1

ACCESS 2000S.G.B.D.R.

Système de Gestion de Base de Données Relationnelles

UUUtttiiillliiisssaaatttiiiooonnnLancez le programme.

Celui-ci affiche une fenêtre vous permettantde choisir de créer une nouvelle base dedonnées ou d’en ouvrir une.

• Choisissez le bouton radiocorrespondant à l’option désirée etcliquez sur OK (ou appuyez sur latouche Entrée).

• Pour ouvrir une BdD (Base deDonnées) existante, choisissez-ladans la fenêtre du bas ou alorssélectionnez « Autres fichiers…).

Pour l’instant, nous allons créer une nouvelle BdD que nous appellerons« Intro Access ».

Rappel :Travaillez toujours sur le disque dur (à plus forte raison avec un SGBDR qui faitcontinuellement des accès disque). Utilisez l’Explorateur Windows dans ce but.Créez d’abord un répertoire dans « Mes Documents » que vous nommerez avecvos initiales et enregistrez tous vos travaux dedans.Vous n’enregistrerez vos travaux sur disquette qu’à la fin du cours.

Vous passerez par une boîte de dialogue intermédiaire qui vous permettra de nommervotre base de données.Entrez le nom « Intro Access » puis validez.

2

Vous arrivez alors sur une nouvelle fenêtre qui est la

fenêtre principale de la base de données

et qui regroupe toutes les commandes de création ainsique tous les objets de la BdD : tables, formulaires,requêtes, états.

Vous allez créer une tableen mode création.

Double-cliquez sur la lignesélectionnée dans la copied’écran ci-contre.

Une nouvelle fenêtre vas’ouvrir pour vouspermettre de définir leschamps de la table.

Saisissez les champs« Nom », « Prénom »,« Adresse », « Ville »,« Code postal » et « N° detéléphone ».

Vous les laisserez en typede données Texte mais vousappliquerez les masques desaisies appropriés au codepostal et au n° de tél.

Pour savoir à quoi correspondent les types de données, référez-vous à la partie« Théorie » du cours ACCESS, fin de page 2.

Cliquez sur la lignepuis sur le petit

bouton quiapparaît pour choisirle masque de saisie

Cliquez dans lescellules pour saisirles données

3

L’assistant de masque de saisie vous propose la fenêtre suivante :

Il vous suffit de sélectionner l’aspectdésiré correspondant.

Ne confondez pas Format qui est la forme souslaquelle l’information s’inscriradans le champ

Masque de saisie qui est la formesous laquelle Access vousproposera de saisir l’information(donc uniquement pendant lasaisie). L’information finaleprendra la forme choisie dans leparamètre Format.

Précisions sur les masques de saisie

Il est possible de paramétrer soi-même un masque de saisie en saisissant directementdans le champ les codes de contrôle de caractères.

Ces codes sont les suivants :

0 => Saisie obligatoire d’un chiffre 9 => Saisie facultative d’un chiffre # => Saisie facultative d’un chiffre, signe ou espace L => Saisie obligatoire d’une lettre ? => Saisie facultative d’une lettre A => Saisie obligatoire d’un chiffre ou d’une lettre a => Saisie facultative d’un chiffre ou d’une lettre & => Saisie obligatoire d’un caractère

Les séparateurs peuvent être les caractères /  -  :

Les codes ; ; _ permettent d’afficher à l’écran les tirets indiquant le lieu et le nombredes caractères à saisir. Le tiret souligné (_) est le caractère de substitution que vouspouvez remplacer par un des caractères suivants : # @ ! $ % *

Exemple : Pour saisir le numéro d’immatriculation d’un véhicule, on adoptera le codesuivant

9990 LL 00;;_

4

Vous rajouterez ensuite, au début de la table, un champ « Numéro »auquel vous appliquerez le type de données Numéro Auto.

• Vous pouvez insérer une ligne au-dessus du champ « Nom » en cliquant-droit sur la petite cellulegrise au début de la ligne contenant « Nom ».

• La ligne est sélectionnée et un menu contextuel apparaît pour insérer une nouvelle ligne.

• Saisissez dans la nouvelle ligne le champ « Numéro ».

Ce champ va devenir la clé primaire de notre table.

• Vérifiez que la ligne est sélectionnée (au besoin, cliquez sur la petite cellule grise en début deligne)

• Cliquez sur le bouton définissant la clé primaire.

• Une petite clé apparaît en début de ligne.

Nous avons fini de créer la structure de notre table. Nous allons rentrer les données.Pour cela nous avons besoin de quitter le mode Création pour passer en mode Feuillede données.Nous allons utiliser le bouton qui sert à basculer d’un mode à l’autre en haut à gauchede la barre d’outils.

Note   : Ce boutonpeut être développéde la façon suivante

Choisissez le formatNuméroAuto pour lechamp « Numéro »

5

Il vous est demandé d’enregistrer et de nommer la table. Appelez-la « Clients ».

Cette table s’affiche en mode Feuille de données et vous pouvez remplir les champscomme indiqué ci-dessous.

RRRééécccaaapppiiitttuuulllaaatttiiifff

Vous avez appris à :

Créer une nouvelle base de données Créer une table en mode création Définir le type de données Appliquer un masque de saisie Insérer une ligne correspondant à un nouveau champ dans la table Définir la clé primaire Basculer en mode feuille de données Saisir les données des enregistrements

Si une de ces étapes ne vous semble pas claire, refaites-là ou demandez à votreformateur.

6

Procédez à la création d’une deuxième table « Voitures » pour cette BdD dont voici lescopies d’écran ci-dessous.

Utilisez le format de saisie indiqué auparavant pour le numéro d’immatriculation.

7

Elargissement de colonnes

Lorsque vous êtes en mode feuille de données, vous pouvez modifier les largeurs descolonnes comme dans Excel.Pour cela, utilisez le pointeur et double-cliquez à droite de l’en-tête de colonne (oudéplacez-le manuellement par cliquer-glisser).

Vous pouvez voir cette opération plus en détail dans le cours Excel, page

Modification de tables après création

Vous vous retrouvez avec la fenêtreprincipale suivante :

A partir de là, vous pouvez modifier unetable. Pour cela, sélectionner une table encliquant une fois sur son icône (à gauche deClients ou de Voitures), puis cliquer surOuvrir pour obtenir la table en mode Feuillede données ou sur Modifier pour l’ouvrir enmode création.

Une autre manipulation est possible, quiv o u s o f f r e d e s p o s s i b i l i t é ssupplémentaires de traitement pour latable sélectionnée (comme la renommer,la supprimer, faire un aperçu avantimpression, …) Il suffit de cliquer droit surson nom.

8

Maintenant que vous commencez à vous familiariser avec la création de tables, nousallons vous demander de reprendre les exemples cités dans la partie « Théorie ».

Après avoir refermé la BdD « Intro », créez une base pour chacun des exemples quisuivent et refermez-la après avoir fait le travail demandé.

Premier exemple : Le médecin et ses patients

Créez les tables et réfléchissez bien aux champs nécessaires, aux types de données,éventuellement aux masques de saisie ou aux tailles des champs.

Ensuite seulement, vérifiez votre travail à l’aide des conseils ci-dessous.

Table Patients

Un champ supplémentaire « N° patient » de type NuméroAuto est ajouté en débutde table pour servir de clé primaire

Un champ de taille 30 est suffisant pour indiquer la ville Deux champs adresse sont préférables (par ex. « Adresse 1 » et « Adresse 2 ») Adaptez le masque de saisie correspondants aux champs « CP », « tél. » et « N°

SS » Le champ « Mutuelle » est de type oui/non Le champ « Antécédents » est de type mémo pour pouvoir mettre plus de 255

caractères Le champ « Sexe » est de type texte et d’une taille de 1 caractère

Remplissez ensuite à l’aide des données ci-dessous.

N° patient Nom Prénom Adresse 1 Adresse 2 Ville CP Tél N° SS Mutuelle Antécédents1 Hérinian Arthur Les coulimes Bâtiment C Neuilly 92110 0124895344 1530826489

72157VRAI non

2 Greffin Elodie 25 rue desdresses

Vitry surSeine

94300 0138627915 168119472841063

VRAI Allergie auxtextiles

synthétiques3 Klein Gérard Résidence des

cerisiers11 av

LiauteyParis 75011 0140238467 1340475872

42132FAUX asthme

Table visites

Rajoutez un champ « N° visite » de type NuméroAuto en début de table pourservir de clé primaire

Rajoutez un champ « Patient » de type numérique pour la liaison ultérieure Mettez pour le champ « Date » un format et un masque de saisie en Date, abrégé Mettez les champs « Indications » en taille 120 et « Symptômes » en taille 100

N° visite Date Patient Symptômes Indications1 12/05/01 3 ostéoporose mouvts réduits - calcium alimentaire - Drenoxan2 12/05/01 1 grippe intestinale 5 jours arrêt - levure - Tyrporétamine - Aspirine3 12/05/01 2 Tumeur maligne (chute) désinfection

9

Deuxième exemple�: les livraisons de repas

Créez les tables sauf la table Produits selon le modèle MCD qui a du être vérifiéauparavant par votre formateur.

Les mêmes commentaires qu’auparavant sont applicables aux champs similaires(adresse, date, etc…).

Pensez à laisser le champ « Réf. » pour la table Lignes et Produits en type textemême si celui-ci est clé primaire dans la table Produits.

Utilisez ensuite les tableaux suivants pour remplir vos tables.

N° client Nom Adresse 1 Adresse 2 tél.1 Hépilian 25 rue des Canaries 04923675812 Geoffrey 56 bd Gassendi 04923148903 Hilon Rés. des platanes 9 rue des terres creuses 0492362847

Nous n’allons pas créer ni remplir la tableProduits mais l’importer du fichier Excel quise nomme « Produits livraison.xls ».

Pour cela, lorsque vous avez la fenêtreprincipale de la base de données face à vous,cliquez-droit sur la ligne Table situé au-dessous de « Objets » puis sur la commandeImporter...

Suivez les directives après avoir sélectionnéle fichier précédent en prenant bien garde dechoisir le format Excel.

N° commande date client1 26/08/01 22 26/08/01 33 27/08/01 14 27/08/01 2

unité Réf commande quantité1 p13 1 22 pa05 1 13 d11 1 14 d24 1 25 p08 2 16 p06 2 17 p11 2 18 p02 2 19 bo15 2 310 bo12 2 111 po03 3 112 po01 3 113 bo03 3 114 d12 3 115 d15 3 116 pa04 4 117 pa01 4 118 bo02 4 119 d11 1 2

Table « Commandes »

Table « Lignes »

10

Troisième exemple�: Les contrats d’apprentissage

Créez et remplissez les tables selon les informations ci-dessous.

Table ApprentisN° apprenti Nom Prénom Adresse Ville Date Naiss Lieu Naiss Tél Formateur

1 Sigard Fred 12 rue desmuguets

Manosque 25/09/75 Manosque 0492641385 2

2 Deloyau Claude 3 imp dessaules

Perthuis 4/05/78 Marseille 0492349452 1

3 Frémont Alain Les ridelles Mallemoisson 16/02/77 Digne 0492316842 14 Williams Brigitte 11 bis Bd

GassendiDigne 2/06/75 Digne 0492368471 1

5 Quanson Eli 37 Av desMicocouliers

Gréoux les bains 18/08/76 Aix en Prov 0492843197 2

Table EntreprisesN° Entreprise Raison sociale Adresse Ville Tél dirigeant activité

1 SART ZI des fumées Manosque 0492675138 ConcessionnaireRenault

2 Rétaireau 15 rue du Dr Séti Volx 0492624977 Boulanger3 Médard Allée des mimosas Château-Arnoux 0492613274 Vente vêtements4 Frison ZA Brignolles Manosque 0492674520 Electro-ménager

Table ContratsN° contrat Date Apprenti Tuteur

1 12/10/99 1 12 1/09/99 3 43 15/10/99 2 34 12/09/99 4 25 21/11/99 5 56 19/06/00 4 5

Table TuteursN° tuteur Nom Tél Fonction Entreprise

1 Cairo 0492674691 Secrétaire 12 Abellard 0492567210 Vendeuse 33 Grimaud 0492584408 Chef atelier 14 Trémise 0492648211 Dirigeant 25 Jichael 0492326376 Dirigeant 4

Table FormateursN° formateur Nom Prénom Tél

1 Tchouladjian Gérard 04927564232 Bermont Sébastien 0492984734

Nous pouvons remarquer qu’il n’y a pas de champ « Entreprise » dans la table« Contrat ». Ceci s’expliquera lorsque nous créerons les relations.

11

Relations

Il faut ensuite poser les relations entre les tables.

Remarque  :Nous aurions pu procéder dans le sens inverse (d’abord la création des tables, la mise en place des

relations puis seulement après le remplissage des tables avec les données) mais nous aurions pu êtreconfronté à un problème : si nous remplissons une fiche « dépendante » avec la référence à une fiche quin’existe pas, Access refuse de saisir la donnée. Cela fait partie de ce que nous appellerons l’intégritéd’une relation.

Par exemple, je crée la fiche « voiture » d’un client que je n’ai pas encore saisi (son numéro de fichen’existe donc pas) : Access refuse le numéro de fiche inexistant (à cause de la relation entre les tables).

Pratique

Nous allons réutiliser la BdD « Intro Access » pour s’initier à la création de relations. Ouvrez cette base. Ensuite, cliquer sur le bouton ouvrant la fenêtre « Relations »

La fenêtre s’ouvre et vouspropose d’insérer destables.

Sélectionnez Clients puiscliquez sur le bouton Ajouter

Faites la même chose pourla table Voitures.

Ensuite cliquez sur le boutonFermer.

La fenêtre est maintenant remplie avecles deux tables comme sur la copied’écran à droite.

Vous pouvez déplacer ces tables enutilisant le cliquer-glisser sur les barresde titre des tables. Ecartez-leslégèrement.

12

Maintenant, nous allons passer à la création proprement dit de la relation.

1. Amenez votre pointeur au-dessus du champ « Propriétaire » de la table Voiture.2. Appuyer sur le bouton gauche de la souris et maintenez-le appuyé.3. Déplacez-vous sur le champ « N° » de la table Clients, le pointeur se transforme

en un petit rectangle rempli de gribouillis incompréhensibles.4. Une fois sur le champ « N° » de la table Clients, relâchez le bouton de la souris.

Exprimé de façon plus courte : on fait cliquer-glisser le champ Propriétaire au-dessusdu champ N°.

La boite de dialogue suivanteapparaît.

Choisissez d’appliquer l’intégritéréférentielle en cochant la casecorrespondante.

Que signifie l’intégrité référentielle : C’est ce qui nous permet d’éviter de supprimer desenregistrements auxquels d’autres enregistrements dans les autres tables sont liés.

Qu'est-ce que l'intégrité référentielle ? (Source Aide Microsoft Access)

L'intégrité référentielle est un système de règles que Microsoft Access utilise pour garantir que les relations entreles enregistrements dans les tables liées sont valides et que vous n'effacez pas ou ne modifiez pas par erreur desdonnées liées. Vous pouvez utiliser l'intégrité référentielle si toutes les conditions suivantes sont réunies :

Le champ correspondant de la table primaire est une clé primaire ou possède un index unique.

Les champs liés ont le même type de données. Il existe deux exceptions : un champ Numérotation Auto peutêtre lié à un champ Numérique dont la propriété TailleChamp est définie sur Entier long ; et un champ NumérotationAuto dont la propriété TailleChamp est définie sur N° de réplication peut être lié à un champ Numérique dont lapropriété TailleChamp est aussi définie sur N° de réplication.

Lorsque vous appliquez l'intégrité référentielle, vous devez observer les règles suivantes :

Dans le champ clé étrangère de la table liée, vous ne pouvez pas entrer une valeur qui n'existe pas dans la cléprimaire de la table primaire. Toutefois, vous pouvez entrer une valeur de type Null dans la clé étrangère pourindiquer que les enregistrements ne sont pas liés. Par exemple, une commande ne peut pas être attribuée à un clientqui n'existe pas, mais elle peut n'être affectée à personne en entrant une valeur de type Null dans le champ Codeclient.

Vous ne pouvez pas effacer un enregistrement de la table primaire si des enregistrements correspondants existentdans une table liée. Par exemple, vous ne pouvez pas effacer l'enregistrement d'un employé dans la table Employéss'il y a des commandes affectées à celui-ci dans la table Commandes.

Vous ne pouvez pas changer une valeur clé primaire dans la table primaire si cet enregistrement possède desenregistrements liés. Par exemple, vous ne pouvez pas changer le N° d'un employé dans la table Employés si descommandes lui sont affectées dans la table Commandes.

13

Si vous souhaitez que Microsoft Access applique ces règles pour une relation, activez la case à cocher Appliquerl'intégrité référentielle lorsque vous créez la relation. Si vous appliquez l'intégrité référentielle alors qu'une desrègles ci-dessus n'est pas respectée, Microsoft Access affiche un message d'erreur et n'autorise pas la modification.

Vous pouvez ignorer ces restrictions relatives à la suppression ou modification des enregistrements liés et préservernéanmoins l'intégrité référentielle en activant les cases à cocher Mettre à jour en cascade les champscorrespondants et Effacer en cascade les enregistrements correspondants. Si la case à cocher Mettre à jour encascade les champs correspondants est activée, toute modification d'une clé primaire dans la table primaireentraîne la mise à jour de la valeur correspondante de tous les enregistrements correspondants. Si la case à cocherEffacer en cascade les enregistrements correspondants est activée, toute suppression d'enregistrement dans latable primaire entraîne la suppression des enregistrements correspondants dans la table liée.

Vous obtiendrez la fenêtre suivante :

Cardinalité : Vous pouvez constater que le1 est positionné du côté de la table Clients(table primaire) et que le signe Infini est ducôté de la table Voitures (table liée). Celapeut se lire de la façon suivante : Un clientpeut avoir une ou plusieurs voitures (unevoiture ne peut pas avoir un ou plusieurspropriétaires).

Vous pouvez créer la relation en faisant cliquer-glisser le champ N° sur Propriétaires,elle conservera la même cardinalité.

Refermez ensuite cette fenêtre. Access vous demandera parfois si vous désirezenregistrer les modifications, répondez évidemment Oui.

Vous pouvez désormais créer les relations pour les 3 bases Médecin, Livraisons derepas et Contrat d’apprentissage.

14

MM aa nn ii pp uu ll aa tt ii oo nn ss SS uu pp pp ll éé mm ee nn tt aa ii rr ee ss

Tri d’une table

Pour trier les enregistrements d’une table en mode feuille de données :

1. Positionner le curseur dans une des cellules de la colonne à partir de laquellevous voulez effectuer le tri.

2. Cliquer sur un des 2 boutons selon que vous désirez un tri ascendant oudescendant.

Recherche d’un enregistrement

Vous recherchez un enregistrement particulier. Si vous savez dans quel champ se situel’information recherché, positionnez le curseur à l’intérieur de la colonnecorrespondante (facultatif).

Puis cliquez sur le bouton de recherche :

La boite de dialogue de larecherche (et du remplacement)apparaît.

Vous avez accès à plusieurs paramétrage possibles :

Vous pouvez restreindre le domaine de rechercheentre le champ où le curseur est positionné et la tableentière.

Vous pouvez décider de chercher à différents endroitspar rapport au champ.

15

Impression d’une feuille de données

Il est TOUJOURS préférable de prévisualiser une impression avant de la lancer pour debon (gain de temps, de papier, d’encre, d’électricité et de neurones surchauffés … !)

Pour cela, si la table est ouverte, cliquer sur le bouton habituel :

Si la table n’est pas ouverte, à partir de la fenêtre principale de la BdD, lancer l’Aperçuavant impression à partir du menu contextuel de la table désirée. Voir bas de la page 6.

Vous obtiendrez une fenêtre similaire à celle-ci :

Vous pouvez ensuite lancer l’impression si lamise en page vous convient avec le bouton

Sinon, passez par le menu Fichier / Mise en page … pour modifier celle-ci avant derefaire un Aperçu avant impression.

16

Création d’une table avec l’aide d’un assistant

Vous pouvez créer des tables avec l’assistant.

Pour cela vous devez lancer l’assistant avec les boutons dans la barre de menu ou

bien dans la fenêtre principale de BdD.

Remarque : si vous ne trouvez pas le premier bouton, c’est qu’il est en positiondéfaut sur une autre commande. En effet, ce bouton nous permettra également decréer des formulaires ou des états instantanés, des requêtes … etc.

Une fenêtre apparaît.

Choisissez Assistant tables etvalidez.

Vous aboutissez alors à cetteboite de dialogue qui vouspermettra de sélectionner deschamps pré-établis dansdifférents types de tables pré-construites.

Le bouton avec 1 flèche vouspermet de ne garder que lechamp sélectionné, celui avec 2flèches vous permet de prendretous les champs d’un coup.

Vous pouvez voir iciles différents icônesqui peuvent setrouver sur cebouton.

17

Affichage des données liées à un enregistrement

Lorsque vous avez créé une relation entre deux tables, vous obtenez une table primaireet une table liée (Clients et Voitures pour la BdD « Intro »). Lorsque vous ouvrez enmode feuille de données la table Clients, vous observerez l’apparition de petites casescontenant le signe + au début de chaque enregistrement.

Si vous cliquez sur cette case, Access affiche alors les renseignements des fichesliées.

Cliquez sur la case avec lepetit + …

… et les fiches liées à cetenregistrementsapparaissent.