Administrer une base de donn©es d'inventaire : le cas concret de l'Ecole nationale...

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L'administration de la base d'inventaire des oeuvres conservées aux Beaux-arts de Paris : gestion via le logiciel Micromusée, version web Cat'zarts : charte de saisie, assistance aux utilisateurs, outils d'administration et documentaires, maintenance informatique, sauvegardes...

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Administrer la base de donnes

Le cas concret de l'cole nationale suprieure des beaux-arts

Le contexte

Origine des fonds

. Hritage des Acadmies royales fondes par Louis XIV, puis rgulirement augment jusquen 1968 des travaux d'lves ;

. Les modles pdagogiques acquis pour la formation des lves ;

. Des donations exceptionnelles (Masson, Lesoufach, Polakovits...).

Les diffrents types de fonds dcrits

Environ 400 000 objets : dessins d'architecture, peintures, sculptures, dessins de matres, photographies, gravures...

Photographies 70.000

Estampes 200.000

Dessins scolaires architectes 27.000

Dessins d'achitecture et d'ornement 25.000

Dessins de matres 20.000

Dessins scolaires peintres et sculpteurs 3.256

Manuscrits, livres et archives 1.342

Sculptures 3.700

Peintures 2.028

Mdailles, monnaies et petits moulages 13.000

Objets mobiliers (maquettes, mosaques, etc.. ) 600

Fragments architecturaux 600

L'informatisation des collections de l'ENSBA : un bref historique

. Diffrentes versions du logiciel Micromuse de 1992 aujourd'hui : images depuis 1995. SQL depuis septembre 2008. En attente d'une version 7 entirement rcrite, l'interface beaucoup plus intuitive.

. L'inventaire, inachev, est le fruit de diffrentes oprations de saisie et de numrisation, dont on retrouve les "strates" dans la base actuelle : vacations (reprise des registres de prise en charge, sommaire), stages, prestations sur des fonds spcifiques, saisie interne (expositions, inventaire systmatique des estampes et des photographies)... toute base vivante est un work in process.

. L'ensemble des uvres est pris en compte, au moins par lots ou recueils, qui sont progressivement repris pour une saisie la pice.

Fonctionnement gnralde la base Micromuse

. Base relationnelle oriente objet-> Interconnexion entre les diffrents types d'informations, chacun faisant l'objet de notices (sous-notices) lies entre elles.

. La notice d'inventaire est donc un carrefour de donnes et de liens intimement imbriqus, qui permet de naviguer et de fouiller trs finement parmi les informations contenues dans la base... condition d'avoir bien structur celle-ci ds le dpart, et respect les rgles de saisie.

. La plupart des fichiers de la base Micromuse se prsentent sous la forme de thsaurus... cependant, hormis dans le cas de ceux alimentant l'indexation par sujet (lieux, mots-cls), l'usage, ce ne sont gnralement pas proprement parler des thsaurus labors structurant un vocabulaire (noms de personnes, dsignations...).

s'applique galement aux Dsignations, et aux datations

Gestion de la base aux Beaux-arts

Qui fait quoi ?

. Une quipe de conservateurs plus une charge d'tudes, dont plusieurs membres sont issus des bibliothques, avec des profils divers -> saisissent les notices au quotidien, notamment au fil de leurs recherches et des expositions organises sur place ou pour lesquelles nous prtons.

. Une personne responsable du service photographique -> traitement et nommage des images, saisie des liens.

. Les agents d'accueil et de surveillance, qui manipulent les uvres ->saisissent des donnes de localisation lors des oprations de reconditionnement, de dmnagement et de rcolement.

. Stagiaires, vacataires et prestataires -> oprations ponctuelles ; grandes oprations d'aprs registres au dbut, et oprations en vue de chantiers de numrisation.

Mise en place d'une administration de la base avec un poste ddi

. Pas d'administration jusqu' la fin des annes 1990.Puis, un dbut de lissage des pratiques, avec un nettoyage des notices, en particulier les noms de lieux (Prix et Envois de Rome), normalise en s'appuyant sur la structure de la liste RAMEAU de la BnF.

. Des pratiques inspires des bibliothques, o la normalisation du catalogage est trs forte.

. Dans le mme temps le logiciel volue, de nouveaux champs apparaissent : zones de notes supplmentaires, zones devenues rptables, une zone Catalogage usage interne, trs pratique pour administrer la base.

. En 2001, l'administration de la base passe la vitesse suprieure : la base contient dj 34000 notices, mais le service n'a pas encore de charte de saisie. Le service recrute une charge d'tudes documentaires pour administrer la base et mettre en place une charte.

. L'archivage des notices, qui permet de retracer toutes les modifications et suppressions de notices est activ.C'est un outil trs prcieux pour tablir les rapports d'activit, reprendre les donnes en cas d'action malencontreuse, ou suivre le travail par utilisateurs (recherche par date, n d'inventaire, ou login d'utilisateur).

. Phase d'observation pour bien comprendre la logique des diffrentes pratiques, les fonds, et les besoins du service.

. Une phase d'important nettoyage dans la base reprend, indispensable avant d'dicter des rgles : il est difficile de modifier des habitudes lorsque les notices existantes contredisent les rgles en permanence...Des corrections indispensables avant de rendre des zones obligatoires, pour ne pas bloquer les oprations par lots ultrieures.

Contrle, assistance... pdagogie

. Formation de l'ensemble du service par Mobydoc : permet une remise plat de certaines rgles documentaires de base, et la remise niveau de tous les utilisateurs du service.

. Formations et runions rgulirement organises en interne, afin de bien faire comprendre les enjeux, de dfinir les choix et valider collectivement les nouvelles rgles.

. bauche d'une charte de saisie, qui n'a cess de s'toffer depuis, passant de 5 pages 15 aujourd'hui...

http://www.beauxartsparis.fr/ow2/catzarts/doc/CharteSaisieMicrom.pdf

. Relecture systmatique des personnes en formation.Dans un 1er temps, utilisation des notices candidates... Systme abandonn : les notices d'inventaire font elles-mmes appel de nombreuses sous-notices elles-mmes candidates, ce qui s'est vite avr trop lourd.

. Aujourd'hui, relecture par paniers que transmettent les utilisateurs en formation, et/ou par login ou date de saisie.

. Relecture par sondages rguliers selon des thmatiques, les erreurs tant souvent rcurrentes : uvres exposes, utilisation de filtres sur les liens et la hirarchisation...

. Hotline. L'administrateur/trice de base de donnes doit tre trs disponible envers ses collgues.

. Mailings de mise au point, qui ne remplacent cependant pas au final une sance de travail en contact direct, soit individuellement, soit en organisant des mini-stages en interne.

. Modifications par lots uniquement par l'administrateur/trice, mais permettant un gain de temps prcieux pour toutes les corrections rptitives, ou en cas de changement de rgles de saisie.

Outils pour faciliter le travail

. La charte de saisie : pas une perte de temps, mais un outil qui balise l'ensemble des rgles et auquel on peut se reporter en cas de doutes.

. Paramtrage de la base et cration de garde-fous : alertes ou blocage des doublons, groupes d'utilisateurs avec des droits sur la base plus ou moins brids.

. Cration de profils d'affichage et de saisie : permettent d'afficher les notices en faisant ressortir certaines donnes selon les tches : rcolement, indexation sujet, donnes des auteurs, expositions...

. Enregistrement de requtes complexes pour faciliter les recherches.

. Rdaction de fiches pratiques spcifiques qui viennent complter la charte :

structure des noms de lieux,saisie des fiches d'acquisition,saisie des liens images...

Assurer la maintenance et laprennit de la base

. Rorganisation rgulire des index jusqu' la version SQL il y a quelques annes.

. Installation des mises jour du logiciel.

. Participation aux runions du groupe des utilisateurs d'le-de-France : permet de partager nos pratiques, de faire remonter collectivement nos difficults ou souhaits de dveloppement, de faire pression sur le fournisseur du logiciel.

. Deux allis de choix : le service informatique qui gre la partie serveur et purement logicielle ; le service d'assistance de Mobydoc.Dans l'idal, il faudrait disposer localement d'un informaticien ddi, spcialiste des bases de donnes.

. Scurit et hbergement de la base : sur un serveur ddi, accs authentifi via l'intranet pour Micromuse ; la version web Cat'zArts, autrefois en DMZ peu protge, dplace vers une machine virtuelle plus scurise, et double d'une base de test.

. Sauvegarde des donnes (base + images), sur des supports diffrents : station de stockage sur disques

RAID, disque dur externe, Cds ; bientt un archivage exhaustif dans le cloud ; dans des formats diffrents : fichier de sauvegarde dump, et

export ASCII dlimit de la plupart des notices et sous-notices (inventaire, personnes/collectivits, datations; mots-cls, objets non grs, multimdias et images, etc.). Ce format est trs lger et ventuellement rutilisable dans un tableur ou exportable vers une autre base de donnes.

Au-del de la saisie... autres rles de l'administrateur/trice

. Gestion des images sur le serveur : structure des rpertoires par fonds, nommage.

. Marquage des notices lors des campagnes de numrisation et selon le droit d'auteur.

. Organisation des campagnes de numrisation en collaboration avec le service photographique.

. Sauvegarde des images.

. Fourniture des donnes et des images la RMN.

Articulation avec la numrisationdes oeuvres

dition de documents partir de la base

. Tableau de pilotage, rapport d'activit par fonds.

. Outils pour la rgie d'uvres : exports vers tableurs pour l'organisation des mouvements, l'impression de re