’information--------------------------------------------------- 66

I.3.1. Mis à jour SAGE -----------------------------------------------------------------67

I.3.2. Installation de réseau------------------------------------------------------------- 67

Section II : Résultats attendus et recommandation générale---------------------------69

II.1 Résultats attendus----------------------------------------------------------------------------69

II.1.1Gestion à temps réel d’information--------------------------------------------- 69

II.1.2 Meilleure gestion des ressources----------------------------------------------- 69

II.1.3 Recherche de performance------------------------------------------------------ 70

II.2 Recommandation générale ---------------------------------------------------------------- 71

CONCLUSION----------------------------------------------------------------------------------- 72

BIBLIOGRAPHIE

ANNEXES

AMELIORATION DU SYSTEME D’ORGANISATION COMPTABLE …

Documents

Transcript of AMELIORATION DU SYSTEME D’ORGANISATION COMPTABLE …